Uppföljning av internkontrollplan 2011

Sara Potter Ekonom 2012-01-09 Sidan 1 av 8 Utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden Uppföljning av internkontrollplan 2011 Förslag till beslut Barn- och utbildningskontoret föreslår att utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden beslutar följande: 1. godkänner uppföljningen av internkontrollplanen för 2011 enligt tjänsteutlåtande daterat 2012-01-09 2. rapporterar resultatet av uppföljningen till kommunstyrelsen samt till kommunens revisorer. Sammanfattning För 2011 har uppföljning av avhopp och elever som läser 4 år (gy) valts ut som granskningsområde inom den interna kontrollen. Bakgrund Utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden beslutade den 20 januari 2011 att följande område skulle granskas: Uppföljning av avhopp och elever som läser 4 år (gy). Den föreslagna planen för intern kontroll för år 2011 har gjorts utifrån en analys av de områden som bedömts vara mest väsentliga och där fel och brister bör minimeras. Inledning Enligt kommunallagen ska nämnderna var och en inom sitt område se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt och de föreskrifter som gäller för verksamheten. Nämnderna ska också se till att den interna kontrollen är tillräcklig och att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt. Fullmäktige fattade beslut om riktlinjer om internkontroll för Sollentuna kommun den 17 november 2003. Nämnderna ska enligt reglerna årligen upprätta en internkontrollplan utifrån en risk- och väsentlighetsanalys. Utbildnings- och arbetsmarknadsnämndens arbete med den interna kontrollen System för intern kontroll Syftet med den interna kontrollen är att säkerställa att verksamheterna sköts på ett ändamålsenligt, effektivt och säkert sätt. Besök Postadress Telefon växel Fax reception Internet Turebergshuset 191 86 08-579 210 00 08-35 02 90 www.sollentuna.se Turebergs torg Sollentuna

Sidan 2 av 8 Den interna kontrollen ska enligt kommunens riktlinjer för intern kontroll bygga på en helhetssyn på den kommunala verksamheten. Det betyder att den interna kontrollen ska omfatta mål, styrning och uppföljning samt skydd av tillgångar. Inom dessa områden ska det finnas inbyggda uppföljningsoch kontrollsystem som säkrar en effektiv förvaltning och förebygger allvarliga fel eller förluster. En förutsättning för god intern kontroll är tydlig delegation av ansvar och befogenheter i organisationen och att kunskap om denna finns. Arbetet med att utveckla den interna kontrollen ska successivt integreras i verksamheternas normala arbets- och ledningsprocesser. Det är också väsentligt att förvaltningschef och avdelnings- och enhetschefer ser till att det skapas ett arbetsklimat som stöder en positiv intern kontroll. Nämnden ansvarar för att ett system för intern kontroll upprättas inom respektive verksamhetsområde med övergripande riktlinjer, regler och anvisningar. Förvaltningschefen ska upprätta förslag till internt kontrollsystem för nämnden och tillse att regler och anvisningar utformas så att de säkerställer den interna kontrollen. Förvaltningschefen har också en skyldighet att löpande rapportera till kommunstyrelsen om hur den interna kontrollen fungerar. Avdelnings- och enhetschefer svarar inom sina respektive verksamhetsområden för att regler och anvisningar är kända och att de följs samt för att arbetsmetoder och rutiner bidrar till en god intern kontroll. Varje anställd ska vara medveten om sitt ansvar när det gäller att uppnå en säker och effektiv verksamhet. Uppföljning Varje nämnd har en skyldighet att: Löpande följa upp det interna kontrollsystemet inom nämndens verksamhetsområde. Varje år anta en plan för uppföljning av den interna kontrollen. Nämnderna ska löpande eller 31 januari varje år rapportera resultatet från uppföljningen av den interna kontrollen inom nämnden till kommunstyrelsen. Rapportering ska samtidigt ske till kommunens revisorer. För att det interna kontrollsystemet ska kunna fungera och kunna förändras i takt med verksamhets- och organisationsförändringar, fordras en kontinuerlig uppföljningsprocess. Brister i den interna kontrollen ska omedelbart rapporteras till närmast överordnad. Vid misstanke om brott av förmögenhetsrättslig karaktär ska nämnden utan oskäligt dröjsmål vidta åtgärder. Förvaltningschef ska omgående informera nämnden, revisorerna, chefsekonom och kommundirektör om det hos

