REVISIONSRAPPORT Granskning av MÅLTIDS- VERKSAMHETEN Eslövs kommun 2005-06-23 Gustav Sigeman
Innehållsförteckning 1 Uppdraget...3 1.1 Bakgrund...3 1.2 Revisionsfråga och revisionsmetod...3 2 Resultat...3 2.1 Nationella mål...3 2.2 Kommunala mål...4 2.3 Grunder för ersättning...4 2.4 Benchmarking...5 2.5 Vad tycker eleverna och skolans personal om skolmaten?...6 2.6 Äter alla?...7 2.7 Vad har gjorts för att fler ska äta?...8 2.8 Kostchefens funktion...9 3 Iakttagelser och förslag...9 2
1 Uppdraget 1.1 Bakgrund Service & teknik ansvarar för måltidsverksamheten inom skolförvaltningen. Enligt statistik från Service & teknik äter dagligen ca 6 100 barn och elever inom förskola, grundskola och gymnasium, vilket utgör ca 97 procent av alla inskrivna. I de flesta skolor finns ett matråd bestående av elever och personal från köket. Där fångar man upp elevernas synpunkter och önskemål dels vad gäller maten men även t ex matsalsmiljön. 1.2 Revisionsfråga och revisionsmetod Frågor som kommer att besvaras är: Vilka mål gäller för måltidsverksamheten? Uppnås dessa mål? Vilka faktorer påverkar den ersättning som barn- och familjenämnden erlägger till service & teknik? Hur dyr är skolmaten i Eslöv jämfört med övriga kommuner i länet? Är eleverna och skolans personal nöjda med den mat som tillagas och matsalsmiljön? Hur ofta genomförs brukarundersökningar? Hur stor andel av barnen/ eleverna äter skolmaten? Är barn- och familjenämnden nöjd med situationen? Om inte, vilka åtgärder har satts in? Vilken roll har kostchefen i organisationen? Granskningen omfattar måltidsverksamheten inom förskola och grundskola. Granskningen bygger på intervjuer med förvaltningschef för service & teknik, kostchef, barn- och familjechef samt ett matråd. Relevanta mål- och uppföljningsdokument har analyserats. Besök på Ekenäsgården, Västra skolan och Norrevångskolan har genomförts. 2 Resultat 2.1 Nationella mål Skollagen (1985:1100, revidering 2005:21) innefattar regler för skolmåltid sverksamheten. Av lagen framgår att elever i grundskola, obligatorisk särskola, specialskola samt fristående skolor skall erbjudas kostnadsfria skolmåltider. I övrigt saknas lagstiftning på området. 3
Livsmedelsverket har 2001 utfärdat Riktlinjer för skolluncher som mera framstår som rekommendationer. 2.2 Kommunala mål Servicenämnden har antagit mål för måltidsverksamheten. Dessa har karaktären av övergripande inriktningsmål och har därför kompletterats med mera konkreta mål i det kontrakt som upprättats mellan barn- och familjenämnden och servicenämnden. En verksamhetsplan för år 2005 har antagits. Två mål har satts upp för måltidsservice: Mål 15 På ett trevligt, flexibelt och positivt sätt bemöta våra kunder/ gäster och se till att de får den kvalitet de beställt. Ge professionell service och rätt kvalitet till våra gäster/ kunder. Mål 16 Inom ramen för avtalet med Barn- och familjenämnden och Vård- och omsorgsnämnden, följa upp och säkerställa ställda krav och nå samförstånd i kostfrågor. En årlig enkät ska genomföras till dagliga gäster. 2.3 Grunder för ersättning I den överenskommelse om måltidsleveranser som gäller för år 2005 framgår att serviceförvaltningen erhåller ersättning motsvarande 18:55 kr per serverad portion. För specialkost erläggs 32,50 kr per portion. Inga andra faktorer förutom antalet portioner påverkar ersättningen. Nuvarande prislista framgår av bilaga 1. År 2004 gällde att om det totala antalet portioner avviker med mer än tre procent har parterna rätt att omförhandla villkoren i avtalet. Detta villkor har utgått i det nuvarande avtalet som gäller för 2005. Service & teknik har inte utgått ifrån de volymer som angetts i avtalet, utan istället föregående års volym. Detta ledde till att Barn & familj erhöll 600 tkr i kompensation för att volymen minskat jämfört med 2003. Respektive rektor ansvarar för att Service och Tekniks personal informeras om händelser och verksamhet inom området som är av betydelse för serviceverksamheten. 4
