STYRELSENS OCH LEDNINGSGRUPPENS ARBETSORDNING OCH INSTRUKTION

STYRELSENS OCH LEDNINGSGRUPPENS ARBETSORDNING OCH INSTRUKTION 1. Allmänt... 1 1.1 Upprätthållare och arbetsordningens och instruktionens tillämpningsområde... 1 1.2 Grunderna för verksamheten... 1 2. Förvaltning... 1 2.1 Upprätthållarförvaltning... 1 2.2 Föreningen Luckans styrelse... 1 2.2.1 Styrelsens mandatperiod... 1 2.2.2 Styrelsens sammansättning... 1 2.2.3 Val av medlemmar i styrelsen... 1 2.2.4 Styrelsens uppgift... 2 2.2.5 Fattande av beslut, beslutsförhet och sammanträdespraxis... 2 2.2.6 Beslutanderätt för ordföranden... 2 3. Personal och intern organisation... 2 3.1 Uppgiftsbeskrivningar för Luckans ordinarie personal... 3 3.2 Tillfällig personal... 3 3.3 Anställning och arbetsavtal... 3 3.4 Tjänste, studie, och övriga ledigheter... 3 3.5 Bisyssla... 3 3.6 Arbetshälsovård... 3 3.7 Arbetarskydd... 3 3.8 Personalguiden Ny på Luckan... 3 4. Ledningsgrupp... 4 4.1 Ledningsgruppens arbetssätt... 4 4.2 Arbetsuppgifter för ledningsgruppen... 4 4.2.1 Verksamhetsledaren... 4 4.2.2 Kultur och kommunikationschef... 5 4.2.3 Informations och kontaktchef (Centerchef)... 5 4.2.4 Utvecklingschef... 5 5. Ekonomi och bokföring... 6 5.1 Godkännande av räkningar... 6 5.2 Dispositionsrätt till Luckans bankkonto... 7 5.3 Egna utlägg samt resekostnader... 7 5.4. Övriga ekonomiprocesser... 7 6. Namnteckningsrätt... 7 6.2 Övriga kontrakt och avtal... 7 7. Godkännande och ändring av instruktionen... 7

1. Allmänt 1.1 Upprätthållare och arbetsordningens och instruktionens tillämpningsområde Luckan upprätthålls av Föreningen Luckan r.f. Denna arbetsordning och instruktion definierar de allmänna ramarna för Luckans verksamhet med hänvisning till föreningens stadga, paragraf 6. 1.2 Grunderna för verksamheten Förutom denna instruktion regleras Luckans verksamhet av gällande lagstiftning och Föreningen Luckan r.f. godkända stadgar. 2. Förvaltning 2.1 Upprätthållarförvaltning Luckan upprätthålls av Föreningen Luckan r.f. Verksamheten vid Luckan leds och övervakas av föreningens styrelse. 2.2 Föreningen Luckans styrelse Föreningens angelägenheter sköts av styrelsen. 2.2.1 Styrelsens mandatperiod Styrelseledamöternas samt ordförandens och viceordförandens mandatperiod är två år. I tur att avgå är vartannat år ordförande samt två eller tre ledamöter, och vartannat år viceordförande och de andra ledamöterna. Samma mandattider gäller för ersättarna i styrelsen. Styrelsen utses av föreningens beslutande organ, dvs. höstmötet. Den nya styrelsen tillträder vid årsskiftet. 2.2.2 Styrelsens sammansättning Styrelsen består av en ordförande en viceordförande minst 4 och högst 6 andra ledamöter samt ersättare för de ordinarie ledamöterna Styrelsen väljer en sekreterare samt en kassör och andra nödvändiga funktionärer vid behov. Som styrelsens sekreterare vid Luckan fungerar verksamhetsledaren eller annan av styrelsen utsedd person. Styrelsen bör eftersträva att ha en jämn representation av män och kvinnor i enlighet med jämställdhetslagen. 2.2.3 Val av medlemmar i styrelsen I samband med vårmötet utses en valkommitté på sammanlagt tre personer en representant för styrelsen, en för medlemsföreningarna samt en representant för finansiärerna. Valkommittén presenterar förslag på nya medlemmar i styrelsen och de nya styrelsemedlemmarna väljs i samband med höstmötet. 1

