Revisionsrapport Kommunstyrelsens ansvar enligt kommunallagen 6 kap. 1. Lidköpings kommuns revisorer För Lidköpings kommuns revisorer. P-G. Lindahl. Ordförande Urban Sandgren. V. Ordförande
Innehållsförteckning 1.1. Metod... 1 1.2. Bakgrund och revisionsfråga... 1 2.1. Övergripande styrning och ledning... 2 2.2. Kommunstyrelsens ansvar... 3 2.2.1. Samarbetet internt i kommunstyrelsen... 4 2.2.2. Ledning och styrning... 4 2.3. Uppsikten över nämnderna... 5 2.4. Vår samlade bedömning... 6 Lidköpings kommuns revisorer
1. Genomförande Vi förtroendevalda revisorer i Lidköpings kommun har med stöd av sakkunnigt biträde från granskat kommunstyrelsen. Granskningen har haft en generell utgångspunkt, men särskilt fokuserat på kommunstyrelsens uppsikt över övriga nämnders verksamheter som detta ansvar uttrycks i kommunallagen 6 kap. 1. 1.1. Metod Samtal/intervjuer har förts gruppvis med kommunstyrelsens ledamöter samt med nämndernas presidier. Enkät riktad till kommunstyrelsens ledamöter har genomförts, sammanställts och återkopplats till kommunstyrelsen. I granskningsarbetet har följande dokumentation beaktats: Kommunfullmäktiges protokoll, kommunstyrelsens protokoll samt nämndernas protokoll. Strategisk plan och budget 2011-2013, Årsredovisning 2011, Riktlinjer styrkort, riktlinjer nyckeltal, Kommunfullmäktiges styrkort samt Reglemente för kommunstyrelsen. 1.2. Bakgrund och revisionsfråga Vi förtroendevalda revisorer har i vår riskbedömning funnit det angeläget att granska kommunstyrelsens uppsiktsplikt visavi övriga kommunala nämnder. Enligt kommunallagen 6 kap. 1 ska styrelsen leda och samordna förvaltningen av kommunens angelägenheter och ha uppsikt över nämndernas och företagens verksamhet. Styrelsen ska uppmärksamt följa de frågor som kan ha inverkan på kommunens ekonomiska ställning samt hos fullmäktige göra de framställningar som behövs. Styrelsen får från övriga nämnder och beredningar begära in de upplysningar som de behöver för att fullgöra sitt uppdrag. Revisionsfråga: Är kommunstyrelsens uppsikt över nämndernas verksamhet ändamålsenlig och tillräcklig? Revisionskriterier/granskningsmål: Formerna för uppsikten är ändamålsenliga Styrelsens uppsikt sker i tillräcklig omfattning Informationen från nämnderna stödjer Ks uppsiktsplikt Styrelsen begär regelbundet upplysningar från nämnderna Begäran om upplysningar fungerar tillfredsställande Styrelsens tillsynsansvar rapporteras till kommunfullmäktige 1 av 6
2. Granskningsiakttagelser 2.1. Övergripande styrning och ledning Av Strategisk plan och budget 2011-2013 framgår att den övergripande styrningen av kommunen tar sin utgångspunkt i de av kommunfullmäktige fastställda styrkorten. Arbetssättet/modellen är en till offentlig verksamhet anpassad variant av balanced scorecard. Modellen utgår från en vision/målbild som sammanfattas i begreppet Lidköping den välkomnande kommunen. Styrkorten är indelade i ett antal fokusområden: Kund/brukare Utveckling Medarbetare Ekonomi. För varje fokusområde redovisas en strategi samt ett antal framgångsfaktorer. Genom att identifiera/definiera ett antal mätbara indikatorer/nyckeltal kan man sedan följa om verksamheten över tid utvecklas i önskad riktning. Nedanstående exempel på en framgångsfaktor och indikatorer återfinns i kommunfullmäktiges styrkort under fokusområdet Utveckling: Varierat boende i attraktiva miljöer För att kunna locka människor att vilja bo kvar i samt flytta till Lidköping är det viktigt att kunna erbjuda ett varierat boende i attraktiva miljöer. Varierat boende avser variation i storlek, upplåtelseform och läge. Attraktiva miljöer omfattar bostadens läge i relation till arbete, samhällsservice, kollektivtrafik och rekreationsmöjligheter. De fokusområden som kommunfullmäktige angett i sina styrkort återkommer sedan anpassade till respektive nämnds ansvarsområde. I de samtal/intervjuer som genomförts avseende kommunstyrelsens ansvar för ledning och styrning hänvisar berörda vanligtvis till styrkorten och att det i samband med de så kallade dialogdagarna genomförs viss uppföljning/presentation av hur verksamheterna utvecklas och vilka utmaningar som finns. 2 av 6
