Projektplansguide Vi vill starta ett leaderprojekt! Hur gör vi?
PROJEKTPLANSGUIDE Att planera och arbeta metodiskt har man mycket att vinna på! Projektplanen är ett viktigt styrinstrument som visar riktningen för vad som ska genomföras. Genom att följa checklistan i projektplansguiden säkerhetsställer ni att ni har en tydlig plan att arbeta från. Projektplanen fungerar också som underlag för beslutet om projektstöd inom lokalt ledd utveckling hos Skånes Ess. Vad är ett leaderprojekt? Projekt är en målinriktad arbetsform. Precis som alla projekt är leaderprojekt begränsade i tid, omfattning och kostnad, med tydliga mål som kan utvärderas och mätas. bete, trep Kostnader i projektet är tydligt kopplade till de aktiviteter som genomförs inom projektets ramverk. Leaderprojekt bygger på leadermetoden och är förankrade i den lokala utvecklingsstrategin. Det unika med metoden är samverkan som skapar stora effekter. Lokalt fattade beslut Samarbete Lokal kunskap Leadermetodens kännetecken är: underifrånperspektiv, lokal kunskap, samarbete, trepartnerskap, nytänkande och lokalt fattade beslut. Nytänkande LEADER Underifrånperspektiv Trepartnerskap Om du inte vet vart du ska, hur vet du då att du har kommit fram? 2 James P Lewis
Projektnamn Ge projektet ett slagkraftigt namn. Tips! Tänk på att namnet signalerar hur ni vill uppfattas det ger projektet identitet och påverkar hur intressenterna uppfattar idén. Projektidé Formulera projektidén kortfattat i tre till fem meningar. Tips! Det är bra om idén är koncist och spetsigt formulerad då blir den mer säljande och väcker nyfikenhet. Bakgrund Skapa förståelse för varför projektet behövs och hur det är avgränsat från ordinarie verksamhet. Beskriv: Idéns ursprung Behoven projektidén ska bemöta Nulägessituation/omvärldsanalys Intressenter (alla aktörer som på något sätt påverkas av, eller själva kan påverka, projektets aktiviteter) Tips! Identifiera projektets kritiska framgångsfaktorer med hjälp av analyser eller referensmaterial. Verktygslåda: Analyser ex SWOT-analys, behovsanalys, marknadsanalys, intressentanalys. Referensmaterial i form av rapporter, studier, tidigare erfarenheter mm. 3
Syfte Beskriv avsikten med projektet genom att svara på varför det ska genomföras. Beskriv gärna också förväntade effekter i ett större sammanhang. Mål Definiera målen för projektet. Målen beskriver vad som ska uppnås, så sträva efter att vara tydlig och konkret. Målen bör vara så kallade SMARTa mål: Specifikt formulerade och tydligt kopplade till projektets aktiviteter Mätbara Accepterade och förankrade i er projektorganisation Realistiskt satta och möjliga att uppnå Tidsatta Tips! Målen ska motivera och vägleda. Sätt gärna siffror och våga avgränsa. Undvik diffusa mål såsom bli ledande eller öka utbudet det är svårt att veta när målet är uppnått. Långsiktiga, önskvärda effekter kan beskrivas i kompletterande text. 4
Målgrupp Beskriv vem projektet riktar sig till. Redogör för hur målgruppen ser ut och var noga med att avgränsa definitionen så att målgruppen är tydligt och specifikt formulerad. Med målgrupp menas de som står i centrum för projektets aktiviteter. Tips! Det är också möjligt att dela in målgrupper i primära och sekundära målgrupper om olika grupper involveras på olika sätt och i olika grad. 5
Koppling till leaderstrategin För att LAG ska kunna bedöma projektets nytta och koppling till den lokala utvecklingsstrategin måste ett antal lokala frågor besvaras. Alla ansökningar bedöms och poängsätts utifrån generella urvalskriterier samt urvalskriterierna för det insatsområde projektet hamnar i. Observera att de generella kriterierna måste behandlas för att ansökan ska kunna beviljas. Generella urvalskriterier Beskriv på vilket sätt ert projekt bidrar till: a) Hållbar utveckling b) Förhöjda innovationskrafter c) Ökad jämställdhet d) Likabehandling och icke-diskriminering e) Förbättrad miljö och klimat f) Tillgänglighet g) Att synliggöra området och stärka dess identitet h) Utvärdering Insatsområden Under perioden 2014-2020 ska ert projekt passa i ett av fyra olika insatsområden (beskrivna på höger sida). Varje insatsområde har egna mål och urvalskriterier med poängbedömning. 1. Vilket insatsområde anser ni projektet i högst grad bidrar till? 2. Beskriv på vilket sätt projektet bidrar till insatsområdet? Ideell insats Alla leaderprojekt ska innehålla ideellt arbete eller ideell resurs i någon form. Beskriv den ideella insatsen och ange ett uppskattat värde. Ideell tid värderas 220 kr/timme (från 16 år) eller 50 kr/timme (13-15 år). Urvalskriterierna med poängbedömningsunderlag finns på: www.skanesess.se 6
