Landstingsstyrelsen PROTOKOLL DATUM DIARIENR 2007-04-02 LS-LED07-263 50 Landstinget Sörmlands upphandlingspolicy. LF Landstingsstyrelsens förslag till landstingsfullmäktige 1. Landstingsfullmäktige fastställer Landstinget Sörmlands upphandlingspolicy. Yrkande Oppositionen (s) och (v) framlade ett eget förslag till upphandlingspolicy och yrkade bifall till det egna förslaget och avslag på det utsända förslaget. Votering Votering begärdes och verkställdes. Proposition Ordförande ställde proposition mellan det utsända förslaget och oppositionens yrkade förslag. Ja för det utsända förslaget, nej för oppositionens förslag. Utfall Ja röstade: Lotta Finstorp Kristina Fransson Ingrid Nyhlén Brege Henrik Elmberg Anders Bjurström Marie-Louise Forslund Mustaniemi Ylva G Karlsson Ann Berglund Landstinget Sörmland Repslagaregatan 19 611 88 Nyköping Fax 0155-28 91 15 Tel 0155-24 50 00 E-mail landstinget.sormland@dll.se ORG NR 232100-0032 Y:\Lednings- och verksamhetsstöd\enheter\administrativa enheten\processer\politiska dokument\landstingsstyrelsen\protokoll\ls 07\( 4) April\ SID 1(1) 50 Upphandlingspolicy. LF\ 50 Upphandlingspolicy.doc Utskriftsdatum: 2007-04-19 11:11
Landstingsstyrelsen PROTOKOLL DATUM DIARIENR 2007-04-02 LS-LED07-263 Nej röstade: Peter Linnstrand Jörgen Danielsson Britta Bergström Åsa Kullgren Lars G Linder Greger Tidlund Ulrica Truedsson Voteringen utföll med rösterna 8 7 och således till förmån för det utsända förslaget Yrkande Lotta Finstorp yrkade tillägg till den mellanrubrik i föreliggande förslag till upphandlingspolicy som heter Miljö. Tillägget är och etik. I texten under denna rubrik yrkades även tillägg med meningen: Etiska och sociala hänsyn ska beaktas. Utfall Yrkandet bifölls. Ärendebeskrivning Landstingstyrelsen beslutade 2006-10-16 om en översyn av landstingets upphandlingspolicy. Kommentar Upphandlingspolicyns syfte är att komplettera lagstiftningen inom området och att framhålla övergripande mål för upphandlingsarbetet inom landstinget. Policyn är tredelad: - Tydliggöra att upphandlingspolicyn kompletteras av andra styrande dokument - Ange inriktning för upphandlingsarbetets genomförande - Reglera direktupphandlingsområdet ORG NR 232100-0032 Y:\Lednings- och verksamhetsstöd\enheter\administrativa enheten\processer\politiska dokument\landstingsstyrelsen\protokoll\ls 07\( 4) April\ SID 2(2) 50 Upphandlingspolicy. LF\ 50 Upphandlingspolicy.doc Utskriftsdatum: 2007-04-19 11:11
Landstingsstyrelsen PROTOKOLL DATUM DIARIENR 2007-04-02 LS-LED07-263 Förslaget till upphandlingspolicy innehåller inga direkta riktlinjer kring sakområden utanför upphandlingsområdet. Policyn skall istället fungera i samverkan med andra policydokument, politiska beslut och budget. På så sätt renodlas policydokumentet och eventuella nya dokument eller förändringar i nuvarande styrdokument ges ett bättre genomslag. Bilaga A. Oppositionens förslag till upphandlingspolicy 1. Missiv 2. Förslag till upphandlingspolicy Protokollsutdrag till Landstingsfullmäktige Akten Efter fullmäktige Upphandlingsenheten ORG NR 232100-0032 Y:\Lednings- och verksamhetsstöd\enheter\administrativa enheten\processer\politiska dokument\landstingsstyrelsen\protokoll\ls 07\( 4) April\ SID 3(3) 50 Upphandlingspolicy. LF\ 50 Upphandlingspolicy.doc Utskriftsdatum: 2007-04-19 11:11
Upphandlingsenheten MISSIV Bilaga 1 LS 50/07 DATUM DIARIENR HANDLÄGGARE Thomas Wedegren 2006-11-01 Ny Upphandlingspolicy Bakgrund Landstingstyrelsen beslutade 2006-10-16 att en översyn av Landstingets upphandlingspolicy skall presenteras vid Landstingsstyrelsens sammanträdde mars enligt senare beslut i LS till mötet i april. Sammanfattning Upphandlingspolicyns syfte är att komplettera lagstiftningen inom området och på det övergripande planet lyfta fram mål för upphandlingsarbetet inom Landstinget. Policyn är tredelad: - Tydliggöra att upphandlingspolicyn kompletteras av andra styrande dokument - Ange inriktning för upphandlingsarbetets genomförande - Reglera direktupphandlingsområdet Upphandlingspolicyn kompletteras av andra styrande dokument Förslaget till upphandlingspolicy innehåller inga direkta riktlinjer kring sakområden utanför