Kommunstyrelsens arbetsutskott

Transkript

1 KALLELSE/ FÖREDRAGNINGSLISTA 1(1) Kommunstyrelsens arbetsutskott Tid Tisdagen den 11 november 2014 kl. 8:15 OBS! Plats KS-salen, stadshuset Enligt uppdrag Anette Mellström Föredragningslista 1. Upphandling av nytt vård- och omsorgsboende på Gustav Vasagatan Beslutsnivå: Kommunstyrelsens arbetsutskott Föredragande: Björn Hedbäck 2. Förslag till gemensam överförmyndarverksamhet med Borgholm och Mörbylånga kommuner Beslutsnivå: Kommunfullmäktige Föredragande: Sinisa Vukovac, kommunledningskontoret 3. Ändring i kommunstyrelsens och samhällsbyggnadsnämndens reglementen Beslutsnivå: Kommunfullmäktige Föredragande: Anders Saur, kommunledningskontoret

2 TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning KS 2014/0910 Kommunstyrelsens arbetsutskott Upphandling vård- och omsorgsboende Gustav Vasagatan 11 Förslag till beslut Förslag till beslut lämnas på sammanträdet på grund av upphandlingssekretess. Bakgrund Upphandlingen omfattar drift av vård- och omsorgsboendet på Gustav Vasagatan 11 i Kalmar. Vård- och omsorgsboendet på Gustav Vasagatan 11 drivs idag av Parkgården AB och har 18 lägenheter för äldre med biståndsbeslut om vård- och omsorgsboende. Nuvarande avtal är möjligt att förlänga med ett år men Parkgården AB har tackat nej till förlängning. På grund av detta har en ny upphandling genomförts. I anbudsunderlaget anges ett antal skall krav som ska uppfyllas för att anbudet ska vara kvalificerat. Utvärdering har gjorts efter två kriterier, pris och mertjänster. 10 mertjänster har angetts i anbudsunderlaget och varje mertjänst värderas till 30 kronor. För varje mertjänst som leverantören kan uppfylla görs ett avdrag på grundpriset med 30 kronor. Anbudspris minus erhållet prisavdrag är lika med utvärderingspris. De mertjänster som har angett i anbudsunderlaget är om entreprenören kan erbjuda brukarråd, gruppaktiviteter, friskvård, enskilda aktiviteter, utevistelse, mer än en maträtt, festmåltid, tillsvidareanställd personal, heltid för personal och handledning av personal. Anbudsunderlaget har varit utskickat och anbudstiden har varit från 10 oktober 2014 till och med 3 november Avtalstiden är 1 januari 2015 till 31 december 2016 med möjlig förlängning i max 24 månader. Kommunledningskontoret Adress Box 611, Kalmar Besök Östra Sjögatan 18 Tel vx Fax anette.mellstrom@kalmar.se

3 KS 2014/ (2) Omsorgsnämndens presidium har tagit del av inkomna anbud. Thomas Tryggvesson förvaltningschef omsorgsförvaltningen Lars Axelsson verksamhetschef

4 TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning Sinisa Vukovac KS 2014/ Kommunfullmäktige Gemensam överförmyndarverksamhet med Borgholms kommun och Mörbylånga kommun Förslag till beslut Kommunfullmäktige godkänner förslag till gemensam överförmyndarverksamhet med Borgholm och Mörbylånga kommuner enligt förstudiens förslag 5.2. Den gemensamma tjänstemannaorganisationen ska vara placerad i Kalmar, träda i kraft den 1 januari 2016 och i övrigt följa det upplägg som redovisas i förstudien. Kommundirektören får i uppdrag att underteckna nödvändiga överenskommelser och avtal om samverkan. Beslutet gäller under förutsättning att Borgholms kommun och Mörbylånga kommun också fattar beslut om samverkan kring gemensam överförmyndarverksamhet. Bakgrund Borgholms kommun och Mörbylånga kommun har tagit initiativ till att undersöka förutsättningarna för en gemensam organisation med Kalmar kommun kring överförmyndarverksamheten. De främsta fördelarna med att samverka är - att rättssäkerheten och kvalitén i myndighetsutövningen ökar - att kompetensförsörjningen av personal, gode män och förvaltare bättre säkerställs - att sårbarheten i verksamheten minskar - att förutsättningar skapas för en robust organisation som klarar framtidens krav Överförmyndarnämnden är en verksamhet som växer och kraven på hjälpinsatser i form av gode män och förvaltare ökar och därmed även behovet av Kommunledningskontoret Kommunhälsan Adress Box 611, Kalmar Besök Sveaplan 1 Tel vx Fax Sinisa.Vukovac@kalmar.se

5 KS 2014/ (2) insatser för rekrytering och utbildning. De administrativa insatserna väntas också öka i takt med fler återsökningar av statsbidrag för ensamkommande barn, fler ärenden och tillsynsmyndighetens krav på dokumentation. Regeringen vidtar just nu åtgärder för att säkerställa att det även i framtiden finns tillgång till kvalificerade och lämpliga gode män och förvaltare och för att förbättra deras villkor. Utredningen om bättre förutsättningar för gode män och förvaltare (SOU 2013:27) har lett fram till en lagändring som träder i kraft den 1 januari Regeringen har också tittat på möjligheten att få till stånd en ny uppgiftsfördelning mellan överförmyndarna och tingsrätterna vilket innebär att vissa uppgifter som idag ligger på tingsrätterna kommer att föras över till överförmyndarna. Allt detta kommer att ställa högre krav på verksamheten och kommer sammantaget också föra med sig behov av mer resurser. För att bland annat kunna möta de skärpta kraven och minska sårbarheten i verksamheterna har kommunerna Borgholm, Mörbylånga och Kalmar därför enats om att utreda frågan om en eventuell framtida samverkan. Utifrån förstudien föreslås en gemensam tjänstemannaorganisation och egen överförmyndare eller överförmyndarnämnd i respektive kommun från och med den 1 januari 2016 (förslag 5.2). Sinisa Vukovac Utredare Ann-Mari Nilsson Kanslichef Bilagor Förstudierapport

