. KPMG 7 december 2005 Antal sidor 15 Antal bilagor: 2
Innehåll 1. Uppdrag 3 2. Bakgrund 3 3. Projektets syfte och mål 3 4. Genomförande 3 5. Resultat av granskningen 4 5.1 Kommunens styrning av bolagen 4 5.1.1 Företagspolicy och ägarfunktion 4 5.1.2 Ägardirektiv och bolagsordning 5 5.1.3 Särskilda direktiv, kommunövergripande policys och avtal 5 5.2 Kommunens och bolagens efterlevnad av krav på styrning 6 5.3 Styrelsernas styrning av bolagens verksamheter 7 5.3.1 Organisation och ansvar 7 5.3.2 Styrning och planeringsverktyg 8 5.3.3 Efterlevnad av bolagsstämmans direktiv och legala krav i aktiebolagslagen 10 5.3.4 Intern kontroll 11 5.3.5 Risker och problem 11 5.3.6 Övriga noteringar 12 Bilagor: Bilaga 1 Styrningsöversikt - status. Bilaga 2 Ägarstyrning bolags-, aktörs- och styrstrukturer
Sammanfattning Bedömning Sammantaget bedömer vi att i allt väsentligt finns en formell och juridiskt bindande styrning av kommunens helägda bolag från såväl kommunens som bolagens sida. Kommunens ägarstyrning via moderbolaget anser vi är en bra lösning vilket också upplevs positivt av respektive bolags vd. I styrningshänseende bedömer vi att förbättringsmöjligheter finns genom kompletteringar och förtydligande i kommunens reglemente, kommunfullmäktiges direktiv och styrsystem inom bolagen. Företagspolicyn tillsammans med kommunstyrelsens reglemente (avsnitt 5.1.1) ger kommunen de formella förutsättningarna att utöva koncernledning, ge olika former av samordningsdirektiv mm. Ägardirektiv med tilläggsdirektiv är juridiskt bindande för bolagen. Bolagsordningar är insända till Bolagsverket för registrering (avsnitt 5.1.2). Undantag förekommer dock (avsnitt 5.3.3). Osäkerhet finns från bolagens sida om vilka utfärdade kommunpolicys i ägardirektiven bolagen har att beakta och tillämpningen av dem. Vidare har såväl kommunen som Faxeholmen AB inte uppfyllt sin del av rapportering till Staten enligt tecknat avtal om omstrukturering av bolaget för 2004 (avsnitt 5.1.3). Kommunen och bolagen efterlever krav på styrning i företagspolicy, ägardirektiv och bolagsordning. Dock förekommer vissa undantag och behov av förtydligande av hur kommunstyrelsen utför sin kontroll av efterlevnad av krav i kommunfullmäktige antagna olika direktiv (avsnitt 5.2). Bolagens organisatoriska uppdelning på olika verksamhetsenheter är tydligt beskrivna. Dock är inte ansvaret dokumenterat för de olika rollerna i organisationerna med undantag för Söderhamn Vatten och Renhållning AB samt Söderhamn Stadshus AB och Teknikpark AB som inte har några anställda utöver vd. En betydande sårbarhet finns i knappa administrativa resurser och att flera verksamhetskritiska personer snart ska gå i pension. Risk finns för att deras erfarenheter och kunskaper försvinner ur bolagen i samband med pensionering eller att de slutar innan dess av andra skäl (avsnitt 5.3.1). Bolagen har former och rutiner för sin planering och uppföljning men behov finns av att de förbättras och vidareutvecklas i ett eller flera avseenden (avsnitt 5.3.2). Bland annat behöver bolagens vd:ar en bättre utbildning i hur kommunens policy för ekonomi- och verksamhetsstyrning praktiskt ska kunna tillämpas. Systemstöd som planeringsverktyg behöver införas om inte annat för att begränsa nuvarande organisatoriska sårbarhet. Bolagen saknar system och rutiner för att kunna arbeta systematiskt med internkontrollen. Detta beror delvis på att de inte i tillräcklig omfattning har deltagit i kommunens projekt för införande av intern kontroll. Detta trots att kommunens IK-samordnare har kallat till ett flertal möten (avsnitt 5.3.4). 1
