KARLEBY STAD INSTRUKTION FÖR NÄMNDER OCH SEKTORER Godkänd av stadsfullmäktige 24.9.2012 Gäller fr.o.m. 1.1.2013 INLEDNING I denna instruktion föreskrivs om organisering av förvaltningen inom stadens nämnder och sektorer samt deras uppgifter och befogenheter med undantag av den regionala räddningsnämnden, miljöhälsovårdsnämnden och avfallsnämnden samt landsbygdsnämnden, revisionsnämnden och centralvalnämnden. Den regionala räddningsnämnden och den regionala miljöhälsovårdsnämnden har egna instruktioner. Bestämmelser som gäller landsbygdsnämnden finns i instruktionen för stadsstyrelsen och koncernförvaltningen. Bestämmelser som gäller revisionsnämnden finns i revisionsstadgan. Bestämmelser som gäller centralvalnämnden finns i vallagen. Affärsverkens direktioner har egna instruktioner. För förvaltningen av avfallshanteringen i Jakobstad-Karlebyområdet gäller ett avtal som kommunerna ingått om en gemensam avfallsnämnd som hör till staden Jakobstads organisation. 1 KAPITLET NÄMNDER OCH VAL AV DEM 1 Nämnder och direktioner, deras uppgifter/kärnprocesser samt sektorer Nämnderna och sektorerna har bildats utifrån kundorienterade kärnprocesser. Kärnprocesserna är 1. Främjande av hälsa och välfärd, socialt stöd och aktivering som social- och hälsovårdsnämnden leder och ansvarar för 2. Växande, lärande, kultur och friskvård som nämnden för utbildning och fostran, kulturoch ungdomsnämnden samt idrottsnämnden leder och ansvarar för 3. Utveckling och underhåll av stadsmiljön, vilket stadsstrukturnämnden leder och ansvarar för 4. Byggnads- och miljötillstånd som byggnads- och miljönämnden leder och ansvarar för Säkerhet, som de regionala nämnderna, räddningsnämnden och miljöhälsovårdsnämnden, leder och ansvarar för. Sektorerna enligt kärnprocesserna är Social- och hälsovårdsväsendets serviceområde Bildningsväsendets serviceområde, som omfattar nämnden för utbildning och fostran, kultur- och ungdomsnämnden samt idrottsnämnden 1
Tekniska väsendets serviceområde, som omfattar stadsstrukturnämnden samt byggnadsoch miljönämnden 2 Val av organ Stadsfullmäktige utser 1. i stadsstrukturnämnden tio ledamöter och personliga ersättare för dessa samt bland ledamöterna en ordförande och en vice ordförande, 2. i byggnads- och miljönämnden tio ledamöter och personliga ersättare för dessa samt bland ledamöterna en ordförande och en vice ordförande 3. i social- och hälsovårdsnämnden, som är en gemensam nämnd för Karleby stad och Kronoby kommun, tretton ledamöter samt personliga ersättare för dessa. Två av ledamöterna i nämnden och deras personliga ersättare utses på förslag av Kronoby kommun. Bland ledamöterna i nämnden utses en ordförande och en vice ordförande. Social- och hälsovårdsnämndens svenska sektion, som också utses av stadsfullmäktige, består av åtta ledamöter av vilka fyra kommer från Karleby stad och fyra utses på förslag av Kronoby kommun och en väljs till ordförande. Sektionens ordförande ska vara ledamot i nämnden. Ordföranden väljs i tur och ordning från Karleby och Kronoby för en period av två år. En person som inte är ledamot eller ersättare i nämnden kan ändå väljas till ledamot i dess svenska sektion. 4. i nämnden för utbildning och fostran tio ledamöter och personliga ersättare för dessa samt bland ledamöterna en ordförande och en vice ordförande. Av nämndens ledamöter representerar högst åtta den finska och minst två den svenska språkgruppen. I nämndens för utbildning och fostran finska sektion och svenska sektion utses åtta ledamöter i vardera samt personliga ersättare för dessa så, att nämndens för utbildning och fostran ledamöter och deras personliga ersättare hör till endera den finska eller den svenska sektionen beroende på vilken språkgrupp de representerar. Utöver dessa utses så många övriga ledamöter och personliga ersättare att vardera sektionen har åtta ledamöter och lika många personliga ersättare. Bland ledamöterna i vardera sektionen utser stadsfullmäktige en till ordförande och en till vice ordförande. 