FÖRENINGSSAMVERKAN Verksamhet och organisation för: BIM Alliance Sweden

FÖRENINGSSAMVERKAN Verksamhet och organisation för: BIM Alliance Sweden Samgående mellan föreningarna: Stockholm 2013-03-25 sida 1

Innehåll Sammanfattning... 2 1. Inledning... 3 2. Verksamhet... 3 2.1 Befintliga styrkor... 3 2.2 Verksamhetens funktion... 4 2.3 Verksamhetens innehåll... 5 3. Organisation... 6 3.1 Resursbehov... 7 3.2 Kostnader... 7 3.3 Finansiering... 7 4. Tidplan... 8 Sammanfattning Arbetet med strukturerad informationshantering med hjälp av BIM sker på många håll i samhällsbyggnadssektorn, både i Sverige och internationellt. De tre föreningarna OpenBIM, buildingsmart Sweden och fi2 Förvaltningsinformation har arbetat med olika aspekter av ämnet för att stödja företag och organisationer i sektorn. Styrelserna i de tre föreningarna har enats om att en gemensam förening skulle innebära en starkare motor och drivkraft för förändringar och skulle kunna arbeta mer effektivt mot den gemensamma visionen: Vi skapar det obrutna informationsflödet i samhällsbyggandets processer. Den nya föreningen BIM Alliance Sweden har därför bildats med syfte att överta verksamheterna och medlemmarna i de befintliga organisationerna från och med 1 januari 2014. BIM Alliance Sweden ska ha som ändamål att främja ett digitalt obrutet informationsflöde genom alla processer inom samhällsbyggnadssektorn. Detta ska ske genom att driva implementering av befintliga goda IT-lösningar och öppna standarder; förvalta standarder och gemensamma verktyg; samt initiera och samordna utveckling utifrån gemensamma behov. Föreningens verksamhet ska organiseras med en styrelse, en verkställande arvoderad funktion samt med en brett förankrad nätverkande nivå som bygger på medlemmars engagemang. Som brukligt bildas ett servicebolag som är helägt av föreningen och där föreningens serviceverksamhet bedrivs. Den befintliga medlemsbasen samt ytterligare bedömd finansiering utgör möjlighet till intäkter i storleksnivån 4 700 kkr. Ett antal personer arvoderas på deltid för att driva föreningens verksamhet tillsammans med och för medlemmarna. Föreningen planeras överta de befintliga föreningarnas verksamheter 1 januari 2014. Detta förutsätter stämmobeslut i alla tre föreningarna vid ordinarie stämmor 22 april 2013, samt i extra stämmor som är planerade till 30 september. buildingsmart och fi2 Förvaltningsinformation behöver även extra stämmor i maj för stadgeändringar. Medlemmar i föreningarna som inte aktivt sagt upp medlemskap innan oktober månads utgång, överförs som medlemmar i BIM Alliance Sweden. sida 2

1. Inledning Digital strukturerad informationshantering, ofta sammanfattat under begreppet BIM, är idag ett viktigt tillämpnings- och utvecklingsområde inom samhällsbyggnadssektorn. De tre föreningarna OpenBIM, buildingsmart och fi2 Förvaltningsinformation driver frågor inom området med olika fokus. Representanter från de tre föreningarnas styrelser har i diskussioner och i workshopform enats om att en ny gemensam förening där verksamheterna slås ihop skulle utgöra en styrka genom att: bilda en sammanhållen helhet inom området utgöra en starkare motor och drivkraft för förändringar ge ett ökat värde till föreningens medlemmar Denna gemensamma förening ska arbeta mot visionen Vi skapar det obrutna informationsflödet i samhällsbyggandets processer. Det övergripande syftet med verksamheten ska vara att förbättra processerna hos samhällsbyggandets alla aktörer. Verksamheten ska omfatta utveckling, implementering och förvaltning av goda IT-lösningar och öppna standarder. Föreningen ska arbeta med informationsspridning och nätverkande, verka som mötesplats för implementering och tillämpningar samt främja såväl nationell som internationell standardisering. En handlingsplan har tagits fram med syfte att de tre föreningarnas verksamheter drivs i en ny gemensam förening från och med 1 januari 2014. Detta dokument beskriver översiktligt den nya föreningens verksamhet, organisation och ekonomi. 2. Verksamhet De tre föreningarna arbetar idag delvis mot olika delbranscher, men dessa hänger samman och har många gemensamma beröringspunkter, på samma sätt som delar av bygg- och förvaltningsprocesserna utförs av olika aktörer men måste hänga ihop för att bilda en effektiv helhet. En gemensam förening kan bidra till att minska suboptimeringen och indelningen av aktörer och skeden som annars riskerar att spegla även informationshanteringen. Visionen: Vi skapar det obrutna informationsflödet i samhällsbyggandets processer I en fusion är det viktigt att ta tillvara på respektive parts befintliga styrkor och se till att de bevaras och stärks inom den nya organisationens verksamhet. 2.1 Befintliga styrkor OpenBIMs styrka är en brett förankrad nätverkande verksamhet med fokus på konkreta och direkta tillämpningar av BIM för sektorns alla aktörer. Genom att fokusera på så hög tillämpning som möjligt med användning av befintlig teknik, genom erfarenhetsutbyte, goda exempel, diskussioner och nätverkande mellan sektorns företag, har BIM-frågorna lyfts på dagordningarna hos företagen och bidragit till både aktiviteter och informationsspridning. Föreningens varumärke är väl inarbetat inom sektorn. Styrkan hos fi2 Förvaltningsinformation är att föreningen har arbetat fram konkreta standarder och verktyg för en strukturerad informationshantering av förvaltningsinformation. fi2xml är en nationell standard för att hantera alla former av information som rör fastigheter. Standarden innefattar definierade informationsstrukturer och definierade nödvändiga kommunikationsgränssnitt. Målgruppen är till största del fastighetsägare, men även systemleverantörer. sida 3

