Byggnadsdelen och byggnadstillsynsdelen i Helsingfors stads kommunregister Registerbeskrivning enligt 10 i personuppgiftslagen (523/99) INNEHÅLL 1. REGISTRETS NAMN Byggnadsdelen och byggnadstillsynsdelen i Helsingfors stads kommunregister 2. REGISTERFÖRARE Helsingfors stad, byggnadstillsynsverket Adress: Broholmsgatan 13, 00530 Helsingfors Telefonväxel: 09 310 2611 3. REGISTERANSVARIG Registeransvarig är chefen för informationstjänstenheten vid byggnadstillsynsverkets allmänna avdelning Markku Leinonen. 4. PERSONER SOM HAR HAND OM REGISTERÄRENDEN 1. Registrets administratör, IT-planerare Petja Kallio 2. Registrets administratör, ADB-planerare Kirsi Söderholm 3. Forskare Harri Backman, upprätthållare av uppgifter i registret över byggnader och lägenheter Kontakta de ovan nämnda för mer information om registret. 5. REGISTRETS ANVÄNDNINGSÄNDAMÅL Registersystemet är avsett att tjäna som verktyg vid skötseln av byggnadstillsynsuppgifter enligt markanvändnings- och bygglagstiftningen, såsom vid handläggningen av tillståndsansökningar, tillsyn under byggskedet och fortsatt tillsyn samt skötsel av uppdragsbaserade uppgifter som bygger på kundrelationer. I registret införs i detta syfte de frågor kring byggande om vilka beslut fattas av de olika tjänsteinnehavarna i byggnadsnämnden och vid byggnadstillsynsverket. Ur registersystemet förmedlas de uppgifter om byggprojekt som förutsätts i befolkningsdatalagen till statens registercentral som partiplockning. Syftet med registret är dessutom att tillhandahålla 1. REGISTRETS NAMN 1 2. REGISTERFÖRARE 1 3. REGISTERANSVARIG 1 5. REGISTRETS ANVÄNDNINGSÄNDAMÅL 1 6. GRUNDEN FÖR REGISTER- FÖRANDET 2 7. INFORMATIONSINNEHÅLL I REGISTRET 2 8. REGELRÄTTA INFORMATIONS- KÄLLOR 2 9. REGELRÄTTA UTLÄMNANDEN AV UPPGIFTER 2 10. ANVÄNDNING AV REGISTRET 2 11. ATT KOMBINERA REGISTRET MED ANDRA PERSONREGISTER 3 12. SKYDD AV REGISTRET 3 13. FÖRVARING, ARKIVERING OCH FÖRSTÖRING AV PERSONREGIST- RET OCH REGISTERUPPGIFTERNA 3 14. INFORMATION TILL DEN REGISTRERADE 3 15. RÄTT TILL INSYN 4 16. RÄTTELSE AV UPPGIFTER 4 17. FÖRBUDSRÄTT 4 18. REGISTERFÖRVALTNING 4 19. INTERNA INSTRUKTIONER FÖR REGISTERVERKSAMHETEN OCH UTBILDNING
2 informationsservice för myndigheter och kommunbor samt massmedierna utifrån individualiserade begäran. 6. GRUNDEN FÖR REGISTERFÖRANDET De registrerade är sakägare i de tillstånds- och anmälningsärenden samt de ärenden kring tillsyn under byggskedet och fortsatt tillsyn som registreras i systemet. I systemet registreras endast för skötseln av ärendet nödvändiga uppgifter. Systemet är ett nödvändigt verktyg för myndigheten för behandling av pågående ärenden. Dessutom är systemet nödvändigt som ett mångsidigt arkivindex. 7. INFORMATIONSINNEHÅLL I REGISTRET Informationen i registret är formbunden: personens namn- och kontaktuppgifter, yrke och andra preciserande och beskrivande uppgifter som det aktuella ärendet kräver, en beskrivning av det aktuella ärendet samt uppgifter om behandlingen av ärendet och beslut. I registret sparas personbeteckningar ur det operativa datasystemet för e-tjänster (Lupapiste) för fakturering. I registret finns anhängiga ärenden, byggnadsnämndens föredragningslistor och protokoll samt beslut som tjänsteinnehavare vid byggnadstillsynsverket har fattat. Registeruppgifterna sparas antingen som offentliga eller som sekretessbelagda. Rätten att använda uppgifterna fastställs separat för varje användare. DE ÖVRIGA DELTILLÄMPNINGARNA