Rutiner. för tillämpningen av Lex Sarah. Social- och fritidsförvaltningen

Rutiner för tillämpningen av Lex Sarah Social- och fritidsförvaltningen

Innehåll 1 Inledning 5 1.1 Syftet med lex Sarah... 5 2 Rapporteringsskyldigheten 5 2.1 Vem omfattas av rapporteringsskyldigheten?... 5 2.1.1 Fritidsledare... 5 2.2 Information till rapporteringsskyldiga... 6 2.3 Rapporteringsskyldigheten gäller den egna verksamheten... 6 2.4 Vad gäller när man inte är i tjänst?... 6 2.5 Vad ska rapporteras?... 6 2.5.1 Exempel på missförhållanden... 7 2.6 Till vem ska rapportering ske?... 8 2.7 Diarieföring av rapport... 8 2.8 Kan den enskilde hindra en lex Sarah-rapport?... 8 3 Avhjälpa eller undanröja missförhållande omedelbara åtgärder 8 3.1 Eventuell polisanmälan... 9 4 Utreda 9 4.1 Utredningsförfarandet... 9 4.2 Anmälan till Inspektionen för vård och omsorg... 10 5 Information till enskilda samt berörd personal 11 5.1 Information och stöd till enskilda... 11 5.2 Information och stöd till berörd personal... 11 5.3 Arbetsrättsliga åtgärder... 11 6 Bilagor 12 6.1 Bilaga 1 Utredningsprocess lex Sarah... 12 6.2 Bilaga 2 Utdrag ur socialtjänstlagen (2001:453)... 13 6.3 Bilaga 3 Blankett för Lex Sarah-rapportering inom Social- och fritidsförvaltningen... 15

1 Inledning Den 1 juli 2011 trädde nya bestämmelser om lex Sarah i Socialtjänstlagen (SoL) och Lagen om stöd och service för vissa funktionshindrade (LSS) i kraft. Lex Sarah är ingen egen lag utan bestämmelserna finns i SoL (14 kap. 3-7 ) och LSS (23 e, 24 b-f ). I och med de nya bestämmelserna utökades tillämpningsområdet att omfatta hela socialtjänsten samt verksamhet vid Statens institutionsstyrelse. Lex Sarah innebär att var och en som fullgör uppgifter inom socialtjänsten ska medverka till att den verksamhet som bedrivs och de insatser som genomförs är av god kvalitet. Det innebär bland annat en skyldighet att omgående rapportera om man uppmärksammar eller får kännedom om missförhållanden och påtagliga risker för missförhållanden som rör den som får eller kan komma ifråga för insatser inom verksamheten. Följande rutiner är framtagna utifrån riktlinjerna i Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd om lex Sarah (SOSFS 2011:5) samt Socialstyrelsens handbok för tillämpningen av bestämmelserna om lex Sarah (publicerad i april 2013). 1.1 Syftet med lex Sarah Lex Sarah är en del av det systematiska kvalitetsarbetet som enligt socialtjänstlagen ska bedrivas inom socialtjänsten. Syftet med lex Sarah är att bidra till att den enskilde får insatser av god kvalitet och att skydda den enskilde från missförhållanden. Syftet är vidare att verksamheten ska utvecklas och att missförhållanden ska rättas till. Det handlar om att hitta och åtgärda systemfel i verksamheten för att på så vis säkra och utveckla kvaliteten. Bestämmelserna ska vara ett stöd för personal att kunna göra en anmälan utan rädsla för repressalier. 2 Rapporteringsskyldigheten 2.1 Vem omfattas av rapporteringsskyldigheten? Skyldighet att rapportera missförhållanden och påtagliga risker för missförhållanden gäller för den som är anställd uppdragstagare praktikant eller motsvarande under utbildning, och deltagare i arbetsmarknadspolitiskt program. 2.1.1 Fritidsledare För social- och fritidsförvaltningens fritidsledare gäller skyldigheten att rapportera enligt lex Sarah endast i de fall man bistår socialsekreterare med hjälp gällande 5