upphandlingsområdet. Policyn skall istället fungera i samverkan med andra policydokument, politiska beslut och budget. På så sätt renodlas policydokumentet och eventuella nya dokument eller förändringar i nuvarande styrdokument ges ett bättre genomslag. Inriktning för upphandlingsarbetets genomförande Syftet med denna del av upphandlingspolicyn att särskilt framhålla vissa övergripande mål i upphandlingsarbetet inom Landstinget. Vissa av dessa mål förutsätts och behandlas visserligen av lagstiftningen och lagstiftaren men att även särskilt observera dessa i policydokumentet ger en än tydligare signal till landstingets verksamheter att dessa områden särskilt skall uppmärksammas. Ett av de uppmärksammade områdena bör vara miljö. Inom detta område finns visserligen såväl reglerande lagstiftning som andra styrande dokument. Områdes dignitet gör dock det naturligt att särskilt lyfta fram det även i detta dokument. Ett annat område som har stor bäring på upphandlingars genomförande är det affärsmässiga perspektivet på de anskaffningar som upphandlingar ger upphov till. Här är det viktigt att policyn tydligt ger uttryck för den besparingspotential och möjlighet till frigörande av resurser som genomförandet av upphandlingar kan ge upphov till. Att i policyn särskilt lyfta fram miljö och affärsmässighet ur ett mer ekonomiskt perspektiv känns nödvändigt och bidrar även till ökad tydlighet. Reglering av direktupphandlingsområdet Lagstiftningen som reglerar landtingets upphandlingar detaljreglerad vilket ledder till att utrymmet för att via policydokumentet styra upphandlingsprocessen som sådan är
mycket begränsad. Gällande så kallade direktupphandlingar förutsätter dock lagstiftningen att Landstinget fattar beslut om såväl beloppsgränser som riktlinjer. Inom just direktupphandlingsområdet är det särskilt viktigt att i policyn framhålla konkurrens som ett medel att nå eftersträvade resultat med upphandlingen. Landstingets egen reglering av direktupphandlingsområdet får dock inte bli alltför administrativt betungande för vare sig potentiella leverantörer eller den egna verksamheten - då detta riskerar att helt ta bort den besparing direktupphandling i konkurrens kan ge upphov till. Nivån på när och sättet att genomföra en direktupphandling måste således vägas mot kostnaden och tiden att genomföra densamma. Lagstiftningen innehåller idag inga beloppsgränser där direktupphandling skall vara tillåten utan detta har istället överlämnats till den upphandlande enheten själv. Vid tidigare utredningsarbete rörande förändringar i lagstiftningen Mer värde för pengar (SOU 2001:31) föreslog direktupphandlingsgränser om 7 basbelopp, I denna del blev dock inte utredningens förslag föremål för lagstiftning. I den senaste utredningen på området Nya upphandlingsregler 2 (SOU 2006:28) föreslås ånyo att lagstiftningen skall innehålla beloppsgränser som reglerar när direktupphandling får ske. Utredningen föreslår 10 % alt. 20 % (vid särskilda skäl) av tröskelvärdet om 236 000 euro (ett i bakomliggande EG direktiv angivet belopp för upphandling av varor och tjänster) vid upphandling av byggentreprenader föreslås 1% av tröskelvärdet (om 5923 000 euro avseende byggentreprenader). Utredningens förslag har dock ännu inte blivit föremål för lagstiftning varför angivande av beloppsgränser i landstingets upphandlingspolicy alltjämt är nödvändigt. De nivåer på direktupphandlingsgränser som ovannämnda utredningar har framfört ligger på nivåer som synes lämpliga - under förutsättning att erforderliga riktlinjer utformas som säkerställer ett rimligt konkurrensutnyttjande. I förslaget till upphandlingspolicy anges fem prisbasbelop som tillåten direktupphandlingsgräns för verksamhet och tio prisbasbelopp som gräns för genomförande av direktupphandling som genomförs av landstingets centrala upphandlingsenhet. Avseende byggentreprenader föreslås 13 prisbasbelopp som gräns. Angivandet av belopp i form av antal basbelopp synes naturligare och enklare än hänvisning till tröskelvärden från bakomliggande EG-direktiv och de föreslagna gränserna ligger inom ramen för de som föreslagits. Föreslagna beloppsgränser torde även medföra