ABCD Gävle kommun Granskning av handläggningstider och myndighetsutövning Revisionsrapport KPMG AB 2013-05-20 Antal sidor: 23 2013 KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International ), a Swiss entity. All rights reserved.
ABCD Gävle kommun Granskning av handläggningstider och myndighetsutövning 2013-05-20 Innehåll 1. Sammanfattning 1 1.1 Bakgrund och syfte 1 1.2 Vår bedömning 1 1.3 Våra rekommendationer till byggnads- och miljönämnden; 2 2. Inledning 3 2.1 Bakgrund 3 2.2 Syfte 3 2.3 Revisionskriterier 4 2.4 Ansvarig nämnd 4 2.5 Metod 4 3. Plan och bygglagen 4 3.1 Bygglovsprocessen 4 3.2 Byggprocessen 5 3.3 Detaljplaner 5 3.4 Tillsyn 5 3.5 Byggnadsnämnden 5 4. Iakttagelser 6 4.1 Dokumenterade processer och rutiner för handläggning 7 4.1.1 Tillsyn 8 4.1.2 Överklaganden till Länsstyrelsen 9 4.2 Delegationsordning 9 4.3 Kvalitet i handläggningsprocess och i beslutsunderlag 10 4.3.1 Skydd mot oegentligheter 10 4.4 Information till nämnden om handläggningstider och åldersanalyser 11 4.5 Förutsättningar i form av detaljplaner för en snabb ärendehantering 12 4.6 Förutsättningar i form av personella resurser till tillsynsärenden 12 4.7 Stickprov av handläggningstider samt beslut enligt delegationsordning 12 5. Sammanfattande bedömning 14 Bilaga 1 Statistik 16 Bilaga 2 Stickprov 17 2013 KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International ), a Swiss entity. All rights reserved.
1. Sammanfattning 1.1 Bakgrund och syfte Vi har av Gävle kommuns revisionskontor fått i uppdrag att granska kommunens handläggningstider och myndighetsutövning utifrån den nya plan- och bygglagen som trädde i kraft den 2 maj år 2011. Syftet med granskningen var att granska om byggnads- och miljönämnden har en ändamålsenlig process för handläggning av ärenden såväl avseende bygglov, marklov och rivningslov och förhandsbesked som tillsynsärenden och byggprocess. Syftet var även att granska om nämnden löpande kan följa hur ärendeflödet ser ut och hur handläggningstiderna utvecklas, avseende såväl handläggningstider som preskriptionstider för olovligt byggande. 1.2 Vår bedömning Har byggnads- och miljönämnden en ändamålsenlig process för handläggning av ärenden? Vad gäller lov anser vi att nämnden har en ändamålsenlig process för handläggning av ärenden. De riktlinjer, rutiner och processer som skapats har dock upprättats 1 januari år 2013. Vi ser det som en brist att enhetliga rutiner inte införts tidigare. Avseende byggprocess och bygganmälan bör enhetliga mallar, rutiner och processer skapas för att underlätta likvärdiga bedömningar. Ett arbete pågår med detta, liksom med att utarbeta en process avseende förhandsbesked. Vi rekommenderar även att delegationsordningen förtydligas. För att säkerställa kvalitet i handläggning och beslutsfattande bör även delegeringsordningen förtydligas, då delegeringen till bygglovshandläggare omfattar olika typer av handläggare med skilda kompetenser. Gällande tillsynsärenden anser vi inte att nämnden har en ändamålsenlig process för handläggning av ärenden. Arbete pågår för att upprätta tillsynsplan samt processer. Vi rekommenderar att dessa snarast upprättas och implementeras i verksamheten. Vi rekommenderar även utbildning i korruption samt jäv. Kan nämnden löpande följa hur ärendeflödet ser ut och hur handläggningstiderna utvecklas (handläggningstider och preskriptionstider för olovligt byggande)? Nämnden har löpande kunnat följa ärendeflöde och handläggningstider avseende lov. Verksamhetsuppföljning med information om exempelvis antal inkomna samt avslutade lovärenden delges nämnden inför sammanträde. Handläggningstider redovisas till nämnden vid delårsrapportering och bokslut. 2013 KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International ), a Swiss entity. All rights reserved. 1
Vi anser att nämnden har kunnat följa ärendeflödet samt handläggningstider avseende enkla och större ärenden. Vi anser dock inte att nämnden kunnat följa handläggningstiderna avseende komplicerade ärenden 1. Nämnden har dessutom angivit mål om att handläggningstiderna för nämndsärenden är 8-12 veckor. Detta är inte i enlighet med nya PBL, där lovärenden samt förhandsbesked ska handläggas inom 10 veckor. Vi anser inte att nämnden har kunnat följa ärendehanteringen eller handläggningstiderna avseende tillsynsärenden. Den information som nämnden regelbundet informerats om avser antal inkomna tillsynsärenden, någon löpande redogörelse av antal avslutande ärenden har inte skett. Det har under granskningen framkommit att bygglovsavdelningen inte har haft personella resurser/tid till att arbeta med tillsynsärenden. Totalt 231 ärenden, från 2005 2013, inväntar handläggning. Vi anser att det är viktigt att kontrollera tillsynsärenden avseende olovligt byggande snarast med anledning av att preskriptionstiden avseende rättelseåtgärd, enligt 11 kap. 20 PBL, utgår efter 10 år. Vissa tillsynsärenden inkom år 2005, utan att handläggning ännu påbörjats. Vi anser att nämnden måste förbättra sin kontroll och uppföljning avseende handläggningstider samt rutiner av tillsynsärenden. 1.3 Våra rekommendationer till byggnads- och miljönämnden; - Säkerställ kontroll och uppföljning av tillsynsärenden, - Besluta om nya mål avseende handläggningstider gällande nämndsärenden (som är i enlighet med nya PBL om 10 veckors handläggningstid), - Besluta om riktlinjer gällande mål, inriktning, omfattning eller kvalitet såsom vägledande ställningstagande utifrån lagstiftning, - Upprätta gemensamma riktlinjer, mallar och rutiner avseende byggprocess och bygganmälan, - Revidera delegeringsordning, - Genomför utbildning avseende korruption samt jäv. 1 Komplicerat ärenden är förvaltningens egen beteckning på ett normalt ärende som blir förlängt då det kräver utökad utredning med fler kompetenser eller bestrids av grannar. Förhandsbesked kan vara ett exempel på ärende. Förhandsbesked kan, beroende på dess komplexitet, även kategoriseras som ett nämndsärende. 2013 KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International ), a Swiss entity. All rights reserved. 2