2.2.4 Styrelsens uppgift På styrelsen ankommer att sköta föreningens angelägenheter; leda, övervaka och utveckla Luckans operativa verksamhet, förvaltning och ekonomi. Därtill skall styrelsen a) fastställa en helhetsstrategi och andra långtidsplaner, årligen utarbeta verksamhetsplan och budget, verksamhetsberättelse och bokslut. b) välja verksamhetsledare samt vid behov övrig ordinarie personalstyrka samt fastställa deras löner och övriga förmåner. c) utse representanter i ledningsgruppen på föredragning av verksamhetsledaren. c) bevilja tjänste/arbetsledigheter längre än 6 månader. d) föreslå revideringar till föreningens stadgar, som fastställs under höst eller vårmötena. e) fastställa Luckans instruktion samt övriga reglementen för intern verksamhet. f) besluta om anskaffningar och inventarier som överskrider 5000 euro per enhet/ verksamhetsområde, (om inte projektunderstöd eller övriga specifika understöd beviljats för ändamålet). g) godkänna avtal och kontrakt av större dignitet (minst på ettårsbasis) samt besluta om upphävning av avtal. h) behandla och besluta i sådana ärenden som på grund av ärendets natur tillfaller styrelsen. 2.2.5 Fattande av beslut, beslutsförhet och sammanträdespraxis Besluten i styrelsen fattas utgående från föredragning. Föredragande är verksamhetsledaren eller annan av personalen på vars område ifrågavarande ärende ankommer eller annan av ordförande utsedd person. Styrelsen är beslutför när minst hälften av dess medlemmar, ordföranden eller vice ordföranden medräknade, är närvarande. Beslut fattas med enkel majoritet. Om rösterna faller jämnt avgör ordförandens röst, vid val avgör emellertid lotten. Styrelsen sammanträder på kallelse av ordföranden eller då han/hon har förhinder på kallelse av vice ordförande då de anser att det behövs eller minst hälften av styrelsemedlemmarna så kräver( i enlighet med föreningens stadgar punkt 5). 2.2.6 Beslutanderätt för ordföranden Ordförande utses av höstmötet eller vid behov av extra föreningsmöte. Ordföranden; ska leda styrelsearbetet och fördela ansvaret inom styrelsen. har rätt att teckna föreningens namn. bistår verksamhetsledaren vid anställning eller avskedande av personal. fungerar som verksamhetsledarens förman. befullmäktigas att ta beslut i brådskande fall då styrelsen inte hinner sammanträda. verksamhetsledarens reseräkningar samt andra personliga räkningar av större belopp godkänns av ordföranden. 3. Personal och intern organisation Luckans personalantal och kompetensområden fastställs i enlighet med årlig budget och verksamhetsplan. För separata projekt som kräver specifik projektpersonal kan anställningar ske för projektperioden. Antalet arbetstimmar per vecka är 37,5h eller enligt det enskilda projektets upplägg. 2

3.1 Uppgiftsbeskrivningar för Luckans ordinarie personal Uppgiftsbeskrivningarna för personalen revideras årligen (eller då byte av personal sker) och handhas av ledningsgruppen. 3.2 Tillfällig personal Luckan kan ha tillfällig personal i form av projekt och timanställda, praktikanter samt personer anställda med hjälp av sysselsättningsstöd. Löner och arvoden betalas ut i enlighet med avtal och överenskommelser som resultatansvarig godkänner inom ramen för fastställd budget. Vid behov med styrelsens eller ordförandes medgivande. Alla anställningar informeras till styrelsen under styrelsepunkten personalmöten 3.3 Anställning och arbetsavtal Arbetsgivare är Föreningen Luckan r.f. Arbetsavtal undertecknas från arbetsgivarens sida av verksamhetsledaren. Verksamhetsledarens arbetsavtal undertecknas av ordförande. 3.4 Tjänste, studie, och övriga ledigheter Ansökan om ledighet från tjänst görs till förmannen. Längre ledigheter än 3 månader beviljas av styrelsen. Verksamhetsledarens tjänsteledigheter beviljas av styrelsen (eller ordföranden). 3.5 Bisyssla Arbetstagaren har inte rätt att, utan arbetsgivarens samtycke, utföra sådant arbete eller sådan verksamhet, som i strid med god sed i anställningsförhållande, såsom konkurrerande handling, uppenbart skadar arbetsgivaren. Rätt till bisyssla kan ges av verksamhetsledaren eller ordföranden. 