BusinessGuard Kriminalitetsförsäkring / Crime Insurance Allmän information om sökanden / Proposer Details 1. Sökandens namn -Name of Proposer 2. Adress Address 3. Typ av verksamhet - Nature of Operations 4. Hur länge har sökanden bedrivit verksamhet? - How long has the Company continually carried on business? 5. Finansiell Information - Financial Information: (a) Total omsättning - Annual Sales/Revenues...SEK (b) Totala tillgångar - Total Assets...SEK 6. Antal verksamhetsställen - Number of Locations 7. Antal anställda - Number of Employees 8. Hur mycket kapital finns idag i pensionsstiftelser? - Current Market Value of all Pension and Employee Benefit Plans 10. Har koncernen några intresseföretag eller joint ventures i koncernen? - Do you have any associated- or Joint Venture companies? Ja/Yes Nej/No Om ja, vänligen lämna ytterligare information, inklusive deras lokalisering, på ett separat papper. If "yes" please give details, including locations, on a separate sheet. Var vänlig lämna en sammanställning över samtliga dotterföretag inklusive hemort samt till hur stor del de ägs av moderbolaget annat än vad som anges i senaste årsredovisning. Give complete list of all subsidiary companies including country of registration and percentage owned by Parent Company other than those shown in the last Report and Accounts Sid. 1
Revision och företagsledning - Audit and Corporate Governance 11. Sker extern revision avseende samtliga enheter minst en gång per år? - Do External Auditors audit all operations at least annually? 12. Har samtliga av externa revisorer lämnade rekommendationer avseende interna kontroller följts? Have all recommendations by External Auditors regarding internal controls been complied with? 13. Om nej, var vänlig förklara varför - If no, please provide details. 14. Har sökanden någon intern revisionsavdelning? - Do you have an Internal Audit Department 15. Finns det något revisionskommitte som ser över den interna kontrollen och som rapporterar direkt till styrelsen? - Is there an Audit Committee which monitors the effectiveness of internal controls and reports directly to the Board? Rekryteringsprocedurer - Recruitment Procedures 16 Vid rekrytering eller befordran av anställda till förtroendeposter som innefattar handhavande av aktier, pengar, finansiella eller ekonomiska åligganden; - When recruiting or promoting employees to positions of trust involving handling of stock, money, financial or treasury functions, do you; (a) företas någon oberoende kontroll av personens tidigare anställningar? undertake independent checks into their employment history? (b) finns det någon procedur för att försäkra sig om personens lämplighet för befattningen undergo a process to ensure their suitability for the position? Sid. 2
Intern finansiell kontroll - Internal Financial Controls 17. Kontrolleras löneutbetalningar oberoende mot personalarkivet för avvikande eller ovanligt stora utbetalningar? - Are wages/salaries independently checked against personnel records for unusual or excessive payments? 18. Är följande aktiviteter eller uppgifter avskilda på så vis att ingen enskild anställd kan kontrollera en transaktion från början till slut? - Are duties segregated so that no individual can control any of the following activities from commencement to completion without referral to others; 1. signera checkar eller godkänna utbetalningar (inkl kapitalutlägg) överstigande SEK 50,000:-, signing cheques or authorising payments (including capital expenditure) above SEK 50,000 2. utfärda instruktioner om överföring av medel? - issuing funds transfer instructions 3. ändra rutiner vid överföring av medel? - amending funds transfer procedures 4. öppna nya bankkonton? - opening new bank accounts in the name of the company? 5. investeringar i och förvaltande av värdepapper och värdefulla föremål (inkl bankcheckar, resecheckar, växlar o dyl.)? - investment in and custody of securities and valuables (including bank cheques, travellers cheques, bills of exchange etc.)? 6. återbetalning av pengar eller retur av varor? - refund of moneys or return of goods? 7. utbetalning av tillgångar eller pensionsfonds medel? - disbursement of assets or funds of any Pension Plan? 19. Sänds kontoutdrag till kunder av andra anställda än de som mottar betalningar? Are statements of account sent to customers independently by other employees than those employees receiving payment? 20. Sköts avstämning av bankens kontoutdrag mot kundens kontoutdrag av personer som ej har behörighet att sätta in / ta ut medel, utfärda order om överföring av medel eller skicka ut kontoutdrag till kunder? Are bank statements independently reconciled with customer accounts by persons not authorised to deposit/withdraw funds, issue funds transfer instructions or dispatch accounts to customers Sid. 3