Inom Faxeholmen AB och Söderhamn Vatten och Renhållning AB finns några risker och problem som i framtiden kan leda till resultatbelastningar för bolagen som närmare bör följas (avsnitt 5.3.5). Avslutningsvis har vi noterat att personella förstärkningar pågår inom kommunledningsstaben som, enligt ekonomichefen, i förlängningen bör ge bättre förutsättningar för kommunens att kunna stödja bolagen i administrativt hänseende. Rekommendationer I anslutning till respektive granskningsavsnitt under avsnitt 5 har vi inom ramen för lekmannarevisionen lämnat förslag till rekommendationer. I allt väsentligt rekommendera vi att kommunen och bolagen överväger följande: Förtydligande av arbetsfördelningen mellan kommunstyrelsen och moderbolaget i tillsynsarbetet i kombination med översyn av kommunstyrelsens reglemente (avsnitt 5.1.1). Ställningstagande till vilka av kommunen utfärdade policys som gäller för bolagen och vilka förutsättningar som ges bolagen för dess anpassning till bolagens egna verksamheters förutsättningar (5.1.3). Skriftlig rapport bör upprättas och sändas till Staten (avsnitt 5.1.3). Kommunstyrelsen bör se över rutiner för kontroll av att bolagen efterlever kommunens direktiv (avsnitt 5.2). Åtgärder bör vidtas för att begränsa nuvarande organisatoriska sårbarhet tillsammans med upprättande av generationsskiftesplaner (avsnitt 5.3.1). Kommunens ekonomfunktion bör genomföra utbildning av bolagens vd:ar i hur kommunens policy för ekonomi- och verksamhetsstyrning ska kunna tillämpas (avsnitt 5.3.2). Bolagen bör överväga att anskaffa och installera systemstöd för sin planering och uppföljning av underhållsinsatser (avsnitt 5.3.2). System och rutiner för systematiskt internkontrollsarbete bör skapas. I detta ligger också att ekonomi- och verksamhetshandböcker upprättas (avsnitt 5.3.4). 2
1. Uppdrag KPMG har av s valda lekmannarevisorer i kommunens helägda bolag fått i uppdrag att granska styrdokument, direktiv och efterlevnad av sådana vid bolagen. Projektets syfte och mål beskrivs närmare i avsnitt 3. Kommunens helägda bolag utgörs av Faxeholmen AB och Söderhamns Stadshus AB koncern. I koncernen ingår, utöver moderbolaget Söderhamns Stadshus AB, bolagen Söderhamn Vatten och Renhållning AB, Söderhamn Teknikpark AB, Söderhamn Energi AB med dotterbolag Söderhamn Elnät AB. Granskning har inte omfattat s Förvaltnings AB/IT-hälsingland AB och Marma Industri AB som för närvarande är ett vilande bolag.. 2. Bakgrund Uppdraget har givits mot bakgrund av att lekmannarevisionen bedömer att det finns risk att styrningen av kommunens bolag är otydlig. Det är väsentligt att klarlägga om det finns tillräckligt med antagna principer/styrsystem för hur kommunen ska utöva sin styrning av bolagen. Det är även av stort vikt att antagna principer/styrsystem efterlevs av såväl kommunen som de enskilda bolagen. 3. Projektets syfte och mål Syftet med granskningen har varit att bedöma om kommunen har ett system som säkerställer en effektiv styrning av bolaget beaktat såväl legala som bolagsstämmans krav. Delmålen för granskningen har varit att kartlägga, dokumentera och bedöma: Befintlighet av och ändamålsenlighet i kommunens informella som formella styrning av bolaget. Kommunens och bolagets efterlevnad av krav på styrning enligt ovan. Vid behov föreslå nya eller kompletterande system för att nå en effektiv styrning. Om kommunen har uppdaterade och ändamålsenliga ägardirektiv. Om bolaget efterlever bolagsstämmans direktiv och legala krav som Aktiebolagslagen ställer på arbetsordning för styrelsen, VD-instruktion och behov av instruktion för ekonomisk rapportering. 4. Genomförande Granskningen har genomförts genom: Att kommunchef, VD och styrelsens ordförande vid respektive bolag har informerats om projektet via brev. 3
Insamling och genomläsning av material såsom bolagsordning, ägardirektiv, arbetsordning, VD-instruktion, instruktion för ekonomisk rapportering, protokoll från bolagsstämmor och företagspolicy mm som har haft betydelse för projektets genomförande. Upprättande av frågor inför kommande intervjuer. Planering och genomförande av intervjuer med respektive bolags vd och kommunens ekonomichef. Analys och bedömning av resultat av insamlade styrdokument, egna verifieringar och intervjuer. Granskningen har genomförts av KPMG, Bengt Carlström med stöd av Magnus Larsson, kundansvarigt biträde till bolagens lekmannarevisorer. Bolagen besöktes under perioden 17-18 oktober för