HELSINGFORS STAD Registerbeskrivning 1(5)

Transkript

1 HELSINGFORS STAD Registerbeskrivning 1(5) Utgivningsdatum/uppdaterad Registrets namn 2. Registerförare 3. Registeransvarig 4. Kontaktperson i registerärenden 5. Ändamål och grunder för behandling av personuppgifter 6. Innehåll i registret 7. Källor som i regel används för registret 8. Ändamål för vilka uppgifter i regel lämnas ut 9. Överföring av information utanför EU eller EES 10. Principer för skydd av registret 11. Rätt till insyn 12. Rätt att begära rättelse av en uppgift 13. Förbudsrätt 14. Information till den registrerade 15. Registerförvaltning 1. Registrets namn 2. Registerförare Färdtjänsternas klientregister Verkschefen för social- och hälsovårdsverket Andra linjen 4 A PB HELSINGFORS STAD 3. Registeransvarig Direktören för handikapparbete SL 33 Registerbeskrivning Personregister 4. Kontaktperson i registerärenden Befattning Social- och hälsovårdsverket Dokumentcentralen Adress Helsingfors stad Social- och hälsovårdsverket/dokumentcentralen PB HELSINGFORS STAD Andra kontaktuppgifter (t.ex. telefonnummer under tjänstetid, e-postadress) Social- och hälsovårdsverket (växel/dokementcentralen) sosiaalijaterveys@hel.fi

2 HELSINGFORS STAD Registerbeskrivning 2(5) 5. Ändamål och grunder för behandling av personuppgifter Registret förs utifrån klientrelationen och lagstiftningen som styr verksamheten: Socialvårdslagen Lagen angående specialomsorger om utvecklingsstörda Lagen om service och stöd på grund av handikapp Lagen om klientens ställning och rättigheter inom socialvården Lagen om klientavgifter inom social- och hälsovården Personuppgiftslagen Registret innehåller följande delregister: Klientregistret för färdstödet och färdtjänsterna enligt lagen om service och stöd på grund av handikapp och socialvårdslagen i klientdatasystemet (ATJ) är färdtjänsternas huvudregister som innehåller både färdtjänstens klientregister (Mobiroutertillämpningen) och Kunta 2005-tillämpningen. Syftet med registret över färdtjänsternas klienter i klientdatasystemet (ATJ) är att: bedöma klientens hjälpbehov behandla ansökningar fatta beslut om service och klientavgifter och delge dessa utarbeta andra klientbetjäningsdokument betala ut understöd och förmåner följa upp genomförandet av tjänsterna indriva förmåner avstå från indrivning samla in klientstatistik producera lagstadgade redovisningar och statistiker Klientdatasystemet används för skötseln av uppgifter som hänför sig till social- och hälsovårdsverkets färdtjänster. Systemet är ett helhetssystem som huvudsakligen betjänar klientarbetet inom de öppna tjänsterna. Det utgör även en del av verkets centraliserade klient- och beslutsregister. Systemet används i klientarbetet vid social- och hälsovårdsverkets olika verksamhetsenheter och enheter som utför verkets uppgifter på social- och hälsovårdsverkets uppdrag. Syftet med tillämpningarna Mobirouter och Kunta 2005 är att upprätthålla och följa upp de personers klientuppgifter som är klienter inom de färdtjänster som ordnats med stöd av 8 i lagen om service och stöd på grund av handikapp och 21 i socialvårdslagen. Uppgifterna används vid ordnande och uppföljning av färdtjänster.