Sidan 3 av 8 nämnden uppdagas förhållanden som medför misstanke om att sådant brott föreligger. Förvaltningschef ska också tillse att nämnden, revisorerna, ekonomichef och kommundirektör informeras om de åtgärder som vidtas. Rapportering Resultatet av uppföljningen av den interna kontrollen ska rapporteras skriftligt till nämnden. Eftersom kommunstyrelsen har ett övergripande ansvar för den interna kontrollen är det viktigt att resultatet av nämndernas uppföljningar av den interna kontrollen rapporteras till kommunstyrelsen. Kommunstyrelsen har sedan att ta med dessa rapporter i sin bedömning över kommunens totala interna kontrollsystem. Kommunens revisorer ska också ta del i rapporterna, eftersom dessa bör utgöra en del av ett underlag för revisorernas uttalande "om kontrollen inom nämnden är tillräcklig". Resultat av 2011 års granskningsinsats I december 2011 hade Rudbeckskolan 1 271 elever folkbokförda i Sollentuna, fristående gymnasieskolor 964 och andra kommunala gymnasieskolor 636 elever. Elevstatistiken är rörlig och ändrar sig kontinuerligt på grund av att eleverna byter av skola, hoppar av utbildningar, är studielediga, m.m. Avhopp Under 2011 har barn- och utbildningskontoret registrerat 103 stycken avhopp från gymnasieskolan. Dessa ungdomar hamnar under det kommunala uppföljningsansvaret vid avhoppet. Kunskapsparken utför det kommunala uppföljningsansvaret i Sollentuna för ungdomar 16-20 år. För att utföra uppföljningsansvaret använder Kunskapsparken olika verktyg: brev går ut till alla gymnasieskolor med elever från Sollentuna om det kommunala uppföljningsansvaret tillsammans med beslut om priser och rutiner m.m. information på kommunens hemsida annonsering i lokalpressen föräldrar som aktivt söker hjälp för sina ungdomar ungdomar som själva söker upp hjälp samverkan med gymnasieskolor i kommunen och utanför kommunen då mer än hälften av alla Sollentunas ungdomar går i gymnasieskolor utanför kommunen samverkan med arbetsförmedlingen, socialtjänsten, Satelliten, barnoch ungdomspsykiatrin (BUP), ungdomsmottagningen, habilitering för unga vuxna och Stockholms Läns Landsting.

Sidan 4 av 8 Det som framförallt leder till att Kunskapsparkens uppföljning får kontakt med målgruppen är genom föräldrar som söker skolgång eller arbete för sina sysslolösa ungdomar samt genom andra studie- och yrkesvägledare och skolor. Genom kartläggning, coachning och studievägledning får ungdomar hjälp att återuppta studier eller välja annan lämplig väg. Av det totala antalet ungdomar i målgruppen tar drygt hälften själva kontakt med uppföljningen. Många av ungdomarna tar kontakt och informerar sig om alternativen innan de hoppar av och i många fall kan samtalet leda till att de stannar kvar på utbildningen. Det finns ett stort behov av vägledningen. Föräldrarna följer med i större utsträckning än tidigare och vill också ha mera information om studier/alternativa studievägar för sina ungdomar. Under VT 11 och HT11 har cirka 150 ungdomar, i åldrarna 16-20 år, passerat uppföljningen. Av de 103 stycken som hoppat av gymnasieskolan har uppföljningen kontakt med unge far två tredjedelar. Ungdomarna har fått vägledning och information om hur de kan gå vidare med studier eller arbete. Med den nya gymnasieskolan (Gyl 1) får inga behöriga, om inte synnerliga skäl finns, gå på introduktionsprogrammen vilket gör att den målgruppen hänvisas enbart till arbetsförmedlingen eller välja om till ett annat utbildningsprogram där det finns lediga utbildningsplatser och det är tidigt på terminen. Ungdomarna får vägledning om studier samt information och hjälp att skriva in sig på arbetsförmedlingen för att kunna ta del av de åtgärder som erbjöds. Fristående gymnasieskolor ska skriva avtal och komma överens om priset med gymnasiesamordnaren för elever på individuellt alternativ, yrkesintroduktion och språkintroduktion. Samverkansavtal finns för preparandutbildning och programinriktat individuellt val. Individuella studieplaner ska skrivas för varje elev på introduktionsprogrammen. Den individuella studieplanen ska klart visa vad utbildningen ska innehålla och är viktig eftersom det inte finns något examens mål eller någon programstruktur. Åtgärder 2011 De ungdomar som uppföljningen har kontakt med under 2011 återfinns i ett flertal olika åtgärder: En del av ungdomarna som har hoppat av under VT 11 har fått vägledning att välja om till ett nytt program till HT11 eller byta skola. Under HT 11 har elever som avbrutit sina studier kunnat vägledas och antas in på programinriktat individuellt val (t.ex. vårdprogram, barn- och fritidsprogram, bygg- och transportprogram). Detta är en

