Attestreglemente för Kungälvs kommun Reviderad 2013-11-25. Antagen av Kommunfullmäktige 2014-02-06, Dnr KS2013/1994 1
Attestreglemente för Kungälvs kommun Antagen av kommunfullmäktige 2014-02-06, Dnr KS2013/1994, gällande fr o m 1 april 2014. Omfattning 1 Detta reglemente gäller för kommunens samtliga ekonomiska transaktioner, inklusive interna transaktioner, medelsförvaltning samt medel som kommunen ålagts eller åtagit sig att förvalta. Kommunala bolag där kommunen har ett väsentligt inflytande utfärdar egna riktlinjer som i tillämpliga delar ska beakta kommunens regler. Detta reglemente ingår som en del av kommunens interna kontroll. Syftet med reglementet är att säkerställa rättvisande redovisning och att inga oegentligheter förekommer. Målsättning 2 Målsättningen med reglerna för kontroll av ekonomiska transaktioner är att säkerställa att transaktioner som bokförs är korrekta avseende: Prestation Bokföringsunderlag Betalningsvillkor Bokföringstidpunkt Kontering Beslut Att varan eller tjänsten har levererats till eller från kommunen, och/eller att transaktionen i övrigt stämmer med avtalade villkor. Att verifikationen uppfyller kraven enligt god redovisningssed. Att betalning sker vid rätt tidpunkt. Att bokföring sker vid rätt tidpunkt och i rätt redovisningsperiod. Att transaktionen är rätt konterad. Att transaktionen överensstämmer med beslut av behörig beslutsfattare. Definitioner 3 Med ekonomiska transaktioner avses transaktioner som bokförs i kommunens bokföringssystem enligt lagen om kommunal redovisning. Med attest menas att intyga att kontroll utförts utan anmärkning. Ansvar 4 Kommunfullmäktige antager reglementet. 5 Kommunstyrelsen ansvarar för utfärdandet av för kommunen gemensamma tillämpningsanvisningar till detta reglemente. Kommunstyrelsen ansvarar också för övergripande uppföljning och utvärdering och för att vid behov ta initiativ till förändring av reglementet. 2
6 Kommunstyrelsen ansvarar för att antagna regler och tillämpningsanvisningar avseende detta reglemente följs. Kommunstyrelsen ska årligen planera och genomföra kontroller av efterlevnaden av detta reglemente. Kommunstyrelsen ska därutöver vid behov utfärda ytterligare tillämpningsanvisningar för specifika verksamhetsområden. Förvaltningen ansvarar för att upprätthålla aktuella förteckningar över utsedda attestanter. 7 Sektorchef ansvarar för att vid behov aktualisera beslut om attest. Sektorchef ansvarar inom sitt verksamhetsområde för att handläggarna är informerade om reglerna och anvisningarnas innebörd. 8 Handläggarnas ansvar är att tillämpa fastställda anvisningar samt att när brister upptäcks rapportera dessa till närmast överordnad chef eller annan enligt fastställd rutin. Kontroller 9 Följande kontroll- och attestmoment finns i kommunen och ska utföras: Mottagningskontroll Beställningsattest Beslutsattest Behörighetskontroll Kontroll av att vara eller tjänst mottagits eller levererats. Kontroll mot avtal, taxa, bidragsregler eller beställning samt kontroll av pris och betalningsvillkor. Kontroll av att verifikationen uppfyller krav enligt lagstiftning. Riktigheten bestyrks om kontrollen sker utan anmärkning. Kontroll mot behöriga beslut, kontering och finansiering. Att attestera innebär ansvar för att kontroller är utförda utan anmärkning. Kontroll av att nödvändiga attester utförts av behöriga personer. Kontrollernas utformning 10 Kontrollrutinerna ska utformas så att den interna kontrollen är tillräcklig. Vid utformningen av kontrollrutinerna ska följande krav beaktas: Ansvarsfördelning Kompetens Integritet Jäv Ansvarsfördelningen ska vara tydlig. Huvudregeln är att ingen person ensam ska hantera en transaktion från början till slut. I en IT-baserad rutin får kontroll och attestering ske automatiskt om vederbörliga kontrollfunktioner finns inbyggda i systemet. Den som har rollen att utföra en kontrollåtgärd ska ha erforderlig kompetens för uppgiften. Den som utför kontroll av en annan person, särskilt vid beslutsattest, ska ha en självständig ställning gentemot den kontrollerade. Den som utför kontrollen får ej kontrollera in- och utbetalningar till sig själv eller närstående. Detta innefattar också bolag och föreningar där den anställde eller närstående har ägarintressen eller ingår i 3
