SAMMANTRÄDESPROTOKOLL

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Datum 2012-05-21 Sida 1 Plats och tid Konferensrummet, Västra skolan, Hallsberg, kl 08.00 kl 12.00 Beslutande Ledamöter Ulf Ström (s) Suzana Madzo (s) Joakim Hedelind (s) Amanda Vikenfalk (s) Jamal Bayazidi (s) Tomas Hagenfors (kd) Lars-Gunnar Åström (m) Joacim Storm (m) Rolf Hedén (c) 46 deltog ej i beslutet, 55-57 Maria Brånn (c) 46-54, 58-60 Övriga närvarande Anders Öberg Anders Jidsjö 55 Marie Martinsson Birgitta Åberg 46 och 57 Kjell Gunnarsson Christina Johansson 56 Jan Arvidsson Gunilla Persson Jenny Andersson Siw Lunander (s) Justerare Lars-Gunnar Åström Justeringens plats och tid Kultur- och utbildningsförvaltningen 2012-05-28 Underskrifter Sekreterare Paragrafer 46-60 Jenny Andersson Ordförande Siw Lunander Justerare Lars-Gunnar Åström ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Organ Kultur- och utbildningsnämnden Sammanträdesdatum 2012-05-21 Datum då anslaget sätts upp 2012-05-29 Datum då anslaget tas ned 2012-06-30 Förvaringsplats för protokollet Kultur- och utbildningsförvaltningen, Västra Storgatan 42, Hallsberg Underskrift Jenny Andersson Utdragsbestyrkande

KUN 46 Dnr 2012/118 KUN 2 Lägesredovisning och ekonomisk avstämning mars 2012 nr 2 för Kultur- och utbildningsnämndens verksamheter Tema: Skola/förskola: Implementering av de nya skolreformerna inklusive nya rektorsrollen. Kulturskolan: Kvalitetsarbete Kultur- och utbildningsnämndens beslut Kultur- och utbildningsnämnden beslutar att lägesredovisning och ekonomisk avstämning mars 2012 nr 2 för Kultur- och utbildningsnämndens verksamheter läggs till handlingarna. Kultur- och utbildningsförvaltningen lämnar lägesredovisning och ekonomisk avstämning mars 2012 nr 2 för Kultur- och utbildningsnämndens verksamheter enligt bilaga. Förslag till beslut Kultur- och utbildningsförvaltningen föreslår Kultur- och utbildningsnämnden besluta att lägesredovisning och ekonomisk avstämning mars 2012 nr 2 för Kultur- och utbildningsnämndens verksamheter läggs till handlingarna. Beredningsutskottets behandling av ärendet (BU 27 2012) diskuterades och tillägg och förtydligande kommer att ske till nämndens sammanträde den 21 maj 2012. Ordföranden föreslår att Kultur- och utbildningsnämnden beslutar i ärendet på nämndens sammanträde den 21 maj 2012. Kultur- och utbildningsnämndens behandling av ärendet Rektor Birgitta Åberg informerade om olovlig frånvaro. I Kultur- och utbildningsnämnden föreslår ordföranden att lägesredovisningen och ekonomisk avstämning mars 2012 nr 2 för Kultur- och utbildningsnämndens verksamheter läggs till handlingarna. I Kultur- och utbildningsnämnden yrkar ordföranden bifall till förslaget.

3 KUN 47 Dnr 2012/284 KUN Reseersättning i vissa fall i samband med PRAO samt praktik vid anpassad studiegång läsåret 2012/2013 Kultur- och utbildningsnämndens beslut Kultur- och utbildningsnämnden beslutar att godkänna reseersättningen i vissa fall i samband med PRAO samt praktik vid anpassad studiegång läsåret 2012/2013. Eleverna i årskurs 7 till 9 skall vid några tillfällen ges praktisk arbetslivsorientering (PRAO). De följer då verksamheten på en arbetsplats under en eller två veckor. För de elever som får mer än fem kilometer från hemmet till arbetsplatsen under PRAO-tiden gäller att de som kan fortsätta att åka skolskjuts skall göra detta. I andra hand tillhandahåller studie- och yrkesvägledaren (SYV) en PRAO-BILJETT som gäller tur och retur på Länstrafikens bussar under PRAO-tiden. I tredje hand kan bilersättning utgå med 185 öre per kilometer, eller ersättning för motorcykel med 90 öre per kilometer, eller för moped med 45 öre per kilometer. Ersättningsbeloppen grundar sig på de av Skatteverket fastställda avdragsnivåer som gäller för inkomståret 2012. Ersättning utbetalas till förälder/vårdnadshavare efter ansökan hos SYV på respektive skola. Krav på ersättning skall lämnas in så fort som möjligt dock senast terminen efter att PRAO:n gjorts. I första hand skall PRAO ske inom Hallsbergs kommun. Detta är inte alltid möjligt och då måste PRAO förläggas utanför kommunen. När eleven själv har ordnat PRAO-plats utanför Hallsbergs kommun finns ingen automatisk rätt till reseersättning. Men under förutsättning att SYV i förväg har godkänt att PRAO-arbetsplatsen berättigar till reseersättning så tillämpas ovanstående regler för reseersättning.