ungdomar som får stöd eller insats enligt socialtjänstlagen eller LVU. Rapporteringsskyldigheten gäller således inte inom ramen för ordinarie fritidsgårdsverksamhet. Eventuella missförhållanden som uppkommer inom fritidsgårdsverksamheten hanteras istället enligt social- och fritidsförvaltningens rutiner för avvikelse- och klagomålshantering. 2.2 Information till rapporteringsskyldiga Den som ska ta emot rapporter ska informera den som är skyldig att rapportera missförhållanden och risker för missförhållanden enligt lex Sarah. Information om rapporteringsskyldigheten ska ges till den som omfattas av den när hon eller han påbörjar en anställning, ett uppdrag, en praktikperiod eller liknande. Informationen ska därefter ges återkommande, minst en gång per år. Informationen ska även innefatta till vem rapporten ska lämnas. 2.3 Rapporteringsskyldigheten gäller den egna verksamheten Rapporteringsskyldigheten är begränsad till den egna verksamheten. Den yttersta gränsen för den egna verksamheten går vid den egna nämnden/förvaltningen i en kommunal verksamhet. Om man uppmärksammar eller får kännedom om ett missförhållande eller en påtaglig risk för ett missförhållande i en annan nämnd/förvaltning eller annan verksamhet/organisation ska detta hanteras enligt social- och fritidsförvaltningens rutiner för avvikelsehantering. 2.4 Vad gäller när man inte är i tjänst? Rapporteringsskyldigheten omfattar även sådant som rapporteringsskyldiga får kännedom om när de inte är i tjänst. Det finns inga bestämmelser som säger att själva rapporteringen måste göras under den tid man inte är i tjänst. Rapportering ska dock göras senast när man återgår i tjänst. 2.5 Vad ska rapporteras? Alla missförhållanden, eller om det föreligger påtaglig risk för missförhållande, som rör den som får eller kan komma ifråga för insatser inom verksamheten ska rapporteras. Uttryckssättet komma ifråga avser att markera att rapporteringsskyldigheten inträder på ett tidigt stadium, redan under prövningen av om någon är berättigad till en insats inom socialtjänstens ansvarsområde. Med missförhållanden menas såväl utförda handlingar som handlingar som någon av försummelse eller av annat skäl har låtit bli att utföra. Missförhållandet ska innebära, eller ha inneburit, ett hot mot eller ha medfört konsekvenser för enskildas liv, säkerhet eller fysiska eller psykiska hälsa. Med påtaglig risk för ett missförhållande menas att det är fråga om en uppenbar och konkret risk för ett missförhållande. 6

2.5.1 Exempel på missförhållanden Nedan ges exempel på händelser, ageranden eller situationer som kan utgöra missförhållanden. För mer vägledning när det gäller olika typer av missförhållanden se Socialstyrelsens handbok för tillämpningen av bestämmelserna om lex Sarah (publicerad i april 2013, artikelnr 2013-4-9). Fysiska övergrepp Exempel på fysiska övergrepp är slag, nypningar och hårdhänt handlag. Se även rubriken Brister i utförande av insatser nedan. Sexuella övergrepp Kan vara såväl fysiska sexuella övergrepp som sexuella övergrepp av psykisk karaktär och sexuella anspelningar. Sexuella övergrepp av psykisk karaktär kan också begås via internet. Psykiska övergrepp Kan utgöras av hot, hot om bestraffning, trakasserier och kränkande bemötande som framförs direkt till personen ifråga eller via internet. Brister i bemötande Avser ett bemötande som klart avviker från grundläggande krav i lagstiftningen på till exempel respekt för självbestämmanderätt, integritet, trygghet och värdighet. Brister i rättssäkerhet vid handläggning Det kan till exempel innebära ett missförhållande att vägra att ta emot eller utreda en ansökan, göra en otillräcklig utredning, långa handläggningstider, otydliga beslut, att den enskilde inte får ett skriftligt beslut om avslag på sin ansökan. Att inte följa bestämmelser som gäller tidsgränser för tvångsvård, utredningsskyldighet för anmälningar som rör barn som far illa eller barns rätt att få information och ges möjlighet att framföra sina åsikter är också exempel på missförhållanden. Andra situationer kan vara att anställda bryter mot sekretessreglerna. Brister i utförande av insatser Missförhållanden när det gäller insatser kan innebära både insatser som utförts på ett felaktigt sätt och insatser som inte utförts alls trots att behov och beslut funnits. Exempel på handlingar som kan innebära hot mot eller konsekvenser för enskildas liv, säkerhet eller fysiska eller psykiska hälsa är inlåsning, nedläggning eller andra typer av bestraffningar. Brister i fysisk miljö, utrustning och teknik Om det förekommer brister i den fysiska miljön samt i utrustning och teknik som används i verksamheten och den enskilde drabbas av detta kan det vara ett missförhållande som ska rapporteras. Till exempel kan brister i en verksamhets digitala dokumentationssystem som medfört att insatser inte kan genomföras på ett riktigt sätt vara ett missförhållande som ska rapporteras. När det gäller barn (placerade i t ex famljehem eller HVB) kan avsaknad av spisskydd, att tvättmedel och andra kemikalier inte förvaras inlåst, lösa persiennsnören och trasiga leksaker vara sådana brister i den fysiska miljön som kan innebära missförhållanden. 7