6 Överförmyndarverksamheten En förstudie kring en eventuell framtida samverkan mellan Borgholms kommun, Mörbylånga kommun och Kalmar kommun Sinisa Vukovac, Kalmar kommun

7 1. Sammanfattning Borgholms kommun och Mörbylånga kommun har tagit initiativ till att undersöka förutsättningarna för en gemensam organisation med Kalmar kommun kring överförmyndarverksamheten. De främsta fördelarna med att samverka är: - att rättssäkerheten och kvalitén i myndighetsutövningen ökar - att kompetensförsörjningen av personal, gode män och förvaltare bättre säkerställs - att sårbarheten i verksamheten minskar - att förutsättningar skapas för en robust organisation som klarar framtidens krav Kalmar kommun har idag en överförmyndarnämnd och en tjänstemannaorganisation. Borgholms kommun och Mörbylånga kommun har överförmyndare (politiker) som utför det praktiska arbetet. Om en samverkan inte genomförs är det sannolikt att även Borgholms kommun och Mörbylånga kommun behöver tillsätta egna tjänstemannaorganisationer för att klara dagens och framtidens krav. Det finns inga uttalade förväntningar eller krav i någon av de tre kommunerna om att en gemensam organisation ska innebära kostnadsbesparingar vare sig på kort eller på lång sikt. Den ekonomiska kalkylen visar att en samverkan kommer att innebära en ökad årsbudget för alla tre kommunerna. Totalt rör det sig om en kostnadsökning på 3-4 %. Dessutom tillkommer uppstartskostnader. För Kalmar kommuns del beror kostnadsökningen delvis på en flytt till andra lokaler som ändå var planerad. De fördelar som beskrivs ovan är tungt vägande för att trots kostnadsökningen påbörja en samverkan inom området. Erfarenheter från andra kommuner visar att en gemensam överförmyndarnämnd med en gemensam tjänstemannaorganisation är att föredra i första hand. Förutsättningarna för att denna organisationsform ska kunna träda i kraft redan den 1 januari 2015 redovisas längre fram i rapporten. Alternativet är annars att organisationen träder i kraft den 1 januari 2019 eftersom en överförmyndarnämnd inte kan förändras under en pågående mandatperiod. Ett annat alternativ till samverkan som tas upp i denna rapport är en gemensam tjänstemannaorganisation men med en egen överförmyndarnämnd eller överförmyndare i respektive kommun. En sådan organisation skulle kunna träda ikraft under en pågående mandatperiod. Det är utredarens samlade bedömning att det inte finns förutsättningar för att en gemensam organisation kan träda i kraft redan den 1 januari Tidplanen är allt för snäv för att det skulle kunna vara praktiskt möjligt. Frågan behöver dessutom processas mer i framförallt Borgholms kommun och Mörbylånga kommun. Alla är dock positiva till en framtida samverkan, men överförmyndare i både Borgholms kommun och Mörbylånga kommun har uttryckt önskemål om att fortsätta med uppdragen ett tag till om valutgången i september ger förutsättningar för det. Även i Kalmar kommun är man positiv till de kvalitetsförbättringar i verksamheten som en framtida gemensam organisation skulle kunna bidra till. En samverkan inom överförmyndarverksamheterna är mer eller mindre nödvändig för att kunna leva upp till dagens och framtidens krav. Mot bakgrund av de intervjuer som genomförts och mot de fakta som redovisas i denna rapport föreslår utredaren att en gemensam organisation träder i kraft den 1 januari Sida 2 av 15

8 2. Bakgrund Överförmyndarverksamhet är en verksamhet som växer och kraven på hjälpinsatser i form av gode män och förvaltare ökar och därmed även behovet av insatser för rekrytering och utbildning. De administrativa insatserna väntas också öka i takt med fler återsökningar av statsbidrag för ensamkommande barn, fler ärenden och tillsynsmyndighetens krav på dokumentation. Regeringen vidtar just nu åtgärder för att säkerställa att det även i framtiden finns tillgång till kvalificerade och lämpliga gode män och förvaltare och för att förbättra deras villkor. Utredningen om bättre förutsättningar för gode män och förvaltare (SOU 2013:27) har lett fram till en lagändring som träder i kraft den 1 januari Regeringen har också tittat på möjligheten att få till stånd en ny uppgiftsfördelning mellan överförmyndarna och tingsrätterna vilket innebär att vissa uppgifter som idag ligger på tingsrätterna kommer att föras över till överförmyndarna. Allt detta kommer att ställa högre krav på verksamheten och kommer sammantaget också föra med sig behov av mer resurser. För att bland annat kunna möta de skärpta kraven och minska sårbarheten i verksamheterna har kommunerna Borgholm, Mörbylånga och Kalmar därför enats om att utreda frågan om en eventuell framtida samverkan. 2.1 Utredningsuppdraget Utredningen ska belysa på vilket sätt kommunerna Borgholm, Mörbylånga och Kalmar skulle kunna samverka inom överförmyndarverksamheten. I uppdraget ingår att utreda vilken organisationsform som är lämplig, tidplan, personella resurser/bemanning, delegation, arkivfrågor, principer för budget och kostnadsfördelning, eventuellt behov av besökslokaler i kommunerna m.m. För de områden där det uppkommer behov av avtal mellan kommunerna ska även förslag till avtal arbetas fram. Utredningen ska sedan ligga till grund för ett definitivt ställningstagande i respektive kommuns kommunfullmäktigeförsamling. Utsedd utredare är Sinisa Vukovac, Kalmar kommun. Följande personer har intervjuats vid ett eller flera tillfällen: - Christina Madeling, kommunchef, Borgholms kommun - Lars-Gunnar Fagerberg, ekonomichef, Borgholms kommun - Christer Johnsson, överförmyndare, Borgholms kommun - Lars-Göran Andersson, överförmyndare, Borgholms kommun - Ann-Christine Forsman, överförmyndare, Borgholms kommun - Monica Högberg, kommunchef, Mörbylånga kommun - Birgitta Wesley, överförmyndare, Mörbylånga kommun - Fredrik Persson, ordförande i överförmyndarnämnden, Kalmar kommun - Ann Wribe, gruppledare, Kalmar kommun - Ann-Mari Nilsson, enhetschef, Kalmar kommun 2.2 Allmänt om överförmyndarverksamhet Överförmyndaren/överförmyndarnämnden är en kommunal tillsynsmyndighet över kommunens gode män, förvaltare och förmyndare (nedan kallade ställföreträdare). Syftet med tillsynen är att förhindra att personer som inte själva kan ta till vara sina intressen (nedan kallade huvudmän) missgynnas ekonomiskt, rättsligt eller socialt. Huvudmän kan vara personer som på grund av hög eller låg ålder, psykisk sjukdom eller funktionshinder inte kan förvalta sin egendom, bevaka sin rätt eller sörja för sin person. Sida 3 av 15

