Det digitala Malmö Malmö stads program för digitalisering Stadskontoret

Det digitala Malmö Malmö stads program för digitalisering Stadskontoret Upprättad Datum: Version: Ansvarig: Förvaltning: Enhet: 2016-05-24 1.0 Stadskontoret Stadskontoret

Innehållsförteckning Det digitala Malmö för nya former av samhällsservice... 3 Del 1: Övergripande bild av ett digitaliserat Malmö... 4 Malmö innovation och kunskap... 4 Fyra inriktningar... 4 Övergripande principer för digitaliseringsarbetet... 5 Del 2: Effekterna av ett digitaliserat Malmö... 6 Stärkt demokrati och ökad inkludering... 6 Mer ändamålsenlig och tillgänglig service... 7 Ökad verkan i samhällsservicen... 8 Ökat samspel i staden... 9 Del 3: Det digitala Malmö en plattform för förnyelse... 10 En plattform för förnyelse... 10 De fyra fokusområdena organiserar arbetet... 10 Malmö stads program för digitalisering 2016-2020... 11 Begreppslista... 12 2 Stadskontoret Det digitala Malmö Malmö stads program för digitalisering

Det digitala Malmö för nya former av samhällsservice Vår värld är på väg att omsättas digitalat - som digitalt lagrad information på våra datorer, i våra smarta mobiler, i våra nätverk och på Internet. Digitaliseringen förändrar världen så som vi känner till den; utvecklingen är på väg att förändra människors behov, beteenden och livsstilar i grunden. Det har gått fort, och samhället fortsätter förändras i en hög takt. Den digitala teknologin är tillgänglig och enkel, den har stor potential att i grunden förändra hur samhällsservice utförs. I Malmö bärs innovation och kunskap upp av en aktiv högskola och entreprenörer som rör sig i gränslandet mellan sociala innovationer, digital teknologi och kommunikation. Denna unika kombination gör Malmö attraktivt för alla som vill tänka bortom etablerade sanningar och strukturer inom samhällets alla områden. Det digitala Malmö vill samla alla dessa aktörer kring en förnyelse av samhällsservicen, bidra till ett levande och livskraftigt Malmö. Tillsammans kan vi utforska hur digitaliseringen kan användas när vi skapar morgondagens samhälle. Det här programmet är en del av plattformen Det digitala Malmö. I plattformen ingår dels fyra fokusområden som är samarbetsarenor för digitaliseringsarbetet och dels principer för finansiering och styrning. 3 Stadskontoret Det digitala Malmö Malmö stads program för digitalisering

Del 1: Övergripande bild av ett digitaliserat Malmö Malmö innovation och kunskap Det digitala Malmö vill vara en plattform för samarbeten mellan Malmö stad och andra aktörer. Med digitaliseringen som motor och verktyg kan vi ifrågasätta, utforska och förnya: tillsammans skapar vi morgondagens samhällsservice. Malmö ska vara en levande och livskraftig stad. Fyra inriktningar Den digitala teknologin finns överallt och ger upphov till nya perspektiv och förändrade beteenden. Den har potential att i grunden förändra hur samhällsservice utförs. Digitaliseringen är ett verktyg för att vi ska kunna: 1. stärka demokratin och öka inkluderingen, 2. erbjuda ändamålsenlig och tillgänglig service, 3. öka verkan i samhällsservicen, 4. öka samspelet i staden. Stärkt demokrati och ökad inkludering Digitala verktyg har en demokratiserande potential genom att de underlättar för var och en att ta del av Malmö stads service på sina egna villkor. I ett digitaliserat samhälle är därför digital kompetens nödvändig. Fler människor kan vara aktiva samhällsmedborgare om alla har tillgång till digital infrastruktur och kan förstå och använda sig av tekniken. Ändamålsenlig och tillgänglig service Mer ändamålsenlig och tillgänglig service underlättar livet för alla som bor och verkar i Malmö. Digitaliseringen ska förenkla och förbättra utbytet med Malmö stad, digital service ska ge ett mervärde. Ökad verkan i samhällsservicen Digitaliseringen skapar utrymme för förnyelse av samhällsservicen genom att resurser kan användas klokare. Genom att digitalisera allt som lämpar sig för digitalisering kan Malmö stads personal vara mer närvarande i de personliga möten som är grunden i kommunal verksamhet. Verkningsgraden i arbetet kan öka genom att vi utvecklar och använder digitaliseringen för samarbeten - oberoende av tid och rum. Ökat samspel i staden Digitaliseringen förbättrar människors relation till sin stad och bidrar till ökad social sammanhållning. Staden, det fysiska rummet, samspelar med människor och teknik så att möten möjliggörs. Smarta teknologier underlättar rörelse och navigation och bidrar till att människor kan känna sig trygga. 4 Stadskontoret Det digitala Malmö Malmö stads program för digitalisering

