Revisionsredogörelse för Vadstena kommuns revisorer 1 INLEDNING Under verksamhetsåret 2011 har Vadstena kommuns revisorer granskat den verksamhet som bedrivs inom kommunstyrelsens och övriga nämnders ansvarsområden. Utgångspunkten för granskningarna har varit att pröva om verksamheten sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt, om räkenskaperna är rättvisande och om den interna kontrollen som utförs inom nämnderna är tillräcklig. Revisionsledamöter för granskning av 2011 års verksamhet har varit: Martin Nyström, ordförande (S) Roland Sjödahl, vice ordförande (C) Martin Hedeborg (S) Bengt-Arne Gustavsson (S) Kerstin Ramå (M) För fullgörande av revisionen har vi biträtts av Ernst & Young AB. Kommunrevisionen utförs på kommunfullmäktiges uppdrag av förtroendevalda revisorer inom ramen för gällande reglemente och god revisionssed. Följande huvudmoment ingår: 1. Förvaltningsrevision som granskar verksamhetens måluppfyllelse avseende innehåll och prestanda inom fastställda ekonomiska ramar. Här ingår också uppföljning och utvärdering av verksamhetens organisation med administrativa föreskrifter vad gäller delegation av beslut och rutiner för övergripande kontroll och rapportering. 2. Granskning av årsredovisning, löpande redovisning, kassaförvaltning samt intern kontroll. Nedan redogörs för de granskningar som har genomförts under år 2011. 2 SAMMANTRÄDEN Revisorerna har under året haft tio sammanträden. Vid dessa sammanträden förs minnesanteckningar. 3 FÖRVALTNINGSREVISION 3.1 Nämndbesök Som ett led i den årliga granskningen har revisionen inbjudit kommunstyrelsen och nämnder till möten. Avsikten med dessa träffar har varit att ge revisionen möjlighet att för- Revisionsredogörelse för Vadstena kommuns revisorer år 2011 1 (6)
djupa sin insikt i kommunens verksamhet, samt att föra en dialog rörande förhållanden som på olika sätt påverkar verksamhetens genomförande och utfall. Vid träffarna har utvecklingen sedan föregående års träff diskuterats. Dessutom har samtal förts särskilt om intern kontrollplan och budgetuppföljning. Träffarna har dokumenterats i form av minnesanteckningar och de inhämtade kunskaperna finns med i revisorernas samlade bedömning av de olika nämndernas arbete. 3.2 Avtalstrohet Kommunen har ramavtal med närmare 180 olika leverantörer av varor och tjänster via inköpssamverkan i Motala. Utöver detta utnyttjas ett antal nationella ramavtal via SKL, Kommentus och Kammarkollegiet bl a för inköp av datorer etc. Kommunen har även ett antal egna avtal för upphandling. Avsikten med ramavtalen är att verksamheten skall upphandla tjänster i enlighet med träffade avtal och inte med andra leverantörer inom de områden som avtalen avser. Den övergripande revisionsfrågan vid granskningen var Sker upphandling enligt träffade ramavtal och är rutinerna och hanteringen av ramavtal dokumenterade, uppföljda och rapporterade? I granskningen framkom att kommunen upphandlar varor och tjänster varje år motsvarande ca 150 miljoner kronor. Det fanns en betydande avtalstrohet och rutiner kring upphandlingsfrågorna. Det har inte förekommit någon samlad uppföljning av avtalstroheten i kommunen under de senaste åren. Den samlade bedömningen efter granskningen var att hanteringen är delvis tillfredsställande. Det saknas strukturerad uppföljning och rapportering av avtalstrohet. Kommunen rekommenderas att årligen redovisa uppföljning av avtalstrohet och hantering av upphandlingsfrågorna till kommunstyrelsen. 3.3 Uppföljning av insatser för barn med särskilda behov Revisionen har tidigare granskat insatser för barn med särskilda behov och under året 2011 gjordes en uppföljning. I uppföljningen framkom att det finns en god uppfattning om behoven av insatser vad avser omfattning och inriktning. Ett annat område som hade förbättrats var dokumentationen av elevhälsan och tydliggörandet av resurserna. Sammantaget visade uppföljningen att förvaltningen hade vidtagit åtgärder inom alla de områden som revisionen ansåg kunde behöva utvecklas. De åtgärder som är vidtagna visar att skolan idag har ett mycket bättre grepp om behoven av stödinsatser för barn med särskilda behov och det finns också utarbetade rutiner och anvisningar för detta arbete. Revisionsredogörelse för Vadstena kommuns revisorer år 2011 2 (6)