I KOMMUNREGISTRET ÄR FÖLJANDE: fastighetsdel plandel namndel registret över parter informationstjänstdel regionalisering expeditionsuppgiftsdel köpeskillingsdel, miljöhälsodel miljödel adressregisterdel statistikdel befolkningsdel företags- och arbetsplatsdel kartdel 8. REGELRÄTTA INFORMATIONSKÄLLOR Registret uppdateras med de uppgifter i behandlingsskedet som fås av sakägarna, till exempel den som ansöker om tillstånd, den som ger ett utlåtande eller handläggaren av ett ärende. Stadsmätningsavdelningen vid fastighetskontoret har en begränsad rätt att uppdatera registret. 9. REGELRÄTTA UTLÄMNANDEN AV UPPGIFTER Personuppgifter lämnas ut enbart på basis av individualiserade informationsbegäran. För verksamhetsberättelser m.m. samlar man in statistikuppgifter om prestationer ur systemet. De innehåller inga personuppgifter. 10. ANVÄNDNING AV REGISTRET Byggnadstillsynsverket Registret är avsett för myndighetsbruk, det vill säga för att användas av alla som deltar i behandlingsprocessen av ärenden vid byggnadstillsynsverket. Övrig stadsförvaltning Registret är i gemensamt bruk med den övriga stadsförvaltningen. Separat utsedda personer vid ämbetsverk eller inrättningar kan
3 bläddra i byggnadsdelen och byggnadstillsynsdelen inom ramarna för sina användarrättigheter. Vilka handlingar som hänför sig till ett registrerat ärende kan i regel inte ses direkt i registersystemet. 11. ATT KOMBINERA REGISTRET MED ANDRA PERSONREGISTER Helsingfors kommunregister består utöver av byggnadsdelen och byggnadstillsynsdelen av följande delar: plandel, fastighetsdel, informationstjänstdel, regionalisering, expeditionsuppgiftsdel, köpeskillingsdel, namndel, miljöhälsodel, miljödel, adressregisterdel, statistikdel, befolkningsdel, företags- och arbetsplatsdel samt kartdel. Uppgifterna uppdateras eller kan uppdateras mellan de ovan nämnda delarna. 12. SKYDD AV REGISTRET Utgångspunkten är att uppgifterna är offentliga om det inte separat har föreskrivits att de ska vara sekretessbelagda. Registret är avsett för internt myndighetsbruk inom stadsförvaltningen och för användarna fastställs användarrättigheter per användargrupp. Om det har föreskrivits att en uppgift ska vara sekretessbelagd, ska detta anges i systemet och på handlingen. I synnerhet beaktas adressuppgifter som på grund av adresskydd eller en egen motiverad begäran av personen i fråga ska vara sekretessbelagda. Systemet används i en nätverksmiljö. Systemets serveranordningar finns i det företags övervakade maskinrum som levererar drifttjänsten. De datorer med vilka systemet används finns i låsbara rum. Användningen av systemet förutsätter ett användarnamn och ett användarspecifikt lösenord. Användarnamnet ges i samband med att användarrätten beviljas mot ett skriftligt åtagande. Samtidigt får användaren skriftliga instruktioner om användningen av systemet. Användarrätten fråntas personen när denne slutar i de uppgifter för vilka denne har beviljats användningsrätt. Då raderas även användarnamnet. Systemet säkerhetskopieras minst en gång i dygnet och kopian förvaras på en skyddad plats separat från serveranordningarna. Uppgifterna uppdateras och förvaras i databasen tills vidare. De dagliga säkerhetsbanden förvaras i minst en månad och de månatliga säkerhetsbanden minst ett år. 13. FÖRVARING, ARKIVERING OCH FÖRSTÖRING AV PERSONREGISTRET OCH REGISTERUPPGIFTERNA Uppgifterna som registrerats i byggnads- och byggnadstillsynsdelen förvaras långsiktigt.