Vi bedömer att styrkortsmodellen som sådan är väl inarbetad och under ständig utveckling. Samtidigt konstaterar vi att kommunstyrelsens ansvar så som det uttrycks i kommunallag och reglemente sträcker sig betydligt länge än vad som hänför sig till de av kommunfullmäktige fastställda styrkorten. 2.2. Kommunstyrelsens ansvar Kommunstyrelsens ansvar såsom det uttrycks i kommunallagen förtydligas i Reglemente för kommunstyrelsen antaget av kommunfullmäktige 2004-01-19, 10, ändrat 2007-09-24, 87, 2007-12-10, 142. 1 Ledningsfunktionen A Kommunstyrelsen är kommunens ledande politiska förvaltningsorgan. Den har ansvar för hela kommunens utveckling och ekonomiska ställning. Kommunstyrelsen leder och samordnar planeringen och uppföljningen av kommunens ekonomi och verksamheter. B I kommunstyrelsens ledningsfunktion ligger att leda och samordna bland annat - utvecklingen av den kommunala demokratin och medborgarnas delaktighet i den politiska processen - personalpolitiken - energiplaneringen och energihushållningen - informationsverksamheten - arbetet med att reformera det kommunala regelbeståndet - arbetet med att effektivisera den kommunala verksamheten - utvecklingen av informationssystem, IT och annan kommunikation samt C Kommunstyrelsen skall vidare med uppmärksamhet följa alla de verksamheter som eljest åvilar kommunen enligt lag eller åtagande men som organisatoriskt handlägges av annan nämnd, såsom miljö- och naturvård, samhällsbyggande, trafikförsörjning, socialtjänst, hälso- sjuk- och äldrevård, skolväsende, fritids och kulturverksamhet mm. Kommunstyrelsen skall därvid verka för en god uppfyllelse av förekommande lagstadgade mål och en god utveckling i övrigt. Som framgår av Reglemente för kommunstyrelsen är uppdraget omfattande och vänder sig till hela kommunstyrelsen. För att styr- och ledningsfunktionen och det övergripande ansvaret skall kunna utövas effektivt och ändamålsenligt måste kommunstyrelsen i vissa delar fungera överordnat parti- och blockgränser. Syftet med den enkät som riktats till kommunstyrelsens ledamöter har varit att på ett enkelt sätt få en översiktsbild av hur kommunstyrelsen uppfattar att samarbetet internt och med nämnderna fungerar, samt hur ledamöterna bedömer att man lyckats med de funktioner/uppgifter som uttrycks i reglementet. 3 av 6
Enkäten har totalt besvarats av 16 personer, vilket innebär att några av respondenterna är ersättare i kommunstyrelsen. I sammanställningen har detta inte beaktats, utan samtliga svar redovisas. Det går således inte att utläsa om det eventuellt kan finnas skillnader mellan ordinarie ledamöter och ersättare avseende exempelvis synen på kommunstyrelsens interna samarbete. Enkäten skall i första hand ses som ett komplement till de samtal/intervjuer som genomförts. 