Verkschefs- Avdelnings- Team- BESLUT Avdelning Team Beslutsdatum Beslut nr Metod 2009-04-20 2009-001748 Föredragande Ärendenummer Lotta Sandö 2009-000631 Beslutande Anne-Charlotte Malm, bitr GD Management Närvarande Per Lundell (AC Metod) Malena Rosman (AC Styr) Eva Lindahl (AC Jur) Beslutssignatur Samråd Nils Olof Malmer (Chefscontroller) 1. Konto 2. Org. enhet 3. FU 4. Insats/Komponent 5. Kontrakt/Aktiv. 6. Kontospec. Delges/åtgärd GD-stab (Original) Metod Styr Styr/Kvalitet Styr/Resultat JUR Internrevisionen Riksrevisionen Distr. (datum/sign) Ärende (ev enl bif PM o d) och beslut Åtgärdsplan med anledning av Riksrevisionens granskning av kontroller, revisioner och bedömningar för Sidas tre största biståndsformer Mot bakgrund av Riksrevisionens (RiR) promemoria avseende granskning av kontroller, revisioner och bedömningar för Sidas tre största biståndsformer (daterad 2009-03-13) föreslås att bifogade åtgärdsplan fastställs. Beslut Biträdande GD Management beslutar: att fastställa bifogad åtgärdsplan att uppdra åt Metodavdelningen att följa upp verkställandet av beslutet.
Sida 2 (6) Åtgärdsplan med anledning av Riksrevisionens granskning av kontroller, revisioner och bedömningar för Sidas tre största biståndsformer (promemoria daterad 2009-03-13). Kursiverad text återger Riksrevisionens (RiR) rekommendationer i sammandrag. Sidas åtgärder, föranledda av RiRs iakttagelser, har markerats med ruta runt texten. Generella kommentarer till RiRs Promemoria Sida välkomnar RiR specifika kommentarer och synpunkter och kommer under 2009 att vidta en rad åtgärder för att förstärka den interna styrningen och kontrollen. Särskilda åtgärder som omfattar alla rubriker: Sida har som mål att säkerställa att senast i december 2009: 1) dokumenterade kontroller görs inför alla utbetalningar. 2) samtliga nya avtal innehåller krav på revision samt att Sida agerar på inkommen revisionsrapportering och dokumenterar detta. 3) samtliga relevanta dokument registreras, arkiveras och är tillgängliga på rätt plats. 4) progress rapporter är inkomna och analyserade samt att dessa analyser dokumenteras. ANSVAR: Respektive teamchef ansvarar för att detta görs. Sidas controllers och programadministratörer följer upp att så sker. Team Kvalitet leder detta arbete. Klart: December 2009 1. BRISTANDE RISKBEDÖMNING OCH RISKHANTERING Sida bör förbättra de riskbedömningar som görs i beredningen och tydligare koppla åtgärder för riskhantering till identifierade risker. I bedömningspromemorian bör ett resonemang kring revision av insatsen föras. De risker som identifierats samt planerade kontrollåtgärder avseende dessa bör följas upp löpande under hela insatsperioden. Sida anser att riskbedömningar har gjorts i enlighet med gällande regelverk i merparten av de granskade insatserna. Sida håller dock med om att det finns en förbättringspotential bl a avseende dokumentationen av riskbedömningarna och kommer därför att förtydliga detta i samband med översynen av Så arbetar Sida. Enligt nya revisionsregeln är det obligatorisk att genomföra en granskning av mottagarens interna styrning och kontroll i de fall Sida saknar dokumenterad kunskap (revisionshistorik) om mottagaren. De väsentliga brister som ev identifieras i denna granskning ska följas upp löpande under genomförandet. Åtgärd: Förtydliga i Så arbetar Sida vad en riskbedömning ska omfatta och hur detta ska dokumenteras. Ansvarig avdelning: Metod Klart: September 2009
Sida 3 (6) Implementering av Förordning (2207:503) om Intern Styrning och Kontroll (FISK) på alla interna aktiviteter i samband med verksamhetsplanering för 2010 kommer att bidra till att samma metodik även kommer att tillämpas på externa resultat i biståndet. Sida håller även på att utveckla ett enhetligt mål- och resultatstyrningssystem, vilket också innefattar ett resultatuppföljningssystem på insatsnivå där systematiska riskanalyser ingår. Pilottester kommer att genomföras under maj/juni 2009. Systemet beräknas vara klart för genomförande mars 2010. Åtgärd: Att integrerat i verksamhetsplaneringen för 2010 fullt ut implementera Förordning (2007:503) om Intern Styrning och Kontroll Ansvarigt team: STYR/Kvalitet Klart: December 2009 Åtgärd: Genomföra ett enhetligt mål- och resultatstyrningssystem. Ansvarigt team: STYR/Resultat Klart: Mars 2010 2. BRISTER I ANPASSNING OCH EFTERLEVNAD AV AVTAL Sida bör se till att de krav som finns i insatsavtalen följs av Sida och av stödmottagaren. För att detta ska vara möjligt bör avtalen i den individuella insatsen utgå från avtalsmallarna, men justeras så att de är möjliga att efterleva, samt ställa de krav som behövs för att Sida ska kunna följa upp insatsen i tillräcklig omfattning. En mallöveryn pågår parallellt med översynen av Sidas regelverk och Så arbetar Sida. Syftet med översynen är att förenkla för den enskilde handläggaren. En controllerförstärkning genomförs på Sida. Befintliga 20 tjänster beräknas öka till cirka 30 tjänster under 2009. Den uttökade controller kapaciteten ökar förutsättningarna för att beslut och avtal kvalitetssäkras. Åtgärd: Översyn av Sidas avtalsmallar Ansvarig avdelning: JUR Klart: December 2009 Åtgärd: Klargöra controllerns roll beträffande kvalitetssäkring av nya avtal. Ansvarigt team: STYR Klart: Juni 2009