4 14. INFORMATION TILL DEN REGISTRERADE Personen som anhängiggjort ett ärende underrättas skriftligen eller muntligt om att hans eller hennes namn- och kontaktuppgifter har registrerats i systemet. Underrättelsen sker genom en angivelse om ärendet på de blanketter som byggnadstillsynsverket använder. Om ett ärende anhängiggörs på ett annat sätt, informeras personen muntligt om registreringen. Registerbeskrivningen av byggnads- och byggnadstillsynsdelen finns till påseende vid byggnadstillsynsverkets kundtjänst samt på Helsingfors stads byggnadstillsynsverks webbplats. 15. RÄTT TILL INSYN En registrerad kan personligen eller skriftligen framföra en begäran om rätt till insyn till avdelningschefen för den allmänna avdelningen Mikko Salmela, chefen för informationstjänstenheten eller personen som bereder det registrerade ärendet. Avdelningschefen beslutar om verkställande av rätten till insyn efter att ha fått en utredning av personen som berett ärendet. Rätten till insyn verkställs i regel inom en vecka efter att begäran framförts. Registret innehåller inga sådana uppgifter för vilka rätten till insyn inte kan verkställas. 16. RÄTTELSE AV UPPGIFTER Personuppgifternas riktighet kontrolleras vid behov i befolkningsdatasystemet (BDS). I fråga om dessa uppgifter har sakägaren rätt att i samband med behandlingen av ärendet yttra sig om uppgifterna. Beredaren, den registeransvarige och personerna som har hand om registerärenden ser på eget initiativ till att de fel som de själva upptäckt omedelbart rättas. Avdelningschefen för den allmänna avdelningen fattar beslut om huruvida en uppgift korrigeras på yrkande av den registrerade. Yrkandet framförs till personen som bereder ärendet eller till avdelningschefen som hör beredaren i ärendet. Den registeransvarige ser till att en uppgift korrigeras enligt beslutet. 17. FÖRBUDSRÄTT Den registrerade har rätt att förbjuda hantering av uppgifterna om honom eller henne för direktmarknadsföring, marknads- eller opinionsundersökningar, personmatriklar eller släktforskning.
5 18. REGISTERFÖRVALTNING Byggnadstillsynsverket utövar i egenskap av registerförare bestämmanderätt över registret. Verkschefen fattar beslut om godkännande av registerbeskrivningen. Verkschefen har i följande registerärenden överfört sin bestämmanderätt till avdelningschefen för den allmänna avdelningen. Avdelningschefen fattar beslut om användning av registret, fastställande av dess informationsinnehåll och användningsändamål, beviljande av användarrättigheter, att den registrerade informeras och rätten till insyn verkställs, uppgifterna rättas och lämnas ut, det systemtekniska underhållet av registret, att registret skyddas och dataskyddet ordnas, om arkivering och förstöring, att det utses en registeransvarig och om hans eller hennes uppgifter. Beredaren och beslutsfattaren fastställer vilka uppgifter som är sekretessbelagda. Registerfunktionerna görs av personer som är anställda vid byggnadstillsynsverket inom ramarna för deras användarrättigheter. Det har ingåtts ett avtal om upprätthållandet av byggnads- och byggnadstillsynsdelssystemet med företaget som producerar tjänster för upprätthållande. Informationsserviceenheten vid byggnadstillsynsverket bistår i datatekniska frågor. 19. INTERNA INSTRUKTIONER FÖR REGISTERVERKSAMHETEN OCH UTBILDNING Interna bruksanvisningar utarbetas separat. Utbildning för personalen planeras separat. Uppgifterna uppdateras och förvaras i databasen tills vidare. De dagliga säkerhetsbanden förvaras i minst en månad och de månatliga säkerhetsbanden minst ett år. Uppdaterad 22.9.2015 (PKA, KSÖ) Helsingfors stad Byggnadstillsynsverket PB 2300, 00099 Helsingfors stad Broholmsgatan 13, 00530 Helsingfors tfn (09) 310 2611, fax (09) 310 26206, rakennusvalvonta@hel.fi www.rakvv.hel.fi