3.4 Kommunens roll som beställare av lokaler Den övergripande revisionsfrågan var: Fungerar kommunens roll som beställare på ett ändamålsenligt sätt? I granskningen framkom följande. Det finns ett driftavtal mellan bolaget och kommunen som gäller fram till utgången av år 2016. Avtalet reglerar drift, underhåll och lokalvård. Samhällsbyggnadschefen, d v s kommunens beställare av lokaler, har kompetens i fastighetsfrågor och i och med att motsvarande kompetens finns i bolaget är båda parter jämbördiga i avtalsdiskussioner. Samspelet mellan kommunen och bolaget innebär att kommunen äger verksamhetslokalerna som bolaget har ett förvaltningsavtal med kommunen för skötsel av drift och underhåll bl a. I förvaltningsavtalet regleras mellanhavandet mellan bolaget och kommunen. Det finns inte några tomställda lokaler för närvarande. Ägardirektiven reglerar inte bolagets hantering av sitt uppdrag kring drift och underhåll på något särskilt sätt. I ägardirektiven regleras enbart bolagets förhållanden som rör uthyrning av bostäder till allmänheten. Granskningen visar att ägardirektiven kan behöva ses över så att bolaget ges närmare direktiv vilka krav kommunen som ägare till lokalerna ställer på bolaget i denna del. I och med att kommunen behåller ägarskapet till lokalerna och bara köper drift och underhåll begränsas incitamenten för både hyresgäst och hyresvärd att effektivisera lokalanvändningen respektive att hitta alternativa hyresgäster. Organisationsförändringen har inte haft detta som sitt syfte. Vid bedömning av ändamålsenligheten har vi utgått från att beställaren av lokaler dels har kompetens i fastighetsfrågor, dels har en tydlig hantering av de frågor som beställaren skall sköta i dialogen med bolaget. I granskningen framkommer att båda utgångspunkterna är tillgodosedda. Det är tillfredsställande. 3.5 Kränkning och mobbning i skolorna Kommunrevisionen granskade förekomsten av kränkande behandling och mobbning i grundskolorna i Vadstena. Den övergripande revisionsfrågan var Vilka åtgärder vidtas mot kränkande behandling och mobbning och kan de anses tillräckliga för att svara mot den lagstiftning som finns? Det är Skolinspektionens uppgift att kontrollera och följa upp hur skolorna tillämpar denna lagstiftning. Enligt Skolinspektionen råder nolltolerans mot mobbning och kränkande behandling. Utifrån lagstiftningens krav och kommunens övergripande vision har varje enhet tagit fram egna likabehandlingsplaner. Dessa har snarlik struktur och innehåll i de fyra undersökta skolorna. Planerna innehåller uppgifter som organisation och form för hantering av det förebyggande arbetet/åtgärderna, kartläggning, åtgärder efter kartläggning, åtgärder vid akuta situationer, uppföljning av insatser i akuta situationer och utvärdering och revidering. Planerna innehåller konkreta anvisningar på vad som skall göras, vem som har ansvar och hur rapportering skall ske. Under år 2011 har sammanlagt fem fall av kränkning eller mobbning dokumenterats i de fyra undersökta skolorna. Med hänsyn till att målet är att det inte skall förekomma kränkande behandling och mobbning har insatserna under år 2011 varit otillräckliga, totalt sett i och med att det finns fem dokumenterade fall. I det enskilda fallet är varje tendens till Revisionsredogörelse för Vadstena kommuns revisorer år 2011 3 (6)
kränkning och mobbning ett fall för mycket, samtidigt skall man ha i åtanke att dessa tendenser står alltid för dörren i mellanmänskliga relationer. I helhetsbedömningen måste viss hänsyn tas till detta. Granskningen har visat att skolorna har ett system för att arbeta systematiskt med dessa frågor utifrån lagstiftningens krav. Det finns en mycket stor kunskap, handlingsberedskap och en tydlig arbetsorganisation för att ta itu med dessa frågor när de aktualiseras. Det är tillfredsställande och ligger i linje med vad lagstiftaren har tänkt sig. Intervjuerna med föräldrar visar att det på många skolor sannolikt går att utveckla det förebyggande arbetet ytterligare genom att föräldrar engageras mer i arbetet. Bedömningen är att skolorna har system, rutiner, organisation, resurser för att hantera dessa frågor på ett tillfredsställande sätt. Däremot bedöms föräldrarnas engagemang behöva öka för att nollvisionen skall vara lättare att infria för skolorna. 4 REDOVISNINGSREVISION 4.1 Intern kontroll i räkenskaperna Granskningen av den interna kontrollen kopplat till räkenskaperna har genomförts enligt god revisionssed och riskanalys. Följande sex områden har bedömts som väsentliga och granskats detta år: Rutinbeskrivningar för löner Leverantörsfakturor m a p rörelsetillhörigt m m Attestreglemente Intern kontrollplan - kommunstyrelsen Förtroendekänsliga konton Granskning av personalens skatter och sociala avgifter samt moms Vår bedömning är att den interna kontrollen är tillräcklig inom de granskade områdena. Granskningsrapporten har skickats för kännedom till ekonomiavdelningen. 