Management Konto 2. Org. enhet 3. FU 4. Insats/Komponent 5. Kontrakt/Aktiv. 6. Kontospec.

Transkript

1 Verkschefs- Avdelnings- Enhets- BESLUT Avdelning Enhet Beslutsdatum Beslut nr Management Föredragande Diarienummer Lotta Sandö Beslutande Anne-Charlotte Malm Närvarande Per Lundell (Ac Metod) Erik Korsgren (Country Director TAN) Wiveca Holmgren (Controller TAN) Beslutssignatur Samråd Nils-Olof Malmer (Tc Kvalitet) Sven Olander (PROGSAM) 1. Konto 2. Org. enhet 3. FU 4. Insats/Komponent 5. Kontrakt/Aktiv. 6. Kontospec. Delges/åtgärd Avd/enh (orig) Riksrevisionen Ärende (ev enl bif PM o d) och beslut IR Team Kvalitet Controllernätverket Distr. (datum/sign) Åtgärdsplan m a a RiRs granskning av UM i Tanzania 2009 Med anledning av Riksrevisionens (RiR) promemoria avseende granskning av UM i Tanzania (daterad ) Föreslås att bifogade åtgärdsplan fastställs. Beslut Bitr Gd Management beslutar: att fastställa bifogad åtgärdsplan, och att att uppdra åt Metod att följa upp verkställandet av beslutet.

2 Sida 2 (7) Åtgärdsplan m a a RiRs granskning av UM i Tanzania Kursiverad text återger RiRs rekommendationer i sammandrag. Sidas åtgärder, föranledda av RiRs iakttagelser, har markerats med ruta runt texten. 1 Generellt budgetstöd Allmänna kommentarer till RiRs observationer Inledningsvis noterar Sida att RiR skriver att GBS innebär att Sida inte har någon möjlighet att kontrollera vad pengarna används till. Enligt Sidas mening är denna svepande slutsats felaktig. Sidas personal vid UM/land-teamet i Tanzania tar, tillsammans med övriga budgetstödsgivare, kontinuerligt del av rapporter, utvärderingar, revisioner etc. över hur medel används. Rapporteringen analyseras av personalen, dels internt inom UM/land-teamet, dels externt i samband med möten med övriga givare där f.ö. olika kompetenser finns representerade. Sida konstaterar även att RiR, trots påpekanden, både under RiRs besök vid UM och i Sidas faktakommentarer till utkast på revisionspromemoria, inte ändrat texten att den färskaste undersökningen med inriktning på offentliga utgifter och ansvar för den finansiella redovisningen dateras till Sida vidhåller att det finns senare dokumentation som både UM/land-teamet och övriga givare använt sig av t.ex. PEFAR för Sida delar således inte RiRs uppfattning att som i detta fall långt komna utkast till rapporter inte kan användas i uppföljningssyfte. RiR kommenterar t.ex. uppföljningsdokumentet Public Financial Management Performance Report. Det stämmer att det inte finns en slutlig version av denna rapport för 2007/08, men orsaken till detta är att den tanzaniska regeringen inte slutgiltigt godkänt den senaste versionen av rapporten. Däremot finns konsultrapporten i ett flertal olika utkast och i en slutlig version från hösten (Denna rapport håller f.n. på att uppdaterats med uppgifter för 2008, för att därefter diskuteras med GoT och förhoppningsvis leda till att en slutlig rapport avseende 2008 att tas fram). Sida anser att det faktum att en fristående konsult svarar för rapportens iakttagelser och analys och att rapporten sedan inte är förhandlad med regeringen, gör rapporten mer oberoende och av ett större värde. UM/land-teamet har värdesatt detta oberoende och därför använt sig av informationen, även om den är mer kritiskt till regeringens agerande än senare förhandlade versioner. Avseende IMFs så kallade Safeguard assessment påpekar RiR att På UM fanns ingen information i form av rapporter eller motsvarande som visar resultatet av denna granskning. Sida delar inte denna uppfattning. RiR fick under sitt besök i Dar es Salaam del av IMFs United Republic of Tanzania Fourth Review under the Policy Support Instrument som beskriver resultaten av denna genomgång. Detta påpekade också Sida i faktagranskningen av RiRs pm. På UM bör det finnas en beskrivning av vilka arbetsgrupper som finns inom samarbetet för GBS, hur de är organiserade i förhållande till varandra, vilka ansvarsområden som respektive grupp har samt en beskrivning av hur information delas mellan grupperna. Dessutom bör den rapportering som sker från arbetsgrupperna samlas på ett sätt som möjliggör bedömning av vilken bevakning och vilka analyser som utförs inom de olika grupperna. Sida delar inte RiRs uppfattning att det för närvarande finns ett behov av på UM ta fram en beskrivning av arbetsgrupper m.m. Från UM/land-teamets perspektiv är det tydligt vilka grupper

