PROTOKOLL Sammanträdesdatum 2014-11-11 Kommunstyrelsens arbetsutskott Tid Tisdagen den 11 november 2014 kl. 8:15-8:55 Plats KS-salen, stadshuset Omfattning 93-95 Beslutande Anders Andersson (C) Christina Fosnes (M) Johan Persson (S) Dzenita Abaza (S) Bertil Dahl (V) Inger Hilmansson (FP) ordförande vice ordförande Sekreterare Anette Mellström Justeras Anders Andersson ordförande Christina Fosnes Anslaget på kommunens anslagstavla, 93 den 11 november och 94-95 den 18 november 2014.
Kommunstyrelsens arbetsutskott PROTOKOLL Sammanträdesdatum 2014-11-11 2 (5) 93 Upphandling av nytt vård- och omsorgsboende på Gustav Vasagatan 11 Dnr KS 2014/0910 Handlingar Kommunledningskontorets skrivelse den 7 november 2014. Bakgrund Upphandlingen omfattar drift av vård- och omsorgsboendet på Gustav Vasagatan 11 i Kalmar. Vård- och omsorgsboendet på Gustav Vasagatan 11 drivs idag av Parkgården AB och har 18 lägenheter för äldre med biståndsbeslut om vård- och omsorgsboende. Nuvarande avtal är möjligt att förlänga med ett år men Parkgården AB har tackat nej till förlängning. På grund av detta har en ny upphandling genomförts. I anbudsunderlaget anges ett antal skall krav som ska uppfyllas för att anbudet ska vara kvalificerat. Utvärdering har gjorts efter två kriterier, pris och mertjänster. Tio mertjänster har angetts i anbudsunderlaget och varje mertjänst värderas till 30 kronor. För varje mertjänst som leverantören kan uppfylla görs ett avdrag på grundpriset med 30 kronor. Anbudspris minus erhållet prisavdrag är lika med utvärderingspris. De mertjänster som har angett i anbudsunderlaget är om entreprenören kan erbjuda brukarråd, gruppaktiviteter, friskvård, enskilda aktiviteter, utevistelse, mer än en maträtt, festmåltid, tillsvidareanställd personal, heltid för personal och handledning av personal. Avtalstiden är den 1 januari 2015 till den 31 december 2016 med möjlig förlängning i högst 24 månader. Omsorgsnämndens presidium har tagit del av inkomna anbud. Överläggning Upphandlingschef Björn Hedbäck tillsammans med Lars Axelsson och Magnus Levin, omsorgsförvaltningen, redogör för ärendet. Beslut Kommunstyrelsens arbetsutskott ger serviceförvaltningen i uppdrag att slutföra upphandlingen och skriva avtal för drift av vård- och omsorgsboendet på Gustav Vasagatan med Kropp och själ med omtanke i Helsingborg AB (org nr 556456-2683). Paragrafen förklaras för omedelbart justerad.
Kommunstyrelsens arbetsutskott PROTOKOLL Sammanträdesdatum 2014-11-11 3 (5) 94 Förslag till gemensam överförmyndarverksamhet med Borgholm och Mörbylånga kommuner Dnr KS 2014/0881 Handlingar Förstudierapport den 14 oktober 2014. Kommunledningskontorets skrivelse den 27 oktober 2014. Bakgrund Borgholms kommun och Mörbylånga kommun har tagit initiativ till att undersöka förutsättningarna för en gemensam organisation med Kalmar kommun kring överförmyndarverksamheten. Överförmyndarnämnden är en verksamhet som växer och kraven på hjälpinsatser i form av gode män och förvaltare ökar och därmed även behovet av insatser för rekrytering och utbildning. De administrativa insatserna väntas också öka i takt med fler återsökningar av statsbidrag för ensamkommande barn, fler ärenden och tillsynsmyndighetens krav på dokumentation. De främsta fördelarna med att samverka är - att rättssäkerheten och kvalitén i myndighetsutövningen ökar - att kompetensförsörjningen av personal, gode män och förvaltare bättre säkerställs - att sårbarheten i verksamheten minskar - att förutsättningar skapas för en robust organisation som klarar framtidens krav Regeringen vidtar just nu åtgärder för att säkerställa att det även i framtiden finns tillgång till kvalificerade och lämpliga gode män och förvaltare och för att förbättra deras villkor. För att bland annat kunna möta de skärpta kraven och minska sårbarheten i verksamheterna har kommunerna Borgholm, Mörbylånga och Kalmar därför enats om att utreda frågan om en eventuell framtida samverkan. Utifrån förstudien föreslås en gemensam tjänstemannaorganisation och egen överförmyndare eller överförmyndarnämnd i respektive kommun från och med den 1 januari 2016 (förslag 5.2). Överläggning Sinisa Vukovac, kommunledningskontoret, går igenom förslag till gemensam överförmyndarverksamhet med Borgholm och Mörbylånga och kommuner. Beslut Arbetsutskottet föreslår att kommunfullmäktige beslutar: Kommunfullmäktige godkänner förslag till gemensam överförmyndarverksamhet med Borgholm och Mörbylånga kommuner enligt förstudiens förslag 5.2.
