Verksamhetsplan för 2016

Förslag till årsmöte 2015-02-16 Väsby Orienteringsklubb Verksamhetsplan för 2016

INNEHÅLLSFÖRTECKNING 2 1. Syfte 3 2. Prioriteringar 2016 3 3. Tävling och Träning mål 2016 4 4. Tävlingsarrangemang mål 2016 5 5. Övrigt klubbarbete mål 2016 6 6. Valberedningen mål 2016 7 Bilaga 1 Drogpolicy 8 Bilaga 2 Kostpolicy 9 Bilaga 3 Miljöpolicy 10 Bilaga 4 Rutiner och ansvar för grupperna 11 Bilaga 5 Publicering av personuppgifter 16 Bilaga 6 Stugfogde PM Klubblokalen Runby 17

1 Syfte Väsby OK skall verka för att medlemmarna ska ges möjlighet att bedriva träning och tävling i orientering till fots och ge dem som vill tävla i orientering på skidor samt mountainbike-ol den möjligheten. Vår verksamhet ska bedrivas i enlighet med fastställd drog- samt miljöpolicy (bilagor). 2 Prioriteringar för 2016 Följande ska prioriteras i klubbens verksamhet under 2016: Fortsätta utveckla tisdagsträningarna för att stärka klubbens nav för tränings- och rekryteringsverksamheten. Klubben avser att genomföra en nybörjarkurs under våren. Klubben prioriterar följande gemensamma tävlingar: 10-mila och två resor, till Nyköping i mars och Daladubbeln i oktober. Klubben satsar även på ett stort deltagande i O-ringen där c:a 50 bäddar bokats i stugor. Genomföra tävlingsarrangemangen Grymnatta i april samt Ungdomsseriens regionfinal i augusti. 3

3 Träning och Tävling (TT-gruppen) Vision och Mål 2016-2020 Träning och Tävling (TT-gruppen) Vision 2020 4 Fokus på hur vi kan nyrekrytera medlemmar (främst ungdomar) återkommande varje år. Att alltid ha intresserade och engagerade ledare som tar hand om dessa ungdomar och driver vår verksamhet framåt. Att det på varje träning kommer 20 till 30 ungdomar som bara står och hoppar för att få komma ut och öva på orienteringens olika klurigheter. Att dessa ungdomar och föräldrar också återfinns ute på tävlingarna. Träning och Tävling (TT-gruppen) mål 2016 Erfarenhetsutbyte med andra grannklubbar för kring att behålla och växa antalet barn och ungdomar. Planera och genomföra nyrekrytering av medlemmar med stort fokus på ungdomar. Inspirera och uppmuntra våra ungdomar till deltagande på Stof:s 13-14 och 15-16 träffar. Deltaga på Stof:s sommarläger i slutet på maj. Fortsätta med Våravslutning till Götes minne som tradition och premiera ungdomar i samband med detta. Genomföra sommarläger för ungdomar del av v 33/34. Tävlingsresor 2016: Nyköpingstävlingarna med Måsenstafetten, 10-Mila-tävlingarna i Falun/Lugnet 13-15/5 och Daladubbeln i oktober. Delta i följande stafetter där UK prioriterar medlemmar som deltar i klubbens övriga arbete: Måsen, Rånäs, Tiomila, Jukola, DM och Österåker. Utöka antalet startande ungdomar från 10 till 15 på förbundets kretstävlingar (U-serien) och från 20 till 25 på Nordcupen. Ungdomsavslutning med pris- och märkesutdelning. Behålla kontakten och samarbetet med Attunda OK. Öka antalet deltagare på våra KM-arrangemang som 2015 var totalt 146 startande inklusive MTBO. Mål: +10 st. Öka tävlingsdeltagandet. Över 900 starter är målsättningen.