2. Inledning 2.1 Bakgrund Vi har av Gävle kommuns revisionskontor fått i uppdrag att granska kommunens handläggningstider och myndighetsutövning. Byggnads- och miljönämnden svarar enligt reglementet bl.a. för detaljplaner och tillsyn över byggverksamheten enligt plan- och bygglagen. Ny plan- och bygglag trädde i kraft fr.o.m. 2 maj 2011. Ett syfte med att förändra plan- och bygglagen ( PBL ) var att göra den enklare och effektivare för medborgaren. För kommunerna innebär förändringarna att de har fått ett tydligare ansvar för att motverka kvalitetsproblem i byggandet. De är också skyldiga att lämna beslut i bygglovsärenden inom 10 veckor (från det att ansökan bedöms vara komplett). 2.2 Syfte Syftet är att granska om byggnads- och miljönämnden har en ändamålsenlig process för handläggning av ärenden: bygglov, rivningslov, marklov och förhandsbesked samt tillsynsärenden: olovligt byggande. I detta ingår de nya kraven på processen när det gäller tekniskt samråd, kontrollplan, startbesked, arbetsplatsbesök, slutsamråd och slutbesked. Syftet är också att granska om nämnden löpande kan följa hur ärendeflödet ser ut och hur handläggningstiderna utvecklas. Det handlar dels om nya krav på handläggningstider enligt nya PBL som trädde i kraft 2 maj 2011 samt preskriptionstider för olovligt byggande. Revisionsfrågor; - Finns dokumenterade processer och rutiner, för hur nämnden handlägger ärenden, vilka uppfyller kraven i Plan- och Bygglagen? - Har nämnden säkerställt en tydlig delegationsordning för beslut i ärende som rör bygglov, rivningslov, marklov och förhandsbesked? - Har nämnden säkerställt en tydlig delegationsordning för beslut i ärende som rör tillsyn: olovligt byggande? - Hur säkerställs kvalitet i handläggningsprocessen och i beslutsunderlaget? Har nämnden säkerställt att det finns övergripande rutiner inom förvaltningen som skydd mot oegentligheter? - Får nämnden information om handläggningstider och åldersanalyser av ärenden under handläggning? 2013 KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International ), a Swiss entity. All rights reserved. 3
- Finns förutsättningar i form av detaljplaner för en snabb ärendehantering av bygglov, rivningslov, marklov och förhandsbesked? - Finns förutsättningar i form av personella resurser för att hantera tillsyn av efterlevnad av fattade beslut om bygglov, rivningslov och marklov? 2.3 Revisionskriterier Plan- och bygglagen (2010:900), tillämpliga delar av kommunallagen (1991:900), reglemente för byggnads- och miljönämnden samt nämndens delegeringsordning. 2.4 Ansvarig nämnd Granskningen avser byggnads- och miljönämnden. 2.5 Metod Granskning har skett genom dokumentstudier (delegationsbeslut, rutinbeskrivningar, instruktioner mm.), intervjuer och stickprov. Intervjuer har skett med ordförande och vice ordförande i byggnads- och miljönämnden, förvaltningschef för samhällsbyggnadsförvaltningen, planchef, bygglovschef samt tre bygglovshandläggare. Vi har även genomfört ett stickprov av totalt 20 ärenden ur två skilda tidsperioder. Rapporten har saklighetsgranskats av förvaltningschef och bygglovschef. Granskningen har utförts av Lars-Åke Lundqvist och Lina Olsson med Magnus Larsson som kvalitetssäkrare. 3. Plan och bygglagen 3.1 Bygglovsprocessen Den 2 maj år 2011 trädde en ny plan och bygglag i kraft. Enligt 9 kap. 27 PBL, ska byggnadsnämnden handlägga ärenden om lov och förhandsbesked skyndsamt och meddela sitt beslut om lov eller förhandsbesked inom tio veckor från det att den fullständiga ansökan kommit in till nämnden. Om det är nödvändigt på grund av utredningen i ärendet, får tiden förlängas en gång med högst tio veckor utöver de ursprungliga tio veckorna. Sökanden ska informeras om förlängningen och skälen för den innan den ursprungliga tidsfristen gått ut. Ett mottagningsbevis ska skickas till sökanden när en fullständig ansökan inkommit till nämnden. 2013 KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International ), a Swiss entity. All rights reserved. 4
3.2 Byggprocessen Genom förändringen i PBL infördes nya moment i byggprocessen 2 såsom; startbesked, arbetsplatsbesök, slutsamråd och slutbesked för att byggnadsverket ska få tas i bruk. Kraven på den kontrollansvariga och på kontrollplanen har även förtydligats. Det krävs synnerliga skäl för att anlita en person som inte är certifierad kontrollansvarig. Ett nytt arbetsmoment för kommunerna är att under byggtiden kontrollera att de handlingar och villkor som upprättats följs. Kommunerna ska även säkerställa att tillgänglighetsaspekterna beaktas i ett tidigt skede, liksom stärka sin kontroll över att de tekniska egenskapskraven följs. 3.3 Detaljplaner En grundförutsättning för att få bygglov inom områden med detaljplan är att den sökta åtgärden inte strider mot detaljplanens bestämmelser. Trots kravet på planenlighet får dock bygglov ges för en åtgärd som strider mot detaljplanen om avvikelsen är liten och förenlig med planens syfte. När avvikelsen berör en bredare allmänhet kan den dock sällan betraktas som liten. Prövning av om en avvikelse är liten ska bedömas i relation till de förhållanden och omständigheter som finns i varje enskilt fall. Något absolut mått på vad en liten avvikelse är finns alltså inte. 3.4 Tillsyn Byggnadsnämnderna är skyldiga att pröva förutsättningarna för och behovet av att ingripa eller besluta om en påföljd så snart det finns anledning att anta att någon inte har följt en bestämmelse eller föreskrifter, domar eller andra beslut som har meddelats med stöd av lagen. Om det finns skäl för ett tillsynsingripande ska byggnadsnämnderna handlägga frågan skyndsamt. Tillsyn är att betrakta som myndighetsutövning och underlåtenhet att utöva tillsyn kan ytterst leda till straffansvar för tjänstefel. 