Revisionsrapport 2014 Genomförd på uppdrag av revisorerna februari-mars 2015. Granskning av medelsförvaltning Landstinget Västernorrland

Revisionsrapport 2014 Genomförd på uppdrag av revisorerna februari-mars 2015 Granskning av medelsförvaltning Landstinget Västernorrland

Innehåll 1. Sammanfattning...4 2. Inledning...9 2.1. Bakgrund... 9 2.2. Syfte och avgränsning... 9 2.3. Revisionsfrågor... 9 2.4. Revisionskriterier... 10 2.5. Ansvarig nämnd... 10 2.6. Genomförande och avgränsningar... 10 3. Regelverket för medelsförvaltning...11 3.1. Granskningens omfattning... 11 3.2. Läsanvisning... 11 3.3. Kommunallagen om medelsförvaltning... 11 3.4. Organisation och syfte med medelsförvaltning i landstinget Västernorrland... 11 3.5. Iakttagelser... 12 3.6. Våra bedömningar regelverket för medelsförvaltning... 15 3.7. Rekommendationer/förbättringsförslag regelverket för medelsförvaltning... 18 4. Hur bedrivs landstingets finansiella verksamhet?...22 4.1. Organisation för medelsförvaltning... 22 4.2. Ansvarsfördelning för medelsförvaltning... 23 4.3. Uppföljning och rapportering till styrelse och fullmäktige... 25 4.4. Styrelsens beslut 2014 om beredning av årlig omprövning av policy... 28 5. Är den interna kontrollen tillräcklig avseende medelsförvaltningen...31 5.1. Kommunallagen om intern kontroll... 31 5.2. Policyn om intern kontroll... 31 5.3. Kontroller som genomförs... 31 5.4. Våra bedömningar... 31 5.5. Rekommendationer/förbättringsförslag intern kontroll... 31 6. Medelsförvaltningen 2014 kontra mål/avkastningskrav...32 6.1. Mål för medelsförvaltningen enligt landstingets Finansiella policy... 32 6.2. Iakttagelser... 32 6.3. Våra bedömningar... 33 6.4. Rekommendationer/förbättringsförslag förvaltning kontra mål/avkastningskrav... 33 7. Bedrivs medelsförvaltningen inom de ramar som policyn ställer upp...33 7.1. Granskningens omfattning... 33 7.2. Iakttagelser... 34 7.3. Våra bedömningar... 35 7.4. Rekommendationer/förbättringsförslag bedrivs förvaltningen inom policyns ramar.. 35 8. Rapporteringens utformning och innehåll...36 8.1. Granskningens omfattning... 36 8.2. Iakttagelser... 36 8.3. Våra bedömningar... 38 2

8.4. Rekommendationer/förbättringsförslag rapporteringens utformning och innehåll... 38 9. Sammanfattande bedömning och förbättringsområden...39 9.1. Identifierade förbättringsområden/rekommendationer:... 40 Bilagor: Bilaga 1 Källförteckning Bilaga 2 Begreppsförklaring 3

1. Sammanfattning EY har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Landstinget Västernorrland genomfört en granskning av medelsförvaltningen inom landstinget. Syftet med granskningen har varit att bedöma om landstingets medelsförvaltning bedrivs så att kraven på god avkastning och betryggande säkerhet uppnås. Vi vill framföra att denna rapport främst är av avvikelsekaraktär, vilket innebär att väl fungerande förhållanden inte kommenteras i samma omfattning som noterade brister eller förbättringsområden. Vår sammanfattande bedömning är att landstingets medelsförvaltning inte fullt ut bedrivs så att kraven på god avkastning och betryggande säkerhet uppnås. Detta mot bakgrund av nedanstående synpunkter. Landstingets regelverk är inte fullt ut utformat i enlighet med kommunallagens krav. De avvikelser som noteras framgår av tabellen nedan. Vår bedömning är att den finansiella verksamheten mot bakgrund av de noteringar som gjorts kring uppföljning och rapportering samt beredning av policy inte fullt ut bedrivs ändamålsenligt. Likviditetsförvaltningen var per 2014-12-31 inte inom policyns limiter för kreditexponering. I övrigt bedömer vi att förvaltningen i stort bedrivs med beaktande av de mål och risker som regleras i policyn. Vi har även sett brister i den interna kontrollstrukturen kopplat till brister i återrapportering av viktiga ekonomiska transaktioner till landstingsstyrelsen, som är ansvarigt organ, samt regleringar kring detta i policyn. Vår sammanfattande bedömning är som beskrivits ovan att det finns delar i landstingets Finansiella policy som avviker från vad kommunallagen föreskriver. Dessa kan sammanfattas enligt nedan: KL föreskriver att det i föreskrifterna ska ingå reglering om: Avvikelser från kommunallagens föreskrifter avser enligt vår bedömning Organisation Fullmäktige fastställer och omprövar föreskrifter för medelsförvaltning enligt vad kommunallagen reglerar. Landstingets policy avviker från kommunallagen vad avser detta, då landstingsstyrelsens arbetsutskott tillåts besluta om mindre ändringar av policyn. Kommunallagen anger att landstingsstyrelsen eller annan nämnd ska ha ansvaret för medelsförvaltningen. I Landstinget Västernorrland omfattar medelsförvaltningen ca 1 500 mkr, varför styrelsen har ett stort ansvar. Vår bedömning är att beslut av sådan väsentlig art hanteras och beslutas av landstingsstyrelsen. Ansvaret enligt Finansiell policy i landstinget åligger i flertalet frågor landstingsstyrelsens arbetsutskott, vilket inte är i överensstämmelse med kommunallagens föreskrifter. Ärenden av principiell art beskrivs i policyn åligga landstingsstyrelsen. Detta är inte förenligt med vad kommunallagen föreskriver, utan ärenden av principiell art bedömer vi ligga inom fullmäktiges uppgifter. Hur uppföljning och kontroll ska ske För pensionsmedelsförvaltningen framgår det inte av landstingets Finansiella policy hur uppföljning och kontroll ska ske, vilket är i strid med vad kommunallagen föreskriver. Det som bör framgå är hur uppföljning ska ske, samt vilka kontroller och rutiner som bör finnas. 4