4 Tävlingsarrangemang Mål 2016 2020 5 Tävlingsarrangemang Grymnatta årligen Tiokampen årligen Veckans Bana årligen Naturpasset årligen Ev. Nordcupen Ungdomsserien regionfinal 2016 Medel-DM 2017 25manna 2018 Sprint-DM 2019 Petterloppet 2019 Stafett-DM 2021 Kartor Löpande revideringar av klubbens kartor Marknadsföring och assistans till kommunens grundskolor Mål 2016 Tävlingsarrangemang Arrangera Grymnatta Arrangera Tiokampens orientering Arrangera Veckans Bana Arrangera Naturpasset Genomföra KM-tävlingar Arrangera Ungdomsserien - regionfinal Arrangera Luffarligan Ev. Arrangera Nordcupen Kartor Revidering Östra Väsby Revidering Runsa/Runby Revidering/nyritning skolkartor, skolgårdskartor i Upplands-Väsby Marknadsföra kartor till grundskolorna i Upplands Väsby Assistera grundskolor i Upplands Väsby vid orienteringsaktiviteter Deltaga i StOF:s banläggar- och tävlingsledarträffar Deltaga i Norrkartor årsmöte/medlemsträffar Årligen till U-V kommun rapportera antal sålda kartor till grundskolorna

5 Övrigt klubbarbete Mål 2016 2018 Information Klubbens verksamhet ska vara synligt för medlemmarna och invånarna i norrortskommunerna. Vi skall synas mer i lokaltidningarna genom annonser och reportage t ex Grymnatta Hemsidan skall uppdateras kontinuerligt. 6 Lokaler Genomföra felavhjälpande underhåll av Skarvberget och klubblokalen i Runby Måla om fönsterbågar samt reparera takfot vid entrén på Skarvberget. Översyn av fasad på klubblokalen i Runby, Kläder Tillhandahålla en baskollektion av kläder för klubbmedlemmarna. Tävlingskläder fr.o.m. 2013 består av VOK-blus och mörka byxor. Utvärdera alternativa leverantörer av klubbkläder. Minimera eget lager av kläder. Trivsel Ordna samkväm/fest inför vårsäsongen för klubbens medlemmar. Ordna samkväm efter 25-manna för klubbens medlemmar. Inkomstbringande arrangemang Arrangera medlemslotteri. Väsby OK skall fortsätta vara med i civilförsvarets organisation för Eftersök. 6 Valberedningen mål 2016 Föreslå namn på ledare/ansvariga/funktionärer i första hand till klubbens prioriterade verksamheter; rekrytering, träning/tävling, tävlingsarrangemang samt styrelse och revisorer.

Bilaga 1 7 Drogpolicy (fastställd av styrelsen 070926) Som en del av svensk idrottsrörelse är det en självklarhet att Väsby OK i sin verksamhet och speciellt i vår ungdomsverksamhet bedriver drogfria tränings- och tävlingstillfällen. Idrottsutövning och droger hör inte ihop Väsby Orienteringsklubb ska verka för en drogfri verksamhet i alla dess former i föreningens idrottsverksamhet. Med droger menas alkohol, narkotiska preparat eller tabletter som påverkar centrala nervsystemet. Droger får inte nyttjas under träningar eller tävlingar. Klubben går inte in i åtaganden i samband med sponsring eller marknadsföring som kan förväxlas, uppmuntra eller leda till alkohol/drogkonsumtion. Klubbens ansvar Ledare inom klubben har ansvar för att verksamheten är fri från droger. I ett gott ledarskap ingår även ett engagemang för medlemmarnas situation, såväl på träning/tävling och i rimligaste mån även utanför klubbens verksamhet. Ledare och andra vuxna skall vara förebilder Ungdomsledare och andra vuxna i klubben ska vara bra förebilder för ungdomarna. Kunskaper om hur kroppen fungerar, om kost och hälsa ska ingå i klubbens ungdomsverksamhet. I detta ingår också alkohol och droger... men om det ändå händer Vid ett missbruk eller vid misstanke om missbruk ska ledaren agera så snabbt som möjligt för att få igång hjälpinsatser för att hjälpa den/de drabbade. Klubben ansvarar inte för rehabilitering men kan vara till hjälp att skapa rätta kontakter. Första steget är att ha ett samtal med den/de drabbade. Klubben förutser en aktiv medverkan från den enskilde. Andra medverkande kan vara föräldrar, skolhälsovården, sociala myndigheter och medlemskamrater. Missriktad tolerans stjälper istället för hjälper. Som medlem har du också ansvar Alla medlemmar i klubben har ett moraliskt ansvar för att hjälpa en klubbmedlem som missbrukar droger. Bry dig om även om det uppfattas som att du lägger dig i någons privatliv. Visa att du märker att hon/han finns där och behöver hjälp. Ljug inte för att skydda missbrukare det hjälper bara honom/henne att fortsätta med sitt missbruk. Bry dig om ställ krav. Tala med din klubbkamrat inte om