Övergripande principer för digitaliseringsarbetet Behov och upplevelser i centrum Malmö stads arbete med digitalisering ska sätta människans behov och upplevelser i centrum. När digitala lösningar och verktyg tillgodoser faktiska behov och skapar en förbättrad upplevelse bidrar de till att förenkla och förbättra för alla som bor och verkar i Malmö. Gränsöverskridande samarbete och medskapande I Malmö stad ska digital utveckling baseras på medskapande och samarbete över gränser. För att möta komplexa utmaningar krävs kunskap och kompetens från alla sektorer i samhället. När olika perspektiv och kompetenser möts för att ta till vara på digitaliseringens möjligheter, uppnås bättre resultat med högre kvalitet och större genomslag. Skapa värden på nya sätt Digitaliseringen förändrar förutsättningarna för hur service bedrivs; värde skapas på helt nya och annorlunda sätt. Malmö stad ska använda digitaliseringen för att aktivt ompröva etablerade arbetssätt och omskapa och förnya samhällsservicen. 5 Stadskontoret Det digitala Malmö Malmö stads program för digitalisering

Del 2: Effekterna av ett digitaliserat Malmö det här innebär digitaliseringen för de som bor och verkar i Malmö Stärkt demokrati och ökad inkludering Vision Alla som bor och verkar i Malmö har tillgång till en god digital infrastruktur och förmåga att använda digitala tjänster för att navigera i det digitala samhället. Malmö stad arbetar med att stötta stadens medborgare så att så många som möjligt är en del av det digitala innanförskapet. Digitala verktyg och tjänster används så att fler grupper är med och påverkar och utvecklar den samhällsservice som Malmö stad utför. Alla som bor och verkar i Malmö upplever att Malmö stad värnar deras integritet genom att den information och de digitala spår de lämnar efter sig hanteras på ett tryggt och säkert sätt. Effekter av stärkt demokrati och ökad inkludering Starkt förtroende för stadens hantering av personlig information De som bor och verkar i Malmö ska känna stor tillit till att den information och de digitala spår de lämnar efter sig hanteras på ett tryggt och säkert sätt. Digitalt innanförskap tillgång och förmåga Ett aktivt medborgarskap i en digital tidsålder bygger på att individer kan tillgodogöra sig och använda digitaliseringens möjligheter. Digitalt innanförskap innebär tillgång till digital infrastruktur och förmågan att kunna använda digitala verktyg och tjänster. Malmö stad ska bidra till att det digitala innanförskapet ökar så att fler kan ta del av digitaliseringens möjligheter. Ökad medborgarpåverkan Demokratin vitaliseras genom aktiva medborgare. Malmö stad använder digitaliseringen för att ge alla som bor och verkar i staden ökade möjligheter att påverka beslut och samhällsservice. 6 Stadskontoret Det digitala Malmö Malmö stads program för digitalisering