3 I 11 kap. 19 och 20 PBL regleras åtgärdsföreläggande respektive rättelseföreläggande. Om en byggherre, ägare mm. låter bli att vidta en åtgärd och därigenom bryter mot skyldighet enligt PBL eller föreskrifter får byggnadsnämnden förelägga denna att vidta åtgärden. Byggnadsnämnden får förelägga den som äger en fastighet eller byggnadsverk att vidta rättelse inom viss tid, om en åtgärd vidtagits i strid mot PBL eller föreskrifter. Byggnadsnämnden får dock inte besluta om ett rättelseföreläggande om det har förflutit mer än tio år från överträdelsen. 3.5 Byggnadsnämnden Beslutanderätt får inte delegeras till utskott, ledamöter eller anställda när det gäller en rad områden. Ett exempel är ärenden som handlar om verksamhetens mål, inriktning, omfattning eller kvalitet mm. 2 Med byggprocess avses vidare i rapporten; tekniskt samråd, kontrollplan, startbesked, arbetsplatsbesök, slutsamråd och slutbesked. 3 Boverkets tillsynsrapport för år 2012, rapport 2013:14, s. 13. 2013 KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International ), a Swiss entity. All rights reserved. 5
Enligt PBL, 12 kap. 7, ska byggnadsnämnden ha minst en person med arkitektutbildning och i övrigt tillgång till personal i den omfattning och med den kompetens som behövs för att nämnden på ett tillfredställande sätt ska kunna fullgöra sina uppgifter. 4. Iakttagelser Enligt reglementet för byggnads- och miljönämnden svarar nämnden bl.a. för kommunens uppgifter gällande tillsyn över byggverksamheten enligt PBL, övriga uppgifter som ska fullgöras av den kommunala nämnden inom plan- och byggväsendet samt övervaka att ägare till byggnad fullgör sina skyldigheter enligt förordning om funktionskontroll av ventilationssystem. Nämnden svarar även för beredning och planering i samhällsbyggnadsfrågor såsom den kommunala fysiska planeringen avseende detaljplaner och områdesbestämmelser. Nämnden har mål inom fyra områden år 2012. Se mål samt måluppfyllelse se nedan; (Teckenförklaring; 1 = Mål ej uppnått, 2 = mål delvis uppnått och 3 = mål uppnått) 2013 KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International ), a Swiss entity. All rights reserved. 6
Samhällbyggnadsförvaltningen arbetar för såväl byggnads- och miljönämnden, tekniska nämnden samt kommunstyrelsen. Förvaltningen är organiserad på följande sätt; 4.1 Dokumenterade processer och rutiner för handläggning Det finns dokumenterade riktlinjer avseende ärendefördelningen och processer i samband med handläggning som upprättats internt av bygglovsavdelningen. Dessa har använts sedan 1 januari år 2013. Sedan 1 januari år 2013 används även ett excelark för ärendehantering. I detta kontrolleras att handläggningstiden för lov inte överstiger 10 veckor, hur ärenden fördelats mellan grupperna Norr respektive Söder liksom mellan handläggare. Indelningen i två grupper liksom ansvariga gruppsamordnare är nytt från 1 januari år 2013. Tidigare fördelade bygglovschefen ärenden inom avdelningen. Fördelning av ärenden sker två gånger per vecka av gruppsamordnare för Norr och Söder. Ärenden fördelas utifrån distrikt, kompetens och arbetsbelastning. Målsättningen är att återkoppla till sökanden/kund om huruvida ärendet är komplett eller behöver kompletteras inom en vecka. Vad gäller byggprocessen samt tillhörande delar har en process utarbetats som började användas i januari år 2013. Ett arbete pågår för att ta fram dokumenterade riktlinjer samt enhetliga mallar till denna del. Det uppges för närvarande inte finnas gemensamma riktlinjer, checklistor samt mallar avseende byggprocess samt bygganmälan. Ett arbete pågår med detta, liksom med att utarbeta en process avseende förhandsbesked. Bygglovschefen har informerat byggnads- och miljönämnden om förbättrade rutiner för bygglovshandläggning, 2013-03-20. Avdelningen har då uppgivit en målsättning om handläggningstider där enkla ärenden ska handläggas inom 2 veckor, normala inom 6-7 veckor samt större och avancerade ärenden inom 10 veckor. I nämndens servicedeklaration anges dock andra handläggningstider, mer om detta i avsnitt 4.4. Information om byggprocessen har inte begärts av nämnden eller presenterats av bygglovsavdelningen. Vad gäller angränsande delar såsom exempelvis i vilka fall som kontrollansvariga behövs ger lagen tolkningsutrymme för nämnden att besluta om vidare bestämmelser. Interna dokument har upprättats med riktlinjer avseende ärenden utan krav på 2013 KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International ), a Swiss entity. All rights reserved. 7
kontrollansvarig samt under vilka förutsättningar som kontrollansvarig behövs. Nämnden har dock inte antagit dessa. 4.1.1 Tillsyn Vi har inte funnit att nämnden kontrollerat, informerats eller följt upp hanteringen av tillsynsärenden, utöver att nämnden ansett tillsynsärende som ett prioriterat område för ytterligare medel år 2012 samt att nämnden informerats om en sammanställning med antal tillsynsärenden år 2013. Vid nämndssammanträde 2012-04-25 har tillsynsärenden angivits vara ett prioriterat område för begäran om ytterligare medel, vilket även beviljats genom kommunplan med årsbudget 2013. För år 2013 har nämnden beviljats 500 000 kronor för detta arbete. Tabell 1: Förteckning av inkomna och avslutade tillsynsärenden år 2009 2012 Tillsynsärenden Inkomna Avslutade 2012 62 5 2011 88 36 2010 82 34 2009 62 19 En ytterligare resurs har anställts 1 februari år 2013 för att arbeta med tillsynsärenden. En sammanställning av avdelningens tillsynsärenden skedde år 2013. Den avser antal inkomna anmälningar av tillsynsärenden för år 2005-2013, som inväntar handläggning. Denna statistik presenterades vid byggnads- och miljönämnden sammanträde 2013-03-20. Diagram 1: Antal inkomna tillsynsärenden som inväntar handläggning 2013 KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International ), a Swiss entity. All rights reserved. 8