4 KUN 47 forts Även vid praktik i samband med anpassad studiegång kan ovanstående regler för reseersättning tillämpas. Beredningsutskottets behandling av ärendet (BU 28 2012) Beredningsutskottets förslag överensstämmer med Kultur- och utbildningsnämndens beslut. Kultur och utbildningsnämndens behandling av ärendet I Kultur och utbildningsnämnden yrkar ordföranden bifall till förslaget.

5 KUN 48 Dnr 2012/285 KUN Ersättning för matkostnader i vissa fall i samband med PRAO samt praktik vid anpassad studiegång läsåret 2012/2013 Kultur- och utbildningsnämnden s beslut Kultur- och utbildningsnämnden beslutar att godkänna ersättning för matkostnader i vissa fall i samband med PRAO samt praktik vid anpassad studiegång läsåret 2012/2013. Eleverna i årskurs 7 till 9 skall vid några tillfällen ges praktisk arbetslivsorientering (PRAO). De följer då verksamheten på en arbetsplats under en eller två veckor. I första hand gäller att elever på PRAO skall äta på sin vanliga skola eller på en annan skola i närheten av arbetsplatsen, vilket inte kostar eleven något. När detta inte är möjligt, vilket avgörs av studie- och yrkesvägledaren (SYV), så kan ersättning för matkostnader utgå med 47 kronor per dag. Det motsvarar kostnaden för en personallunch i elevmatsal i Hallsbergs kommun under läsåret 2012/2013. Ersättning utbetalas till förälder/vårdnadshavare efter ansökan hos SYV på respektive skola. Krav på ersättning skall lämnas in så fort som möjligt dock senast terminen efter att PRAO:n gjorts. Även vid praktik i samband med anpassad studiegång kan ovanstående regler för ersättning för matkostnader tillämpas. Beredningsutskottets behandling av ärendet (BU 29 2012) Beredningsutskottets förslag överensstämmer med Kultur- och utbildningsnämndens beslut. Kultur- och utbildningsnämndens behandling av ärendet I Kultur- och utbildningsnämnden yrkar ordföranden bifall till förslaget.

6 KUN 49 Dnr 2012/264 KUN Rapport 2012:1 Verksamhetsbesök på förskolan Sörängen i Hallsberg, Hallsbergs kommun Kultur- och utbildningsnämndens beslut Kultur- och utbildningsnämnden beslutar att rapporten godkänns och läggs till handlingarna. Verksamhetsbesök har genomförts på förskolan Sörängen i Hallsberg, Hallsbergs kommun. En rapport från verksamhetsbesöket har utarbetats av förvaltningschef Anders Öberg enligt bilaga. Beredningsutskottets behandling av ärendet (BU 30 2012) Beredningsutskottets förslag överensstämmer med Kultur- och utbildningsnämndens beslut. Kultur och utbildningsnämndens behandling av ärendet I Kultur och utbildningsnämnden yrkar ordföranden bifall till förslaget.

7 KUN 50 Dnr 2012/286 KUN Rapport 2012:2 Verksamhetsbesök på förskolan Gläntan i Pålsboda, Hallsbergs kommun utgår. återkommer på Kultur- och utbildningsnämndens sammanträde den 19 september 2012.

8 KUN 51 Dnr 2012/15 KUN Gemensam bild Förvaltningschef Anders Öberg redovisar SKL Sveriges Kommuner och Landsting, Öppna jämförelser Grundskolan 2012.

9 KUN 52 Dnr 2012/287 KUN Intern Kontrollplan för år 2012 Kultur och utbildningsnämndens beslut Kultur- och utbildningsnämnden beslutar att godkänna Intern Kontrollplan för år 2012. Kommunfullmäktige har antagit ett reglemente för intern kontroll. Det är varje nämnds ansvar att årligen anta en intern kontrollplan. Syfte Enligt reglementet syftar den interna kontrollen till att verksamheten på ett effektivt sätt bedrivs utifrån fastställda mål och fattade beslut att kvalitetssäkra den ekonomiska redovisningen och redovisningen av verksamhetsmått och nyckeltal att skydda mot fel och oegentligheter Resultat Den interna kontrollen medverkar till att skapa ändamålsenliga och fungerande rutiner. Avgränsning Den interna kontrollen avser ekonomiska, administrativa och övriga rutiner samt beslut i alla verksamheter inom kultur- och utbildningsnämnden. Kvalitetssäkring av de verksamheter som bedrivs inom kultur- och utbildningsnämnden sker bland annat genom egenkontroll och kvalitetsredovisning till Skolverket och ligger utanför ramen för det som här avses med intern kontroll och regleras av nämnden i särskild ordning.