4.2 Granskning av delårsrapport Granskningen av delårsrapporten syftar till att pröva om Vadstena kommuns delårsrapport för tiden 1 januari 31 augusti 2011 uppfyller kraven i 9 kap kommunala redovisningslagen samt att bedöma om resultatet i delårsrapporten är förenligt med de mål fullmäktige beslutat. Efter genomförd granskning lämnades följande sammanfattning: Periodens resultat uppgår till ett överskott på 1 779 tkr. I delårsbokslutet 2010 redovisades ett överskott på 12 041 tkr, se även bifogad resultatanalys. Prognosen för helåret 2011 är ett överskott på 3 384 tkr att jämföra med budgeterat överskott på 7 379 tkr. I lagen om kommunal redovisning (KRL) anges inget krav på att delårsrapport också skall omfatta de kommunala företagen. Referensgruppen i redovisningsfrågor har dock föreslagit att åtminstone en delårsrapport borde upprättas under redovisningsåret som omfattar kommunkoncernen. Revisionsredogörelse för Vadstena kommuns revisorer år 2011 4 (6)
Av de fem finansiella målen är två uppfyllda per den 31 augusti 2011. Uppgift saknas dock om prognostiserad måluppfyllelse på helårsbasis. Vår bedömning är att måluppfyllelsen ser likadan ut i årsredovisningen 2011. Det som saknas i delårsrapporten är vilka åtgärder som behöver genomföras för att målen ska kunna uppnås. För verksamhetsmålen finns det en tydlig struktur med övergripande mål och sedan överlag nedbrutna mål inom de olika nämnderna utifrån specifika förutsättningar i varje nämnd. Det finns också en god överensstämmelse mellan de budgetdirektiv och den delårsrapport som är framtagen. Det är tillfredsställande. Det finns också en strävan att uttrycka mål utifrån lagen om god ekonomisk hushållning. 4.3 Bokslut och årsredovisning Granskning av Vadstena kommuns bokslut och årsredovisning för verksamhetsåret 2011 framgår av bilaga. Granskningen har omfattat förvaltningsberättelse inkl måluppfyllelse och balanskravsutredning, resultat- och balansräkningar, kassaflödesanalyser, investeringsredovisning samt verksamhetsredovisningar. Årsredovisningen bedöms i allt väsentligt uppfylla kraven enligt kommunallag och god redovisningssed inom kommunal verksamhet. Årsredovisningen bedöms sammantaget ge en rättvisande bild av kommunens resultat och ställning. Det som dock kan noteras är följande: Budgeterat överskott efter tilläggsanslag med 650 tkr var 7 029 tkr. Kommunen redovisar ett överskott på 5 111 tkr. Jämfört med budget har kommunstyrelsen och nämnder sammantaget underskott på 1 918 tkr varav finansförvaltningen överskott på 7 312 tkr och kommunstyrelsen överskott på 1 603 tkr. I årsredovisningen kommenteras samtliga fem finansiella mål och där framgår att mål nr ett, fyra och fem har uppnåtts. Med årets överskott är balanskravet uppfyllts vilket också kommenteras i årsredovisningen. Redovisningen av verksamhetsmålen är överskådlig. Alla nämnder följer en gemensam struktur. Detta är tillfredsställande. Omkring 40 procent av målen är tydligt mätbara. Denna andel behöver öka för att underlätta styrbarheten och utvärderingen av måluppfyllelsen i förhållande till insatta resurser. Det är omkring hälften av alla uppnådda mål som är mätbara. Barn- och utbildningsnämnden behöver följa upp de mål som är fastställda i budgetdokumentet. 5 Gemensam Vatten- och renhållningsnämnd Fr o m 2007 finns en gemensam nämnd för va/renhållning tillsammans med Motala. Nämnden återfinns inom Motalas nämndorganisation med ledamöter från såväl Motala som Vadstena. Verksamheten har granskats av de förtroendevalda revisorerna i Motala. 6 Samordnad revision Representanter från kommunrevisionen är av kommunfullmäktige utsedda lekmannarevisorer i Vadstena Fastighetsaktiebolag (VFAB) och VÖKBY Bredband AB samt ut- Revisionsredogörelse för Vadstena kommuns revisorer år 2011 5 (6)
sedda som revisorer i Vadstena Slottsmöblering, kommunens förvaltade stiftelser och Motala/Vadstena samordningsförbund. En representant från kommunrevisionen är av fullmäktige utsedd att revidera Borghamns Bygdegårdsförening. Revisorernas uppgift är att granska om bolagens/stiftelsernas verksamheter sköts på ett ändamålsenligt och ur ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt, samt om den interna kontrollen är tillräcklig. Resultatet av granskningarna presenteras i särskilda granskningsrapporter och revisionsberättelser som bifogas Vadstena kommuns revisionsberättelse. Vadstena 2012-04-16 Martin Nyström Ordförande Roland Sjödahl Vice ordförande Bilaga: Bokslutsgranskning 2011 för Vadstena kommun Revisionsredogörelse för Vadstena kommuns revisorer år 2011 6 (6)