Mer ändamålsenlig och tillgänglig service Vision De viktigaste serviceflödena är digitaliserade. Servicen är lättillgänglig och myndigheter samordnar sin digitala service så att medborgare och näringsliv upplever den som enkel, intuitiv och trygg. Genom behovsanalyser och kvalitativa mätningar utvecklas servicen kontinuerligt utifrån medborgarnas, föreningarnas och företagens behov och upplevelser. Digital service och information är utformad så att alla grupper i samhället kan tillgodogöra sig den. Effekter av mer ändamålsenlig och tillgänglig service Enkel och sömlös Malmö stads service ska vara lättillgänglig. Den som söker service ska tydligt förstå vad som ska hända och när. När ett servicebehov involverar flera myndigheter ska det offentliga koordinera servicen så att den hänger samman. Digital service ska erbjuda ett mervärde Det är de upplevda fördelarna av digital service - enklare, snabbare och mer tillgänglig - som motiverar användaren att välja den. Digitaliseringen ska förenkla och förbättra utbytet med Malmö stad; digital service ska erbjuda ett mervärde i relation till andra sätt att söka service. God tillgång till service för alla I Malmö stad ska digitaliseringen erbjuda likvärdig service för alla grupper i samhället. Digitaliseringen ska göra det möjligt för den som har t ex språkliga, kognitiva eller fysiska begränsningar att få samma tillgång till service som alla andra. Individanpassad service Olika individer har olika behov av att vara involverade i samhällsservicen. I Malmö stad ska digitaliseringen användas för ökad individanpassning; när det är möjligt ska den som vill kunna delta i hur servicen utformas. Interaktionerna ska ske sömlöst, individen ska alltid kunna röra sig från ett sätt att interagera till ett annat utan hinder eller krav på att återupprepa sina val eller behov. 7 Stadskontoret Det digitala Malmö Malmö stads program för digitalisering

Ökad verkan i samhällsservicen Vision Malmö stad utvecklar stadens samhällsservice genom väl underbyggda prognoser om framtiden; digitala lösningar gör det enkelt för medarbetare att samla in och bearbeta stora mängder information. Malmö stad har skapat förutsättningar för nya digitala tjänster och innovationer genom att information återanvänds utanför och innanför organisationen. Möten sker där det blir mesta möjliga utbyte och värdeskapande för alla aktörer. Ibland är det ett personligt möte, i andra fall gemensamma digitala mötesplatser där medborgaren har en samlad interaktion med flera offentliga organisationer. Effekter av ökad verkan i samhällsservicen Personlig kontakt Digitaliseringen ska bidra till att individens behov av personlig kontakt i relationen med Malmö stad tillgodoses. Genom att digitalisera allt som lämpar sig för digitalisering kan Malmö stads personal vara mer närvarande i de personliga möten som är grunden i kommunal verksamhet. Digitaliseringen öppnar dessutom upp för nya möjligheter att mötas, oberoende av tid och plats. Öka vidareutnyttjandet I ett digitalt samhälle är information en central resurs för att skapa nya, innovativa former för samhällsservice och för att underlätta befintliga former av service. Malmö stad ska tillgängliggöra information för vidareutnyttjande. Verksamhetsnära utveckling Analyser och analysverktyg används för att underlätta arbetet för Malmö stads verksamheter och för att stärka deras möjligheter till egen utveckling. Utbyte ska ske där mest värde skapas Idag är den samhällsservice som Malmö stad och andra offentliga myndigheter erbjuder tillgänglig via många olika beröringspunkter. Servicen ska styras dit utbytet blir mest kvalificerat, d.v.s. där medborgare och Malmö stad får ut mesta möjliga så att resurserna används ekonomiskt. 8 Stadskontoret Det digitala Malmö Malmö stads program för digitalisering

Ökat samspel i staden Vision Med hjälp av informationsmängder som olika typer av sensorer ger upphov till, uppfattar och kommunicerar staden med sin omvärld för att förenkla och förbättra vardagen. Genom att flera funktioner är sammankopplade och samverkar bidrar den samspelande staden till att öka välbefinnandet och skapa samhällsnytta. Den samspelande staden är kompakt, uppkopplad och sammankopplad med den goda digitala infrastrukturen som fundament. Effekter av ökat samspel i staden Stadens relation med individen Digitaliseringen i stadsrummet förenklar och förbättrar livet i staden för invånarna och besökarna. Smarta teknologier används för att underlätta rörelse och navigation till platser och bidrar till att människor känner sig trygga. Den samspelande staden erbjuder vägledning, den som vill kan få information om vad som händer, eller kommer att hända, i den närmaste omgivningen. Ökad interaktion mellan människor Staden är en plats för möten. Teknik ska styras mot att samspela med det fysiska rummet så att möten mellan människor möjliggörs och maximeras. Stadens rum används på olika sätt, och bidrar till stadens förtätning och ökad interaktion mellan människor. Det ekologiska fotavtrycket minskar Malmö har en grön profil och digitaliseringen ska förbättra stadens välmående. Ny teknik ska användas för att kontinuerligt minska energianvändningen och utsläppen. Den samspelande staden uppmuntrar sina invånare och besökare till ekologiska beteendeförändringar. I den ekologiskt hållbara staden samverkar det lokala perspektivet med det globala och tar ansvar för sin miljöpåverkan. 9 Stadskontoret Det digitala Malmö Malmö stads program för digitalisering