9 Överförmyndarverksamheten kan antingen utgöras av en förtroendevald överförmyndare eller av en överförmyndarnämnd med en tjänstemannaorganisation bestående av handläggare/administratörer. Verksamhetens främsta uppgifter är att utöva tillsyn över ställföreträdare (bland annat genom att granska och fastställa årsräkningar), rekrytera och utbilda ställförträdare, bistå med rådgivning, förvara akter och utfärda förvaltarfrihetsbevis. Verksamheten styrs i första hand av föräldrabalken men även av annan lagstiftning, t ex förvaltningslagen och kommunallagen. De flesta uppgifter som åligger en överförmyndarnämnd eller överförmyndare kan delegeras till handläggare/tjänstemän. Undantag är i första hand uppgifter som berör entledigande av ställföreträdare, arvoden till ställföreträdare i komplicerade ärenden, omfattande försäljningar av huvudmäns egendom samt vitesförelägganden. Överförmyndaren/överförmyndarnämnden står under länsstyrelsens tillsyn. För kommunerna Borgholm, Mörbylånga och Kalmar är det Länsstyrelsen i Östergötland som utövar tillsynen. 2.3 Lagändringen i korthet Vad gäller regeringens proposition 2013/14:225 så träder den nya lagstiftningen i kraft den 1 januari Förändringen innebär framförallt följande: - Överförmyndaren kommer att få ett utökat utredningsansvar i ärenden rörande godmanskap och förvaltarskap vilket innebär att bistå tingsrätten med att hämta in utredning och lämna förslag på ställföreträdare. Lagstiftningen bedöms leda till merkostnader för kommunerna. Här kommer medel överföras från Sveriges Domstolars anslag men anslaget kommer troligtvis inte på långa vägar täcka överförmyndarnas merkostnader. - Den nya lagstiftningen inbegriper även att överförmyndarna ska ha bättre kontroll av ställföreträdarnas lämplighet. I första hand ska belastningsregisterutdrag och information från kronofogdemyndigheten inhämtas samt en allmän bedömning göras av ställföreträdarnas lämplighet. Överförmyndaren ska också ha ansvaret för utbildningsinsatser för ställföreträdare. - Ytterligare förändringar i lagstiftningen handlar om sekretess vad gäller ensamkommande barn och möjligheter att lättare bli entledigad från ett ställföreträdaruppdrag innan ersättare har utsetts. Dessa lagändringar kommer som tidigare redovisats att ställa högre krav på kommunerna och kräva ökade resurser både personellt och ekonomiskt. En samverkan mellan kommunerna är ett sätt att säkerställa kompetensen och möta dessa krav. Sida 4 av 15

10 3. Nulägesbeskrivning 3.1 Borgholms kommun Sammanfattning Organisationsform Antal ärenden Cirka 150 Årsbudget Journalsystem Tre (3) överförmyndare med olika tjänstgöringsgrad Cirka kr Wärna Kort beskrivning Verksamheten är lokaliserad i ett rum i stadshuset som både utgör kontorsarbetsplatser, arkiv och besöksutrymme. Kontoret är bemannat för besök sammanlagt 4 timmar i veckan fördelat på två vardagar. Antalet inkommande besök är 1-2/vecka. Därutöver gör överförmyndarna enstaka besök i veckan hos någon huvudman. Antalet inkommande brev är 1-2/vecka. Antalet rekryteringar av ställföreträdare är mindre än 10/år. Verksamheten är budgeterad för 0,4 tjänster, motsvarande cirka 65 timmar/månad, fördelat på tre överförmyndare. En av överförmyndarna arbetar i stort sett bara med alla ärenden som rör ensamkommande barn. Styrkor De styrkor som nämns är den lokala förankringen, ett stort nätverk för rekrytering av ställföreträdare, journalsystemet Wärna samt att det är tre överförmyndare som delar på arbetet. Svagheter Bland svagheterna nämns framtida kompetensförsörjning av överförmyndare i kombination med att ärendena tenderar att bli mer komplicerade. Den överförmyndare som har mest erfarenhet har aviserat avgång efter nuvarande mandatperiod. Vidare nämner överförmyndarna att mycket tid läggs på rådgivning istället för på myndighetsutövning, att det finns egna ställda krav på att alltid vilja vara tillgängliga och att verksamheten är relativt okänd bland allmänhet och beslutsfattare. Från tjänstemannahåll nämns även bristande insyn i verksamheten som en svaghet och att verksamheten är svårbudgeterad. Syn på framtida samverkan Samtliga intervjuade tjänstemän och överförmyndare är positiva till en framtida gemensam organisation med Mörbylånga kommun och Kalmar kommun men kan inte närmare precisera önskad samverkansform och när en sådan samverkan skulle kunna träda ikraft. Överförmyndarna påpekar att avståndet från norra Öland till Kalmar är långt och att det därför kan finnas behov av besökslokaler i Borgholms kommun om tjänstemännen i framtiden placeras i Kalmar. Två av de förtroendevalda är intresserade av att fortsätta sina uppdrag som överförmyndare om valutgången i september ger förutsättningar för det. 3.2 Mörbylånga kommun Sammanfattning Organisationsform Antal ärenden Cirka 240 Årsbudget Journalsystem En (1) överförmyndare och en (1) ersättare med olika tjänstgöringsgrad Cirka kr Wärna Sida 5 av 15

