Mötesdatum: 2015-01-13 & 2015-01-14 Plats: Närvarande: Göteborg Emir Dizdarevic, Sammi Kaidi, Patrick Karlsson, Brousk Saleh, Robert Andersson (tisdag kl 10:00-17:00), Ferenc Böö (Adjungerad) Anmält förhinder Jonas Sjöström, Mimmi Oskarsson. 1. Mötets öppnande Emir Dizdarevic öppnade mötet och hälsade alla välkomna till styrelsemötet. 2. Val av sekreterare och justerare för mötet Till sekreterare valdes Sammi Kaidi och justeringsmän Patrick Karlsson & Brousk Saleh. 3. Godkännande av föreslagen dagordning Dagordningen kompletterades och godkändes. 4. Föregående protokoll Kansliet har varit i kontakt med Christel Berg angående protokoll från mötet nr 3 (11 april 2014) då hon var protokollssekreterare på det mötet, men utan respons. Kansliet, tillsammans med Sammi Kaidi och Robert Andersson kommer göra ett försök att återskapa protokollet, då samtliga var med under mötet. Förbundsordförande föreslog styrelsen löpande numrering av punkter i styrelseprotokollen för 2015 i syfte att enklare kunna spåra och följa upp tidigare fattade beslut. Beslut: Styrelsen godkände föregående protokoll och förbundsordförandens förslag. 5. Ekonomirapporter Förbundskassören redogör för de ekonomiska rapporterna och det överskott som resultatet visar för år 2014. Kassören kommer tillsammans med Generalsekreterare gå igenom ekonomin med RF en heldag kommande vecka. Styrelsen konstaterar att förbundet har ett överskott från föregående år.
6. Adjungerande av ny kassör Förbundsordförande presenterade för styrelsen Johan Nilsson som tänkbar kandidat för uppdraget som kassör. Johan har en gedigen ekonomisk bakgrund samt utbildning som civilekonom. Detta gör att nuvarande kassör kan rikta fokus till uppgifter inom styrelsen som anses vara bättre lämpade för denne. Beslut: Styrelsen beslutar att, med hänvisning till RF:s stadgar kap 3. 4 Adjungering av styrelseledamöter, adjungera in Johan Nilsson som ledamot och delegera arbetsuppgifter som kassör i styrelsen fram till årsmötet. 7. Bekräftelse av inval enligt rekommendationer från kansliet West Coast TKD Kl, Lerums TKD klubb, Chae TKD Malmö, Taekyon TKD Klubb, IF Flen Taekwon-Do, KFUM Taekwondo Sällskap och KFUM Oxie Taekwondo Klubb. Beslut: Styrelsen beslutar att välja in nämnda föreningar i förbundet. 8. Remissmaterial nästa steg Med hänvisning till utsänd handlingsplan, där arbetsgruppen för remissmaterialet befinner sig i att utarbeta förslag i samråd med styrelsen och organisationerna RF, WTF och ETU, behöver styrelsen idag besluta om nästa steg. Lars Liljegren redogör för styrelsen kring den insända rapporten för det arbetet som pågått under föregående remissperiod. Beslut: Styrelsen avser att ha ett möte med WTF generalsekreterare och beslutar att Emir Dizdarevic utser en arbetsgrupp som tillsammans med honom kommer föra en dialog med WTF Generalsekreterare. 9. Rutin för ärendehanteringen Förbundsordförande har tagit fram Beslut: Styrelsen beslutar i enlighet med förbundsordförandens förslag: - att Generalsekreteraren är föredragande på styrelsemötena - att förslag på rutin för ärendehantering skall ses över av Generalsekreteraren med eventuella kompletteringar för att matcha den nya rutinen - att upprätta en ärendelista, även kallad för actionlist, från 2014 att gälla framåt, till styrelsen
10. Policy för sociala medier Förbundsordförande har tillsammans med kassören tagit fram ett förslag på en social media policy med hänvisning till det tidigare beslutet från mötet 29 nov pkt. 18 Officiellt facebook forum. Beslut: Styrelsen beslutar att fastställa policyn för sociala medier och remittera denne vidare till samtliga regioner och funktioner i Svenska Taekwondoförbundets organisation, samt att se över förbundets samtliga policys. 11. Resereglementet uppdateras Förbundskassören föreslår styrelsen att resereglementet ska uppdateras på punkten arvoden där ett nytt stycke läggs till Arvode för uppdrag och arbete med samma innehåll som kursarvode. Beslut: Styrelsen beslutar att godkänna förbundskassörens förslag, samt uppdrog till ordförande och kassör att ta fram förslag på nya styrdokument gällande förbundets verksamhetsområden som ska ersätta det befintliga resereglementet. 12. Personal Löner Generalsekreteraren informerade styrelsen om att ingen löneförhöjning skett föregående år, trots reglering i kollektivavtal. Beslut: Styrelsen beslutade om en 5 %-ig korrigering av de anställdas löner inom ramen för gällande avtal retroaktivt och för innevarande år. 13. Disciplinanmälan mot Sammi Kaidi Generalsekreteraren informerar styrelsen att det inkommit en disciplinanmälan från Dennis Svanborg mot Sammi Kaidi där målsägande fått möjlighet att yttra sig inom föreskriven tid. Sammi Kaidi var inte närvarande på mötet vid punktens genomgång och beslut. Beslut: Styrelsen beslutar att remittera ärendet vidare till RIN för beslut.
