Upplands Väsby kommun Grundläggande granskning av styrelser och nämnder 2015

Revisionsrapport nr 11 /2015 Genomförd på uppdrag av revisorerna Februari/Mars 2016 Upplands Väsby kommun Grundläggande granskning av styrelser och nämnder 2015

Innehåll 1. Inledning...3 2. Kommunstyrelsen...5 2.1. Genomförd granskning...5 2.2. Mål och uppdrag...5 2.3. Uppföljning...6 2.4. Intern kontroll...8 2.5. Fördjupningsgranskningar...9 2.6. Rekommendationer:...9 2.7. Sammanfattande bedömning kommunstyrelsen...9 2.8. Kommunstyrelsens teknik- och fastighetsutskott...11 3. Utbildningsnämnden...14 3.1. Genomförd granskning...14 3.2. Mål och uppdrag...14 3.3. Uppföljning...15 3.4. Intern kontroll...16 3.5. Rekommendationer:...16 3.6. Sammanfattande bedömning utbildningsnämnden...17 4. Kultur- och fritidsnämnden...18 4.1. Genomförd granskning...18 4.2. Mål och uppdrag...18 4.3. Uppföljning...19 4.4. Intern kontroll...19 4.5. Sammanfattande bedömning kultur- och fritidsnämnden...19 5. Social- och äldrenämnden...20 5.1. Genomförd granskning...20 5.2. Mål och uppdrag...20 5.3. Uppföljning...21 5.4. Ekonomi/resursplanering...21 5.5. Intern kontroll...22 5.6. Rekommendationer:...22 5.7. Sammanfattande bedömning social- och äldrenämnden...22 6. Nämnden för familjerätt...24 6.1. Genomförd granskning...24 6.2. Mål och uppdrag...24 6.3. Uppföljning...24 6.4. Intern kontroll...25 6.5. Rekommendationer...25 1

6.6. Sammanfattande bedömning nämnden för familjerätt...25 7. Byggnadsnämnden...26 7.1. Genomförd granskning...26 7.2. Mål och uppdrag...26 7.3. Uppföljning...27 7.4. Intern kontroll...27 7.5. Rekommendationer:...27 7.6. Sammanfattande bedömning byggnadsnämnden...28 8. Miljönämnden...29 8.1. Genomförd granskning...29 8.2. Mål och uppdrag...29 8.3. Uppföljning...29 8.4. Intern kontroll...30 8.5. Rekommendationer...30 8.6. Sammanfattande bedömning miljönämnden...30 2

1. Inledning Enligt kommunallagen framgår följande beträffande revisorernas uppdrag: Revisorerna granskar årligen i den omfattning som följer av god revisionssed all verksamhet som bedrivs inom nämndernas verksamhetsområden. Revisorerna prövar om verksamheten sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt, om räkenskaperna är rättvisande och om den interna kontrollen som görs inom nämnderna är tillräcklig. Den årliga granskningen bygger på en kombination av olika metoder och tillvägagångssätt för att granska verksamheten med syfte att bedöma om styrelser och nämnder har en tillfredsställande styrning och intern kontroll. Granskningen genomförs bl a genom att fortlöpande ta del av relevanta skriftliga dokument t.ex. mål- och styrdokument, protokoll och övriga handlingar samt möten med nämnder/verksamheter i samband med revisionssammanträden eller verksamhetsbesök. Vidare granskas nämndernas interna kontroll, delårsbokslut och årsredovisning. Denna granskning benämns grundläggande granskning. De revisionsbevis som samlas in i den grundläggande granskningen utgör stommen i revisorernas ansvarsprövning. Utöver ovanstående grundläggande granskning genomförs fördjupade granskningar utifrån revisorernas risk- och väsentlighetsbedömningar samt erfarenheter från den grundläggande granskningen. Syftet med dessa granskningar är att samla tillräckliga revisionsbevis i ansvarsprövningen inom väsentliga riskområden. I 2015 års revisionsplan har revisorerna i Upplands Väsby kommun beslutat och genomfört följande fördjupade granskningar: Uppföljning av granskningar från tidigare år Förebyggande arbete för barn och unga Markexploatering Upphandling Skolans styrning Flyktingmottagande Avgångsvederlag Kvalitet i särskilda boenden Löpande granskning av intern kontroll kopplat till räkenskaperna Granskning av delårsrapport Granskning av årsbokslut och årsredovisning I denna rapport (rapport nr 11/2015 Grundläggande granskning) sammanfattas resultat och slutsatser av revisionens grundläggande granskning under år 2015. Inom ramen för 2015 års granskning har revisionen genomfört möten med Kommunstyrelsen, Social- och äldrenämnden, Utbildningsnämnden, Kultur- och fritidsnämnden samt Byggnadsnämnden. 3

Vid de intervjuer som genomförts med styrelser/nämnder har strukturerade frågeformulär använts. Dokumentationen av intervjuerna har skett i form av minnesanteckningar från mötena. Frågeformulären har omfattat områdena mål, uppdrag och direktiv, intern kontroll, ekonomi/resursplanering, samt specifika frågor riktade till respektive nämnd. I samtliga fall har nämnderna lämnat kortfattade skriftliga svar innan mötena. Vid genomgång av styrelsers och nämnders protokoll har revisorerna använt sig av checklistor för att dokumentera väsentliga revisionsfrågor. Av checklistorna framgår bl a revisionens väsentlighets- och riskbedömning per nämnd, uppdrag och mål från fullmäktige, m m. I samband med genomgången av protokoll har ett antal specifika frågor ställts till nämnderna. Dessa har besvarats skriftligt. Revisionen har också inbjudit tjänstemän till mötena för att följa upp enskilda frågor. Rapporten är skriven med utgångspunkt från att läsaren har tillgång till kommunens budget, årsredovisning och nämndernas verksamhetsplaner och verksamhetsberättelser. 4