8 Bilaga 2 Kostpolicy Väsby OK tar avstånd från alla typer av kosttillskott och aktörer som kan sättas i samband med detta. Väsby OK rekommendation är alltid att satsa på en bra kosthållning utan kosttillskott. En balanserad och bra kosthållning ger alltid det bästa resultatet. Det finns inget vetenskapligt stöd för att idrottsutövare med normal kosthållning har behov av extra tillskott. Att satsa på en bra och sund kost är alltid ett bättre val än kosttillskott. Med hänsyn till att många preparat på marknaden dessutom är otillräckligt kontrollerade och att de kan innehålla dopingklassade och andra farliga substanser avråder Riksidrottsförbundet från bruk av kosttillskott annat än på rent medicinska grunder. Övergripande ska Väsby OK i samband med träning, tävling och läger sträva efter: att informera och utbilda ledare, aktiva och föräldrar i så stor utsträckning som möjligt gällande doping och kosttillskott att öka medvetenheten och kunskapen om bra matvanors betydelse Utmaning Väsby OK avråder generellt medlemmarna från tillskott, utom efter särskild ordination/rekommendation av expertis.

Bilaga 3 9 Miljöpolicy Väsby OK skall tillämpa Svenska Orienteringsförbundets natur- och miljöprogram. 1. Vi följer allemansrätten främst genom att ta största möjliga hänsyn till växt och djurlivet. 2. För minsta möjliga miljöpåverkan skall vi alltid samråd med markägare, jägare, myndigheter (t ex kommun, landsting) innan större arrangemang. Därefter upprättas en miljöplan för dessa arrangemang. 3. Vi skall hushålla med naturresurser samt återanvända material i största möjliga utsträckning vid träning och tävlingar. T ex genom att erbjuda möjlighet till källsortering i klubblokalen och vid våra arrangemang. 4. Vi skall arbeta för att minimera utsläpp och föroreningar till mark, vatten och luft. T ex samåkning till arrangemang. Styrelsen skall göra en översyn av denna policy minst en gång per år och samtidigt påminna Väsby OK:s medlemmar om dess innehåll, t ex på årsmötet.

BILAGA 4 Rutiner och ansvar för grupperna Samtliga grupper och styrelsen ansvarar för att hemsidan uppdateras kontinuerligt. 10 Träning och Tävling (TT- gruppen) Svara för klubbens orienteringsutbildning med kvalitativa och roliga träningar. Svara för klubbens totala tävlings- och träningsverksamhet, inklusive uttagningar till lagtävlingar och mästerskap. Svara för att samplanering mellan elit- ungdoms- bredd- och motions samt träningsverksamheterna kommer till stånd för att utnyttja resurser maximalt. Rutiner A Tävling 1. Upprätta tävlingsprogram för klubben. 2. Ansvara för anmälningar och uttagning till stafetter. 3. Informera medlemmar om anmälningsrutiner. 4. Medverka vid rekrytering av medlemmar till gruppen. 5. Upprätta förslag till budget för verksamheten. 6. Ansvara för kontakt med Nordcupsklubbarna. B Träning 1. Upplägget på tisdagsträningarna skall vara som tidigare och att vara vid klubblokalen minst en gång per månad för ev. rekryteringsarrangemang och soppakvällar. 2. Detaljplanera verksamheten med 3 4 möten per år. Organisera och planera klubbens teknikträningar, styrketräning och gympa. 3. Arrangera MLC/MMC, Nattcup, Sommartour, Nattsprintcup i nuvarande former. 4. Alltid informera markägare och jaktlag om våra träningar där så erfodras. 5. Ansvara för ungdomsnärvaro och aktivitetsredovisning. Alltid anteckna samtliga deltagare på våra träningar och pricka av hemkomst. 6. Hitta bra ungdomsledarkurser och tränarkurser att skicka våra ledare på. 7. Informera föräldrar om ungdomsaktiviteter.