I diagrammet ovan anges antal tillsynsärenden per år, som inte hunnit hanteras. I förhållande till tidigare angiven tabell med inkomna respektive avslutade ärenden stämmer inte antal kvarvarande bygglov överens. Anledningen till detta är att statistiken i tabell 1 togs fram i samband med granskningen, medan diagrammet sammanställdes till mötet 2013-03-20. Vissa ärenden har således hunnits hanteras och avslutats sedan diagrammet ovan sammanställdes. En tillsynsplan liksom tillsynsprocess är under utarbetande och färdigställs under hösten år 2013. Den strategi som bygglovsavdelningen för närvarande arbetar efter, är att börja granska prioriterade ärenden 4, avsluta de ärenden där åtgärder vidtagits samt handlägga enklare ärenden avseende svartbyggen. 4.1.2 Överklaganden till Länsstyrelsen Byggnads- och miljönämnden informerades 2013-01-23 om ärenden som gått nämnden emot sedan år 2010. Nämnden framförde, enligt uppgift, en önskan om fortsättningsvis återkoppling om överklagade ärenden (detta protokollfördes dock inte). År 2012 överklagades 10 ärenden, varav kommunens beslut upphävdes i ett fall. För år 2011 var motsvarande antal 3 av 23 överklagade ärenden och år 2010 upphävdes 2 av totalt 4 ärenden. Tabell 2: Överklaganden till Länsstyrelsen Beslut/Antal överklagade 2010 2011 2012 Totalt I enlighet med kommunens beslut 2 20 6 28 Emot kommunens beslut 2 2 1 5 Övriga (t.ex. återtagen överklagan, ej avgjorda ärenden) - 1 3 4 Totalt 4 23 10 37 4.2 Delegationsordning I byggnads- och miljönämndens delegeringsordning, som trädde i kraft 2012-01-01, har delegering skett till bygglovshandläggare av en rad olika ärenden gällande lov, byggprocess och tillsyn. Även beslut avseende tillsynsärenden har skett till bygglovshandläggare. Bygglovshandläggare har exempelvis även delegerats rätten att fatta beslut om att medge mindre avvikelser från föreskrifterna. Detta under förutsättning att det finns särskilda skäl, att byggnadsprojektet ändå kan bli tekniskt tillfredställande samt att det inte finns någon avsevärd olägenhet från annan synpunkt. 4 Enligt uppgift avser prioriterade ärenden de som innehar hög riskfaktor, hälsa samt säkerhet och svartbyggen. 2013 KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International ), a Swiss entity. All rights reserved. 9
Delegat bygglovshandläggare anges avse; bygglovschef, byggnadsingenjör, byggnadsinspektör, bygglovsarkitekt, VVS- inspektör och kommunantikvarie. Enligt delegeringsordningen fattar bygglovschef beslut om att förlänga handläggningstiden för ärenden om lov eller förhandsbesked i högst 10 veckor utöver de ursprungliga 10 veckorna. Delegering har även skett till endast bygglovschef avseende beslut om förbud mot användning av byggnadsverk om byggnadsverket har säkerhetsbrister. Delegering har även skett till avdelningschef med rätt att besluta, i enskilda fall, att efter särskilda skäl, höja, sätta ned eller helt efterge samtliga avgifter enligt kommunens taxa för byggnads- och miljönämndens verksamhet. Delegationsärenden rapporteras vid varje nämndssammanträde. 4.3 Kvalitet i handläggningsprocess och i beslutsunderlag Det har under granskningen uppgivits att kvalitet i handläggningsprocessen samt beslutsunderlag säkerställs genom dokumenterade riktlinjer, processer samt rutiner. För mer information om riktlinjer och handläggningsprocessen, se avsnitt 4.1. Inom bygglovsavdelningen sker handläggarträffar varje måndag, med syfte att kvalitetssäkra och uppdatera handläggare om ärendeflödet. Bygglovsavdelningen samverkar även med andra avdelningar inom samhällsbyggnadsförvaltningen via planmöten samt möten avseende nya ärenden. Planmöten sker en gång per vecka och berör exempelvis avvikelser från detaljplan. Möten om nya ärenden sker två gånger per månad och då diskuteras exempelvis nya etableringar och förhandsbesked. Vid nämndens sammanträde 2012-04-25 har bygglovschefen informerat om en JO-anmälan och en utredning om eventuellt jäv. Riksdagens ombudsman riktade 2012-06-28 kritik mot byggnadsoch miljönämndens handläggning. Ärendet rörde nämndens underlåtenhet att ingripa gällande två carportar för vilka bygglovet upphävts. Det dröjde drygt nio månader, efter högsta förvaltningsdomstolens beslut, innan nämnden vidtog någon egentligt handläggningsåtgärd med anledning av att bygglovet upphävts. Riksdagens ombudsman ansåg att en så passiv handläggning, även med hänsyn till rådande arbetssituation, inte är godtagbar. Jävsutredningen rör ett ärende där nämnden beslutat om att bevilja en ansökan om bygglov, som inkom år 2010, till tidigare stabschefs (på tekniska kontoret) make. När ansökan inkom tillhörde tekniska kontoret och bygg- och miljöavdelningen skilda förvaltningar. Numera har de slagits samman till en samhällsbyggnadsförvaltning. I domslutet, 2012-04-19, anges att starka rättsäkerhetsskäl talar för att frågan om jäv skulle ha tagits upp i byggnads- och miljönämnden. Mark- och miljödomstolen valde därför att återförvisa ärendet till kommunen för förnyad handläggning. 4.3.1 Skydd mot oegentligheter Gävle kommun har upprättat interna riktlinjer för att motverka mutor och bestickning, 2008-09- 15. I riktlinjerna anges att ingen medarbetare i Gävle kommun ska kunna misstänkas för att ha 2013 KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International ), a Swiss entity. All rights reserved. 10