3 Sida 3 (7) som ansvarar för olika områden. Denna ansvarsfördelning finns också beskriven på en webbsida som administreras av ett givargemensamt sekretariat i Dar es Salaam (Development Partners Group, På webbsidan dokumenteras också den bevakning och de analyser som utförs av de olika grupperna. För närvarande pågår diskussioner om vissa förändringar av dialogstrukturen för GBS, Mkukuta etc. Teamet kommer att, när dessa diskussioner slutförts och beslut fattats om en ny struktur, följa upp hur presentationen på ovan nämnda webbsida är utformad. Om presentationen inte uppfyller Sidas behov så kommer en kortfattad beskrivning att tas fram som tydliggör dialogstrukturen, ansvarsområden för de olika grupperna, vilka givare som finns representerade och i vilka grupper Sverige deltar. UM bör ta del av den rapportering som lämnas av NAO och internrevisionen vid GoT. Dessutom bör UM ta del av de eventuella svar som revisorerna erhåller från de granskade organisationerna/enheterna. Genom att ta del av den mer detaljerade rapporteringen från såväl NAO som internrevisionen får UM möjlighet bedöma kvalitén och omfattningen av den utförda granskningen. Dessutom erhålls mer information om den interna styrningen och kontrollen inom GoT samt hur de brister som revisionen har rapporterat om åtgärdas av den granskade organisationen. Sida har under många år bidragit till att stärka Tanzanias Riksrevision (National Audit Office, NAOT) genom National Audit Office Development Project (NAODP). Baserat på de goda resultat som uppnåtts i projektets första fas beslutades om ett fortsatt stöd till institutionen I beslutet betonas den viktiga roll som NAOT har inom ramen för GBS och antikorruptionsarbetet i landet, för att följa upp hur medel används. Sida har tagit del av rapporteringen och de utvärderingar som genomförts, deltagit vid formella årsgenomgångar samt vid mer informella möten och har på sätt erhållit en ingående kunskap om NAOTs verksamhet, styrkor och svagheter. Alltsedan budgetåret 2005/2006 har givarna successivt byggt upp och informellt skapat en struktur för gemensam analys och rapportering för NAOTs övergripande rapporter. Sida har varit huvudansvarig för samordningen av analyserna av rapporten för den lokala nivån. Denna analys har dokumenterats och bl.a. använts av givarna i samband med uppföljning och dialog med NAOT angående rekommendationer och åtgärder baserade på granskningarna. Givarna håller för närvarande på att formalisera strukturen för arbetet med revisionsrapporterna inom ramen för GBS och det troliga är att Macro/PRM gruppen tar på sig ansvaret för detta analysarbete. Sida har för avsikt att medverka till att utveckla arbetet med NAOTs revisionsrapporter. Vidare kommer Sida även fortsättningsvis att stödja och föra dialog med NAOT eftersom institutionen spelar en nyckelroll i att granska att tillgängliga resurser används effektivt och för avsedda ändamål. NAOT genomför granskningar och tar fram detaljerade rapporter från granskningar inom hela offentliga sektorn dvs. på lokal och central nivå. Från och med 2006/2007 omfattas även statsägda företag, s.k. parastataler. I sammanfattande rapporter, en för var och en av dessa tre områden, redogörs för dels detaljerna från dessa granskningar, dels de mer övergripande slutsatserna. Uppföljning görs även av tidigare års granskningar och rekommendationer. Sida anser att dessa rapporter håller relativt hög kvalitet och ägnar avsevärd tid till att ta del av innehållet i samtliga dessa övergripande rapporter och analysera utvecklingen. Sida har inte systematiskt och mer ingående avsatt tid för genomgång av de detaljerade rapporterna (förutom att ta del av något enstaka exempel), eftersom de sammanfattande rapporterna fångar upp de väsentliga slutsatserna även i de detaljerade rapporterna.

