Årsredovisning 2015 Västerås stads revisorer

Årsredovisning 2015 Västerås stads revisorer

Foto: Pia Norlander Annette Björnson, Börje Hultin, Jörgen Eklund, Ulf Nygren, Tanja Linderborg, Peter Westersund, Ulf Höglund, Elisabeth Löf, Åke Johansson, Barbara Conte, Joa Silver. Saknas gör Daniel Forslund EN PROAKTIV REVISION

Årsredovisning för Västerås stads revisorer 2015 Revisionens uppdrag Revisonen är kommunfullmäktiges organ för granskning och kontroll av den kommunala verksamheten. Uppgiften är att granska verksamhet som bedrivs inom nämnders och styrelsers verksamhetsområden. Revisorernas har uppdrag att granskar och prövar om: - verksamheten sköts/bedrivs på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt - om räkenskaperna är rättvisande och om - den interna kontrollen som görs inom nämnderna är tillräcklig. Revisionen har också uppgiften att på samma sätt granska verksamheten i stadens aktiebolag genom lekmannarevisorer samt i kommunalförbund och stiftelser. Västerås stads revisorer består av elva förtroendevalda revisorer, som utsågs av kommunfullmäktige den 20 oktober 2014, för tiden den 1 januari 2015 till den 31 december 2018. Revisionen 2015 har bestått av: Ulf Höglund (M) ordförande Elisabeth Löf (S) 1:e vice ordförande Åke Johansson (C) 2:e vice ordförande Peter Westersund (S) Jörgen Eklund (S) Barbara Conte (MP) fr.o.m. 6 maj Börje Hultin (KD) Ulf Nygren (M) Joa Silver (L) Tanja Linderborg (V) Daniel Forslund (SD) fr.o.m. 6 maj Daniel Pavlik (SD) och Eva Myrin (MP) som valdes i oktober avsade sig revisorsuppdraget i februari respektive mars pga. tidsbrist. Dessa ersattes av Daniel Forslund och Barbara Conte.

EY är sakkunnigbiträde för Västerås stads revisorer och lekmannarevisorer, samt för aktiebolagsrevisonen utifrån upphandlingar som gjordes under 2014. Kundansvarig på EY för revisionen är Lena Joelsson och sakkunnigt biträde för lekmannarevisorerna är Gunnar Uhlin. Auktoriserade revisorer i aktiebolagen EY framgår i stycket om lekmannarevisorerna. Revisorer i stiftelserna är EY. EY har åttagits sig uppdraget att genomföra revision av stadens donationsfonder och verksamhetsstiftelser. Revisorerna har till sin hjälp 50 % revisionssekreterare anställd, Annette Björnson. Revisionens sammanträden Under 2015 har revisionen haft elva sammanträden med sammanlagt 234 protokollförda paragrafer ( 1-234), samt ett uppstartsmöte den 3 december 2014. Året började med en planeringskonferens den 15-16 januari i Kungsörstorp. Sammanträdena har varit den 17 februari, 17 mars, 21 april, 19 maj, 16 juni, 25 augusti, 30 september på EY kansli, 20 oktober, 17 november samt en planeringsdag inför år 2016 den 8 december. Den 19 maj gästade stadsjuristen Lena Grapp revisionen. Tabellen nedan visar ledamöternas närvaro vid verksamhetsårets elva sammanträden. Antal möten Närvarande verksamhetsåret 2015 11 av 11 möten Elisabeth Löf, Åke Johansson, Ulf Nygren 10 av 11 möten Ulf Höglund, Joa Silver, Börje Hultin, Tanja Linderborg 9 av 11 möten Peter Westersund, Jörgen Eklund 8 av 9 möten Barbara Conte 4 av 8 möten Daniel Forslund Eva Myrin - 2 av 4 möten, Daniel Pavlik- 1 av 4 möten Utöver sammanträdena har revisonen anordnat Länsrevisionskonferens Västmanland 2015 torsdagen den 22 oktober Västerås stads revisorer stod värd för 2015 års Länsrevisionskonferens den 22 oktober på Aros Congress Center, istället för Surahammar. 52 revisorer från samtliga länets kommuners och landstinget deltog. Dagen avslutades med en workshop om hur samarbete och erfarenheter bättre kan tas tillvara mellan länets revisorer. Medverkade på länskonferensen var; Kommunfullmäktiges ordförande Ulla Persson, hälsade välkomna. Lena Joelsson, EY och Elisabeth Löf, SKLs revisionsdelegation - utvecklingsfrågor inom revisionen. Magnus Cronberg, upphandlingsenheten, Västerås stad - kvalitetsupphandling av revision. Lena Joelsson EY - Resursfördelningsmodell inom skolan. Emelie Ågren, strateg Social nämndernas förvaltning Västerås stad- Utvecklingen av Välfärdsteknik, Västeråsmodellen inom särskilda boende. Ciya Karim - Utredare Integration från Länsstyrelsen, Flyktingmottagande, lägesinformation och erfarenheter från granskningar med Lena Joelsson EY.