2. Kommunstyrelsen 2.1. Genomförd granskning Revisionen har granskat kommunstyrelsens verksamhet bl a genom: Möte med kommunstyrelsens presidium och förvaltningsledning den 16 februari 2015 och den 22 februari 2016. Läsning av protokoll med underliggande handlingar Granskning av delårsrapport Granskning av verksamhetsberättelser och årsredovisning Vidare har följande fördjupade granskningar rapporterats till kommunstyrelsen: Löpande granskning av intern kontroll kopplat till räkenskaperna Granskning av delårsrapport Granskning av styrningen av skolan Granskning av markexploatering Granskning av upphandling Granskning av flyktingmottagandet Granskning av avgångsvederlag Granskning av årsbokslut/årsredovisning 2.2. Mål och uppdrag Kommunstyrelsen är kommunens ledande politiska förvaltningsorgan och har rollen att samordna och följa upp kommunens verksamheter och ekonomi. Kommunstyrelsens ansvar och roll är att vara systemledare i den kommunala organisationen och huvudansvarig för samhällsutvecklingsprocessen. Kommunstyrelsen är arbetsgivare för all personal och tillika räddningsnämnd. Kommunfullmäktige beslutade i flerårsplan med budget 2015-2017 om mål och uppdrag för kommunens styrelser och nämnder. I budgeten framgår mål och uppdrag till kommunstyrelse och nämnder på olika nivåer: 1. Kommunfullmäktiges övergripande mål utgår från de fyra styrperspektiven kund, ekonomi, medarbetare samt samhälle och miljö. Totalt finns 10 övergripande mål kopplade till de olika perspektiven. Strategier och nyckeltal har kopplats till dessa mål. De övergripande målen ska utgöra utgångspunkt för respektive styrelse/nämnds verksamhetsplaner och ska också följas upp inom ramen för ledningssystemet. 2. I budgeten riktas även utvalda nämndmål och specifika uppdrag till respektive styrelse/nämnd. Under de övergripande målen framgår en stor mängd strategier som fullmäktige anser att kommunstyrelsen behöver beakta för att bidra till måluppfyllelsen. 5

Ett antal nyckeltal har också fastställts i det ekonomiska perspektivet inom ramen för fullmäktiges mål om god ekonomisk hushållning. Utöver detta riktas 7 nämndspecifika uppdrag till kommunstyrelsen för år 2015 enligt följande: Revidering av samtliga fem ägardirektiv kopplat till ny organisation och ny flerårsplan Utvärdera och dra lärdomar av tidigare utförda dialoger för att vidareutveckla dialogformerna. Införa tydligare arbets- och beslutsprocess för genomförande av olika dialogformer. Fastställa framtida behov av främst administrativa lokaler Utarbeta förslag till långsiktig finansiering av fastighetsbeståndet Leda och genomföra samhällsutveckling/fastighetsutveckling i västra Väsby för att möta befolkningsökning till följd av Eds allé mm. I första hand framtida behov av förskola och skola i Runby/västra Väsby. Implementera projektet Den nya verksamhetsvärlden i samverkan med andra kommuner och anpassa både den politiska organisationen och tjänstemannaorganisationen. En översyn ska göras av bolagsstrukturen i kommunkoncernen. Vi bedömer att det finns en röd tråd i styrningen från fullmäktige till nämnder. De övergripande målen är i flera fall svåra att mäta och det är därför av stor vikt att nämnderna tolkar dessa på ett relevant sätt och finner relevanta nyckeltal för styrning och uppföljning av måluppfyllelse. I många fall saknar nämnderna relevanta jämförelser med andra kommuner och andra liknande verksamheter vilket gör att fastställda målnivåers relevans är svåra att bedöma. 2.3. Uppföljning 2.3.1. Verksamhet Av kommunfullmäktiges 10 övergripande mål har kommunstyrelsen bedömt att 4 (f.å 4) fått omdömet grönt (uppfyllt), 5 (f.å 4) omdömet gult (delvis uppfyllt) och 1 (f.å 2) omdömet rött (ej uppfyllt). Perspektiv Mål 2011 2012 2013 2014 2015 Kund Kunden i fokus Uppfyllt Valfrihet och mångfald Kunskap och lärande Delvis uppfyllt Social hållbarhet, trygghet och hälsa Samhälle och Hållbar tillväxt Ej uppfyllt miljö Näringsliv och arbete Miljö och klimat Medarbetare Stolta medarbetare Ekonomi Ekonomiskt resultat Effektivitet 6

Upplands Väsby kommun tog den 16 mars i KF beslut om Kommunfullmäktiges mål. Målen sorteras under fyra perspektiv, Kund, Samhälle och miljö, Medarbetare och Ekonomi. Under dessa perspektiv finns det 139 nämndmål. Avsikten är att dessa nämndmål, varav majoriteten inte är mätbara, av nämnderna ska göras om till mätbara mål genom nyckeltal, statistik, enkäter med mera. I samband med rapporteringstillfällen inhämtas nämndernas resultat via kommunens ledningssystem och det görs en samlad bedömning om i vilken grad målen har uppfyllts. Om målet är uppfyllt eller inte mäts i en färgskala grönt (uppfyllt),gult (delvis uppfyllt) eller rött (ej uppfyllt). Som underlag för bedömningen följs olika nyckeltal upp. Då det inte finns några definierade och beslutade riktlinjer för när utfallet ska bedömas grönt, gult eller rött är det svårt att verifiera styrelsers och nämnders bedömningar. Det område som är och har varit största utmaningen de senaste åren är kunskap och lärande som varit ett rött område under många år. Mot bakgrund av vissa resultatförbättringar i skolan har kommunstyrelsen ansett att det övergripande målet är delvis uppfyllt 2015. Genomsnittligt meritvärde för skolår 9 uppgår till 211 (f.å 207) jämfört med fullmäktige mål om 215 och länssnittet om 234. Andel godkända i nationella prov i skolår 3 uppgår till 75 % (f.å 76 %) jämfört med fullmäktiges mål om 75 % och länssnittet 76 %. I skolår 6 är andel godkända på nationella prov 93 % vilket är i paritet med föregående år, fullmäktiges mål och länssnittet. Vi har svårt att bedöma om grunderna är tillräckliga för att förbättra den totala bedömningen om att målet kunskap och lärande är delvis uppfyllt (gult) jämfört med inte uppfyllt (rött). Det saknas, som framgår ovan, tydliga parametrar för hur utvärderingen/bedömningen ska göras. Det kan dock konstateras att flera viktiga nyckeltal även 2015 understiger de målnivåer som fullmäktige har fastställt. Inom skolan genomförs flera insatser på olika nivåer för att förbättra skolresultaten. Vissa förbättringar har noterats under senare tid men det konstateras att det är ett långsiktigt arbete att förbättra resultaten. Den fördjupade granskning som genomförts av styrningen av skolan år 2015 visar på många positiva delar med det pågående skolprojektet. En notering är dock att lärarna inte känner sig involverade på ett tillräckligt sätt i projektet. Det krävs att projektet lyckas nå ut till lärarna för att projektets intentioner ska få genomslag i praktiken. Det är svårt att dra en gräns för om området bör bedömas som ej uppfyllt eller delvis uppfyllt. Det kan dock konstateras att det fortsatt finns stora negativa avvikelser i förhållande till fastställda målnivåer för flera viktiga nyckeltal. Det är dock mycket positivt med de förbättrade resultaten, inte minst i de lägre årskurserna (se mer under utbildningsnämnden). Att kommunstyrelsen satte omdömet rött på Hållbar tillväxt 2014 berodde främst på att byggprojekt inte genomfördes i den takt som fullmäktige fastställt. År 2015 har byggnationerna ökat och överstiger tidigare års målnivåer om 300 bostäder per år (se mer under byggnadsnämnden). Det övergripande målet social hållbarhet, trygghet och hälsa har bedömts som ej uppfyllt (rött) år 2015. Utfallet av nyckeltalet Trygghet, del av Nöjd-Region, Index (NRI) uppgår till 48 (f.å 53) medan målet var 55. Länssnittet och medel i riket är ca 60. 7