Ompröva föreskrifter Kommunallagens förarbeten beskriver att styrelsen minst en gång per år ska genomföra en ingående utvärdering av placeringsverksamheten. Någon sådan reglering, återfinns inte i landstingets Finansiella policy. I policyn saknas även föreskrifter kring kommunallagens reglering om prövning av årlig översyn av föreskrifterna. Vad gäller Landstinget Västernorrlands operativa placering av medel är vår bedömning att den bedrivs så att kraven på god avkastning och betryggande säkerhet i placeringarna i huvudsak uppnås, där betryggande säkerhet i viss utsträckning prioriteras framför god avkastning. Styrelsens uppföljning behöver dock stärkas. Vi uppmanar landstingsstyrelsen att inför fullmäktige bereda frågan om uppdatering av landstingets Finansiella policy vad avser ovan identifierade avvikelser från kommunallagen. Vi rekommenderar att Landstingsstyrelsen beaktar våra övriga noteringar och rekommendationer för att säkerställa att policyn uppfyller kraven enligt kommunallagen. I rapporten besvaras uppställda revisionsfrågor under respektive stycke. Sammanfattande svar på respektive revisionsfråga redovisas nedan: 1) Har landstingets regelverk för medelsförvaltning utformats på ett tillfredsställande sätt? Vår bedömning är att landstingets Finansiella policy inte är tillräckligt tydlig vad gäller roller och ansvar och att det finns delar som avviker från vad kommunallagen föreskriver enligt vad som beskrivits ovan. Vi bedömer att det i policyn är lämpligt att reglera att en översyn ska genomföras med viss angiven periodicitet, utöver nuvarande bestämmelse att policyn löpande ska hållas uppdaterad. Vi bedömer att policyn bör reglera agerande och rapportering vid avvikelser från policyn. Vidare har vi i vår rapport gjort bedömningar gällande reglering i policyn kring likviditets-, pensions- och skuldförvaltning, vilka bör åtgärdas. 2) Hur bedrivs landstingets finansiella verksamhet? a) Hur ser organisationen för medelsförvaltning ut? Enligt gällande policy sker finanshantering i Landstinget Västernorrland organisatoriskt på politisk nivå främst genom fullmäktige, landstingsstyrelsen och landstingsstyrelsens arbetsutskott. Landstingsstyrelsens arbetsutskott utgör enligt policyn rapporteringsmottagare och den som beslutar om mindre ändringar av policyn. Policyn fastställs av fullmäktige. Vid vår granskning har vi erfarit att landstingsstyrelsens arbetsutskott har sedan 2011 ersatts av Finansutskottet i dessa frågor. Enligt landstingets hemsida ligger finansutskottet organisatoriskt under landstingsstyrelsen och har till uppgift att ha en samordnande roll i de ärenden som bereds av landstingsstyrelsen för beslut av landstingsfullmäktige. Dit hör bland annat delårsrapporter, årsredovisning, budget och landstingsplan. På tjänstemannanivå hanteras frågorna av ekonomidirektören och redovisningschefen. Ekonomidirektör fattar det formella beslutet och har den verkställande delegationen för medelsförvaltning inom ramen för landstingets finansiella policy. 5

b) Följer ansvarsfördelningen vad fullmäktige föreskriver i landstingets regelverk för medelsförvaltning? Vår bedömning är att ansvarsfördelningen följer vad fullmäktige föreskriver i landstingets Finansiella policy, förutom vad gäller det som föreskrivs om landstingsstyrelsens arbetsutskott. Dessutom följer policyns reglering om styrelsens rätt att besluta i frågor av principiell art, inte vad kommunallagen föreskriver. c) Hur genomförs uppföljning och rapportering till styrelse och fullmäktige? Av vem? Följer detta vad policyn föreskriver? Vi bedömer att det är svårt att utläsa om Finansutskottet och landstingsstyrelsen särskilt diskuterat och bedömt vissa frågor i finansrapporteringen mot bakgrund av den knapphändiga informationen i protokollen. I policyn definieras rapportering till landstingsstyrelsens arbetsutskott ska göras månatligen utifrån vissa parametrar. Vid vår granskning har vi noterat att det av protokoll från finansutskottet (som övertagit landstingsstyrelsens arbetsutskotts roll vad gäller medelsförvaltningen i praktiken) inte framgår att någon sådan månatlig rapportering gjorts under 2014. För pensionsmedelsförvaltning regleras i Kommunallagen att det i de särskilda föreskrifterna ska anges hur uppföljning och kontroll av förvaltningen ska ske. Av Landstinget Västernorrlands finansiella policy framgår inte några föreskrifter om uppföljning av pensionsmedelsförvaltningen. Vid vår granskning har vi noterat att det inte heller genomförs någon uppföljning av genomförda placeringar, vilket är en brist ur ett internkontrollperspektiv. Vid vår granskning har vi även noterat att det av protokoll inte tydligt framgår vilket styrelsens beslut kring utvärdering av placeringsverksamheten och omprövning av föreskrifterna är. För likviditetsförvaltningen föreskriver policyn att uppföljningen för året görs i finansieringsanalysen. Några ytterligare kommentarer kring rapportering och uppföljning vad gäller likviditetsförvaltningen föreskrivs inte. Vad gäller skuldförvaltningen gäller att några föreskrifter för rapportering och uppföljning inte återfinns i policyn. d) Hur ser styrelsens beslut under 2014 om beredning av årlig omprövning av föreskrifter för medelsförvaltning inför fullmäktige ut? Vår granskning visar att av styrelsens protokoll under 2014 framgår inte att några styrelsebeslut om beredning av årlig omprövning av föreskrifter för medelsförvaltning har tagits. Vi har även noterat att föreskrifterna i Finansiell policy bör uppdateras, då landstingsstyrelsens arbetsutskott inte finns organisatoriskt sedan flera år. Enligt uppgift har detta ersatts av Finansutskottet när det gäller finansförvaltningen. I den finansiella policyn bör regleras att en översyn av policyn ska genomföras med en i förväg angiven periodicitet, utöver nuvarande bestämmelse att policyn ska löpande hål- 6

