Användning av statens betalkort

Statskontoret Föreskrift 1 (7) 13.2.2012 Dnr VK 46/03/2012 Bokföringsenheter och statliga fonder utanför budgeten Användning av statens betalkort Enligt 40 (1786/2009) i förordningen om statsbudgeten (1243/92) meddelar statskontoret närmare föreskrifter om skötseln av bokföringsenheternas betalningsrörelse samt meddelar närmare föreskrifter och anvisningar om de system som används vid skötseln av betalningsrörelsen och löneuträkningen. Statskontoret har idag utfärdat den bifogade föreskriften om användningen av statens betalkort. Denna föreskrift tillämpas vid användningen av statens betaltidskort som godkänts i ett centraliserat anbudsförfarande, annat motsvarande betalkort (inklusive handelsrörelsernas specialkreditkort) och kundkort. Ikraftträdande Ytterligare information Denna föreskrift träder i kraft omedelbart. Mer information om frågor i anslutning till denna föreskrift lämnas av Förvaltningens styrning, tfn 09 77 251 eller per e-post på adressen maksuliike (at) valtiokonttori.fi. Generaldirektör Timo Laitinen Divisionschef Mikko Kangaspunta Bilaga 1: Föreskriften Användning av statens betalkort För kännedom: Statens revisionsverk

2 (7) Innehåll 1 Statens betaltidskorts prioritet... 3 2 Handelsrörelsernas specialkreditkort och kundkort... 3 3 Ansökan och beviljande av betalkort... 3 4 Kortinnehavarens längre frånvaro... 3 5 Allmänna användningsprinciper... 4 6 Användningslimit... 4 7 Kontantuttag... 4 8 E-betalning... 4 9 Rese- och dagpenningsförskott... 5 10 Betalningsansvar för betalkortet... 5 11 Användningsansvar för betalkortet och skyldigheter i anslutning till användningen... 5 12 Säkerhetsidentifierare som inkluderats i betalkortet... 5 13 Behandling och förvaring av köpverifikat... 6 14 Användarförbindelse... 6 15 Överlåtelse av betalkortsuppgifter... 6 16 Uppsägning av statens betalkort... 6 17 Övervakning... 6 18 Kortförteckning och registrering av kortnumren... 7

3 (7) 1 Statens betaltidskorts prioritet Statens betaltidskort är det alternativ för betaltidskort som primärt ska användas inom statsförvaltningen. Om användningsområdet för statens betaltidskort med tanke på bokföringsenhetens verksamhet visar sig vara otillräckligt och det inte går att utvidga inom en rimlig tid så att det motsvarar behoven, kan Statskontoret bevilja tillstånd för anskaffning och ibruktagande av något annat betalkort. 2 Handelsrörelsernas specialkreditkort och kundkort Bokföringsenheten kan använda handelsrörelsernas specialkreditkort i situationer då det aktuella kortet är förutsättningen för att staten ska få en ekonomiskt betydande rabatt eller förmån. Kundkort som inte innehåller någon betalningstillämpning kan användas enligt behov. 3 Ansökan och beviljande av betalkort Beslut om ansökan och beviljande av ett betalkort för en statlig tjänsteman eller arbetstagare fattas av den bokföringsenhet hos vilken tjänstemannen eller arbetstagaren är anställd. Betalkortet beviljas enligt bokföringsenhetens prövning när kortet behövs för att betala de kostnader som uppstår vid skötseln av tjänste- eller arbetsuppgifterna och som hör till bokföringsenheten. Betalkortet kan beviljas en statlig tjänsteman eller arbetstagare som är fast anställd eller visstidsanställd på minst sex (6) månader. I undantagsfall kan bokföringsenheten enligt prövning också bevilja ett betalkort för en person i ett tjänste- eller anställningsförhållande som är kortare än sex (6) månader, om ett betalkort krävs för att uppgifterna ska kunna skötas på ett ändamålsenligt sätt. 4 Kortinnehavarens längre frånvaro Om kortinnehavaren är ledig en längre tid (till exempel tjänstledig, alterneringsledig, familjeledig), ska kortinnehavaren lämna tillbaka sitt betalkort till bokföringsenheten. Bokföringsenheten ger kortinnehavaren en kvittering på att kortet har lämnats tillbaka. I en situation då kortinnehavaren är ledig ett (1) år eller längre, ska betalkortet avslutas och förstöras. Om kortinnehavaren är ledig under en kortare tid än ett (1) år, kan bokföringsenheten förvara betalkortet i sitt kassaskåp.