De nämndspecifika uppdragen som riktats mot kommunstyrelsen i fullmäktiges budget för 2015 redovisas i verksamhetsberättelsen. Uppdragen är genomförda i några fall och pågående med beräknat avslut 2016 i några fall. 2.3.2. Ekonomi/resursplanering Årets resultat för kommunen är positivt och uppgår till 658,8 mkr och beror främst på försäljning av Bo i Väsby AB. När reavinst och andra större jämförelsestörande poster exkluderats, uppgår resultatet till 48,5mkr (2,4 %). Detta kan jämföras med budgeterat resultat om 39 mkr. Jämförelsestörande poster är reavinsten för Bo i Väsby 710,3 mkr, premieåterbetalning från AFA 11,8 mkr, nedskrivning av Vilunda/Messingen -77,7 mkr samt nedskrivningar främst avseende införande av nya principer för avskrivningar -32,0 mkr. Nämnderna redovisar ett positivt resultat om 31,3 mkr, varav kommunstyrelsens särskilda medel utgör 13,1 mkr. Social- och äldrenämnden redovisar överskott om 6,2 mkr att jämföra med -23,9 mkr år 2014. Skatteintäkterna blev 15,9 mkr lägre än budgeterat beroende på sämre skatteunderlagsutveckling och lägre generella statsbidrag. Ökad satsning inom samhällsutveckling påverkar resultatet med -10 mkr samt lägre intäkter för markförsäljning med -18,4 mkr. Lägre pensionskostnader, arbetsgivaravgifter och räntor mm ger ett överskott om 16,2 mkr. Kommunstyrelsens resultat år 2015 är 15,5 mkr (f.å 7,5 mkr) jämfört med budget 0 mkr. Avvikelsen avser främst ej nyttjad buffert med 13,1 mkr. 2.4. Intern kontroll Kommunfullmäktige har beslutat om ett reglemente för intern kontroll. Syftet med reglementet är främst att tydliggöra innebörden i kommunallagens krav vad gäller den interna kontrollen, samt att utveckla styrningen och uppföljningen i kommunen. Nämnder och styrelser har antagit tillämpningsanvisningar för den interna kontrollen inom respektive verksamhetsområde. Internkontrollplaner har fastställts i respektive nämnd. Uppföljning av kontroller sker i samband med avrapportering av delårsbokslut och årsbokslut. Avrapporteringen som avser uppföljning av administrativa processer och kontroller sker som en separat del i verksamhetsberättelserna. Den interna kontrollen kopplat till verksamheterna är integrerad i den styrning och uppföljning som sker av verksamheternas resultat. Denna avrapporteras såväl separat i Stratsys som i verksamhetsuppföljningen. Samtliga nämnder har avrapporterat uppföljningen av intern kontroll i sina verksamhetberättelser för 2015. Sammantaget bedöms den interna kontrollen som tillräcklig. Kommunstyrelsens uppföljning av den interna kontrollplanen i verksamhetsberättelsen har tidigare år bedömts behöva utvecklas. Vi har ansett att kommunstyrelsen inom ramen för sin uppsikt över andra nämnder bör göra någon form av sammanställning över resultatet av internkontrolluppföljningen i samtliga nämnder. En sådan sammantagen uppföljningsrapport är framtagen för 2015 vilket vi bedömer som mycket positivt. 8

2.5. Fördjupningsgranskningar De fördjupningsgranskningar som genomförts inom kommunstyrelsen under 2015 framgår under rubrik 2.1 Genomförd granskning. De fördjupningsgranskningar som genomförts i kommunen som helhet under 2015 framgår under rubrik 1 Inledning. I samtliga granskningar har rekommendationer lämnats som syftar till att ytterligare stärka styrning, kontroll och uppföljning. Revisionen kommer att under kommande år följa upp de åtgärder som vidtas med anledning av lämnade rekommendationer. Revisionen har också begärt in svar och i förekommande fall åtgärdsplaner från berörda nämnder i samband med granskningarna. 2.6. Rekommendationer: Flera nämnder saknar relevanta jämförelsetal för sina nyckeltal med andra kommuner. Relevansen i målnivåer för nyckeltalen är i dessa fall svåra att bedöma. Kommunstyrelsen bör inom ramen för sin uppsiktsplikt verka för att de nämnder som saknar relevanta jämförelsetal arbetar fram sådana. Vi har svårt att bedöma om grunderna är tillräckliga för att förbättra den totala bedömningen om att målet kunskap och lärande är delvis uppfyllt (gult) jämfört med inte uppfyllt (rött). Det saknas tydliga parametrar för hur utvärderingen/bedömningen ska göras. Det kan dock konstateras att flera viktiga nyckeltal även 2015 understiger de målnivåer som fullmäktige har fastställt. Det är viktigt att kommunstyrelsen även fortsatt följer att systemet Pulsen Combine implementeras och utvecklas enligt plan. Grunderna för vad som krävs för att få grönt, gult respektive rött i utvärderingen av måluppfyllelsen bör tydliggöras. I de fördjupningsrapporter som revisionen genomfört under 2015 framgår ytterligare rekommendationer kopplade till de specifika områden som granskats. Kommunstyrelsen bör ta fram specifika åtgärdsplaner i de fall rekommendationer lämnas till förbättringar och bör systematiskt följa upp att åtgärder vidtas. 2.7. Sammanfattande bedömning kommunstyrelsen Utifrån genomförd granskning under året bedömer vi sammanfattningsvis kommunstyrelsen enligt följande: Rättvisande räkenskaper Ej rättvisande Ej helt rättvisande Rättvisande Intern kontroll Ej tillräcklig Acceptabel Bra Styrning och uppföljning Ej tillräcklig Acceptabel Bra Ovanstående tabell avser en bedömning av kommunstyrelsen exklusive verksamheten i teknik- och fastighetsutskottet. Denna bedöms separat nedan. 9