intervjuer med respektive bolags vd. en har saklighetskontrollerats av kommunchef och verkställande direktör för Söderhamns Stadshus AB koncern inkluderande Faxeholmen AB. 5. Resultat av granskningen För att ge en samlad bild över befintliga styrdokument, antagna på såväl kommun- som bolagsnivå, återges detta i bilaga 1. Av bilagan framgår information om när de enskilda styrdokumenten har antagits, statuskommentarer mm. Med detta som underlag har vi valt att redovisa resultatet av lekmannarevisionen i en samlad rapport med kommentarer om generella eller bolagsspecifika avvikelser i olika avseende där så bedöms är aktuellt. 5.1 Kommunens styrning av bolagen 5.1.1 Företagspolicy och ägarfunktion Företagspolicy för anger att kommunstyrelsen, utöver sin uppsiktsplikt enligt KL 6 kap. 1, ska utöva tillsyn över bolagens verksamheter d v s följa dess ekonomiska utveckling och hur de tillgodoser det kommunala ändamålet med verksamheterna och övriga direktiv. Tillsynsuppgiften regleras i kommunstyrelsens reglemente under avsnitt styrfunktion Kommentarer/rekommendationer Företagspolicyn tillsammans med kommunstyrelsens reglemente bedömer vi ger kommunfullmäktige och kommunstyrelsen formella förutsättningar att utöva koncernledning, ge olika samordningsdirektiv och löpande svara för tillsyn och uppsikt. I företagspolicyn anges att, citat I det fall bolaget är ett moderbolag i en koncern ska kommunstyrelsen i första hand verka genom moderbolaget. I våra intervjuer, med dotterbolagens vd:ar, har det framkommit att vd i moderbolaget agerar och verkar för en samordning av tillsynen av dotterbolagen gentemot kommunstyrelsen. I samordningen ingår också Faxeholmen AB även om bolaget inte ingår i moderbolagskoncernen. Moderbolagets Vd anser sig dock, p g a hög arbetsbelastning, ännu inte fullt ut kunnat fylla samordningsrollens alla delar, framförallt inte under 2005 4
då mycket tid har tagits i anspråk för ombildning av s Förvaltnings AB till IT-Hälsingland AB. Kommunens ägarstyrning över bolagen via moderbolaget anser vi är en bra lösning. Om moderbolagets vd även i fortsättningen ska inneha samordningsrollen (vilket vi uppfattar är avsikten) bör arbetsfördelningen mellan kommunstyrelsen och moderbolaget förtydligas i vad som åligger kommunstyrelsen respektive moderbolaget. I de kopior av styrdokument som har tillsänts oss kan vi inte se att detta är tydligt beskrivet. Vidare föreslår vi att översyn sker av kommunstyrelsens reglemente från 1991 med anledning av införande av företagspolicyn samt revideringar av bolagsordningar och ägardirektiv 2004. Reglementet kan med fördel ändras så att det tydligt framgår vilka ärenden som är förbehållna kommunfullmäktige och att tillsynen ska ske med iakttagande av Företagspolicy för Söderhamns kommun och av kommunfullmäktige i övrigt antagna ägardirektiv. 5.1.2 Ägardirektiv och bolagsordning Ägardirektiv med tilläggsdirektiv och bolagsordning för bolagen är antagna/godkända av kommunfullmäktige och fastställda av bolagsstämman. Kommentar/rekommendation Vi bedömer att ägardirektiv med tilläggsdirektiv är juridiskt bindande för bolagen. Bolagsordningarna är registrerade i Bolagsverkets bolagsregister, undantag (avsnitt 5.3.3). I bolagsordningar för Faxeholmen AB och Söderhamn Stadshus AB finns inte de kommunalrättsliga principerna intagna vilket vi anser bör intas. Kommunen bör överväga om att komplettera ägardirektiven med att styrningen av de kommunala bolagen ska ske enligt god sed 1 (hela eller delar av den goda seden). 5.1.3 Särskilda direktiv, kommunövergripande policys och avtal Söderhamn Teknikpark AB och Faxeholmen AB omfattas av tilläggsdirektiv som bilaga till ägardirektiven (avsnitt 5.1.2). Enligt ägardirektiven regleras bolagens förhållande till kommunen genom krav på tillämpning av kommunen antagna policys. I granskningen har (utöver VD-avtal, anställningsavtal och hyreskontrakt) viktigare verksamhetsmässiga avtal identifierats. Identifierade avtal är för Faxeholmen AB (mellan Svenska staten genom Statens bostadsnämnd och, omstrukturering av bolaget), Söderhamn Teknikpark AB (IT-Hälsingland AB, aktieägaravtal) och Söderhamn Elnät AB (Elektro-Sandberg AB, maskintjänster, löper till 2006-03-01). Generellt för alla bolagen finns koncernkontoavtal tecknat med kommunen. 1 / Förslag, daterat 2004-11-11, finns utarbetat av arbetsgrupper inom Svenska Kommun- och Landstingsförbundet. Förslaget har sin utgångspunkt i Svensk kod för bolagsstyrning. 5