11 Kort beskrivning Verksamheten är lokaliserad i en hyrd lokal i Färjestaden som både utgör kontorsarbetsplats, arkiv och besöksutrymme. Kontoret är mer eller mindre bemannat varje dag och har 5-10 besök i veckan. Därutöver gör överförmyndaren några besök i veckan hos någon huvudman eller myndighet. Antalet rekryteringar av ställföreträdare är mindre än 10/år. Verksamheten är budgeterad för 0,3 tjänster, motsvarande cirka 49 timmar/månad, fördelat på en överförmyndare och en ersättare. Oftast blir det timmar mertid varje månad. Ersättaren arbetar med ärenden som rör ensamkommande barn samt administration, motsvarande cirka 10 timmar/månad. Mörbylånga kommun har tecknat ett avtal med Kalmar kommuns överförmyndarverksamhet när det gäller köp av kvalificerad rådgivning. Avtalet gäller till och med Styrkor De styrkor som nämns är den lokala förankringen, överförmyndarens långa erfarenhet och att det är lätt att rekrytera ställföreträdare. Svagheter Bland svagheterna nämns den framtida kompetensförsörjningen av överförmyndare och sårbarheten med endast en ordinarie överförmyndare. Från tjänstemannahåll nämns även bristande insyn i verksamheten som en svaghet, att verksamheten är svårbudgeterad och att den lokala förankringen både kan vara en styrka och en svaghet. Syn på framtida samverkan Både den tjänsteman som intervjuades och överförmyndaren är positiva till en framtida gemensam organisation med Borgholms kommun och Kalmar kommun. Överförmyndaren vill dock gärna fortsätta med sitt uppdrag ett tag till om valutgången i september ger förutsättningar för det. 3.3 Kalmar kommun Sammanfattning Organisationsform Antal ärenden Cirka 850 Årsbudget Journalsystem En (1) överförmyndarnämnd med ett kansli bestående av fyra (4) handläggare och en (1) administratör med olika tjänstgöringsgrad Cirka kr Överförmyndarsystemet ÖFS Kort beskrivning Verksamheten bedrivs i hyrda lokaler i centrala Kalmar. Sannolikt kommer verksamheten att flytta till andra hyreslokaler inom det närmaste halvåret på grund av arbetsmiljöproblem i nuvarande lokaler. Kontoret är bemannat varje dag för bokade besök och fasta telefontider. Tjänstgöringstiden är 100 % för tre handläggare, 50 % för en handläggare och 75 % för en administratör. Nämnden består av tre ordinarie ledamöter och två ersättare. Styrkor De styrkor som nämns är samarbetet i gruppen, gruppmedlemmarnas olika kompetens och erfarenheter samt en engagerad nämnd. Svagheter Bland svagheterna nämns resursbrist och att verksamheten är relativt okänd bland allmänheten. Sida 6 av 15

12 Syn på framtida samverkan Samtliga intervjuade är positiva till en framtida gemensam organisation med Borgholms kommun och Mörbylånga kommun förutsatt att detta inte medför kostnadsökningar för Kalmar kommun. Samtliga intervjuade anser att en gemensam organisation inte kan träda i kraft förrän tidigast den 1 januari För Kalmar kommun är det inte aktuellt att i framtiden ersätta överförmyndarnämnden med en överförmyndare oavsett organisationsform. Sida 7 av 15

13 4. Varför samverka Borgholms kommun och Mörbylånga kommun står inför pensionsavgångar och behöver därför se över sina överförmyndarorganisationer. I båda kommunerna finns det dock överförmyndare som vill fortsätta sina uppdrag, åtminstone ytterligare en mandatperiod. För Kalmar kommuns del skulle en samverkan innebära att verksamheten stärks genom att ytterligare kompetens tillförs verksamheten. Det viktigaste argumentet för samverkan handlar om rättssäkerhet. Ärendena är många gånger svåra och lagstiftningen är omfattande vilket ställer stora krav på överförmyndarnas och handläggarnas kompetens. Lagändringen som träder i kraft den 1 januari 2015 innebär dessutom att arbetsuppgifter flyttas från tingsrätterna till kommunerna. Ett annat argument för att samverka handlar om att minska sårbarheten när det gäller framtida kompetensförsörjning av personal och ställföreträdare. I både Borgholms kommun och Mörbylånga kommun är verksamheten koncentrerad till en eller två överförmyndare. Rekrytering av ställföreträdare uppges vara enkel både i Borgholms kommun och Mörbylånga kommun eftersom flera personer står i kö för uppdragen. I Kalmar kommun uppges rekryteringen på motsvarande sätt vara svårare. Sammanfattningsvis är en samverkan mer eller mindre nödvändig för att kunna skapa en robust organisation som klarar dagens och framtidens krav. Sida 8 av 15