Räkenskaperna bedöms vara rättvisande för såväl kommunen som helhet som för kommunstyrelsens verksamheter. Arbetet med att utveckla den interna kontrollen har fortsatt under 2015. Internkontrollplaner har beslutats av nämnderna och uppföljning av dessa har skett under året. I de fall avvikelser föreligger har åtgärdsplaner presenterats. Kommunstyrelsens egen uppföljning av sin internkontrollplan, vilken presenteras i verksamhetsberättelsen, har brister. Enligt COSOs (en etablerad internationell standard för intern kontroll) definition av intern kontroll så är kopplingen till mål och bristande måluppfyllelse absolut och utgör viktiga kriterier för intern styrning och kontroll. Utifrån att kommunallagens krav på revisorernas uttalanden om ändamålsenlig skötsel och ekonomiskt tillfredsställande verksamhet är separerat från bedömningen av intern kontroll, så sker denna bedömning främst inom området styrning och uppföljning. Detta stämmer också väl överens med Upplands Väsbys ledningssystem där den interna kontrollen kopplat till verksamhetsmålen sker integrerat med verksamhetsstyrningen. Bedömningen av intern kontroll avser sålunda främst den interna kontrollen kopplat till regelverk och administrativa processer. Bedömningen av styrning och uppföljning omfattar såväl ekonomistyrningen som verksamhetsstyrningen. Området styrning och uppföljning bedöms utifrån en mängd olika perspektiv. Ur revisionssynpunkt är styrelsernas och nämndernas måluppfyllelse i förhållande till av fullmäktige fastställda målnivåer mycket väsentligt att beakta ur ett ansvarsperspektiv. I de fall viktiga mål inte har nåtts under flera år kan omdömet successivt försämras. Vidare bedöms om tydliga åtgärder vidtagits i tid och om dessa har fått effekt. Vid avvikelser påverkas omdömet också utifrån hur styrelse/nämnd kommunicerat med fullmäktige om avvikelserna. Bedömningen baseras också på den systematik, ändamålsenlighet och säkerhet som finns i styrningen och uppföljning. Även om kommunen har ett starkt ekonomiskt resultat år 2015 så klarar man inte balanskravet. Detta eftersom inte realisationsvinster från försäljningar av anläggningstillångar ska ingå samtidigt som kostnader för nedskrivningar har belastat resultatet. Nedskrivningskostnaderna är dels en effekt av försiktig bedömning av värdet av upparbetade utgifter för Vilunda/Messingen, dels en engångseffekt beroende på en genomgång av nyttjandeperioderna för samtliga väsentliga anläggningstillgångar. Balanskravsresultatet uppgår till -51,5 mkr. Mot bakgrund av det starka ekonomiska resultatet, vilket ökar soliditeten och minskar lånebehovet, samt bakgrunden till kostnaderna av engångskaraktär så har kommunstyrelsen ändock bedömt att god ekonomisk hushållning föreligger. Resultaten i skolan är alltjämt ett område som oroar och med betydande behov av förbättring, särskilt i de äldre årskurserna. Vi har svårt att bedöma om grunderna är tillräckliga för att förbättra den totala bedömningen om att målet kunskap och lärande är delvis uppfyllt (gult) jämfört med inte uppfyllt (rött). Det saknas tydliga parametrar för hur utvärderingen/bedömningen ska göras. Det kan dock konstateras att flera viktiga nyckeltal även 2015 understiger de målnivåer som fullmäktige har fastställt. Ekonomistyrningen inom social- och äldrenämnden har väsentligt förbättrats under 2015. Det är dock en stor brist att verksamhetssystemet Pulsen Combine inte kan generera ändamålsenliga rapporter för styrning, uppföljning och kontroll. Det är angeläget att detta åtgärdas snarast. 10

Sammantaget delar vi kommunstyrelsens bedömning att god ekonomisk hushållning föreligger. 2.8. Kommunstyrelsens teknik- och fastighetsutskott 2.8.1. Genomförd granskning Revisionen har granskat utskottets verksamheter bl.a. genom: Genomgång av verksamhetsplan Protokollsläsning Granskning av delårsbokslut Granskning av verksamhetsberättelse 2.8.2. Mål och uppdrag Teknik- och fastighetsutskottet ansvarar för att vårda och sköta fast egendom, bygga och anlägga fast egendom, kommunens lokalförsörjning, vatten- och avloppstjänster, avfallshantering och trafiksäkerhet. I uppdraget ingår även drift, skötsel och underhåll av Vilundaparken samt att på uppdrag av byggnadsnämnden ansvara för kommunens geodataförsörjning och utveckling. Kommunfullmäktige har beslutat om ett särskilt uppdrag för nämnden år 2015: Fortsatt översyn av kommunens fastighetsbestånd med syfte att fast-ställa vilka fastigheter som kan utvecklas alternativt avvecklas, inklusive ökad lokaleffektivitet i Messingen 2.8.3. Uppföljning Revisionen har särskilt fokuserat sin granskning på uppföljning av mål och uppdrag vid granskningar av delårsbokslutet per 31 augusti 2015 samt i verksamhetsberättelsen som avlämnas i samband med årsbokslutet. Det bedöms föreligga god stringens och struktur på den uppföljning som sker av mål och uppdrag. Inom flera områden där måluppfyllelsen mäts föreligger goda resultat. Ett antal områden har dock försämrade resultat och resultat som ligger väsentligt under målnivåerna. Några av dessa redogörs för nedan. Ett av de prioriterade målen är snabb återkoppling på medborgarärenden. Målet har, liksom de senaste åren varit, att 100 procent av ärendena ska återkopplas inom två dagar. Uppnådd målnivå 2015 var 80 procent medan det år 2014 var 90 procent 2013 91 procent och 2012 93 procent. I samarbete med Väsby Direkt påbörjades ett arbete för att förbättra måluppfyllelsen 2014. Trots detta har måluppfyllelsen successivt försämrats. Ett mål är att De företagare som kommer i kontakt med kontoret för samhällsbyggnad ska uppleva att tjänsterna håller god kvalitet. Målet för 2015 var 82 procent medan utfallet 2015 11

blev 66 procent (utfall 2014 var 71 procent). Utfallet har sålunda försämrats jämfört med föregående år och är väsentligt under förväntan. Målet att 20 procent av hushållen ska sortera matavtall på visst sätt har funnits ett antal år men har fortfarande inte uppnåtts. En uppföljning av de nämndspecifika uppdraget visar att utskottet har arbetat med uppdraget. Av kommentarerna i verksamhetsberättelsen är det dock svårt att bedöma hur långt man kommit och vilka slutsatser som dras. 2.8.3.1 Ekonomi/resursplanering Utfallet uppgår till ett positivt resultat om 1,4 mkr att jämföra med budgeterat resultat om 0 mkr. Överskottet är främst hänförligt till taxefinansierad verksamhet (VA 2,8 mkr och avfall 1,2 mkr), vilket innebär att den skattefinansierade verksamheten redovisar underskott. Det är främst området gator och vägar som redovisar underskott med 4,8 mkr i förhållande till budget. Av 2014 års verksamhetsberättelse framgick att den upparbetade underhållsskuld som föreligger inom fastighet och gata/park fortsatt var betydande. Nämnden framförde att bristande planerat underhåll under en längre tid är starkt kostnadsdrivande och är i längden dyrare och avviker från god ekonomisk hushållning. Det felavhjälpande underhållet är dyrt, oplanerat, påtagligt verksamhetsstörande, av karaktären "lappa och laga" och ofta ett resultat av bristande planerat underhåll. I 2015 års verksamhetsberättelse finns ingen motsvarande analys eller skrivning trots att det framgår att underhållskostnad kr/kvm väg varit på samma nivå som i bokslut 2014. Mot bakgrund av att underhåll av anläggningar är en väsentlig ekonomisk fråga för utskottet så bör analyser av underhållsskulder vara en naturlig del i utskottets löpande styrning, uppföljning och kontroll. 2.8.4. Intern kontroll Utskottet har beslutat om en internkontrollplan för 2015 och har följt upp denna enligt plan. I nämndens uppföljning som redovisas i verksamhetsberättelsen för 2015 noteras ett antal avvikelser. I dessa fall presenteras åtgärder i anslutning till noterade avvikelser. Områden med brister är att utrustning för säker kemikaliehantering och förvaring behöver kompletteras samt att köptroheten behöver stärkas. 2.8.5. Rekommendationer Mot bakgrund av att underhåll av anläggningar är en väsentlig ekonomisk fråga för utskottet så bör analyser av underhållsskulder vara en naturlig del i utskottets löpande styrning, uppföljning och kontroll. Utskottet behöver i dialog med kommunstyrelsen säkerställa att underhållsinsatser är tillräckliga för att undvika kapitalförstöring och avvikelser från god ekonomisk hushållning. Utskottet bör i utökad utsträckning arbeta med externa jämförelser för att jämföra sina målnivåer för nyckeltal i såväl budgetar som uppföljning med andra liknande verksamheter. 12