3 HELSINGFORS STAD Registerbeskrivning 3(5) 6. Innehåll i registret I registret över färdtjänsternas klienter i klientdatasystemet (ATJ) införs färdtjänsternas samtliga klienter vid Helsingfors stads social- och hälsovårdsverk. Registret innehåller följande personuppgifter: person- och familjeuppgifter personuppgifter som fås från befolkningsregistret (Helsingfors kommunregister och befolkningsregistret) personbeteckning, namn, tidigare namn, adresser, hemortskod, tidigare hemkommun, civilstånd, medborgarskap, modersmål, uppgifter om familjeförhållanden, vårdnad av barn och intressebevakning samt dödsdatum klientuppgifterna i registret adress, telefon, civilstånd, hemkommun, boendeform, yrke, utbildning, koden för socioekonomisk ställning, uppgifter om invandring, distriktet för specialomsorgen för utvecklingsstörda, uppgifter om exil, återflyttning och militärt handikapp service-/understödsansökningar och kontakter beslutsförslag och beslut angående individuell omsorg anvisningar om verkställande av beslut uppgifter om delgivning av beslutet och sökande av ändring/besvär anteckningar och klientkontakter som hänför sig till klientarbetet klientspecifika planer och bedömningar Utöver de ovan nämnda sparar man även följande uppgifter i registret vid behov: I ett klientregister där man producerar klientfaktureringsuppgifter: kalkyler över inkomster och kostnader I klientregister med penningrörelse från social- och hälsovårdsverket till klienten: utbetalningsuppgifter: fakturor, betalningar, betalningsförbindelser inkomster och summauppgifter om betalningsrörelsen bankförbindelseuppgifter I klientregister utifrån vilka klientfaktureringsuppgifterna produceras: uppgifter om betalaren av utbetalningar Separata delregister innehåller följande uppgifter: skatteförvaltningens beskattningsuppgifter om skattskyldiga från Helsingfors I tillämpningarna Mobirouter och Kunta 2005 antecknas nödvändiga uppgifter för ordnandet av färdtjänsterna. I tillämpningarna antecknas klientens namn, adress, telefonnummer, personbeteckning, e-postadress, kommunnummer, områdesnummer, språk, grupperingsnummer, den enhet för socialt arbete för handikappade där klienten är registrerad samt för ordnandet av färdtjänsten nödvändiga uppgifter om handikapp (t.ex. invaliditet, synskada m.m.), anvisningar för föraren, vad man i synnerhet ska beakta när transporten ordnas (t.ex. elrullstol, hund, behov av assistans), kommunikationssätt, fordonstyp, alias-adresser, dvs. adresser dit personen oftast reser. Det beslut som färdtjänsten bygger på, använda resor, tillgängliga resor, resehändelser, färdtjänstkorten som klienten använder Palmias förmedlingscentral (Helsingfors Färdtjänst) spelar in samtliga samtal och klienten informeras om detta på ett s.k. tvångsinmatningsband i telefonsystemet. Inspelningarna förvaras i sex (6) månader. Inspelningarna förvaras som ljudfiler i en server i Palmias datorsal. Inspelningarna raderas från servern automatiskt efter en utsatt tid. Endast cheferna vid Palmias förmedlingscentral har tillgång till inspelningarna. Inspelningarna används i utbildningssyfte i enstaka fall. Inspelningarna spelas inte upp under allmänna utbildningar. Inspelningarna kan också användas för utredning av telefonservicens förlopp i situationer där klienten och Palmia har olika uppfattningar om händelseförloppet. Klienten har möjlighet att lyssna på sina egna samtal genom att avtala om detta med förmedlingscentralens chef. Inspelningarna lyssnas på i en övervakad miljö i Palmias lokaler. Inspelningar kan lämnas ut till social- och hälsovårdsverket. I övrigt lämnas inspelningarna inte ut.

4 HELSINGFORS STAD Registerbeskrivning 4(5) 7. Källor som i regel används för registret Uppgifter som gäller socialvård och verkställande av den uppstår under klientrelationen och förs in i registret av en klientarbetare. Person- och familjeuppgifterna fås huvudsakligen från Helsingfors invånarregister samt Befolkningsregistercentralens befolkningsregister. Uppgifterna kompletteras med de uppgifter som man får av klienten eller hans eller hennes representant. Uppgifter om uppehållstillstånd för klienter som är utländska medborgare och deras status granskas hos migrationsverket eller också kan den fås av klienten i samband med besöket. 8. Ändamål för vilka uppgifter i regel lämnas ut I Mobirouter-tillämpningen införs uppgifter om de beslut som social- och hälsovårdsverkets klientdatasystem (ATJ) producerar. Registret kompletteras vid behov i med uppgifter som fås av klienten. Även uppgifter om färder som färdförmedlingscentralen förmedlat införs i systemet. Färduppgifterna fås av en operatör som förmedlar färdtjänster och som får färduppgifterna från GPRS-telefonanordningarna som fungerar som fordonsterminaler i de fordon som producerar färdtjänsten. Uppgifter om de betalningar som betalas till klienterna eller på deras vägnar via banken ges banken. Till kassan för allmänheten vid Helsingfors stads ekonomiförvaltningstjänster lämnar man ut uppgifter om de betalningar som betalas via kassan ifråga. Klientfaktureringsuppgifterna lämnas ut till faktureringssystemet för Helsingfors stads ekonomiförvaltning. Uppgifterna i klientdatasystemet överförs till verkets interna statistikföringssystem som utnyttjas vid produktion av statistik- och rapporteringsinformation. Man plockar årligen ut understöds- och utbetalningsuppgifter ur klientdatasystemet i ett separat granskningsregister för den interna granskningens behov. Till statsförvaltningen lämnar man ut uppgifter enligt lagen om planering av och statsunderstöd för social- och hälsovården /733. Därutöver lämnar man ut uppgifter för forskningsverksamhet enligt de forskningstillstånd som social- och hälsovårdsverket beviljat. I övrigt lämnar man ut personuppgifter endast på basis av en specificerad informationsbegäran till de myndigheter som är berättigade till det och i enlighet med gällande anvisningar om dataskydd. 9. Överföring av information utanför EU eller EES Från Mobirouter-tillämpningen samlar man uppgifter som beskriver prestationer som underlag för planering och anvisningar. Förmedlarna av färdtjänster och förarna har endast tillgång till för färdtjänsten nödvändiga uppgifter såsom namn, adress, likuma-kortets nummer, behov av assistans, specialbehov till följd av handikapp som ska beaktas vid transporten såsom behovet av trappklättrare, assistent e.d. Registeruppgifterna överförs inte utanför EU eller EES. 10. Principer för skydd av re- A. Manuella uppgifter Arkiven och vårdenheterna har passerkontroll och låsning av dörrar. Vid verksamhetsenheterna förvaras dokumenten i övervakade lokaler och/eller låsta skåp.

