Årsmöteshandlingar 2013

Årsmöteshandlingar 2013 Sida 1

Innehållsförteckning 0. Föredragningslista vid årsmöte i ÖOK 2013-02-13... 3 1. VERKSAMHETSBERÄTTELSER 2012... 4 1.1 Verksamhetsberättelse för Styrelsen 2012... 4 1.2 Verksamhetsberättelse för TT-kommittén 2012... 5 1.3 Verksamhetsberättelse för Arrangemangskommittén 2012... 6 1.4 Verksamhetsberättelse för Ungdomskommittén 2012... 6 2. VERKSAMHETSPLANER 2013... 8 2.1 Verksamhetsplan för Styrelsen 2013... 8 2.2 Verksamhetsplan för TT-kommittén 2013... 9 2.3 Verksamhetsplan för Arrangemangskommittén 2013... 9 2.4 Verksamhetsplan för Ungdomskommittén 2013... 10 3. BUDGETFÖRSLAG 2013... 11 3.1 Budgetförslag för Styrelsen 2013... 11 3.2 Budgetförslag för TT-kommittén 2013... 12 3.3 Budgetförslag för Arrangemangskommittén 2013... 12 3.4 Budgetförslag för Ungdomskommittén 2013... 12 3.5 Budgetförslag för ÖOK totalt 2013... 13 Sida 2

0. Föredragningslista vid årsmöte i ÖOK 2013-02-13 1. Mötets öppnande 2. Fastställande av röstlängd för årsmötet 3. Fråga om mötets behöriga utlysande 4. Val av ordförande och sekreterare för mötet 5. Val av justeringsmän att jämte ordförande justera mötesprotokollet och att tillika fungera som rösträknare 6. Fastställande av dagordning 7. Föredragning av styrelsens och kommittéernas verksamhetsberättelse för föregående år 8. Föredragning av styrelsens förvaltningsberättelse 9. Föredragning av revisorernas berättelse 10. Fastställande av resultat- och balansräkning samt verksamhetsberättelser 11. Beslut angående ansvarsfrihet för styrelsen 12. Behandling av från styrelsen eller revisorerna till årsmötet hänskjutna frågor 13. Behandling av från enskilda medlemmar inkomna motioner till styrelsen 14. Fastställande av verksamhetsplan och budget för innevarande år 15. Fastställande av medlemsavgifter 16. Val av: ordförande, kassör, och sekreterare för en tid av 1 år övriga styrelseledamöter styrelsesuppleanter kommittéfunktionärer två revisorer samt revisorssuppleanter tre ledamöter i valberedningen varav en utses till ordförande redaktion ÖOK Nytt 17. Övriga frågor 18. Mötets avslutande Sida 3