2.8.6. Sammanfattande bedömning teknik- och fastighetsutskottet Utifrån genomförd granskning under året bedömer vi sammanfattningsvis utskottet enligt följande: Rättvisande räkenskaper Ej rättvisande Ej helt rättvisande Rättvisande Intern kontroll Ej tillräcklig Acceptabel Bra Styrning och uppföljning Ej tillräcklig Acceptabel Bra Sammantaget bedöms räkenskaperna vara rättvisande. Utskottets styrning och uppföljning av ekonomi och resurser bedöms i allt väsentligt som tillräcklig. Liksom tidigare år noterar vi att underhållsskulden är oroande hög och frågan behöver hanteras i kommunstyrelsen på ett sådant sätt att det säkerställs att kapitalförstöring inte förekommer som en effekt av det eftersatta underhållet. En tillräcklig styrning, uppföljning och kontroll av underhåll av tillgångar i utskottets verksamheter är avgörande för att utskottets verksamheter ska kunna sägas omfatta en god ekonomisk hushållning. Denna fråga är väsentlig för utskottets verksamhet framöver. Måluppfyllelsen för verksamhetsmålen är för de flesta mål god. Ökad jämförelse med andra kommuner bör eftersträvas. Vad gäller målnivåer för nöjd medborgare inom gator och vägar samt gång och cykelvägar så har kommunen förhållandevis låga målnivåer. 13

3. Utbildningsnämnden 3.1. Genomförd granskning Revisionen har granskat Utbildningsnämndens verksamhet bl a genom: Genomgång av verksamhetsplan Protokollsläsning Granskning av verksamhetsberättelse Granskning av delårsrapport Granskning av årsbokslut/årsredovisning Möte med nämndens presidium den 16 december 2015 Fördjupad granskning av styrningen av skolan (revisionsrapport nr 6/2015) Fördjupad granskning av Flyktingmottagandet (revisionsrapport nr 7/2015) 3.2. Mål och uppdrag Utbildningsnämnden är huvudman för ansvarsområdena förskoleverksamhet, skolbarnomsorg, förskoleklass, grundskola, obligatoriska särskolan, bistånd i form av barnomsorg, vårdnadsbidrag, gymnasieskola, gymnasiesärskola, kommunal vuxenutbildning (komvux), vuxenutbildning för utvecklingsstörda (särvux), svenskundervisning för invandrare (sfi), kvalificerad yrkesutbildning. Nämnden ansvarar för fullgörande, kvalitet, uppföljning och utvärdering inom respektive ansvarsområde. Nämnden fullgör vad som åligger styrelsen för det offentliga skolväsendet (offentliga skolväsendet = kommunens egna skolor) och kommunen enligt skollagen och andra skolförfattningar Av fullmäktiges budget för 2015 framgår inte några specifika mål under avsnittet Utbildningsnämnden. Däremot framgår att utbildningsnämnden utifrån kommunfullmäktiges övergripande mål ska utarbeta verksamhetsplan 2015 med styrkort och budget till kommunstyrelsen senast i mars 2015. Alla perspektiven ska beaktas i styrkortet. Vidare finns ett antal nyckeltal kopplade till nämnden direkt under fullmäktiges övergripande mål. I fullmäktiges budget för 2015 under kundperspektivet framgår följande: I arbetet för att göra Upplands Väsby till en attraktivare kommun är fokus på skola och utbildning mycket viktigt. Det mest prioriterade målet för kommunen är att höja skolresultaten. Vidare framgår ett avsnitt i budgeten om Kunskap och lärande där bl a skolutvecklingsprojektet Ett lärande Väsby beskrivs. Sex uppdrag framgår av fullmäktiges budget för 2015 som riktas specifikt till nämnden. Dessa är: 1. Säkerställa genomförande av nationell matematik- och lässatsning 14

2. Genomföra ett erbjudande om minst 30 timmars barnomsorg och säkerställa tillgången på förskoleplatser till följd av detta. 3. Säkerställa ökad personaltäthet och minskade barngrupper hos utförarna inom förskola. 4. Utred framtida lokalisering av skola/-or och förskolor i västra och centrala Väsby i samarbete med Ett Lärande Väsby 5. Utred hur dagens utbud möter framtida efterfrågan på skolplatser i Smedby i samarbete med Ett Lärande Väsby 6. Genomföra digitaliserad lärmiljö i samarbete med Ett Lärande Väsby Nämnden har fastställt mål i enlighet med den struktur och de perspektiv som fastställts av kommunfullmäktige. Utbildningsnämndens arbete med skolutveckling utgår från tre övergripande mål som följs upp genom definierade nyckeltal. Målen har tagits fram i samarbete med projektet Ett lärande Väsby. De övergripande målen är: 1. Alla elever ska vara godkända i alla ämnen 2. Alla förskolor/skolor ska ha en kultur som gynnar både pojkar och flickors lärande. 3. Alla elever ska ges förutsättningar för ett maximalt lärande. 3.3. Uppföljning I verksamhetsberättelsen för 2015 redovisas en strukturerad uppföljning av mål och uppdrag. Uppföljningen knyter väl an till verksamhetsplan och budget. De särskilda uppdragen följs upp specifikt i verksamhetsberättelsen på ett strukturerat sätt. Beskrivningen av de genomförda uppdragen är dock väldigt kortfattad i flera fall och det är i vissa fall svårt att bedöma i vilken omfattning uppdragen faktiskt har genomförts. Att komma tillrätta med bristerna i skolresultaten är ett prioriterat område i kommunen. Som vi tidigare noterat startade kommunstyrelsen ett treårigt projekt Ett lärande Väsby under hösten 2013. Projektet involverar många parter, bl a ingår både kommunala skolor och friskolor i projektet, och rapporteringen sker till kommunstyrelsen. Utbildningsnämnden och kundvalskontoret är involverade i projektet som en viktig part. En särskild granskning av projektet har genomförts under 2015. Granskningen visar på många positiva delar med projektet. En notering är dock att lärarna inte känner sig involverade på ett tillräckligt sätt i projektet. Det krävs att projektet lyckas nå ut till lärarna för att projektets intentioner ska få genomslag i praktiken. Uppföljningen 2014 visade på förbättrade resultat i skolan framförallt i de lägre årskurserna. Generellt kunde också noteras förbättrade resultat även om av fullmäktige fastställda målnivåer inte uppnåddes. År 2015 visar uppföljningen på en blandad utveckling av resultaten jämfört med 2014 och i förhållande till budget. I vissa fall sker förbättringar och i andra fall försämringar. Liksom föregående år är resultaten i årskurs 3 goda i förhållande till länssnittet medan de är sämre i årskurs 6 och årskurs 9. 15