3.6 Arbetshälsovård Arbetsplatshälsovården sköts av Diacor och omfattar tillgång till arbetshälsovårdsläkare och sjukskötare samt nödvändiga laboratorie och liknande undersökningar som dessa remitterar till (enligt yleislääkäritasoinen avosairaanhoito TTR3). Verksamhetsplanen för arbetshälsovården uppdateras med tre års mellanrum. Den nuvarande verksamhetsplanen är giltig till och med den 31.12.2014. 3.7 Arbetarskydd Arbetsgivaren svarar för all arbetarskyddsverksamhet på arbetsplatsen. Enligt arbetarskyddslagen är arbetsgivaren skyldig att genom nödvändiga åtgärder sörja för arbetstagarnas säkerhet och hälsa i arbetet. Föreningen har ett program för främjandet av säkerheten och hälsan på arbetsplatsen samt för upprätthållandet av arbetsförmågan. Programmet omfattar behovet av att utveckla arbetsförhållandena på arbetsplatsen och konsekvenserna av de faktorer som hänför sig till arbetsmiljön. Verksamhetsplan uppföljs kontinuerligt av ledningsgruppen och uppdateras enligt behov. Som arbetarskyddschef fungerar Sebastian Weckman. Arbetstagarna väljer en arbetarskyddsfullmäktig och två ställföreträdare som representerar dem i samarbetet med arbetsgivaren och arbetarskyddsmyndigheterna. 3.8 Personalguiden Ny på Luckan För att stöda introduktionen till arbetet för nya anställda finna praktisk information om arbetsplatsen samlad i personalguiden Ny på Luckan. Guiden uppdateras kontinuerligt av ledningsgruppen. 3

4. Ledningsgrupp Ledningsgruppen har till uppgift att bistå verksamhetsledaren när det gäller ledningen av den operativa verksamheten. Ledningsgruppens syfte är att verkställa föreningens årliga uppställda verksamhetsmässiga mål samt uppnå de strategiska mål som styrelsen och föreningsmötet fastställt. Ledningsgruppens medlemmar har sina egna resultat och ansvarsområden. Varje medlem i ledningsgruppen bär ansvar för sin egen budget och kostnadsställe och leder sin personal inom det egna ansvarsområdet. Medlemmarna rapporterar till verksamhetsledaren. Ledningsgruppen sammanträder regelbundet. Ledningsgruppen bereder ärenden till styrelsen och fungerar som föredragande för sina ansvarsområden. För 2014 och tillsvidare ingår följande medlemmar i ledningsgruppen: Verksamhetsledaren (ordförande, sammankallare) Kultur och kommunikationschef Informations och kontaktchef Utvecklingschef Verksamhetsledaren uppgör samt uppdaterar medlemmarnas befattningsbeskrivningar vid behov. 4.1 Ledningsgruppens arbetssätt beredning av ärenden till LGmöten görs av respektive sektorchef Ledningsgruppen behandlar på sina möten: o ansökningar av externa medel o personalens och föreningens deltagande i internationella utbildningar/seminarier o inledande av större utvecklingsprojekt o rapportering och uppföljning till bidragsgivare o bereder budget och verksamhetsplan samt ansvarar för dess uppföljning o anställningar med tidsbundna avtal under 6 månader, timanställda samt projektanställda med specifika projektanslag. Anställningar med tillsvidare avtal godkänns av styrelsen. o anställnings och löneärenden Föredragningslistan för LG möten grupperas enligt o Aktuella ärenden per verksamhetsområden o ekonomiska ärenden o personalärenden o styrelse eller övriga beredningar av större dignitet o övriga beslutsärenden 4.2 Arbetsuppgifter för ledningsgruppen 4.2.1 Verksamhetsledaren ansvarar för föreningens operativa verksamhet och definierade utvecklingsprojekt utreder möjliga bidragsgivare och upprätthåller kontakten med samtliga bidragsgivare leder ledningsgruppens dagliga arbete och utvecklingsprojekt leder och utvecklar föreningens verksamhet samt sköter om och ansvarar för att föreningens förbindelser och avtal uppfylls bereder tillsammans med ledningsgruppen de ärenden som skall behandlas i styrelsen, fungerar som styrelsens sekreterare samt verkställer styrelsens beslut 4