5. i kultur- och ungdomsnämnden tio ledamöter och personliga ersättare för dessa samt bland ledamöterna en ordförande och en vice ordförande. 6. i idrottsnämnden tio ledamöter och personliga ersättare för dessa samt bland ledamöterna en ordförande och en vice ordförande. 2 KAPITLET ALLMÄN DEL SOM GÄLLER NÄMNDER OCH SEKTORER 3 Nämndernas allmänna uppgifter 2
Bestämmelser om nämndernas verksamhet och uppgifter ingår i denna instruktion och nämndernas verksamhetsstadgor samt ekonomiplanen, budgeten och de dispositionsplaner som baserar sig på budgeten. Utöver sin allmänna lednings- och tillsynsuppgift ska nämnden inom sina ansvarsområden 1. sörja för att verksamheten överensstämmer med koncernens strategier, godkänna planer som drar upp riktlinjer för verksamhetsområdet och lägga fram förslag till plan för verkställighet av stadens strategi för stadsstyrelsen för godkännande 2. svara för kundorienterad utredning av servicebehovet samt anordnande av service inom ramen för verksamhetsmålen och de ekonomiska målen samt följa med och rapportera om hur målen uppnåtts 3. se till att verksamhetsområdet utvecklas och förvaltas effektivt, ekonomiskt och ändamålsenligt 4. se till att den interna övervakningen och riskhanteringen fungerar 5. samarbeta med övriga aktörer inom kommunkoncernen och samarbeta med andra kommuner i frågor som gäller verksamhetsområdet 6. främja invånarnas och serviceanvändarnas delaktighet och påverkansmöjligheter samt följa upp verksamhetens kundorientering och effektfullhet. 4 Nämndernas allmänna beslutanderätt Nämnden 1. beslutar om målen för verksamheten 2. beslutar om hur resurserna för verksamheten och organisationen ska utvecklas 3. godkänner förslaget till verksamhets- och ekonomiplan samt förslaget till budget och verksamhetsberättelse för sitt område 4. fördelar årligen i sin dispositionsplan de anslag som stadsfullmäktige har godkänt mellan resultat- och verksamhetsenheterna 5. beslutar om de avgifter och taxor som tas ut, om inte stadsfullmäktige har beslutat om dem i samband med budgeten eller uppgiften ålagts något annat organ eller något annat följer av lagstiftning 6. beslutar om upphandling och avtal inom de gränser som stadsfullmäktige bestämt 7. beslutar om fördelningen av anslaget för understöd 8. beslutar om lättnader och befrielser i fråga om erläggandet av avgifter eller ersättningar samt om skadestånd inom de gränser som stadsfullmäktige och stadsstyrelsen bestämt 9. beslutar om överlåtelse av tjänster till en annan kommun och avgifter som tas ut för dem. 5 Vidaredelegering av beslutanderätt Nämnden kan besluta om delegering av sådan beslutanderätt som i denna instruktion överförts på nämnden vidare till ett organ, en tjänsteinnehavare eller en befattningshavare som lyder under nämnden, om inte annat följer av lag. 6 Föredragning 3
