www.pwc.se Revisionsrapport Per Ståhlberg Cert. kommunal revisor Bokslutsprocessen Sundsvalls kommun
Innehållsförteckning 1. Sammanfattning och revisionell bedömning... 1 2. Inledning... 2 2.1. Bakgrund... 2 2.2. Syfte och revisionsfråga... 2 2.3. Metod och avgränsning... 3 3. Granskningsresultat... 4 3.1. Dokumenterade instruktioner avseende bokslutsprocessen... 4 3.2. Dokumenterade avstämningar och avvikelserapportering... 4 3.3. Bokslutsdokumentation... 5 3.4. Analys av riskområden i bokslutsprocessen... 5 3.5. Har tidigare lämnade synpunkter från revisionen beaktats?... 6 Sundsvalls kommun
1. Sammanfattning och revisionell bedömning, Kommunal Sektor, har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Sundsvalls kommun genomfört en granskning av kommunens bokslutsprocess. Granskningen syftar till att bedöma om bokslutsprocessen bedrivs på ett ändamålsenligt sätt och med tillräcklig intern kontroll. Efter genomförd granskning bedömer vi att kommunens bokslutsprocess genomförs på ett i stort sätt ändamålsenligt sätt men att den interna kontrollen till vissa delar bedöms som otillräcklig. Bedömningarna grundar sig på följande iakttagelser: Utfärdade instruktioner bedöms som ändamålsenliga och tydliggör organisation, ansvar, tidplan och tillvägagångssätt för kommunens bokslutsarbete. Dokumenterade avstämningar av väsentliga poster sker i rimlig omfattning. Bokslutsdokumentationen bedöms inte fullt ut uppfylla ställda krav. Bedömningen baseras på att specifikationerna till bokslutsbilagorna i vissa fall är bristfälliga samt att samlingsbilagor per balanspost inte alltid finns upprättade. Kommunens insatser för att identifiera väsentliga riskområden i bokslutsprocessen bedöms inte fullt ut tillräckliga. Granskade exempel på tidigare lämnade synpunkter från revision bedöms ha beaktats i för låg grad. Endast på 2 av de 6 utvecklingsområdena har åtgärder vidtagits. Sundsvalls kommun 1 av 7
2. Inledning 2.1. Bakgrund För att möta de ökade ambitioner som SKYREV:s Vägledning för redovisningsrevision i kommuner och landsting ger uttryck för och för att underbygga en effektiv granskning av kommunens finansiella rapporter har kommunens revisorer beslutat om att genomföra en förberedande granskning inför granskningen av årsredovisningen. I kommunstyrelsens uppdrag ingår att ta fram delårsrapporter och årsredovisning som föreläggs kommunfullmäktige för beslut. Bristfälliga system och rutiner i bokslutsarbetet kan påverka redovisningens kvalitet, t ex att framlagda rapporter inte motsvarar ställda krav i lagstiftning och kommuninterna regelverk. Tidigare genomförda granskningar inom redovisningsområdet har visat på följande brister: Kommunen uppger att den saknar pensionsmedel och utbetalningar till Kommungaranti i Skandinavien AB redoisas som kostnader. Dessa borde redovisas som pensionsmedel eftersom kommunen har rådighet över dessa medel. Kommunens Placeringspolicy för förvaltning av pensionsmedel bör ses över Styrande dokument för redovisning av investeringsutgifter bör ses över, bl. a med anledning av krav på komponentavskrivning Exploateringsverksamhetens resultatredovisning bör ses över Interna köp och försäljningar uppvisar stora differenser Redovisade skulder för utestående presentkort på Himlabadet visar på differenser mot underlag. Revisionsobjektet i granskningen är kommunstyrelsen. Av lagstiftning framgår att styrelse, nämnder och bolag bär ett gemensamt ansvar för räkenskapsföring och redovisning medan ansvaret för samordning och externredovisning (kommunens årsredovisning) vilar på kommunstyrelsen. 2.2. Syfte och revisionsfråga Granskningen syftar till att bedöma om bokslutsprocessen bedrivs på ett ändamålsenligt sätt och med tillräcklig intern kontroll. I granskningen ska följande kontrollmål besvaras: Har det på kommunledningsnivå (kommunstyrelse och ekonomikontor) i rimlig grad utfärdats dokumenterade instruktioner som rör bokslutsprocessen? Sker det i rimlig utsträckning dokumenterade avstämningar av väsentliga poster i bokföringen? Uppfyller bokslutsdokumentationen ställda krav i lagstiftningen (KRL 3:5)? Genomförs kontinuerliga analyser för att identifiera väsentliga riskområden i bokslutsprocessen? Har tidigare lämnade synpunkter från revisionen beaktats? Sundsvalls kommun 2 av 7