låtit sig påverkas av ovidkommande önskemål eller hänsyn i sitt arbete. Även information om lagregler om mutor och bestickning framgår liksom exempel på tillbörliga och otillbörliga förmåner. Medarbetare som arbetar med myndighetsutövning samt upphandling och inköp anges vara särskilt integritetskänsliga. För dessa personer krävs mindre för att de ska anses ha gjort sig skyldig till mutbrott. Personer som ingår i gruppen integritetskänsliga måste iaktta en större restriktivitet och vara extra försiktiga även vad gäller exempel på förmåner som kan vara tillbörliga. Det specificeras vidare i riktlinjerna att medarbetare bör ta för vana att prata med sin chef när en förmån erbjuds i tjänsten. Byggnads- och miljönämnden har genomfört interna kontroller avseende exempelvis representation och ramavtalsefterlevnad under år 2012 och delegationsbeslut år 2013. Bygglovsavdelningen omfattades dock inte dessa kontroller. Inom bygglovsavdelningen uppges det inte ha skett några kontroller med bäring mot oegentligheter. Förmåner uppges har diskuterats inom avdelningen, exempelvis vid jul. Utbildning avseende korruption har inte genomförts. 4.4 Information till nämnden om handläggningstider och åldersanalyser Byggnads- och miljönämnden har, 2006-12-08, fastställt en servicedeklaration för att kommunens kunder ska få en god service med inriktning på en enkel, snabb och integrerad handläggning som präglas av en aktiv dialog med kunden. Följande handläggningstider gällande bygglov och bygganmälan beslutades av nämnden i samband med servicedeklarationen. 2 veckor för enklare ärenden, där beslut kan fattas på delegation, 5-6 veckor för delegationsärenden som kräver mer omfattande hantering, i form av exempelvis kontakter med dem som berörs av ärendet, 8-12 veckor för ärenden, där beslut ska fattas av byggnads- och miljönämnden. Handläggningstiderna gäller under förutsättning att kompletta handlingar inlämnats. Vid toppbelastning i maj-september specificeras att handläggningstiderna tidvis kan bli längre. All uppföljning av servicedeklarationen sammanställs till nämndens årliga verksamhetsplanering. Handläggningstider rapporteras till nämnden i samband med nämndens avstämning vid delår 1, delår 2 och bokslut. Uppföljning sker av handläggningstider för följande ärendekategorier; enkla, normala, komplicerade och nämndsärenden. Vid nämndens uppföljning i samband med bokslutet för år 2012 anges målet för handläggningstider endast uppfyllas när det gäller enkla ärenden. Uppgifter om komplicerade ärenden anges i uppföljningen inte vara möjliga att få fram. Information om antal inkomna bygglov, rivningslov och förhandsbesked liksom antal avslutade ärenden mm. rapporteras vid varje nämndssammanträde. Totalt har 689 bygglov och rivningslov inkommit år 2012 varav merparten, 607 ärenden, beslutats per delegation medan 39 ärenden beslutats i nämnden. Tre av tio inkomna ärenden avseende förhandsbesked har avslutats. Se bilaga 2 för tabell med verksamhetsuppföljningen för år 2012. 2013 KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International ), a Swiss entity. All rights reserved. 11
4.5 Förutsättningar i form av detaljplaner för en snabb ärendehantering Kommunen har en översiktplan för stadskärnan som beslutades år 2009. Översiktsplanen för hela kommunen beslutades år 1990. Avsikten är att denna ska revideras, vilket även påverkar handläggningen av lov samt förhandsbesked. Vad gäller detaljplaner inom stadskärnan anses dessa inom vissa områden vara ålderstigna. Byggnads- och miljönämnden angav, 2012-04-25, att revidering av föråldrade detaljplaner är ett prioriterat område. I kommunplan med årsbudget 2013 har byggnads- och miljönämnden tillförts 500 000 kronor under år 2013 för revidering av föråldrade detaljplaner. 4.6 Förutsättningar i form av personella resurser till tillsynsärenden Det har under granskningen framkommit att bygglovsavdelningen har haft omfattande personalomsättning. På avdelningen finns totalt 16 personer anställda. Av 16 medarbetare arbetar 11 personer (varav 2 arkitekter) med bygglov i varierande utsträckning och ärendetyper. Totalt har 6 av 11 bygglovshandläggare slutat sedan år 2009. Under år 2013 beräknas dessutom ytterligare en medarbetare gå i pension. Bygglovsavdelningen har p.g.a. personalomsättningen anlitat konsulter vid behov. Med anledning av personalomsättning, ökat antal ärenden samt nya bestämmelser i PBL har det under granskningen framkommit att avdelningen inte har haft tid till handläggning av tillsynsärenden. En medarbetare tillträdde 1 februari år 2013 för att explicit arbeta med detta område. 4.7 Stickprov av handläggningstider samt beslut enligt delegationsordning Vi har granskat tio bygglovs- samt rivningsärenden i maj respektive oktober år 2012. Ärendegenomgång har skett från början av respektive månad. Därefter har ärenden valts för variation av handläggare och lovärenden. Följande har granskats; 1. Har mottagningsbevis skickats till sökanden (dvs. som anger att ansökan är komplett) I flertalet fall har inte ett mottagningsbevis skickats. Detta avser främst den ärendekategori som internt benämns som enkla ärenden, där beslutas fattas förhållandevis snabbt (ofta inom 2 veckor från det att ansökan inkom). Vid genomgång av ärenden har vi inte kunnat finna bygglovsavdelningens begäran till sökanden om komplettering av handlingar i akten i samtliga ärenden (sökandens komplettering finns dock). 2. Handläggningstid (sker handläggning inom 10 veckor) Vi har noterat ett fall där handläggningstiden motsvarande 10 veckor kan ha överstigits (med en dag). Beslutet har fattats över 10 veckor från det att ansökan inom. I beslutet anges dock att komplettering inkommit däremellan. Vi har dock inte kunnat finna kompletteringen i akten. 2013 KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International ), a Swiss entity. All rights reserved. 12
3. I de fall handläggning överstigit 10 veckor, har sökanden underrättats om att tidsfristen förlängts samt anledning till detta? Nej, sökanden har inte underrättats om att tidsfristen förlängts. Bygglovschef har inte beslutat om förlängning av handläggningstid (enligt delegeringsordningen). 4. Har beslut fattats i enlighet med delegeringsordning? (se information om delegeringsordningens innehåll i avsnitt 4.2) Vi har funnit ett ärende rörande bygglov för nybyggnad av fritidshus samt rivning av befintligt fritidshus, där det är otydligt huruvida beslut fattats i enlighet med delegationsordning. Delegering har skett till bygglovshandläggare av beslut om bygglov för de föreskrifter som anges i 9 kap. 30-32 PBL i ärenden med nybyggnad av en- eller tvåbostadshus inom och utanför områden med detaljplan, inom ramen för de villkor som bestämts i bindande förhandsbesked. Det framgår dock inte av ärendets beslut huruvida beslut fattats enligt villkor som bestämts i bindande förhandsbesked. I kontakt med bygglovsavdelningen har det uppgivits att delegationsordningen skulle kunna vara tydligare formulerad vad gäller denna del, men att avdelningen har delegerats rätt att fatta beslut om förhandsbesked liksom att syftet, från nämnden, var att delegera beslutanderätt även avseende denna typ av ärenden. Se bilaga 2 för detaljerad information om respektive ärende. 2013 KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International ), a Swiss entity. All rights reserved. 13