Sida 4 (6) 3. BRISTER I DOKUMENTATION AV KONTROLLER OCH BEDÖMNINGAR Samtliga kontroller inför utbetalning och bedömningar av inkommen rapportering och revision som görs av Sida i insatshanteringen bör dokumenteras. Dokumentationen bör utformas på ett sådant sätt att den möjliggör uppföljning och utvärdering. I syfte att säkerställa att dokumentationen sker på ett för ledningen tillfredsställande sätt bör Sida utveckla systemstöd och mallar. Gällande rutiner för utbetalningar ska följas och dokumenteras bättre. Sidas mål är att det ska vara 100 % efterlevnad i dec 2009. Samtliga nya avtal ska innehålla krav på revision. Revisionsrapporter ska läsas, analyseras och dokumenteras. Sida har förtydligat dokumentationskravet i nya revisionsregeln och kommer i den nya revisionshandboken lyfta fram exempel på hur denna dokumentation kan se ut. Sida har genomfört utbildningsinsatser under våren där de nya reglerna har gåtts igenom. Regelgenomgång ingår även i grundutbildningarna, kommande utresekurser, NPO utbildningar och chefsutbildningar. Samtliga chefer, controllers och programadministratörer har även under februari/mars 2009 fått utbildning i FISKen. Åtgärd: Ta fram rutin för att följa upp att checklistan för utbetalningar används och dokumenteras för samtliga utbetalningar. Regelbundna kontroller ska vara genomförda för samtliga team innan årets slut. Ansvarigt team: STYR/Kvalitet Klart: November 2009 Åtgärd: Kontrollera att samtliga nya avtal innehåller krav på revision. Ansvarigt team: JUR med stöd från controllernätverket Klart: Oktober 2009 Åtgärd: Kontrollera att Sida har agerat på inkommen revisionsrapportering samt dokumenterat detta. Ansvarigt team: STYR/Kvalitet genom controllernätverket Klart: Oktober 2009 Åtgärd: Ta fram exempel på hur Sidas bedömning av inkommen rapportering bör dokumenteras i nya revisionshandboken. Ansvarig avdelning: Metod Klart: Juni 2009 4. SIDA VIDTAR INTE TILLRÄCKLIGA ÅTGÄRDER MED ANLEDNING AV IDENTIFIERADE BRISTER Sida bör ställa tydligare krav på åtgärder som samarbetspartnern ska vidta i de fall Sida påträffar brister av liknande slag som i insatserna ovan. En dokumenterad uppföljning av åtgärderna bör göras av Sida och ligga till grund för en bedömning av huruvida samarbetet ska
Sida 5 (6) fortsätta eller om andra åtgärder måste vidtas. I de fall Sida har kunskap om allvarliga brister i nuvarande eller tidigare insatser med samarbetspartnern bör utbetalning av fortsatt stöd ifrågasättas. Sida instämmer i att förbättringar kan göras inom vissa insatser gällande uppföljning av samarbetsparternas åtgärdsplaner m.m. I de fall Sida har kunskap om allvarliga brister görs en bedömning om fortsatt stöd är möjligt eller inte. Ibland finns inga alternativa organisationer och Sida kan då göra bedömningen att stärka (istället för att avbryta) befintlig organisation inom de områden som brister eftersom de anses utgöra en viktig del i fattigdomsbekämpningen. Ibland är bristerna av sådan allvarlig karaktär att Sida väljer att avbryta stödet, som senast i SANASO (Zambia). I syfte att förenkla för handläggarna ska en checklista tas fram för vad man ska tänka och agera på när man läser en revisionsrapport. Denna checklista kommer att publiceras i den kommande revisionshandboken. Åtgärd: Ta fram en checklista för hur Sida läser och reagerar på en revisionsrapport. Ansvarig avdelning: Metod Klart: Juni 2009 5. OTILLRÄCKLIG INSYN I FN-INSATSER Vi rekommenderar Sida att fortsätta arbetet med att försöka få ta del av revision av FNorganisationer. Som medlemsstat i en FN-organisation har Sverige godtagit organisationens finansiella ramverk. Den hållningen speglas i de avtal som Sida upprättar med FN-organisationerna. INTSAM håller på att utveckla riktlinjer för hur handläggare ska kunna ta del av den revisionsinformation som Sida har tillgång till (se tidigare svar i Mocambique PM). Dessa riktlinjer ska kommuniceras ut till organisationen genom den nya revisionshandboken. Åtgärd: Kommunicera riktlinjer för revision och FN-insatser. Ansvarig avdelning: Metod Klart: Juni 2009 6. SVENSKA RÖDA KORSET I PM:an presenteras RIRs granskning av Sidas stöd till Svenska Röda Korset (SRK) avseende medel för 2007-2008 års implementering av SRK:s verksamhet, inklusive Sidas stöd till International Federation of Red Cross and Red Crescent Societies (IFRC). Stödet uppgår till 360 mnkr och slutrapportering kommer enligt gällande avtal ske 15 oktober 2009. På sida 6, första stycket, anmärker Riksrevisionen (RiR) på brister i SRK:s tidigare stöd för 05/06 vad gäller förseningar i slutrapportering, avtalslöshet mot samarbetspartners samt felaktig användning av medel. Med anledning av dessa brister ifrågasätter RiR om Sida bör godkänna fortsatt stöd till SRK.