Kommentarer/rekommendationer I ägardirektiven anges att bolagens verksamhet och förhållande till kommunen regleras genom utfärdade policys. I denna del av ägardirektiven har vi uppfattat en osäkerhet från bolagens vd:ars sida om policys på alla nivåer inom kommunen avses eller om det endast berörs av kommunövergripande policys som fastställs av kommunfullmäktige. Vi vill rekommendera att kravet förtydligas i ägardirektivet med beaktande av att alla policys inte rakt av alltid kan tillämpas utan anpassning till respektive verksamhets förutsättningar. När beslut om policys tas inom kommunen bör det tydligt framgå av beslut om policy även ska gälla bolagen och former för hur bolagen ska informeras om beslutet. I avtal mellan Svenska staten genom Statens bostadsnämnd, daterat 2004-05-04, anges i punkt 6.2 att utöver årsredovisning ska utförlig skriftlig rapport från kommunen per 31 december för åren 2004-2011 sändas till Staten om vilka åtgärder som kommunen och bostadsbolaget har vidtagit och i fortsättningen kommer att vidta. Vi har inte kunnat finna att någon skriftlig rapport har upprättats och sänts till Staten. 5.2 Kommunens och bolagens efterlevnad av krav på styrning Efterlevnad av krav i företagspolicy, ägardirektiv och bolagsordning har genom stickprov följts upp i intervjuer, genomgång av interna rapporter och jämförelser av information/uppgifter i bolagsordningar och senaste bolagsstämmobeslut med registrerad information i Bolagsverkets bolagsregister. Krav på informationsutbyte/dialog/rapporteringar mellan kommunen och bolagen regleras i ägardirektiven i punkterna 1:4 (kommunstyrelsen och kommunfullmäktige) och 4.3 (förvaltningschefsträffar). Utöver ovan kallar moderbolagets vd till regelbundna möten med Faxeholmen ABs vd och dotterbolagens vd:ar för information om viktigare verksamhetsmässiga händelser, uppföljning av ekonomi, diskussioner om gemensamma aktiviteter mm. Ekonomiskt resultat sammanställs och rapporteras till moderbolagets styrelse. Även större bolagsgrupps gemensamma eller enskilda projekt lägesrapporteras till moderbolagets styrelse. Kommentarer/rekommendationer Vi bedömer att kommunen och bolagen efterlever krav på styrning i företagspolicy och ägardirektiv med tillgäggsdirektiv (undantag se nedan). Bolagsverkets registrerade information om firmateckning, styrelsesammansättning, revisorer och bolagens föremål för sin verksamhet överensstämmer med uppgifter i bolagsordningarna och senaste bolagsstämmoprotokoll (undantag avsnitt 5.3.3). I våra intervjuer har det framkommit att man från respektive vd:s sida tycker att samarbetet inom bolagsgruppen tillsammans med moderbolagets VD fungerar bra och stödjande på olika sätt. Kommunstyrelsen åläggs enligt företagspolicy, att kontrollera efterlevnaden av samtliga de ägardirektiv som kommunfullmäktige uppställt för bolagen. Hur denna kontroll är utförd och med vilket resultat har inte kunnats beskrivas för oss. Denna kontroll finner vi är en kritiskt viktigt del 6