Sidan 5 av 8 ny möjlighet som ges för obehöriga elever i Gyl 1. Att börja på ett introduktionsprogram leder automatiskt till att elever kommer att gå en 7:e termin eller 4 år. Detta gäller även eleverna i Gy94 på det individuella programmet. Andra ungdomar har genom samverkan med ungdomshandläggare på arbetsförmedlingen (AF) skrivits in på ungdomsgarantin (UGA) där de får delta i, av AF upphandlade, motivationskurser på folkhögskola och då få en dagersättning av AF. En del ungdomar läser enstaka kurser inom vuxenutbildningen, medan andra deltar i heltidsstudier i yrkeskurser för att uppnå slutbetyg. En del elever fortsätter sina gymnasiestudier på folkhögskola. Ett antal ungdomar deltar inte i åtgärder på grund av olika orsaker: Ungdomarnas vilja att praktisera för studiebidraget har avstannat och under HT11 återfinns inga ungdomar i praktik då ingen ersättning utgår för praktikplats via kommunen. Arbetsgivarnas vilja att erbjuda praktikplatser har också avstannat. Ett antal ungdomar har depression och socialfobi. På grund av sekretess kan uppföljningen inte komma i kontakt med ett okänt antal ungdomar som kan finnas i åtgärd t.ex. hos socialtjänsten. Rutin vid avhopp Om en elev hoppar av och slutar på skolan ska skolan meddela barn- och utbildningskontoret detta via en särskild blankett. När kontoret fått meddelande om att eleven slutat, registreras eleven som avhoppad och betalning till skolan upphör. När kontoret fått kännedom om elevens avhopp kallar uppföljningen till ett möte med elev och målsman som får information och vägledning om olika alternativ. Uppföljningen kallar även till ett möte med eleven utan målsman. Åtgärder sätts in efter samtalet. Ovanstående är rutinbeskrivningen för hur avhopp ska hanteras. I realiteten är det ofta föräldrar ringer och ber om vägledning för att deras ungdomar hoppat av skolan utan att ha skrivit ut sig från skolan och på detta sätt kommer det kontoret till kännedom att eleven hoppat av. Skolan brister i att meddela kontoret avhoppen/bytet av skola. Barn- och utbildningskontoret ringer då till skolan för att verifiera att eleven hoppat av

Sidan 6 av 8 och om det bekräftas från skolan att så är fallet, stoppas betalningar och uppföljningen tar över. Ibland får kontoret kännedom om alt en elev hoppat av genom att fakturering från skolan för eleven upphör. Kontoret kontaktar skolan för att kontrollera om eleven fortfarande går där och meddelar uppföljningen om avhopp skett. Kontoret upptäcker också avhopp och byte av skola via dubbelfakturering, två skolor fakturerar för samma elev. En databas finns för detta som signalerar vid dubbelfakturering. Brister Det är en brist att skolorna inte rapporterar in till barn- och utbildningskontoret att eleven inte längre är inskriven på skolan. Följdeffekter är bland annat att skolor kan fortsätta få ersättning för elever som inte går på skolan och uppföljningen inte har möjlighet att sätta in åtgärder då de inte känner till att eleven hoppat av. Barn- och utbildningskontoret saknar en databas för registrering och uppföljning av ungdomar i det kommunala uppföljningsansvaret. Elever som läser 4 år (gy) Elever som går på fristående gymnasieskolor och behöver läsa ett fjärde år för att få godkänt får ansöka om detta till barn- och utbildningskontoret och Kunskapsparken via skolans rektor. Kommunala gymnasieskolor behöver inte ansöka om ett fjärde år då rektor där har mandat att besluta om ett fjärde år. Elever på fristående eller kommunala gymnasieskolor som behöver gå om en årskurs eller byter skola och börjar om ett program behöver inte ansöka eller rapportera detta till barn- och utbildningskontoret. Vilket gör att det är många fler som i realiteten går ett fjärde gymnasieår. Barn- och utbildningskontoret har en databas över Sollentunaeleverna och i detta system syns det hur många år eleverna går på gymnasiet. Kontorets ekonomihandläggare följer upp och kontrollerar orsaker till att systemet signalerar att elever läser fyra år. Till exempel i nya Gyl 1 kan elever gå ett år introduktionsprogrammet och sedan tre år på nationellt program, dvs totalt fyra år. Detta gäller även elever i gy94 som har gått ett år på det individuella programmet. Andra vanliga orsaker är sjukdom, byte av program eller utlandsstudier. Antal elever under 2011 som läser 4 år Under VT 11 läste 25 Sollentuna elever ett fjärde år på gymnasieskolan, varav 12 på Rudbeckskolan. Under HT11 läser 39 Sollentuna elever ett fjärde år på gymnasieskolan, varav 14 på Rudbeckskolan.

