KALLELSE TILL ÅRSMÖTE Medlemmarna i Äppelträdgårdens Samfällighetsförening kallas härmed till årsmöte. Söndagen 21 mars 2010, kl 15.00 till 17.00 i Sjöscouternas nya lokal (Ekebyhovsbacken), Ekerö Gällstao, 2010-03-05 Styrelsen Bilagor: 1. Förslag till dagordning 2. Förvaltningsberättelse 3. Årsredovisning 2009 4. Budgetförslag 2010 5. Valberedningens förslag till styrelse 2010
Förslag till dagordning 1. Stämmans öppnande 2. Godkännande av förslag till dagordning 3. Fastställande av röstlängd 4. Val av mötesfunktionärer: a. ordförande b. sekreterare c. 2 protokolljusterare, att ihop med ordföranden justera dagens protokoll d. rösträknare 7. Fråga om stämman blivit stadgeenligt utlyst 8. Framläggning av styrelsens årsredovisning 9. Framläggning av revisorernas berättelse 10. Beslut om fastställande av resultat och balansräkning 11. Fråga om ansvarsfrihet för styrelsen 12. Förslag till inkomst och utgiftsstat för 2010 13. Fråga om arvoden till styrelse, revisorer och valberedningen. 14. Val av styrelse och styrelseordförande för 2010. Utlysta tjänster: ordförande, 1 ledamot, 2 suppleanter 15. Val av 2 revisorer för 2010 16. Val av 2 valberedning för 2010 17. Av styrelsen till stämman hänskjutna Investering om däckställ 18. Meddelande om var protokoll kommer att hållas tillgängligt 19. Stämmans avslutande Välkomna Styrelsen
Förvaltningsberättelse Styrelsen för Äppelträdgårdens samfällighetsförening avger härmed årsredovisning för räkenskapsåret 2009-01-01 2009-12-31. Föreningsfunktionärer har sedan den ordinarie föreningsstämman 2009-03-22 varit: STYRELSE Ordinarie Pierre Belouin Gård 1 Ordförande Jessica Eriksson Gård 2 Kassör Urban Ottosson Gård 5 Sekreterare Johan Sahlsten Gård 4 Ledamot Marcus Lind Gård 3 Ledamot Viktoria Gårder Gård 2 (flyttade september 2009) Suppleanter Kristian Jennersjö Gård 1 ÖVRIGA ROLLER Revisorer Henrik Boström Gård 1 Stefan Månsson Gård 4 Valberedning Catarina Forsgren Gård 1 Sammanträden Styrelsen har haft 6 protokollförda sammanträden. Försäkring Samfällighetsföreningen har företagsförsäkring i Trygg Hansa, Stockholm
Verksamheten under året som gått Från årsstämman 2009 - Underhållsarbetet av utomhusparkeringen (utanför stora garaget) fortskrider. Ritningar har tagits fram, bygglovsansökan skickats in och offerter har begärts in. Arbetet kommer att utföras när snön har smält bort - Ett däckställ har köpts in och monterats i däckförrådet av stora garaget - Målningen av förråd, soprum, cykelrum och garage gård 1 och 2 har skjutits upp. Nuvarande färger tillverkas inte mer. Vi har beställt provfärger och planerar att utföra arbetet under kommande vår. - Slamsugningen av samfällighets brunnar har genomförts Övriga åtgärder - En vår- och en höststädning har planerats och genomförts via trädgårdsgruppen - De flesta lysrören i garagen har bytts ut - Parkeringssituationen har granskats och en inventering av antal bilar som ägs av medlemmar som bor i samfälligheten visar sig vara lägre än antal tillgängliga platser. - Underhållsgruppen har tagit fram en första utkast på underhållsplanen. - Samarbete med F-ssons avseende felavhjälpande, underhåll m.m. har inletts. - Folkhem har beställt åtgärd av garagegolv i garage under gård fem. Verksamheten 2010 - F-ssons har påbörjat åtgärdande av trasiga utomhusarmaturer. - Fortsatt arbete för att ta fram underhållsplan (inkl. kostnader) kommer att stå i fokus, samt förbättring av kommunikation till medlemmarna via hemsidan. Styrelsen Äppelträdgårdens Samfällighetsförening