1. VERKSAMHETSBERÄTTELSER 2012 1.1 Verksamhetsberättelse för Styrelsen 2012 Styrelsen har under det gångna året bestått av: Maj-Britt Ringvall (ordförande), Tom Brantheim (kassör), Lars-Erik Gahlin (sekreterare), Britta Brännström (ungdom), Madeléne Wallentin (träning/tävling), Marcus Amrén (arrangemang) och Ida Willén (träning/tävling). Den huvudsakliga verksamheten bedrivs i kommittéerna. Styrelsen har en samordnande roll för kommittéarbetet. Styrelsen har under året haft 10 protokollförda sammanträden. Dessutom har två möten ledda av Roger Ek, SISU, hållits för att komma igång med strukturering av klubbarbetet med mål för framtida verksamhet. Arbetet kommer att fortsätta under våren. Det vi hittills har konstaterat är att vi behöver engagera fler medlemmar i klubbarbetet. Vi har ökat antalet medlemmar under året med 68 stycken, varav 32 ungdomar. Vår ungdomsverksamhet fortsätter att utvecklas. Vi har många ungdomar, som deltar i våra träningar. Skidorienteringen har överförts från Skidförbundet till Orienteringsförbundet, vilket medfört att skidorienteringskommittén har upphört och verksamheten har överförts som en vinteraktivitet till de övriga kommittéerna, som förstärkts med fler ledamöter. ÖOK arrangerade tillsammans med övriga klubbar skidorienteringstävlingar under SMveckan i Östersund. Tävlingarna blev mycket lyckade och vi fick bra PR för tävlingarna. Överskottet överfördes till J-H OF för att användas inom skidorientering. Vi har under året genomfört ett antal orienteringstävlingar med bra ekonomiskt resultat. Loffelunken har utvecklats till en av våra större tävlingar och är uppskattad med många deltagare från Norge. Klubben har även i år tillsammans med Brunflo IF och Frösö IF genomfört en tredagarstävling i Vålådalen Det samlade överskottet från tävlingarna har använts till en ny karta i Åre och kommer att användas till digitalisering av kartan söder om Vålån. Vi har överfört våra kartor till kartföreningen som därigenom har övertagit all kartverksamhet. Detta innebär att Kartföreningen står för att hålla kartorna aktuella, men vi får i gengäld betala något för användning av kartor. Vi har investerat i en datorutrustning och skrivare för kartframställning. Vi har också investerat i en startklocka för nästa års tävlingar. Klubben har även i år lyckats nå ett svagt positivt resultat tack vare: Att vi arrangerat många tävlingar under året med bra överskott Att vi delat ut informationsblad fyra gånger till Östersundshems hyresgäster Att vi fått projektbidrag inom Idrottslyftet för skolprojekt Att vi lyckats med Ullmax försäljningen Under föregående år betalade ÖOK 8 430 kr till Östersunds Idrottsservice, som haft ekonomiska problem på grund av en tvist med en tidigare anställd. Bingoverksamheten har gått bra under 2012 och vi har fått en ersättning på drygt 14 000 kr, vilket betyder att det förskott vi betalade har vi fått igen. Under våren har en städdag arrangerats där klubbens medlemmar städat i stugan, målat bastun, skotergaraget och krattat tomten för att hålla vår klubbstuga i fint skick. Vi röjde även fårstängsel och vindfällen på stigarna. I oktober ordnade arrangemangskommittén ett trevligt klubbmästerskap med många deltagare. Dagen avslutades med utdelning av priser och en uppskattad måltid. Sida 4

1.2 Verksamhetsberättelse för TT-kommittén 2012 Kommittén har under året bestått av Ola Lindgren, Ida Willén, Magnus Oredsson, Magnus Eriksson och Madeléne Wallentin (ordf.). Svarta serien är våra tidiga träningar på våren med svår orientering i krävande terräng. Vi provade ett nytt koncept för att få in fler banläggare, varje träningsgrupp skulle bidra med en bana. Det lyckades inte utan det blev bara två träningar, Ola och Ida lade en varsin bana. Vi åkte inte på 10-mila detta i år utan det blev Jukola istället. Ett herr- och ett damlag åkte iväg en helg början på juni, tillsammans med ett Jämtlandslag. Det var samma helg som Vätternrundan, vilket gjorde det lite svårt att få ihop lag. Resultatmässigt (även i relation till antal startande lag) vann damlaget över herrlaget. Herrlaget vann däremot över Jämtlandslaget. Klubbhelgen förlade vi i år till publiktävlingarna på EM i Mora/Falun. Det var mycket fina tävlingar, fin och varierad terräng. Publiktävlingarna gick först på dagarna och sedan efter duschen fick vi vara publik och se högklassiga tävlingar. På en av tävlingarna fick vi även springa hela upploppet och gå i mål på samma målområde som EM-löparna. Vålådalens 3-dagars kallade vi för årets tävlingspushning. Vi ville uppmana så många som möjligt att delta eftersom tävlingsledningen var bekymrad över låga deltagarantal och tävlingens framtid. Klubben betalade i år hela anmälningsavgifterna för både klubbhelgen och Vålådalen. Älgjakten gick i år i Orrviken. ÖOK hade totalt 4 st lag, varav lag Måns och tjejerna lyckades bäst med en femteplats. Vi kom inte iväg till 25-manna i år heller, det var tyvärr för få intresserade. Klubbens juniorgrupp har under Ida Willéns ledning fortsatt sin verksamhet. Organisering, ledning och planering av gruppen har varit välskött och engagerat men det har i år varit en liten grupp deltagare. Det har väldigt sällan varit deltagare från de andra klubbarna. Verksamheten fortsätter dock, om än på lågvarv och den lagda planeringen kan återanvändas så det finns därför en bra grund när våra ungdomar växer upp till juniorer. Exempel på tävlingar där en eller flera av våra juniorer deltagit är Uppsala Möte, Silva League i Täby, Roslagsvår, Silva League i Edsbyn och NM. I år har det framförallt varit Ida och Evelina som varit ut och tävlat, som sistaårsjuniorer. De har, eftersom de inte har några ledare eller tränare, skaffat sig bra kontakter och erfarenheter. Exempelvis ordnade de med boende och lokaltransporter tillsammans med Härnösands OK på Uppsala Möte och fick på så sätt även vara med på deras träningspass. I höst har träningsgruppen fortsatt om än i lite mindre omfattning än tidigare. Verksamheten har, som tidigare, varit öppen för alla men nivån anpassad till juniorerna. Sida 5