Omförhandlingen av det tidigare avtalet med Barn och Familj har gett minskade intäkter avseende skolmåltider med totalt 0,8 miljoner. Måltidsverksamheten har presenterat underskott varje år sedan 2001. Därmed har andra verksamheter med överskott fått subventionera måltidsverksamheten. Barn- och familjeförvaltningen får månatlig statistik över antalet portioner från service & teknik. Ibland presenteras statistiken sent och för flera månader i taget. Dessutom riktar B&F-förvaltningen kritik mot att ersättningen utgår från antalet tallrikar oavsett om det är en riktig portion eller filmjölk som eleven äter. På vissa skolor är antalet tallrikar större än antalet elever på skolan. Vissa enheter debiterar efter antalet beställningar (Stehag, Flyinge), och andra efter antal tallrikar som används varje dag (Norrevång, Ekenäs). Detta uppfattas av barn- och familjeförvaltningen som inkonsekvent. 2.4 Benchmarking Kommunerna är skyldiga att varje år rapportera måltidskostnaden per elev och år till Statistiska Centralbyrån. År 2003 uppgick kostnaden per elev och år till 3 310 kr vilket ska jämföras med 3 385 kr som är genomsnittet för länet. Diagrammet illustrerar resultatet: 4 500 4 000 3 500 3 000 2 500 2 000 1 500 1 000 500 0 Lund Kristianstad Lomma Landskrona Klippan Bjuv Skurup Helsingborg Trelleborg Simrishamn Vellinge Perstorp Staffanstorp Ystad Osby Tomelilla Den dyraste skolmaten finns i Lund och Kristianstad med 4 110 kr, och den billigaste i Tomelilla med 2 540 kr vilket utgör ca 60 procent av kostnaden i Lund. 5
Förvaltningen Service & teknik har gjort jämförelser av kostnaderna i Eslöv, Malmö, Lund och Kävlinge 2004. Enligt uppgift är kostnaden per elev lägst i Eslöv. 2.5 Vad tycker eleverna och skolans personal om skolmaten? Barn & familjeförvaltningen upplever att elever på lågstadiet är mera nöjda än högstadieelever. Mindre skolor erbjuder bättre mat än större. Från vissa rektorer framförs klagomål på utformningen av matsalsmiljön. På Norrevångskolan finns planer på att göra lokalen mera trivsam. En enkät på Ekenässkolan som genomfördes 2003 visade att närmare 50 procent av eleverna var mindre nöjda alternativt direkt missnöjda med skolmaten. Endast 42 procent åt skolmaten fem dagar i veckan, 28 procent åt fyra dagar. Fem procent åt sällan eller aldrig. Hög ljudvolym och mat som ibland är oätlig hörde till de vanligaste kommentarerna. Kostchefen kommer under juni 2005 att sammanställa resultatet av de enkäter som genomförts. Eftersom enkäterna enbart riktas till elever är det inte möjligt att ange hur skolans personal uppfattar måltidsverksamheten. Resultatet från Ekenässkolan visar att: På en skala från 1-9 (där 5 är medelbetyg) sätter 42 procent ett betyg under 5 när det gäller helhetsintryck av den mat som serveras. Omkring 1/3 sätter ett betyg mellan 6-9. Ca 23 procent avstår alltid eller ofta från att äta skolmaten. Omkring 1/3 upplever att väntetiderna är långa eller mycket långa. Ca 30 procent upplever att personalen är mindre trevlig. På Östra skolan är ca 85 procent nöjda eller mycket nöjda med skolmåltidspersonalen, vilket ska jämföras med 62 procent på Stehags skola och 44 procent på Norrevångskolan. Trivseln och stämningen varierar mellan olika skolor. På Stehags skola tycker 28 procent att stämningen är mindre bra eller dålig i matsalen, vilket ska jämföras med 21 procent på Norrevångskolan och tre procent på Östra skolan. Hög ljudvolym är ett vanligt problem. 6