4 (7) 5 Allmänna användningsprinciper Betalkortet och kontanter som har lyfts med detta får användas enbart för att betala kostnader som uppstår i skötseln av tjänste- och arbetsuppgifterna. Det är förbjudet att använda betalkortet för att betala privata kostnader. Avtalsrabatter kan ingå i betalkortet. De avtalsrabatter och -förmåner som beviljas på köp med betalkortet hör till staten. Det är förbjudet att använda rabatterna och förmånerna för privata köp. När betalkortet används ska man se till att inköpen görs i enlighet med bestämmelserna om offentlig upphandling. 6 Användningslimit Bokföringsenheten ska för betalkorten fastställa en kortspecifik månatlig användningslimit. När användningslimiten fastställs ska det verkliga användningsbehovet för varje kort beaktas. Bokföringsenheten ska för betalkortet fastställa en kontantuttagslimit i euro, om den ger kortinnehavaren tillstånd att lyfta kontanter med kortet. 7 Kontantuttag Betalkortet kan användas för kontantuttag, om bokföringsenheten gett kortinnehavaren tillstånd till detta och en kontantuttagslimit har fastställts för kortet. Betalkortet får användas för kontantuttag enbart i de fall då betalkortet inte duger som betalningsmedel för att betala kostnader som uppstår i tjänsteeller arbetsuppgifter och kortinnehavaren inte har fått något förskott för detta ändamål. I det ovan nämnda fallet ska beloppet av kontantuttaget så exakt som möjligt motsvara kostnaden som ska betalas. Kontantuttaget ska tidsläggas till ungefär den tidpunkt då kontanterna behövs. Om beloppet av kontantuttaget är högre än det som behövs för att betala ett inköp, ska det resterande beloppet utan dröjsmål lämnas till bokföringsenheten. 8 E-betalning Betalkortet kan i fråga om e-betalningar (Internet) användas enbart genom en krypterad webbförbindelse. Vid e-handelsköp ska betalkortsutfärdarens, bokföringsenhetens, finansministeriets och Statskontorets eventuella föreskrifter iakttas.

5 (7) 9 Rese- och dagpenningsförskott Betalkortet används inte för utbetalning av dag- eller resepenning eller motsvarande ersättningar och inte heller för utbetalning av reseförskott. Enligt statens resestadga (20 ) används statens betalkort för att betala kostnader som tjänsteresor ger upphov till. En tjänsteman eller arbetstagare har rätt att få förskott enbart om statens betalkort inte har ställts till hans eller hennes förfogande eller om betalkortet inte kan användas för betalningar i destinationslandet. Förskottet betalas in på tjänstemannens eller arbetstagarens bankkonto. 10 Betalningsansvar för betalkortet Den bokföringsenhet som beviljar betalkortet har alltid betalningsansvaret för statens betalkort. 11 Användningsansvar för betalkortet och skyldigheter i anslutning till användningen Innehavaren av ett personligt betalkort eller en person som till sitt förfogande har fått ett betalkort som är utställt på organisationen eller ett fordon har användningsansvaret för betalkortet. Den användningsansvariga personen är skyldig att iaktta användningsvillkoren och -anvisningarna för kortet samt agera på det sätt som förutsätts i dessa. Den användningsansvariga personen är skyldig att utan dröjsmål anmäla ett förkommet betalkort till betalkortsutfärdaren och någon annan part som har utnämnts av bokföringsenheten som beviljar betalkort. 12 Säkerhetsidentifierare som inkluderats i betalkortet Den användningsansvariga personen är skyldig att se till att betalkortet samt säkerhetsidentifierarna som inkluderats i detta (till exempel PIN-koden, MasterCard SecureCode-lösenordet) används på ett lämpligt och säkert sätt samt förvaras på ett säkert sätt. Användarkoderna för betalkortet ska förvaras på ett annat ställe än betalkortet så att det inte går att koppla användarkoden till kortet. I fråga om betalkort som är utställda på organisationen eller ett fordon får användarkoden lämnas enbart till de personer som behöver det aktuella kortet i sina tjänste- eller arbetsuppgifter. Den person till vilken bokföringsenhetens ansvarsperson lämnar uppgifterna ska omsorgsfullt förvara dessa och inte överlåta dem vidare.