Det genomsnittliga meritvärdet våren 2015 för eleverna i årskurs 9 i Upplands Väsby kommun var 219. Det är ett lägre värde än länssnittet (239) och även lägre än rikssnittet (225), men högre än föregående år (207) och mål (215). Nytt för Skolverkets redovisning 2015 var att skolornas meritvärde även redovisas exklusive nyanlända. I denna statistik räknas en elev som nyinvandrad om eleven har kommit till Sverige de senaste 4 åren och inte bott i Sverige eller gått i svenska skolsystemet tidigare. Utvecklingen är oroande vad gäller andelen elever i årskurs 8 som anser att det inte är arbetsro i skolan. År 2014 var det 49 % som ansåg att det var arbetsro i skolan medan utfallet 2015 är 45 % (målet 2015 var 60 %). Likaså är resultatutvecklingen vad gäller elever i grundskolan utan giltig frånvaro oroande. År 2014 var utfallet 93 % medan utfallet år 2015 är 77 % (målet 2015 98 %). Det medarbetarengagemang som mäts (HME) har minskat från 79 % år 2014 till 64 % år 2015 (målet 2015 var 96 %). Det är sammantaget svårt att dra slutsatsen att skolprojekten och andra initiativ inom skolan ännu fått några väsentliga positiva konsekvenser, förutom i de lägre årskurserna. Som framgår under målavsnittet under kommunstyrelsen så är grunderna för bedömning av huruvida vissa nyckeltal är uppnådda eller ej oklara och behöver utvecklas. 3.3.1. Ekonomi/resursplanering Nämndens mål är att ekonomin ska vara i balans, d v s att budgeten ska klaras. Resultatet för 2015 är 0 mkr (föregående år minus 4,2 mkr). Nämnden bedöms ha klarat sitt ekonomiska åtagande. 3.4. Intern kontroll I verksamhetsberättelsen redovisas resultatet av uppföljning av internkontrollområden från internkontrollplanen 2015. Uppföljningen är mycket kortfattad och det framgår inte hur omfattande granskning som gjorts som underlag för de slutsatser och kommentarer som lämnas. Denna rapportering behöver utvecklas till kommande år. Några väsentliga avvikelser framkommer inte. Sammantaget bedöms den interna kontrollen som tillräcklig inom de områden som följts upp. Den interna kontrollen omfattar även verksamheten och inom denna finns, som ovan framgår, avvikelser inom ett antal olika målområden. 3.5. Rekommendationer: Det är viktigt att klargöra ansvar/roller i relationen mellan utbildningsnämnden och kommunstyrelsen vad gäller att resultaten i skolan ska förbättras. Det är viktigt att nämnden även fortsatt fokuserar på att förbättra resultaten inom samtliga de områden där måluppfyllelsen är svag, bl a: o Skolresultaten o De upplevda bristerna i arbetsron framför allt inom grundskolan måste fokuseras. o Kundnöjdheten måste förbättras, detta gäller framförallt för elever i årskurs 8. 16

Uppföljningen av intern kontroll behöver beskrivas mer utförligt. 3.6. Sammanfattande bedömning utbildningsnämnden Utifrån genomförd granskning under året bedömer vi sammanfattningsvis utbildningsnämnden enligt följande: Rättvisande räkenskaper Ej rättvisande Ej helt rättvisande Rättvisande Intern kontroll Ej tillräcklig Acceptabel Bra Styrning och uppföljning Ej tillräcklig Acceptabel Bra Räkenskaperna bedöms vara rättvisande. Enligt COSOs definition av intern kontroll så är kopplingen till mål och bristande måluppfyllelse absolut och utgör viktiga kriterier för intern styrning och kontroll. Utifrån att kommunallagens krav på revisorernas uttalanden om ändamålsenlig skötsel och ekonomiskt tillfredsställande verksamhet är separerat från bedömningen av intern kontroll, så sker denna bedömning främst inom området styrning och uppföljning. Detta stämmer också väl överens med Upplands Väsbys ledningssystem där den interna kontrollen kopplat till verksamhetsmålen sker integrerat med verksamhetsstyrningen. Bedömningen av intern kontroll avser sålunda främst den interna kontrollen kopplat till regelverk och administrativa processer. Sammantaget bedöms den interna kontrollen som acceptabel. Det är viktigt att nämnden tillser att noterade avvikelser följs upp kontinuerligt för att säkerställa att avvikelserna åtgärdas. Bedömningen av styrning och uppföljning omfattar såväl ekonomistyrningen som verksamhetsstyrningen. Området styrning och uppföljning bedöms utifrån en mängd olika perspektiv. Ur revisionssynpunkt är styrelsernas och nämndernas måluppfyllelse i förhållande till av fullmäktige fastställda målnivåer mycket väsentligt att beakta ur ett ansvarsperspektiv. I de fall viktiga mål inte har nåtts under flera år kan omdömet successivt försämras, vilket också framgår av god revisionssed (God revisionssed i kommunal verksamhet 2014, utgiven av SKL). Vidare bedöms om tydliga åtgärder vidtagits i tid och om dessa har fått effekt. Vid avvikelser påverkas omdömet också utifrån hur styrelse/nämnd kommunicerat med fullmäktige om avvikelserna. Bedömningen baseras också på den systematik, ändamålsenlighet och säkerhet som finns i styrningen och uppföljning. Nämnden bedöms ha ett ändamålsenligt styr- och ledningssystem till sitt förfogande. Måluppfyllelsen vad gäller resultaten i skolan och nöjda kunder visar, liksom tidigare år, på stora negativa avvikelser i flera fall i förhållande till av fullmäktige fastställda målnivåer samt i jämförelse med andra kommuner. Utvecklingen av resultaten är blandade jämfört med 2014 där resultatutvecklingen i de lägre årskurserna är positiva medan de i de äldre årskurserna är sämre. Mot bakgrund av att det vidtas fortsatta åtgärder och förbättringar i resultaten har vi bedömt styrningen som acceptabel 2015. Det är dock av största vikt att arbetet med att förbättra resultaten fortsätter med stort fokus kommande år. 17