14. GS Rapport Generalsekreteraren informerar styrelsen om att man efterfrågar bidrag med material till verksamhetsberättelsen för 2014 och passar på att rikta en stor eloge till ITF-sektionen som redan bidragit till verksamhetsberättelsen. Vidare informerar generalsekreteraren att tidigare ordförande för Domarkommittén avböjt att bidra med material, trots att dennes uppdrag löpt under tiden 2014-01-01 2014-11-04. Generalsekreteraren föreslår styrelsen att Swedbank Visa Business Card beställs till förbundsordförande enligt tidigare praxis. Beslut: Styrelsen uppdrar åt Generalsekreteraren att beställa ett Swedbank Visa Business Card till förbundsordföranden. 15. Utredningsrapport Förbundsordförande Emir Dizdarevic redogör för styrelsen att en första delrapport gjorts i utredningen som initierades den 8 okt. Styrelsen anser att man har identifierat höstens problem med koordinering av tävlingsverksamheten, där det tydligt framgår att det saknas riktlinjer och rutiner, inte bara för tävlingsverksamheten, utan för förbundet generellt. Beslut: Styrelsen beslutar, i enlighet med rapportens förslag, att förbundet behöver kvalitetssäkra verksamheten genom att systematiskt och fortlöpande utveckla samt säkra kvaliteten i Svenska Taekwondoförbundet genom att införa ett ledningssystem där rapporten kommer vara ett levande dokument i detta och fastställer rapporten i dess helhet. 16. Förbundet satsar på domare Tävlingsverksamheten är beroende av domare som värnar om våra medlemmars möjligheter att tävla på svensk mark. Styrelsen avser att fortsätta dialogen om uppdraget som Tf samordnare med domare. Beslut: Styrelsen beslutar att samtliga domarutbildningar kommer vara kostnadsfria under året för alla intresserade medlemmar samt beakta ökade ekonomiska resurser till domarkommittén i budgetarbetet. 17. Kommunikationsplan för förbundet Förbundsordförande presenterade förslag på en övergripande kommunikationsplan i förbundet. Beslut: Styrelsen beslutade att anta planen samt att utarbeta en konkret kommunikationsplan som remitteras vidare till regioner och andra funktioner i förbundet
för kommentarer innan beslut tas. 18. Hemsida - Idrottonline Styrelsen diskuterade hur man ska utveckla förbundets hemsida med grafik och innehåll. Förbundsordförande föreslog att styrelsen att bilda en arbetsgrupp där man tar fram en kravspecifikation utifrån behov och lösningar, ta in offerter från webbyråer och uppdatera nuvarande hemsida. Beslut: Styrelsen beslutar att, i enlighet med förbundsordförandens förslag, tillsätta en arbetsgrupp som jobbar med nämnda punkter. 19. Propositionsförslag Kansliet informerar om att reglerna kring rapportering och betalning av medlemsavgifter och föreningsrapport enligt föregående styrelses förslag på årsmötet 2014 inte fungerar rent praktiskt. Det har uppstått stor förvirring bland medlemmar kring rapportering och betalning i idrottonline. Beslut: Styrelsen beslutar att Förbundsordförande tillsammans med Generalsekreterare ser över och återkommer med ett nytt propositionsförslag till årsmötet 2015. 20. Riktlinjer för coachlicens Med anledning av det tidigare fattade beslutet från mötet 29 nov pkt. 10 Hur hanterar vi coachutbildningar i fortsättningen diskuterade styrelsen frågan och kom fram till följande: - Återkallande av coachlicens, när, hur länge, påföljd etc. - Skapa en organiserad struktur, rutiner och riktlinjer - Beslut om påföljd kan endast beslutas av juridisk nämnd Beslut: Styrelsen noterar och fortsätter arbeta vidare med coachlicenser. 21. Inventering av utrustning Enligt tidigare fattat beslut, 16 nov pkt. 7 konstaterar styrelsen att inventeringslistor ej inkommit kansliet från regioner. Uppmaning skickas igen. Tidigare utrustning ska också ingå i inventeringen. Beslut: Styrelsen ålägger Brousk Saleh att inventera tidigare utrustning på Bosön. 22. Advokatbyrå Enligt tidigare beslut, 29 nov pkt. 19 Gällande styrelseledamöter Föremål för smutskastningskampanj. Förbundsordförande återkopplar att Advokatfirman Juhlin & Partners valt att företräda Svenska Taekwondoförbundet.
