1 (2) Miljö och samhällsbyggnadsförvaltningen 2013-11-25 Sbn 2013-3 Förvaltningsadministration Agneta Bergquist Samhällsbyggnadsnämnden Internkontrollplan för 2014 FÖRSLAG TILL BESLUT Förslaget internkontrollplan för 2014 godkänns. Internkontrollplanen lämnas kommunstyrelsen och kommunens revisorer. SAMMANFATTNING Nämnderna har skyldighet att varje år utarbeta en internkontrollplan. Av planen skall framgå hur nämnden avser att följa upp den interna kontrollen under året. Arbetet med uppföljningen av den interna kontrollen skall ske fortlöpande under året och sammanställas i en rapport. Utifrån nämndernas rapporter skriver kommunledningskontoret sammans med revisionen en rapport kommunstyrelsen. Varje år fastställs ett antal kommunövergripande kontrollmoment. För år 2014 finns tre kontrollmoment: rutiner för arbetsmöten med måltid som betalas av arbetsgivaren Granskning av utbetalningsrutiner Granskning att rätt lön utbetalas Samhällsbyggnadsnämndens internkontrollplan för 2014 redovisas i bilaga 1 och innehåller följande kontrollpunkter: Rutiner för delegering av nämndärenden. Förteckning och återrapportering. Nämndens beslut, uppföljning verkställande. Beställd verksamhet. Följa upp att rutinerna efterlevs. 120-dagarsgaranti i planärenden, efterlevnad av garantin. Medborgarförslag, kontroll att besvarat inom sex månader. Service, kundtjänstärenden hanteras med god service och effektivitet. Internkontrollanternas internkontrolluppgifter för 2014 har ännu inte planerats. Planen kompletteras med dessa under våren.
2 BAKGRUND I enlighet med gällande reglemente för intern kontroll ska nämnden fastställa en kontrollplan för innevarande år. Planen skall redovisa hur nämnden avser organisera uppföljningen av att de i rutinerna inbyggda kontrollerna genomförs på avsett sätt. Valet av granskningsobjekt skall motiveras utifrån en bedömning av väsentlighet och risk. Det innebär att områden där sannolikheten att fel uppstår och där eventuellt fel får stora konsekvenser skall prioriteras framför områden där ett fel sannolikt inte uppstår och om det trots allt inträffar inte innebär några större konsekvenser för kommunen. Nämnden ska rapportera resultatet av uppföljningen kommunstyrelsen samt kommunens revisorer. Med intern kontroll avses alla rutiner som syftar att: främja effektivitet, så att kommunens resurser används i enlighet med fattade beslut. uppnå säkerhet i system och rutiner, dvs. trygga gångarna och förhindra att kommunen drabbas av extra kostnader på grund av avsiktliga eller oavsiktliga fel. säkerställa rättvisande räkenskaper, dvs. säkerställa en riktig och fullständig redovisning. säkerställa effektiv organisation och förvaltning. De rutiner som kontrolleras kan delas in i tre kategorier; redovisningskontroller, administrativa kontroller och verksamhetskontroller. Exempel på redovisningskontroller är fakturahantering, attestrutiner, kravrutiner och avstämningsrutiner. Administrativa kontroller är exempelvis reglementen, delegationsordningar, arbetsbeskrivningar och efterlevnad av lagar och regler. Kontrollsystemet utgår från att respektive nämnd/styrelse skall inventera sina rutiner inom redovisning och administration. Sammanställning över nämndens rutiner redovisas i bilaga, som också beskriver hur internkontrollen för respektive rutin är utformad och vem som skall genomföra kontrollen. En viktig resurs i det interna kontrollarbetet utgörs av de internkontrollanter som utsetts inom nämnden. SAMRÅD Samråd med nämndens internkontrollanter sker genom e-post för kännedom, återkoppling mm under vecka 3 2014. MILJÖ OCH SAMHÄLLSBYGGNADSFÖRVALTNINGEN Anna Bertilson Bilaga: Internkontrollplan 2014 Samhällsbyggnadsnämnden. Expediering: Kommunstyrelsen, Kommunens revisorer, ekonomiavdelningen KLK och Agneta Bergquist MoS
