Förbundsstyrelsen 0111 Protokoll Tid: onsdagen 26 januari 2011, kl. 10.15 Plats: Vegahuset Nordenskiöldsgatan 18 A, Helsingfors Närvarande: (markeras med x ) Nils Torvalds Beatrice Wahlström Ossian Wassborr x x Ersättare: Susan Enberg x Benita Johans Jenny Eriksson Egon Nordström Christel Granholm-Hagen x Majvor Wärnå Benita Ivars x Katarina Källberg Inger Karlsson x Lena Gyllenberg Maj-Britt Malmén x Nanny Sundström Rabbe Sjöberg x Sylvan Höijer Birgitta Spåra x Christina Mannfolk Ulrica Sund x John Westerholm Gun-Britt Östman x Margit Westerlund Gunvor Flykt, fullmäktiges representant Sekreterare: Övriga närvarande: Lisbeth Hemgård, verksamhetsledare x Tina Romberg, kanslichef x Ann-Britt Alén, stödperson x Martin Bengtström x
101 Mötet öppnas Mötet konstateras stadgeenligt sammankallat och beslutfört. Protokollet från föregående möte konstateras justerat. Föredragningslistan godkänns. Föreslås att två protokolljusterare väljs. I tur att väljas är Gun-Britt Östman och Susan Enberg. Mötet konstaterades stadgeenligt sammankallat och beslutfört. Föredragningslistan godkändes, till protokolljusterare valdes Gun-Britt Östman och Susan Enberg. Informerades om Mailen Murmans pensionsbjudning. Konstaterades att Nina af Hällström har valts till verksamhetsledare för SAMS. 102 Budget för 2011 I och med RAY:s beslut måste förbundets budget revideras. RAY beviljade förbundet två nya projekt, Styrka genom nätverk och Lättlästa instruktioner för IT-användare. Dessutom beviljades fortsatt stöd för läsombudsprojektet och för juridiskt ombuds verksamhet. Små förhöjningar beviljades både när det gäller LL-verksamhet och det allmänna understödet. ABC-projektansökan (60 000 euro) bifölls inte och den stora förhöjningen av det allmänna understödet som förbundet ansökt om uteblev. FDUV ansökte om 310 000 euro i allmänt understöd men erhöll 260 000 euro (jämför med tidigare 255 000 euro). Förbundets administrativa kostnader måste minskas för att vi ska få budgeten i balans. Budgeten måste minskas med 110 000 euro (50 000 allmänt understöd och 60 000 ABC-projekt) för att vi kan uppnå en balans. Förslag: En ny reviderad budget presenteras på mötet Den reviderade budgeten för 2011 godkändes. För de verksamheter som inte erhållit understöd söks ett utökat understöd från Omsorgsstiftelsen och från olika finlandssvenska fonder. Om förbundet inte erhåller understöd, förverkligas inte den ansökta verksamheten. Samtidigt presenterades också ett första utkast till bokslut för styrelsen. Bokslutet visar ett överskott som beror på att förbundet har sålt en aktielägenhet på Tölögatan och på grund av omplaceringar i förbundets portfölj, vilket inneburit försäljningsvinster. Förhandsbokslutet visar att FDUV:s ordinarie verksamhet kommer att uppvisa ett liknande resultat som tidigare år.