Kommunala Pensionärsrådet (KPR) i Västerås den 1 oktober Revisionssekreterare Annette Björnson informerade om revisionens arbete på Kommunala Pensionärsrådets sammanträde den 1 oktober. Övriga möten På kommunfullmäktige den 5 februari presenterade sig revisionskollegiet samt informerade om revisionens uppdrag. Revisionen har deltagit vid kommunfullmäktiges sammanträden den 3 september och 8 oktober under punkten Revisionen informerar. Möte med kommunstyrelsen presidium, berörda tjänstemän på stadsledningskontoret och revisionens presidium samt representant från EY torsdagen den 1 oktober. Möte kommunfullmäktige presidium, berörda tjänstemän på stadsledningskontoret och revisionens presidium fredagen den 2 oktober. Revisionen var med vid invigningen av EYs nya lokaler i Aros Congress Center torsdagen den 21 maj. Granskning av stadens årsredovisning 2014 Revisionernas yttrande över stadens årsredovisning 2014 fastställdes den 25 mars och behandlades av kommunfullmäktige den 1 april 2015. Granskning av stadens delårsrapport 2015 Yttrandet över delårsrapporten fastställdes den 30 september och framlades vid kommunfullmäktiges sammanträde den 10 oktober 2015. Arbetsfördelning inom revisionen Revisionen har arbetsgrupper för att revidera stadens nämnder och styrelser. Arbetsgruppernas löpande granskning har i huvudsak ägt rum genom protokoll och årsberättelser samt årliga nämndbesök under våren med respektive presidium och förvaltningsledning. Träffarna ger, tillsammans med andra granskningsaktiviteter, underlag till ansvarsprövningen. De ger också underlag för att uppdatera väsentlighets- och riskanalysen samt beslut om eventuella ytterligare fördjupade granskningar. I och med den nya mandatperiod besökte kontaktrevisorerna sina nämnder och styrelser under våren med en kort presentation vad revisonen har för uppdrag. Social inriktning Revisorer Nämndmöten Nämnden för personer med funktionsnedsättning Elisabeth Löf 28 april Äldrenämnden Peter Westersund 28 april Individ- och Familjenämnden Tanja Linderborg 28 april Miljö- och Konsumentnämnden Överförmyndarnämnden Styrelsen för proaros Skultuna Kommundelsnämnd 27 april 27 april 20 april 20 april

Teknisk inriktning Fastighetsnämnden Ulf Nygren 28 april Byggnadsnämnden Tekniska nämnden Joa Silver Daniel Forslund 28 april 28 april Tekniska Produktionsstyrelsen Styrelsen för Konsult & Service (Servicepartner) 24 april 5 maj Pedagogisk inriktning Förskolenämnden, ny 2015 Grundskolenämnden, ny 2015 Utbildnings- och Arbetsmarknadsnämnde Kulturnämnden, ny 2015 Nämnden för idrotts- och friluftsliv, ny 2015 Skultuna Kommundelsnämnd (pedagogiska delen) Åke Johansson Jörgen Eklund Börje Hultin Barbara Conte 6 maj 6 maj 4 maj 27 april 6 maj 20 april Kommunstyrelsen Kommunfullmäktige Revisionsplan 2015 Ulf Höglund Elisabeth Löf Åke Johansson 27 april, 1 okt 2 okt Revisionsplanen är revisionens verksamhetsplan för 2015. Den har tagits fram efter att ha granskat stadens budget och nämndernas/styrelsernas styrdokument samt efter diskussioner på revisonens planeringskonferens den 15-16 januari 2015 och har uppdaterats kontinuerligt. Revisionsrapporter 2015 - fördjupade granskningar Revisionen har under året fattat beslut om tio fördjupade granskningar. De flesta granskningarna har lett till konkreta förbättringar beslutade av aktuell nämnd, kommunstyrelse eller kommunfullmäktige. Under 2015 infördes kontaktrevisor för de fördjupade granskningarna. Revisionsrapporterna och Senaste Nytt finns i sin helhet på Västerås stads hemsida www.vasteras.se under fliken kommun och politik/kommunens organisation/ revisorer. Revisionsrapporter under verksamhetsåret 2015 Rapport nr 1 Granskning av underhåll vid stadens gatuenhet 2015:1 38 2 Granskning av stadens mottagande av ensamkommande flyktingbarn 2015:2 40 3 Granskning Intern kontroll - Ersättning för personlig assistans 2015:3 41 SENASTE NYTT 4 Granskning av socialsekreterare med avseende på organisation, dimensionering 2015:4 39 och personalomsättning 5 Granskning av finanshantering 2015:5 42 6 Granskning av upphandling 2015:6 43 7 Uppföljning av Likabehandling, åtgärdsprogram 2015:7 44 8 Intern kontroll av rapporterad tid i hemtjänst 2015:8 46 9 Förstudie av Björnön 2015:9-10 Granskning av hyressättning uppföljning 2015:10 47 Övriga granskningar som genomförts Mälarhamnar AB - granskning om bisysslor Granskning av Block 6 med anledning av problem med luktstörning, Mälarenergi Granskning av stadens delårsbokslut 2015, tertial per 30 augusti Granskning av stadens årsredovisning 2015

