www.pwc.se Revisionsrapport Viktor Prytz Carl-Magnus Stenehav Cert. kommunal revisor Hemvårdsnämnden Granskning verksamhetsberättelse Halmstads kommun
Innehållsförteckning 1. Sammanfattning... 1 2. Inledning... 2 2.1. Bakgrund... 2 2.2. Metod... 2 3. Granskningsresultat... 3 3.1. Verksamhets- och målredovisning... 3 3.2. Driftredovisning... 4 3.3. Investeringsredovisning... 5 3.4. Prognoser... 5 3.5. Intern kontroll... 6 3.6. Övrigt... 6 Halmstads kommun
1. Sammanfattning har på uppdrag av revisorerna i Halmstads kommun granskat Hemvårdsnämndens verksamhetsberättelse för 2014. Förutom en obligatorisk granskning av kommunens årsredovisning har revisorerna beslutat att även mer specifikt granska några utvalda nämnders redovisningar. För 2014 har således bl.a. Hemvårdsnämnden valts ut. Efter genomförd granskning gör vi följande bedömningar: Vi bedömer att redovisningen av målen i huvudsak sker ändamålsenligt. Likt tidigare år rekommenderar vi att redovisningen kompletteras med historiska utfall för att ytterligare utveckla redovisningen. I de fall nämnden inte bedömer målet eller mättetalet som uppnått rekommenderar vi att redovisningen kompletteras med vilka åtgärder som krävs för att målet/mätetalet ska uppfyllas. Vi bedömer att verksamhetsberättelsen i huvudsak lämnar ändamålsenliga kommentarer och analyser till årets resultat både jämfört med budget och 2014 års utfall. Verksamhetsstatistik lämnas för de flesta enheter och kommentarer till resultatet görs inom samtliga enheter. Vi bedömer att nämndens ekonomiska prognoser under året i huvudsak beaktat kända händelser. Vi bedömer att samtliga av nämndens intern kontrolmoment har granskats och redovisats. Fjorton kontrollmoment uppges vara genomförda och i sju fall redovisas avvikelser mot kontrollmomenten. Vi anser att redovisningen utvecklas avseende åtgärdsförslag vid uppkomna avvikelser. Halmstads kommun 1 av 7
2. Inledning har på uppdrag av Halmstads kommuns revisorer granskat Hemvårdsnämndens verksamhetsberättelse för 2014. Förutom en obligatorisk granskning av kommunens årsredovisning har revisorerna beslutat att även mer specifikt granska några utvalda nämnders redovisningar. För 2014 har således bl.a. Hemvårdsnämnden valts ut. 2.1. Bakgrund I den kommunala redovisningslagen (KRL) regleras externredovisningen för kommuner och landsting. I lagen finns bestämmelser om årsredovisningen. Vidare regleras den kommunala redovisningen av uttalanden från Rådet för kommunal redovisning (RKR) och i tillämpliga delar av Redovisningsrådet och Bokföringsnämndens normering. Revisorerna har bl.a. till uppgift att pröva om verksamheten sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredställande sätt, om räkenskaperna är rättvisande och om den interna kontrollen som görs inom nämnden är tillräcklig. Revisorerna har bl. a. till uppgift att pröva om räkenskaperna är rättvisande. Inom ramen för denna uppgift bedöms om årsredovisningen är upprättad i enlighet med lag om kommunal redovisning (kap 3 8). Vidare ska revisorerna enligt kommunalagen (9:9a) bedöma om resultatet enligt årsredovisningen är förenligt med de mål fullmäktige beslutat om. Kommunen kan även ha egna riktlinjer för Årsredovisningens upprättande som ska följas. Formellt är Kommunstyrelsen revisionsobjekt som enligt kommunallagen är ansvarig för årsredovisningens upprättande. Till sin grund för bedömningen har revisorerna beslutat att även mer specifikt granska några utvalda nämnders redovisningar. Nämndernas redovisning, ska enligt kommunallagen utformas på det sätt som fullmäktige bestämmer. För 2014 har således Hemvårdsnämnden valts ut. Granskningen avseende nämnden sker avseende verksamhetens ekonomiska utfall, nämndens verksamhetsmål och intern kontroll. 