5. Sammanfattande bedömning - Finns dokumenterade processer och rutiner, för hur nämnden handlägger ärenden? Vad gäller rutiner för lovprocessen har det nyligen (från 1 januari 2013) upprättats processkartor samt mallar. Då lagstiftningen varit gällande sedan 2 maj 2011 (dvs. snart två år) anser vi att gemensamma samt dokumenterade riktlinjer och processer borde upprättats tidigare för att underlätta en effektiv och likvärdig handläggning. Vi ser dock positivt på de riktlinjer och processer, liksom den uppföljning av ärenden som sker via upprättat excelark sedan 1 januari år 2013. Vad gäller byggprocess och bygganmälan har inte gemensamma checklistor, mallar och processer ännu upprättats/fastställts. Ett arbete pågår med detta, liksom med att utarbeta en process avseende förhandsbesked. Vi rekommenderar att detta sker snarast. Utifrån genomförd stickprovskontroll anser vi att rutiner borde skapas om att mottagningsbevis skickas när ansökan bedöms vara komplett. Om handläggning sker inom kort tid från det att ansökan inkom, rekommenderar vi en tydlig hänvisning till att ansökan mottagits och ärendet bedömts vara komplett, i enlighet med riktlinjerna avseende mottagningsbevisets innehåll. Även förvaltningens upprättade processkarta avseende enkla ärenden bör revideras utifrån detta. Vi anser att även avdelningens begäran av komplettering bör sparas i ärendets mapp. Vi rekommenderar även egna stickprovskontroller för att säkerställa och skapa rutiner för beslutsfattande enligt delegation. Vi har inte funnit att nämnden följt upp hanteringen av byggprocessen, samt beslutat om upprättade riktlinjer avseende exempelvis kontrollansvarig. Enligt 12 kap. 6 PBL får inte nämnden delegera rätt att fatta beslut i ärenden som handlar om verksamhetens mål, inriktning, omfattning eller kvalitet mm. Vi anser att det är önskvärt att nämnden fastställer riktlinjer avseende exempelvis kontrollansvarig. - Har nämnden säkerställt en tydlig delegationsordning för beslut i ärende som rör bygglov, rivningslov, marklov och förhandsbesked samt ärenden som rör tillsyn? Delegering har, inom PBL:s område, skett till bygglovshandläggare. Enligt delegeringsordningen omfattas såväl bygglovschef som byggnadsingenjör, byggnadsinspektör, bygglovsarkitekt, VVS- inspektör och kommunantikvarie av denna benämning. Vi anser att delegeringsordningen borde tydliggöras i detta hänseende. Det är inte lämpligt att såväl VVSinspektör som kommunantikvarie handlägger samtliga ärenden som avser lov, förhandsbesked, byggprocess och tillsyn. För att säkerställa kvalitet i handläggning och beslutsfattande bör rätt att fatta beslut i denna del delegeras tydligare. Vi har via stickprov funnit ett ärende där vi ställer oss frågande till huruvida delegeringsordningen efterlevts. Det är positivt att bygglovschefen delegerats rätten att fatta beslut avseende förlängning av 10 veckors handläggningstid. Detta är tydligt och medför en kontroll och överblick av antal ärenden som överstiger lagstadgad handläggningstid. 2013 KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International ), a Swiss entity. All rights reserved. 14
- Hur säkerställs kvalitet i handläggningsprocessen och i beslutsunderlaget? Har nämnden säkerställt att det finns övergripande rutiner inom förvaltningen som skydd mot oegentligheter? Kvalitet i handläggningsprocess och beslutsunderlag säkerställs genom riktlinjer, processer och rutiner. Se tidigare avsnitt om dokumenterade processer och rutiner för mer information. Vi rekommenderar att utbildning gällande korruption och jäv genomförs. Som skydd mot oegentligheter rekommenderar vi även stickprovskontroller avseende att handläggning skett i enlighet med upprättade rutiner samt delegeringsordning. I byggnads- och miljönämndens delegeringsordning har exempelvis avdelningschef givits rätt att besluta om att höja, sätta ned eller helt efterge samtliga avgifter enligt kommunens taxa för byggnads- och miljönämndens verksamhet. Vi ser detta som ett riskområde och rekommenderar kontroller för att säkerställa korrekt hantering. - Får nämnden information om handläggningstider och åldersanalyser av ärenden under handläggning? Nämnden har fått information om ärendeflöde samt handläggningstider avseende enkla, större och nämndsärenden. Nämnden har dock inte begärt eller kunnat följa handläggningstiderna avseende komplicerade ärenden eller tillsynsärenden. Se avsnitt 1.2 för mer information. - Finns förutsättningar i form av detaljplaner för en snabb ärendehantering av bygglov, rivningslov, marklov och förhandsbesked? Ett arbete pågår för att förbättra detaljplaner och därmed underlätta en snabb ärendehantering av lovärenden och förhandsbesked. I kommunplan med årsbudget 2013 har byggnads- och miljönämnden tillförts 500 000 kronor under år 2013 för revidering av föråldrade detaljplaner. - Finns förutsättningar i form av personella resurser för att hantera tillsyn och efterlevnad av fattade beslut om bygglov, rivningslov och marklov? Det har inte funnits förutsättningar i form av personella resurser för att hantera tillsyn av efterlevnad avseende fattade beslut om lovärenden. Anledningen till detta är personalomsättning inom bygglovsavdelningen, ökat antal ärenden samt nya bestämmelser i PBL (om exempelvis handläggningstid för lov samt byggprocess). Ytterligare medel har dock givits och en tjänst har tillsatts från 1 februari år 2013 för arbete med tillsynsärenden. KPMG, dag som ovan Lina Olsson Revisor 2013 KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International ), a Swiss entity. All rights reserved. 15