buildingsmart Sweden har som styrka både kunskap om, och ett väl utbrett nätverk inom, internationell standardisering för BIM-området, där den mest kända standarden är IFC. Föreningen finns representerad i olika arbetsgrupper och beslutande forum inom buildingsmart international. Tre styrkor som den nya föreningen bör bygga vidare på kan sammanfattas som: Nätverksbyggande och implementering konkreta sektorsgemensamma standarder och verktyg Internationell standardisering 2.2 Verksamhetens funktion Med utgångspunkt från detta ska föreningens verksamhet utgöras av de tre funktionerna Utveckling, Implementering och Förvaltning. Figur 1 nedan beskriver schematiskt föreningens huvudprocess med de tre funktionerna i en repetitiv process som kontinuerligt med medlemmarnas stöd driver användningen av strukturerad informationshantering i samhällsbyggnadssektorn. Figur 1. Föreningens huvudprocess Driva implementering Syfte: att bredda den befintliga användningen av BIM till fler företag och individer, och i fler skarpa projekt. Föreningen ska arbeta för en ökad implementering av BIM hos sektorns alla aktörer med utgångspunkt från befintlig teknik och befintliga standarder. Öppna neutrala standarder ska prioriteras, men implementering av BIM i någon form ska inte hämmas av bristen på standarder eller andra verktyg. Implementering ska drivas, stödjas och katalyseras genom följande typ av aktiviteter baserad på nätverksbyggande och kommunikation: Intressent- och användargrupperna inom olika prioriterade områden används för att medlemmar kontinuerligt ska träffas och utbyta erfarenheter, information och goda exempel Infoblad som tas fram av minst två medlemmar gemensamt och som beskriver nya erfarenheter från skarpa projekt eller som resultat av utvecklingsprojekt. Artiklar i fackpress både kring nyheter och som debattinlägg eller krönikor Seminarier och konferenser som mötesplatser för medlemmar och som informations- och kunskapsspridning Förvaltning av standarder och verktyg Syfte: att stödja implementering genom att tillhandahålla stöd och hjälpmedel i form av standarder och verktyg. sida 4