las uppdaterad. Det är lämpligt att landstingsstyrelsen med viss periodicitet bereder frågan om översyn av policy inför fullmäktige, som bör fatta det formella beslutet. e) Hur ofta gör styrelsen en utvärdering av placeringsverksamheten? Vad omfattar denna? Vår granskning visar inte på att någon utvärdering av placeringsverksamheten har gjorts. 3) Är den interna kontrollen tillräcklig avseende medelsförvaltningen? I den interna kontrollstrukturen ingår återrapportering av viktiga ekonomiska transaktioner. Vår bedömning är att den månatliga återrapportering som föreskrivs kring medelsförvaltningen, inte framgår av protokoll från finansutskottet (som övertagit landstingsstyrelsens arbetsutskotts roll vad gäller medelsförvaltningen i praktiken) under 2014. För pensionsmedelsförvaltning regleras i Kommunallagen att det i de särskilda föreskrifterna ska anges hur uppföljning och kontroll av förvaltningen ska ske. Av Landstinget Västernorrlands finansiella policy framgår inte några föreskrifter om uppföljning av pensionsmedelsförvaltningen. Vid vår granskning har vi noterat att det inte heller genomförs någon uppföljning av genomförda placeringar, vilket är en brist ur ett internkontrollperspektiv. Vår bedömning är även att förbättringar kan göras, då de kontroller som genomförs löpande inom medelsförvaltningen inte dokumenteras. 4) Har medelsförvaltningen under 2014 nått det mål/avkastningskrav som fullmäktige satt upp med medelsförvaltningen? Pensionsförvaltningen har inte fullt ut nått uppsatt operativt mål. Placering av medel inom likviditetsförvaltningen görs inte i någon större omfattning och genomförs för att öka avkastningen. Gällande beaktande av krav på säkerhet, notera våra kommentarer gällande överträdelse av limiter per 2014-12-31, samt limiternas utformning. Vad gäller övriga områden som regleras i policyn kan vi inte kvantifiera utfallet i förhållande till mål. 5) Bedrivs medelsförvaltningen inom de ramar som policyn ställer upp? Efterlevnaden har kontrollerats vid tidpunkterna 31/12 2013 och 31/8 2014. Vi bedömer att medelsförvaltningen i stort bedrivs med beaktande av de risker som regleras i policyn, med en medvetenhet om och beaktande av risker utöver de som regleras i policyn. Vi noterar dock att kreditexponeringen avseende ratingkategorin Svenska banker och helägda dotterbolag överskrids per 2014-12-31. Vi noterar även att i vissa fall föreligger ingen rapportering trots att policyn innehåller regleringar som borde följas upp i rapporteringen. 6) Rapporteringens utformning och innehåll är rapporten tillräckligt utvecklad så att den uppfyller policyns krav och är den tillräckligt informativ? Vi bedömer att policyn och rapporteringen behöver utvecklas. Vi anser att policyn bör ange omfattning och periodicitet gällande rapportering för alla i policyn ingående delar. Rapporteringen avseende pensionsförvaltningen sker inte i enlighet med angiven periodicitet, vilket är månadsvis. 7

Vi bedömer att nuvarande rapportering inte säkerställer en uppföljning av utfall enligt att uppsatta limiter och begränsningar, då rapporteringen inte i tillräcklig omfattning samordnats med policyn. Nuvarande rapportering avseende pensionsförvaltningen innehåller bra information utöver krav enligt policy. Vi har i vår granskning identifierat rekommendationer till förbättringsförslag som framgår enligt avsnitt 9.1. 8

2. Inledning 2.1. Bakgrund Kommuner och landsting ska enligt kommunallagen förvalta sina medel så att lagens krav på god avkastning och betryggande säkerhet kan tillgodoses. Fullmäktige ansvarar för att meddela föreskrifter om medelsförvaltning och pensionsmedelsförvaltning. Styrelsens uppgift är att leda och samordna förvaltningen av landstingets angelägenheter. I kommunallagen och dess förarbeten föreskrivs särskilt för pensionsmedel att fullmäktige ska meddela föreskifter för dessa och att kommunstyrelsen ingående ska utvärdera placeringsverksamheten och överväga en omprövning av föreskrifterna inför fullmäktige, minst en gång per år. I Landstinget Västernorrland förvaltades under 2013 pensionsmedel uppgående till 1 524 mkr. I av landstingsfullmäktige beslutad Finansiell policy (oktober 2004) återfinns fullmäktiges regler för hur medelsförvaltning omfattande likviditetsförvaltning, pensionsförvaltning, donationsstiftelser och skuldförvaltning ska handhas. Ansvaret för landstingets medelsförvaltning åvilar Landstingsstyrelsen. Revisorerna har i sin riskanalys beslutat genomföra denna granskning. 2.2. Syfte och avgränsning Granskningens övergripande syfte är att granska hur landstingsstyrelsen säkerställt tillämpningen av fullmäktiges förvaltningspolicy. Syftet med granskningen är att, utifrån aktuell lagstiftning, landstingets interna regelverk och fullmäktiges mål, bedöma om landstingets medelsförvaltning bedrivs så att kraven på god avkastning och betryggande säkerhet uppnås. I granskningen ingår att bedöma 1. om landstingets regelverk är utformat på ett tillfredsställande sätt, 2. om landstingets finansiella verksamhet bedrivs ändamålsenligt (organisation, ansvarsfördelning, uppföljning, rapportering etc), 3. måluppfyllelse samt 4. om medelsförvaltningen bedrivs inom de ramar som framgår av landstingsfullmäktiges policy I granskningen ingår även att analysera och värdera förekommande rapportering samt att bedöma om den interna kontrollen är tillfredsställande. 2.3. Revisionsfrågor Utifrån syftet med granskningen besvaras följande revisionsfrågor: 1) Har landstingets regelverk för medelsförvaltning utformats på ett tillfredsställande sätt? 2) Hur bedrivs landstingets finansiella verksamhet? a) Hur ser organisationen för medelsförvaltning ut? 9

b) Följer ansvarsfördelningen vad fullmäktige föreskriver i landstingets regelverk för medelsförvaltning? c) Hur genomförs uppföljning och rapportering till styrelse och fullmäktige? Av vem? Följer detta vad policyn föreskriver? d) Hur ser styrelsens beslut under 2014 om beredning av årlig omprövning av föreskrifter för medelsförvaltning inför fullmäktige ut? e) Hur ofta gör styrelsen en utvärdering av placeringsverksamheten? Vad omfattar denna? 3) Är den interna kontrollen tillräcklig avseende medelsförvaltningen? 4) Har medelsförvaltningen under 2014 nått det mål/avkastningskrav som fullmäktige satt upp med medelsförvaltningen? 5) Bedrivs medelsförvaltningen inom de ramar som policyn ställer upp? Härvid kontrolleras efterlevnaden vid tidpunkterna 31/12 2013 och 31/8 2014. 6) Rapporteringens utformning och innehåll är rapporten tillräckligt utvecklad så att den uppfyller policyns krav och är den tillräckligt informativ? 2.4. Revisionskriterier Med revisionskriterier avses de bedömningsgrunder som bildar underlag för revisionens analyser, slutsatser och bedömningar. Revisionskriterier kan ofta hämtas från lagar och förarbeten, föreskrifter och interna regelverk, policys och fullmäktigebeslut. I denna granskning utgörs revisionskriterierna av: Kommunallagen, främst 3, 6 och 8 kapitlet Av landstingsfullmäktige beslutade riktlinjer för medelsförvaltning s.k. Finansiell policy Fullmäktiges mål med medelsförvaltningen såsom de beskrivs i Finansiell policy 2.5. Ansvarig nämnd Granskningen avser landstingsstyrelsen. 2.6. Genomförande och avgränsningar Vår granskning har genomförts genom främst dokumentstudier av bland annat gällande Finansiell policy och uppföljningsrapportering (per 2013-12-31 och 2014-08-31). Granskningen innehåller en kontroll av utestående placeringar per 2013-12-31 och 2014-08-31, mot gällande policy. Vi har även genomfört intervjuer med nyckelpersoner såsom ekonomidirektör och redovisningschef. Granskningen omfattar inte den del av landstingets finansiella policy som avser leasing. 10