1.3 Verksamhetsberättelse för Arrangemangskommittén 2012 Arrangemangskommitén har under 2012 bestått av Anna Ringvall, Marcus Amrén, Torgny Pettersson, Johan Näslund, Claes Söderhjelm och Dick Friberg. Skidorientering Skidorienteringen under 2012 har genomförts enligt plan. Tävlingsprogrammet har bestått av fem deltävlingar i J-H skido-cup. En helg med DM samt Natt-DM. Ansvarig för tävlingarna har varit Torgny Pettersson med visst bistånd av ÖOK-medlemmar och övriga orienteringsklubbar. Årets stora händelse var SM i skidorientering under SM-veckan. Denna tävling genomfördes på ett bra sett genom deltagande av samtliga klubbar. Tävlingen direksändes i Sveriges Television. Någon mer omfattande skidorienteringsträning har ej genomförts under året. Orientering Under året har alla planerade arrangemang genomförts, vilket är 17 st. Redan i april genomfördes 5 st Park O-Cup tävlingar vilka lockade ca 120 personer per tävling, vilket är bra. I maj arrangerades 10-klubbs i Singsjön där bygdeföreningen hjälpte till med fiket. Efter semesternarrangerades Rannåsdagarna, 4 st kvällstävlingar. Rannåsdagarna lockade något färre deltagare i år vilket framförallt beror på att det ej var lika många med från skiduniversitetet i år. Under september genomfördes 3 st natt-tävlingar vilka lockade ca 30 personer per tävling. De mest glädjande arrangemangen under året var Loffelunken och Älgjakten som lockade till ca 500 startande. Glädjande är att det var så många ungdomar med. Ett stort tack till Storsjöbadet som sponsrade med badet. Det verkar som ett lyckat konceptet med bad på kvällen och breddstafett på söndagen. Orienteringssäsongen avslutades med ett KM där alla tävlade mot alla med handikapppoängsystem beroende på kön och ålder. Naturpasset Under 2012 har vi haft naturpass i Odensala, Torvalla och i Rannåsen samt veckans bana under 6 veckor i Rannåsen. Ungefär 200 naturpass blev sålda vilket är en nedgång med ca 30 % mot 2011. Uppfattade nedgångar kan bero på att vi inte hade något naturpass på Lägdenområdet vilket normalt är det område som säljer bäst på grund av närheten till centrum. Dessutom gynnade inte vädret naturpassverksamheten eftersom vädret var mindre gynnsamt under maj och stora delar av juni. Vi vill även passa på att tacka alla som har hjälpt till med våra arrangemang under året, det har varit ca 40 personer som hjälp till vid minst ett arrangemang. Vi hoppas att även nya medlemmar skall få chansen att hjälpa till under 2013. 1.4 Verksamhetsberättelse för Ungdomskommittén 2012 Kommittén har bestått av Monika Lund, Britta Brännström,(styrelserepresentant), Evelina Wallentin, Mats Lundqvist och Anders Johansson Förutom kommittén har ett tiotal ungdomsledare varit delaktiga i verksamheten. Verksamheten för yngre barn har under våren och hösten innefattat en grupp som tränat i Ås på lördagar och en grupp som tränat vid Krumhornet på måndagar. Båda grupperna har haft mellan 25 och 35 deltagare. Inriktningen har varit lek och skogsvana samt orientering på grön och vit nivå. Ungdomarna har tränat vid Krumhornet med inriktning på löpning och lätt orientering på måndagar och åkt runt på olika kartor för teknikövningar på onsdagar. Sida 6

