NYKARLEBY STAD PROTOKOLL 5/2016 1 Köks- och städsektionen Tid Onsdag 30.11.2016kl. 14.00 Plats Stadshuset, Jöusan Ärenden som skall behandlas Sida 41 Sammanträdets laglighet och beslutförhet 57 42 Val av protokolljusterare 57 43 Godkännande av föredragningslista 57 44 Upphandling av kött, chark och fjäderfä 58 45 Upphandling av mjölk och mjölkprodukter 59 46 Upphandling av potatis 60 47 Begäran om utlåtande på Nykarleby stads nya förvaltningsstadga 61 48 Anmälningsärenden 62 Tilläggsärenden 49 Köks- och städsektionens mötesdagar 2017 63 Protokollet framlagt till påseende Tid och plats Ordförande.2016 GRETA NÄS
NYKARLEBY STAD PROTOKOLL 5/2016 56 Köks- och städsektionen Tid Onsdag 30.11.2016 kl. 14.00 15.00 Plats Beslutande Stadshuset, Jöusan Näs Greta, ordförande Enlund Ann-Charlott Holmberg Marika Strang Frej Högdahl Jan-Erik, ersättare för S Lawast Frånvarande Övriga deltagande Lawast Sören Franzén Veronika, vik. kosthållschef Lillbacka Gunilla, stadskamrer, protokollförare Paragrafer 41 49 Underskrifter Ordförande Protokollförare Greta Näs Gunilla Lillbacka Protokolljustering Tid och plats 1.12.2016 Underskrifter Framlagt till allmänhetens Frej Strang Ann-Charlott Enlund Måndagen den 5.12.2016 i stadskansliet, Topeliusesplanaden 7 Påseende Tid och plats Bestyrker Gunilla Kvist, byråsekreterare
Köks- och städsektionen 30.11.2016 57 CK:247/2016/001 41 SAMMANTRÄDETS LAGLIGHET OCH BESLUTFÖRHET Kos 41 Ordförande/viceordförande öppnar sammanträdet samt konstaterar huruvida stadsstyrelsens köks- och städsektion är lagligt sammankallad och beslutför. Sammanträdet konstaterades vara i laga ordning sammankallat och med hänsyn till antalet närvarande ledamöter även beslutfört. Före mötet inleddes besöktes HVC:s nya kök. CK:248/2016/001 42 VAL AV PROTOKOLLJUSTERARE Kos 42 Förslag: Två ledamöter utses att justera protokollet från sammanträdet. Tidpunkt och plats fastslås också. Till protokolljusterare utsågs ledamöterna Frej Högdahl och Ann-Charlotte Enlund. CK:249/2016/001 43 GODKÄNNANDE AV FÖREDRAGNINGSLISTA Kos 43 Förslag: Efter att ordföranden antecknat eventuella extra ärenden godkänner sektionen föredragningslistan. Föredragningslistan godkändes.
Köks- och städsektionen 30.11.2016 58 CK:824/2016/107 44 UPPHANDLING AV KÖTT, CHARK OCH FJÄDERFÄ Köks- och städsektionen 29 31.08.2016 Bilaga 1/29 Upphandling av kött, chark och fjäderfä gjordes tillsammans med Pedersöre kommun för tiden 1.5.2014-31.12.2015 + 1 ev. optionsår, vilket har utnyttjats. Snellman är leverantör av kött och chark och Atria leverantör av fjäderfä. Den tidigare gjorda offertförfrågan finns som bilaga. Kos 29 KAM: Sektionen besluter att vi tillsammans med Pedersöre och eventuellt andra grannkommuner gör en ny upphandling för 1 + 1 optionsår. Upphandlingstiden ändrades till 2 år +1 optionsår och att kravet i offertförfrågan skall vara att ursprungslandet är Finland. Inom utsatt tid inkom tre anbud på kött, chark och fjäderfäprodukter. Atria, Kespor och Snellmans har lämnat anbud. Jämförelsen är ännu inte klar då listan sänds ut. Men skickas så fort vi har fått den. Kos 44 KAM: Inget av anbuden klarade av kraven i offerten för chark. Kosthålls- och städchefen i Pedersöre som skulle göra sammanställningen hade då kontaktat en jurist på upphandlingsenheten där de ansåg att vi måste ha ett så kallat förhandlat förfarande på denna produkt grupp. Ärendet antecknas för kännedom och bordlägges i detta skede. Ärendet bordlades.