Föreningen ska ha en roll att vara oberoende, neutral och långsiktig förvaltare av standarder och sektorsgemensamma verktyg. Tillhandahålla nationella och internationella standarder, öppet och gratis Tillhandahålla informationsstrukturer, kommunikationsgränssnitt och övriga verktyg för medlemmar Kontinuerlig versionshantering Upprätthålla information om, och rekommendera användning av, standarder som bör användas för ett obrutet informationsflöde Initiera och samordna utveckling utifrån gemensamma behov Syfte: att lyfta användningen av BIM till att omfatta högre nivå av obrutna informationsflöden, dvs att tillämpas inom fler områden och med större integration. Föreningen ska inom verksamheten identifiera och samordna utvecklingsområden av sektorsgemensam karaktär där gemensamma insatser behövs för att nå nya nivåer av integrerade informationsflöden. Utvecklingen avser inte företagsintern utveckling utan sådan som krävs för att optimera gemensamma processer. Intressent- och användargrupperna inom olika prioriterade områden används för att diskutera behov och underlag för att utveckla standarder. Initiera, samordna finansiering och driva utvecklingsprojekt samt kommunicera resultat av dessa. Agera rådgivande instans för andras utvecklingsinitiativ, för att minimera dubbelarbete. Medverka i och påverka internationella utvecklingsinitiativ samt kommunicera resultat av dessa. Processer Projekt Produkter 2.3 Verksamhetens innehåll De områden som föreningen ska arbeta inom kan beskrivas av följande sju punkter som bildar en nödvändig helhet för att optimera nyttan av utveckling och implementering av BIM i sektorn. Processer arbetsmetoder och informationsleveranser De traditionella processerna är generellt fragmenterade och suboptimerade. Nya arbetsmetoder, rollfördelningar och delprocesser behöver utvecklas för att BIM ska kunna bidra till helheten. BIM i industriella processer är också ett viktigt område. Samarbete För att främja en effektiv informationshantering genom hela processen behövs incitament och affärsmodeller som driver aktörerna att leverera information som stödjer helheten och inte bara den egna leveransen. Även avtalsformer och juridiska standarddokument behöver ses över och utvecklas. Interoperabilitet standardisering För att kunna arbeta gemensamt i olika projektkonstellationer och med olika verktyg krävs standarder inom Processer, Begrepp och Datamodeller. Stöd för ändamålsenliga byggnader och infrastruktur BIM har stora förutsättningar att stödja bättre slutprodukter genom strukturerad kravställan och validering, möjlighet att analyser mångfalt fler alternativa lösningar, smarta system för kontroll och styrning inom förvaltning mm. Digitala modeller med tillgång till livscykelinformation De digitala modellernas tekniska möjlighet att utföra visualisering, integrering och automatisering är idag långt gångna. Programvarutillverkarna har stora möjligheter att driva utvecklingen vidare. Det som behövs inom området är implementeringsstöd och att övriga punkter i listan fortsätter utvecklas. sida 5

Företag Affärsmodeller Sektorns företag behöver utveckla nya affärsmodeller och erbjudanden som är anpassade till nya processer och flöden. Till stor del utförs detta i konkurrens, men föreningen kan verka som nätverk och även driva utvecklingsprojekt där det finns gemensamma intressen. Kunskapsförsörjning Det behövs kompetensförstärkning i sektorn både via förbättrad grundutbildning och vidareutbildning av befintliga medarbetare, men också via den spetskompetens som skapas inom forskningsprojekt och inom starka forskarmiljöer. Föreningen ska verka för att tillsammans med akademin driva kompetensfrågor. 3. Organisation En tänkt organisation för den nya föreningen beskrivs i figur 2. Organisationen utgörs av en förening i vilken företag och organisationer är medlemmar. Föreningen äger ett servicebolag där stor del av verksamheten bedrivs. I figuren nedan förutsätts styrelsen vara densamma i förening som bolag. Styrelsen, och över den föreningsstämman, utgör den beslutande nivån. En verkställande nivå utgörs av ett antal deltidsarvoderade personer varav en verkställande direktör. Programledningen utgör kärnan i föreningen och arbetar fram beslutsunderlag till VD och styrelse. Programledningen kan delas in i utskott, t.ex. ett teknikutskott som samordnar utveckling av standarderna och ett marknadsutskott som arbetar med att anordna seminarier, informera och utbilda mm. Programledningen samordnar och administrerar de beslutade projekten. Den verkställande nivån kännetecknas av att insatserna är finansierade. Den nätverkande nivån består av en stor mängd individer från medlemmar som engagerar sig med egen tid som insats. Här sker kunskapsutbyte med goda exempel, nätverkande och informationsspridning samt insamling av förslag, idéer och behov som input till utvecklingsprojekt och implementeringsinsatser. Medverkan i intressentgrupper är en medlemsförmån för föreningens medlemmar. Figur 2. Förslag till organisationsstruktur sida 6

