K O N C ERNDIREKTIV KIMITOÖNS KOMMUN Godkänt av fullmäktige 7.12.2011
1. KONCERNDIREKTIVETS MÅL OCH SYFTE Koncerndirektivet har som mål att bilda ett gemensamt synsätt och att stöda uppnåendet av de gemensamma målen för kommunkoncernen Kimitoön. Koncerndirektivet har som syfte att förenhetliga styrningen av samfunden, öka transparensen i verksamheten, förbättra kvaliteten på den information kommunen får från samfunden och effektivera informationsförmedlingen. 2. KONCERNDIREKTIVETS TILLÄMPNINGSOMRÅDE Koncerndirektivet gäller Kimitoöns kommun och dess dottersamfund. Koncerndirektivet baserar sig på följande begrepp: 1 Med kommunkoncern avses en ekonomisk helhet som bildas av kommunen och ett eller flera juridiskt självständiga samfund och där kommunen ensam eller tillsammans med andra samfund som hör till kommunkoncernen har bestämmande inflytande i ett eller flera samfund (dottersamfund). Ett förhållande med bestämmande inflytande kan även grunda sig på att dottersamfundet ensamt eller tillsammans med andra dottersamfund har bestämmande inflytande i ett annat samfund. 2 Den kommun som upprättar koncernbokslut är kommunkoncernens modersamfund. 3 Med en kommuns eller samkommuns dottersamfund avses de aktiebolag, föreningar och övriga samfund samt stiftelser, i vilka kommunen eller samkommunen ensam eller tillsammans med andra samfund som hör till kommunkoncernens har bestämmande inflytande. 4 En samkommun sammanställs i kommunens koncernbokslut oberoende av hur storkommunens andel av koncernens tillgångar och förbindelser är, och av hur kommunens rösträtt har begränsats med avtal. 6 Ett ägarintressesamfund är ett samfund som inte hör till kommunkoncernen, men där kommunkoncernen har en ägarandel som skapar en varaktig förbindelse mellan koncernen och samfundet och som är avsedd att främja kommunens verksamhet eller den verksamhet som ett samfund inom kommunkoncernen bedriver. 7 Ett intressesamfund är ett ägarintressesamfund som inte hör till kommunkoncernen, men där ett koncernsamfund ensamt eller tillsammans med andra samfund som hör till kommunkoncernen utövar ett betydande inflytande i styrningen av affärsverksamheten och finansieringen. Kommunen har bestämmande inflytande i ett samfund då den förfogar över mera än hälften av samfundets aktier, andelar eller rösträtt som grundar sig på andelar; eller
har rätt att med stöd av bolagsordningen, aktieavtalet eller med dessa jämförbara urkunder utse majoriteten av medlemmarna i samfundets styrelse eller i något annat motsvarande organ som utser styrelse; eller med stöd av avtal har ovan beskriven bestämmanderätt. Schema som beskriver koncernen Kimitoöns kommun i slutet av koncerndirektivet. 3. KONCERNSTYRNING OCH KONCERNLEDNING 3.1 FULLMÄKTIGE Fullmäktige godkänner koncerndirektivet samt målen och verksamhetsprinciperna för koncernen i budgeten och i ekonomiplanen. Därtill väljer fullmäktige kommunens företrädare till samkommunernas förvaltningsorgan. 3.2 KONCERNLEDNINGEN Koncernledningen består av kommunstyrelsen och kommundirektören. Koncernledningen leder koncernen Kimitoöns kommun, svarar för att tillsynen över samfunden är i ordning, ger vid behov detaljerade anvisningar utöver koncerndirektivet eller delegerar befogenheten att ge anvisningar, väljer företrädare till kommunägda eller delvis kommunägda bolags bolagsstämmor (bolag som kommunen äger till 50 % eller mindre), avger utlåtande om samfundens budgeter och ekonomiplaner samt andra framtidsplaner, ger anvisningar i enlighet med 23 kommunallagen om ställningstagande i frågor, informerar fullmäktige i samband med verksamhetsberättelsen om samfundens verksamhet samt följer upp samfundens verksamhet och ger vid behov förslag till åtgärder för att avhjälpa observerade brister. Kommundirektörens uppgift är att svara för kommunkoncernens operativa ledning och följa upp hur koncernstyrningen fullföljs samt meddela kommunstyrelsen de missförhållanden som han eller hon observerat. Kommunstyrelsen svarar för koordineringen och uppföljningen av koncernens förvaltning och ekonomi ger mera detaljerade anvisningar än koncerndirektivet eller delegerar befogenheten att ge anvisningar till andra myndigheter i kommunen svarar för att tillsynen över samfunden är ordnad och framlägger vid behov förslag till åtgärder med anledning av konstaterade missförhållanden
ger fullmäktige väsentliga uppgifter om koncernens verksamhet och ekonomi i samband med verksamhetsberättelsen och bokslutet väljer kommunens representanter till samfundens förvaltningsorgan om detta inte har delegerats till ett annat förvaltningsorgan. Kommunens representanter väljs för fullmäktiges mandatperiod, d.v.s. vart fjärde år. ger vid behov anvisningar till kommunens representanter i samfundens förvaltningsorgan för ärenden som behandlas i förvaltningsorganen Kommundirektören svarar för den operativa ledningen av koncernen följer upp hur ägarpolicyn fullföljs och rapporterar till kommunstyrelsen om väsentliga händelser och missförhållanden har rätt att utföra intern tillsyn i dottersamfunden eller förordna någon att utföra intern tillsyn utser kommunens representant till bolagsstämma om kommundirektören själv är förhindrad att representera kommunen. Om kommundirektören företräder kommunen i ett samfunds förvaltningsorgan representerar kommunstyrelsens ordförande kommunen. Om ordförande är förhindrad utser kommunstyrelsen kommunens representant. 3.3 REVISION Till revisor i ett dottersamfund som hör till kommunkoncernen ska väljas minst en av kommunens revisorer. 3.4 PRINCIPER FÖR VAL AV REPRESENTANTER TILL FÖRVALTNINGSORGANEN I SAMFUNDEN Personer som väljs att företräda kommunen i samfundens förvaltningsorgan förväntas ha kunskap och förmåga att bedöma ledningens verksamhet i samfundet utgående från verksamhetsidén, strategierna och resultatet av verksamheten i förhållande till de uppställda målen. Företrädarna skall även hålla sig uppdaterade med utvecklingen inom branschen. Jävsregler om samfundsjäv enligt 28 1 mom. 5 punkten i förvaltningslagen tillämpas på medlemmar i samfundets styrelse, förvaltningsråd eller motsvarande förvaltningsorgan. Jävsreglerna skall beaktas vid valet av kommunens företrädare i samfundens förvaltningsorgan. En jävig företrädare för kommunen kan dock höras som sakkunnig i kommunens/dottersamfundens förvaltningsorgan. Kallelse till bolagsstämma i bolag där kommunen är enda ägare eller delägare skickas till centralförvaltningen där dessa registreras. Kallelserna ges till kommundirektören för kännedom.