Ekonomiska övergrepp Stöld av pengar eller ägodelar, utpressning eller förskingring är exempel på ekonomiska övergrepp. 2.6 Till vem ska rapportering ske? Rapportering ska göras till berörd chef för den verksamhet där missförhållandet uppkommit. Om enhets/verksamhetschef anses vara orsak till, eller ha del i, missförhållandet ska anmälan göras till förvaltningschef. Rapporteringen görs i första hand på särskild blankett som finns på Hudiksvalls kommuns intranät HINT under länken Blanketter -> mapp Social- och fritidsförvaltningen ( Lex Sarah-rapport om missförhållande ). Lagstiftningen innehåller dock inga regler för hur rapporteringsskyldigheten ska fullgöras, t ex muntligt eller skriftligt. Det är därför inte möjligt att avvisa en muntlig rapport eller en rapport där en viss blankett inte har använts. En rapport om missförhållande enligt lex Sarah hör inte till den enskildes personakt och ska därmed inte förvaras där. Däremot kan det faktum att en lex Sarah-rapport gjorts gällande en enskild vara en händelse av sådan betydelse att det ska göras en journalanteckning i personakten om detta. Klientens handläggare ansvarar för att en sådan journalanteckning görs. 2.7 Diarieföring av rapport Den chef som mottagit rapport enligt lex Sarah vidarebefordrar rapporten till utredare på stöd- och utvecklingsenheten som ser till att den registreras i förvaltningens diarium. 2.8 Kan den enskilde hindra en lex Sarah-rapport? Eftersom skyldigheten att rapportera missförhållanden och påtagliga risker för missförhållanden ska betraktas som ett led i kvalitetssäkring och kvalitetsutveckling av verksamheten påverkar den enskilde klientens uppfattning inte rapporteringsskyldigheten. Den enskilde klienten kan således inte hindra en rapport. Samtidigt är det viktigt att fullgöra rapporteringsskyldigheten så att man upprätthåller respekten för den enskildes integritet. 3 Avhjälpa eller undanröja missförhållande omedelbara åtgärder Ett missförhållande eller en påtaglig risk för ett missförhållande som har rapporterats ska avhjälpas eller undanröjas utan dröjsmål. Berörd enhets/verksamhetschef, eller i förekommande fall förvaltningschef, ansvarar för att omedelbart vidta de åtgärder som situationen kräver när en rapport har tagits emot. 8