4. Kultur- och fritidsnämnden 4.1. Genomförd granskning Revisionen har granskat kultur- och fritidsnämndens verksamhet bl a genom: Genomgång av verksamhetsplan Protokollsläsning och genomgång av handlingar Granskning av delårsbokslut Granskning av verksamhetsberättelse 4.2. Mål och uppdrag Nämndens uppdrag är att säkerställa Väsbybornas tillgång till kommunalt finansierade tjänster, svara för finansiering, utöva tillsyn, följa upp och utvärdera kvaliteten i de verksamheter som ligger under nämndens ansvar. Nämndens kontakter med invånare ska kännetecknas av respektfullt bemötande och bidra till ett tryggt samhälle med goda uppväxt- och levnadsvillkor. Genom goda relationer med kommunens utförare ska förutsättningar skapas för välfärdstjänster som präglas av kvalitet och valfrihet. Bland fullmäktiges övergripande mål riktas vissa mål särskilt mot kultur- och fritidsnämnden, bl a: Utveckla möjlighet att välja digitala välfärdstjänster som alternativ. Säkerställa tillgången till bemannade skolbibliotek på alla skolor. Kommunens hälsofrämjande och förebyggande arbete ska skapa förutsättningar för en god hälsa på lika villkor oavsett socioekonomisk bakgrund. Genom fysisk aktivitet och en meningsfull fritid skapas bland annat goda möjligheter till motions- och idrottsutövning såväl som andra fritidsaktiviteter. Särskilda insatser för barn i familjer med utsatt situation, pensionärer och funktionshindrade. Modernisera och förbättra anläggningarna i Vilundaparken efter nutidens krav på en bra och ändamålsenlig anläggning som uppfyller dagens och morgondagens idrottsoch sportsliga ambitioner. Tre nämndspecifika uppdrag riktas också mot nämnden. Det anges att dessa ska vara genomförda år 2015. Uppdragen är invigning av det nya kulturhuset, säkerställa möjliga ersättningslokaler för verksamheter i Gamla kulturhuset samt aktualisera kommunens kulturmiljöprogram. Nämnden har fastställt mål i enlighet med den struktur och de perspektiv som beslutats av kommunfullmäktige. I huvudsak mäts utbud och utnyttjande av tjänsterna. 18

4.3. Uppföljning Revisionen har särskilt fokuserat sin granskning på uppföljning av mål och uppdrag vid granskningar av delårsbokslutet per 31 augusti 2015 samt årsbokslutet. Det bedöms föreligga en god stringens och struktur på den uppföljning som sker av mål och uppdrag. Nämnden har överlag god måluppfyllelse. Resultaten är i stort i nivå med föregående år. 4.3.1. Ekonomi/resursplanering Kultur- och fritidsnämnden har för 2015 ett resultat på 0,2 mkr (f.å 1,5 mkr). Sammantaget bedöms räkenskaperna vara rättvisande och nämndens styrning och uppföljning av ekonomi och resurser som tillräcklig. 4.4. Intern kontroll Kultur- och fritidsnämnden har fastställt en internkontrollplan för 2015. Nämnden har en god redovisning av uppföljningen av internkontroll i verksamhetsberättelsen. Vissa avvikelser noteras bl a vad gäller upphandling samt redovisning av kurser, konferenser och resor. 4.5. Sammanfattande bedömning kultur- och fritidsnämnden Utifrån genomförd granskning under året bedömer vi sammanfattningsvis kultur- och fritidsnämnden enligt följande: Rättvisande räkenskaper Ej rättvisande Ej helt rättvisande Rättvisande Intern kontroll Ej tillräcklig Acceptabel Bra Styrning och uppföljning Ej tillräcklig Acceptabel Bra Räkenskaperna bedöms vara rättvisande. Det är bra att nämnden har en internkontrollplan och följer upp denna. Nämndens egen uppföljning av internkontrollplanen visar att den interna kontrollen i vissa fall behöver utvecklas. Främst behöver kontrollerna utvidgas vad gäller rapporteringar från föreningar avseende bidragsgrundande information. Uppföljningen av verksamhetsmål och ekonomiska mål visar sammantaget på en god måluppfyllelse. Styrning och uppföljning bedöms som bra. 19

5. Social- och äldrenämnden 5.1. Genomförd granskning Revisionen har granskat social- och äldrenämnden (SÄN) bland annat genom: Möte med nämndens presidium och förvaltningsledning den 26 november 2015 Genomgång av verksamhetsplan Fördjupad granskning av Flyktingmottagandet (revisionsrapport nr 7/2015) Genomgång av protokoll och handlingar Granskning av delårsbokslut Granskning av verksamhetsberättelse 5.2. Mål och uppdrag SÄN ansvarar för huvudmanna- och myndighetsuppgifter inom områdena äldreomsorg, omsorg om funktionshindrade, individ- och familjeomsorg, arbetsmarknadsinsatser och bostadsanpassning. I fullmäktiges budget, under avsnittet om övergripande mål, finns ett antal uppdrag riktade mot SÄN bl a: Möjliggöra verkställande av LOV inom särskilt boende genom att skapa förutsättningar för intressenter att etablera sig. Utveckla möjlighet att välja digitala välfärdstjänster som alternativ, t ex inom hemtjänst. Verka för en meningsfull vardag genom satsningar för att bryta utanförskap och isolering samt ge stöd bl a till grupperna äldre och funktionshindrade samt anhöriga som vårdar sina närstående. Detta sker både via de kommunala verksamheterna och genom ett fördjupat samarbete med civilsamhället. Kommunen ska bedriva ett aktivt arbete för att motverka missbruk av alkohol och narkotika. Stöd ska erbjudas till människor som fastnat i missbruk och till deras närstående. Av budgeten framgår också under avsnittet effektivitet att det ska göras en genomlysning av kostnadsutvecklingen inom äldreomsorg och omsorg om funktionshindrade. Fullmäktige preciserar också fyra nämndspecifika uppdrag som riktas till nämnden: 1. Säkerställa genomförandet av Pulsen Combine projektet 2. Genomföra handlingsplan för ekonomisk balans inom äldreomsorg och omsorg om funktionsnedsatta 3. Utvärdera kommunala visstidsanställningar 4. Inviga nya vårdboendet Brobacken 20