103 Beviljade RAY-medel för 2011 Verksamhet Ansökt Beviljat AY 1 Allmänt understöd 310 000 260 000 AK 3 För LL-Bladets och LL-Centers kostnader 70 000 63 000 AK 4 För Stöd i närsamhället kostnader 50 000 48 000 AK 5 För läromedel och lättläst information/lärum 59 000 59 000 AK 8 Juridiskt ombud 109 000 109 000 AK 10 ABC verkstad 60 000 0 C 50 Läsombudsprojekt 95 000 95 000 C 52 Lättlästa instruktioner för IT-användare 65 000 65 000 C 53 Styrka genom nätverk 52 000 52 000 Förslag: Antecknas för kännedom. Beslöts i enlighet med förslaget. 104 Organisationsförändring Förbundet har genomgått en organisationsförändring för tre år sedan. Då uppdelades verksamheten enligt geografiska områden och en ledningsgrupp bildades. Förbundet har en kanslichef i Helsingfors och en i Vasa. I och med att förbundets verksamhet förändrats under det senaste året, till exempel har verksamheten på Vasakontoret minskat, föreslår verksamhetsledaren en förändring inom organisationen. Verksamheten skulle uppdelas enligt verksamhetsområde i stället för geografisk fördelning. Det skulle innebära att Lärum och LL-Center har en egen ledare som ansvarar för att verksamheten utvecklas. Verksamheten som berör föreningar, kurser, läger och fritid är ett annat ansvarsområde och administrationen skulle skötas som en egen enhet. Intressebevakningen och informationen skulle kopplas till verksamhetsledaren (se bifogat schema). FDUV:s arbetsutskott har godkänt förslaget på utskottsmötet 16.12.2010. Förslaget på organisationsförändringen har presenterats för personalen i både Vasa och Helsingfors. Personalen har kommenterat förslaget och ingen har motsatt sig förändringen. Förslag: Styrelsen godkänner verksamhetsledarens förslag på organisationsförändring. Beslöts i enlighet med förslaget.
105 Rapport från arbetsgruppen kring styrelsesammansättning och stadgeändring Vid styrelsens möte den 22 september 2010 utsåg styrelsen en arbetsgrupp vars uppgift är att presentera ett förslag till nya stadgar och ny styrelsesammansättning. Arbetsgruppens uppgift är också att ge förslag på ett nytt namn för förbundet eller ge förslag på hur förbundet kan gå till väga vid namnändringen. Medlemmar i arbetsgruppen är vice ordförande Beatrice Wahlström, fullmäktigeledamot Lars-Erik Björklund och kanslichef Tina Romberg. Arbetsgruppen har träffats en gång och diskuterat stadgarna. Arbetsgruppen anser att språket måste moderniseras och att stadgarna angående planer och redovisning för kongressen måste ändras. Men arbetsgruppen kunde inte enas kring ett gemensamt förslag när det gäller övriga stadgeändringar och namnbyte. Förslag: En diskussion om arbetsgruppens fortsatta uppdrag och vägledning till gruppen angående stadgarna och namnbytet. Kanslichef Tina Romberg presenterar den förda diskussionen i arbetsgruppen. Styrelsen föreslår att arbetsgruppen fokuserar på arbetet så att styrelsens sammansättning är densamma och istället funderar på fullmäktiges roll i organisationen. Styrelsen vill också att namnet DUV sparas, eftersom det är ett så etablerat brand. 106 Studiedagar och kongress 15 16.10.2011 Ett förslag till program för studiedagarna och kongressen presenteras. Namnet föreslås vara Bo bra Lev bra. Förslag: Styrelsen tar ställning till namnet på och innehållet i studiedagarna. Programmet presenteras på mötet. Styrelsen beslöt att kongressen skall heta Bo Bra Lev Väl, i övrigt godkändes det program som presenterades. 107 Verksamhetsgranskning och revision för föreningar Föreningslagen reformerades den 1 september 2010. I den nya föreningslagen ökas medlemmarnas möjlighet att påverka genom att de tillåts distansdeltagande i förenings- och fullmäktigemöten. Distansdeltagandet kräver dock en ändring i föreningens stadgar.