23. Återkoppling pkt 17 möte 10 sept Rahel Azad IR-licens Förbundsordförande har fått svar från WTF där man uppmanar att Rahel Azad skall genomgå en ny domarkurs, med hänvisning till att många nya regler uppdaterats under de senaste åren. Beslut: Styrelsen beslutar att stänga ärendet. 24. Inspelning av verksamhetskonferens Styrelsen har tagit del av ett brev från produktionsbolaget TiWi gällande redigering av materialet, där men genom ett förtydligande tillbakavisar anklagelser enligt följande: Vi vill förtydliga att Styrelsen i Svenska Taekwondoförbundet eller någon annan inte har/eller har haft möjlighet att påverka det material som vi har lagt upp. Om någon har åsikter kring den produktion som vi har levererat eller kring hanteringen är ni välkomna att höra av er direkt till oss. Styrelsen tackar för klargörandet. 25. Elitserien och Svenska Mästerskapen Styrelsen diskuterade kring hur man ska utveckla, strukturera och genomföra förbundets elitserie, samt eventuellt ansluta sig till RFs koncept SM-veckan med anledning av den medieexponering som ingår. Patrick Karlsson presenterade delar av förslagen. Beslut: Styrelsen beslutar att tävlingsansvarig skickar en intresseanmälan till RF och där Patrick Karlsson är förbundets kontaktperson. Patrick Karlsson är sammankallande för arbetsgruppen gällande STF Tävlingskoncept. 26. Landslagsverksamhet Styrelsen diskuterande situationen idag och framtida strategier för landslagsverksamheten. Mycket synpunkter har kommit in från olika håll och förbundsordförande påtalar vikten av en långsiktig planering med löpande utvärderingar genom parallella satsningar som görs på aktiva vid sidan av toppgruppen för att skapa internationell erfarenhet och vidareutveckling av lovande talanger inför framtiden. Förbundet måste ha en egen satsning och ansvarar för att utveckla och genomföra satsningar på olika nivåer. SOK kan ju självklart bidra till, som ett tillägg, att förstärka förbundets egna satsningar och resurser med olika typer av stöd i ett långsiktigt samarbete. Förbundet måste skapa förutsättningar för medlemmar i landslagstruppen att få möjlighet
att prövas, testas och få erfarenhet på den internationella arenan och matchas mot det slutgiltiga landslaget baserat på resultat och prestation. Den röda tråden i landslagsverksamheten bygger på 3 byggstenar; Gemensam dialog, planering och samspel. Fortsatt dialog med alla inblandade parter kommer därför att föras. Inkommen fråga från Facebook gällande om Sverige ska skicka ett minior landslag på Europeiska Mästerskapen i Turkiet diskuterades. Sverige har i dagsläget inget minior landslag och styrelsen diskuterade frågan om huruvida det är förenligt med idrottens värdegrund att föra ranking på miniorer i Sverige som sedan ska tas ut och representeras på internationella tävlingar som ett svenskt landslag. 27. Återkoppling från möte 29 nov pkt. 23 ärende kring Idrottslyftet Med hänvisning till RF:s stadgar kap 8 5 pkt. 3 på begäran av RS eller vederbörande SF-, SDF- eller DF-styrelse ställa föreningens handlingar till förfogande, samt lämna av dessa organ begärda uppgifter. Kopia på detta beslut skickas även till Korpen Svenska Motionsidrottsförbundet, då Trelleborgs Taekwondo Klubb har medlemskap där sedan 25 maj 2014. Beslut: Styrelsen beslutar att begära in föreningens handlingar, verksamhetsberättelse, ekonomiska redovisningar och årsmötesprotokoll, under perioden 2011-01-01 2014-12- 31 för att utreda oklarheter kring idrottslyftet. Ärendet administreras av STF kansli. 28. Nästa styrelsemöte Nästa fysiska styrelsemöte kommer äga rum i Stockholm den 24-25 feb. Fokus kommer ligga på budget förslag, inkomna motioner och förslag till propositioner. 29. Mötets avslutande Mötesordförande Emir Dizdarevic tackade alla för visat engagemang och avslutade mötet.
Vid protokollet Sammi Kaidi Emir Dizdarevic Justeras Patrick Karlsson Brousk Saleh.