10 KUN 52 forts Uppföljning och rapportering samt eventuella åtgärder Det är förvaltningschefens ansvar att rutiner ändras/skapas/slopas när den interna kontrollen visar att så erfordras. Kultur- och utbildningsförvaltningen rapporterar resultatet av det interna kontrollarbetet som bedrivits under året i verksamhetsberättelsen. Prioritering av kontrollområden Utifrån risk- och skadevärdering av händelser skall kultur- och utbildningsnämnden inför varje nytt år besluta om vilka kontrollmoment som skall ingå i den interna kontrollen. Beredningsutskottets behandling av ärendet (BU 33 2012) Ordföranden föreslår Kultur- och utbildningsnämnden beslutar i ärendet på nämndens sammanträde den 21 maj 2012. Kultur och utbildningsnämndens behandling av ärendet I Kultur och utbildningsnämnden yrkar ordföranden bifall till förslaget.

11 KUN 53 Dnr 2012/282 KUN Slopande av avgift för utlåning av vuxen-dvd i Hallsbergs kommun Kultur- och utbildningsnämndens beslut Kultur- och utbildningsnämnden beslutar att godkänna slopande av avgift för utlåning av vuxen-dvd i Hallsbergs kommun. Personalen på biblioteket föreslår att avgiften för utlåning av vuxen-dvd slopas då denna endast ger en marginell intäkt. När avgiften slopades för barn-dvd så ökade utlåningen femfaldigt. Personalen vill gärna ge låntagarna ett brett utbud av medier. Beredningsutskottets behandling av ärendet (BU 34 2012) Beredningsutskottets förslag överensstämmer med Kultur- och utbildningsnämndens beslut. Kultur och utbildningsnämndens behandling av ärendet I Kultur och utbildningsnämnden yrkar ordföranden bifall till förslaget.

KUN 54 Dnr 2012/283 KUN 12 Svar på Revisionsrapport Granskning av intern kontroll, 2012-04-19 Kultur- och utbildningsnämndens beslut Kultur- och utbildningsnämnden beslutar att godkänna Svar på Revisionsrapport Granskning av intern kontroll, 2012-04-19. Förvaltningschefen instämmer med revisorerna när det gäller den kritik som framförts att samtliga kontroller i nämndens interna kontrollplan inte har genomförts under år 2011. Arbetet med intern kontroll är mycket viktigt av flera skäl, vilka omnämns i aktuell revisionsrapport. Arbetssituationen på förvaltningskontoret har varit ansträngd bland annat med anledning av kommunens val att byta ekonomisystem och i samband med detta även byte av koddelar. Detta medförde att anvisningar inte skrevs till alla kontroller. Orsak till att inte samtliga kontroller genomförts i de fall där det funnits anvisningar varierar. När det exempelvis gäller kontrollen av skoldatanätet som skulle utföras av it-tekniker vid kommunens it-avdelning så var/är de underbemannade och har därmed inte haft möjlighet att genomföra kontrollen. Flera förskolechefer och rektorer har varit rejält tyngda av arbetsuppgifter under året och har inte kunnat prioritera arbetet med intern kontroll. Bland annat har de arbetat med implementering av nya centrala styrdokument inom skolområdet samt didaktiskt ledarskap på förskolor och skolor. Revisionsrapporten delges samtliga förskolechefer, rektorer, bibliotekschef, chef för kultur- och föreningsavdelningen samt administrativ personal så att de kan ta del av synpunkter och kritik. Förvaltningschefen har vid sammanträde med ledningsgruppen 2012-05-02 meddelat att internkontrollen har högsta prioritet under år 2012. Anvisningar ska skrivas till samtliga kontroller. Vidare har förvaltningschefen påtalat vikten av att de kontroller som ingår i nämndens interna kontrollplan genomförs. I likhet med tidigare års arbete kommer de internkontroller som endast delvis eller inte alls har genomförts föregående år att återkomma i 2012 års interna kontrollplan. Härigenom säkerställs att tänkta internkontroller genomförs och visar att aktuella rutiner fungerar eller behöver åtgärdas.