ledningen. För bedömning av om jäv föreligger bör försiktighetsprincipen tillämpas. Dokumentation Kontrollordning Vidtagna kontrollåtgärder ska dokumenteras på ändamålsenligt sätt. De olika kontrollmomenten ska utföras i en logisk ordning så att effekten av en tidigare kontrollåtgärd inte förtas av en senare kontrollåtgärd. Kraven på vidtagna kontrollåtgärder ska vara avpassade till den ekonomiska transaktionens art så att kontrollkostnaden står i rimlig proportion till riskerna. Kommunstyrelsen kan därför besluta om avsteg från ovanstående krav där så är motiverat utifrån utförd riskanalys. I dessa fall ska anges under vilka förutsättningar som avsteg får ske. Kontrollansvariga 11 Respektive sektorchef utser attestanter samt ersättare för dessa enligt kommunstyrelsens delegationsordning. Attesträtten knyts till person och kodplan med intervall med angivande av eventuella begränsningar. Rätten att ensam attestera enskild transaktion inom ramen för tilldelat ansvar kan begränsas till ett belopp som sektorchef fastställer. Kontrollåtgärder 12 Obligatoriska manuella kontroller som utförts med godkänt resultat ska dokumenteras genom attest. Attest dokumenteras i enlighet med tillämpningsanvisningarna. Maskinellt (d v s i affärssystemet inbyggda) utförda kontroller ska framgå av systemdokumentation och behandlingshistorik. Om kontrollansvarig inte kan godkänna en ekonomisk transaktion ska den som beslutat om transaktionen underrättas, om inte annat framgår av tillämpningsanvisningarna. Kan inte rättelse uppnås ska underrättelse ske till kommunens ekonomi- och upphandlingsenhet för vidare handläggning. Attestant som gör sig skyldig till fel eller försummelse eller missbrukar sin ställning ska, utöver de andra åtgärder som kan komma ifråga, fråntas sitt attestuppdrag. Ansvarsfrågor regleras i allmän lag och kollektivavtal. 4
Tillämpningsanvisningar Omfattning 1 Interna transaktioner som till exempel kostnader för telefoni, porto, kopiering, förrådsuttag och hyror där acceptans av varan eller tjänsten gjorts i förväg genom rekvisition eller hyresavtal undantas från kravet på attest. Attesten anses här ha blivit gjord i samband med tecknandet av hyresavtalet, telefonabonnemanget eller liknande. Innan registrering görs ska beslutsattestant ges möjlighet att kontrollera underlaget. Lönetransaktioner är ekonomiska transaktioner. Anställningsuppgift/-avtal utgör underlag för löneutbetalning. Attesten anses ske i samband med tecknandet av avtalet. Anställningsuppgiften ska vara skriftlig och underskriven av chef med personal- och ekonomiansvar och gäller som underlag för ekonomisk transaktion under i uppgiften fastställd tid eller till dess skriftligt beslut om ändring eller avslut görs. Vid lönerevision utgör centrala eller lokala parters undertecknande protokoll underlag för ändring av lön. Alla former av ledighet ska vara beviljade eller godkända av personalansvarig chef och utgör därmed underlag för ekonomisk hantering. Godkännandet kan ske genom pappersbaserade rutiner eller genom elektronisk attest. Vid tillägg till lönen innebär beslutsattesten en bekräftelse på att insatsen är beordrad (godkänd) och utförd samt att insatsen/ersättningen överensstämmer med riktlinjer och anvisningar. Godkännande av personalansvarig chef kan ske genom pappersbaserade rutiner eller genom elektronisk attest. Ansvar 2 Ekonomi- och upphandlingsenheten ansvarar för att vid behov till kommunstyrelsen lämna rapport om reglementets tillämpning samt att föreslå åtgärder. 