2.2. Metod Vi har tagit del av Hemvårdsnämndens verksamhetsplan 2014-2016 och verksamhetsberättelse 2014, liksom Planeringsdirektiv med budget 2014-2016 för Halmstads kommun, delårsrapport, övriga ekonomirapporter samt stadskontorets bokslutsanvisningar. Granskningen har företrädesvis koncentrerats på nämndens verksamhetsberättelse och ekonomisk uppföljning under året. Vi har även tagit del av redovisning av intern kontroll. Intervju har skett med förvaltningschef, utvecklingschef och tillförordnad ekonomiansvarig. Rapporten är sakavstämd med berörda tjänstemän. Halmstads kommun 2 av 7
3. Granskningsresultat 3.1. Verksamhets- och målredovisning Av KL 3:15 framgår att nämnderna ska redovisa till fullmäktige hur de fullgjort sina uppdrag, samt att fullmäktige beslutar om omfattningen av redovisningen och formerna för den. I stadskontorets bokslutsanvisningar anges att det i verksamhetsredovisningen ska finnas en beskrivande del som tar upp dels viktiga händelser under det gångna året, dels ett framtidsperspektiv samt nyckeltal för verksamheterna. Redovisningen utgår från respektive målområde. Vidare ska viktiga händelser beskrivas med utgångspunkt från relevant målområde. Nämnden ska göra en bedömning av om målet/målen kommer att uppnås eller inte uppnås. Vidare ska nämnden beskriva vilka åtgärder som krävs i det fall målet inte uppnåtts. I nämndens verksamhetsberättelse redovisas de verksamhetsmål som nämnden formulerat utifrån fullmäktiges övergripande och konkretiserade mål. I verksamhetsplan 2014-2016 har hemvårdsnämnden formulerat verksamhetsmål inom följande fem av fullmäktiges nio målområden: Demokrati och dialog Miljö och energi Näringsliv och arbetsmarknad Omsorg och stöd Trygghet, säkerhet och folkhälsa Kopplat till ett konkretiserat mål eller direkt till fullmäktiges övergripande mål anger nämnden egna verksamhetsmål, aktiviteter och eventuellt nyckeltal samt målvärde för detta. Av de åtta verksamhetsmål som har redovisats bedömer nämnden att sju mål har nåtts eller kommer att nås. Ett mål bedöms inte som uppnått. Samtliga verksamhetsmålen grundar sig på mätbara målvärden. När det gäller fullmäktiges övriga prioriteringar sker ingen särskild redovisning. Enligt uppgifter beaktas fullmäktiges övriga prioriteringar i samband med arbetet med verksamhetsplanen Vi bedömer att redovisningen av målen i huvudsak sker ändamålsenligt. Likt tidigare år rekommenderar vi att redovisningen kompletteras med historiska utfall för att ytterligare utveckla redovisningen. I de fall nämnden bedömer målet som inte uppnått rekommenderar vi att redovisningen kompletteras med vilka åtgärder som krävs för att målet/mätetalet ska uppfyllas. Halmstads kommun 3 av 7
3.2. Driftredovisning Hemvårdsnämnden redovisar en positiv avvikelse mot budget på 2,6 mnkr (fg. år 9,4 mnkr). Inför 2014 förväntades ett överskott med ca 10 mnkr med anleding av att nämnden fått 5 mnkr i budgetmedel avseende hyreskostnad för Olsgården och 5 mnkr för Sofieberg-Kvarnlyckan övrig drift. Nämnden har under året inte blivit debiterade någon hyreskostnad. Detta innebär att nämndens uppvisar ett negativt resultat för året på 7,4 mnkr. Nedan följer en närmare redovisning av nämndens verksamheter, en förändring mellan åren har skett avseende intraprenad som för under 2014 redovisas som egen verksamhet. Verksamhet, mnkr netto Bokslut 2013 Budget 2014 Utfall 2014 Budget- avv 2014 Särskilt boende 339,5 276,3 264,1 12,2 Intraprenad - 91,9 91 0,9 Hemtjänst 370 366 379,1-13,1 Äldreomsorg stab 23,6 28,2 25,8 2,4 Hemsjukvård och förebyggande vht 159 159,2 167,5-8,3 Myndighetsenheten 15,5 16,6 19,2-2,6 Bemanning 8,1 8,1 10,2-2,1 Fortbildning