4 Sida 4 (7) Enligt Tanzanias revisionslag ska regeringen lämna svar på NAOTs revisionsrapporter, vilket kommer att ske för första gången under Detta har tidigare varit ett villkor i Performance Assessment Framework (PAF) för GBS och har följts upp av givarna varje år. Sida har för avsikt att, gemensamt med övriga givare, följa upp att regeringens svar motsvarar rekommendationerna i NAOTs rapporter. Den tanzaniska statens internrevision har varit svag, vilket bl.a. konstaterats i NAOTs rapporter, men funktionen har under senare år stärkts. Exempelvis anställdes 225 internrevisorer under budgetåret 2006/2007. Samma år upprättades en central enhet för att stödja och utveckla funktionen. Tanzania publicerade under 2007 en rapport som innehöll en rad olika rekommendationer för att förbättra internrevisionens och revisionskommittéernas arbete. Dessa kommittéer ska finnas på samtliga centrala ministerier och myndigheter. Implementering av rekommendationerna pågår, exempelvis har en rad workshops hållits angående rapportskrivning för internrevisorer, planering av revisionsarbete och mindset change. Sida kommer att, tillsammans med övriga givare, följa upp hur den tanzaniska internrevisionsfunktionen utvecklas. I takt med att funktionen stärks räknar Sida med att i ökad utsträckning ta del av väsentliga internrevisionsrapporter och följa upp hur rekommendationerna i dessa rapporter hanteras. Sida menar sammanfattningsvis att de rutiner som hittills utformats tillsammans med andra givare för att erhålla kännedom om Tanzanias system för revision, både den externa och interna revisionen, och ta del av revisionsrapporter har varit väl anpassade till de förutsättningar som funnits och till de kontroll- och uppföljningskrav som åligger Sida. UM kommer att, tillsammans med övriga givare, fortsatt ta del av och analysera OAGs årsrapporter samt den tanzanska regeringens respons och åtgärder till följd av revisionen. Analysen kommer att dokumenteras gemensamt med andra givare. UM kommer även fortsatt följa internrevisionssystemet utveckling och effektivitet, samt beakta detta i dialogen, uppföljningen och bedömningar av tanzanias offentliga finansiella styrning. Åtgärd: UM kommer att, tillsammans med övriga givare, fortsatt att ta del av OAGs årsrapporter samt den tanzanska regeringens respons och åtgärder till följd av revisionen. Ansvarigt team: Landteam Tanzania Klart: December 2009 Åtgärd: UM kommer följa internrevisionssystemets utveckling och effektivitet. Ansvarigt team: Landteam Tanzania Klart: December Projektstöd 2.1 Brister i användandet av revision som kontrollmetod samt bister i uppföljning av iakttagelser från revisioner. UM bör införa rutiner som säkerställer att frekvensen och omfattningen på den revision som regleras i avtal med olika samarbetspartners följs. Vidare bör UM i enlighet med de avtal som

5 Sida 5 (7) upprättas godkänna revisor och terms of reference för revisionen. UM bör sträva efter att samtliga revisioner som genomförs av stödmottagare ska innefatta granskning av deras system för intern styrning och kontroll. UM/land-teamets Country Director (CD) gör tertialvisa genomgångar med alla handläggare och i samband med dessa följs avtalsvillkoren upp. Vid kommande uppföljningar kommer ökat fokus att riktas mot genomförandet av revisionerna och att åtgärder vidtas mot bakgrund av innehållet i revisionerna. Baserat på resultaten av dessa genomgångar under 2009 kommer UM/landteamet att överväga att införa ytterligare rutiner för att säkerställa kontroll av att avtalade revisionsinsatser genomförs och att rekommendationer i revisionsrapporterna tas om hand. Åtgärd: Se över befintliga rutiner för att säkerställa att avtalade revisionsinsatser genomförs och att rekommendationerna i revisionsrapporterna tas om hand. Ansvarigt team: Landteam Tanzania Klart: Juni 2009 Sida HQ arbetar för närvarande med att vidareutveckla stödet till revisionsarbetet t.ex. i form av standardiserade Terms of Reference för