3.1 Resursbehov För att driva verksamheten med denna ambitionsnivå bedöms följande roller och resurser behövas. Verkställande direktör 50 % En VD som är deltidsarvoderad till 50 % med övergripande ansvar för verksamheten och med god kunskap inom området. VD:n ska arbeta konkret med att driva BIM-frågorna för både utveckling, implementering och förvaltning, liksom sköta nödvändig ekonomi och administration. Gruppledare 6 x 15 % Ett antal intressentgrupper med olika fokus ska bildas vilka utgör en av de viktigaste drivkrafterna i föreningens verksamhet. Varje grupp ska ledas av en deltidsarvoderad gruppledare. Antalet grupper och gruppledare beror av behov liksom av tillgängliga resurser. Ett förslag är sex grupper med varsin gruppledare som arvoderas med 15 %. Tekniska förvaltare av verktyg 3 x 20 % För förvaltning och kontinuerlig uppdatering av standarder och verktyg behövs några tekniskt ansvariga personer. Förslagsvis deltidsarvoderas tre personer á 20 %. Projektledningsresurser totalt 50 % För att initiera projekt, söka finansiering och driva vissa utvecklingsinsatser avsätts motsvarande 50 % av en heltid. Individerna kan utgöras av de redan arvoderade eller av andra lämpliga personer. Totalt omfattar de bedömda resurserna 2,5 heltidstjänster för arvoderade personer. 3.2 Kostnader Personella resurser Resor Ekonomihantering Kommunikation och webb, infoblad Mötesrum, övrig administration Medlemsavgift buildingsmart international mm Förvaltning och support av standarder SUMMA kostnader: 3 750 000 kr/år 100 000 kr/år 100 000 kr/år 200 000 kr/år 100 000 kr/år 100 000 kr/år 300 000 kr/år 4 650 000 kr/år 3.3 Finansiering Basverksamhet och medlemsintäkter Ovanstående kostnader avser basverksamheten och ska täckas av medlemsintäkter. Modellen för medlemsavgifter föreslås utgöras dels av en enhetlig medlemsavgift till föreningen om 1000 kr/år, dels en avgiftstrappa för en serviceavgift till bolaget, baserad på medlemmens omsättning: 0 25 Mkr ¼ Bb = 11 125 kr/år (för 2013) 25 500 Mkr ½ Bb = 22 250 kr/år (för 2013) 500 Mkr 1 Bb = 44 500 kr/år (för 2013) I utformningen av avgiftstrappan har vi strävat efter att befintliga medlemmar i så liten utsträckning som möjlig ska få ökade avgifter. Många företag är idag medlemmar i två eller tre av föreningarna. Några medlemmar kommer att få en viss ökning, men samtidigt en ökad medlemsnytta då verksamheten kan växlas upp avsevärt. Under förutsättning att de flesta befintliga medlemmar sida 7

väljer att kvarstå som medlemmar i den nya föreningen skulle intäkterna till servicebolaget uppgå till cirka 4 200 000 kr. Ytterligare finansiering bedöms också kunna skapas vilket totalt ger följande intäkter: Serviceavgifter befintliga medlemmar Rekrytering av nya medlemmar Reklamintäkter webbplats Överskott årlig konferens SUMMA intäkter: 4 200 000 kr 200 000 kr 200 000 kr 100 000 kr 4 700 000 kr Projektfinansiering Utöver basverksamheten kommer finansiering att sökas för utvecklings- eller implementeringsprojekt som bedöms prioriterade. Två viktiga strategiprojekt har genomförts under 2012-2013 som kommer att utgöra en god grund för vilka utvecklingsinsatser som behöver göras de närmaste åren. Dels det VINNOVA-finansierade projektet Strategisk agenda ICT-BIM för ett hållbart samhällsbyggande som utgör en strategi för hela området, dels projektet BIM Standardiseringsbehov som delfinansierats av SBUF och beskriver de viktigaste utvecklingsbehoven inom standardisering. Finansiering av forsknings- utvecklings- och implementeringsinsatser kommer att kunna sökas hos sektorns aktörer (privata och offentliga företag och organisationer, samt SBUF), finansierande myndigheter (VINNOVA, Formas, Energimyndigheten) liksom via EU-finansierade projekt. Den strategiska agendan planeras ligga till grund för en ansökan till VINNOVA om medel till ett strategiskt innovationsprogram som skulle kunna utgöra väsentlig del av finansiering för olika insatser. 4. Tidplan Arbetet med sammanslagningen löper enligt nedanstående tidplan där ett antal beslut behöver fattas inom respektive befintlig förening, liksom för den nya föreningen. Detaljerade beslutsprocesser finns utarbetare för respektive förening vilka sammanfattas översiktligt nedan. 22 april 2013 maj 2013 Ordinarie stämmor hos befintliga organisationer fattar formella beslut om upplösning i första läsningen alternativt nödvändiga stadgeändringar i första läsningen. Ordinarie stämma i den nya föreningen Extrastämma i förekommande fall för beslut om stadgeändringar i andra läsningen och om upplösning i första läsningen. 30 september 2013 Extrastämmor hos befintliga föreningen med beslut om upplösning i andra läsningen. Extrastämma i den nya föreningen med val av styrelse att tillträda from 1 jan 2014. 30 oktober 2013 1 januari 2014 Befintliga medlemmar i de tre organisationerna får möjlighet att avsäga sig medlemskap i den nya föreningen. I annat fall övergår medlemskapet till den nya föreningen. Verksamheten i de befintliga föreningarna drivs från och med 1 januari 2014 i den nya föreningen. sida 8