Del 3: Det digitala Malmö en plattform för förnyelse En plattform för förnyelse Det här programmet är en del av plattformen Det digitala Malmö. Programmet ska samla och rikta Malmö stads arbete med att tillvarata digitaliseringens möjligheter för att förnya samhällsservicen. I plattformen ingår också: fyra fokusområden som organiserar digitaliseringsarbetet principer för finansiering och styrning De fyra fokusområdena organiserar arbetet Stadens digitaliseringsarbete ska organiseras i fyra fokusområden. Genom dem överblickas och struktureras stadens digitaliseringsarbete för att åstadkomma de effekter för medborgare och näringsliv som formulerats i det här programmet. Genom fokusområdena får Malmö stads enskilda verksamheter stöttning i den egna digitaliseringen, men också ett delansvar för stadens gemensamma digitalisering. Representanter från de enskilda verksamheterna ska delta i det gemensamma arbetet för att bidra med sina unika kunskaper, kompetenser och erfarenheter. 10 Stadskontoret Det digitala Malmö Malmö stads program för digitalisering

Stadskontoret ansvarar för att facilitera och samordna arbetet i fokusområdena. Stadskontoret ansvarar också för att följa upp att effekterna för medborgare och näringsliv förverkligas. Välfärdsutmaningar och sociala innovationer Här finns arbetet med att öka innovationstakten och med att förstå och ta tillvara på digitaliseringens möjligheter i komplexa samhällsutmaningar. Det digitala mötet I det digitala mötet utbyts information, ärenden uträttas och kommunikation sker i realtid med kommunens företrädare och andra. Den smarta staden Med en ökad digitalisering i stadens fysiska rum möjliggörs ett ökat samspel mellan teknik, platser och människor. Framtidens arbetsplats Framtidens arbetsplats rör den digitala arbetsmiljön och hur digitaliseringen påverkar arbetssätt och behov av kompetenser. Malmö stads program för digitalisering 2016-2020 Programmet är giltigt mellan 2016-2020. Programmets riktning följs upp efter programmets avslut. Effekterna aktualiseras på årlig basis utifrån hur trender, teknik och Malmö stads strategiska inriktning utvecklas. Stadskontoret ansvarar för uppföljningen av programmet i sin helhet, samt den årliga uppföljningen av programmets effekter. 11 Stadskontoret Det digitala Malmö Malmö stads program för digitalisering

Begreppslista Digitalisering Digitalisering används vanligen i två olika betydelser. Dels informationsdigitalisering som innebär en omvandling av analog information till digital form. Dels samhällelig digitalisering som innebär att individer och organisationer kan kommunicera och utbyta information med andra individer, organisationer och sin omgivning på helt nya sätt genom it-baserade lösningar. Digitalt innanförskap Digitalt innanförskap har tre olika betydelser. Den första är individens förmåga att förstå och använda digital teknik. Den andra är individens tillgång till den digitala infrastruktur som krävs för att kunna använda digitala verktyg och tjänster. Den tredje är att undanröja och inte skapa nya hinder med digital teknik. Digital infrastruktur Digital infrastruktur innebär de tekniska förutsättningar som krävs för att möjliggöra informationsdigitalisering och samhällelig digitalisering. Dessa kan vara trådburet och trådlöst bredband, standarder och mekanismer som gör kommunikation mellan enheter, informationssystem och människor möjlig. Informationsägare Informationsägare har ansvar för information som skapas och hanteras inom den egna verksamheten. Informationsägaren ansvarar för att definiera och beskriva informationen, säkerställa informationens kvalitet och aktualitet, samt att hanteringen uppfyller juridiska och säkerhetsmässiga krav. Vidareutnyttjande Genom att information finns tillgänglig, kan den vidareutnyttjas, det vill säga återanvändas eller förädlas i nya sammanhang. 12 Stadskontoret Det digitala Malmö Malmö stads program för digitalisering