Kommunstyrelsens arbetsutskott PROTOKOLL Sammanträdesdatum 2014-11-11 4 (5) Den gemensamma tjänstemannaorganisationen ska vara placerad i Kalmar, träda i kraft den 1 januari 2016 och i övrigt följa det upplägg som redovisas i förstudien. Kommundirektören får i uppdrag att underteckna nödvändiga överenskommelser och avtal om samverkan. Beslutet gäller under förutsättning att Borgholms kommun och Mörbylånga kommun också fattar beslut om samverkan kring gemensam överförmyndarverksamhet. 95 Ändring i kommunstyrelsens och samhällsbyggnadsnämndens reglementen Dnr KS 2014/0906 Handlingar Kommunledningskontorets skrivelse den 5 november 2014. Bakgrund Kommunfullmäktige beslutade den 17 juni 2013 i samband med översyn av planprocessen att ansvaret för översiktsplanering skulle ligga kvar på kommunstyrelsen men att samhällsbyggnadsnämnden tillfördes alla planeringsresurser och tar fram översiktsplan. Kommunstyrelsen inrättade ett planutskott som beslutar om prioritering av i vilken ordning arbetet med olika planer ska startas. Planutskottet bereder frågor till kommunstyrelsen som rör översiktlig planering och övriga markfrågor. Samhällsbyggnadsnämnden startar arbete med planer enbart efter prioritering av planutskottet. Idag har kommunstyrelsen ansvaret för översiktsplaneringen medan samhällsbyggnadsnämnden ansvarar för fördjupade översiktsplaner och tematiska tillägg. För en mer praktisk hantering av frågorna så föreslås att samhällsbyggnadsnämnden ansvarar för hela översiktsplaneringen. Kommunstyrelsens planutskott kan i sin beställning av planarbete säkra att både utskott och kommunstyrelse blir informerade under arbetet med översiktsplaner m.m. Alla planer av principiell betydelse, d.v.s. all översiktsplanering och vissa detaljplaner antas alltid av kommunfullmäktige. Planbesked är en förfrågan om planarbete från privat markägare. Beslut om planarbete ingår i den prioritering som planutskottet gör och förändringen innebär en snabbare och mer effektiv handläggning. Därför förtydligas att det är utskottet som beslutar och att samhällsbyggnadsnämnden får beslutet för kännedom. I samband med genomgången av kommunstyrelsens reglemente så föreslås samtidigt ett antal förtydliganden och uppdateringar av mer redaktionell karaktär.
Kommunstyrelsens arbetsutskott PROTOKOLL Sammanträdesdatum 2014-11-11 5 (5) Överläggning Anders Saur, kommunledningskontoret, går igenom förslaget till ändring i kommunstyrelsens och samhällsbyggnadsnämndens reglementen. Beslut Arbetsutskottet föreslår att kommunfullmäktige beslutar: Kommunfullmäktige godkänner kommunledningskontorets förslag till ändrad ansvarsfördelning mellan kommunstyrelsen och samhällsbyggnadsnämnden. Kommunfullmäktige antar de föreslagna ändringarna och tilläggen i reglementet för kommunstyrelsen i 2, 6, 18 och 19 samt i reglementet för samhällsbyggnadsnämnden i 1. Ändringarna ska gälla från och med den 1 januari 2015.