3.1 Eventuell polisanmälan Om den som får eller kan komma ifråga för insatser inom verksamheten utsatts för något som kan vara en brottslig handling, av t ex en anställd eller någon annan som vistas i en verksamhet, är det angeläget att nämnden ger nödvändigt stöd till den enskilde. Om den enskilde vill polisanmäla händelsen kan ett exempel på sådant stöd vara att få hjälp med att kontakta polisen. Om nämnden vill göra en polisanmälan är det viktigt att nämnden beaktar gällande bestämmelser om sekretess. Det innebär att nämnden, när polisanmälan omfattar uppgifter om en enskilds personliga förhållanden, bara kan göra en polisanmälan utan den enskildes samtycke (brytande av sekretess) när det handlar om vissa typer av grövre brottslighet (se vidare Socialstyrelsens handbok för tillämpningen av bestämmelserna om lex Sarah, s 134-135). 4 Utreda Den som bedriver verksamheten, d v s social- och fritidsnämnden i det här fallet, är skyldig att utan dröjsmål dokumentera och utreda de missförhållanden som rapporteras. Själva utredningen görs av utredare på förvaltningens stöd- och utvecklingsenhet. Utredningen syftar till att klarlägga om en händelse är ett missförhållande, eller påtaglig risk för missförhållande, eller inte. Utredningen ska också komma fram till om missförhållandet eller den påtagliga risken för missförhållande är att betrakta som allvarligt. I utredningen ingår också att försöka klarlägga de bakomliggande orsakerna till det inträffade. Enligt Socialstyrelsens handbok om lex Sarah finns de bakomliggande orsakerna på så kallad systemnivå i verksamheten, d v s något som är relaterat till organisationen i sig, ledningen och styrningen av en verksamhet och som bidrar till att ett missförhållande kan inträffa. Det handlar således inte om att peka ut en enskild anställd som syndabock, utan om att hitta och åtgärda systemfel i verksamheten för att på så vis säkra och utveckla kvaliteten. I lex Sarah-utredningen görs en bedömning av vilka åtgärder som behöver vidtas för att förhindra att något liknande händer igen. Åtgärderna ska riktas mot de bakomliggande orsakerna för att komma tillrätta med de brister på systemnivå som orsakat missförhållandet. Berörd enhets/verksamhetschef, eller i förekommande fall förvaltningschef, ansvarar för att åtgärder vidtas för förhindra att liknande missförhållanden eller risker för missförhållanden uppkommer igen. 4.1 Utredningsförfarandet Dokumentationen av utredningen ska visa vad det rapporterade missförhållandet eller risken för ett missförhållande har bestått i och vilka konsekvenser det har fått eller kunde ha fått för den enskilde, 9

när den muntliga eller skriftliga rapporten har tagits emot, när och hur missförhållandet eller risken för ett missförhållande har uppmärksammats, när missförhållandet har inträffat, de orsaker till missförhållandet eller risken för ett missförhållande som har identifierats, om något liknande har inträffat i verksamheten tidigare och i så fall varför det har inträffat igen, och bedömningen av om något liknande skulle kunna inträffa igen. Av dokumentationen ska vidare framgå vilka åtgärder som har vidtagits för att undanröja eller avhjälpa missförhållandet eller risken för ett missförhållande samt tidpunkt för dessa, vilka åtgärder som har vidtagits eller planeras i verksamheten för att förhindra att liknande missförhållanden eller påtagliga risker för missförhållanden uppkommer igen, vad som i övrigt har framkommit under utredningen, och vilket beslut eller ställningstagande som utredningen har avslutats med. För varje uppgift som dokumenteras under utredningen ska det framgå vilket datum uppgiften dokumenterades, varifrån uppgiften kommer, vad som är faktiska omständigheter och vad som är bedömningar, och vem (namn och befattning eller titel) som har dokumenterat uppgiften. Dokumentationen av ett lex Sarah-ärende ska hållas åtskild från enskilds personakt. 4.2 Anmälan till Inspektionen för vård och omsorg Om ett missförhållande, eller en påtaglig risk för ett missförhållande, bedöms som allvarligt ska en anmälan göras till Inspektionen för vård och omsorg (IVO). Beslut om detta fattas av social- och fritidsnämndens arbetsutskott. Anmälan till IVO ska göras på särskild blankett som finns som bilaga till Socialstyrelsen föreskrifter och allmänna råd om lex Sarah (SOSFS 2011:5) samt på IVO:s webbplats (www.ivo.se). Om utredningen inte har avslutats när anmälan görs, ska utredningen lämnas in till IVO så snart den är klar och senast två månader efter det att anmälan har gjorts. 10