6 (7) 13 Behandling och förvaring av köpverifikat Den användningsansvarige personen är skyldig att se till att verifikaten som hänför sig till användningen av betalkortet förvaras och utan dröjsmål behandlas enligt Statskontorets och bokföringsenhetens föreskrifter. 14 Användarförbindelse Kortinnehavaren ska förbinda sig att iaktta föreskrifterna och anvisningarna om användningen av kortet. Förbindelsen uppgörs alltid skriftligen. Bokföringsenheten ska se till att den person som svarar för förvaringen av ett betalkort som utställts på organisationen för en förteckning över när och till vem kortet har överlåtits samt när kortet inklusive köpkvittona har returnerats. De som använder betalkort som utställts på både organisationen och fordon ska informeras om de centrala principerna i anslutning till användningen av betalkortet, och dessa användare ska förbinda sig att iaktta dessa principer. 15 Överlåtelse av betalkortsuppgifter Kortinnehavaren får inte överlåta säkerhetsidentifierarna för det personliga betalkortet (till exempel PIN-koden och MasterCard SecureCode-lösenordet) till tredje part. Betaltidskortets nummer får aldrig sändas per e-post, om inte e- postförbindelsen är krypterad. Betalkortsuppgifterna får inte anges i enkäter eller förfrågningar, om man inte ämnar beställa eller köpa något. 16 Uppsägning av statens betalkort Kort som har blivit onödiga ska sägas upp och utan dröjsmål tas tillbaka från kortinnehavaren. Den bokföringsenhet som har beviljat ett betalkort svarar för att säga upp och avbryta användningen av betalkortet samt för att ta tillbaka betalkortet från den användningsansvariga personen. Det åligger bokföringsenheten att förstöra kort som enligt anmälan har avslutats. 17 Övervakning Övervakningen av användningen av statens betalkort är en del av den juridiska riskhanteringen inom bokföringsenheten. Bokföringsenheten ska organisera övervakningen i anslutning till användningen av betalkorten. Den person som har utsetts för uppgiften ser till att personerna som har rätt att använda betalkortet förbinder sig att iaktta

7 (7) föreskrifterna och anvisningarna om användningen av betalkorten, övervakar att betalkorten används på behörigt sätt samt för en förteckning över betalkorten som är i användning. I situationer då kortinnehavaren inte lämnar en tillräcklig utredning av användningen av betalkortet, ska bokföringsenheten debitera kortinnehavaren för den oklara posten. I eventuella fall av missbruk ska bokföringsenheten se till att kortinnehavaren lämnar tillbaka betalkortet till den part som utnämnts av bokföringsenheten. Till följd av försummelser i anknytning till tjänste- eller arbetsuppgifterna är bokföringsenheten dessutom skyldig att inleda de nödvändiga rättsliga åtgärderna, inklusive en polisunderökning, för att reda ut ett eventuellt brott, en eventuell förbrytelse mot tjänsteplikten eller någon annan förbrytelse. Indrivningen och de eventuella rättsliga åtgärderna som vidtas ska nämnas i den användarförbindelse som undertecknats av kortinnehavaren i samband med ibruktagandet av betalkortet. Bokföringsenheten ska också organisera övervakningen av användningen av de kort som är i bruk. 18 Kortförteckning och registrering av kortnumren Bokföringsenheten ska föra en förteckning över betal- och kundkorten. Bokföringsenheten ska se till att uppgifterna om kortnumren förvaras omsorgsfullt så att enbart de som behöver uppgifterna i sina tjänste- eller arbetsuppgifter har tillgång till dessa. När bokföringsenheten har överlåtit numren på betalkorten till servicecentret för statens ekonomi- och personalförvaltning (till exempel för registrering i resehanteringssystemet) ska servicecentret se till att uppgifterna från bokföringsenheten förvaras omsorgsfullt. Enbart de personer som behöver uppgifterna i sina tjänste- eller arbetsuppgifter har rätt att ta del av uppgifterna. Det material som bokföringsenheten lämnar till servicecentret (till exempel förteckningarna över kortnumren) ska förstöras på behörigt sätt omedelbart efter att det har blivit onödigt.