Äppelträdgårdens Samfällighetsförening Sida: 1 Balansrapport Utskrivet: 10-03-03 Preliminär Räkenskapsår: 09-01-01-09-12-31 Senaste vernr: 155 Resultatenhet: Hela föreningen Period: 09-01-01-09-12-31 Ing balans Period Utg balans TILLGÅNGAR Omsättningstillgångar Fordringar 1510 Kundfordringar 0,00 1 861,00 1 861,00 1700 Förutbetalda kostnader/upplupna intäkter -1 400,00 1 400,00 0,00 S:a Fordringar -1 400,00 3 261,00 1 861,00 Kassa och bank 1940 Checkräkningskonto SEB 37 084,87 155 737,67 192 822,54 1941 Företagskonto SEB 35 622,67-35 520,04 102,63 S:a Kassa och bank 72 707,54 120 217,63 192 925,17 S:a Omsättningstillgångar 71 307,54 123 478,63 194 786,17 S:A TILLGÅNGAR 71 307,54 123 478,63 194 786,17 EGET KAPITAL, AVSÄTTNINGAR OCH SKULDER Eget kapital 2084 Underhållsfond -10 000,00-15 985,01-25 985,01 2091 Balanserade vinstmedel -5 985,01 5 985,01 0,00 2099 Redovisat resultat 0,00-109 353,03-109 353,03 S:a Eget kapital -15 985,01-119 353,03-135 338,04 Kortfristiga skulder 2900 Upplupna kostnader/förutbetalda intäkter -55 322,53-4 125,60-59 448,13 S:a Kortfristiga skulder -55 322,53-4 125,60-59 448,13 S:A EGET KAPITAL, AVSÄTTNINGAR OCH SKULDER -71 307,54-123 478,63-194 786,17 BERÄKNAT RESULTAT*** 0,00 0,00 0,00
Äppelträdgårdens Samfällighetsförening Sida: 1 Resultatrapport Utskrivet: 10-03-03 Preliminär Räkenskapsår: 09-01-01-09-12-31 Senaste vernr: 155 Resultatenhet: Hela föreningen Period: 09-01-01-09-12-31 Perioden Periodbudget Period/periodbudg Rörelsens intäkter och lagerförändring Nettoomsättning 3111 Medlemsavgifter 498 633,00 498 700,00 100,0 % 3112 Övriga intäkter 1 440,00 0,00 0,0 % S:a Nettoomsättning 500 073,00 498 700,00 100,3 % S:a Rörelseintäkter och lagerförändring 500 073,00 498 700,00 100,3 % Bruttovinst 500 073,00 498 700,00 100,3 % Rörelsens kostnader Övriga externa kostnader 5120 Belysning, elkostnader och lampor -50 000,00-50 000,00 100,0 % 5160 Sophämtning -119 947,00-120 000,00 100,0 % 5420 Inköp för bokföring och bokföringstjänser 0,00-6 000,00 0,0 % 5481 Kostnader arbetsgrupper -171,90-2 000,00 8,6 % 5500 Löpande underhåll -1 955,00-3 000,00 65,2 % 5510 Löpande underhåll/reparationer Tormax grindar 0,00-12 000,00 0,0 % 5520 Löpande underhåll - parkeringsgruppen -8 145,00-71 000,00 11,5 % 5530 Löpande underhåll - trädgårdsgruppen -34 439,76-37 000,00 93,1 % 5535 Löpande underhåll - grässklippargruppen -19 802,56-20 000,00 99,0 % 5540 Löpande underhåll - underhållsgruppen -8 848,00-25 000,00 35,4 % 6110 Porto och kontorsmaterial -591,00-2 000,00 29,6 % 6210 TV-anläggning/satellitmottagning -110 762,00-113 000,00 98,0 % 6310 Försäkringar -5 701,00-6 000,00 95,0 % 6390 Övriga inköp och oförutsedda utgifter -500,00-2 000,00 25,0 % 6410 Arvoden -18 000,00-18 000,00 100,0 % 6540 IT-tjänster -930,00-1 500,00 62,0 % S:a Övriga externa kostnader -379 793,22-488 500,00 77,8 % S:a Rörelsens kostnader inkl råvaror mm -379 793,22-488 500,00 77,8 % Rörelseresultat före avskrivningar 120 279,78 10 200,00 1 179,2 % Rörelseresultat efter avskrivningar 120 279,78 10 200,00 1 179,2 % Rörelseresultat före finansiella intäkter och kostnader 120 279,78 10 200,00 1 179,2 % Resultat från finansiella investeringar Övriga ränteintäkter