3. Regelverket för medelsförvaltning 3.1. Granskningens omfattning I detta avsnitt besvaras revisionsfrågan om landstingets regelverk för medelsförvaltning (Finansiell policy) har utformats på ett tillfredsställande sätt. Granskningen omfattar Finansiell Policy för Landstinget Västernorrland (gällande från 2008-09- 01), framöver benämnd policyn. I vår granskning har vi utgått från kommunallagens regler om medelsförvaltning. För begreppsförklaring hänvisas till Bilaga 2. 3.2. Läsanvisning I primärt detta avsnitt finns delar som är mer detaljerade och som direkt riktar sig till de inom landstinget som direkt arbetar med dessa frågor. Detta för att rapporten ska tydliggöra vilka områden som bör förbättras. Med fördel kan man läsa våra bedömningar och förbättringsförslag direkt som en sammanfattning om man så önskar. 3.3. Kommunallagen om medelsförvaltning Enligt kommunallagen ska kommuner och landsting förvalta sina medel på ett sådant sätt att krav på god avkastning och betryggande säkerhet kan tillgodoses. Fullmäktige skall meddela närmare föreskrifter om medelsförvaltningen. Dessa ska enligt förarbetena avse placering och upplåning av medel samt organisation. 1 Dessutom finns ett särskilt krav att fullmäktige meddelar särskilda föreskrifter för medel avsatta för pensionsförpliktelser. I föreskrifterna skall det anges hur medlen skall förvaltas. Därvid skall tillåten risk vid placering av medlen fastställas. Vidare skall det anges hur uppföljning och kontroll av förvaltningen skall ske. Föreskrifterna skall omprövas så snart det finns skäl för det. Ett sådant dokument är sålunda obligatoriskt för varje landsting och ska utgöra ett övergripande dokument för styrningen av hanteringen av landstingets medel. Kommunallagen föreskriver att gränsdragning mellan särskild beslutanderätt och ren verkställighet inom området för medelsförvaltning, beror bland annat på hur detaljerade anvisningar för den ekonomiska styrningen fullmäktiges föreskrifter och styrelsens kompletterande beslut innehåller. 3.4. Organisation och syfte med medelsförvaltning i landstinget Västernorrland Finansiell policy för Landstinget Västernorrland är beslutad av fullmäktige 2004-10-13 och reviderad av landstingsstyrelsens arbetsutskott 2008-09-01. Av policyn framgår att syftet är att vara ett styrinstrument och ett hjälpmedel för de som fattar dagliga finansieringsbeslut skapa förutsättningar för ett snabbt och riktigt beslutsfattande genom att definiera och klarlägga: o ansvar o befogenheter o avkastningskrav 1 Kommunallagen, Kommentarer och Praxis (SKL; SKLs jurister kommenterar lagen) 11

o regler Pensionsmedelsförvaltningen finns för att möta landstingets långsiktiga åtagande för framtida pensionsförpliktelser. Enligt gällande policy sker Finanshantering i Landstinget Västernorrland organisatoriskt på politisk nivå främst genom fullmäktige, landstingsstyrelsen och landstingsstyrelsens arbetsutskott. Landstingsstyrelsens arbetsutskott utgör enligt policyn rapporteringsmottagare och den som beslutar om mindre ändringar av policyn. Policyn fastställs av fullmäktige. På tjänstemannanivå hanteras frågorna av ekonomidirektören och redovisningschefen. 3.5. Iakttagelser Vid vår granskning har vi erfarit att landstingsstyrelsens arbetsutskott sedan flera år tillbaka har ersatts av Finansutskottet i dessa frågor. Finansutskottet ligger organisatoriskt under landstingsstyrelsen och har till uppgift att ha en samordnande roll i de ärenden som bereds av landstingsstyrelsen för beslut av landstingsfullmäktige. Dit hör bland annat delårsrapporter, årsredovisning, budget och landstingsplan. Policyn har inte ändrats efter att Finansutskottet infördes. Vi noterar att det saknas regelverk kring agerande och rapportering vid överträdelse av limiter, förutom att det inom pensionsförvaltningen regleras hur rebalansering mellan tillgångsslag ska ske samt att den årliga rapporteringen ska inkludera uppgifter om avvikelser från gällande policy. 3.5.1. Likviditetsförvaltning Tillåtna instrument Policyn reglerar vid placering av likvida medel maximal tillåten andel av likviditeten som får placeras per emittentkategori samt maximal andel av likviditeten som får placeras per emittent. Samtliga begränsningar uttrycks som en procentuell andel av likvida medel. Detta betyder att vid en större likviditet, tillåts att kreditexponeringen ökar per emittent. För emittentkategorin stater inom EU (minst AA- rating), svenska statliga verk och bolag, tillåts att 100% av de likvida medlen placeras i dessa emittenter, och att 100% placeras i en enskild emittent. För emittentkategorin svenska banker och helägda bolag tillåts att 75% av de likvida medlen placeras i dessa emittenter, och 50% av de likvida medlen kan placeras i en enskild emittent. Inget krav på rating föreligger. Vi noterar att gällande svenska företag, tillåts enbart placering i certifikat, inte i obligationer, vilket begränsar löptiden till ett år. Placeringar av likvida medel baseras på likviditetsprognos. Det finns inte reglerat tillåten maximal löptid på placeringarna. Det finns inte heller reglerat tillåten maximal ränterisk i likviditetsplaceringarna. Någon begränsning i vilka valutaslag likvida medel får placeras i finns inte. 3.5.2. Pensionsförvaltning Förvaltningen av avsatta pensionsmedel regleras i särskilt kapitel i policyn. Regleringen av pensionsförvaltningen är relativt detaljerad. 12