www.pwc.se Caroline Liljebjörn Certifierad kommunal revisor 30 oktober 2014 Förstudie Förekomsten ändrings och tilläggsarbeten (ÄTA) Kalmar kommun
Innehållsförteckning 1. Inledning... 1 1.1. Bakgrund... 1 1.2. Metod... 1 2. Iakttagelser...2 2.1. Rutiner och riktlinjer...2 2.1.1. Interna riktlinjer...2 2.1.2. Branschbestämmelser...2 2.1.3. Teknikmöten...2 2.2. Investeringsprocessen...3 2.2.1. Förstudie/projektering...3 2.2.2. Genomförande...3 2.2.3. Uppföljning av ÄTA-arbeten...3 2.2.4. Slutredovisning av projekten...4 3. Bedömning...5 PwC
1. Inledning 1.1. Bakgrund Kalmar kommuns revisorer har utifrån en riskbedömning funnit det relevant att genomföra en förstudie av hur servicenämnden arbetar för att minimiera förekomsten av ÄTA- arbeten (ändring, tillägg och avdrag) i syfte att erhålla ett underlag för bedömning om en eventuell fördjupad granskning ska ske. Revisorerna beslutade på sitt sammanträde den 22 maj 2014 att ge PwC i uppdrag att genomföra förstudien 1.2. Metod Intervju med chefen för avdelningen fastigheter samt en byggprojektledare inom serviceförvaltningen. PwC 1 av 5
2. Iakttagelser Kalmar kommuns fastighetsavdelning är organiserad under serviceförvaltningen. Avdelningen består av enhet bygg och enhet fastighetsservice. Uppgiften är att se till att kommunen har ändamålsenliga lokaler. Inom enhet bygg finns fem byggprojektledare och en projektledare för planerade underhållsprojekt. 2.1. Rutiner och riktlinjer 2.1.1. Interna riktlinjer I kommunens verksamhetshandbok finns processen att lösa verksamhetens behov av lokaler som ska syfta till att vägleda företrädare för verksamheten för att lösa behovet av lokaler samt klara ut de olika rollerna och deras ansvar. Processen inleds med att fastighetsförvaltarna bjuder in övriga förvaltningar till ett möte om deras lokalbehov i september månad. Förvaltningarna presenterar sitt behov av lokaler och fastighetsförvaltarna utreder olika alternativ för att lösa behovet, till exempel om det finns lediga lokaler som kan byggas om, om det går att hyra externa lokaler, om fristående paviljonger kan vara ett alternativ eller om det krävs en nybyggnation. Utredningen grundar sig på gällande lokalnormer som för närvarande finns för kontor, förskola och skola. Om resultatet av utredningen visar att det krävs en investering i lokaler ska de övervägda alternativen dokumenteras på en framtagen blankett, som ska ingå i beslutsunderlaget till kommunfullmäktige. Vid alternativet bygga om eller bygga nytt beställer fastighetsförvaltaren en utredning av byggkostnader med mera av fastighetsavdelningens byggenhet. Processbeskrivningen skulle behöva uppdateras eftersom kommunstyrelsen infört ett planutskott där anbud för byggprojekt ska presenteras. 2.1.2. Branschbestämmelser AB Svensk Byggtjänst och Föreningen Byggandets Kontraktskommitté (BKK) är parter inom byggsektorn som tar fram handböcker och dokumentation för att sprida kunskap och skapa enhetlighet i branschfrågor. Enligt AB 04 (Allmänna bestämmelser för byggnads, anläggnings- och installationsentreprenader) definieras ÄTA-arbeten som ändrings- eller tilläggsarbete som står i omedelbart samband med kontraktsarbetena och som inte är av väsentligt annan natur än dessa samt avgående arbete. De allmänna bestämmelserna reglerar när ersättning för ÄTA-arbeten kan tas ut och hur ersättningen ska beräknas. Det finns även allmänna bestämmelser för totalentreprenader (ABT 06) samt för konsultuppdrag inom arkitekt- och ingenjörsverksamhet (ABK 09). 2.1.3. Teknikmöten Inom byggenheten hålls ett teknikmöte en gång i månaden där avdelningschefen och byggprojektledarna deltar. På mötena behandlas bland annat kvalitetsfrågor PwC 2 av 5