de årliga obligatoriska revisionerna. UM/land-teamet kommer att följa Sidas nya regelverk, vilket bl.a. innebär att samarbetsparternas interna styrning och kontroll granskas innan beslut om stöd fattas. I samband med de årliga revisionerna följs ev brister och vidtagna åtgärder upp. Åtgärd: Ta fram standardiserade ToR för årliga finansiella revisioner. Ansvarig: Metod Klart: Juni 2009 Sida delar inte RiRs uppfattning att samtliga revisioner som genomförs ska innefatta granskning av mottagarorganisationernas system för intern styrning och kontroll årligen. Denna granskning bör ske innan beslut om stöd. 2.2 Brister i uppföljning av iakttagelser från revisorer UM bör införa rutiner som säkerställer att brister som framkommer i revisioner och granskningar av tidigare insatsperioder beaktas i beredningen av nya insatser, och dokumenteras i bedömningspromemorian. Ett aktivt ställningstagande bör göras av UM om bristerna ska leda till att extra revision, utöver den årliga, ska utföras på uppdrag av UM. Vidare bör rutiner införas som säkerställer att UM följer upp de iakttagelser som framkommer av genomförda revisioner och granskningar. En dokumenterad uppföljning bör göras av UM och ligga till grund för en bedömning av om samarbetet ska fortsätta eller om andra åtgärder måste vidtas. I Sidas uppdaterade regel för insatshantering samt revisionsregeln poängteras starkare än tidigare att avseende ska fästas vid revisionshistorik och ställningstaganden baserat på revisioner samt att risker och åtgärder för att hantera risker dokumenteras i bedömningspromemoriorna i beslut om bedömning och beredning. UM/land-teamets CD och Team Committee (teamets projektkommitté) har att beakta att Sidas regelverk följs och därmed att erfarenheter och brister identifierade i genomförda revisioner beaktas. UM/land-teamet för Tanzania följer Sidas riktlinjer avseende kvalitetssäkring, arbetet med revision etc. och kommer att säkerställa att dokumentation av uppföljningen av åtgärder genomförs.

6 Sida 6 (7) UM/land-teamet har för övrigt i flera fall vidtagit åtgärder när revisioner visat på brister t.ex. avseende medelsanvändning i genomförandefasen och har för avsikt att även i framtiden att följa upp och reagera när revisioner visar på brister. Som ovan nämnts kommer Sida också att överväga att införa ytterligare rutiner vid UM/land-teamet för att säkerställa att avtalade revisionsinsatser genomförs och att revisionsrapporter tas om hand. Angående RiRs observationer om hanteringen av en inkommen revisionsrapport om undervisningsinsatsen på Zanzibar, så kommer denna rapport och motsvarande rapport för 2008 att användas under 2009 i samband med beredning av ett förslaget programstöd inom samma sektor på Zanzibar. UM/land-teamet har kontinuerligt vidareutvecklat arbetet med revisioner och avser att fortsätta detta utvecklingsarbete. Inom ramen för ramavtalet med lokala revisionsföretag finns möjlighet att genomföra utbildningssatsningar för UMs handläggare. En sådan insats planeras att genomföras senast augusti/september 2009 med syfte att öka kunskapen om vilka krav som bör ställas på revisorer, vad Terms on Reference bör omfatta etc. Åtgärd: Genomföra en utbildninginsats av UMs handläggare inom revisionsområdet. Ansvarigt team: Landteam Tanzania Klart: September Brister i beredning av ärenden Med tanke på den miljö som bidragsmottagarna är verksamma i bedömer vi det som viktigt att veta vem som är mottagare av stödet. UM bör därför kontrollerat bidragsmottagarnas organisationsformer samt begära kopia på registreringsbevis i förekommande fall. Vidare bör UM begära in underlag som visar vem som har befogenhet att ingå avtal med Sida. UM bör förbättra de riskbedömningar som görs i beredningen och tydligare koppla åtgärder för riskhantering till identifierade risker. Sida delar RiRs uppfattning att det är viktigt att UM/land-teamet vet vem som är mottagare av stöd. En brist Sida noterat efter RiRs besök vid ambassaden är att den lokala