I mindre föreningar har det varit vanligt med lekmannarevision men enligt den nya lagen ska små föreningar utföra verksamhetsgranskning. Beroende på hur omfattande föreningens verksamhet är krävs en auktoriserad revisor. En auktoriserad revisor måste anlitas då minst två av följande kriterier uppfylls: 1. Balansomsättningen är över 100 000 euro 2. Omsättningen eller motsvarande avkastning är över 200 000 euro 3. Personalen är större än 3 (tre) personer Till omsättning räknas inte verksamhetsbidrag. Har man ansökt om projektbidrag eller pengar till en specifik uppgift räknas den till omsättningen. Tre anställda innebär heltidsanställningar. Har föreningen flera korttidsanställda, ska den sammanlagda arbetstiden motsvara tre personers heltidsanställning. Förslag: Information om reformen av föreningslagen sänds till alla DUV-föreningar. Beslöts i enlighet med förslaget. 108 Ny ledare för LL-Center och Lärum-förlaget Den 9 januari 2011 lediganslogs en ny tjänst, en ledare för LL-Center och Lärumförlaget. Tjänsten annonserades både i HBL och i Vasabladet. Stationeringsort är antingen Vasa eller Helsingfors beroende på sökandens önskemål. Förslag: De inkomna ansökningarna presenteras (sista ansökningsdag är 25.1.2011) och styrelsen föreslår hur rekryteringsprocessen ska skötas. Styrelsen beslöt att ordförande, vice ordförande Beatrice Wahlström och verksamhetsledaren intervjuar ledarkandidaterna för LL-Center och Lärum-förlaget. Arbetsgruppens förslag till ledare för LL-Center och Lärum skickas per e-post till styrelsen och beslutet görs via e-post. 109 FDUV ansöker om att bli godkänd som arbetsplats för civiltjänstgörare FDUV har möjlighet som en privaträttslig organisation att bli godkänd som arbetsplats för civiltjänstgörare (organisationen förutsätts vara allmännyttig). FDUV kan anhålla om att anställa en civiltjänstgörare med informationsteknik och sociala medier som specialkunskap. Förbundet behöver utveckla sin synlighet både på Facebook och på en eventuell egen blogg. Sociala medier är idag en viktig plattform där speciellt många unga söker information. Civiltjänstgörarens tjänstgöringstid är 362 dygn varav 28 dygn är en inskolningsperiod i Lappfjärd. Dagpenningens storlek för en civiltjänstgörare är:
1 180 dygn 4,40 181 270 dygn 7,30 271 362/395 dygn10,20 Arbetsplatsen ansvarar för civiltjänstgörarens bespisning under tjänstgöringstiden. Det här gäller endast arbetsdagar under civiltjänstgöringen. De dagliga måltiderna är morgonmål, lunch, middag och kvällsmål. Ifall arbetsplatsen inte ordnar bespisning, betalar arbetsplatsen ut en ersättning (matpenning max 12 euro/dag). Förslag: FDUV anhåller om att bli godkänd som arbetsplats för civiltjänstgörare. Ärendet bordlades. 110 LL-Bladet som medlemsförmån En diskussion uppkom om det är möjligt att erbjuda LL-Bladet som medlemsförmån i stället för SOS Aktuellt. SOS Aktuellt kostar 3 euro per medlem medan LL-Bladet kostar 15 euro per medlem. Förslag: FDUV erbjuder styrelsemedlemmarna, ordförande och sekreterare i föreningarna och Steg för Stegs medlemmar LL-Bladet som medlemsförmån. Beslöts att SOS Aktuellt är ännu år 2011 en medlemsförmån för DUV-medlemmarna. 111 Anmälningsärenden Fritidskoordinatortjänsten På FDUV:s senaste styrelsemöte den 17 november 2010 beslöts att FDUV:s arbetsutskott ansvarar för rekryteringsprocessen när det gäller den nya fritidskoordinatorn. FDUV hade en annons i HBL den 28 november 2010. Åtta personer sökte tjänsten. En arbetsgrupp bestående av Mailen Murmann, Beatrice Wahlström och Lisbeth Hemgård tog ställning till ansökningarna och beslöt att kalla tre personer till intervju. Efter intervjuerna föreslog arbetsgruppen att förbundet anställer pol.mag. Gunveig Söderbacka till tjänsten som fritidskoordinator. En förfrågan sändes ut per e-post den 4 januari där styrelsen uppmanades att inom en vecka svara om de godkänner förslaget. Nio styrelsemedlemmar svarade inom utsatt tid att de godkänner förslaget. Gunveig Söderbacka inleder sitt arbete på FDUV den 1 mars 2011. Arbetstidsförkortning Kontorsbiträdet Kari Lautjärvi har anhållit om att få arbetstidsförkortning. Hans nya arbetstid är 4 h/dag, arbetstid 11.30 15.30.
112 Övriga ärenden Följande styrelsemöten hålls den 23 mars 2011 och den 7 juni 2011 113 Mötets avslutas Mötet avslutades kl. 13.15. Lisbeth Hemgård föredragande Tina Romberg sekreterare Gun-Britt Östman protokolljusterare Susan Enberg protokolljusterare