3.5 ANVISNINGAR TILL KOMMUNENS FÖRETRÄDARE Om en person som valts till kommunens företrädare i ett bolags förvaltning befinner sig i en situation där han eller hon kunde tvingas gå emot kommunens intressen ska han eller hon be om klara handlingsdirektiv från kommunen och i sista hand från kommunstyrelsen. Om dottersamfunds revisor inte förordar beviljande av ansvarsfrihet för de redovisningsskyldiga, får kommunens representant i dottersamfunds beslutande organ inte rösta för beviljande av ansvarsfrihet för de redovisningsskyldiga förrän revisionsnämnden har behandlat frågan och beslutat föreslå beviljande av ansvarsfrihet för de redovisningsskyldiga. 4. KONCERNSAMFUNDENS SKYLDIGHETER 4.1 HARMONISERING AV MÅL Dottersamfunden bör i sin verksamhet främja genomförande av kommunens strategi. 4.2 INFORMATIONSSKYLDIGHET Koncernens dottersamfund skall utan dröjsmål delge kommunen samfundets uppföljningsrapporter, bokslut, revisionsberättelser och mellanbokslut. För uppgörande av koncernbokslutet ska dottersamfunden lämna in bokslutsuppgifterna till Kimitoöns kommun före utgången av februari efter räkenskapsperioden. Uppgifterna lämnas till ekonomienheten. Koncernens dottersamfund skall delge kommundirektören sina verksamhetsplaner, föredragningslistor och protokoll. Dottersamfunden ska också delge kommundirektören all väsentlig information som berör samfunden, som t.ex. all övrig revisorsrapportering och andra motsvarande dokument. 4.3 RISKHANTERING Den operativa ledningen för ett dottersamfund skall på förhand innan ärendet kommer upp för beslut i dottersamfundets beslutande organ underhandla med kommundirektören om väsentliga förändringar i dottersamfundens uppgifter och verksamhet, väsentliga överlåtelser av egendom, väsentliga investeringar eller förändringar i de ekonomiska förutsättningarna och betydande personalpolitiska beslut. Kommundirektören rapporterar och/eller bereder dessa vidare till kommunstyrelsen, beroende på ärendets art.
4.4 FINANSIERING OCH ANSKAFFNINGAR Dottersamfunden sköter sin finansiering och riskhantering självständigt om inte fullmäktige beslutar annat. Varje samfund svarar för sin del för att finansierings- och lånekostnaderna minimeras. Anskaffningsfrågor för tjänster eller varor bör, när det är möjligt, koordineras för att uppnå volymfördelar. Kommunstyrelsen kan bevilja sina dottersamfund interna lån till marknadspris utökat med en särskild överenskommen marginal samt eventuella andra omkostnader. I samband med ett internt lån fastställs behovet av säkerhet och arrangemang kring detta. 4.5 PERSONALPOLITIK Dottersamfunden bör i sin verksamhet tillämpa principerna för kommunens personalpolitik samt kommunens avlöningsprinciper. I rekrytering av personal skall behovet av förflyttning av personal inom koncernen beaktas. 4.5 IAKTTAGANDE AV KONCERNDIREKTIVET Koncerndirektivet skall behandlas av dottersamfundens bolagsstämmor och andra organ som utövar samfundets högsta beslutanderätt och godkännas som bindande för samfundet.
4.6 KONCERNSCHEMA KIMITOÖNS KOMMUN DOTTERBOLAG SAMKOMMUNER Kiinteistö Oy Berglund Egentliga Finlands förbund 100 % 1,52 % Ab Kimito Värme Kemiön Lämpö Oy Egentliga Finlands sjukvårdsdistrikt 100 % 2,00 % Fastighets Ab Kimitobacken Kiinteistö Oy Kårkulla 81,80 % 2,94 % Fab Kimito Landsbygdsrådet KiOy Salon seudun koulutuskuntayhtymä 62,69 % 2,30 % Dragsfjärds Industri Ab - Varsinais-Suomen erityishuoltopiiri Dragsfjärdin Teollisuus Oy 0,23 % 100 % Oy Dalsbostäder Ab 100 %