i tillsynsarbetet varför vi rekommendera att ställning tas till hur kontrollen ska utföras och dokumenteras i framtiden. Övriga enskilda undantag som vi har noterat som har behov av att förbättras är: Företagspolicy Efterlevnad av krav på upprättande av miljöpolicy och efterlevnad av riktlinjer för kommunens miljöarbete. Faxeholmen AB och Söderhamn Elnät AB har inte infört detta. Efterlevnad av krav inom det personalpolitiska området avseende jämställdhetsmål. Söderhamns Vatten och Renhållning AB, Söderhamn Energi AB och Söderhamns Elnät AB har inte upprättat några jämställdhetsplaner. Ägardirektiv Beträffande utfärdade policys av kommunen (avsnitt 5.1.3). Redovisning av hur verksamheten har bedrivits och utvecklats i årsredovisningen bör förbättras. I årsredovisning 2004 varierar detta i kvalité mellan bolagen. Fastställande av verksamhetsidé och verksamhetsplan bör förbättras. Kvalitén varierar mellan bolagen (avsnitt 5.3.2). Soliditetsmått för Faxeholmen AB (2004 4,8 %, krav 8-10 %) och samt Söderhamns Vatten och Renhållning AB (2004 14 %, minst 20 %) är ännu inte uppfyllda. Enligt tilläggsdirektiv för Faxeholmen AB ska skriftlig rapport upprättas och sändas till kommunfullmäktige och Staten (avsnitt 5.1.3). 5.3 Styrelsernas styrning av bolagens verksamheter 5.3.1 Organisation och ansvar Med undantag för Söderhamn Stadshus AB och Söderhamn Teknikpark AB (har ingen anställd personal utöver VD) finns upprättade organisationsskisser i bolagen indelade på olika verksamhetsenheter. Varje enhet leds av en chef som är direkt underställd VD. Med samma undantag finns ledningsgrupp införd sammansatt av VD, huvudansvariga verksamhetschefer och representanter för administration (främst från ekonomifunktionen). Endast Söderhamn Vatten och Renhållning AB har upprättat beskrivning över det organisatoriska ansvaret för olika befattningar inom respektive verksamhetsgren. Inom Söderhamn Energi AB, Söderhamn Elnät AB, Faxeholmen AB och Söderhamn Vatten och Renhållning AB är medelåldern på de anställda relativt hög och flera anställda är nära förestående pensionsåldern om 65 år. Några anställda arbetar kvar på s k övertid. Insikt om detta finns hos respektive bolags vd. Inom Söderhamns Vatten och Renhållning AB finns en personalförteckning upprättad med information om ålder. Kommunstyrelsen gav 2003 ledningsstaben inom kommunen i uppdrag kartlägga helägda bolags ekonomifunktioner. Uppdraget har sedan givits till moderbolagets vd och ekonomichef i Söderhamn Energi AB. Uppdraget är genomfört och återredovisat 2005. 7
Kommentarer/rekommendationer Bolagens indelning på verksamhetsenheter och dess funktioner finner vi är tydligt beskriven med undantag för Söderhamns Energi AB som har behov av att förtydligas i sin hierarkiska struktur. Av flera orsaker finns en organisatorisk sårbarhet i bolagen. Sårbarheten vi åsyftar är att det finns en begränsad tillgång till administrativa resurser som kan avlasta bolagens vd:ar och att befattningsbeskrivningar eller motsvarande saknas. Detta i kombination av att: Flera verksamhetskritiska personer har erfarenheter och kunskaper som är odokumenterade och försvinner ur bolagen när dessa går i pension eller av andra skäl slutar sin anställning i bolagen. Till detta kan läggas att rekryteringsproblem finns, speciellt inom VA-verksamhet, med att finna ersättare som har erforderliga erfarenheter och kunskaper. Konkurrensen är här stor om de få personer som idag finns på arbetsmarknaden. Bolagens administrativa resurser är så små att de initialt inte klarar av att kunna använda sig av färdiga system på marknaden som både systematiserar och förenklar arbetet med planering, uppföljning och rapportering av de olika verksamheterna (avsnitt 5.3.2 - planeringsverktyg). För att minska den organisatoriska sårbarheten rekommenderar vi att befattningsbeskrivningar eller motsvarande och generationsskiftesplaner upprättas som underlättar arbetet med planering och nyrekryteringar. Övervägande bör även ske om att installera lämpliga systemstöd som idag finns att tillgå på marknaden (exempel se avsnitt 5.3.2 kommentarer/rekommendation). Vi finner det också angeläget att förslag till administrativa resurslösningar i utredning om ekonomifunktioner genomförs. I detta avseende har vi noterat att steg tas i den riktningen. 