och liknande resultatposter 8311 Ränteintäkter från bank 273,25 1 000,00 27,3 % S:a Övriga ränteintäkter och liknande resultatposter 273,25 1 000,00 27,3 % Räntekostnader och liknande resultatposter 8490 Finansiella utgifter + ränte kostnader -1 200,00-1 200,00 100,0 % S:a Räntekostnader och liknande resultatposter -1 200,00-1 200,00 100,0 % S:a Resultat från finansiella investeringar -926,75-200,00 463,4 % Resultat efter finansiella intäkter och kostnader 119 353,03 10 000,00 1 193,5 % Resultat före bokslutsdispositioner och skatt 119 353,03 10 000,00 1 193,5 % Bokslutsdispositioner 8890 Underhållsfond -10 000,00-10 000,00 100,0 % S:a Bokslutsdispositioner -10 000,00-10 000,00 100,0 % Resultat före skatt 109 353,03 0,00 0,0 % Beräknat resultat 109 353,03 0,00 0,0 % 8999 Redovisat resultat -109 353,03 0,00 0,0 %
Förslag på inkomst och utgiftsstat 2010 ÄPPELTRÄDGÅRDENS SAMFÄLLIGHETSFÖRENING 2010 Budget förslag Tillgångar Balanserade vinstmedel 2009 bokade för arbeten 56 000 Balanserade vinstmedel 47 369 Summa 103 369 Intäkter Uttaxering/ kvartal Uttaxering från medlemmar Q1 132 131 1 861 Uttaxering från medlemmar Q2, Q3, Q4 298 200 1 400 Summa 430 331 Kostnader Kommentarer Belysning, elkostnad och lampor 60 000 lysrör ingår Finansiella utgifter + ränte kostnader 1 200 Försäkring Samfälligheten 7 000 Inköp för bokföring och bokföringstjänster 3 000 Inköp av mjukvara (office) ingår IT-tjänster 1 500 hemsida Kostnader arbetsgrupper och styrelsemöten 2 000 Löpande underhåll + reparationer 3 000 Tormax, underhåll garagegrindar 10 000 Porto och kontorsmaterial 2 000 Sophämtning 120 000 Styrelsearvoden 50 000 Enligt förslag från valberredningen TV/Satellit 115 000 Underhålls- och förnyelsefond 10 000 Övriga inköp och oförutsedda utgifter 2 000 Underhållsgruppen, löpande underhåll 25 000 5000 sand, utebelysning 4000, FSSONS, grussvägar Parkeringsgruppen, löpande underhåll 10 000 däckställ Trädgårdsgruppen, löpande underhåll 45 000 trädmästarna trädvård & frukträd+ löpande underhåll, vår-höststäddag Gräsklippargruppen, löpande underhåll 11 000 bensin + service Parkeringsgruppen, Arbete utanför stora garaget 40 000 Underhåll och utbyggnad parkering utanför garage 5 Underhållsgruppen, Målning gård 1 16 000 Summa 533 700
VALBEREDNINGENS FÖRSLAG TILL STYRELSE 2010 STYRELSE Roll Namn Gård Mandatperiod Kommentar År kvar Ordförande Stefan Månsson 4 2010-2011 Nyval 2 Kassör Jessica Eriksson 2 2009-2010 Sittande 1 Sekreterare Marcus Lind 3 2009-2010 Sittande 1 Ledamot Johan Sahlsten 4 2009-2010 Sittande 1 Ledamot Kristian Jennersjö 1 2010-2011 Nyval 2 Suppleant Marie Boij 3 2010 Nyval 1 Suppleant Johannes Svennung 5 2010 Nyval 1 ÖVRIGA ROLLER Revisor Per Åhren 1 2010 Nyval 1 Revisor Anders Boren 2 2010 Nyval 1 Valberedning Pierre Belouin 1 2010 Nyval 1 Valberedning öppen - 2010 Nyval 1 Vidare så föreslår valberedningen en höjning av arvodet till 36 000 + arbetsgivaravgifter om ca. 33%, så den totala summan får ej överstiga 50 000 kr. Detta är en rimlig ersättning anser valberedningen efter att ha tittat på en handfull andra föreningar på Ekerö. Detta innebär att arvodet uppgår till ca. 10% av omsättningen vilket är en högst normal ersättningsgrad. Arvodet ska fördelas fritt inom styrelsen, förslagsvis en fast del per styrelsemedlem samt en rörlig del baserat på hur många möten resp. medlem deltar i.