Lager och fysisk säkerhet - Stock and Physical Security 21. Kontrolleras tillträdet till samtliga verksamhetsställen? - Is there controlled access to all locations 22. Är samtliga lokaler som innehåller lager, pengar, värdepapper, värdefulla metaller osv anslutna till ett inbrottslarm? Are all premises containing stock, money, securities, precious metals etc. connected to an intruder alarm? 23 Är inbrottslarmen anslutna till någon larmcentral eller någon polisstation? - Are intruder alarms maintained in proper working order and connected to a central station or a police station? 24 inventeras lager, råmaterial, pågående arbete och färdigvaror minst en gång per kvartal och avstäms denna siffra mot lagerlistor? - Is an independent physical count of stock, raw materials, work in progress and finished goods undertaken at least quarterly and is this count reconciled against stock records? 25 Sker transport av pengar och värdepapper överstigande SEK 100,000:-av värdetransportföretag? Is the transfer of money and securities valued above SEK 100,000:- usually made by a security or professional cash carrying company? 26 Vilket är det maximala belopp avseende pengar, värdepapper, värdefulla metaller och/eller smycken som förvaras på ett och samma försäkringsställe? What is the maximum value of money, securities, precious metals and/or jewellery at any one location: under öppethållande - during business hours... under icke öppethållande - non business hours... SEK SEK Leverantörer/Tjänsteleverantörer/oursourcing Suppliers/Service Providers/Outsourcing 27. Har koncernen en lista över godkända leverantörer? -Do you maintain an approved suppliers list? 28 Är leverantörer, tjänsteleverantörer/outsourcing företag granskade med hänseende på kompetens, finansiell stabilitet och tillförlitlighet innan de godkänts? - Are suppliers, service providers and outsourcing companies vetted for competency, financial stability and honesty before being approved? Sid. 4
29 Upprättas skriftliga kontrakt med leverantörer, tjänsteleverantörer och outsourcing företag? Are all suppliers, service providers and outsourcing companies under written contract? 30 Finns det några rutiner för att uppskatta lämpligheten av förvaltare eller högre tjänstemän i någon av den sökandes pensionsstiftelser? Are procedures in place to assess the suitability of trustees; fiduciaries; administrators or officers of any of your Pension Plans? 31. Är några funktioner outsoursade? - Do you outsource any activities to third party service providers? Om Ja, vänligen beskriv nedan vilka tjänster som tillhandahålls -If yes, please detail the services provided. 32 Revideras outsourcing företag under löpande kontraktsperiod? Do you audit outsourcing companies during the term of their contract? 33 Är tjänsteleverantörs eller outsourcing företags anställda som arbetar i koncernens lokaler under sökandens dagliga ledning? - If the service provider or outsourcing company operates on your premises are their employees under your daily management control? Data System - Computer Systems 34 Används individuella lösenord för att medge access till olika behörighetsnivåer i datasystemen? Are unique passwords used to give various access levels of entry to the computer depending on the users authorisation? 35 Dras lösenord automatisk tillbaka när anställningen upphör? - Are passwords automatically withdrawn when people leave? 36 Godkänns samtliga ändringar i program av andra personer än de som utför ändringarna? Are all amendments to programmes approved independently of the persons making the amendment? Sid. 5