5.3. Uppföljning Revisionen har särskilt fokuserat sin granskning på uppföljning av mål och uppdrag vid granskningar av delårsbokslutet per 31 augusti 2015 samt årsbokslutet. Det bedöms föreligga en god stringens och struktur på den uppföljning som sker av mål och uppdrag. Uppföljning av mål och uppdrag sker på ett strukturerat sätt i tre olika verksamhetsberättelser (Väsby stöd och omsorg, IFO och beställaravdelningen för äldre och funktionshindrade.) Att det är tre olika berättelser för en och samma nämnd gör att det är relativt svårt att göra en avstämning av fullmäktiges mål och uppdrag. Uppdragen följs upp i enlighet med den struktur som fullmäktige beslutat om i budget 2015, medan målen följs upp i ett bredare perspektiv än enligt fullmäktiges särskilt utvalda mål. Nyckeltalsuppföljningen visar generellt sett på goda resultat bl a vad gäller tillgänglighet, bemötande, inflytande och trygghet. Under 2015 har beställaravdelningen genomfört 15 verksamhetsuppföljningar för att säkerställa att utförarna levererar den kvalitet som avtalats inom omsorgen om äldre och personer med funktionsnedsättning. Gemensamt för verksamheterna är brister i social dokumentation och svårigheter att dokumentera i Pulsen Combine. Pulsen Combine har också fortsatt problem med att leverera tillförlitliga och ändamålsenliga rapporter. I verksamhetsberättelsen för 2015 saknas exempelvis kvalitetssäkrade uppgifter om antal hemtjänsttimmar. Enligt en uppskattning som gjorts av verksamheten så uppgår utförda timmar till 217 000 jämfört med budgeterade 191 000 timmar. Detta indikerar att nämnden åter väsentligt har underskattat antal hemtjänsttimmar. De nämndspecifika uppdragen följs upp i verksamhetsberättelsen (avsnitt 4 i verksamhetsberättelsen). Brobacken har invigts under 2015 vilket framgår under annat avsnitt i verksamhetsberättelsen medan det framgår att projektet kommunala visstidsanställningar avslutats under året och utvärderas. Förslag på eventuell fortsättning behandlas i förutsättningar för flerårsplan 2016-18. Två uppdrag, dels att säkerställa Pulsen Combine projektet, dels att genomföra handlingsplan för ekonomisk balans inom hemtjänsten, har inte slutförts under 2015 enligt plan utan fortsätter under 2016. 5.4. Ekonomi/resursplanering Revisionen har under flera års tid påtalat brister i nämndens ekonomistyrning. Revisionens bedömning har varit att nämnden inte har haft kontroll på viktiga volymer i verksamheterna och att dessa har underskattats i budgetarna. År 2014 riktade revisorerna anmärkning mot nämnden på grund av de fortsatta bristerna i styrningen. År 2015 fick nämnden ett tillskott i kommunersättningen om 55,6 mkr (8,6 %). För 2015 redovisar SÄN ett positivt resultat om totalt 6,2 mkr. Av detta avser: 21

+ 2,4 mkr Beställaravdelningen för äldre och funktionsnedsättning + 5,1 mkr Individ- och familjeomsorgen - 1,3 mkr Väsby stöd och omsorg. Social- och äldrenämndens verksamheter har under året arbetat enligt åtgärdsplan för budget i balans och bedöms ha klarat sitt ekonomiska åtagande i förhållande till av fullmäktige givna ramar. 5.5. Intern kontroll Nämnden har under året följt upp beslutad internkontrollplan. Mindre avvikelser noteras inom olika områden, bl a upphandling och hantering av kurser, konferenser och resor. Åtgärder framgår i de fall avvikelser föreligger. Den interna kontrollen omfattar även det ekonomiska perspektivet och verksamhetsperspektivet. Inom dessa finns ett antal avvikelser, inte minst vad gäller uppföljning av statistik, som sammantaget gör att den interna kontrollen inte får högre omdöme än acceptabelt. Nämnden konstaterar, liksom föregående år, att det är svårt att kontrollera fakturerad tid inom hemtjänst mot beställd tid pga brister i Pulsen Combine. 5.6. Rekommendationer: Det är angeläget att arbetet med att ta fram ändamålsenliga och kvalitetssäkrade rapporter och statistik från Pulsen Combine prioriteras. Risker för brister i styrning och uppföljning är uppenbara om verksamhetssystemet inte klarar detta. Elektroniska mätinstrument och datastöd bör tas fram för effektiv uppföljning av utförd hemtjänst och närvarotid hos vårdtagaren. 5.7. Sammanfattande bedömning social- och äldrenämnden Utifrån genomförd granskning under året bedömer vi sammanfattningsvis social- och äldrenämnden enligt följande: Rättvisande räkenskaper Ej rättvisande Ej helt rättvisande Rättvisande Intern kontroll Ej tillräcklig Acceptabel Bra Styrning och uppföljning Ej tillräcklig Acceptabel Bra Räkenskaperna bedöms vara rättvisande. Den interna kontrollen bedöms vara acceptabel. Nämnden behöver fortsatt följa upp att åtgärder vidtas och effekter av åtgärderna för områden där den interna kontrollen påvisar brister. Enligt COSOs definition av intern kontroll så är kopplingen till mål och bristande måluppfyllelse absolut och utgör viktiga kriterier för intern styrning och kontroll. Utifrån att kommunallagens krav på revisorernas uttalanden om ändamålsenlig skötsel och ekonomiskt tillfredsställande verksamhet är separerat från bedömningen av intern kontroll, så sker denna bedömning främst inom området styrning och uppföljning. Detta stämmer också väl överens med Upplands Väsbys ledningssystem där den interna kontrollen kopplat till 22

verksamhetsmålen sker integrerat med verksamhetsstyrningen. Bedömningen av intern kontroll avser här sålunda främst den interna kontrollen kopplat till regelverk och administrativa processer. En stor brist i uppföljningen är de bristande möjligheterna att ta fram relevant statistik från Pulsen Combine, vilket behöver åtgärdas med hög prioritet. Bedömningen av styrning och uppföljning omfattar såväl ekonomistyrningen som verksamhetsstyrningen. Området styrning och uppföljning bedöms utifrån en mängd olika perspektiv. Ur revisionssynpunkt är styrelsernas och nämndernas måluppfyllelse i förhållande till av fullmäktige fastställda målnivåer mycket väsentligt att beakta ur ett ansvarsperspektiv. I de fall viktiga mål inte har nåtts under flera år kan omdömet successivt försämras, vilket också framgår av god revisionssed (God revisionssed i kommunal verksamhet 2014, utgiven av SKL). Vidare bedöms om tydliga åtgärder vidtagits i tid och om dessa har fått effekt. Vid avvikelser påverkas omdömet också utifrån hur styrelse/nämnd kommunicerat med fullmäktige om avvikelserna. Bedömningen baseras också på den systematik, ändamålsenlighet och säkerhet som finns i styrningen och uppföljning. Resultaten från uppföljda nyckeltal i verksamheterna är generellt sett goda. Nämnden har också en ekonomi i balans med budget 2015 efter flera år av underskott. Totalt bedöms styrningen som acceptabel. 23