5 HELSINGFORS STAD Registerbeskrivning 5(5) gistret 11. Rätt till insyn B. Uppgifter som behandlas elektroniskt De registeruppgifter som sparats elektroniskt har krypterats så att endast därtill behöriga anställda har tillgång till uppgifterna. Användning av datasystemen övervakas och systemen är endast tillgängliga med användarnamn och lösenord. Var och en har utan hinder av sekretessbestämmelserna rätt att, sedan han meddelat de fakta som behövs för att söka en uppgift, få veta vilka uppgifter om honom som har registrerats i ett person register eller att registret inte innehåller uppgifter om honom. En registrerad kan personligen eller skriftligen vid social- och hälsovårdsverkets enheter framföra begäran om rätt till insyn. I regel verkställs rätten till insyn vid den enhet där uppgifterna har kommit till. Man strävar efter att utan dröjsmål och på begäran ge uppgifterna i skriftlig form. För klienten reserveras möjlighet att bekanta sig med uppgifterna om honom eller henne på en skärm och på begäran ges uppgifterna som utskrifter i önskad omfattning. 12. Rätt att begära rättelse av en uppgift 13. Förbudsrätt Om rätten till insyn undantagsvis förvägras, får klienten ett skriftligt intyg om detta. Orsakerna till att rätten till insyn förvägrades samt besvärsanvisningarna framgår av intyget. Den registrerade kan föra ärendet till dataombudsmannen för behandling. Registerföraren ska utan ogrundat dröjsmål på eget initiativ eller på den registrerades begäran rätta, radera eller komplettera en registrerad uppgift som med tanke på behandlingens ändamål är felaktig, onödig, bristfällig eller föråldrad. Om man i registret upptäcker en felaktig, onödig eller bristfällig uppgift, kan den rättas eller raderas. Ändringarna görs så att det i registret finns information om ändringen, vem som har gjort den och när och så att det även i efterhand är möjligt att se den ursprungliga anteckningen. Klienten/patienten ska begära om rättelse av en uppgift skriftligt av den enhet där anteckningen har gjorts. Om klientens/patientens yrkande på rättelse av en uppgift avslås, får klienten/patienten ett intyg över vägran varav orsakerna till vägran framgår. Till intyget bifogas anvisningar om hur ärendet kan föras till dataombudsmannen för behandling. Uppgifterna i klientdatasystemet är sekretessbelagda. De lämnas ut endast med klientens/patientens uttryckliga samtycke eller på en laglig grund. 14. Information till den registrerade 15. Registerförvaltning Verkets olika verksamhetsenheter svarar för behandlingen av sina klienters/patienters uppgifter, uppgifternas riktighet, att den registrerade informeras och att registerbeskrivningarna finns till påseende. Enligt social- och hälsovårdsnämndens beslut av den 19 mars 2013 förs social- och hälsovårdsverkets register av verkschefen för social- och hälsovårdsverket. De registeransvariga bekräftas genom verkschefens beslut. Den registeransvarige har hand om fastställande av registrets informationsinnehåll och användningsändamål principer och förfarandesätt med vilka användarrättigheter beviljas, att den registrerade informeras och rätten till insyn verkställs, uppgifter rättas och lämnas ut utarbetande av registerbeskrivningar