Mål för pensionsförvaltningen Det övergripande målet är att avsatta medel ska möta framtida pensionsförpliktelser. Kapitalet ska förvaltas så att pensionsåtagandet kan uppfyllas både i ett kortare och längre perspektiv. Förvaltningen ska bedrivas med ett långsiktigt perspektiv. Ett operativt mål har fastställts att pensionsförvaltningen över tiden ska generera en avkastning som är minst en procentenhet högre än statslåneräntan. Tillgångslag - limiter Policyn anger en normalportfölj med 30% aktier, 60% räntebärande placeringar och 10% alternativa investeringar. Placeringen av pensionsmedlen tillåts avvika från normalportföljen inom angivna intervall. Intervallen möjliggör såväl en försiktigare placeringsstrategi som en mer riskfylld strategi. Andelen räntebärande placeringar kan variera mellan 35% och 85%, aktier kan variera mellan 15% och 45% och alternativa investeringar kan variera mellan 0% och 20%. Detta får anses vara relativt breda intervall som kan ge stor skillnad i förväntad avkastning och risknivå. Benchmark De olika tillgångsslagen åsätts benchmark (index) som ska representera den marknad som investeringarna görs på. Valda benchmark är återinvesterande. Eventuellt benchmark för alternativa investeringar åsätts vid investering. Aktieinvesteringar särskilda regler Maximalt 5% av pensionsmedlen får placeras i lokala företag utanför auktoriserad fondbörs i Sverige. Dessa investeringar hänförs till aktieinvesteringar. Räntebärande värdepapper Policyn reglerar limiter för räntebärande placeringar i form av maxima tillåten andel per emittentkategori samt maximal andel per emittent. Samtliga begränsningar uttrycks som procentuell andel av placeringarna. Detta betyder att vid ett större förvaltat kapital tillåts att kreditexponeringen ökar per emittent. Likvida medel ingår i räntebärande placeringar. För emittentkategorin stater inom OECD (minst AA- /Aa3-rating), svenska statliga verk och bolag, tillåts att 100% av de likvida medlen placeras i dessa emittenter, och att 100% placeras i en enskild emittent. För emittentkategorin svenska banker och helägda bolag tillåts att 75% av de likvida medlen placeras i dessa emittenter, och 50% av ränteportföljen kan placeras i en enskild emittent. Inget krav på rating föreligger. Vi tolkar det som att begreppet bankinlåning inkluderar kontotillgodohavande och att emittentlimiterna även omfattar dessa. För stater och svenska och utländska emittenter anges limiter enligt antingen långfristig eller kortfristig rating. Vi noterar att i praktiken sker investeringar inom räntebärande placeringar i fonder. Härutöver finns tillgodohavande på kassakonton hos banker. Vi noterar att ränterisken för nominell ränteportfölj respektive real ränteportfölj regleras i policyn. 13

Alternativa investeringar Vi noterar att möjligheten finns till investeringar i s.k. alternativa investeringar. Dessa investeringar omfattas inte av limiter, index och begränsningar i policyn i övrigt. Exempel ges på olika alternativa investeringar som genom låg korrelation till övriga tillgångsslag är avsedda att minska portföljens totala risk. Strukturerade instrument Vi noterar att det gällande krediter generellt, och därmed även gällande strukturerade instrument, inte finns någon begränsning i löptid. Strukturerade instrument har ofta en sämre likviditet än traditionella räntebärande värdepapper, varför det kan vara svårare och mer kostsamt att sälja dessa instrument. Det saknas reglering om maximal exponering per emittent för strukturerade produkter. Derivat Direkta investeringar i derivatinstrument får förekomma inom alternativa investeringar och gällande eventuella valutasäkringar. Derivatinstrument inom fonder tillåts. Tillåtna motparter för derivattransaktioner regleras inte, inte heller limiter för motpartsrisk som uppstår i derivattransaktioner. Förvaltarstruktur Policyn reglerar hur stor andel av aktieportföljen som normalt förvaltas aktivt, och anger även en maximal andel aktiv aktieförvaltning på 30% av aktieportföljen. Risktolerans Vi noterar att risktoleransen utrycks som tracking error och inte i form av total standardavvikelse för portföljen. Limiter och/eller riktlinjer för tracking error anges för aktieförvaltning och ränteförvaltning. 3.5.3. Skuldförvaltning Vi noterar att lån i utländsk valuta tillåts under vissa förutsättningar. Vi noterar att lån i utländsk valuta får tas upp om räntan är mer än 1,5 procentenheter lägre än låneräntan på motsvarande svensk eller terminssäkrad finansiering vid upplåningstillfället. Vi tolkar härvid policyn som att i sådant fall får lån i utländsk valuta upptas utan att dessa lån valutasäkras. Vidare anges att lån i utländsk valuta inte får överstiga 20% av landstingets totala lånestock (exklusive kurssäkrade lån) vid upplåningstillfället. Vi noterar att ränterisk får säkras genom flertalet olika räntederivat. Vi noterar att det inte anges att finansieringen bör spridas avseende förfallostruktur, för att minska refinansieringsrisk. 14

3.6. Våra bedömningar regelverket för medelsförvaltning 3.6.1. Bedömningar kring roller och ansvar i policyn Av Kommunallagen framgår att Kommuner och landsting ska förvalta sina medel på ett sådant sätt att krav på god avkastning och betryggande säkerhet kan tillgodoses (8 kap 2 ) Fullmäktige ska meddela närmare föreskrifter om medelsförvaltningen (8 kap 3 och 3a ) och särskilda föreskrifter för förvaltningen av medel avsatta för pensionsförpliktelser. I föreskrifterna ska det anges o hur medlen ska förvaltas och o vilken risk som ska vara tillåten o hur uppföljning och kontroll av förvaltningen ska genomföras. Föreskrifterna ska ompröva så snart det finns skäl för det Kommunallagen reglerar styrelsens uppgift att leda och samordna förvaltningen av landstingets angelägenheter (6 kapitlet 1 ). Styrelsen ska uppmärksamt följa de frågor som kan inverka på landstingets utveckling och ekonomiska ställning (6 kapitlet 2 ). Av 6 kapitlet 4 Kommunallagen framgår att det särskilt åligger styrelsen att ta hand om landstingets eller kommunens ekonomiska förvaltning. Fullmäktige får besluta att en annan nämnd än styrelsen helt eller delvis skall sköta förvaltningen och verkställigheten i fråga om egendom samt verkställa fullmäktiges beslut. Fullmäktige får även besluta att en annan nämnd helt eller delvis tar hand om medelsförvaltningen (6 kapitlet 5 ). Av kommunallagens 3 kap 9 framgår att Fullmäktige beslutar i ärenden av principiell beskaffenhet eller annars av större vikt för kommunen eller landstinget, främst: 1. Mål och riktlinjer för verksamheten 2. Budget skatt och andra viktiga ekonomiska frågor Av Landstinget Västernorrlands Finansiella policy framgår att 1. policyn fastställs av fullmäktige. Mindre justeringar av policyn beslutas av landstingsstyrelsens arbetsutskott 2. ekonomidirektören ansvarar för att policyn är uppdaterad och vid förändringar redovisas till landstingsstyrelsens arbetsutskott. Landstingsstyrelsen informeras årligen om förändringar som skett av policyn. 3. rapportering angående landstingets finansiella läge ska kontinuerligt ske av ekonomioch finansavdelningen till landstingsstyrelsens arbetsutskott 4. beslut om ändringar i den finansiella policyn görs av Landstingsstyrelsens arbetsutskott 5. ärenden av principiell art behandlas av landstingsstyrelsen Vi vill här uppmärksamma att: 1. ansvaret för förvaltningen av landstingets medel ligger enligt kommunallagen på landstingsstyrelsen och kommunallagen är tydlig på att det är fullmäktiges ansvar att meddela närmare respektive särskilda föreskrifter. Enligt SKLs jurister 2 ska föreskrifterna omprövas av fullmäktige och detta så snart det finns skäl för det. Att fullmäktige i avgörande 2 Kommunallagen, Kommentarer och praxis (SKLs jurister kommenterar lagen) 15