2.3. Metod och avgränsning Analys och stickprovskontroller av adekvat dokumentation samt intervjuer med nyckelpersoner. Granskningen avgränsas i tid huvudsakligen till år 2014. Sundsvalls kommun 3 av 7
3. Granskningsresultat 3.1. Dokumenterade instruktioner avseende bokslutsprocessen Av lagstiftning framgår att styrelse, nämnder och bolag bär ett gemensamt ansvar för räkenskapsföring och redovisning medan ansvaret för samordning och externredovisning (kommunens bokslut/årsredovisning) vilar på kommunstyrelsen. Detta har tydliggjorts för nämnderna genom Regler för styrning och uppföljning av mål och resurser i Sundsvalls kommun (Kf 2008). Dessa övergripande regler ligger till grund för styrning och uppföljning avkommunens ekonomi och verksamhet. I Ägardirektiv för bolagen inom Stadsbackenkoncernen (Kf 2013) går att läsa att Stadsbacken AB är ansvarig att, i enlighet med koncernstabens tidplan, tillhandahålla underlagen för upprättandet av den sammanställda redovisningen så att denna uppfyller lagen om kommunal redovisning, KRL. Koncernstaben ger årligen ut uppdaterade Anvisningar för bokslut, årsredovisning och intern kontroll 2014. Anvisningar ges även ut för delårsbokslut och delårsrapporter samt för månadsrapporteringen. Anvisningarna innehåller en detaljerad tidplan för boksluts- och årsredovisningsarbetet. Vidare framgår ansvarsfördelningen i bokslutsarbetet på olika nivåer inom kommunen. Ansvar för ekonomer ( rättvisande bokföringsansvar ), förvaltningsekonomer ( balanskontoavstämningsansvar ), chefer ( budgetansvar ) och koncernstaben tydliggörs. Koncernstaben har det yttersta ansvaret för rättvisande redovisning och det är kommunstyrelsen är de som formellt avlämnar årsredovisningen till fullmäktige. Av anvisningarna framgår även hur bokslutsdokumentationen ska vara upprättad och verifierad och till vem underlagen ska lämnas till och när. Bedömning: Utfärdade instruktioner bedöms som ändamålsenliga och tydliggör organisation, ansvar, tidplan och tillvägagångssätt för kommunens bokslutsarbete. 3.2. Dokumenterade avstämningar och avvikelserapportering Månatligen görs avstämningar av balanskontona och i samband med delårs- och årsbokslut görs dokumenterade avstämningar som samlas i bokslutspärmar. Vad avser bland annat kundfordringar, kassa/bank och leverantörsskulder så är det ekonomiservice som är ansvariga för avstämningarna, vid behov i dialog med förvaltningarna. Av intervjuer framgår att det, inom ekonomiservice, inte finns upprättade rutinbeskrivningar kring hur avstämningarna ska genomföras och dokumenteras. Av granskningen framgår dock att ansvariga personer stämmer av sina respektive konton och avstämningsdokumentation sparas. Sundsvalls kommun 4 av 7
Bedömning: Dokumenterade avstämningar av väsentliga poster sker i rimlig omfattning. 3.3. Bokslutsdokumentation KRL 3:5 ställer krav på att sammandragna poster i balansräkningen ska preciseras i särskilda förteckningar, bokslutsbilagor. Förvaltningsekonomerna har ansvaret att, dels till bokslutet men även löpande under året avstämma de konton som respektive förvaltningen har ansvar för. I anvisningarna till årsbokslutet framgår att för varje balanskonto finns en avstämningsansvarig. Vid bokslutstillfällena ska, för samtliga balanskonton, den utgående balansen specificeras antingen direkt på huvudboksbilagan eller genom bifogad förteckning. Huvudboksbilagan skrivs ut, undertecknas av den avstämningsansvarige och skickas till koncernstaben enligt fastlagd tidplan. Vid granskning av ett urval av bokslutsbilagorna per 2014-12-31 kan konstateras att de är undertecknade av avstämningsansvarig. Däremot så förekommer det att specifikationerna är ett utdrag ur kommunens redovisning istället för något som verifierar kontots saldo. Det finns också exempel på balansposter som inte har en samlad bokslutsbilaga, exempelvis likvidkontona, utan består av en mängd icke summerade underbilagor. Bedömning: Bokslutsdokumentationen bedöms inte fullt ut uppfylla ställda krav. Bedömningen baseras på att specifikationerna till bokslutsbilagorna i vissa fall är bristfälliga samt att samlingsbilagor per balanspost inte alltid finns upprättade. 