och erfarenheter från byggprojekt. Mallar för lämnande av anbud, tilldelningsbeslut och bilagor till förfrågningsunderlag har till exempel arbetats fram och diskuterats på mötena. Det sker även en erfarenhetsåterföring från olika byggprojekt i syfte att förbättra rutinerna. 2.2. Investeringsprocessen 2.2.1. Förstudie/projektering Förvaltningarnas behov av lokaler utreds gemensamt av förvaltningen/nyttjaren och fastighetsförvaltaren. Behovet av ytor och en beskrivning av vilken verksamhet som ska nyttja ytorna sammanställs i ett lokalprogram i enlighet med den dokumenterade investeringsprocessen. För byggenheten är det viktigt att lokalprogrammen är genomarbetade eftersom de utgör verksamhetens beställning av nya/renoverade lokaler. Byggprojektledaren gör en första kostnadsberäkning av projektet baserat på lokalprogrammet. Vid nybyggnation avsätts ca 5 % av entreprenadens budget till ÄTA-arbeten. I ett renoveringsprojekt är andelen för ÄTA-arbeten högre till exempel eftersom osäkerheten ökar när markförhållandena under en fastighet inte går att undersöka till en rimlig kostnad. Osäkerheten kan även bero på brister i ritningsunderlag eller avsaknad av dokumentation av tekniska lösningar. För att förebygga ÄTA-arbeten är det viktigt att tid avsätts i projekteringsfasen. Avstämningar görs med verksamheten och kontroller görs att det finns underlag till exempel i form av ritningar att lämna till konsulterna som anlitas för projekteringen. Där det inte finns aktuella ritningar måste detta åtgärdas under denna fas. I budgetarbetet har önskemål framställts om att få medel till ett projekt som syftar till att uppdatera ritningar för de kommunala fastigheterna. När förfrågningsunderlaget och övriga handlingar tagits fram sker en samgranskning av alla handlingar. Handlingarna granskas av projektgruppen. Detta är ett viktigt moment där det finns möjlighet att upptäcka och åtgärda brister som i ett senare skede kan leda till att ÄTA-arbeten uppstår. 2.2.2. Genomförande Under byggnationsfasen av projektet anlitas byggkontrollanter som är projektledarens förlängda arm gentemot entreprenören. Byggkontrollanter har handlats upp via ramavtal. Kontrollanten godkänner tillsammans med projektledaren de ÄTAarbeten som entreprenören för fram. Ett sätt att förebygga ÄTA-arbeten senare i projekten vore om byggkontrollanten kom in i projekten i ett tidigare skede till exempel under projekteringsfasen. Detta har inte prövats ännu. 2.2.3. Uppföljning av ÄTA-arbeten ÄTA-arbeten numreras och förtecknas i Excel eftersom avdelningen inte har något projektverktyg. Underlag sparas i pärm. Det är upp till varje projektledare hur ingående orsakerna till ÄTA-arbetena analyseras och kategoriseras. PwC 3 av 5
2.2.4. Slutredovisning av projekten Enligt processen för investering i lokaler ska investeringsobjekten slutredovisas genom att en redovisnings av utfall och kostnader görs till ansvarig nämnd och till kommunstyrelsens arbetsutskott. Denna slutrapport har inte efterfrågats och fastighetsavdelningen har inte haft någon rutin för rapporteringen. PwC 4 av 5
3. Bedömning Vi bedömer att servicenämnden bedriver ett arbete i syfte att minimera förekomsten av ÄTA-arbeten. De främsta iakttagelserna som stöder denna bedömning är medvetenheten i organisationen vilka delar i investeringsprocessen som är viktiga för att förebygga framtida ÄTA-arbeten. Det pågår ett kontinuerligt förbättringsarbete främst inom ramen för teknikmöten där anpassning sker av rutiner och mallar samt inom projektet att uppdatera ritningar för de kommunala fastigheterna. Vi bedömer att uppföljningen av ÄTA-arbeten skulle kunna förtydligas om kostnaderna redovisades baserat på orsaken, till exempel för ofullständiga handlingar och beställarändringar. En gemensam rutin bör införas så att en samlad kategorisering av ÄTA-arbeten kan göras. Vi bedömer att ingen fördjupad granskning behöver ske, men att en muntlig uppföljning kan göras vid kommande möten mellan revisionen och servicenämndens presidium. Vi bedömer därför att ingen fördjupad granskning behöver ske. 2014-10-30 Caroline Liljebjörn Projektledare Pär Sturesson Uppdragsledare PwC 5 av 5