Bilaga 1 Miljö och samhällsbyggnadsförvaltningen Förvaltningsadministration 2013-12-03 Agneta Bergquist Internkontrollplan 2014 Samhällsbyggnadsnämnden Kommunövergripande kontrollmoment 2014 Rutin/system Kontrollmoment Kontroll ansvar Metod Frekvens Rapportering VoRbedömning rutiner för arbetsmöten med måltid- Granskning av utbetalningsrutiner Granskning av att rätt lön utbetalas -att rätt skatteavdrag gjorts samt att rätt blankett använts och att underlag sparats. -att kontrollera att rutinerna kring personliga utlägg följs. Kompletteras senare Ekonomichef Ekonomichef Notera avvikelser och ange orsaken dessa. Notera avvikelser och ange orsaken dessa. Alla poster kontrolleras Alla poster kontrolleras Lindrig/ Lindrig/ Lindrig/
2 (3) Nämndens kontrollmoment 2014 Rutin/system Kontrollmoment Kontrollansvar Metod Frekvens Rapportering VoR-bedömning Rutiner vid delegering av nämndärenden Nämndens beslut - att aktuell delegationsförteckn. finns och att det av denna framgår vilken beslutanderätt som delegerats och vem - att det finns en rutin som säkerställer att alla delegationsbeslut återrapporteras nämnden att nämndens beslut verkställs Kontroll i SBN:s Kontroll i SBN:s Genomgång av fattade beslut 2 ggr/år Förvaltningschef Kännbar/ Mindre sannolik året Förvaltningschef 2 ggr/år Förvaltningschef/Nämnd Lindrig/ Kännbar/ beställd verksamhet 120-dagarsgaranti i planärenden Att fastställda rutiner efterlevs rutiner för uppföljning av att beställd verksamhet erhålls enligt avtal Att garantin efterlevs Avdelningschef Stickprovskontroll som dokumenteras av att fastställda rutiner ämpas Stickprov som dokumenteras året, stickprov året Förvaltningschef/Nämnd Förvaltningschef Kännbar/ Lindrig/ Medborgarförslag Att medborgarförslag besvaras inom 6 mån från det att ärendet kommit Sbn:s Service Att kundtjänstärenden hanteras med god service och effektivitet Info nyanställda Att information lämnats beträffande mutor och bestickning Kontroll av inkomna medborgarförslag diariet Kontroll av inkomna ärenden i kundtjänstsystemet. Dokumentation av genomförda kontroller. 2 ggr/år Lindrig/ 4 ggr/år Lindrig/ Stickprov 2 ggr/år Lindrig/
3 (3) VoR-analys Konsekvens 4 - allvarlig 4 8 12 16 3 - kännbar 3 6 9 12 2 - lindrig 2 4 6 8 1 - försumbar 1 2 3 4 1- Osannolik 2- Mindre sannolik 3-4- Sannolik Sannolikhet Rutin/system Konsekvens Sannolikhet Rutiner arbetsmöten 2 3 6 Utbetalningsrutiner 2 3 6 Rätt lön 2 3 6 Rutiner vid delegering av nämndärenden - Delegationsförteckning - beslutanderätt 3 2 6 - Återrapportering delegationsbeslut 2 3 6 Nämndens beslut 3 3 9 beställd verksamhet 3 3 9 120-dagarsgaranti i planärenden 2 3 6 Medborgarförslag 2 3 6 Service 2 3 6 Internkontrollanternas internkontrolluppgifter 2014 Rutin/ system Kontrollmoment VoR-bedömning Rapportering Vilka kontrollmoment för 2014 som kommer att utföras av nämndens egna internkontrollanter är ännu inte planerade. Planen kommer att kompletteras med dessa under våren. Samhällsbyggnadsnämndens internkontrollanter Johan Flyborg Joe Mayer