14 5. Möjliga samverkansformer 5.1 Gemensam tjänstemannaorganisation och gemensam överförmyndarnämnd från och med den 1 januari 2015 Alternativet innebär en gemensam tjänstemannaorganisation, placerad i Kalmar med Kalmar kommun som arbetsgivare, och en gemensam överförmyndarnämnd med Kalmar kommun som s.k. värdkommun. Nämnden skulle bestå av ledamöter och ersättare från alla tre kommunerna. Motsvarande organisationsform finns t ex i Nybro/Torsås/Emmaboda/Uppvidinge med Nybro som värdkommun. Förutsättningar för att alternativet ska kunna träda i kraft den 1 januari Beslut om gemensam överförmyndarnämnd och tjänstemannaorganisation behöver tas i respektive kommuns fullmäktige senast december Den nya nämndens storlek och sammansättning behöver fastställas. - Arvoden till förtroendevalda behöver fastställas i respektive kommun. - Reglemente för den nya överförmyndarnämnden behöver upprättas och fastställas innan organisationen träder i kraft. - Delegationsordning från nämnd till tjänstemannaorganisationen behöver upprättas. - Beslut om arkivmyndighet behöver tas liksom fastställande av budget och vilka styrande dokument i övrigt som verksamheten ska omfattas av. - Rekrytering av handläggare (2) behöver påbörjas omgående efter att beslut om gemensam organisation tagits i respektive fullmäktige. Åtminstone en (1) ny handläggare bör vara anställd senast den 1 januari 2015 om bemanningen inte kan lösas tillfälligt på annat sätt. - Diverse praktiska saker behöver lösas, t ex lokaler, möbler, datorer och telefoner för nyanställd personal. - Ärenden/akter i Borgholms kommun och Mörbylånga kommun behöver lämnas över till den nya tjänstemannaorganisationen. - Ett gemensamt digitalt journalsystem behöver införas. - Avtal om samverkan mellan kommunerna, inklusive kostnadsfördelning, behöver upprättas och fastställas. - Organisationsförändringen behöver kommuniceras med berörda aktörer (t.ex. beslutsfattare, huvudmän, ställföreträdare, tillsynsmyndighet, andra kommunala verksamheter och allmänhet). - Facklig samverkan behöver genomföras. - En bedömning av de arbetsmiljörisker som den förändrade organisationen kan medföra behöver genomföras. - Arvoden till ställföreträdare bör ändras så att beloppet ligger på samma nivå oavsett kommuntillhörighet - Gällande avtal mellan Kalmar kommun och Mörbylånga kommun gäller till och med och behöver således varken sägas upp eller förlängas. Fördelar och nackdelar Fördelen med alternativet är att det blir en tydlig organisation med en politisk styrning från en (1) nämnd. Nackdelen är tidsaspekten. Sida 9 av 15

15 5.2 Gemensam tjänstemannaorganisation och egen överförmyndare eller överförmyndarnämnd i respektive kommun från och med den 1 januari 2016 Alternativet innebär en gemensam tjänstemannaorganisation placerad i Kalmar men där varje kommun har kvar sin egen nämnd eller överförmyndare åtminstone fram till den 1 januari Överförmyndarnas arbetsuppgifter i Borgholms kommun och Mörbylånga kommun bör läggas över på tjänstemannaorganisationen så snart det är praktiskt möjligt, förslagsvis den 1 januari Motsvarande organisationsform finns t ex i Vimmerby/Kinda/Åtvidaberg/Ydre och i Oskarshamn/Mönsterås/Högsby/Hultsfred. Förutsättningar för att alternativet ska kunna träda i kraft den 1 januari Ett inriktningsbeslut, eller motsvarande, behöver tas i respektive kommuns fullmäktige senast december Eventuellt bör även någon form av avtal upprättas. Anledningen till att ett beslut/avtal behöver tas/upprättas redan 2014 beror på att överförmyndarverksamheten i Kalmar står inför en flytt till andra lokaler hösten 2014 och då behöver ta höjd för de kontorsarbetsplatser (yta och kostnader) som kommer att behövas vid en samverkan. - Arvoden till överförmyndare i Borgholms kommun och Mörbylånga kommun bör fastställas så att endast timarvode utgår från och med nästa mandatperiod. Detta med anledning av arbetsinsatsen som kommer att vara på samma nivå som idag under 2015 för att därefter minska Arvoden kan dock ändras under en pågående mandatperiod. Uppgifter som måste utföras redan under 2015: - Reglemente för överförmyndarnämnd/överförmyndaren behöver upprättas och fastställas innan organisationen träder i kraft. - Delegationsordning från överförmyndarnämnd/överförmyndare till tjänstemannaorganisationen behöver upprättas. - Beslut om arkivmyndighet behöver tas liksom fastställande av budget och vilka styrande dokument i övrigt som verksamheten ska omfattas av. - Rekrytering av handläggare (2) behöver genomföras och beslut om anställning tas. - Diverse praktiska saker behöver lösas, t ex lokaler, möbler, datorer och telefoner för nyanställd personal. - Ärenden/akter i Borgholms kommun och Mörbylånga kommun behöver lämnas över till den nya tjänstemannaorganisationen. - Ett gemensamt digitalt journalsystem behöver införas. - Avtal om samverkan mellan kommunerna, inklusive kostnadsfördelning, behöver upprättas och fastställas. - Organisationsförändringen behöver kommuniceras med berörda aktörer (t.ex. beslutsfattare, huvudmän, ställföreträdare, tillsynsmyndighet, andra kommunala verksamheter och allmänhet). - Facklig samverkan behöver genomföras. - En bedömning av de arbetsmiljörisker som den förändrade organisationen kan medföra behöver genomföras. - Arvoden till ställföreträdare bör ändras så att beloppet ligger på samma nivå oavsett kommuntillhörighet. - Gällande avtal mellan Kalmar kommun och Mörbylånga kommun gäller till och med och behöver förlängas om parterna är överens om det. Sida 10 av 15