delar överlåter till styrelsen att bestämma innehållet i föreskrifterna anses inte förenligt med kommunallagens föreskrifter i 8 kap 3 och 3a. Föreskrifterna i landstingets policy överensstämmer inte fullt ut med lagens intentioner vad gäller omprövning. 2. enligt kommunallagen (6 kap 3 ) kan varken fullmäktige eller styrelsen ge ett utskott uppgiften att ha ansvaret för medelsförvaltningen. Uppdraget kan fullmäktige endast lägga på landstingsstyrelsen eller annan ansvarig nämnd. 3. I Landstinget Västernorrland finns sedan flera år tillbaka ett Finansutskott och Landstingsstyrelsens arbetsutskott finns inte sedan flera år tillbaka. I policyn har Finansutskottets roll inte tydliggjorts. 4. Kommunallagen anger att landstingsstyrelsen eller annan nämnd ska ha ansvaret för medelsförvaltningen. I Landstinget Västernorrland omfattar medelsförvaltningen ca 1 500 mkr, varför styrelsen har ett stort ansvar. Vår bedömning är att beslut av sådan väsentlig art, hanteras och beslutas av landstingsstyrelsen. Ansvaret enligt Finansiell policy i landstinget åligger i flertalet frågor landstingsstyrelsens arbetsutskott. 5. Ärenden av principiell art beskrivs i policyn åligga landstingsstyrelsen. Detta är inte förenligt med vad kommunallagen föreskriver, utan ärenden av principiell art bedömer vi ligga inom fullmäktiges uppgifter. Mot bakgrund av vad som sagts ovan bedömer vi att policyn inte är tillräckligt tydlig och avviker från vad kommunallagen föreskriver. 3.6.2. Bedömningar kring föreskrifter i policyn Vi bedömer det lämpligt att det i policyn regleras att en översyn av policy ska genomföras med viss angiven periodisitet, utöver nuvarande bestämmelse att policyn ska löpande hållas uppdaterad. Vi bedömer att policyn bör reglera agerande och rapportering vid avvikelser från policy. 3.6.2.1 Likviditetsförvaltning Tillåtna instrument Vi bedömer att det kan vara lämpligare att utforma limiter för investeringar i enskilda emittenter till i fastställda belopp, istället för som en andel av likvida medel. Vi tror att fastställda belopp är tydligare för alla parter, enklare att arbeta efter och följa upp. Vi bedömer att policyns limiter för hur mycket som kan placeras i en emittent är i vissa fall alltför generösa. Vi bedömer framför allt att placering av hela likviditesportföljen i en enskild emittent bör vara starkt begränsad. Vi anser att investeringar ska spridas på flera olika emittenter där investeringen per emittent inte är alltför stor. Även kreditrisk avseende kontotillgodohavande bör beaktas och begränsas. Även om policyn anger att likvida medel ska placeras på ett sådant sätt att en god betalningsberedskap upprätthålls, bedömer vi det lämpligt med vissa ytterligare regleringar baserat på våra iakttagelser. 16

3.6.2.2 Pensionsförvaltning Mål för pensionsförvaltningen Vi instämmer i att det är lämpligt att pensionsförvaltning ska ske med ett långsiktigt perspektiv. Det operativa avkastningskravet på statslåneränta plus en procentenhet torde vara möjligt att uppnå med policyns tillgångsfördelning. Vi bedömer att avkastningskravet bör utformas med hänsyn till pensionsåtagandet. Med hänsyn till att valt operationellt mål baseras på aktuell statslåneränta, kommer inte målet att inkludera värderingseffekter av ränteförändring, vilket pensionsmedlens marknadsvärde inkluderar. Tillgångslag limiter Policyn anger en normalportfölj med 30% aktier, 60% räntebärande placeringar och 10% alternativa investeringar. Placeringen av pensionsmedlen tillåts avvika från normalportföljen inom angivna intervall. Vi bedömer att policyns intervall från normalportföljen är väl breda. Benchmark Vi bedömer att valda benchmark är lämpliga och vanligt förekommande. Benchmark för alternativa investeringar kan enligt vår bedömning sättas med hänsyn till karaktären på investeringen, alternativt kan totalportföljens benchmark appliceras på denna portfölj. Härigenom kan i sådant fall dessa investeringar bedömas i förhållande till sitt bidrag till totalportföljen, avseende såväl avkastning som riskdiversifiering. Policyn anger att etiska hänsyn ska tas i investeringarna och om möjligt bör detta även beaktas i benchmark. Aktieinvesteringar särskilda regler Vi bedömer det oklart på vilka grunder placering tillåts för de maximalt 5% av pensionsmedlen som får placeras i lokala företag, och vi bedömer det lämpligt att riktlinjerna preciseras. Räntebärande värdepapper Vi bedömer att det kan vara lämpligare att utforma limiter för investeringar i enskilda emittenter till i fastställda belopp, istället för som en andel av ränteportföljens marknadsvärde. Vi tror att fastställda belopp är tydligare för alla parter, enklare att arbeta efter och följa upp. Vi bedömer att policyns limiter för hur mycket som kan placeras i en emittent är i vissa fall alltför generösa. Vi bedömer att kortfristig rating enbart bör användas för kortfristiga investeringar, d v s investeringar med löptid upp till ett år. Vi bedömer det lämpligt att tillåten löptid på investeringarna regleras. Policyns intervall för ränterisk är breda. Detta medför i praktiken att ränterisken i ränteportföljerna anpassas efter ränterisken i de benchmark(index) som tillämpas i förvaltningen. Vi bedömer det lämpligt att investeringar i räntebärande värdepapper kan ske genom fonder, då detta förenklar administrationen och medger en diversifiering. Policyns reglering av kreditrisk är utformad för investeringar i enskilda räntebärande värdepapper, och det konstateras att ingen genomlysning görs av enskilda fonders innehav. 17