Föredragande för en nämnd eller sektion är chefen för sektorn i fråga och, när denne har förhinder, den som förordnats som ställföreträdare, eller när de båda har förhinder, en tjänsteinnehavare som förordnats av nämnden med följande undantag: Bildningsväsendet; För nämndens för utbildning och fostran svenska avdelning föredras ärendena av svenska skoldirektören eller, när denne har förhinder, av bildningsdirektören. För direktionen för ett samarbetsområde inom den grundläggande utbildningen föredras ärendena av någon av skolornas rektorer ett läsår i sänder. Föredragande för direktionen för Karlebynejdens institut är institutets rektor. Tekniska väsendet; Ärenden som gäller bygglov föredras av ledande byggnadsinspektören eller, när denne har förhinder, av den som förordnats som ställföreträdare. Lagstadgade ärenden som gäller fastighetsbildning föredras av fastighetsingenjören eller, när denne är förhindrad, av den som förordnats som ställföreträdare. Ärenden som gäller miljötillstånd och övervakning samt andra lagstadgade miljöärenden föredras av miljöchefen eller, när denne har förhinder, av den som förordnats som ställföreträdare. I oklara fall avgör tekniska direktören vem som är föredragande. När den föredragande har anhållit om ordet får han det före de andra. 7 Sektorchefernas uppgifter och beslutanderätt En sektorchef har till uppgift att med resultatansvar leda och sörja för utvecklandet av verksamheten, ekonomin och organisationen inom sin sektor samt för nödvändigt samarbete. Sektorchefen har det allmänna ansvaret för beredningen och verkställigheten av ärendena inom sin sektor samt för förvaltningsuppgifterna. Sektorchefens uppgift är att leda, planera och utveckla sin sektor med fokus på det allmänna bästa för staden. Sektorchefen deltar i skötseln av externa relationer inom sin sektor och i de ärenden som stadsdirektören särskilt beslutat om. Till sektorchefens uppgifter hör dessutom att 1. bevilja lättnader och befrielser i fråga om erläggandet av avgifter eller ersättningar inom de gränser som ansvarsorganet i fråga bestämt 2. besluta om avtal som gäller köp av tjänster inom de gränser som ansvarsorganet i fråga bestämt 3. besluta om anskaffningar som inte hör till den gemensamma upphandlingen inom de gränser som ansvarsorganet i fråga bestämt 4. besluta om försäljning och överlåtelse av lös egendom för annat bruk eller urbruktagande av den 5. bevilja skadestånd i fall där staden är ersättningsskyldig eller kan anses ersättningsskyldig inom de gränser som organet i fråga bestämt 4
3 KAPITLET BILDNINGSVÄSENDETS SEKTOR 8 Nämnderna inom bildningssektorn Följande nämnder ingår i bildningssektorn: Nämnden för utbildning och fostran Kultur- och ungdomsnämnden Idrottsnämnden 9 Nämndens för utbildning och fostran verksamhetsområde och uppgifter Nämndens för utbildning och fostran verksamhetsområde omfattar tjänsterna för förskoleundervisning, grundläggande utbildning, småbarnsfostran, allmänbildande utbildning på andra stadiet, fri bildning och grundläggande konstundervisning Nämnden för utbildning och fostran är ett organ som beslutar om principer och drar upp utbildningspolitiska riktlinjer med hänsyn till språkgruppernas lagenliga och likvärdiga behov. Sektionerna som lyder under nämnden leder serviceverksamheten inom den grundläggande utbildningen och gymnasieutbildningen och svarar för produktionen av tjänster för sin egen språkgrupp enligt verksamhetsstadgan. Skoldirektionerna lyder under sektionerna och direktionen för Karlebynejdens institut lyder under nämnden. 10 Kultur- och ungdomsnämndens verksamhetsområde och uppgifter Till Karleby stads kultur- och ungdomsnämnds uppgifter hör kulturtjänster, ungdomstjänster, museitjänster och bibliotekstjänster. Kultur- och ungdomsnämnden är ett organ som beslutar om principer för sin verksamhet och drar upp kultur- och ungdomspolitiska riktlinjer. 11 Idrottsnämndens verksamhetsområde och uppgifter Karleby stads idrottsnämnds uppgifter omfattar idrottstjänster. Idrottsnämnden är ett organ som beslutar om principer för sin verksamhet och drar upp idrottspolitiska riktlinjer. 12 Nämndens för utbildning och fostran uppgifter 5