16 Fördelar och nackdelar Fördelen med alternativet är att organisationsförändringen kan genomföras under en pågående mandatperiod. En annan fördel är att kommunerna får mer tid för att lösa de praktiska frågor som nämnts tidigare. Nackdelen är att tjänstemannaorganisationen lyder under tre olika överförmyndarnämnder/överförmyndare vilket sammantaget medför fler nämndssammanträden eller politiska möten om detta inte kan samordnas. Det är inget som hindrar att detta organisationsalternativ övergår till en gemensam överförmyndarnämnd den 1 januari Gemensam tjänstemannaorganisation och gemensam överförmyndarnämnd från och med den 1 januari 2019 Detta alternativ innebär att kommunerna fortsätter med samma organisationsformer som idag i ytterligare fyra år för att den 1 januari 2019 övergå till en gemensam överförmyndarnämnd och gemensam tjänstemannaorganisation. Upplägg, förutsättningar och fördelar/nackdelar blir i stort som redovisats under avsnitt 5.1. Gällande avtal mellan Kalmar kommun och Mörbylånga kommun gäller till och med och behöver förlängas om parterna är överens om det. Fördelar och nackdelar Fördelen med alternativet innebär att det blir mer tid för förberedelser och överlämning av ärenden. Sannolikt blir det också lägre kostnader för samtliga tre kommuner under de närmaste fyra åren ( ), men då tingsrätten kommer att lägga över mer uppgifter på överförmyndarverksamheten redan 2015 medför detta omgående krav på ökade resurser i kommunerna. Nackdelen är att de svagheter som redovisats tidigare och som handlar om rättssäkerhet, kompetensförsörjning och sårbarhet kommer att bestå fram till Sida 11 av 15

17 6. Ekonomi Kostnadskalkylen under denna punkt utgår från alternativ 5.1 och 5.2. För bägge alternativen blir kostnaderna i stort desamma. Skillnaden är att kostnaderna för alternativ 5.1 gäller från och med 2015 och för alternativ 5.2 från och med 2016 med undantag för vissa engångskostnader/uppstartskostnader Kalkylen bygger på att respektive kommun står för sina egna kostnader när det gäller arvoden till förtroendevalda och ställföreträdare och kostnader för ensamkommande barn. Kostnader för personal, lokalhyra och övrig administration föreslås däremot fördelas mellan kommunerna i förhållande till antalet kommuninvånare. Invånarantal 31 december 2013 (källa: SCB): Kommun Antal inv. Andel (%) Borgholm ,9 Mörbylånga ,2 Kalmar ,9 Utredaren bedömer att det inte behövs några särskilda besökslokaler eller kontorsarbetsplatser i Borgholms kommun och Mörbylånga kommun. Avståndet till verksamheten i Kalmar överensstämmer med avståndet till andra myndigheter och bedöms vara acceptabelt. Dessutom kan befintliga möteslokaler i Borgholms kommun och Mörbylånga kommun användas vid besök/ tillsyn. I övrigt förekommer det hembesök i verksamheten. Ett allmänt rådande nyckeltal vid överförmyndarverksamheter är att det åtgår en (1) handläggartjänst per 220 ärenden. Till detta tillkommer bland annat resurser för handläggning av ärenden om ensamkommande barn. Samverkan mellan kommuner innebär ett större geografiskt verksamhetsområde vilket också kräver ökade resurser. De tre kommunerna har sammanlagt cirka 1240 ärenden vilket motsvarar 5-6 tjänster. Det är därför rimligt att räkna med att en samverkan mellan kommunerna skulle kräva ytterligare två tjänster varav större delen är handläggartjänster och en mindre del utökat administrativt stöd. Eftersom alla tre kommuner kommer att ha nytta av kompetensökningen är det befogat att personalkostnaden fördelas proportionellt till invånarantalet. Nuvarande budget för överförmyndarverksamheten i Kalmar kommun är kr exkl. arvoden för förtroendevalda och ställföreträdare och kostnader för ensamkommande barn. Nyrekrytering av två personer medför en ökad lönekostnad på cirka kr/år. En flytt till andra och större lokaler innebär en hyreshöjning med cirka kr/år. Övriga administrativa omkostnader väntas öka med uppskattningsvis kr/år varav kr är ökade personalomkostnader inkl. dator- och telefonleasing, kr är leasing av kopieringsmaskin, kr är leasing av tjänstebil, är kostnader för bredband/data och kr är övriga kostnader för drivmedel, lokalvård, m.m. Detta är en grov uppskattning då det fortfarande finns många oklarheter, bland annat när det gäller kostnader för licenser och tjänstebil. Det är i nuläget svårt att bedöma om verksamheten i framtiden behöver en egen tjänstebil eller om befintliga tjänstebilar i Kalmar kommun kan användas. Oavsett vilket medför en större organisation och ett större geografiskt verksamhetsområde ökade bilkostnader. Sida 12 av 15

