Sid 1 av 9 Datum 2013-06-04 Diarienr Elin Persson Kallelse till möte med direktionens arbetsutskott för kollektivtrafikmyndigheten i Västernorrlands län Härmed kallas du till möte med direktionens arbetsutskott Tid: 2013-06-12 kl. 09:30-16:00 Plats: Kansliet i Kramfors Anmäl ditt deltagande senast den 10 juni till Camilla Norberg på telefon 0612-841 21 eller mail camilla.norberg@dintur.se. Kramfors 2013-06-04 Bengt Sörlin
Sid 2 av 9 Förslag till Dagordning för direktionens arbetsutskott Formalia Bilagor 1. Mötets Öppnande 2. Val av sekreterare för mötet att välja Elin Persson till sekreterare för mötet. 3. Val av justerare för mötet att välja Erik Lövgren till justerare för mötet. 4. Godkännande av dagordning att godkänna dagordningen för mötet. 5. Godkännande av föregående protokoll från 5 april Protokoll 2013-04-05 att lägga föregående protokoll till handlingarna. Genomgång av föregående protokoll. Bengt Sörlin, Ordförande 6. Ändring av formalia att enligt revisorernas synpunkter ändra till löpande paragraf för beslutspunkter
Sid 3 av 9 Beslutsfrågor 7. Bidrag från SKL (beslutsparagraf 1) att uppdra åt myndighetschefen att kontakta SKL Det har framgått att SKL har medel som går att använda till utveckling av länets särskilda kollektivtrafik. Då RKTM syftar till en utveckling av SÄKO-trafiken och bland annat tittar på lösningar för att öppna SÄKO-trafiken för allmänt kollektivt resande, samt tittar på Jämtlands modell för organisation och myndighetsutövning av SÄKO, skulle sådana medel kunna användas inom RKTM. Bengt Sörlin, Ordförande 8. Tertialsbokslut (beslutsparagraf 2) Tertialsbokslut T1 att föreslå direktionen godkänna tertialsbokslutet för T1 Tertialsbokslutet presenteras och gås igenom. Åke Edin, Ekonomichef 9. Analysrapport T1 (beslutsparagraf 3) Analysrapport T1 att föreslå direktionen godkänna analysrapport för T1 Analysrapporten för T1 presenteras och gås igenom.
Sid 4 av 9 Annica Kjellin, Marknadschef 10. Ändring av förbundsordning (beslutsparagraf 4) Förbundsordning att ge myndighetschefen i uppdrag att formulera en skrivelse till medlemmarna gällande ändringar av förbundsordningen RKTMs revisorer har poängterat att det inte finns någon tidsplan för RKTMs årsredovisning i förbundsordningen. Tidsplanen för 2012 års årsredovisning baserades därför på lagen (SFS 1997:614) om kommunal redovisning. Förbundsordningen bör innehålla sådan tidsplan. Vidare ändring i förbundsordningen gäller det så kallade fördubblingsmålet. Sådan målsättning bör återfinnas i det Regionala Trafikförsörjningsprogrammet, ej i förbundsordningen. 11. Fördelning av stationsavgifter (beslutsparagraf 5) att RKTM från 2013-06-30 fakturerar stationsavgifterna till respektive finansiär av trafiken som angör vid varje station/resecentrum i förhållande till hur stor andel man har av antal angörningar och trafikslag. Skrivelse om fördelning av stationsavgift Örnsköldsvik Skrivelse om fördelning av stationsavgift Sundsvall Angörningsavgifter på resecentrum och järnvägsstationer i Västernorrland och stora delar av landet administreras och fördelas i dag av Svenska Reseterminaler AB, SRAB, som är ett helägt dotterbolag till Jernhusen AB. Trafikföretagen betalar en stationsavgift för att få tillgång till väntsalen på en station. Stationsavgiften beräknas efter hur ofta trafikföretaget använder stationen. Avgiften täcker bland annat kostnader för drift, underhåll, administration samt öppning och stängning av väntsalen. Varje trafikföretag har möjlighet att välja till tjänster, som exempelvis extra öppettid, bevakning och