i egen regi 3,5 5,5 5,5 0 Förvaltningsövergripande 40,9 40,6 27,4 13,2 Summa 960,1 992,4 989,8 2,6 Särskilt boende Verksamheten redovisar ett positivt resultat på 12,2 mnkr som i huvudsak förklaras av att hyreskostnader motsvarande 5 mnkr inte debiteras trots budgetmedel samt 5 mnkr för Sofieberg-Kvarnlyckan övrig drift. Hemtjänsten Hemtjänsten ink privata utförare redovisar ett underskott på 13,1 mnkr. Antalet hemtjänsttimmar har ökat med 3,8 % jämfört med 2013 och uppgår till 799 205. Av dessa uppgick de kommunala hemtjänsttimmarna till ca 87 %. Intäkterna överstiger budget med 10,4 mnkr och beror till största del av såld vård. Personalkostnaderna har ökat med 3,8 % och uppvisar en budgetavvikelse med 19,4 mnkr. Enligt förvaltningen pågår ett arbete med att effektivisera planering och arbeta så att detta överensstämmer med den schablontid på insatser som biståndsenheten beviljar. Äldreomsorg stab Äldreomsorg stab avser bl.a. ledning, administrativ personal, friskvård/hälsofrämjande åtgärder, arbetskläder och facklig tid. Verksamheten redovisar ett överskott om 2,4 mnkr som till största del kan hänföras till att införandet av arbetskläder inte kommit igång i full drift under året, utan påbörjats succesivt. Halmstads kommun 4 av 7
Bemanningsenheten Bemanningsenheten redovisar ett underskott på 2,1 mnkr. Antalet sommarvikarier har ökat från 695 vikarier till 835 vikarier jämfört med förgående år. Under resten av året har antalet ökat från 220 till 340 jämfört med förgående år. Hemsjukvård och förebyggande verksamhet Verksamheten redovisar ett underskott på 8,4 mnkr och förklaras av att personalkostnaderna redovisar ett underskott på 11,2 mnkr. En procentuell personalkostnadsökning på ca 9 % jämfört med förgående år. De ökade personalkostnaderna beror delvis på avtalsrörelse men framförallt på volymökningar avseende nattpatrullen samt såld vård till Region Halland. Intraprenad Intraprenadverksamheterna uppvisar ett positivt resultat på 0,9 mnkr. Myndighetsenheten Enheten redovisar en budgetavvikelse på -2,6 mnkr och förklaras i huvudsak av kostnaden för utomkommunal vård och utskrivningsklara patienter. Totalt har dessa kostnader ökat från 3,0 mnkr 2013 till 6,8 mnkr 2014. Förvaltningsövergripande Nettoresultatet för de förvaltningsövergripande verksamheterna visar på ett överskott på 13,2 mnkr och beror främst på överskottet på oförutsedda omvärldshändelser, 7,5 mkr. På förvaltningsövergripande inkluderas även ett överskott på 0,7 mkr för IT-kostnader och ett överskott på intäkter främst hyresoch avgiftsintäkter på 4,1 mkr. Vi bedömer att verksamhetsberättelsen i huvudsak lämnar ändamålsenliga kommentarer och analyser till årets resultat både jämfört med budget och 2014 års utfall. Verksamhetsstatistik lämnas för de flesta enheter och kommentarer till resultatet görs inom samtliga enheter. 3.3. Investeringsredovisning Hemvårdsnämndens investeringsbudget för 2014 uppgick till 8,6 mnkr, där 6,0 mnkr (70 %) har förbrukats. Avvikelsen beror på att avsatta medel för inventarier avseende Kvarnlyckan och Sofieberg inte slutförts. Vi bedömer att investeringsredovisningen i all väsentlighet ger en rättvisande bild av hur utfallet förhåller sig till fullmäktiges budget. 3.4. Prognoser Vi har tagit del av de ekonomiska prognoser som redovisats till Kommunstyrelsen. Prognoserna har under året varierat mellan +1,1 och +10,8 mnkr. I årets första uppföljning prognostiserade verksamheten en positiv avvikelse på 5,0 mnkr med anledning av uteblivna hyreskostnader. Under året förbättrades Halmstads kommun 5 av 7