18 Sammantaget innebär ovanstående en årsbudget för de tre kommunerna på cirka kr när det gäller personal, lokaler och administrativa omkostnader. Utgångspunkten är att kostnaden fördelas mellan kommunerna proportionellt till invånarantalet. Vid beräkning av kostnader för förtroendevalda är utgångspunkten att en framtida gemensam överförmyndarnämnd förväntas bestå av en (1) ledamot och en (1) ersättare från varje kommun och att nämnden sammanträder 4 timmar varje månad. Fram till att en eventuell gemensam överförmyndarnämnd bildas (tidigast den 1 januari 2019) kommer överförmyndarnämnden i Kalmar kommun att ha samma sammansättning som idag, dvs. tre ordinarie ledamöter och två ersättare. För Borgholms kommun och Mörbylånga kommun kommer det sannolikt bara behövas en (1) överförmyndare i varje kommun från och med den 1 januari När det gäller förtroendevalda, ställföreträdare och ensamkommande barn så står respektive kommun för sina egna kostnader. Samma kostnader finns som sagt redan idag. För Kalmar kommuns del påverkas inte kostnaden av en eventuell samverkan. För Borgholms kommun och Mörbylånga kommun blir denna kostnad däremot lägre vid en samverkan eftersom uppgifter då läggs över från förtroendevalda till tjänstemän/personal. Kalkylen vid samverkan blir enligt tabellen nedan: Kommun Borgholm (11,9 %) Mörbylånga (16,2 %) Kalmar (71,9 %) Kostnader för personal, lokaler och administrativa omkostnader (kr) Kostnader för förtroendevalda, ställföreträdare och ensamkommande barn (kr) Totalt (kr) Nuvarande årsbudget (kr) Totalt Engångskostnader/uppstartskostnader att fördelas jämnt mellan tre kommuner år 2015 uppskattas till följande: Utgift Kostnad (kr) Rekrytering av personal (2) Möbler Hyra för outnyttjade lokaler Projektledning/samordning Totalt Kostnad för varje kommun Sida 13 av 15

19 7. Överväganden och slutsatser Det är utredarens samlade bedömning att det inte finns förutsättningar för att en gemensam organisation kan träda i kraft redan den 1 januari Tidplanen är allt för snäv för att det skulle kunna vara praktiskt möjligt. Överförmyndarverksamheter har en extra hög arbetsbelastning första halvåret varje år då årsräkningar lämnas in, granskas och fastställs. Dessutom står kontoret i Kalmar inför en flytt till andra lokaler. Detta i kombination med att politiska beslut måste tas och kommuniceras, att reglementen och avtal måste upprättas och att personal måste rekryteras gör att tidplanen blir allt för kort för att det ska vara praktiskt möjligt att genomföra en sådan organisationsförändring. Frågan behöver dessutom processas mer i framförallt Borgholms kommun och Mörbylånga kommun. Alla är dock positiva till en framtida samverkan men överförmyndare i både Borgholms kommun och Mörbylånga kommun har uttryckt önskemål om att fortsätta med uppdragen ett tag till om valutgången i september ger förutsättningar för det. Även i Kalmar kommun är man positiv till de kvalitetsförbättringar i verksamheten som en framtida gemensam organisation skulle kunna bidra till. Inställningen i dagsläget är dock att en gemensam organisation helst inte får bidra till ökade kostnader annat än de kostnadsökningar som är förenade med den planerade flytten. Den ekonomiska kalkylen visar att en samverkan kommer att innebära en ökad årsbudget för alla tre kommunerna. Totalt rör det sig om en kostnadsökning på 3-4 %. Dessutom tillkommer uppstartskostnader. För Kalmar kommuns del beror kostnadsökningen delvis på en flytt till andra lokaler som ändå var planerad. Det är utredarens bedömning att en samverkan är mer eller mindre nödvändig för att öka rättssäkerheten och kvalitén i myndighetsutövningen, för att bättre säkerställa kompetensförsörjningen av personal, gode män och förvaltare, för att minska sårbarheten i verksamheten och för att skapa förutsättningar för en robust organisation som klarar dagens och framtidens krav. Om en samverkan inte genomförs är det sannolikt att Borgholms kommun och Mörbylånga kommun behöver tillsätta egna tjänstemannaorganisationer på sikt. Sida 14 av 15

20 8. Förslag Mot bakgrund av de intervjuer som genomförts och mot de fakta som redovisas i denna rapport föreslår utredaren att en gemensam organisation träder i kraft tidigast den 1 januari 2016 enligt punkt 5.2. Ett inriktningsbeslut, eller motsvarande, behöver isåfall tas i respektive kommuns fullmäktige under Sida 15 av 15

21 TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning Anders Saur KS 2014/ Kommunfullmäktige Ändring i kommunstyrelsens och samhällsbyggnadsnämndens reglementen Förslag till beslut Kommunfullmäktige godkänner kommunledningskontorets förslag till ändrad ansvarsfördelning mellan kommunstyrelsen och samhällsbyggnadsnämnden. Kommunfullmäktige antar de föreslagna ändringarna och tilläggen i reglementet för kommunstyrelsen i 2, 6, 18 och 19 samt i reglementet för samhällsbyggnadsnämnden i 1. Ändringarna ska gälla från och med den 1 januari Bakgrund Kommunfullmäktige beslutade den 17 juni 2013 i samband med översyn av planprocessen att ansvaret för översiktsplanering skulle ligga kvar på kommunstyrelsen men att samhällsbyggnadsnämnden tillfördes alla planeringsresurser och tar fram översiktsplan. Kommunstyrelsen inrättade ett planutskott som beslutar om prioritering av i vilken ordning arbetet med olika planer ska startas. Planutskottet bereder frågor till kommunstyrelsen som rör översiktlig planering och övriga markfrågor. Samhällsbyggnadsnämnden startar arbete med planer enbart efter prioritering av planutskottet. Idag har kommunstyrelsen ansvaret för översiktsplaneringen medan samhällsbyggnadsnämnden ansvarar för fördjupade översiktsplaner och tematiska tilllägg. För en mer praktisk hantering av frågorna så föreslås att samhällsbyggnadsnämnden ansvarar för hela översiktsplaneringen. Kommunstyrelsens planutskott kan i sin beställning av planarbete säkra att både utskott och kommunstyrelse blir informerade under arbetet med översiktsplaner m.m. Alla planer av principiell betydelse, dvs. all översiktsplanering och vissa detaljplaner antas alltid av kommunfullmäktige. Planbesked är en förfrågan om planarbete från privat markägare. Beslut om planarbete ingår i den prioritering som planutskottet gör och förändringen innebär en snabbare och mer effektiv handläggning. Därför förtydligas att det Kommunledningskontoret Adress Box 611, Kalmar Besök Östra Sjögatan 18 Tel vx Fax jonas.sverken@kalmar.se