2.2.1. Samarbetet internt i kommunstyrelsen Av enkätsvaren och genomförda samtal/intervjuer framgår att det interna samarbetet i stort fungerar på ett tillfredsställande sätt. Samtidigt framkommer synpunkter från ledamöter som inte ingår i kommunstyrelsens arbetsutskott som pekar på upplevda svårigheter att i alla avseenden sätta sig in i ärendena. Vi bedömer att kommunstyrelsens interna samarbete, som är en grundläggande förutsättning för effektiv ledning och styrning, fungerar på ett tillfredsställande sätt. Det framkommer inte några påtagliga störningar även om det mot bakgrund av samtal och enkätsvar finns anledning att fundera över hur information och mötesformer kan utvecklas så att samtliga ledamöter uppfattar att de på ett likvärdigt sätt kan delta i beslutsprocesserna. 2.2.2. Ledning och styrning Med utgångspunkt i kommunstyrelsens reglemente har en av frågorna i enkäten berört hur kommunstyrelsen uppfattar att den lyckats med olika uppgifter. Enkäten har medvetet endast angett två svarsalternativ (Bra eller Dåligt) i syfte att tvinga fram ett ställningstagande. 4 av 6
Som framgår finns viss självkritik avseende IT-utvecklingen och arbetet med att reformera regelverket. 2.3. Uppsikten över nämnderna Som tidigare framkommit hänvisar nämndernas presidier i första hand till dialogdagarna och de budgetöverläggningar som sker med kommunstyrelsens arbetsutskott. Några andra formella rutiner som ett led i genomförandet av det uppdrag som uttrycks under punkten C i kommunstyrelsens reglemente har inte framkommit. De ordförandeträffar som genomförs har vi inte revisionellt kunnat bedöma värdet av, eftersom det inte förs några officiella anteckningar. Det tycks inte heller vara rutin att det som avhandlats på ordförandeträffarna återförs till respektive nämnd/styrelse i sin helhet, utan mer som en följd av majoritetsförhållandena i Lidköpings kommun får betraktas som en form av partiöverläggningar. I de fall kommunstyrelsen genomför överläggningar med nämnderna tycks initiativet vanligtvis inte ha kommit från kommunstyrelsen utan från respektive nämnd. Vi har noterat att företrädare för Samhällsbyggnadsnämnden samt Kulturoch fritidsnämnden har funnit former för återkommande träffar med kommunstyrelsens arbetsutskott. Samtidigt konstateras att exempelvis Social- och arbetsmarknadsnämnden begärt att få överlägga med kommunstyrelsen och att två sådana möten varit bokade, men ställts in på kommunstyrelsens initiativ. En ren myndighetsnämnd som Miljö- och byggnämnden uttrycker inte något egentligt behov av att överlägga med kommunstyrelsen. 5 av 6
Allmänt tycks kommunstyrelsen relation till nämnderna, ur ett kommunstyrelseperspektiv, fungera tillfredställande. 2.4. Vår samlade bedömning Kommunstyrelsen är medveten om det ansvar som åvilar styrelsen avseende uppsikt över nämnder, kommunalförbund och kommunala företag. Av våra samtal med nämndernas presidier framgår att kommunstyrelsen inte informerat nämnderna om uppsiktsansvaret och hur kommunstyrelsen avser att agera för att fullgöra uppdraget, vilket medför att nämnder, i detta avseende, i stor utsträckning är omedvetna om kommunstyrelsens roll och ansvar. Kommunstyrelsen följer nämndernas arbete och verksamhetsutveckling i första hand genom de indikatorer som är kopplade till av kommunfullmäktige fastställda fokusområden. Styrkorsmodellen är väl inarbetad och det avsätts tillräckliga resurser för att arbetet skall fungera. Kontakter/överläggningar mellan nämnderna och kommunstyrelsen/ksau ger intryck av att i första hand ske på nämndernas initiativ. Mot bakgrund av att det saknas dokumenterade rutiner för hur styrelsen genomför sitt tillsynsansvar har vi svårt att bedöma om detta sker i tillräcklig omfattning och på ett ändamålsenligt sätt. Vi bedömer att formerna för hur kommunstyrelsen genomför uppsikten över nämnderna, i överensstämmelse med kommunallag och reglemente, bör dokumenteras på sådant sätt att det framgår vilka rutiner som tillämpas. 6 av 6