Uppföljningsgranskningar 2015 Uppföljning av följande fem revisionsgranskningar genomförda år 2013 har gjorts av EY. Syftet är att granska de åtgärder som vidtagits inom identifierade förbättringsområden samt vilka resultat som uppnåtts. Uppföljningsgranskningar var: 1. Granskning av daglig verksamhet och dagverksamhet. 2. Granskning av rutiner för internfakturering och kostnadsfördelning mellan enheter. 3. Gransking av kvalitetskrav och ersättningsmodell inom förskolan. 4. Granskning av hyresersättning av stadens ägda fastigheter. 5. Granskning av stadens upphandling i ett koncernperspektiv. Konstaterades att resultatet av uppföljningsgranskningarna är goda i fyra av de fem granskningarna. Rekommendationerna som getts i dessa har förvaltningarna tagit till sig. Granskningen gällande hyressättningen kommer att fördjupas. Revisionen valde att komplettera granskningen om upphandling 2015:6 med frågeställningar från granskningen från år 2013. Förnyelseåtgärder Under verksamhetsåret 2015 har revisionen fortsatt sitt förnyelsearbete med att arbeta proaktivt genom följande insatser. Presentaiton av nya kollegiet samt information vid kommunfullmäktige den 5 februari. Introduktionsmöte vid nämnder och styrelser. Kontaktrevisorer till samtliga fördjupade granskningar. Genensamt möte med bara lekmannarevisorerna och EY den 25 augusti. Gemensam granskningsredogörelse och granskningsplan för bolagen. Förstudie av Björnön. Lekmannarevisorernas arbete Kommunens bolag, kommunalförbund och stiftelser har lekmannarevisorer som granskar verksamheten. Aktiebolagens yrkesrevisorer kommer från EY. Upphandling av vem som ska utföra aktiebolagsrevison blev färdig den 6 februari 2015. EY vann upphandlingen av de tre anbudsgivarna EY, KMPG och PWC. Avtal skrivs med EY. Under hösten har lekmannarevisorer tillsammans med Gunnar Uhlin, EY arbetar fram mallar för granskningsplan och gemensam granskningsredogörelse. Syftet med de nya mallarna är att de i förhållande till tidigare mallar ska var mer enhetliga samt mer informativa avseende lekmannarevisorernas genomförda granskningar och bedömningar.

Bolag Lekmannarevisorer Revisionsmöte 2015 Auktoriserad revisor EY Bostads AB Mimer Elisabeth Löf, Åke Johansson 14 april, 11 nov Gunilla Andersson Mälarenergi AB + dotterbolag Peter Westersund, Ulf Höglund 25 feb, 4 nov Anders Pålhed Västerås Flygplats AB Ulf Nygren, Börje Hultin 19 feb, 15 okt, Per Modin 10 nov, 21 dec Strategiska Fastigheter AB Joa Silver, Jörgen Eklund 6 mars, 22 okt Katarina Nygren Etablering Västerås AB (EVAB) * Åke Johansson, 17 april, 27 okt Katarina Nygren Tanja Linderborg Mälarhamnar AB Peter Westersund, Ulf Höglund 5 mars, 26 okt Katarina Nygren Vafab Miljö AB blev kommunalförbund 2015 Joa Silver 12 mars Anders Pålhed Kommunalförbund Kommunalförbund Vafab Miljö Revisor Joa Silver (+revisor fr landstinget) Åke Johansson 12 jan, 15 juni, 29 sept Mälardalens Brand- och räddningsförbund 31 mars, 26 maj, 9 okt Samordningsförbundet Börje Hultin 30 mars, 1 nov Teater Västmanland Ulf Nygren (+fr landstinget) 29 jan, 15 okt, 19 okt Västmanlandsmusiken Jörgen Eklund (+ fr landstinget) 18 mars, 15 juni, 22 sept, 12 okt VKL Västmanlands kommuner och landsting Västmanlands Samtrafikförbund** Elisabeth Löf, Joa Silver Överförs till VL 23 mars, 12 nov 31 mars Susann Eriksson Susann Eriksson Stiftelser Revisor Stiftelsen hyresbostäder Elisabeth Löf Avslutas under 2015 Tillberga Tidö Slott Stiftelsen och Tanja Linderborg Okt, närvarande ej Von Schinkelska stiftelsen Tanja Linderborg Okt, närvarande ej Övriga förbund Mälarens vattenvårdsförbund Ulf Nygren Västmanlands läns Börje Hultin 18 mars Luftvårdsförbund Västmanlands tolkservice Ulf Nygren 18 mars, 8 maj, Västerås Arbetarinstitut Jörgen Eklund Westmannastiftelsen Ulf Nygren 21 april, 9 nov *Etablering Västerås AB har blivit ett helägt bolag och gör ett namnbyte till Västerås markands- och näringsliv AB. * *Västmanlands Samtrafikförbund övergå till Kollektivtrafikmyndigheten from 1 januari 2015.