3 Attestförteckningen ska innehålla uppgift om samtliga attestberättigade inom sektorchefs verksamhetsområde. Om beslut fattats om begränsningar i attesträtt med hänsyn till beloppsstorlek, krav på två i förening, krav på kompletterande stickprov eller avsteg från de jävsregler och den ansvarsfördelning som följer av 6 ska dessa framgå. Av förteckningen ska också framgå förutsättningar för attesträtten, t ex kontointervall m m. Attestförteckning ska, förutom att finnas på respektive sektornivå, överlämnas löpande till ekonomi- och upphandlingsenheten. Attesträtt ska alltid vara kopplad till en individuell person. Attesträtt för viss personalkategori som grupp är inte tillåten. 4 Om kommunstyrelsen i enlighet med 8 delegerar beslut om attesträtt till sektorchef ska denne även tillse att attestförteckning och tillämpningsanvisningar motsvarande kraven i 3 utfärdas för sådana beslut. 5 Om det inte är lämpligt att rapportera om brister till närmast överordnad chef, kan rapport istället lämnas till kommunchefen. Se även 9. 5
Kontroller 6 Mottagningskontroll Kontrollen innefattar att vara eller tjänst mottagits och att den är av rätt kvantitet och att den håller rätt kvalitet samt har överenskommet pris. Beställningsattest För anskaffning av varor och tjänster är innebörden kontroll mot beställning och avtal inklusive betalningsvillkor. För utbetalning av bidrag är innebörden kontroll mot eventuell bidragsansökan eller motsvarande samt mot bidragsregler. För fakturering är innebörden kontroll mot avtal, eventuellt beslutad taxa samt faktureringsunderlag. Riktighetens bestyrkande ska ske av annan person än beslutsattestanten. Beslutsattest Beslutsattest är kopplad till budgetansvar. Beslutsattest sker i normalfallet av den som är ansvarig chef. Sektorchef kan besluta om rätt till beslutsattest även för annan än ansvarig. Beslutsattest ska även innefatta kontroll av att övriga formella beslut som krävs är fattade (t ex fastställande av taxa, investeringsbeslut m m) och av att transaktionen ryms inom beslutad budget. I beslutsattesten ingår även kontroll av att mottagnings- och granskningskontroller är utförda. Beställningsberättigade kan utses vilka självständigt kan beställa från i förväg definierade leverantörer inom en fastställd beloppsgräns och på vissa konton. Sådana beställningar ska beslutsattesteras i efterhand innan betalning får ske. I sådan beslutsattest ingår att kontrollera att beställningsberättigad inte överskridit sina befogenheter. Behörighetskontroll I pappersbaserade rutiner ska behörighetskontrollen inkludera kontroll av behörighet mot attestförteckning. Kontroll ska ske av signatur, konton, beloppsbegränsningar och dylikt. Om det i IT-baserade rutiner finns funktioner för kontroll av behörigheter ersätter dessa den manuella behörighetsattesten. Kontrollernas utformning 7 Ansvarsfördelning Följande minimikrav gäller för fördelning av kontrollerna: Vid anskaffning av varor och tjänster ska mottagnings- och granskningskontroll utföras av annan än beslutsattestanten. Kommunstyrelsen kan i tillämpningsanvisningar besluta om undantag från dessa krav om kompletterande kontroller istället sätts in. Ekonomi- och upphandlingsenheten har generell rätt att vidta rättelser och bokslutstransaktioner. Rättelser som innebär omföringar mellan två beslutsattestanter kräver dock alltid attest av inblandade parter. Följande generella undantag från ovanstående krav att mottagnings- och granskningskontroll ska utföras av annan än beslutsattestanten gäller i ett IT-baserat system för: - Abonnemangsfakturor, t ex telefoni, lokalhyror, el, vatten etc. - Förskottsfakturor, t ex anmälningsavgifter, a-contofakturor. 6
- Skatter och avgifter, t ex fordonsskatt. - Interndebiteringar. - Faktura som understiger 300 kr (exklusive moms). Vid fakturering av utförda tjänster m m får beslutsattestant och granskningskontrollant vara samma person. Respektive sektorchef ansvarar för att kompletterande kontroller sker så att det säkerställs att allt som ska faktureras blir fakturerat till rätt belopp och villkor. Kompetens Respektive sektorchef ansvarar för att varje attestant har nödvändig insikt och kunskap om uppgiften. Ekonomi- och upphandlingsenheten ska vid behov ge respektive sektorchef stöd med detta. Integritet Den som utför kontroll ska ha en självständig ställning gentemot den kontrollerade. Detta utesluter inte att personal