Köks- och städsektionen 30.11.2016 59 CK:1160/2016/107 45 UPPHANDLING AV MJÖLK OCH MJÖLKPRODUKTER Kos 45 Bilaga 1-2/45 En gemensam anbudsförfrågan för tiden 1.1.2017-31.12.2018 + 1 options år på mjölk och mjölkprodukter har gjorts tillsammans med Pedersöre kommun, Larsmo kommun och Staden Jakobstad. Inom utsatt tid inkom endast ett anbud från Oy Valio Ab. Anbudet uppfyller dock alla krav i anbudsförfrågan. För tiden 2014-2016 har också Valio varit leverantör på mjölk och mjölkprodukter, allt har fungerat bra. Prisexempel enligt nytt anbud och jämförelse med år 2014 finns i bilaga 1 och 2. KAM: Förslaget är att sektionen väljer Oy Valio Ab till leverantör för mjölk och mjölkprodukter för tiden 1.1.2017-31.12.2018 med möjlighet att utnyttja ett (1) options år. Totala upphandling inkl. optionsår är 362 740,57 euro. Stadskamrerens förslag godkändes.
Köks- och städsektionen 30.11.2016 60 CK:823/2016/107 46 UPPHANDLING AV POTATIS Köks- och städsektionen 28 31.08.2016 Bilaga 1/28 Köks- och städsektionen 36 19.10.2016 Bilaga 1/36 Kos 28 Kos 36 Kos 46 Bilaga 1/46 Staden upphandlade potatis 2016 och valde då Jeppo Potatis Ab som leverantör av potatis för tiden 1.1-31.12.2016. KAM: Ny upphandling görs för 2017 + 1 optionsår enligt bifogat förslag till offertförfrågan. Ärendet bordlades för vidare utredning till nästa möte. Antalet allergier mot tillsatsämnen har utretts och det kan konstateras att antalet är få. Utkast till anbudsförfrågan finns som bilaga 1. KAM: Upphandling görs för 2017 + 1 optionsår enligt tidigare modell. Stadskamrerens förslag godkändes. Inom utsatt tid har två anbud inkommit från Jeppo Potatis Ab samt från Fresh Servant Ab. Båda anbuden uppfyller de i offertförfrågan ställda kraven. Sammanställningen av offerterna finns som bilaga 1/46. KAM: Sektionen besluter att välja Jeppo Potatis Ab som leverantör av potatis för tiden 1.1-31.12.2017 med möjlighet att utnyttja ett (1) options år. Total upphandling inkl. optionsår är 49920 euro. Stadskamrerens förslag godkändes.
Köks- och städsektionen 30.11.2016 61 CK:1143/2016/104 47 BEGÄRAN OM UTLÅTANDE PÅ NYKARLEBY STADS NYA FÖRVALTNINGS- STADGA Bilaga 1-3/47 Den nya kommunallagen (410/2015) trädde i kraft 1.5.2015, men en stor del av lagen, bland annat bestämmelserna om förvaltningsstadgans innehåll, tillämpas från och med 1.6.2017. Under våren och hösten har arbetet med förnyandet av stadens förvaltningsstadga kommit igång. Kommunförbundet har också gett ut ett modellförslag. Bifogat finns det förslag som stadens ledningsgrupp utarbetat och som sänds på utlåtanderunda till stadens nämnder och resultatansvariga tjänstemän. Kos 47 Förslaget till ny förvaltningsstadga är uppbyggd utgående från utkastet till den nya nämndstrukturen. Som bilaga finns därför också utkastet till ny nämndstruktur och ett organisationsschema över personalen där tjänstemännens titlar föreslås uppdateras. KAM: Köks- och städsektionen diskuterar ärendet och ger vid behov ett utlåtande. Köks- och städsektionen har tagit del av handlingarna.
Köks- och städsektionen 30.11.2016 62 CK:1144/2016/001 48 ANMÄLNINGSÄRENDEN november Personalroteringar på Rummelbacken och centralköket för en testperiod 21.11.2016-31.1.2017 15.12.2016 Julfest för köks och städpersonalen på Campen December Minskningen av Centralkökets arbetstid börjar förverkligas Kos 48 KAM: Antecknas för kännedom. Antecknades för kännedom.
Köks- och städsektionen 30.11.2016 63 CK:1161/2016/001 49 KÖKS- OCH STÄDSEKTIONENS MÖTESDAGAR 2017 Kos 49 Beslöts att köks- och städsektionen har följande möten 2017: 8 februari kl. 12, med besök till Kristinestad 8 mars kl. 14.