Resultat från Östra skolan, Stehags skola och Norrevångskolan: Är du nöjd med skolmaten? Östra skolan Stehags skola Norrevång Totalt Andel Mkt nöjd 71 52% 11 8% 13 13% 95 25% Nöjd 40 29% 79 54% 32 31% 151 39% Varken eller 13 10% 39 27% 23 22% 75 19% Mindre nöjd 10 7% 10 7% 24 23% 44 11% Missnöjd 2 1% 6 4% 12 12% 20 5% Summa 136 100% 145 100% 104 100% 385 100% Vad tycker du om trivsel och stämning i matsalen? Östra skolan Stehags skola Norrevång Totalt Andel Mkt bra 73 54% 14 9% 17 17% 104 27% Bra 50 37% 62 42% 43 42% 155 40% Varken eller 8 6% 31 21% 21 20% 60 16% Mindre bra 2 1% 22 15% 15 15% 39 10% Dålig 3 2% 19 13% 7 7% 29 7% Summa 136 100% 148 100% 103 100% 387 100% Är du nöjd med skolmåltidspersonalen? Östra skolan Stehags skola Norrevång Totalt Andel Mkt nöjd 59 43% 79 53% 20 19% 158 41% Nöjd 57 42% 55 37% 26 25% 138 36% Varken eller 9 7% 9 6% 26 25% 44 11% Mindre nöjd 8 6% 3 2% 19 18% 30 8% Missnöjd 3 2% 2 1% 12 12% 17 4% Summa 136 100% 148 100% 103 100% 387 100% 2.6 Äter alla? Enligt statistik från Service & teknik äter 97 procent av alla barn och elever skolmaten 2004. Störst andel ätande har Billinge skola (135 procent), följt av Byskolan (126 procent) och Östra skolan (115 procent). Lägst andel har Ekenässkolan med 95 procent. På förskolorna äter ca 70 procent av alla inskrivna barn. Orsaken att inte 100 procent äter är att alla barn inte är inskrivna på heltid och därför inte är på plats för lunchen. Kostchefen uppger att nivån är representativ för kommuner i allmänhet. 7
Tabellen bygger på statistik från service & teknik och visar andelen ätande barn/ elever en genomsnittlig dag 2004: Antal elever/ barn Ätande per dag Andel Årsarbetare Elever/ Årsarbetare Grundskolor inkl förskolor Billinge skola 37 50 135% 0,31 119 Bredablick (Norrevångs rektorsområde) 105 120 114% 0,56 188 Byskolan 94 118 126% 0,78 121 Ekenässkolan 616 585 95% 3,12 197 Flyingeskolan 294 307 104% 1,81 162 Fridasroskolan 331 350 106% 2,63 126 Marieskolan 302 320 106% 2,43 124 Norrevångskolan 835 806 97% 4,69 178 Sallerupskolan 473 507 107% 3,38 140 Stehagskolan 443 462 104% 3,52 126 Västra skolan 225 220 98% 1,50 150 Ölyckeskolan /Harlösa skola 866 846 98% 5,00 173 Östra skolan 194 224 115% 1,62 120 Östra Strö skola 69 67 97% 0,31 223 Summa 4 884 4 982 102% 31,66 154 Bergagymnasiet 1390 1131 81% 5,9 236 SUMMA 6 274 6 113 97% 37,56 167 Av tabellen framgår även årsarbetare per enhet. Genomsnittet är 167 elever per årsarbetare, men det finns betydande skillnader. Högst kapacitet har bergagymnasiet med 236 elever per årsarbetare, följt av Östra Strö skola (223) och Ekenässkolan (197). På Billinge skola och Byskolan motsvarar en årsarbetare ca 120 elever. Rektorerna har lämnat in uppgifter på hur många barn som var inskrivna i början av vårterminen 2004. Under året har det tillkommit fler barn och elever än väntat, vilket förklarar att vissa skolor har fler ätande än inskrivna. 2.7 Vad har gjorts för att fler ska äta? På Norrevångskolan och Ekenässkolan har respektive rektor bestämt att fil och flingor ska serveras för att locka eleverna att äta. Varje skola har kostråd som diskuterar matsedel och utformning av miljön. Däremot förekommer föräldramedverkan i liten utsträckning. Från och med hösten 2005 kommer anslagen för skolmåltiderna att föras över från barn- och familjeförvaltningens centrala administration till respektive rektorsområde. Syftet är att koppla ansvaret för ekonomin till det upplevda behovet av förbättringar. Det är vanligt med långa köer i matsalarna. Som exempel kan nämnas Norrevångskolan där 800 portioner ska serveras på 120 minuter. Diskussioner 8
kring schemaläggning har förts mellan måltidspersonalen och rektor. Det sägs vara svårt att koordinera. Den personal som fått kritik för sitt bemötande har antingen har fått sluta eller praktiserat på kök som fått beröm för gott bemötande. Dessa åtgärder bedöms ha fått gott resultat. 2.8 Kostchefens funktion Kostchefen är ytterst ansvarig för att skolorna får den service som beställts, och att inga elever blir sjuka och att verksamheter uppfyller de krav som ställs i regler och bestämmelser. I kostchefens ansvar ligger även att se till att samtliga 90 medarbetare utvecklas. 