11 Ersättningar Ersättning vid ungdomsläger VOK ersätter alla kostnader, utom för mat, till ungdomar som deltar i läger, dock max. 2 ggr/år (Styrelsebeslut 2010-10-25) Utvecklingsbidrag För ersättning till satsande ungdomar, juniorer och seniorer tas beslut från fall till fall. Som riktlinjer för bidrag från klubben gäller preliminärt, enligt styrelsebeslut 2012-11-18 Kurs eller annan aktivitet ska ligga i linje med klubbens mål i verksamhetsplanen Motprestation i form av ungdomsledar- eller annan uppgifter inom VOKs verksamhet 10% av kurskostnaden eller motsvarande betalas av deltagaren själv Klubbidrag till resor och boende i samband med tävlingar och läger som är prioriterade och beslutade av klubben (Gäller inte arrangemang anordnade av Stockholmsdistriktet, t ex 25-manna) (styrelsebeslut 2012-09-24) 1. Det ska alltid vara tydligt och klart innan resa och boende bokas hur mycket medlem respektive VOK ska betala. 2. Bidragen avser alla deltagande klubbmedlemmar, oavsett om medlemmen tävlat eller ej och om klubbmedlemmen tävlar för annan klubb. 3. Syftet med att klubben bidrar till resa och boende vid vissa tävlingar/arrangemang är att stärka klubbgemenskapen genom att resa, bo och tävla tillsammans. Rese-/bensinbidrag 1. Bidrag gäller för resor till stafetter, klubbresor, läger som är prioriterade och beslutade av årsmötet i verksamhetsplanen eller i särskild ordning av styrelsen. 2. Ersätts med max 18:50 kr per mil i full bil (full bil = minst 4 pers) 3. Om ej full bil ges bidrag med ¼ (=4,63 kr/mil) per person i bilen 4. Ansökan om bidrag görs i efterskott. Namn på medresenärer ska anges. 5. Ansökan om bidrag lämnas skriftligt (mail eller post) till kassören. 6. Bidrag utbetalas ej i förskott 7. Väljer medlem att resa på egen hand och bekostar dito utgår ersättning motsvarande det klubben bekostar för övriga medlemmar, under förutsättning att medlem deltar i samtliga aktiviteter (tävling, måltider mm) under klubbresan. Boende och resa som bokas och betalas i förväg av klubben Om klubben ska bekosta allt: 1. Medlem ska upplysas om att bokad resa/boende som inte utnyttjas kommer att faktureras medlemmen i efterhand. 2. Om klubbresan omfattar t ex 3 övernattningar förutsätts alla deltagare delta i hela klubbaktiviteten. 3. Medlemmarna ska upplysas om vilken som är sista definitiva anmälningsdagen. Återbud eller ändringar som påverkar kostnaderna och som görs efter sista anmälningsdagen faktureras medlemmen. Om klubben ska bekosta en del och medlemmen en del:

12 1. Det ska tydligt informeras om innan anmälan vad kostnaden blir för medlemmen och om klubben bidrar till någon del. 2. Medlemmarna ska upplysas om vilken som är sista definitiva anmälningsdagen. Återbud eller ändringar som påverkar kostnaderna och som görs efter sista anmälningsdagen faktureras medlemmen. 3. Medlemmarna ska betala sin del av kostnaden till klubben innan definitiv anmälan och innan klubben betalar någon faktura. 4. Medlem som anmält sig men inte betalat innan angiven dag bokas av. Om medlemmarna ska bekosta allt utom tävlingsavgifter (start, vindskydd, tält): 1. Vid samordnad bokning av resa, mat o dyl kan klubben vara behjälplig med att betala gemensam faktura för att förenkla hanteringen. 2. Anmälda medlemmar betalar sin andel till klubbens pg-konto innan sista betalningsdag. 3. Klubben betalar endast för de medlemmar som innan sista betalningsdag har betalat in sin del till klubbens pg-konto. Tävlingsarrangemang Svara för klubbens externa tävlingsarrangemang. Ha kontakt med STOF angående tävlingsplaneringen för distriktet Bevaka tävlingsplaneringen på STOF:s hemsida. Ansvara för KM-arrangemang Svara för att klubben har tillgång till bra kartor för tävling och träning Respektive arrangörsansvarig skall se till att arrangemangen införs i lokaltidningen samt UV kommuns evenemangskalender Rutiner 1. Bevaka och följa upp nyheter och ändringar i kartritningssammanhang, t.ex. normändringar och teknisk utveckling. 2. Svara för kontakter med kartbolag och förbund. 3. Ansvara för försäljning av klubbens kartor. 4. Upprätta förslag till budget för verksamheten. 5. Ansvara för framställning av träningskartor samt förvaltning av tillhörande utrustning, dvs. kart- och banläggningsmjukvaran OCAD- och kartprogram samt färgskrivarna. 6. Ansvara för klubbtält, klubbskärm/-flagga samt övrigt material. 7. Ansvara för, komplettera samt hålla ordning på SI-enheter, startklockor, skärmar, reflexstavar, plastfickor, snitslar, övrigt tävlingsmaterial 8. Ansvara för tävlingsmaterial, bl a i förrådet i källaren under gymnastiksalen

Övrigt klubbarbete Information Ansvara för att information om klubbens verksamhet når ut till främst de egna medlemmarna, men även till övriga samhället bl a genom hemsidan. Lokaler Svara för klubbens två lokaler, Skarvberget och klubblokalen i Runby. Genom behövliga åtgärder se till att klubbens lokaler står till medlemmarnas förfogande för olika typer av sammankomster. Rutiner Skarvberget 1. Svara för felavhjälpande reparationer, skötsel och tillsyn samt städning. 2. Sammankalla och arrangera vedhuggardagar när så erfordras. 3. Svara för nödvändiga kontakter med myndigheter, markägare. 4. Ansvara för uthyrning Klubblokalen i Runby - Se bilaga 5 Stugfogde-PM Kläder 1. Svara för klubbens kläd- och materiallager samt vid behov göra ny- och kompletteringsinköp, efter samråd med styrelsen. 2. Ge klubben en enhetlig framtoning i de olika kläder som vi har. 3. Löpande beställning och försäljning utifrån medlemmarnas behov och önskemål. 4. För inköp av kläder görs beställning vid två bestämda beställningstidpunkter per år, oktober och februari. 5. Tävlingskläder/artiklar med OL-klubbnamn ska beställas med 25-mannatryck. Iordningställd mall för 25mannapåtrycket skall användas. Mallen (datafil) finns att tillgå i 25mannaföreningens register på Projektplatsen. Kostnaden för trycket skall särspecificeras och ersättning begärs under december från 25-mannaföreningen. Klubbarnas 25mannatryck ersätts med verklig kostnad upp till nedanstående maxbelopp: - SEK 40/klädesplagg - Max SEK 1000/klubb och år för engångsartikel (tält, beachflag) - Endast ersättning på tävlingskläder/artiklar med OL-klubbnamn Eftersök försvunna personer Ajourhålla och informera om rutiner för eftersök av försvunna personer, bl a på hemsidan, samt rekrytera tillräckligt många klubbmedlemmar. Trivsel Svara för att ge medlemmarna möjlighet att träffas under trevliga former utanför ordinarie tränings- och tävlingsverksamhet Organisera aktiviteter som värnar den goda klubbgemenskapen och som också involverar nya medlemmar, t ex organisera årsfest, 25mannafest, arrangera en våravslutning för hela klubben i samband med KM. Inkomstbringande arrangemang Arrangera medlemslotteriet med månadsdragningar och slutdragning i december. 13