3.4. Analys av riskområden i bokslutsprocessen Under 2014 har åtta ekonomisamråd avhållits med ekonomidirektör som sammankallande. Övriga deltagare är förvaltningsekonomerna samt representant för koncernstaben. Av minnesanteckningarna från mötena framgår att diskussioner förs om olika projekt som bedrivs i kommunen, organisationsfrågor, information om utbildningstillfällen ordnade av KEF 1 mm. En återkommande punkt är den om redovisningsfrågor. Under denna har främst information om det ekonomiska läget, prognoser, upplysning om att bokslutsanvisningar har publicerats på intranätet och socialnämndens ekonomiska svårigheter behandlats. Frågan om komponentavskrivning och dess eventuella påverkan på hyressättningen har lyfts. På mötet i augusti uppmanades deltagarna att i samband med riskinventeringen inför kommande interkontrollplaner fundera på följande risker: Risker att vi inte når målen Risker att vi inte rapporterar/informerar Risker att vi inte följer lagar och regler 1 Kommunalekonomernas förening Sundsvalls kommun 5 av 7
Vilka styrdokument/regler finns det risk att vi inte tillämpar och vilka risker ser vi? I samband med delårsrapporter och årsbokslut så har koncernstaben analyssamtal med respektive förvaltning. Detta främst i syfte att kvalitetssäkra förvaltningens bokslut och analys. Även ekonomiservice har träffar med förvaltningarna, 2-3/år, där bland annat statistik kring kund- och leverantörshanteringen analyseras i syfte att utveckla processen och samarbetet mellan ekonomiservice och respektive förvaltning. Statistiken som tas fram avseende leverantörsfakturor är bland annat antal saknade referenser, betalningspåminnelser och öppna poster vid bokslutstillfällena. För kundfordringarna tittar man bland annat på antal skickade påminnelser, mängden avskrivna fakturor mm. Bedömning: Kommunens insatser för att identifiera väsentliga riskområden i bokslutsprocessen bedöms inte fullt ut tillräckliga. Bedömningen grundar sig på att koncernstaben, ekonomiservice, förvaltningsekonomer/ekonomer träffas i olika konstellationer i syfte att samordna, hålla sig informerade och utveckla arbetet kring redovisning och ekonomi. Däremot kan arbetet med att identifiera risker och vidta åtgärder utvecklas och göras mer systematisk. 3.5. Har tidigare lämnade synpunkter från revisionen beaktats? Vid tidigare granskningar har ett antal avvikelser/brister noterats. I nedanstående tabell listas dessa samt eventuellt vidtagna åtgärder: Tidigare noterade brister Kommunen uppger att den saknar pensionsmedel och utbetalningar till Kommungaranti i Skandinavien AB redoisas som kostnader. Dessa borde redovisas som pensionsmedel eftersom kommunen har rådighet över dessa medel. Kommunens Placeringspolicy för förvaltning av pensionsmedel bör ses över Styrande dokument för redovisning av investeringsutgifter bör ses över, bl. a med anledning av krav på komponentavskrivning. Vidtagna åtgärder Inte åtgärdat. Även år 2014 bokförs dessa utbetalningar som kostnader i kommunens resultaträkning. Inte åtgärdat. Gällande placeringspolicy är från 2000. Delvis åtgärdat. Regler för redovisning av investeringar är från 2003. Av bokslutsanvisningarna framgår att komponentavskrivning ska tillämpas från och med 2014. Så har också gjorts på nya investeringar under det gångna året. En projektanställd person har under hösten 2014 ansvarat för att ta fram en Sundsvalls kommun 6 av 7
Exploateringsverksamhetens resultatredovisning bör ses över Interna köp och försäljningar uppvisar stora differenser Redovisade skulder för utestående presentkort på Himlabadet visar på differenser mot underlag. modell för typfastigheter i kommunen vad gäller indelning i komponenter och avskrivningstider för dessa. Inte åtgärdat. Senast en genomgång och värdering av exploateringsmarken genomfördes var år 2010. Beräkning av anskaffningsvärde vid försäljning görs genom formeln X (kvm)*50(kr/kvm)=y kr. Inte åtgärdat. Åtgärdat. Bedömning: Granskade exempel på tidigare lämnade synpunkter från revision bedöms ha beaktats i för låg grad. Endast på 2 av de 6 utvecklingsområdena har åtgärder vidtagits (i ett fall endast till viss del). 2015-02-13 Per Ståhlberg Projektledare Peråke Brunström Uppdragsledare Sundsvalls kommun 7 av 7