22 KS 2014/ (4) är utskottet som beslutar och att samhällsbyggnadsnämnden får beslutet för kännedom. I samband med genomgången av kommunstyrelsens reglemente så föreslås samtidigt ett antal förtydliganden och uppdateringar av mer redaktionell karaktär. Ändringar och ny text är markerade med gul överstrykning. Strykningar i reglementena har genomstruken text. Föreslagna ändringar i kommunstyrelsens reglemente Ansvaret för översiktplanering förs över till samhällsbyggnadsnämnden. Beslut av principiell art fattas som alltid av kommunfullmäktige. 2 planera för hur mark och vatten ska användas på lång sikt Kommentar: Ansvaret för översiktplanering förs över till samhällsbyggnadsnämnden. 18 Planutskottet beslutar om prioritering av planarbete. Utskottet ska vara kommunstyrelsens beredande organ för - översiktsplan - miljö- och naturresursplanering - mark- och exploateringsfrågor. Planutskottet beslutar om planbesked samt prioritering och beställning av planarbete. Utskottet ska vara kommunstyrelsens beredande organ för översiktsplanering samt mark- och exploateringsfrågor. Kommentar: Planutskottet ska besluta om planbesked som ett led i prioriteringen av planarbete. Genom att beställa planarbete så kan planutskottet också besluta om löpande information och rapporter till utskottet och till kommunstyrelsen t.ex. vid arbete som ingår i översiktplanering. Förtydligande och redaktionella ändringar 6 Arbetslöshetsnämnd och beredskapsnämnd Kommentar: Beredskapsnämnd är avskaffad och ersatt av krisledningsnämnd, med eget reglemente. Hamnmyndighet Kommentar: I Hamnordning för Kalmar hamn har kommunfullmäktige tidigare beslutat att verkställande direktören och produktionschefen utgör hamnmyndighet.

23 KS 2014/ (4) Kommunstyrelsen ska också ansvara för tillsyn enligt miljöbalken över brandkårens verksamhet. Kommentar: En skrivning som löste ett tidigare jävsförhållande när brandkåren tillhörde samhällsbyggnadsnämndens ansvarsområde. 18 Arbetsutskottet ska vara kommunstyrelsens beredande organ för ekonomisk planering personal- och organisationsutveckling. Arbetsutskottet ska vara kommunstyrelsens beredande organ för de frågor som inte bereds av personaldelegationen eller plantutskottet. Som exempel kan nämnas ekonomisk planering och organisationsutveckling. Kommentar: Ersatt med nytt stycke. Förtydligande vilka frågor arbetsutskottet ska bereda. Ändringar efter kommunfullmäktiges beslut den 20 oktober 2014, Arbetsutskottet består av ledamöter och två ersättare. Som ledamöter ska ingå kommunalråden och oppositionsråden. De två ersättarna väljs av kommunstyrelsen för samma tid som de är invalda i kommunstyrelsen. Ledamöterna och ersättarna bör inte tillhöra annan nämnd än kommunstyrelsen. Arbetsutskottet består av sex ledamöter. Som ledamöter ingår kommunal- och oppositionsråden. Ordförande och vice ordförande i arbetsutskottet väljs av kommunstyrelsen. Kommentar: Ersatt med nytt stycke. Ändringar i samhällsbyggnadsnämndens reglemente Ansvaret för översiktplanering förs över till samhällsbyggnadsnämnden. Kommentar: Ansvarar för arbetet, beslut av principiell art fattas som alltid av kommunfullmäktige. 1 Nämnden ansvarar för de uppgifter som kommunen har inom miljö- och hälsoskydds- området samt plan- och byggnadsväsendet, dock med undantag av planbesked för översiktsplaner. Planarbete startas enbart efter beslut prioritering av kommunstyrelsens planutskott. Nämnden fullgör också de uppgifter som kommunen har enligt lag eller annan författning inom dessa områden. Kommentar: Förtydligande att samhällsbyggnadsnämndens ansvar gäller med undantag av beslut om planbesked och att planarbete kan startas först efter beslut i planutskottet.

24 KS 2014/ (4) Nämnden ska åt kommunstyrelsen planera för hur mark och vatten ska användas på lång sikt, det vill säga översiktsplaner, fördjupade översiktsplaner och tematiska tillägg. Kommentar: Förtydligande att i ansvar för översiktplaner ingår fördjupade översiktplaner och tematiska tillägg. Fördjupad översiktplan är en fördjupning inom geografiskt område och tematiska tillägg är en fördjupning av en enskild fråga som gäller över hela kommunen, båda inom ramen för översiktsplanen. Anders Saur verksamhetsutvecklare Jonas Sverkén stadssekreterare