prognosen med anledning av förbättringar inom äldreboendeverksamheten. Under sommaren och hösten försämrades prognosen med anleding av ökade kostnaderna för utskrivningsklara patienter samt personalkostnader med anledning av ökade vårdinsatser. Vi bedömer att nämndens prognoser under året i huvudsak beaktat kända händelser. 3.5. Intern kontroll Nämndens internkontrollplan för 2014 har redovisats till nämnden i samband med redovisning av verksamhetsberättelsen. Planen innehåller tre olika processer med tillhörande kontrollmoment. Processerna är verksamhet, ekonomi och administration/it. Kontrollmomenten omfattar bl.a. hur fungerar vården i livets slut, informationsöverföring, hur fungerar vård och omsorg nattetid, tillgänglighet, fotolegitimation, genomförandeplan, inköp, loggar behörigheter. Samtliga fjorton kontrollmoment uppges vara genomförda och i sju fall redovisas avvikelser mot kontrollmomenten. I de fall där avvikelser redovisas har åtgärder till begränsad del redovisats. Vi bedömer att samtliga kontrollmoment har granskats och redovisats till nämnden. Vi anser att redovisningen utvecklas avseende åtgärdsförslag vid uppkomna avvikelser. 3.6. Övrigt Antalet genomsnittliga sjukdagar per medarbetare fortsätter att öka från 29,2 till 31,5 jämfört med 2013. Även den totala sjukfrånvarotiden ökar från 7,5 % till 8,4 %. Framtidens hemsjukvård i stort sett all vård och rehabilitering i hemmet kommer att utföras av kommunen. Införandet sker från 2015-04-07. Beslutet innebär nya patientgrupper med mer specialiserad vård och patienter med korta enstaka hembesök som insats samt fler som blir hemsjukvårdspatienter. En gemensam nämnd ska följa utvecklingen av hemsjukvården i Halland. För Halmstads del innebär Framtidens hemsjukvård ett ökat antal patienter och ett ökat antal hembesök vilket medför kostnader för nyanställning av leg personal, ny lokal samt kringutrustning som datorer och bilar mm. Enligt intervjuerna beskrivs ansvar och roller för inblandade som oklart. SOSFS2012:12, SOSFS 2013:27, föreskrifterna från Socialstyrelen träder i kraft under 2015 och förvaltningen fortsätter att förbereda sig på att möta de krav som anges för att hemvårdsnämndens verksamheter ska uppfylla kraven i socialtjänstlagstiftningen. Halmstads kommun 6 av 7
E-Hälsa, öka användningen av e-tjänster inom socialtjänsten för att stödja och underlätta för den enskilde samt att effektivisera verksamheten, andelen av berörd personal inom socialtjänsten som har tillgång till säker roll- och behörighetsidentifikation (SITHS-kort, ID-kort med elektronsikt certifikat) samt andelen av berörd personal inom socialtjänsten som kan dokumentera och komma åt information mobilt. Man vill också öka användningen av Nationell Patientöversikt, både kunna ta del av och tillgängliggöra information och andelen digitala trygghetslarm. Välfärdsteknik, planering inför ett ev. införande av välfärdsteknologi eller ehemtjänst i Halmstads kommun kommer att påbörjas. Det innebär att en del av Halmstads hemtjänstkunder kan förses med digitala tjänster som t ex. meddelandetjänst och digital nattillsyn. Heroma, införandet av nytt HR-system som ska ersätta de delar som idag ligger i Agresso. Arbetet innebär en digitalisering där medarbetare ska hantera allt mer i HR-systemet. Blanketter och självservice kommer att finnas tillgängligt och ersätter dagens hantering. Arbetet kommer att ställa krav på chefer, användare och vår IT-miljö. Hälsofrämjande arbete, det pågående arbetet med hälsofrämjande insatser kommer att vara än mer prioriterat under 2015. Utvärdering görs av olika projekt t ex. projektet med träning på arbetstid och projektet med samarbete kring tidiga insatser vid sjukskrivning tillsammans med Försäkringskassan. 2015-02-25 Carl-Magnus Stenehav Projektledare /uppdragsledare Halmstads kommun 7 av 7