Köks- och städsektionen 30.11.2016 64 ANVISNING FÖR BEGÄRAN OM OMPRÖVNING (rättelseyrkande) OCH BESVÄR Beslutsorgan Datum för sammanträde Köks- och städsektionen 30.11.2016 Besvärsförbud Eftersom beslut nedan endast gäller beredning eller verkställighet, kan enligt kommunallagen omprövningsbegäran (rättelseyrkan) inte framställas eller kommunalbesvär anföras över beslutet. Paragrafer: 44, 47-49 Anvisning för begäran om omprövning (rättelseyrkande) Den som är missnöjd med ett av nedannämnda beslut kan framställa en skriftlig begäran om omprövning inom 14 dagar från delgivningen av beslutet. Paragrafer: 41 43, 46 Kontaktinformation: Stadsstyrelsen i Nykarleby, PB 29 (Topeliusesplanaden 7), 66901 Nykarleby nykarleby.stad@nykarleby.fi Omprövningsbegäran kan framställas av en part, d.v.s. den som beslutet gäller, eller vars rätt, skyldighet eller fördel beslutet påverkar direkt, eller av en kommunmedlem. Omprövningsbegäran skall framställas inom 14 dagar från delgivning av beslutet. En part anses, om inget annat visas, ha fått del av beslutet sju dagar efter att protokollsutdraget sänts om beslutet skickats per brev, eller tre dagar efter att protokollsutdraget sänts till parten om beslutet sänts elektroniskt. En kommunmedlem anses ha fått del av beslutet när protokollet har lagts fram offentligt. I ansökan skall den som begär omprövning av beslutet och den som avfattat skrivelsen anteckna namn, hemkommun, postadress och telefonnummer. Kravet med motiveringar skall framgå av omprövningsbegäran. Till begäran om omprövning skall bifogas beslutet i vilket rättelse söks, antingen som kopia eller i original samt handlingar man hänvisar till. Omprövningsbegäran skall vara stadsstyrelsen tillhanda före kl. 16.00 den sista dagen som begäran om omprövning får framställas.
Köks- och städsektionen 30.11.2016 65 Anvisning för besvär I nedan nämnda beslut kan ändring sökas skriftligt genom besvär. Besvärstid Kommunalbesvär, paragrafer: 30 dagar Förvaltningsbesvär, paragrafer: 30 dagar Besvärsmyndighet: Vasa förvaltningsdomstol, PB 204 (Korsholmsesplanaden 43), 65 101 Vasa vaasa.hao@oikeus.fi Annan besvärsmyndighet: Marknadsdomstolen Adress: Banbyggarvägen 5, 00520 Helsingfors Paragrafer: 45-46 Besvär skall anföras inom 30 dagar från delfåendet av beslutet. En kommunmedlem anses ha fått del av beslutet när protokollet har lagts fram offentligt. En part anses, om inte något annat påvisas, ha fått del av beslutet sju dagar efter att protokollsutdraget om beslutet sänts till parten, eller tre dagar efter att protokollsutdraget sänts till parten om beslutet sänts elektroniskt. Beslut som getts efter anslag anses ha kommit parterna till kännedom den dag då beslutet gavs. Ändring i ett beslut med anledning av en omprövningsbegäran kan sökas genom kommunalbesvär endast av den som framställt begäran. Om beslutet har ändrats med anledning av omprövningsbegäran, kan ändring i beslutet sökas genom kommunalbesvär också av dem som är part eller av en kommunmedlem. Besvärsskriften skall innehålla följande uppgifter: o ändringssökandes underskrift o om endast den som författat besvärsskriften undertecknar den, skall också hans yrke, boningsort och postadress anges o vilket beslut som överklagas o vilka ändringar som yrkas i beslutet och motiveringar till att beslutet bör ändras Till besvärsskriften skall fogas det beslut som överklagas. Besvär får anföras på den grunden att o beslutet har tillkommit i felaktig ordning, o den myndighet som fattat beslutet har överskridit sina befogenheter o beslutet annars strider mot lag Inlämnande av besvärshandlingarna Besvärshandlingarna skall lämnas till besvärsmyndigheten före besvärstidens utgång. Besvärshandlingarna kan även sändas med post, e-post eller genom bud, men i så fall på avsändarens eget ansvar. Handlingarna skall sändas i så god tid att de kommer fram innan besvärstiden går ut. Besvär till Vasa förvaltningsdomstol skall lämnas in senast kl. 16.15 den dag då besvärstiden går ut. För besvär till förvaltningsdomstol uppbärs en avgift om 250 (Lag om domstolsavgifter 1455/2015).