Bilaga 1 Statistik Nedan följer en närmare redogörelse av antal tillsynsärenden, fördelat per kategori utifrån diagram 1 om antal tillsynsärenden som inväntar handläggning; Rapporterad verksamhetsuppföljning för bygglov, förhandsbesked och bygganmälan år 2012 till nämnden; Jan Feb Mar Apr Maj Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec Totalt Inkomna bygglov inkl rivning 43 69 81 86 71 68 56 43 52 52 39 29 689 Inkomna förhandsbesked 2 1 0 1 1 1 0 2 1 0 0 1 10 Avslutade bygglov och förhandsbesked i nämnden: 4 6 5 9 4 4 0 2 2 1 2 0 39 på delegation: 36 32 35 62 69 71 44 40 81 52 58 27 607 Inkomna anmälan inkl rivning (tidigare bygganmälan) 17 29 16 16 19 11 11 16 26 37 27 18 243 Avslutade anmälan (slutbevis/slutbesked) 37 45 26 15 20 19 5 15 37 51 57 41 368 Beslut om kontrollplan (anmälan) 28 23 29 16 20 14 17 13 26 28 31 19 264 Tillsynsärenden (olovligt byggande) 3 3 6 2 10 6 9 3 1 8 7 4 62 Obligatorisk ventilationskontroll 162 115 276 61 58 44 0 33 87 100 75 46 1057 Upprättade nybyggnadskartor* 7 2 6 6 6 5 1 7 6 4 2 2 54 *bedömning åvilar lantmäterimyndigheten 2013 KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International ), a Swiss entity. All rights reserved. 16
Bilaga 2 Stickprov Följande har granskats; 1. Har mottagningsbevis skickats till sökanden (dvs. som anger att ansökan är komplett) 2. Handläggningstid (sker handläggning inom 10 veckor) 3. I de fall handläggning överstigit 10 veckor, har sökanden underrättats om att tidsfristen förlängts samt anledning till detta? 4. Har beslut fattats i enlighet med delegeringsordning? (se information om delegeringsordningens innehåll i avsnitt 4.2) Maj 2012 Ärende Datu m, a inkom 1 2 3 4 Varva 7:68- Bygglov tillbyggnad av garage och förråd 2012-05-02 Ja, 2012-05-23. Ja, beslut fattades 2012-06-04. - Ja Furuvik 25:4 Bygglov för nybyggnad av plank 2012-05-02 Nej, anges dock i beslutet att ärendet beslutades vara komplett 2012-05- 14. Ja, beslut fattades 2012-05-15. - Ja Stigslund 32:13 Bygglov för tillbyggnad av enbostadshus samt rivningslov för komplementbygg nad 2012-05-03 Ja, 2012-06-14. Ja, beslut har fattats 2012-07-12. - Ja Stigslund 11:10 Bygglov för tillbyggnad av uteplats 2012-05-03 Ja, 2012-06-15. Ja, beslut har fattats 2012-06-20. - Ja 2013 KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International ), a Swiss entity. All rights reserved. 17
Hemsta 2:3 Rivningslov för rivning av plank 2012-05-04 Nej, dock anges i beslutet att ärendet beslutats vara komplett 2012-05- 11 (samma dag som beslut om rivningslov fattats). Ja, 2012-05-11. - Ja Fredriksskans 6:39 Bygglov för nybyggnad av enbostadshus och garage 2012-05-07, ansöka n angavs dock ej vara gällan de, ny 2012-06-19 Ja, har skickat 2012-07-11. Anges att bedömning gjorts att ansökan är komplett för handläggning 2012-07-06. Ja, beslut fattats 2012-09-13. - Ja VI 52:11 Bygglov för tillbyggnad av fritidshus 2012-05-07 Nej Beslutet fattades 2012-07-31. I beslutet anges att ärendet beslutas vara komplett 2012-06-19. Komplettering finns i akten, dock inte skrivelsen med begäran om komplettering. Utifrån datum när komplettering inkom har handläggning skett inom 10 veckor. - Ja Norr 17:9 Bygglov för utvändig ändring av flerbostadshus 2012-05-08 Nej. Finns en komplettering i akten daterad 2012-07-02. Har dock inte funnit handling i akten gällande begäran av komplettering. Finns inte ngn begäran om utökad handläggningstid i Beslut fattades 2012-07-12. I beslutet anges att bygglovet beslutats vara komplett 2012-07-02. Det var även detta datum som komplettering inkom. Utifrån detta torde - Ja 2013 KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International ), a Swiss entity. All rights reserved. 18
akten. handläggning skett inom 10 veckor. Stackbo 1:2- Bygglov för nybyggnad av transformatorstat ion 2012-05-08 Nej. Ja, beslut har fattats 2012-06-11 - Ja Iggön 1:59 Bygglov för nybyggnad av fritidshus samt rivning av befintligt fritidshus 2012-05-09 Nej. Komplettering inkom från sökanden 2012-07- 03. Ja, beslut fattades 2012-07-24. - Oklart 5 Oktober 2012 Ärende Datu m, a inkom 1 2 3 4 Högsta 60:2 - Bygglov för tillbyggnad av förråd 2012-10-01 Nej Ja, beslut fattats 2012-10-11. - Ja Sveden 1:109 Bygglov för tillbyggnad av garage 2012-10-01 Nej. Anges i beslutet att ansökan beslutades vara komplett 2012-11-26. Vi har dessutom inte funnit komplettering. Överskrider 10 v. med 1 dag från det att ansökan inkom. Beslut fattades 2012-12-11. Enligt beslutet bedömdes dock ansökan vara komplett 2012-11-26, vilket är inom 10 veckor. Vi har dock inte Nej Ja 5 Delegering har skett till bygglovshandläggare av beslut om bygglov för de föreskrifter som anges i 9 kap. 30-32 PBL i ärenden med nybyggnad av en- eller tvåbostadshus inom och utanför områden med detaljplan, inom ramen för de villkor som bestämts i bindande förhandsbesked. Det framgår dock inte av beslutet huruvida beslut fattats enligt villkor som bestämts i bindande förhandsbesked. 2013 KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International ), a Swiss entity. All rights reserved. 19