Sidan 7 av 8 Fristående gymnasieskolor - Rutin elever som läser 4 år Varje år kommer det in ansökningar från 10-20 elever i årskurs tre på fristående gymnasieskolor som ansöker om att få gå ett fjärde år för att få godkänt. Rektorerna på skolorna ansöker för eleverna. I ansökan ska anledning till ansökan anges, en åtgärdsplan över vad som gjorts hittills har gjorts för att stödja och hjälpa eleven samt en studieplan för kommande termin eller år bifogas. Uppföljningen har därefter möte med eleven för uppföljning av ansökan och vägledning. Elever beviljas förlängning av gymnasiestudierna med en termin eller ett år. Rektor på Kunskapsparken fattar beslut och skriver under beslutet som skickas till skolan. Berörd ekonomihandläggare på barn- och utbildningskontoret meddelas att eleven ska fortsätta skolan ytterligare en termin eller ett år. Elever som går om åk 1 eller 2 För elever i årskurs 1 eller 2 behöver skolorna inte ansöka för elever som har behov att gå om. Det finns inget rapporteringskrav eller ansökningskrav från barn- och utbildningskontoret att de går om. Kontoret upptäcker detta genom att eleven går fyra år och i dessa fall görs kontroller med skolor varför eleven fortfarande finns på skolan. Studielediga Det fmns krav för skolorna att rapportera till barn- och utbildningskontoret om elever är studielediga, då ersättning inte ska utgå. Den rapporteringen har brister och är svår att upptäcka. Om t.ex. eleven varit studieledig i en termin upptäcks detta i slutet av skolgången då eleven enligt kontorets system går en extra termin trots att så inte är fallet. Reglering av betalning sker i dessa fall. Brister Skolor brister i att rapportera vid studieledighet. Ett antal gymnasieelever börjar om gymnasieskolan flera gånger då eleven har rätt att påbörja en gymnasieutbildning till det år då de fyller 19 år. Ett antal elever går om årskurs ett eller två, dessa elever har kontoret ingen kontroll över då regelverk saknas för detta. UAN har ingen kontroll över en ganska stor grupp elever som går om. Inga bra incitament eller mätmetoder för att kolla att elever endast går 1 år på introduktionsprogrammen. Finns elever som kan gå där i fyra år. I nya databasen från KSL kan detta följas upp bättre. Avsaknaden av ersättning till unga vid praktik. Samverkan mellan olika avdelningar i kommunen runt ungdomar med medicinska eller psykosociala problem saknas.

Sidan 8 av 8 På grund av sekretess kan uppföljningen inte komma i kontakt med ett okänt antal ungdomar som kan finnas i åtgärd t.ex. hos socialtjänsten. Tänkbara förbättringsåtgärder Ett registreringssystem där barn- och utbildningskontoret och Kunskapsparken kan följa upp och registrera ungdomar finns i uppföljningsansvaret och som kontoret antar inte kommer att finnas i den gemensamma KSL-databasen. Ersättning till unga vid praktik samt fördjupad vägledning. Ökad samverkan i kommunen runt ungdomar med medicinska samt psykosociala problem. Rapporteringskrav för skolorna även för elever som har behov av att gå om årskurs 1, 2 eller 3, alternativt byter program då detta i 90 procent av fallen leder till ett fjärde år. BARN- OCH UTBILDNINGSKONTORET