37 Är programmen skyddade för att upptäcka obehöriga förändringar? - Are programmes protected to detect unauthorised changes? 38 Är datasystemen skyddade genom firewalls mot obehörigt intrång? - Is your computer system firewall protected to prevent unauthorised access? 39 Skyddas datasystemen genom uppdaterade virusprogram med reparationsfunktion? Is your computer system protected by virus protection and repair software? Överföring av medel - Fund Transfers 40 Var vänlig uppskatta storleken på elektroniska överföringar per år? What is the approximate annual value of fund transfers? SEK 41 Vänligen specificera hur instruktion om överföring ges (såsom skriftlig, elektronisk, via dator, telef.) Please specify the method of instruction (e.g. written, electronic, computer, telephone etc.). 42 Kan betalningsinstruktioner ges till något konto som ej har godkänts i förväg? - Can payment instructions be made to any account which has not been pre-agreed? 43 Vänligen lämna kortfattad beskrivning av de metoder som används för att säkerställa överföring av medel (såsom lösenord, kryptering, kodord, motringning). Please provide a brief description of the methods used to secure fund transfers (e.g. passwords, encryption, code words, call back). Sid. 6
Planer och företagspolicy - Plans and Policies 44 Finns någon skriftlig krishanteringsplan eller plan för oförutsedda händelser som innefattar vilka rutiner som ska gälla i samband med kidnappning eller utpressning? - Do you maintain a written crisis management or contingency plan covering procedures following kidnapping or extortion? 45 Finns det inom organisationen några skriftliga säkerhetsrutiner för att förebygga bedrägerier? Do you maintain a written anti-fraud policy which is distributed throughout your organisation? 46 Har speciella säkerhetsåtgärder vidtagits för att skydda anställda och/eller personer i företags-ledningen som bor i eller reser till länder i riskzoner? - Are special security precautions taken to protect against kidnapping of directors or employees who live in or travel to volatile countries? Skadehistorik - Loss history Vänligen lämna en kortfattad beskrivning av all skador/förluster under de senaste fem åren, före applicerandet av eventuell självrisk - oavsett om försäkring fanns eller inte. Vänligen ange även datum för upptäckten av skadan, plats för händelsen, typ av skada samt skadans storlek/belopp. Please provide brief details of any losses sustained during the past five years before application of any deductible and whether insured or not. Please also include date discovered, location, nature of loss and amount. Vänligen lämna detaljerad beskrivning av omständigheter kring väsentliga förluster eller skador och vilka åtgärder som vidtagits för att förhindra liknande omständigheter i framtiden. - Please attach full details of the circumstances of any substantial loss and the corrective measures taken to avoid reoccurrence. Sid. 7
Försäkran Declaration Undertecknad(e) som äger teckna företagets firma intygar efter förfrågan att ovanstående frågor har besvarats sanningsenligt och att inga väsentliga fakta förvrängts eller undanhållits. Denna offert-förfrågan tillsammans med övrig oss tillställd information utgör del av försäkringsavtalet. Företaget förbinder sig att informera AIG Europe om väsentlig förändring av ovanstående uppgifter före försäkringens ikraftträdande eller förnyelse. The undersigned authorized officer(s) of the company declare, after enquiry, that the statements and particulars in this proposal are true and that no material facts have misstated or suppressed. I agree that this proposal, together with any other information supplied shall form the basis of any contract of insurance effected thereon.the companyi undertakes to inform the Insurers of any material alteration to those facts occurring before the completion of the contract of insurance. Datum / Date Undertecknat / Signed Titel / Title (skall undertecknas av styrelseordförande, verkställande direktör eller motsvarande) (to be signed by Chairman/Chief Executive or equivalent) Bolag / Company Vänligen bilägg följande information till ansökan - Please enclose with this Proposal Form De senaste två årsredovisningarna på svenska och engelska - The last two Annual Reports and Accounts for the Company. De två senaste delårsrapporterna (om möjligt) - The last two Interim Statements (If applicable) AIG Europe Limited Västra Järnvägsgatan 7 103 69 Stockholm Tel: +46-8-506 920 00 Fax: +46-8-506 920 90 Sid. 8