14 Styrelsen Styrelsen ansvarar för klubbens totala verksamhet utifrån antagna stadgar och regler samt mål för orienteringen. 1. Ansvara för klubbens administration och ekonomi. 2. Svara för representation och information. 3. Följa och samordna gruppernas arbete. 4. Svara för den långsiktiga ledarrekryteringen. 5. Upprätta budgetförslag för hela verksamheten. 6. Utse ledamot till 25-mannaföreningens styrelse 7. Arrangera årsmöte samt minst två klubbmöten Valberedning Svara för valberedningsarbetet i klubben. 1. Vid årsmötet lämna förslag till val av styrelse- och kommittéledamöter, samt övriga klubbfunktionärer. 2. I nomineringarna sträva efter en jämn könsfördelning. Valberedningen ska senast 4 veckor före årsmötet tillfråga dem vilkas mandattid utgår vid verksamhetsårets slut, om de vill kandidera för nästa mandattid. Senast en vecka före årsmötet skall valberedningen meddela röstberättigade medlemmar sitt förslag.(voks stadgar 23) Valberedningsarbetet klart före styrelsemötet närmast före årsmötet eller senast två veckor före årsmötet. Anslå valberedningens förslag till ledamöter i klubblokalen 8 dagar före årsmötet.

Bilaga 5 Publicering av personuppgifter 15 Publicering av personuppgifter Enlig personuppgiftslagen (PUL) ska publicering av personuppgifter godkännas innan publicering. För Väsby Oks medlemmar tillämpar vi praxisen att medlem som betalar årsavgifter samtidigt godkänner publicering av personuppgifter i t ex resultatlistor på Internet, i tidskrifter etc. Medlem som inte godkänner publicering av personuppgifter enligt ovan ska skriftligen, via Postverket, meddela detta till Väsby Oks kassör i samband med inbetalningen av medlemsavgiften.

Bilaga 6 Stugfogde PM Klubblokalen Runby 16 STUGFOGDENS UPPGIFTER I stugfogdes uppgifter ingår att: 1. Anslå aktuella namn- och kontaktuppgifter till ordinarie och ställföreträdande fogdar på eller intill entrédörr. 2. Uppdra åt annan klubblokalsmedlem att administrera nyckelutlåning. 3. Besöka, besiktiga och tillse att lokalen är i ordning c:a en gång per vecka. 4. Vid behov tömma soppåse i kök, toalett, sammanträdesrum och samlingsrum. Dock inte efter större arrangemang, då det åligger resp. arrangör att tillse att tömning sker. 5. Tillse att toalettpapper, pappershanddukar och tvål finns i toalettutrymmet. 6. Tillse att diskmedel finns i köksutrymmet. 7. Tillse att tillgång till svarta sopsäckar finns i förrådet. 8. Beordra ansvarig förening (den förening som under året har stugfogdeansvar) att, vid behov, städa (avdamning, dammsugning, avtorkning av golv, rengöring av köksutrymme, rengöring av toalettutrymme). 9. Beordra ansvarig förening (den förening som under året har stugfogdeansvar) att, vid behov, putsa fönster samt rengöra och vaxa golv. 10. Under den kalla årstiden regelbundet tömma vattenbehållaren med spillvatten från vvberedaren i toalettutrymmet (enl. bilaga 4). 11. Förvalta 2 extranycklar (att användas i samb. med uthyrning, hantverksbesök etc.). 12. Ansvara för att budgeterat underhåll (regöring av ytterpanel och ommålning av entrérumsväggar) verkställs. I stugfogdens uppgifter ingår inte: 1 Allmän städning av lokalen. 2 Snöskottning och sandning (utförs av klubblokalbesökare från VOK/VSK/10K när behov föreligger).

FÖRDELNING AV STUGFOGDEANSVAR Ordinarie och ställföreträdande stugfogdar utses årsvis och fördelas mellan klubbarna enl. följande plan: År Ordinarie och ställföreträdare 2016 VSK 2017 10K 2018-2020 VOK 2021 VSK 2022 10K 2023-2025 VOK 2026 VSK 2027 10K Under en 20-årsperiod skall VOK utse stugfogde 14 år och VSK resp. 10K 3 år vardera. 17 STUGFOGDE 2016 Väsby Skidklubb Ordinarie stugfogde Ställföreträdande stugfogde Per-Olof Knuts Fredrik Ek mait.po@gmail.com 0708-17 21 45 frpir2@hotmail.com 070-728 13 28