Köks- och städsektionen 30.11.2016 66 RÄTTELSE- OCH BESVÄRSANVISNING (allmän) Enligt lagen om offentlig upphandling (upphandlingslagen) kan en part söka ändring i ett beslut eller något annat avgörande i upphandlingsförfarandet som gäller offentlig upphandling genom att yrka på att den upphandlande enheten rättar beslutet eller avgörandet (upphandlingsrättelse). Ärendet kan också genom besvär föras till marknadsdomstolen om upphandlingens värde överstiger tröskelvärdet i 15 i upphandlingslagen 1. I Rättelseanvisning Den som är missnöjd med den upphandlande enhetens beslut eller med något annat avgörande i upphandlingsförfarandet kan lämna in ett yrkande på upphandlingsrättelse enligt 80 83 i upphandlingslagen. En anbudsgivare som har deltagit i ett anbudsförfarande eller en anbudssökande, det vill säga den som ett beslut avser eller vars rätt, skyldighet eller fördel direkt påverkas av beslutet (part) får skriftligen yrka på upphandlingsrättelse av den upphandlande enheten. En part ska lämna in ett yrkande på upphandlingsrättelse inom 14 dagar från att ha fått del av den upphandlande enhetens beslut eller annat avgörande i upphandlingsförfarandet. Vid elektronisk delgivning anses upphandlingsbeslutet med de kompletterande handlingarna ha mottagits den dag det elektroniska meddelande som innehåller beslutet och dessa handlingar står till mottagarens förfogande i hans eller hennes mottagarapparat på ett sådant sätt att meddelandet kan hanteras. Dagen för avsändandet av meddelandet anses vara en sådan tidpunkt, om det inte ges en tillförlitlig redogörelse om att datakommunikationsförbindelserna inte har fungerat eller om en motsvarande omständighet, som har lett till att det elektroniska meddelandet har nått mottagaren vid en senare tidpunkt. Om delgivningen sker brevledes per post till mottagaren anses mottagaren ha fått ta del av saken på den sjunde dagen efter avsändandet, om inte mottagaren visar att delgivningen har skett senare. När den upphandlande enheten använder bevislig delgivning anses delgivningen ha skett vid den tidpunkt som mottagningsbeviset anger eller vid den tidpunkt som antecknats i ett separat delfåendebevis. Innehållet i yrkandet på upphandlingsrättelse Av yrkandet på upphandlingsrättelse ska det framgå vad som yrkas inklusive motiveringar. Av yrkandet ska framgå namnet på den som yrkar på rättelse och den kontaktinformation som behövs för att ärendet ska kunna hanteras. Till yrkandet på upphandlingsrättelse ska fogas de handlingar som den som framställer yrkandet hänvisar till om de inte redan finns hos den upphandlande enheten. 1 Det nationella tröskelvärdet är: 30.000 varor och tjänster 100.000 hälsovårds- och socialtjänster 150.000 byggentreprenader och byggkoncessioner
Köks- och städsektionen 30.11.2016 67 Distributionsadress Ett yrkande på upphandlingsrättelse lämnas in till den upphandlande enheten. Kontaktinformation för den upphandlande enheten: Stadsstyrelsen i Nykarleby PB 29, 66901 Nykarleby Topeliusesplanaden 7 nykarleby.stad@nykarleby.fi Tidpunkten för när yrkandet på upphandlingsrättelsen anhängiggörs och behandlas påverkar inte den tidsfrist inom vilken en part med stöd av upphandlingslagen kan söka ändring genom besvär hos marknadsdomstolen. II Anvisning om besvär till marknadsdomstolen Anbudsgivare, anbudssökande eller andra som saken gäller kan föra ärendet till marknadsdomstolen genom besvär. Enligt 86 i lagen om offentlig upphandling får ändring inte sökas genom besvär i en upphandling som grundar sig på ett ramavtal om inte marknadsdomstolen beviljar behandlingstillstånd i ärendet. Tillstånd ska beviljas, om 1) det är viktigt att pröva ärendet med tanke på tillämpningen av lagen i andra likadana ärenden, eller 2) det finns vägande skäl som anknyter till förfarandet vid den upphandlande enheten. Om inte något annat bestäms i lag ska besvären lämnas in skriftligen inom 14 dagar från det att parten i fråga har fått ta del av upphandlingsbeslutet inklusive besvärsanvisning. Besvären ska anföras inom 30 dagar från det att parten i fråga har fått del av beslutet, om den upphandlande enheten har ingått ett upphandlingskontrakt med