Under vårens träningstävlingar var ungdomsledare på plats för att fånga upp nya orienterare. Vi delade då ut en säsongsplanering för all verksamhet. Under DM-helgen i Fanbyn ordnade vi ett läger med inkvartering på TC i bygdegården. Det var väldigt bra att vara så nära tävlingarna och kunna träna på kartan efteråt. För första gången (i alla fall på lång tid) åkte tre ÖOK-ungdomar på Rikslägret i Sälen. Måns, Freya och Magdalena var nöjda och rekommenderar fler att åka dit. Innan Rikslägret hade ett flertal ungdomar deltagit i Vålådalstävlingarna, där många bodde gemensamt med klubben på Edlers gård. Efter Rikslägret var det O-ringen i Halmstad för några stycken. Vi fortsatte höstens träningar med målsättning för de yngre att alla skulle delta i Loffelunken. Ett stort antal ÖOK ungdomar var med denna dag. Tävlingsavslutning för ungdomarna blev Daladubbeln. Hösten avslutades för de yngre med orientering i pannlampans sken, medan de äldre träffades en kväll på Boda Borg. Det blev lyckade arrangemang för alla. Under säsongen har tränings- och tävlingsflit premierats genom ett lotteri. Under inledningen på 2013 arrangerades skidorienteringsträningar för nybörjare där vi bjöd in de barn och ungdomar som deltagit under säsongen. Mitt i säsongen hade vi en ledarkväll med tävlingar, mat och bastu uppe i Rannåsen. Ni som inte varit där och bastat rekommenderas verkligen att göra det. Sida 7

2. VERKSAMHETSPLANER 2013 2.1 Verksamhetsplan för Styrelsen 2013 Styrelsen fortsätter att stötta kommittéerna i deras arbete med orienteringsverksamhet i olika former både sommar och vinter. För att komma igång med klubbens utbildningsverksamhet kommer en ledamot i styrelsen att arbeta dels med utbildningsfrågor, dels med aktiviteter för att öka engagemanget från fler klubbmedlemmar. Klubben kommer bland annat att arrangera två tävlingar på NM, vilket betyder att vi måste utbilda fler funktionärer för att hantera tävlingarna på ett professionellt sätt. För övrigt kommer klubben att arrangera många av distriktets tävlingar. Målsättningen är att öka antalet tävlande från Norge och andra distrikt för att nå ännu bättre ekonomiskt resultat för tävlingsverksamheten. Att behålla ungdomarna och få dem att fortsätta som juniorer och delta i tävlingar har hög prioritet. Vi fortsätter arbetet med Målstegen för att tydliggöra klubbens inriktning, förhållningssätt, men fram för allt sätta mål för verksamheten. Klubben fortsätter med försäljning av Ullmax-kläder, vilket är en viktig inkomstkälla för klubben och dessutom mycket uppskattat av våra kunder. Klubben fortsätter att delta i arrangemanget av Vålådals-tävlingarna. Styrelsen vill aktivera ännu fler medlemmar att delta på arbetsdagarna för att rusta upp klubbstugan, skotergaraget och röja på tomten. Östersund 2013-01-31 Maj-Britt Ringvall Lars-Eric Gahlin Tom Brantheim Britta Brännström Madeléne Wallentin Marcus Amrén Ida Willén Sida 8