Korskopplingar - nya nätverk och innovationer Nya gränsöverskridande möten utmanar befintliga strukturer och samverkansformer. Tillsammans tänks tankar som inte tänkts tidigare, kreativa idéer kläcks och vinnande konstellationer skapas. Genom korskopplingar uppstår positiv spänning mellan människor, intressen, organisationer och projekt, vilket föder handlingskraft och förhöjd utvecklingskraft. Ibland är lösningen närmare än man tror. Social inkludering - mötesplatser och styrka genom mångfald Delaktighet och öppen kommunikation skapar grogrund för en intressant och mångfasetterad bygd. Därför ska alla olika bakgrunder, intressen och förmågor uppmuntras att ta en aktiv del i utvecklingen. Möjligheten för fler att inkluderas och mötas i en tillitsfull och tillåtande anda förebygger vardagliga konflikter. Även i det ömsesidiga beroendet mellan tätort och landsbygd finns många potentiella vinster. Nya sätt att umgås bryter gamla barriärer. Konkurrenskraft företagsamhet och tillväxt Genom att utmana, utveckla och stärka samverkansformer i näringslivet samt mot den ideella och offentliga sektorn, ökas konkurrenskraften och företagandet underlättas. Ett smart företagande byggs med ekonomisk, ekologisk och social hållbarhet för att vara redo att möta framtidens utmaningar. Särart och mod används tillsammans med resurser, spetskompetens och forskning för att bli starkare. Med oprövade metoder, ständigt uppdaterade kompetenser och skapandet av nya strukturer för smart och hållbar tillväxt görs området slagkraftigt. Allt bra kan göras bättre. Land/vatten hållbart nyttjande av natur- och kulturresurser När utbyten stimuleras mellan verksamheter kopplade till land och vatten skapas bryggor och befintliga resurser kan användas bättre. Ett helhetsgrepp för hållbarhet och omställning med samordning av mark- och vattenanvändning, alstrar en grön livlig ekonomi för både produktion och rekreation. De produktiva markerna, ett rikt odlingslandskap, levande sjöar och vattendrag, lockande kultur- och livsmiljöer samt känsliga naturområdena hänger ihop. Balansen mellan att nyttja, utveckla och bevara ligger därmed i allas våra intressen. Friska ekosystem skapar förutsättningar för ett hållbart och hälsofrämjande samhälle. Lokala insatser idag globala effekter i framtiden. 7
Aktiviteter Redogör för hur projektet praktiskt ska genomföras genom att besvara frågorna: Vad ska göras? Hur ska det göras? Var detaljrik i beskrivningen och presentera gärna arbetsmomenten tillsammans med en aktivitetslista samt resursbehov (kompetenser, utrustning, material tid, pengar osv.). Budgeten kopplas sedan samman med aktiviteterna. Glöm inte att planera hur projektet ska dokumenteras och redovisas. Tips! I beskrivningen hur projektet ska genomföras är det bra att tänka i termer av koncept, gestaltning, upplägg, metod, modell, kanaler m. fl. Tidsplan Placera in aktiviteterna i en tidsplan som redogör för när aktiviteterna ska ske och deras förhållande till varandra. Det ger överskådlig information och gör det lättare att fördela resurser. Tips! Använd exempelvis ett gantt-schema (ett stapeldiagram med tidsaxel) för att skapa grafisk överblick. TIDSPLAN Vecka 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 Aktivitet 1 Delaktivitet 1 Delaktivitet 2 Delaktivitet 3 Delaktivitet 4 Aktivitet 2 Delaktivitet 1 Delaktivitet 2 Aktivitet 3 Delaktivitet 1 Delaktivitet 2 8