Presskontakter Under året har massmedia noterat revisionen genom följande inslag: Tidning Datum Artikel om 1 VLT 10 juni Granskningen av Mälarenergi Block 6 med anledning av problem med luktstörning under 2014. 2 SVT regionala nyheter Västmanland 6 juli Inslag om granskningen av socialsekreterare med avseende på organisation, dimensionering och personalomsättning. 3 SVT regionala nyheter Västmanland 6 juli Inslag om granskningen underhåll vid gatu- och trafikenheten. 4 VLT 12 juli Artikel angående granskningen av underhåll vid gatu- och trafikenheten. 5 SVT regionala nyheter Västmanland 9 september Inslag om granskningen av stadens mottagande av ensamkommande flyktingbarn. 6 SVT regionala nyheter Västmanland, 9 september Inslag om granskningen av internkontroll av ersättning av personlig assistans. Revisionens utbildningsverksamhet Revisionskollegiet har, förutom sitt grundläggande arbete att granska verksamheten i stadens styrelser och nämnder samt stadens hel- och delägda aktiebolag och andra samverkansprojekt, ambitionen att delta i relevanta kurser och konferenser. Följande kurser/ konferenser har revisionen deltagit i under året med en eller flera personer God redovisningssed, SKLs konferens, Stockholm 27 januari. Kurs i kommunal revision för nytillträdda förtroendevalda revisorer, EY, 3 mars Stockholm samt 5 mars Göteborg. Jämställdhetsintegrering av bugetprocesser, Västerås stad, 14 april Västerås. Kommunkonferens Erfarenhetsutbyte, EY, 15 april Stockholm. Kurs God redovisningssed, SKL, 25 maj Stockholm. Kurs Utveckla lekmannarevisionen, SKL, 26 maj Stockholm. 67:e primärkommunala revisionskonferensen, 8-9 september Uppsala. Revision i finansiella samordningsförbund, SKL, 13 okt Stockholm. Länsrevisionskonferens Västmanland 2015, Västerås. Ernst & Young erfarenhetutbyteskonferens, 4 december Stockholm. Västerås stads revisorers kansli Stadshustornet våning 12 Revisionens kansli på våning 12 i Stadshuset har utrustats med en accesspunkt för att möjliggöra anslutning med externa datorer och uppkoppling till internet samt en bildkanon.

Revisionens budget och resultat Enligt revisionens reglemente utgör kommunfullmäktiges presidium budgetberedning för revisorernas anslag. Revisionens räkenskaper och förvaltning granskas av kommunfullmäktiges presidium. Som underlag för detta finns revisionens årsredovisning och nedanstående räkenskaper. Årets utfall för revisionen var 3 367 kkr, vilket är ett överskott på 133 kkr. Resultat Utfall 2015 Budget 2015 Budget 2016 Intäkter 0 kkr 0 kkr 0 kr Kostnad för arbetskraft/arvode 755 kkr 770 kkr 790 kkr Konsulttjänster 2 224 kkr 2 260 kkr 2 300 kkr Övriga kostnader 388 kkr 470 kkr 430 kkr TOTALT 3 367 kkr 3 500 kkr 3 500 kkr Årets resultat +133 kkr I budgeten var hänsyn tagen till att två revisionskollegium var verksamma parallellt under årets första månader samt att en ny mandatperiod med nya ledamöter innebär mer utbildningsinsatser samt inköp av läsplattor till samtliga revisorer för att underlätta arbetet. Överskottet beror på flera faktorer bland annat blev läsplattorna billigare än budgeterat, arvodesdelen blev lägre samt en viss fördröjning av fördjupade granskningarna med anledning av ny mandatperiod. Västerås 2016-02-17 Ulf Höglund Ordförande

Premiärkommunala revisionskonferensen Uppsala Utsikt från revisionens kansli Revisionsmöte Länsrevisionskonferens Västmanland, 22 oktober Revisionens planeringsdag 8 dec Foto: A Björnson

Västerås stads revisorer Stadshuset, 721 87 Västerås kommunrevisionen@vasteras.se www.vasteras.se