KUN 54 forts 13 Förslag till beslut Kultur- och utbildningsförvaltningen föreslår kultur- och utbildningsnämnden besluta att ovanstående svar lämnas till kommunens revisorer. Beredningsutskottets behandling av ärendet (BU 35 2012) Ordföranden föreslår Kultur- och utbildningsnämnden beslutar i ärendet på nämndens sammanträde den 21 maj 2012. Kultur och utbildningsnämndens behandling av ärendet I Kultur och utbildningsnämnden yrkar ordföranden bifall till förslaget.

14 KUN 55 Information av Anders Jidsjö, lärare på Transtenskolan, om nya idrottsprofiler på skolan Anders Jidsjö presenterade Transtenskolans nya idrottsprofiler, med början läsåret 2012/2013. De nya profilerna är ishockey, fotboll och ridning.

15 KUN 56 Information av rektor på Kulturskolan, Hallsbergs kommun Rektor Christina Johansson informerar nämnden om arbetet på Kulturskolan. Skolan skall ses som en mötesplats för kulturupplevelser.

16 KUN 57 Dnr 2012/363 KUN Möjlighetsskolan, Folkasboskolan, i Pålsboda, Hallsbergs kommun Kultur- och utbildningsnämndens beslut Kultur- och utbildningsnämnden beslutar att delegera till beredningsutskottet att fatta beslut i ärendet. Rektor Birgitta Åberg redovisar ett förslag till organisation av Möjlighetsskolan, som en del av Folkasboskolan. Möjlighetsskolan är tänkt att arbeta med elever som har haft hög frånvaro, hemundervisning med mera. Verksamheten är tänkt att ske i viss samverkan med kommunens socialtjänst. Birgitta Åberg presenterar även en ekonomisk kalkyl för Möjlighetsskolan. Kultur- och utbildningsnämndens behandling av ärendet För att rektor på Folkasboskolan skall kunna söka extern finansiering av projektet krävs att Kultur- och utbildningsnämnden beslutar att godkänna redovisat upplägg. Men då materialet presenteras direkt på nämnden föreslår ordföranden att nämnden delegerar till Kultur- och utbildningsnämndens beredningsutskott att fatta beslut i ärendet. Kultur- och utbildningsnämnden beslutar i enlighet med ordförandens förslag.

17 KUN 58 Delegationsbeslut Kultur- och utbildningsnämndens beslut Delegationsbesluten läggs till handlingarna. Delegationsbeslut under perioden 2012-04-27-2012-05-21 enligt separat lista. Kultur och utbildningsnämndens behandling av ärendet I Kultur- och utbildningsnämnden föreslår ordföranden att delegationsbesluten läggs till handlingarna. I Kultur- och utbildningsnämnden yrkar ordföranden bifall till förslaget.

18 KUN 59 Rapporter Kultur- och utbildningsnämndens beslut Kultur- och utbildningsnämnden beslutar att Inkommande/utgående skrivelser läggs till handlingarna. Skolorna i Hallsbergs kommun har av Skolverket blivit erbjudna att delta i matematiklyftet, vilket är en kompetenshöjande utbildning för kommunens lärare i matematik. Förvaltningschef Anders Öberg och rektor Birgitta Åberg deltog på det inledande mötet i Stockholm. Hallsbergs kommun har ansökt och fått svar om att få delta i Sveriges kommuner och landstings nya matematiksatsning, PISA 2015. Starten sker hösten 2012. Arbetsmiljöstatistik kvartal 1 år 2012. Dnr 2012/327 KUN Kultur och utbildningsnämndens behandling av ärendet I Kultur och utbildningsnämnden föreslår ordföranden att rapporterna läggs till handlingarna. I Kultur och utbildningsnämnden yrkar ordföranden bifall till förslaget.

19 KUN 60 Inkommande/utgående skrivelser Kultur- och utbildningsnämndens beslut Kultur- och utbildningsnämnden beslutar att Inkommande/utgående skrivelser läggs till handlingarna. Inkommande skrivelser Skolinspektionen Anmälan angående kränkande behandling och bristande tillsyn i Östansjö skola och förskola i Hallsbergs kommun Dnr 2012/326 KUN. Skolinspektionen Beslut Uppföljning av Skolinspektionens beslut med dnr 41-2011:2756, angående Transtenskolan i Hallsbergs kommun Dnr 2011/287 KUN. Elevrådsprotokoll från grundskolorna i Hallsbergs kommun. Skolinspektionen Beslut Uppföljning av Skolinspektionens beslut med dnr 41-2011:2796, angående Folkasboskolan i Hallsbergs kommun Dnr 2011/295 KUN. Utgående skrivelser Kultur och utbildningsnämndens behandling av ärendet I Kultur och utbildningsnämnden föreslår ordföranden att inkommande/utgående skrivelser läggs till handlingarna. I Kultur och utbildningsnämnden yrkar ordföranden bifall till förslaget.