stöd av 78 1 punkten i upphandlingslagen utan att iaktta väntetiden. Besvären ska lämnas in senast sex månader efter det att upphandlingsbeslutet har fattats, om anbudssökanden eller anbudsgivaren har fått ta del av upphandlingsbeslutet inklusive besvärsanvisning och upphandlingsbeslutet eller besvärsanvisningen har haft väsentliga brister. Vid elektronisk delgivning anses upphandlingsbeslutet med de kompletterande handlingarna ha mottagits den dag det elektroniska meddelande som innehåller beslutet och dessa handlingar står till mottagarens förfogande i hans eller hennes mottagarapparat på ett sådant sätt att meddelandet kan hanteras. Dagen för avsändandet av meddelandet anses vara en sådan tidpunkt, om det inte ges en tillförlitlig redogörelse om att datakommunikationsförbindelserna inte har fungerat eller om en motsvarande omständighet, som har lett till att det elektroniska meddelandet har nått mottagaren vid en senare tidpunkt. Om delgivningen sker brevledes per post till mottagaren anses mottagaren ha fått ta del av saken på den sjunde dagen efter avsändandet, om inte mottagaren visar att delgivningen har skett senare. När den upphandlande enheten använder bevislig delgivning anses delgivningen ha skett vid den tidpunkt som mottagningsbeviset anger eller vid den tidpunkt som antecknats i ett separat delfåendebevis.
Köks- och städsektionen 30.11.2016 68 Innehållet i besvären I besvären ska uppges det upphandlingsärende som besvären gäller och ändringssökandens yrkanden med motiveringar. När det gäller en upphandling som grundar sig på ett ramavtal ska parten i besvärsskriften motivera varför behandlingstillstånd bör beviljas. I besvären ska anges ändringssökandens namn och hemkommun. Om ändringssökandens talan förs av hans eller hennes lagliga företrädare eller ett ombud eller om någon annan person har avfattat besvären, ska även denna persons namn och hemkommun anges. Vidare ska postadress och telefonnummer anges för meddelanden till ändringssökande. Ändringssökanden, den lagliga företrädaren eller ombudet ska underteckna besvärsskriften. Till besvären ska fogas det beslut som överklagas i original eller som kopia och ett intyg över vilken dag beslutet har delgetts eller någon annan utredning om när besvärstiden har börjat. Till besvären ska fogas de handlingar som ändringssökanden hänvisar till som stöd för sina yrkanden. Ett ombud ska till besvärsskriften foga en fullmakt enligt 21 i förvaltningsprocesslagen. Inlämning av besvären Besvären ska lämnas in till marknadsdomstolen. De ska vara inlämnade senast den sista dagen av besvärstiden innan marknadsdomstolen stänger. Själva delfåendedagen räknas inte med. Besvären kan lämnas in till marknadsdomstolens kansli personligen, genom ombud, genom bud, per post eller som telefax alternativt med e-post så som lagen om elektronisk kommunikation i myndigheternas verksamhet (13/2003) föreskriver. Om sista dagen för anhängiggörande infaller på en helgdag, självständighetsdagen, första maj, julafton, midsommarafton eller en helgfri lördag, får handlingarna lämnas in till marknadsdomstolen den första vardagen därefter. Besvärsförbud I ett ärende som hör till marknadsdomstolens behörighet enligt 102 i upphandlingslagen får ändring inte sökas med stöd av kommunallagen eller förvaltningsprocesslagen. I en upphandling som grundar sig på ett ramavtal får ändring inte sökas genom besvär om inte marknadsdomstolen beviljar behandlingstillstånd i ärendet enligt 86 i lagen om offentlig upphandling. Underrättelse om ändringssökandet till den upphandlande enheten Den som söker ändring i ett upphandlingsärende med stöd av 88 i upphandlingslagen ska skriftligen underrätta den upphandlande enheten om att ärendet förs till marknadsdomstolen. Underrättelsen ska lämnas till den upphandlande enheten senast då besvären över upphandlingen lämnas in till marknadsdomstolen. Underrättelsen ska lämnas in till den upphandlande enheten på adressen som uppges i punkt I. Marknadsdomstolens adress och annan kontaktinformation Marknadsdomstolen Banbyggarvägen 5, 00520 Helsingfors tfn tel. 029 564 3300 fax 029 564 3314 e-post: markkinaoikeus@oikeus.fi