5 Information till enskilda samt berörd personal 5.1 Information och stöd till enskilda Berörd enhets/verksamhetschef, eller i förekommande fall förvaltningschef, tar ställning till om och hur den enskilde som berörs ska informeras om rapporten och vilket stöd som ska ges till den enskilde. Chefen ansvarar för att detta görs. 5.2 Information och stöd till berörd personal En rapport om ett missförhållande eller risk för ett missförhållande kan beröra fler personer än de som är direkt inblandade i det rapporterade missförhållandet. Det kan till exempel vara de som arbetar på den arbetsplats, inom samma verksamhetsområde eller kommun där missförhållandet uppstått. Syftet med lex Sarah är bland annat att verksamheten ska utvecklas och att missförhållanden ska rättas till. Det är viktigt att komma till rätta med brister i verksamheten och att förhindra att liknande missförhållanden uppkommer igen. Därför är det viktigt att rätt personer informeras om eventuella missförhållanden. Berörd enhets/verksamhetschef, eller i förekommande fall förvaltningschef, ansvarar för att berörda personer i verksamheten informeras om ett rapporterat missförhållande och de åtgärder som vidtagits med anledning av detta. Berörd enhets/verksamhetschef, eller i förekommande fall förvaltningschef, ansvarar även för att berörd personal ges erforderligt stöd. Typen av stöd bestäms i dialog med berörd personal. 5.3 Arbetsrättsliga åtgärder Berörd enhets/verksamhetschef, eller i förekommande fall förvaltningschef, kontaktar PA-konsult på personalkontoret vid behov av arbetsrättsliga åtgärder samt ser till att fackliga organisationer blir involverade enligt gängse ordning. 11

6 Bilagor 6.1 Bilaga 1 Utredningsprocess lex Sarah 12

6.2 Bilaga 2 Utdrag ur socialtjänstlagen (2001:453) 14 kap. Anmälan om och avhjälpande av missförhållanden m.m. 2 Var och en som fullgör uppgifter inom socialtjänsten eller vid Statens institutionsstyrelse ska medverka till att den verksamhet som bedrivs och de insatser som genomförs är av god kvalitet. Lag (2010:429). 3 Den som fullgör uppgifter inom socialtjänsten eller vid Statens institutionsstyrelse ska genast rapportera om han eller hon uppmärksammar eller får kännedom om ett missförhållande eller en påtaglig risk för ett missförhållande, som rör den som får, eller kan komma i fråga för, insatser inom verksamheten. Rapporteringsskyldigheten fullgörs 1. i yrkesmässigt bedriven enskild verksamhet till den som bedriver verksamheten, 2. i verksamhet vid Statens institutionsstyrelse till ledningen, och 3. i övrigt till berörd socialnämnd. Lag (2010:429). 4 Den som enligt 3 ska ta emot rapporter ska informera den som fullgör uppgifter inom respektive verksamhet om de skyldigheter som han eller hon har enligt 2 och 3. Lag (2010:429). 5 Den som, i yrkesmässigt bedriven enskild verksamhet, enligt 3 ska ta emot rapporter ska informera berörd socialnämnd om de rapporter han eller hon har tagit emot. Lag (2010:429). 6 Ett missförhållande eller en påtaglig risk för ett missförhållande, ska dokumenteras, utredas och avhjälpas eller undanröjas utan dröjsmål. Lag (2010:429). 7 Ett allvarligt missförhållande eller en påtaglig risk för ett allvarligt missförhållande, ska snarast anmälas till Inspektionen för vård och omsorg. Den utredning som gjorts med anledning av det inträffade ska bifogas anmälan. Anmälan ska göras av 1. socialnämnden, 2. den som bedriver yrkesmässig enskild verksamhet, eller 3. Statens institutionsstyrelses ledning. Den som bedriver yrkesmässig enskild verksamhet ska informera berörd socialnämnd om anmälan. Lag (2012:944). 13

14

6.3 Bilaga 3 Blankett för Lex Sarah-rapportering inom Socialoch fritidsförvaltningen (finns att fylla i digitalt på kommunens intranät HINT under länken Blanketter -> Social- och fritidsförvaltningen) 15

16