2.2 Verksamhetsplan för TT-kommittén 2013 Första träningspasset på skidorientering var 5 januari. Det var ungdomskommittén som arrangerade och bjöd in barn/ungdomar med deras föräldrar. Klubbhelg för skidorienteringen blir på SM 23-24 februari i Örnsköldsvik. I år blir det 10-mila igen. Vi räknar med både ett herr- och ett damlag (och ungdomslag). Tävlingen går i Upplands Bro 3 5 maj. Svarta serien kör igång så snart som snön tillåter. Vi hoppas på minst 4 tillfällen. I år ska vi åka iväg på 25-manna! Vi kommer i år att ha ett nytt upplägg kring denna tävling. Boka in helgen 12 13 oktober redan nu. Ida planerar för en uppstart för 25-manna redan i mars med en klubbträning, sedan en ny träning i juni och en i höst. Klubbhelg i år blir en helg i början av maj i Verdal, Norge. Vi kommer att ge förslag på gemensamt boende, troligtvis en campingplats med stugor och samordning av resa. Klubben betalar hela anmälningsavgiften. Juniorgruppen är liten i år, de har en planering men verksamheten kommer att anpassas till deltagarna. Vi vill betona att alla juniorgruppens träningar är öppna för alla men nivån är anpassade för juniorerna. Håll utkik i kalendern på hemsidan. 2.3 Verksamhetsplan för Arrangemangskommittén 2013 Under 2013 kommer vi att arrangera följande tävlingar 6/1 JH SkidO Cup 1 18/6 10-klubbs 5 12/1 JH SkidO Cup 2 6/8 ÖOK Dagserie 1 19/1 JH SkidO Cup 3 10/8 NM Medel 10/2 JH SkidO Cup 4 11/8 NM Lång 16/2 JH SkidO Cup 5 13/8 ÖOK Dagserie 2 19/2 DM Natt 20/8 ÖOK Dagserie 3 9/3 DM Medel 27/8 ÖOK Dagserie 4 10/3 DM Lång 3/9 ÖOK Nattserie 1 16/4 ParkO? DM MTBO 18/4 ParkO 7/9 Loffelunken 23/4 ParkO 10/9 ÖOK Nattserie 2 25/4 ParkO 17/9 ÖOK Nattserie 3 1/5 ParkO? KM Sida 9

I år är NM i Sinnberg vår största tävling. Vi hoppas att det skall locka många deltagare. Vår målsättning är att skapa ett proffsigt arrangemang med bra banor så att dessa löpare skall lockas till Jämtland för mer tävlande. SM-sprinten arrangeras av OK Storsjön på Jamtli. I övrigt skall vi sträva emot att få fler av våra medlemmarna att bli funktionärer. Det finns många sysslor där man ej behöver vara orienteringsexpert. Våra små arrangemang som exempelvis Rannåsdagrana är perfekt som inskolning för tidtagning, marka mm. 8 st skidorienteringstävlingar kommer att arrangeras under 2013. Dessa genomförs framförallt genom Torgny, Claes och Jämtlands orienteringsförbund. Vi hoppas att några av våra nybörjare skall våga att prova på skido. Troligtvis kommer SM-veckan 2015 och 2016 genomföras i Östersund. Där vi i sammarbete med övriga klubbar skall arrangera SM i skido. Under 2013 är strävan att försäljningen av Naturpass skall öka ytterligare. 2.4 Verksamhetsplan för Ungdomskommittén 2013 Framförallt kräver ungdomsverksamhet ledare och ledarutbildning planeras under våren inom SOFT eller SISUs ramar. För ledarutbildning finns externa medel att söka. För ledarna ska vi färdigställa ledarvästar och arrangera några gemensamma aktiviteter förutom utbildning. Vi planerar verksamhet på nybörjar-, fortsättnings- och ungdomsnivå. Den verksamheten kräver, förutom ledare, kartor och en del material till olika övningar. I år planerar vi att inleda säsongen tidigare med de äldre och delta i ungdomskavlen på tiomila. Resan går att samordna med TT-kommittén som planerar att delta med två lag. För övriga inleds säsongen med träningstävlingarna och träningar. Att arrangera läger under DM-helgen har varit ett bra koncept, som vi fortsätter med. Förhoppningsvis kan ett samarbete med övriga länsklubbar inledas då vi bjuder in andra klubbar att delta. För att vidga våra ungdomars vyer propagerar vi för att fler åker på Rikslägret i Sälen. Eventuellt kan vi söka resemedel från förbundet om fler klubbar har deltagare och vi samordnar resor med dem. Vi ser tendenser till ökade anmälningskostnader för tävlande barn och ungdomar vilket är mycket positivt. Vi uppmuntrar till att tävla både länet och ute i landet. Precis som förra året bokar vi ett gemensamt boende under Vålådalshelgen för att underlätta för nya familjer att följa med. Säsongen avslutas med Daladubbeln för alla ungdomar. Sida 10