funnit komplettering i akten. Väster 37:2 Bygglov utvändig ändring av gatukök 2012-10-02 Nej, anges i beslutet att ansökan bedömdes vara komplett 2012-10-15. En komplettering inkom detta datum. Ja, beslut fattat 2012-10-18. - Ja Stigslund 58:1 Bygglov för tillbyggnad av inglasad uteservering samt tillbyggnad restaurang 2012-10-03 Nej, i beslutet anges dock att ärendet beslutas vara komplett 2012-10-03. Ja, beslut har fattats 2012-11- 29. - Ja Varva 2:176 Bygglov för tillbyggnad av enbostadshus 2012-10-04 Ja, mottagningsbevis skickat 2012-10-08. I beslutet anges dock ärendet ha varit komplett 2012-10-23 (en komplettering inkom detta datum). Ja, beslut fattats 2012-11-08. - Ja Valbo Backa 4:22 Bygglov för nybyggnad av förråd 2012-10-04 Nej, det anges i beslutet att ärendet har bedömts vara komplett 2012-10-31. Ja, beslut fattats 2012-11-01. - Ja Norrtull 36:22 Bygglov för nybyggnad av tre lokalhus 2012-10-05 Ja, det har skickats 2012-11-23, med uppgift om att ansökan bedömts vara komplett 2012-11-21. Ja, beslut fattades 2012-12-05. - Ja Varva 4:38 Bygglov för om-/ tillbyggnad av fritidshus 2012-10-05 Nej, det anges dock i beslutet att ärendet beslutas vara komplett 2012-11-12. Komplettering till ärendet inkom 2012-11-12. Ja, beslut fattades 2012-12-05. - Ja Vallbacken 5:8 Bygglov för 2012-10- Nej. Beslut fattades 2013-01-21. - Ja 2013 KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International ), a Swiss entity. All rights reserved. 20
anläggande parkering av 10. 6 Den sista kompletteringen inkom 2013-01- 11. Datum för komplett ansökan framgår ej i beslutet. Valbo-ön 2:103 Bygglov för uppsättning av skyltar 2012-10-10 Nej. I beslutet anges dock att ärendet beslutades vara komplett 2012-11-06. Ja, beslut fattades 2012-11-08. - Ja 6 Tillsynsärende, där anmodan med upplysning kring bygglovsplikt, sanktionsavgift samt rättelsemöjlighet skickades till fastighetsägaren 2012-10-05. Bygglovsansökan inkom 2012-10-10. 2013 KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International ), a Swiss entity. All rights reserved. 21
BEGÄRAN OM YTTRANDE 2013-06-10 Sid 1 (3) Byggnads- och Miljönämnden Dnr: 13REK10 Handläggare: Gunilla Beckman Ljung Frågor till Byggnads- och Miljönämnden gällande revisorskollegiets granskning av Handläggningstider Byggnads- och miljönämnden Bakgrund Byggnads- och miljönämnden ansvarar enligt reglementet bl a för detaljplaner och tillsyn över byggverksamheten enligt Plan- och bygglagen. Ny Plan- och bygglag (PBL) trädde i kraft fr o m 2 maj 2011. Ett syfte med att förändra (PBL) var att göra den enklare och effektivare för medborgaren. För kommunerna innebär förändringarna att de har fått ett tydligare ansvar för att motverka kvalitetsproblem i byggandet. De är också skyldiga att lämna beslut i bygglovsärenden inom 10 veckor (från det att ansökan bedöms vara komplett). Syfte Syftet är att granska om Bygg- och Miljönämnden har en ändamålsenlig process för handläggning av ärenden: bygglov, rivningslov, marklov och förhandsbesked samt tillsynsärenden: olovligt byggande (svartbyggen). I detta ingår de nya kraven enligt PBL när det gäller tekniskt samråd, kontrollplan, startbesked, arbetsplatsbesök, slutsamråd och slutbesked. KOMMUNREVISIONEN Gävle kommun, 801 84 Gävle. Besöksadress Stadshuset, Drottninggatan 22 Tfn 026-17 80 00 (vx), kommunrevisionen@gavle.se
Sid 2 (3) Granskningen För granskningen har revisorskollegiet anlitat KPMG som lämnat en rapport som saklighetsgranskats av Samhällsbyggnad Gävle. Revisorskollegiet önskar svar från nämnden på nedanstående frågor. När svar erhållits från nämnden kommer revisorskollegiet att avge en slutlig rapport till Kommunfullmäktige. Frågor till Byggnads- och Miljönämnden Handläggningsprocesser enligt nya PBL Har nämnden varit medveten om att en ändamålsenlig process för handläggning av lov-ärenden infördes först 20 månader efter införandet av den nya plan- och bygglagen? Varför har nämnden satt tidsmässigt mål för handläggning i servicedeklarationerna som inte är i enlighet med lagen (8-12 veckor där lagen säger högst 10 veckor)? Förvaltningen arbetar med framtagande av enhetliga mallar, rutiner och processer för att skapa likvärdiga bedömningar gällande byggprocess och bygganmälan. Samma sak gäller förhandsbesked. Har nämnden varit medveten om bristerna i processen? När kommer enhetliga rutiner för byggprocess och bygganmälan att börja tillämpas? Har nämnden ett systemstöd för processerna som stödjer arbetet enligt den nya PBL? Varför behövs ett sidoordnat dokument i Excel för att redovisa ärenden? Hur säkerställs att informationen om ärenden i Excel-dokumentet är komplett? Personalomsättning Vad är orsakerna till den stora personalomsättningen? Har alla tjänster återbesatts? Delegationsordning För att säkerställa kvalitet i handläggning och beslutsfattande bör även delegeringsordningen förtydligas, då delegeringen till bygglovshandläggare omfattar olika typer av handläggare med skilda kompetenser. Hur ser nämnden på delegationsordningen?
Sid 3 (3) Ärendebalanser Har nämnden varit medveten om att handläggningstiderna för komplicerade ärenden inte i full utsträckning rapporterats till nämnden? Hur ställer sig nämnden till det faktum att rapport över inkomna tillsynsärenden har getts till nämnden, men att information om antalet oavslutade ärenden inte erhållits förrän i mars 2013? Anser nämnden att den idag får tillräcklig information om ärendebalanser för komplicerade ärenden och tillsynsärenden? Tillsynsärenden Hur ser nämnden på att tillsynsärenden förefaller nedprioriterade? Är nämnden medveten om att tillsyn är att betrakta som myndighetsutövning och att underlåtenhet att utöva tillsyn kan leda till straffansvar för tjänstefel enligt Boverket? Är nämnden medveten om den 10-åriga preskriptionstiden vad gäller möjlighet till rättelseföreläggande? Har nämnden fått extra resurser att arbeta med den stora mängden gamla tillsynsärenden under flera år? Finansieras verksamheten av intäkter eller av kommunbidrag? Intern kontroll Kommer nämnden att initiera utbildning i korruption samt jäv? Finns stickprovskontroller i intern kontrollplanen för att säkerställa att rätt avgifter tas ut? Revisorerna önskar svar på dessa frågor senast 6 september 2013. När revisorerna fått svar från nämnden dras slutsatserna från granskningen och denna avrapporteras till Kommunfullmäktige. För Revisorerna i Gävle kommun Gunilla de Maré Revisorskollegiets ordförande Gunilla Beckman Ljung Revisionschef Bilaga: Granskning av handläggningstider och myndighetsutövning