Utöver det som ovan föreskrivs om nämndernas allmänna uppgifter och det som enligt övriga stadgor eller bestämmelser ska avgöras av nämnden ska nämnden inom området för undervisningstjänster 1. besluta om läsårets arbetsdagar för förskoleundervisningen, den grundläggande utbildningen och gymnasieutbildningen 2. besluta om den kommunspecifika planen för småbarnsfostran och utbildningsväsendets läroplan 3. godkänna läroplanerna för den grundläggande konstundervisningen 4. besluta om principer som gäller för ordnande av morgon- och eftermiddagsverksamhet 5. besluta om elevområdena för den grundläggande utbildningen och grunderna för elevantagning för den grundläggande utbildningen och gymnasieutbildningen 6. samarbeta för anordnande och utveckling av regionens yrkesutbildning på andra stadiet 7. reglera en elev för viss tid 8. svara för organisering av övervakningen av den privata dagvården 9. vara den myndighet som enligt lag ska svara för barndagvårdstjänsterna i kommunen 10. besluta om principerna för uthyrning av de utrymmen som är i dess besittning 11. utveckla undervisningstjänsterna och lägga fram förslag till ändring av servicenätet 13 Direktionerna inom bildningsväsendet Nämnden för utbildning och fostran utser 1. i grundskoldirektionerna fem och i direktionerna för samarbetsområdena inom den grundläggande utbildningen åtta ledamöter och lika många personliga ersättare samt utser bland ledamöterna en till direktionens ordförande och en till vice ordförande. Av direktionens ledamöter kan två vara andra personer än elevernas vårdnadshavare. Dessutom utses till ledamöter i grundskoldirektionerna och direktionerna för samarbetsområdena inom den grundläggande utbildningen en av lärarkåren inom sig föreslagen person och en av den övriga personalen inom sig föreslagen person samt ersättare för dessa. I direktionen för ett samarbetsområde inom den grundläggande utbildningen ingår dessutom två elever med var sin ersättare som eleverna i årskurs 7 9 inom sig har utsett för ett läsår i sänder. 2. i direktionerna för den finskspråkiga och den svenskspråkiga gymnasieutbildningen åtta ledamöter och lika många personliga ersättare samt utser en av ledamöterna till ordförande och en till vice ordförande. Av direktionsledamöterna kan två vara andra personer än elevernas vårdnadshavare. I direktionen för den finskspråkiga gymnasieutbildningen utses dessutom en ledamot bland lärarna och en bland eleverna i dagsgymnasiet, en ledamot bland eleverna i yrkesgymnasiet, en ledamot bland lärarna och en bland eleverna på gymnasiets vuxenlinje samt en ledamot som representerar den övriga personalen. I direktionen för den svenskspråkiga gymnasieutbildningen utses en ledamot bland lärarna, två ledamöter bland eleverna och en ledamot som representerar den övriga personalen. Dessutom utses ersättare för samtliga ledamöter. 6
3. i Kokkolan seudun opisto Karlebynejdens institut åtta ledamöter och lika många personliga ersättare samt utser bland ledamöterna en till direktionens ordförande och en till vice ordförande. Av direktionens ledamöter ska tre ha svenska som modersmål. Dessutom utses en ledamot bland lärarna och en bland eleverna. Dessutom utses ersättare för samtliga ledamöter. Rektorn för Karlebynejdens institut är föredragande för direktionen. Institutets biträdande rektor och rektorn för Bildkonstskolan för barn och unga som deltar i sammanträdena är beredare. 