3 Iakttagelser och förslag Måltidsverksamheten i Eslövs kommun är viktig för ett stort antal människor. Enligt statistik från Service & teknik äter ca 6 100 barn och elever inom förskola, grundskola och gymnasium äter skolmaten en genomsnittlig dag 2004. Detta utgör 97 procent av det totala antalet inskrivna barn och elever. Sammanfattningsvis vill vi framföra följande iakttagelser och förslag: Den statistik som presenterats från service och teknik bygger på uppgifter om antal inskrivna i början av vårterminen 2005. Att statistiken inte uppdateras kontinuerligt under terminen gör att uppgifterna snabbt blir inaktuella. Detta är särskilt tydligt för Billinge skola, Byskolan och Östra skolan och där antalet ätande är 35, 26 respektive 15 procent högre än antalet inskrivna. Att olika enheter dessutom tillämpar olika sätt att beräkna antalet serverade portioner gör detta sammantaget att värdet av statistiken om andelen ätande barn och elever starkt måste ifrågasättas. En tillförlitlig statistik är en nödvändig förutsättning för en effektiv planering. Under 2003 framfördes kritik mot hur måltidsverksamheten fungerade på vissa enheter. Hög ljudvolym och ibland oätlig mat hörde till de vanligare omdömena. Efter en rad åtgärder (bl.a. omplacering av personal och ändrad meny) har andelen elever som äter skollunchen ökat påtagligt. På Norrevångskolan åt så få som 42 procent skolmaten fem dagar i veckan och bara 28 procent åt fyra dagar per vecka 2003. Från vissa rektorer framförs klagomål på utformningen av miljön i matsalen. För att koppla ansvaret för ekonomin till det upplevda behovet av förbättringar kommer fr.o.m. hösten 2005 anslagen för skolmåltiderna att föras över från barn- och familjeförvaltningens centrala administration till respektive rektorsområde. Detta bör vara ett effektivt sätt att hantera denna fråga. 9
Det är vanligt med långa köer i matsalarna. Som exempel kan nämnas Norrevångskolan där 800 portioner ska serveras på 120 minuter. På Ekenässkolan upplever omkring 1/3 av eleverna att väntetiderna är långa eller t.o.m. mycket långa. Detta måste leda till åtgärder på dessa skolor. Att skolan säger sig ha svårt att kunna planera schemat så att alla elever kan äta i lugn och ro får inte vara ett hinder. Detta problem har hittat en lösning i andra kommuner. En annan åtgärd som bör övervägas är hur flödet i matsalen ska organiseras så att de ätande i så liten utsträckning som möjligt störs av köer och spring. Antalet serveringsdiskar och hur de placeras påverkar i hög grad flödet. I en bilaga till denna rapport finns 12 förslag från skolmatens vänners på hur en trevlig miljö kan skapas. År 2003 uppgick kostnaden per elev och år till 3 310 kr i Eslövs kommun vilket ska jämföras med 3 385 kr som är genomsnittet för länet. Den dyraste skolmaten finns i Lund och Kristianstad med 4 110 kr, och den billigaste i Tomelilla med 2 540 kr vilket utgör ca 60 procent av kostnaden i Lund. Under 2004 har förvaltningen Service & teknik gjort jämförelser av kostnaderna i Eslöv, Malmö, Lund och Kävlinge. Enligt uppgift är kostnaden per elev lägst i Eslöv, men skillnader i sättet att beräkna gör jämförelserna osäkra. 10
PRISLISTA 2005 MÅLTIDER BARN- OCH FAMILJENÄMNDEN Typ av måltid Pris 2005 Budget 2005 antal portioner Lunch, förskola, grundskola 18,55 841.000 Pedagogiska måltider 18,55 55.000 Mellanmål i matsal 8,00 60.000 Specialkost, förskola, 32,50 45.000 grundskola Specialkost, mellanmål 10,00 500 Personallunch 37,00 Lättlunch (soppa) 25,00 Omsättning specerihandel 1.400.000 Skolmatens vänners 12 idéer för hur du skapar en trevlig måltidsmiljö 1. Meny-tavla Presentera veckans matsedel utanför skolrestaurangen eller på någon central plats i skolan. Häng upp förskolans matsedel på en tydlig plats där föräldrar som hämtar och lämnar barn lätt kan se och läsa den. Presentera också maten på ett säljande sätt. Klipp ut eller rita vad lunchen ska bestå av och häng i en plastmapp på avdelningen så att även små barn kan förstå vilken mat som serveras. Ett tips är att barnen gör detta tillsammans med den pedagogiska personalen. 11