5.3.2 Styrning och planeringsverktyg Styrningen och uppföljningen av bolagens verksamheter, utöver fastställt ägardirektiv och bolagsordning (avsnitt 5.1.2) och avtal (avsnitt 5.1.3), sker genom: Verksamhetsplanering Visions-, mål- och strategiarbetet för 2005 är inte tillräckligt utvecklat och varierar i kvalité mellan bolagen. Avsikt finns att förbättra bolagens verksamhetsplanering. Inför 2006 har moderbolagets vd och kommunens ekonomichef gemensamt tagit fram en mall för upprättande av en verksamhetsplan (bygger å principerna i kommunens policy för ekonomi- och verksamhetsstyrning 2 ). Mallen är distribuerad till alla bolag men har ännu inte fullt tillämpats. Bolagen deltar i kommunens budgetprocess. Därutöver har bolagen sin egen budgetprocess. Ekonomisk budget antas av bolagets styrelse. I denna del uppfattar vi att kommunens policy för ekonomi- och verksamhetsstyrning inte är tillräckligt förankrad hos bolagens vd:ar enär de känner osäkerhet om dess innehåll och tillämpning. 2 / Enligt ägardirektiv ska policyn tillämpas av bolagen. 8
Planeringsverktyg För de mer verksamhetsomfattande bolagen upprättas manuella underhållsplaner i varierande utformning och innehåll med undantag för Faxeholmen AB. I Faxeholmen AB pågår en inventering av underhållsbehov. Allt eftersom detta arbete framskrider förtecknas behovet fördelat per objekt, aktivitet och belopp. Avsikten med förteckningen är att den ska bli bolagets underhållsplan som ska föreläggs styrelsen för ställningstagande. En rivningsplan finns framtagen och antagen av styrelsen som omfattar rivning av 700 bostadslägenheter fram till 2008. Verksamhetshandbok (styrdokument) Upprättande av verksamhetshandbok har nyligen påbörjats där planer och bolagsspecifika styrdokument (policys, riktlinjer och instruktioner) samlas. Innehållet i verksamhetshandboken så här långt finns i pappersform (det uppges att berörda anställda får information om förändringar i styrdokumenten). Pappersformen motiveras av avsaknad av bolagsinternt intranät (hemsida). Uppföljning och rapportering Enligt uppgift mäts de mer verksamhetsdrivande bolagens effektivitet genom jämförelser med extern nyckeltalsstatistik men dock i varierad omfattning och regelbundenhet. Bolagens styrelse får information om den ekonomiska utvecklingen vid varje ordinarie styrelsesammanträde och för Faxeholmen AB även kompletterat av information om uthyrningsläget och pågående hyresförhandlingar. Budgetuppföljning med kommentarer till avvikelser, utöver delårsrapport, sker kvartalsvis. Kommunstyrelsen får information om bolagens resultatutveckling via delårsrapport (per 31/8) och årsredovisning (per 31/12) och kommunfullmäktiges ledamöter per 31/12 på särskilt anordnade informationsmöten innan bolagsstämman. Fastställda intervaller för mätning av nöjdindex hos kunder i de mer verksamhetsdrivande bolagen saknas. Kundernas nöjdindex har inte följts upp under flera år. Kommentarer/rekommendationer Vi bedömer att bolagen har former och rutiner för sin planering och uppföljning av verksamheten men att de har behov av att förbättras. Vi förväntar oss att ny mall för verksamhetsplan tillämpas inför 2006. I övrigt vill vi rekommendera att de mer verksamhetsdrivande bolagens styrelser överväger följande: Införande av system för klagomålsregistrering. Införa regelbundna mätningar av verksamheternas effektivitet och kundernas nöjdindex. Anskaffa och tillämpa på marknaden redan befintliga systemstöd 3 för planering och uppföljning av underhållsarbetet. Vi har förståelse för att det initialt kräver stora arbetsinsatser innan systemstödet är användbart men i gengäld uppnås bättre och effektivare planeringsförutsättningar framgent. 3 / Exempelvis SWECO VIAK AB:s modell där anslutna kommuner ingår i en gemensam förening som handhar utvecklingsfrågor, ställningstagande till rekommendationer av jämför värden, upprättande av nyckeltal och kundenkäter. I planeringsmodellen ingår verksamhetsplaner för fastighet, VA, renhållning, gata och park, energi och el. Motsvarande för fjärrvärme är också under framtagande enligt uppgift. 9