14 Ansvarsområden för och ledning av bildningsväsendets serviceområde Bildningsväsendet svarar för verksamhet som lyder under nämnden för utbildning och fostran, kultur- och ungdomsnämnden samt idrottsnämnden. Sektorchef för bildningsväsendet är bildningsdirektören. Bildningsväsendets ansvarsområden är följande: Undervisningstjänster där bildningsdirektören är ansvarsområdeschef. För de svenskspråkiga undervisningstjänsterna är svenska skoldirektören ansvarsområdeschef. Tjänster inom småbarnsfostran där direktören för småbarnsfostran är ansvarsområdeschef Kulturtjänster där kulturdirektören är ansvarsområdeschef Museitjänster där museichefen är ansvarsområdeschef Ungdomstjänster där ungdomsdirektören är ansvarsområdeschef Bibliotekstjänster där biblioteksdirektören som ansvarsområdeschef Idrottstjänster där idrottsdirektören är ansvarsområdeschef Bildningscentralens förvaltningstjänster lyder under bildningsdirektören. Bildningsväsendets uppgift är att sörja för den allmänna utvecklingen av bildningssektorn i Karleby stad. Bildningscentralen står till tjänst med expertis och utvecklingsverksamhet och har till uppgift att sköta beredningen och verkställigheten av ärenden som hör till sektorn. 4 KAPITLET SOCIAL- OCH HÄLSOVÅRDSVÄSENDETS SEKTOR Karleby social- och hälsovårdsnämnd är en för Karleby och Kronoby kommun gemensam nämnd som ingår i Karleby stads organisation. I samarbetsavtalet bestäms om samarbete och anordnande av tjänster för Kronoby kommuns invånare. 15 Social- och hälsovårdsnämndens verksamhetsområde och uppgifter Karleby stads social- och hälsovårdsnämnd svarar för uppgifter som ankommer på staden enligt lag och uppgifter som särskilt ålagts sektorn samt sådana social- och 7
hälsovårdsuppgifter som andra kommuner har gett i uppdrag enligt separata avtal, om inte uppgifterna ålagts något annat organ. Social- och hälsovårdsnämndens allmänna uppgift är att hjälpa och stödja kommuninvånarna i syfte att avvärja sociala och hälsomässiga risker samt förhindra ekonomiska svårigheter genom preventiva och aktiverande åtgärder och genom att enligt behov anordna mångsidiga tjänster som kan produceras av staden själv, tillsammans med samkommuner, genom köp av tjänster av privata eller sammanslutningar eller genom att anordna tjänsterna på regional basis. 16 Social- och hälsovårdsnämndens och dess svenska sektions uppgifter Utöver det som ovan föreskrivs om nämndernas allmänna uppgifter och det som enligt övriga stadgor eller bestämmelser ska avgöras av nämnden och inte ålagts något annat kommunalt organ har nämnden till uppgift att 1. sörja för organisering av övervakningen av de privata social- och hälsovårdstjänsterna 2. besluta om användningen av medel som doneras, testamenteras eller erhålls som arv av staten 3. utse en ansvarig läkare som avses i hälso- och sjukvårdslagen och lagen om smittsamma sjukdomar 4. utse en ansvarig tjänsteinnehavare som avses i socialvårdslagen Social- och hälsovårdsnämnden har en svensk sektion vars uppgifter har bestämts i samarbetsavtalet. Sektionens allmänna uppgift att övervaka och främja betjäningen av kunderna på deras eget modersmål enligt språklagen inom Karleby och Kronoby område samt för nämnden lägga fram förslag som berör denna. Stadsstyrelsen kan tillsätta särskilda råd och delegationer inom social- och hälsovårdsväsendet. 17 Ansvarsområden för och ledning av social- och hälsovårdsväsendets serviceområde Sektorchef för social- och hälsovårdsväsendet är social- och hälsovårdsdirektören. Social- och hälsovårdsväsendets ansvarsområden är följande: Hälso- och sjukvård där servicedirektören för hälso- och sjukvård är ansvarsområdeschef Äldreomsorg där servicedirektören för äldreomsorg är ansvarsområdeschef Handikappomsorg där servicedirektören för social- och handikappservice är ansvarsområdeschef Socialservice där servicedirektören för social- och handikappservice är ansvarsområdeschef Förvaltningstjänster som tillhandahålls av servicecentralen för social- och hälsovård lyder under social- och hälsovårdsdirektören. Utlänningsverksamheten hör till socialservice. 8