Projektorganisation Redogör för vem som är projektets utförare, det vill säga projektets personella resurser och hur de är organiserade. Presentera respektive funktions ansvarsområde så utförligt som möjligt. Det minskar risken för missförstånd. Exempel på funktioner: Projektägare äger projektet och är ytterst den som beställer ett resultat av projektledaren och projektgruppen. Projektledare operativt ansvarig för projektet. Projektgrupp utgörs av de som är operativt engagerade i projektet. Projektledaren är ansvarig för projektgruppen. Styrgrupp utgörs av de som har beslutanderätt i projektet, ex finansiärer, samarbetspartners, projektägare och andra intressenter. Sammankallande är ofta projektledaren. Referensgrupp har en rådgivande funktion och består ofta av sakkunniga, andra nyckelaktörer och övriga intressenter. Utvärdering Beskriv hur ni tänker utvärdera resultatet: Ange kriterier för vad som ska utvärderas. Vem som blir mottagare av projektresultatet. Hur resultatet lever vidare efter projekttiden. Tips! Var noga med att det som ska utvärderas är tydligt kopplat till projektets målformulering. Det är också bra om ni beskriver på vilket sätt ni planerar att sprida resultatet. 9
Budget Använd med fördel en separat bilaga för budget. Projektets kostnader ska redovisas detaljerat i en budget som tydligt speglar projektets aktiviteter och resursbehov. Det ska framgå vad som ingår i projektet och vilka delar av insatsen som eventuellt kommer att finansieras på annat sätt. Tänk på att ni behöver visa beräkningsunderlag för kostnader i form av offerter eller jämförande prisuppgifter. Tips! Ha i åtanke hur projektkostnaderna kommer att redovisas när det är dags att ansöka om utbetalning. Utgiftstyperna som redovisas är investering, övriga utgifter, utgifter för personal, indirekta kostnader samt offentliga resurser. Ta hjälp av Handbok för projekt inom lokalt ledd utveckling och mallen för budget som finns på www.jordbruksverket.se Finansiering Redovisa hur projektet är tänkt att finansieras. Finns andra finansiärer med? Summan av den faktiska finansieringen ska stämma med de faktiska utgifterna i budgeten. 10
Projektprocessen Processförloppet för projektstöd inom lokalt ledd utveckling börjar med en idé och kontakt med leaderkontoret. Kontoret bedömer projektförslaget (exempelvis genom åtta frågor ) och rekommenderar sökande att antingen ta fram en projektplan eller att gå vidare med annan stödform eller på annat sätt. Efter att idén konkretiserats görs e-ansökan i två steg via Jordbruksverkets Mina sidor. Leaderkontoret återkopplar till projektgruppen och begär eventuellt kompletteringar. Ansökan går vidare till beredningsgrupper och till AU, som eventuellt också begär kompletteringar. Det är LAG som bedömer och prioriterar projektansökningar. Ansökan kan beviljas, beviljas med villkor eller avslås. Därefter fattar Jordbruksverket det formella myndighetsbeslutet. När kostnader uppstått och har betalats under genomförandet är det möjligt att ansöka om utbetalning. Projektgruppen tar kontakt med leaderkontoret inför ansökan om utbetalning. Ansökan om utbetalning samt delrapport skickas till Jordbruksverket. Utvärdering görs inför slutredovisning. Slutrapporten ska godkännas av LAG innan sista utbetalning betalas ut. Formellt beslut Idé Kontakt med leaderkontoret E- ansökan Beredningsgrupp och AU LAG utreder och prioriterar Genomförande Utvärdering Slutrapport Ansökan om utbetalning + delrapport Utbetalning 11
Skånes Ess 2016 Tryck: litografen.se CHECKLISTAN Projektnamn Projektidé Bakgrund Syfte Mål Målgrupp Koppling till leaderstrategin Aktiviteter Tidsplan Projektorganisation Utvärdering Budget Finansiering Skånes Ess arbetar med lokalt ledd utveckling genom leadermetoden. Med stöd från de europeiska struktur- och investeringsfonderna beviljar vi projektmedel till föreningar, företag och offentliga organisationer. Leaderområdet omfattar Bromölla, Kristianstad, Osby och Östra Göinge. Leader är en metod inom EU som bygger på samarbete, lokala initiativ och lokala förutsättningar. Läs mer på: www.skanesess.se