Sid 5 av 9 plats för biljettautomater. Stationsavgiften ska fördelas likvärdigt, så ingen operatör ska kunna dra fördelar av sin storlek framför en mindre aktör. Faktura för de angörningar som görs vid varje station skickas till RKTM som vidarefakturerar respektive kommun för de antal bussangörningar som sker vid varje station. När det nu bedrivs regional tågtrafik tillsammans med lokal och regional busstrafik vid ett flertal stationer och resecentran har frågan om hur kostnader ska fördelas lyfts av ett antal kommuner, varav Sundsvall och Örnsköldsvik till RKTM lämnat skrivelser i ärendet under maj månad. Med hänvisning till styrdokument och minnesanteckningar från arbetsgruppen för RKTM (2011-03-29) menar kommunerna att kostnaden för stationsavgift tillhör Landstinget Västernorrland då den tillhör nettokostnaden för tågtrafik samt de fasta kostnaderna för tågtrafik. Vidare menar kommunerna på att kostnaden för stationsavgift bör justeras retroaktivt från 2012-01-01. Idag betalas hela avgiften av respektive kommun förutom för kommersiell trafik som står sina egna kostnader. Detta bör rimligtvis fördelas så att respektive finansiär dvs. både kommun och landsting betalar för sin del av antalet angörningar vid respektive station och resecentrum för den samhällsfinansierade trafiken. För RKTM kommer dock detta innebära ytterligare ökad börda på administrationen, då fördelningen kommer kräva en stor del manuellt arbete. Rapporter 13. Upphandling En dragning av upphandlingsläget görs. Per Eriksson, myndighetschef
Sid 6 av 9 14. Myndighetschefen rapporterar Per Eriksson rapporterar om det senaste från myndigheten. 15. Handläggning av färdtjänsttillstånd Ånge kommun Ånge kommun har beslutat att från september 2013 lämna över handläggningen av färdtjänsttillstånd till RKTM. Handläggningen kommer ske på Beställningscentralen i Ånge av särskild handläggare. 16. Processkartläggning RKTM Förslag till beslut RKTM har under mars 2013, som led i omvandlingen till myndighet, genomfört en processkartläggning i syfte att optimera verksamheten. Processkartläggningen är en fortgående process där respektive avdelning inom RKTM arbetar på att utveckla och anpassa processerna till de krav som ställs på avdelningen. Elin Persson, Strategisk Planering och Annica Kjellin, Marknadschef
Sid 7 av 9 17. Internkontrollplan Internkontrollplan Den särskilda inriktningen på internkontroll för RKTM 2013 godkändes av AU 2013-04-05. Som uppföljning presenteras det löpande arbetet med internkontroll inom RKTM. 18. Norrtåg att Myndighetschefen kontaktar Norrtåg i syfte att samverka gällande säkerställande av fungerande biljettmaskiner och betalsystem KTM är delägare av Norrtåg AB med 25% av aktierna. KTM har därmed ett stort intresse av bolaget samt en plikt att ha uppsikt över bolagets förehavanden. Bengt Sörlin, Ordförande. 19. Bussgods KTM är störste ägare av Bussgods i Västernorrland med 47,1 % av aktierna. KTM har därmed ett stort intresse av bolaget samt en plikt att ha uppsikt över bolagets förehavanden
Sid 8 av 9 Erik Lövgren, 2:e vice ordförande. 20. Transitio AB att skicka med Ordföranden frågor till uppkommande ägarråd Bengt presenterar läget i Transitio AB. Bengt Sörlin, Ordförande. 21. Delegationsärenden En pärm med inkomna delegationsärenden har upprättats och kommer finnas tillgänglig på möten med arbetsutskottet samt på RKTMs kansli i Kramfors. Frågan kommer inte att föredras men möjligheter för frågor finns 22. Beslutsuppföljning Beslutsuppföljning Bifogat till handlingarna finns beslutsuppföljning över fattade beslut. Där kan ni finna beslut och vilka statusen för de beslut som är genomförda.
Sid 9 av 9 : Frågan kommer inte att föredras men möjligheter för frågor finns. 23. Övriga frågor att besluta enligt diskussion 24. Nästa möte Att nästa möte är den 8 augusti 2013 25. Mötets avslutande