Social- och hälsovårdsväsendets uppgift är att sörja för den allmänna utvecklingen av social- och hälsovårdssektorn inom sitt verksamhetsområde. Servicecentralen för social- och hälsovård står till tjänst med expertis och utvecklingsverksamhet. Den lyder under nämnden och dess avdelningar och har till uppgift att sköta beredningen och verkställigheten av ärenden som hör till sektorn. 5 KAPITLET TEKNISKA SEKTORN 18 Nämnderna inom tekniska sektorn Inom tekniska sektorn finns följande nämnder: Stadsstrukturnämnden Byggnads- och miljönämnden 19 Stadsstrukturnämndens verksamhetsområde och uppgifter Karleby stads stadsstrukturnämnds allmänna uppgift är att - sörja för samhällstekniska tjänster - ha hand om stadens lokaliteter enligt de befogenheter som getts nämnden - sörja för stadens mark- och vattenområden - vårda stadsbilden och sörja för trivsamheten - svara för detaljplaneringen Nämndens lagstadgade uppgift är att 1. vara stadens vägnämnd och sköta dess uppgifter 2. sörja för stadens parkeringsverksamhet och -övervakning 3. sköta bostadsmyndighetens uppgifter 4. sörja för ordnandet av fastighets- och mätningsverksamhet Nämnden är dessutom skyldig att samarbeta med andra aktörer inom sitt verksamhetsområde. Stadsstrukturnämnden ansvarar för utvecklandet av verksamheten, ekonomin och organisationen inom sitt område, ställer upp mål samt styr och övervakar utvecklingen, genomförandet och utvärderingen inom sitt verksamhetsområde. Stadsstrukturnämnden utser ansvarsområdeschefer för tjänster inom förvaltning av markoch vattenområden, planläggningstjänster och samhällstekniska tjänster samt lokalförsörjningstjänster. 20 Byggnads- och miljönämndens verksamhetsområde och uppgifter Karleby stads byggnads- och miljönämnds lagstadgade uppgift är att 1. vara kommunens byggnadstillsynsmyndighet 9
2. vara kommunens miljövårdsmyndighet 3. vara kommunens marksubstansmyndighet 4. vara kommunens myndighet för campingområden 5. följa med naturens och miljöns tillstånd 6. bevilja befrielse från fastigheternas skyldighet att ansluta sig till vattentjänstverkets nätverk 7. sköta uppgifter enligt lagen om underhåll och renhållning av gator och allmänna områden. Nämnden är dessutom skyldig att samarbeta med andra aktörer inom sitt verksamhetsområde. Byggnads- och miljönämnden utser ansvarområdeschefer för ansvarsområdena byggnadstillsyn och miljö. 21 Ansvarsområden för och ledning av tekniska väsendets serviceområde Tekniska sektorn omfattar den verksamhet som lyder under stadsstrukturnämnden och byggnads- och miljönämnden. Sektorchef för tekniska väsendet är tekniska direktören. Tekniska sektorns ansvarsområden är följande: Förvaltning av mark- och vattenområden, vilket stadsgeodeten ansvarar för Planläggning, som planläggningschefen ansvarar för Samhällsteknik, som stadsingenjören ansvarar för Lokalförsörjning, som byggnadschefen ansvarar för Miljö, som miljöchefen ansvarar för Byggnadstillsyn, som ledande byggnadsinspektören ansvarar för Tekniska servicecentret som lyder under nämnderna har till uppgift att sköta beredningen och verkställigheten av ärenden som hör till sektorn samt står till tjänst med utvecklingsverksamhet och expertis som gäller sektorn. 10