Sida 6 (6) SRK utgör till stora delar den svenska representanten för hela Internationella Röda Korsrörelsen. Med sina 186 medlemsföreningar utgör Röda Korsrörelsen den största humanitära aktören i världen, varför SRK som dess företrädare ses som en mycket viktig partner i Sidas humanitära ansträngningar för att rädda liv och lindra nöd. Följaktligen uppmärksammas detta i regeringens strategi för Sidas humanitära bistånd 2008-2010, vilket vidare fastställer att Sida skall finansiera internationella humanitära insatser som genomförs i samarbete med Svenska Röda Korset och dess internationella samarbetspartner IFRC. Sidas stöd till SRK allokeras av organisationen till specificerade globala, zonala och nationella program inom RK-rörelsen och medlen kanaliseras till IFRC och nationella föreningar i ett trettiotal länder för att stärka den nationella och lokala kapaciteten för effektiv beredskap inför och respons efter naturkatastrofer och andra humanitära kriser. För detta stöd utgör SRK Sidas avtalspartner. För SRKs allokering till andra delar av RKrörelsen har SRK, som RiR anmärker, saknat avtal i efterföljande led med IFRC och respektive nationell förening. Detta uppmärksammades av Sida under pågående stöd för 2007-2008, vilket under 2008 åtgärdades med utvecklande av avtal för samtliga allokeringar med andra RKpartners. RiR:s påpekande om felaktig användning av medel gäller SRK:s stöd till den nationella föreningen i Sierra Leone under tidigare stöd 05/06, vilket uppmärksammades i revisionsrapporten för denna period. På grund av bristande finansiella system hade delar av Sidas stöd använts för icke-avtalsenliga ändamål. SRK, tillsammans med IFRC, åtgärdade snabbt dessa missförhållanden, återbetalade hela stödet som allokerats till föreningen till Sida, och utvecklade en handlingsplan för att stärka den nationella föreningens finansiella och styrledningssystem. I väntan på bekräftelse att samtliga åtgärder inom handlingsplanen genomförts och att en revision av föreningens verksamhet 2008 ska bli fastställd, fattade Sida beslutet att tillsvidare inte godkänna allokering av medel till föreningen. Detta principbeslut är fortfarande gällande inför ny avtalsperiod 09/10. Vad gäller försenad avrapportering har Sida, som RiR uppmärksammar, påtalat detta under ett flertal år. Då samtliga av SRK:s bilaterala stöd till nationella föreningar har rapporterats i tid, har slutrapporteringen av stöd genom IFRC dragits med kraftiga dröjsmål. Detta har framförallt berott på att IFRC:s program regelbundet förlängs och att det underhand varit svårt att producera en enskild slutrapport för SRK:s stöd. Sida har i dialog med SRK påtalat detta ett flertal gånger och SRK har gjort ansträngningar för att få IFRC att systematiskt tillhandahålla sådan rapportering. I linje med RiR:s rekommendation har Sida inför rådande avtalsperiod 09/10 villkorat utbetalning av 2010 års medel innan all utestående rapportering inkommit till Sida. Inför gällande avtalsperiod har Sida även tagit fasta på RiR:s rekommendation att anpassa avtalet med SRK så att det bättre stämmer överens med förutsättningarna i det aktuella stödet. Sida fortsätter att hålla en mycket nära dialog med SRK med ambitionen att vidare stärka ett för Sida viktigt partnerskap för Sveriges humanitära bistånd. Sid 6 andra stycket börjar "I en annan insats framgår...kompletta." Det rör sig om Rädda Barnen och deras rapporter till oss är inte försenade. Det som avses i systemrevisionen är att rapporter om förändringar kan vara försenade, och det rör sig framförallt om hum-insatser. Här får man ett intryck av att Rädda Barnens huvudrapport till oss är försenad, vilket är helt felaktigt. I bilaga 2 så är inte nr 72500284 en del av rambidrag till enskilda organisationer utan tillhör projektstöd.