besluter om anskaffningar, försäljning och köp av tjänster som inte överskrider 5000 euro per enhet har fullmakt att teckna föreningens namn ansvarar för fastigheterna samt hyresgästerna ansvarar för att organisationen upprätthåller allmänt antagen föreningsstyrning och följer övriga etiska regler samt god bokföringssed om verksamhetsledaren är förhindrad ansvarar : kultur och kommunikationschefen för ärenden som berör styrelsen ekonomiförvaltning och finansiärer ansökningar sammankallar LG till möten I övriga ärenden fördelar ledningsgruppen uppgifterna inom sig. 4.2.2 Kultur och kommunikationschef uppgör ansökningar och handhar kontakt med finansiärer kring medelanskaffning ansvarar för kulturverksamheterna besluter om anskaffningar, försäljning och köp av tjänster som inte överskrider 1500 euro per verksamhetsenhet ansvarar och planerar föreningens marknadsföringsfunktion i samarbete med kontaktchefen bidrar till medelanskaffningen under ledning av verksamhetsledaren utreder aktivt möjligheterna att utveckla föreningens verksamhet inom ramen för avtalade strategier ansvar för mediakontakter i samarbete med ledningsgruppens övriga medlemmar 4.2.3 Informations och kontaktchef (Centerchef) leder den dagliga verksamheten i Luckans informationscenter ansvarar för föreningens visuella marknadsföring ansvarar för Luckan Shop ansvarar för föreningens fastigheter, säkerhet och hyresgäster ansvara för tekniska anskaffningar och avtal ansvarar och planerar föreningens marknadsföringsfunktion i samarbete med kultur och kommunikationschefen besluter om anskaffningar, försäljning och köp av tjänster som inte överskrider 1500 euro per verksamhetsenhet 4.2.4 Utvecklingschef ansvarar för Luckans vägledning ungdom och integrationsverksamheter ansvarar för verksamheten inom ramen för verksamhetsplan och budget. ansvarar för utvecklingen av verksamheten och bidrar till medelanskaffningen. deltar i ledningsgruppens arbete. sköter löpnade administrativa ärenden gällande personal frågor ansvarar för introduktion av nyanställda samt uppdaterande av personalmanualer ansvarar för kontakten till arbetshälsovården besluter om anskaffningar, försäljning och köp av tjänster som inte överskrider 1500 euro per verksamhetsenhet 5

5. Ekonomi och bokföring Ekonomiverksamheten förverkligas i form av en köptjänst. I tjänsten innefattas: bokförings redovisnings samt eventuella skatte och föreningsrättsliga tjänster löneberäkning, lönespecifikationer och utbetalning av löner system för uppgörande av rese och kostnadsräkningar bankförbindelser samt betalningstjänster lagstadgad rapportering och myndighetsanmälningar bokslut, arkivering samt vid behov analys av resultatet medverkan i revision avtalad ekonomistyrning och rapportering samt stöd för uppgörande av ekonomiska strategier utbildning av systemanvändare samt uppgörande av instruktioner för processerna Periodiserade budgeter (projekt, kostnadsställe samt totaler) levereras till bokföringsbyrån elektroniskt för konsolidering av uppföljningen. Verksamhetsledaren och ledningsgruppen bereder budget och ansvarar för att materialet levereras till bokföringsbyrån enligt uppgjorda avtal och gällande regler. Räkenskapsåret omfattar ett kalenderår. Luckan ansvarar för den ekonomiska redovisningen samt att bidrag blir budgeterade, redovisade och uppföljda på ett korrekt sätt samt att rapporteringen till bidragsgivarna följer de krav som uppställts. Medlemsmötet fastställer budgeten. Ansvaret för den interna ekonomiska styrningen ligger på verksamhetsledaren och ledningsgruppen. Likaså det totala ansvaret för att köptjänsten fungerar i enlighet med givna instruktioner. De interna processerna uppdateras efterhand som köptjänsten utvecklas och med stöd av bokföringsbyrån. Verksamhetsledaren ansvarar för att köptjänstens kostnad följer den offererade strukturen samt inte överskrids utan klart uttalade orsaker. 