2. Skylta med dagens måltid Visa hela måltiden med tillbehör som sallad, bröd, mjölk och vatten. Lägg upp maten fräscht på en tallrik så att barn/elever/vuxna kan se hur proportionerna är tänkt för en normalportion. Exponera måltiden på lämpligt ställe. Se till att portionen inte ser torr och oaptitlig ut efter att ha stått framme en tid. 3. Köer och flöden Organisera flödet i matsalen så att de ätande i så liten utsträckning som möjligt störs av köer och spring. Köer utanför matsalen stör mindre. Tänk på att antalet serveringsdiskar och hur de placeras i hög grad påverkar flödet. Anordna tillräckligt många serveringsstationer av bröd, sallad, matfett, mjölk och vatten. 4. Mat på lämplig tid Vid schemaläggning och planering är det viktigt att anpassa mattiden till den barn/elever mår bäst av. Fundera även på om det är praktiskt genomförbart att schemalägga lunchen med start tidigast klocka elva, att lunchen serveras vid samma tid varje dag och att det finns tid att äta i minst 20 minuter. 5. Möblering Valet av bord påverkar rummets karaktär. Runda bord ger ofta ett vänligare intryck medan fyrkantiga bord kan upplevas som tråkiga. Ett rum fyllt med bara den ena eller andra sorten ser gärna tråkigt ut och blir svårt att orientera sig i. Bästa lösningen är att blanda rektangulära och runda bord i en väl genomtänkt möblering. Huller om buller blir det enbart rörigt. Att sitta bekvämt är viktigt för att maten ska upplevas positiv och att det finns tillräckligt många stolar i förhållande till matgäster. En bra stol har ryggstöd och kort karm. Den går att hänga på bordet för städning och lätt tas ner om man sedan vill sitta vid bordet. 6. Belysning Lysrörsbelysning förvränger ofta färgupplevelsen och kan ha en förödande inverkan på utseendet av maten som serveras. Glödlampor får normalt mat att se godare ut. Bäst är två sorters belysning. Lysrör för lokalvård etc, glödlampor för matgäster. 7. Akustik Trämöbler och möbeltassar motverkar en för hög ljudnivå. I stora rum kan dämpande plattor i taket behövas för att minska ljudnivån. Ljusa gardiner i fönstrets hela höjd förbättrar akustiken samtidigt som dagsljuset blir bra. Undvik helst ga r- dinkappor. 12
8. Utsmyckning Duk och/eller blomma på bordet visar omtanke om matgästen. Värmeljus under den mörka årstiden kan bidra till en trivsam miljö. Om maten hämtas på en bricka bör dess färg vara neutral utan att vara tråkig. En bricka med stark färg kan få maten att se blek och smaklös ut. Även tallrik och glas bör väljas med omsorg för att maten ska se god ut. Dekorera gärna med tavlor eller annan trevlig konst. 9. Snyggt och rent Tillämpas självtagning se då till att det hela tiden är snyggt och prydligt. Hantering av rester och disk bör ske på ett sådant sätt att det inte ser geggigt ut och påverkar trevnaden. Försök att anordna diskinlämning bakom en skärm Om matgästen lämnar brickor i ett brickställ så välj ett som är utformat så att brickorna döljs. Om porslin och rester ska sorteras se till att de olika momenten är så logiska så att rätt sak hamnar på rätt plats. 10. Överraska då och då Överraskningar är också ett sätt att skapa en festlig atmosfär kring maten. Ett annat sätt är temaaktiviteter som kan glädja. Till exempel Skördefest, Måltidens dag, Kanelbullens dag och Skolmjölkens dag. 11. Valfrihet Servera olika slags bröd, mjölksorter och grönsaker. Använd olika skålar för grönsakerna. I skolan minst två olika lagade rätter, plus vegetariskt alternativ. 12. Lyssna på matgästerna Ta reda på vad de tycker om maten. Det går då att få uppslag till förbättringar. Utlys en tävling där varje klass/avdelning får sammanställa en veckomatsedel. Bästa förslag vinner och får pris. Häng upp en idélåda och inhämta synpunkter. SkolmatensVänner 13