3. BUDGETFÖRSLAG 2013 3.1 Budgetförslag för Styrelsen 2013 Budget 2012 Utfall 2012 Förslag 2013 Intäkter Sponsorer - - - Medlemsavgifter 34 000 39 300 39 000 Bingo 10 000 14 300 15 000 Kläder, Ullmax 65 000 50 000 50 000 Arbetsinsatser av medlemmar 40 000 45 000 40 000 Driftbidrag 16 500 16 500 16 500 Räntor 5 000 5 200 5 000 Uthyrning Rannåsen 4 000 3 800 4 000 Kläder, Trimtex - - - Övriga intäkter 1 000 2 200 2 000 Summa intäkter 175 500 176 300 171 500 Kostnader ÖOK-Nytt 8 000 9 200 9 000 Drift Rannåsen 32 000 20 700 30 000 Drift Krumhornet 3 000 3 000 3 000 Förbrukningsmateriel 3 000 1 600 2 000 Porto m m 2 500 100 500 Annonser 1 000 200 500 Försäkringar 2 500 5 500 5 500 Kläder, Trimtex - 1 000 - Uppvaktningar, priser 2 500 700 1 000 Kläder, Ullmax 46 000 39 000 40 000 Trivselgruppen 6 000 5 400 6 000 Diverse kostnader 8 000 29 300 10 000 (i huvudsak inventarier 2012) Summa kostnader 114 500 115 700 107 500 Summa styrelsen + 64 000 Sida 11

3.2 Budgetförslag för TT-kommittén 2013 Intäkter/Deltagaravgifter Kostnad Netto Överföring från 2012 10000 10000 Träningskartor inkl. svarta serien 500 1000-500 Anmälningsavgifter, sommar 13000 46000-33000 Anmälningsavgifter, vinter 1000-1000 Anmälningsavgifter MTB 2500-2500 10-mila 4000 20000-16000 25-manna 24000 40000-16000 MTB-kartställ 4500-4500 Juniorgruppen 3000-3000 Summa 51500 118000-66500 3.3 Budgetförslag för Arrangemangskommittén 2013 Aktivitet Intäkter Kostnader Resultat ParkO 24 000 11000 13000 Dag o nattserien 22 000 4000 18000 Loffelunken 22 000 10 000 12000 NM 60 000 40 000 20000 10-klubbs 5 000 2 500 2500 MTB-DM 3 500 3 000 500 Naturpasset 17 000 6 000 11000 Förbundsavgifter, annonser, övrigt 0 23 000-23000 SkidO 14 000 14 000 0 Preo 1 000 1 000 0 Summa 168 500 114 500 54 000 Aktivitet Intäkter Kostnader Resultat 3.4 Budgetförslag för Ungdomskommittén 2013 Sida 12

Normal verksamhet med ungdoms-, fortsättnings- och nybörjargrupp Kartor 6000 Material 4000 Priser 2000 Tävlingsresa vår, ungdomstiomila, tält 2900 anmälan 410 Resa, gemensamt med TT 4000 DM-läger 7000 Riksläger, 25000 Resa Riksläger 5000 Anmälningsavgifter 20000 Brickhyror 10000 Daladubbeln 25000 Ledarutbildning 10000 Ledaraktivteter 5000 Skidorientering 2000 Kläder, tryck 1500 Diverse 3000 132810 Intäkter Kommun, LOK 15000 Statligtstöd 15000 Överfört fr 2012 10000 Idrottslyft 34000 Sportident 6000 80000 3.5 Budgetförslag för ÖOK totalt 2013 Budget Utfall Förslag 2012 2012 2013 Styrelsen inkl trivsel 61 000 52 500 64 000 Sida 13

Ungdomskommittén -200-37 500-50 000 Arrangemangskommittén 37 250 47 000 54 000 Tränings- och tävlingskommittén -94 200-61 000-66 500 Beräknat resultat 3 850 1 000 1 500 Fotnot: I styrelsens resultat 2012 ingår att värdet på Rannåsen-stugan har skrivits ner med 10 000 kr. Sida 14