en rimlig relation mellan värdet av det som skall upphandlas och kostnaden för upphandlingsförfarandet - men kräver att riktlinjer som säkerställer konkurrens utnyttjande fastställs. I enlighet med de direktiv gällande styrande dokuments utformning är policyförslagets innehåll begränsat och innehåller hänvisning till av Landstingsdirektören beslutade riktlinjer. Dessa riktlinjer skall som ovan nämnts i första hand än tydligare säkerställa konkurrensutnyttjande och dokumentation vid genomförandet av direktupphandlingar i enlighet med policydokumentet. Denna utformning av policyn bidrar inte bara till att göra policyn mer levande över tiden utan ger även en möjlighet till en detaljstyrning och ett stöd i upphandlingsarbetet som inte vore möjligt i policydokumentet som sådant. ORG NR 232100-0032 Y:\Lednings- och verksamhetsstöd\enheter\administrativa enheten\processer\politiska dokument\landstingsstyrelsen\protokoll\ls 07\( 4) April\ SID 2(2) 50 Upphandlingspolicy. LF\Bil 1 50 missiv upphandlingspolicy.doc Utskriftsdatum: 2007-03-26 11:20
Föreslås att landstingsstyrelsen föreslår landstingsfullmäktige att fastställa föreliggande förslag till ny upphandlingspolicy.. Lars Andåker Landstingsdirektör Thomas Wedegren Upphandlingschef ORG NR 232100-0032 Y:\Lednings- och verksamhetsstöd\enheter\administrativa enheten\processer\politiska dokument\landstingsstyrelsen\protokoll\ls 07\( 4) April\ SID 3(3) 50 Upphandlingspolicy. LF\Bil 1 50 missiv upphandlingspolicy.doc Utskriftsdatum: 2007-03-26 11:20
Bilaga 2 LS 50/07 DATUM DIARIENR 2007-02-15 LS-LED07-263 Upphandlingspolicy Omfattning Denna policy med tillhörande riktlinjer gäller vid alla upphandlingar som genomförs av Landstinget Sörmland. Policyn utgör ett komplement till lagstiftning och andra styrande dokument som reglerar de områden som berörs av upphandlingen. Syfte Policyn ska utgöra ett styrinstrument för genomförandet av upphandlingar. Policyn ska lyfta fram upphandling som ett medel för att frigöra resurser till landstingets verksamheter samt ange övergripande målsättningar som ska beaktas vid genomförandet av upphandlingar. Inriktning Landstingets upphandlingar ska genomföras affärsmässigt, effektivt och med beaktande av miljöhänsyn. Landstinget ska samordna sina upphandlingar både internt och externt i syfte att tillvarata samordningsfördelar. Vid genomförandet av en upphandling ska tillfället att genomföra sortiments och leverantörs optimering tillvaratas. Landstinget ska verka för att de upphandlingar som genomförs i möjligaste mån anpassas så att även små och medelstora aktörer kan delta vid upphandlingarna. För att säkerställa ändamålsenligt genomförda upphandlingar ska Landstingets centrala upphandlingsenhet vara delaktig i alla upphandlingar med undantag för vissa direktupphandlingar i enlighet med riktlinjerna till denna policy. Samordning Landstingets verksamheter ska arbeta för samordning med andra verksamheter i syfte att erhålla samordningsfördelar för Landstinget som helhet. När så är lämpligt ska Landstinget även sträva efter att samordna upphandlingar med andra organisationer. Direktupphandling Direktupphandling får ske om upphandlingens värde är lågt eller om det finns synnerliga skäl att använda upphandlingsformen. Användandet av direktupphandling innebär inte att lagstiftningens eller Landstingets övergripande krav får åsidosättas. Lågt värde Lågt värde ska i Landstinget anses vara belopp understigande tio prisbasbelopp. Direktupphandling avseende värden överstigande fem prisbasbelop får endast genomföras efter godkännande av Landstingets centrala upphandlingsenhet. Vid direktupphandling av byggentreprenader ska lågt värde anses utgöra 13 prisbasbelopp. Synnerliga skäl Vid brådskande och oförutsedda behov som Landstinget själv inte kunnat råda över får direktupphandling med åberopande av synnerliga skäl genomföras. Miljö och etik Vid alla upphandlingar ska adekvata miljökrav ställas och beaktas. Avseende innehållet i ställda miljökrav ska särskilt Landstingets miljöpolicy beaktas. Etiska och sociala hänsyn ska beaktas Riktlinjer Denna policy kompletteras med av Landstingsdirektören beslutade riktlinjer