som är underordnad beslutsattestanten utför mottagnings- och granskningskontroll. Det är däremot inte lämpligt att underordnad personal beslutsattesterar sådant som överordnad har mottagnings- och granskningskontrollerat. Ej heller är det lämpligt att direkt underordnad personal beslutsattesterar överordnads utlägg och dylikt. Jäv Transaktioner som avses är in- och utbetalningar som t ex reseräkningar, ersättning för utlägg, egna mobiltelefonräkningar, representation avseende sig själv eller närstående eller affärstransaktioner till bolag eller liknande där intressekonflikt kan uppstå. Vid behov ska beslutsattest ske av överordnad och om det avser politisk ordförande utförs beslutsattest av vice ordförande. Dokumentation För pappersbaserade rutiner är huvudregeln att samtliga attester ska dokumenteras genom varaktig påskrift på verifikationen. Minimikravet är att beslutsattest alltid ska skrivas på verifikationen medan övriga attester om det är praktiskt lämpligt kan dokumenteras på annat sätt. Sådan dokumentation, t ex följesedel eller mottagningskontrollerat köpkvitto vid kortköp, ska på ett varaktigt sätt fästas på verifikaten eller sparas på ett överskådligt sätt i minst 2 år. Av kommunstyrelsen beslutade kompletterande kontroller ska på ett liknande sätt också dokumenteras med avseende på omfattning, utfall och vem som utfört kontrollen. Attest i IT-baserade rutiner dokumenteras genom elektronisk attest. Attest ska i normalfallet registreras av den som utfört kontrollen. Attest ska ske på sådant sätt att attesten i efterhand går att knyta till den person som utfört attesten. Om systemet inte bedöms uppfylla dessa krav ska den kontrollerade informationen tas ut på papper och genom underskrift attesteras på normalt sätt. Om attest i IT-baserade system registreras av annan än den som utfört kontrollen ska registreringsunderlaget undertecknats av kontrollanten och förvaras på ett överskådligt sätt i minst 2 år. Tabellstyrda och automatiska IT-baserade kontroller t ex behörighetskontroll i system för elektronisk handel ska framgå av systemdokumentation. Av denna dokumentation ska också framgå hur eventuella fel hanteras. Om attest sker med hjälp av IT-stöd ansvarar systemägaren för att utforma och dokumentera rutiner för tilldelning av behörigheter, införande av systemförändringar och dokumentation av utförda kontroller (historik). 7
Kontrollordning I pappersbaserade rutiner ska mottagnings- och granskningskontroll utföras före beslutsattest. Behörighetskontroll sker efter att beslutsattest utförts. Registrering får inte ske innan behörighetskontroll har utförts. I IT-baserade system t ex för elektronisk handel är inte kontrollordningen given. Minimikravet är att beslutsattestanten har godkänt betalningsunderlaget med dess slutgiltiga innehåll. Beslutsattest kan göras redan vid beställning under förutsättning att leverans och betalning sedermera överensstämmer med beställningen. Om däremot någon avvikelse finns måste beslutsattesten förnyas. Kontrollansvariga 8 Kommunstyrelsen har genom kommunstyrelsens delegationsordning delegerat rätten att utse attestant samt rätten att besluta om eventuella kompletterande kontroller till sektorchef. Detta gäller även beslut om att utse mottagningskontrollanter för IT-baserade system för t ex elektronisk handel samt beställningsberättigade. Beslut om attesträtt för IT-baserade system ska alltid knytas till person. Kontrollåtgärder 9 Fel av enklare karaktär ska åtgärdas omgående av kontrollant samt meddelas berörda personer. Mer omfattande fel ska dokumenteras och rapporteras till överordnad chef samt rapporteras till kommunstyrelsen. Om anmärkning är av brottslig karaktär ska kontakt även tas med ekonomiteamet för eventuell polisanmälan och vidare rättslig handläggning. Om allvarligt fel berör person i ledande ställning (t ex sektorchefsnivå) och den normala ärendegången anses olämplig bör kommunchefen kontaktas för rekommendation om vidare handläggning. Om sådant fel avser kommunchef bör kontakt tas med kommunstyrelsens ordförande. 8