kännedom som finns inom UM/land-teamet angående samarbetspartners inte alltid dokumenteras samt att formella underlag inte alltid inhämtas. Som nämnts ovan avser UM/land-teamet att vidareutveckla rutinerna avseende kontroll av samarbetspartners i enlighet med Sidas regelverk. I det specifika fallet är SAHRINGON en av personalen vid UM i Tanzania väl känd organisation. Detta gäller även den person som undertecknat avtalet. När en ny Country coordinator utsågs inom organisationen erhöll Sida ett skriftligt meddelande. Villkoren för stödet till organisationen framgår av avtalet. Angående RiRs rekommendation avseende förbättrade riskbedömningar samt åtgärder för att hantera identifierade risker har ovan nämnts att Sidas uppdaterade insatsregel redan har justerats på ett sätt som ligger i linje med RiRs rekommendation. Inom Sida pågår arbete med att utifrån den uppdaterade regeln utveckla en modell för riskanalys och riskhantering. Arbetet är för närvarande inne i en pilotfas och beräknas färdigställas i mars UM/land-teamet för Tanzania kommer att baserat på den uppdaterade regeln och Sidas modell för riskhantering att införa rutiner och säkerställa dokumentation i enlighet dessa riktlinjer. Enligt Sidas nya revisionsregel är det obligatoriskt med granskning av den interna styrningen och kontrollen för nya samarbetsparter där Sida saknar dokumenterad kunskap. Inom ramen för

7 Sida 7 (7) denna granskning kommer det att ingå att kartlägga organisationsform/ansvars fördelning inom organisationen m.m. Åtgärd: Dokumentation av mottagarens organisationsform kommer att ske genom de granskningar som görs av den interna kontrollen i samband med beredningar av stöd till nya organisationer. Ansvarigt team: Landteam Tanzania Klart: September 2009 Åtgärd: Utveckla en modell för riskanalys och riskhantering. Ansvarigt team: Styr/Resultat Klar: Mars 2010 Avseende BEST finner vi det tveksamt vilken typ av fordran som finns mot personalen. UM bör därför undersöka vad som avses samt tillsammans med övriga finansiärer eventuellt justera avtalet för att minska risken för ett felaktigt nyttjande av medel. Inför kommande utbetalningar bör även programmets behov av likvida medel prövas. Angående frågan om personallån inom BEST programmet delar UM/land-teamet RiRs syn. Frågan har utretts av samarbetsparten och representanter för givargruppen, det visade sig att det inte handlade om lån utan om interna betalningsrutiner inom organisationen. Chefen för ansvarig avdelning har klargjort för personalen att dessa rutiner inte accepteras av givarna, sökt klarhet i sakförhållandena och ändrat de aktuella rutinerna. Frågorna om likviditetsöverskott och ränteintäkter har adresserats och i en eventuell kommande fas kommer detta att regleras på ett tydligare sätt. 2.4 Brister i dokumentation av kontroller och bedömningar Sidas kommentarer till RiRs Rekommendation: Samtliga kontroller inför utbetalning och bedömningar av inkommen rapportering och revision som görs av UM bör dokumenteras. Dokumentationen bör utformas på ett sådant sätt att den möjliggör uppföljning och utvärdering, exempelvis genom checklistor som sparas i akten. Ansvariga handläggare ansvarar för att bedömningar och kontroller av rapportering och revisioner genomförts i enlighet med avtal i samband med utbetalningar. Attesterande och utanordnande innebär de facto ett intygande om att dessa kontroller har genomförts. CD går regelbundet igenom och följer upp handläggarnas arbete med revisioner, rapportering etc. Sida instämmer och håller med om att kontrollerna i ökad utsträckning bör dokumenteras. Rutiner kommer att vidareutvecklas för att säkerställa att utbetalningar görs i enlighet med de rutiner som utarbetats. Åtgärd: Sida kommer att säkerställa att gällande rutiner för utbetalningar följs och dokumenteras. Ansvarigt team:team Tanzania (ansvarar för att rutiner följs) Team Kvalitet (ansvarar för att ta fram rutin samt initiera kontroll att den följs). Klart: December 2009