I samarbete med moderbolaget formalisera rutiner och innehåll för rapportering av ekonomi och verksamhet till moderbolagets styrelse. Styrningen via styrdokument har behov av komplettering bland annat i följande avseenden: Införa norm och mall för upprättande av styrdokument. Idag variera detta mellan bolagen. Det är inte alltid det framgår vilken instans som har tagit beslut, datum för beslut, referens till tidigare version mm. Som vi har förstått finns ingen rutin införd för årlig omprövning av exempelvis policys. En rutin bör införas som säkerställer att styrdokument blir föremål för årlig omprövning, åtminstone för styrdokument av policykaraktär. Ett sätt kan vara att upprätta en förteckning över vilka styrdokument som ska omprövas, av vem och när i tiden som sedan exempelvis ingår som del i föredragningslistan inför styrelsemöten. Policy för intern kontroll saknas (avsnitt 5.3.5). Som framgår av bilaga 1 förekommer olikheter mellan bolagen vilka styrdokument som finns respektive saknas eller är där revidering pågår. I denna del rekommenderar vi att exempelvis på ett VD-möte inom bolagskoncernen diskutera vilka styrdokument som minst bör finnas med iakttagande av ägardirektivets krav på tillämpning av kommunpolicys (avsnitt 5.1.3). 5.3.3 Efterlevnad av bolagsstämmans direktiv och legala krav i aktiebolagslagen Efterlevnad av direktiv och krav i aktiebolagslagen har genom stickprov följts upp i intervjuer, genomgång av interna rapporter och styrelsens beslut om styrdokument. Anmälan om beslut om olika val på bolagsstämman och beslut av bolagsordning har jämförts med information i Bolagsverkets bolagsregister. Vi har tagit del av innehåll i arbetsordning för styrelsen, VD-instruktion och instruktion för ekonomisk rapportering. Genom stickprov har krav i dessa styrdokument följts upp och avstämts med krav i aktiebolagslagen. Kommentarer/rekommendationer Vi bedömer att bolagen i allt väsentligt efterlever krav i direktiv, bolagsordning och aktiebolagslagen samt att beslut om personval och bolagsordning har anmälts till Bolagsverket dock med undantag för: Faxeholmen AB, Söderhamn Energi AB och Söderhamn Elnät AB. Bolagsordningar har inte insänts till Bolagsverket (fastställda på bolagsstämma och godkända av kommunfullmäktige 2004). Inskannade bolagsordningar i Bolagsverkets bolagsregister är från 1999. Söderhamn Stadshus AB. Bolagsstämmans val av revisorsuppleant 2005 är inte anmäld till Bolagsverket. Faxeholmen AB. På ordinarie bolagsstämma 2005 valdes Karl Hemphälä som styrelsesuppleant. Har därefter ersatts av ny. Avregistrering och nyregistrering har skett i Bolagsverkets bolagsregister. Ingen extra bolagsstämma har hållits för val av ny styrelsesuppleant. 10
Rutiner för samordning av finansiell hantering på kommunkoncernnivå finns införd, bland annat genom införandet av koncernkontorutin. Planer finns också på att inrätta en internbank för kommunkoncernen. Finanspolicyn i Faxeholmen AB antogs av styrelsen 2005-06 vari ingår ett avsnitt om likviditetshantering som vi uppfattar inte är helt relevant i den samordnade finansiella hanteringen inom kommunen. Vi förväntar oss att bolagets fortsatta behov av en egen finanspolicy omprövas i s m införandet av internbanken. 5.3.4 Intern kontroll Bolagens styrelser får regelbundna rapporter om finansiell som ekonomisk utveckling. I Faxeholmen AB lämnas även information om uthyrningsläge, hyresförhandlingar mm. Övergripande kommenteras uppfyllelse av verksamhetsmässiga mål i bolagets årsredovisning. Inom finns en projektgrupp bildad med uppgift att strukturera och bistå nämnder och bolag i arbetet med införandet av internkontroll (IK). Projektet leds av en IKsamordnare på kommunnivå. Projektgruppen har haft ett flertal IK-möten som IK-samordnaren har kallat till. Kommentar/rekommendation Vi har noterat att inom bolagen utförs, om än inte systematiska, ett flertal kontroller och rapporteringar som utgör en del av arbetet med den interna kontrollen utan att bolagen ser detta som en del i denna kontroll. Exempel på utförda kontroller, se avsnitt 5.3.3 Uppföljning och rapportering. Enligt kommunens IK-samordnare har bolagen blivit kallade vid ett flertal tillfällen till projektgruppens möten. Bolagen har endast deltagit på ett möte. Vi anser att det är viktigt att bolagen är närvarande på projektgruppens möten för att därigenom få stöd i införandet av ett systematiskt IK-arbete. Vi rekommenderar att respektive bolags styrelser tar ställning till införandet av intern kontroll. Med systematiskt IK-arbete avser vi att system och rutiner skapas för upprättande av policy för intern kontroll, regler och anvisningar för policyns tillämpning, IK-organisation och intern kontrollplan 4 som därefter presenteras för bolagens styrelser för beslut. 