5.1 Godkännande av räkningar När samtliga kundfakturor samt leverantörsfakturor och övriga kostnadsdokument har skannats och kan behandlas i elektronisk form kommer samtliga rutiner att skötas elektroniskt i enlighet med separat instruktion. Alla berörda skall erhålla behövlig vägledning av bokföringsbyrån eller av Luckans egna huvudanvändare. Processerna och behörigheten uppbyggs så att samtliga krav på god bolagsstyrning (Corporate Governance) uppfylls. Fakturor granskas av vederbörliga verksamhetsansvariga samt godkänns av vederbörlig chef eller annan avtalad ansvarsperson. Fakturor upp till 1500 euro per enhet och verksamhet granskas ånyo samt godkänns av ledningsgruppens representanter, fakturor mellan 1500 och 5000 euro per enhet granskas ånyo samt godkänns av verksamhetsledaren. Verksamhetsledarens fakturor och kostnader granskas och godkänns av ordförande eller viceordförande. Samtliga verifikat bör vara uppgjorda i enlighet med god bokföringspraxis och gällande instruktioner. Ingen kan eller får godkänna sina egna fakturor eller föranledda kostnader. Betalning av samtliga kostnader skall alltid göras av en tredje person dvs. bokföringsbyråns betalningstjänst. 6

5.2 Dispositionsrätt till Luckans bankkonto Dispositionsrätt till Luckans bankkonto har ordföranden, verksamhetsledaren, samt de som handhar löpande ekonomiska ärenden inom föreningen. Bokföringsbyrån har dispositionsrätt till Luckans bankkonto endast via bokföringssystemet och kan där se bankkontots saldo i realtid och kontots transaktioner enligt föregående dags kontoutdrag. Bokföringsbyrån kan också göra utbetalningar från bankkontot. Rättigheter till bankkort har ledningsgruppens medlemmar. Bank eller kreditkort är utställda på innehavarens namn (garanterat av Luckan) och redovisas separat enligt instruktion av bokföringsbyrån. 5.3 Egna utlägg samt resekostnader De anställda som gör inköp till föreningen för egna medel får sina utlägg ersatta genom att bifoga originalverifikat där köpet framgår samt redovisa för utlägget på därtill avsedd blankett. Redovisningen samt rutinen för godkännande och betalning sker elektroniskt med skannade verifikat i enlighet med bokföringsbyråns instruktion. Originalverifikaten behöver ej skickas till bokföringsbyrån. Dylika kostnader godkänns av verksamhetsledaren. 5.4. Övriga ekonomiprocesser Processerna fastställs och uppföljs i enlighet med den instruktion och processbeskrivning som utarbetas tillsammans med bokföringsbyrån. 6. Namnteckningsrätt 6.1 Avtal, överenskommelser eller motsvarande handlingar Avtal, överenskommelser eller motsvarande handlingar kan undertecknas av ordföranden, viceordföranden och/eller verksamhetsledaren. Verksamhetsledaren har fullmakt att teckna föreningens namn i ärenden som berör föreningens sedvanliga löpande verksamhet, projekthandlingar och understöd eller dylikt. 6.2 Övriga kontrakt och avtal Övriga kontrakt och avtal som berör evenemang, produktioner och försäljning undertecknas av den inom ledningsgruppen som handhar verksamheten. Sådana avtal som har stor ekonomisk eller verksamhetsmässig betydelse för Luckan undertecknas i enlighet med vad som stadgas i föreningens stadgar (punkt 6 i föreningens stadgar). 7. Godkännande och ändring av arbetsordningen och instruktionen Beslut om ändring av arbetsordningen och instruktionen görs av föreningens styrelse. Denna instruktion har fastställts av föreningens styrelse 27.02.2014. Instruktionen har reviderats och behandlats i styrelsen den 6 september 2006 samt reviderats och godkänts 27.10.2008, 26.1.2010, 7.3.2011, 9.3.2012, 19.3.2013 och den 27.2.2014 Ekonomitjänsterna har kompletterats den 11.3.2014 enligt beslut av styrelsen av bokföringsbyrån GreenStep. 7