Alternativa investeringar Vi bedömer att det finns anledning till vissa limiter och begränsningar avseende alternativa investeringar, utöver nu angivna begränsningar. Alternativa investeringar kan göras såväl med syfte att öka avkastningen som att öka totala portföljens riskjusterade avkastning genom låg korrelation till övriga investeringar. Vi bedömer det högst tveksamt att direkta investeringar i derivat får förekomma inom alternativa investeringar. Strukturerade produkter Vi bedömer det lämpligt att investeringar i strukturerade produkter regleraras ytterligare baserat på våra iakttagelser. Förvaltarstruktur Vi bedömer det lämpligt att kostnader minskas genom investeringar i passiv förvaltning med lägre avgifter, vilket också landstinget gör i sin nuvarande förvaltning. Med detta minskas även risken för negativ avkastning jämfört med index. Risktolerans Vi bedömer att risken för den totala portföljen lämpligen mäts som standardavvikelse, vilket överensstämmer med målbilden att portföljen ska minimera fluktuationer i värdet över placeringshorisonten. 3.6.2.3 Skuldförvaltning Vi bedömer det högst tveksamt att tillåta upplåning i utländsk valuta utan att dessa lån fullt ut valutasäkras. Enligt vår uppfattning är den enda anledningen till att uppta lån i utländsk valuta utan valutasäkring om lånen matchar tillgångar i utländsk valuta. Med hänsyn till att det inte förekommer någon direkt skuldförvaltning i dagsläget, ifrågasätter vi om det finns behov av att tillåta finansiering i utländsk valuta, utöver behovet att matcha eventuella tillgångar i utländsk valuta. Vi ifrågasätter behovet av komplexa derivat för att hantera ränterisken. Vi bedömer det väsentligt att komplexiteten anpassas till den administration som ska bedriva och kontrollera verksamheten. Vi bedömer det lämpligt att en skuldförvaltning sprider förfallen på finansieringen. 3.7. Rekommendationer/förbättringsförslag regelverket för medelsförvaltning 3.7.1. Vi har i vår granskning noterat följande övergripande förbättringsförslag: Styrelsen bör bereda frågan om ändring av policyn inför fullmäktige kring våra noteringar att policyn inte är tillräckligt tydlig vad avser: 1. att ansvaret för förvaltningen av landstingets medel ligger enligt kommunallagen på landstingsstyrelsen och att kommunallagen är tydlig på att det är fullmäktiges ansvar att meddela närmare respektive särskilda föreskrifter. Enligt SKLs jurister 3 ska föreskrifterna omprövas av fullmäktige och detta så snart det finns skäl för det. Att fullmäktige i avgörande delar överlåter till styrelsen att bestämma innehållet i föreskrifterna anses inte förenligt med kommunallagens föreskrifter i 8 kap 3 och 3a. 3 Kommunallagen, Kommentarer och praxis (SKLs jurister kommenterar lagen) 18

2. att enligt kommunallagen (6 kap 3 ) kan varken fullmäktige eller styrelsen ge ett utskott uppgiften att ha ansvaret för medelsförvaltningen. Uppdraget kan fullmäktige endast lägga på landstingsstyrelsen eller annan ansvarig nämnd. 3. att det i Landstinget Västernorrland sedan flera år tillbaka finns ett Finansutskott men att policyn inte har uppdaterats med detta och att Finansutskottets roll inte har tydliggjorts i policyn. 4. Kommunallagen anger att landstingsstyrelsen eller annan nämnd ska ha ansvaret för medelsförvaltningen. I Landstinget Västernorrland omfattar medelsförvaltningen ca 1 500 mkr, varför styrelsen har ett stort ansvar. Vår rekommendation är att beslut av sådan väsentlig art hanteras och beslutas av landstingsstyrelsen. 5. att ärenden av principiell art bedömer vi ligga inom fullmäktiges uppgifter utifrån den reglering som görs i kommunallagen Vi rekommenderar en generell översyn av policyn i syfte att ytterligare förtydliga göra den mer stringent. Vi rekommenderar att policyn kompletteras med en bestämmelse att policyn ska fastställas av Landstingsfullmäktige varje år, och att en översyn av policyn ska genomföras i anslutning till detta. Vi rekommenderar att policyn kompletteras med regelverk gällande agerande och rapportering vid avvikelse från policy. 3.7.2. Vi har i vår granskning noterat följande förbättringsförslag som gäller både Likviditetsförvaltning och Pensionsförvaltning: Räntebärande värdepapper Vi rekommenderar att limiter för investeringar i enskilda emittenter anges till i fastställda belopp, istället för som en andel av respektive portfölj. Vi tror att fastställda belopp är tydligare för alla parter, enklare att arbeta efter och följa upp. Vi rekommenderar en översyn av maximal tillåten investering per emittent. Vår uppfattning är att en kreditportfölj bör följa principen om diversifiering, då en koncentration av emittenter inte ökar förväntad avkastning medan risken ökar väsentligt då en enskild kreditförlust skulle medföra en stor negativ påverkan på avkastningen. Vi rekommenderar att max andel per emittent om 100%, dvs att placera hela portföljen i en emittent, enbart tillåts vid investeringar i värdepapper emitterade av svenska staten. Vi rekommenderar även att max andel per emittent på 50% i en svenska bank eller helägt bolag, begränsas och limitsätts med hänsyn till rating samt eventuellt också om det är en systembank eller inte. Vi rekommenderar generellt att limiter för maximal andel per emittent ses över och att det övervägs att beakta rating även för exempelvis statliga bolag. Vi rekommenderar att ratingkategorierna utformas på likvärdigt sätt avseende likviditetsförvaltning och pensionsförvaltning för att enkelt möjliggöra en aggregering av den 19

sammantagna kreditexponeringen. Vi rekommenderar att det förtydligas vad som gäller om olika ratingsinstitut levererar olika rating, s.k. split rating. Vi rekommenderar att det fastställs att det inom likviditetsförvaltningen enbart får göras investeringar i svenska kronor, samt att maximal tillåten löptid för investeringarna regleras. Vi rekommenderar även att maximal ränterisk/ duration regleras. Vi rekommenderar att kreditrisk beaktas och limiteras gällande kontotillgodohavanden, vilket är beaktat så som vi tolkar policyn. Avseende pensionsförvaltningen är fonder för räntebärande värdepapper tillåtna. Vi rekommenderar att policyn övergripande reglerar risknivån avseende investeringar i fonder som investerar i kreditobligationer. Vi rekommenderar att det förtydligas att uppsatta limiter avseende kreditrisk inom rubriken räntebärande värdepapper även avser kontotillgodohavanden i bank, som därigenom omfattas av angivna emittentlimiter. Vi rekommenderar att intervallen för ränterisk ses över i syfte att säkerställa att dessa inte är alltför breda. 3.7.3. Vi har i vår granskning noterat följande förbättringsförslag som gäller Pensionsförvaltning: Mål för pensionsförvaltningen Vi rekommenderar att den översyn av policyn som vi föreslår enligt ovan även omfattar en översyn av operativt mål för pensionsförvaltningen. Vi rekommenderar att det avkastningskrav som fastställs beaktar det avkastningskrav som kan härledas ur värderingen av pensionsåtagandet. Härigenom härleds den avkastning som krävs för att avsatta medel ska räcka till för de framtida pensionsutbetalningarna för pensionsförpliktelserna. De mycket låga räntorna som gäller i dagsläget kan föranleda en översyn av det operativa målet för pensionsförvaltningen och den strategiska fördelningen, i syfte att försöka uppnå det övergripande målet att avsatta pensionsmedel ska förvaltas så att pensionsåtagandet kan uppfyllas. Tillgångslag Vi rekommenderar att de intervall som anger pensionsförvaltningens tillåtna avvikelse från normalportföljen minskas. Benchmark Vi rekommenderar att en översyn görs av möjligheten att byta till ett aktieindex som beaktar etisk hänsyn i aktieinvesteringarna. Aktieinvesteringar särskilda regler Vi rekommenderar att syfte och beslutskriterier för investeringar i de maximalt 5% av pensionsmedlen som får placeras i lokala företag preciseras. Vi rekommenderar vidare att behov av en särskild beslutsordning för dessa investeringar övervägs. Vi rekommenderar även att det övervägs om det ska finnas en limit per investering. Alternativa investeringar Vi rekommenderar att vissa ytterligare begränsningar införs gällande alternativa investeringar. Förutom en generell riktlinje om att alternativa investeringar bör ske i form av en diversifierad portfölj, är det lämpligt att införa en begränsning om maximal investering i 20