5.3.5 Risker och problem Faxeholmen AB Beroende av vilken slutlig typ av verksamhet som åsätts servicehus och gruppbostäder (avsnitt 5.3.6) kan behov av anpassande insatser uppstå som kan uppgå till betydande kostnader. Bolagets negativa resultatutveckling under senare år har inneburit att i princip allt underhållsarbete har varit nedlagt. Pågående inventering av underhållsbehov indikerar så här långt på ett latent underhållsbehov om ca 21 mkr. 4 / Detta kan jämföras med krav i myndigheters föreskrifter om systematiskt arbetsmiljö- och brandskyddsarbete. 11
Söderhamn Vatten och Renhållning AB Det finns ett EU-direktiv om krav på rening av kvävehalt som bolaget i framtiden kan komma beröras av. Som följd av detta kan bolaget komma belastas av merkostnader. Förberedande åtgärder har dock vidtagits genom anläggning av Granskärs Våtmark som genom sin efterbehandling av avloppsvatten förväntas minska kväve- och fosfortillförseln i Söderhamnsfjärden. Bolaget tappar privata kunder som näringsdrivande verksamheter. Intäktsförlusten skattas till ca 1,5 mkr som har behov att mötas av kostnadsbesparande insatser. 5.3.6 Övriga noteringar Söderhamn Stadshus AB Anställning av en personalansvarig diskuteras med placering inom IT-Hälsingland AB som avlastning till moderbolagets vd som tillika är vd i Söderhamn Teknikpark AB, IT-Hälsingland AB och Helsingenet AB. Söderhamn Teknikpark AB Ett arbete pågår med att upprätta SLA 5 förteckningar i avsikt att reglera ansvaret i beställar- och utförarerollen mellan bolaget och kommunen (köper IT- och telefonväxeltjänster) i första hand. Faxeholmen AB och Söderhamn Elnät AB Enligt lag om skydd mot olyckor har ägare eller nyttjanderättshavare till byggnader eller andra anläggningar ansvar för brandskyddet. Med stöd av denna lag har Statens Räddningsverk utfärdat allmänna råd (SRVFS 2004:3) om införande av systematiskt brandskyddsarbete och föreskrift (SRVFS 2003:10) om skriftlig redogörelse för brandskyddet. I vilken omfattning krav ovan är uppfyllda har vi inte i detalj granskat. Dock har vi noterat att Söderhamn Elnät AB saknar brandpolicy och att skriftlig redogörelse för servicehus och gruppbostäder inom Faxeholmen AB inte är insänt till kommunens Räddningstjänst inom föreskriven tid. I den senare delen har vi informerats om att problem finns med ange rätt typ av verksamhet som bedrivs i aktuella byggnader och att diskussioner pågår med ansvariga inom kommunens Omsorgsförvaltning som i detta sammanhang är nyttjanderättshavare (hyresgäst). Räddningstjänstchefen är informerad. Vi ser det som angeläget att problem ovan får sin lösning snarast möjligt. Öhrlings PriceWaterhouseCoopers (PWC) har biträtt bolaget med värdering (avkastningskrav om 9 % har använts i värderingen) av andra än rivningsfastigheter för kontroll av att rimlig balans finns mellan marknadsvärde och bokfört värde. Söderhamns Vatten och Renhållning AB Bolaget saknar egna personella resurser att sköta sin egen redovisning och kundfakturering. Redovisningstjänster inklusive upprättande av bokslut köps från PWC och kundfakturering av Sö- 5 / Förkortningen står för Services Lavel Agreement (att jämföra med ett serviceavtal). 12
derhamn Energi AB. På sikt finns avsikt att nyanställd ekonom inom Söderhamn Energi AB även ska kunna vara bolaget behjälplig med redovisning och bokslut (finns med som förslag i utredning av ekonomifunktioner avsnitt5.3.1). Falun som ovan KPMG Bohlins AB Magnus Larsson Kundansvarigt biträde till lekmannarevisionen Bengt Carlström Projektansvarig 13