enskild investering. Vi rekommenderar att alternativa investeringar enbart får ske i form av reglerade fonder eller strukturerade instrument, och att direkta investeringar i derivat inte tillåts. Investeringar i derivat i syfte att ta risk och skapa avkastning kräver i tillräcklig omfattning kompetens, erfarenhet, systemstöd, riskkontroll och administrativa rutiner. Vi rekommenderar att det tydligt framgår vilken typ av alternativa investeringar som tilllåts. Vi rekommenderar även att det tydliggörs om investeringarna får göras i syfte att öka avkastningen eller om investeringar enbart får göras för att öka totala portföljens riskjusterade avkastning. Alternativa investeringar kan inkludera många olika typer av investeringar och det krävs en noggrann analys innan investering, och det är väsentligt med en förståelse för risken i investeringarna. I dagens lågräntemiljö kan det vara värdefullt att ha möjligheten att investera i olika typer av tillgångsslag och strategier inom alternativa investeringar även för att öka möjligheten till avkastning. Beroende på vilka typer av alternativa investeringar som tillåts, kan det finnas anledning reglera tillåten löptid för investeringarna, då en del investeringar kan innebära långa inlåsningseffekter. Vi bedömer dock att med hänsyn till den långsiktiga karaktären på pensionsförvaltningen, kan en del av totalportföljen investeras på lång sikt. Strukturerade produkter Vi rekommenderar att regleringen gällande strukturerade produkter görs mer stringent, att det begränsas hur lång löptid dessa instrument får ha samt att investeringar i strukturerade instrument omfattas av limiter per emittent med beaktande av kreditexponering i räntebärande placeringar. Vi finner det lämpligt att de sammantagna investeringarna i strukturerade produkter limitsätts. I dagsläget finner vi det otydligt om limiten för alternativa investeringar som en andel av pensionsmedlen även inkluderar strukturerade produkter som hänförs till aktieinvesteringar eller inte. Derivatinstrument Vi rekommenderar att direkta placeringar i derivat enbart tillåts avseende valutasäkringar. Vi rekommenderar att tillåtna instrument för valutasäkring anges. Vi rekommenderar även att tillåtna motparter anges för att därigenom beakta motpartsrisk, samt att motpartsrisken begränsas i belopp. Förvaltarstruktur Vi rekommenderar att regleringen avseende passiv och aktiv förvaltning utformas så att tillräcklig reglering uppnås utan att i onödan detaljreglera verksamheten. Exempelvis kan motsvarande syfte uppnås genom att reglera att maximalt 30% av aktieinvesteringarna får investeras i aktiv förvaltning och att resterande ska utgöras av indexnära passiv förvaltning. Vi rekommenderar exempelvis att det övervägs om policyns reglering av tracking error på rullande 2-årshorisont verkligen är nödvändig. Risktolerans Vi rekommenderar att standardavvikelse för den totala portföljen mäts och rapporteras. Motsvarande bör mätas och rapporteras avseende normalportföljens sammanviktade index. Också för enskilda fonder och förvaltare kan total standardavvikelse vara ett lämpligt mått framför i policyn angivna tracking error. 21

3.7.4. Vi har i vår granskning noterat följande förbättringsförslag avseende Skuldförvaltning: Vi rekommenderar att möjligheten till ej valutasäkrade lån i utländsk valuta utgår i policyn. Vi rekommenderar att behovet av lån i utländsk valuta utreds, utöver eventuellt behov för att matcha tillgångar i utländsk valuta. Vi rekommenderar att behovet av instrument för räntesäkring utöver ränteswappar, terminer och FRAs utreds. Om behov föreligger att tillåta räntederivat i form av t ex caps, floors och collars, rekommenderar vi att tillräcklig kompetens, administrativa resurser, riskkontroll och rapportering säkerställs. Vi rekommenderar att det regleras att skuldförvaltning ska sprida förfallen på finansieringen inom en lämplig angiven tidsperiod. Vi rekommenderar att motpartsrisk vid derivattransaktioner beaktas och regleras 4. Hur bedrivs landstingets finansiella verksamhet? I detta avsnitt beskrivs landstingets finansiella verksamhet utifrån att revisionsfrågorna nedan besvaras. Hur ser organisationen för medelsförvaltning ut, Följer ansvarsfördelningen vad fullmäktige föreskriver i landstingets regelverk för medelsförvaltning? Hur genomförs uppföljning och rapportering till styrelse och fullmäktige? Av vem? Följer detta vad policyn föreskriver? Hur ofta gör styrelsen en utvärdering av placeringsverksamheten? Vad omfattar denna? Hur ser styrelsens beslut under 2014 om beredning av årlig omprövning av föreskrifter för medelsförvaltning inför fullmäktige ut? 4.1. Organisation för medelsförvaltning Enligt gällande policy sker Finanshantering i Landstinget Västernorrland organisatoriskt på politisk nivå främst genom fullmäktige, landstingsstyrelsen och landstingsstyrelsens arbetsutskott. Landstingsstyrelsens arbetsutskott utgör enligt policyn rapporteringsmottagare och den som beslutar om mindre ändringar av policyn. Policyn fastställs av fullmäktige. Vid vår granskning har vi erfarit att landstingsstyrelsens arbetsutskott har sedan 2011 ersatts av Finansutskottet i dessa frågor. Enligt landstingets hemsida ligger finansutskottet organisatoriskt under landstingsstyrelsen och har till uppgift att ha en samordnande roll i de ärenden som bereds av landstingsstyrelsen för beslut av landstingsfullmäktige. Dit hör bland annat delårsrapporter, årsredovisning, budget och landstingsplan. På tjänstemannanivå hanteras frågorna av ekonomidirektören och redovisningschefen. Ekonomidirektör fattar det formella beslutet och har den verkställande delegationen för medelsförvaltning inom ramen för landstingets finansiella policy. Tillsammans träffar de förvaltare och presumtiva leverantörer. När det gäller medelsförvaltning tas pris in från externa placerare. Större belopp placeras inom pensionsmedelsförvaltningen. Då skrivs ett avtal med banken, där det regleras att ett visst belopp ska sättas in i en viss fond. Detta görs efter att man kontrollerat att det ska passa in i finanspolicyns regleringar och limiter. Detta och andra villkor förs en diskussion med förvaltaren om. 22