Bostadsrättsföreningen Värjan STYRELSENS ARBETSORDNING Styrelsen i Bostadsrättsföreningen BRF Värjan har upprättat denna arbetsordning för att utgöra ett komplement till bestämmelserna i bostadsrättslagen och föreningens stadgar. Här nedan följer en beskrivning för hur styrelsens arbetsordning utformats. STYRELSENS UPPDRAG Föreningens styrelse är förtroendevald och har som uppdrag att utföra sitt styrelsearbete enligt bestämmelserna i föreningslagen, bostadsrättslagen, föreningens stadgar samt enligt föreningsstämmans beslut. Styrelsens arbetsuppgifter kan sammanfattas i följande punkter: Tillse att föreningens fastigheter och övriga tillgångar hålls i bra skick. Tillse till att föreningen håller ordning på och redovisar ekonomin enligt lagar och regler. Ta hand om alla praktiska frågor som rör bostadsrättsföreningen. JÄV FÖR STYRELSELEDAMOT En styrelseledamot får inte handlägga en fråga om: Avtal mellan ledamoten och föreningen Avtal mellan föreningen och en tredje man, om ledamoten i frågan har ett väsentligt intresse som kan strida mot Föreningens intressen. TYSTNADSPLIKT En styrelseledamot får inte till någon person utanför styrelsen yppa information som ledamoten får genom sitt styrelseuppdrag och som kan skada föreningen, medlem i föreningen eller annan fysisk eller juridisk person. Tystnadsplikten gäller inte information som är allmänt känd. Tystnadsplikten gäller under den tid som styrelseuppdraget varar och även för tid därefter. Tystnadsplikten gäller även för en suppleant. ARBETSORDNING ALLMÄNT Denna arbetsordning har antagits av föreningens styrelse vid senaste konstituerande styrelsemöte. Utvärdering av styrelsens arbetsformer och beslutsrutiner, genomgång och fastställande av arbetsordning och arbetsfördelning inom styrelsen, sker vid varje konstituerande styrelsemöte. Eventuella behov av revideringar kan ske kontinuerligt under verksamhetsåret och skall godkännas av styrelsen. All dokumentation angående BRF Värjans arbetsordning och finns under: Värjan\Styrelsedokument\Arbetsordning. och är uppdelad i fyra områden Policy Skyddsarbete Calendarium Processer
POLICY Arbetet i BRF Värjan är fullt ut processbaserat. Fördelarna med en processbaserad arbetsmetod är många. Väldefinierade processer ger en helhetssyn på verksamheten vilket förbättrar det långsiktiga arbetet i styrelsen och ger kontinuitet över tiden då styrelsens sammansättning förändas. Dessutom underlättas medlemmarnas förståelse för hur styrelsearbetet bedrivs, borgar för en konsekvent hantering, utan särbehandling, i beslut angående fastigheten och i kommunikationen med medlemmarna i föreningen. Målsättningen med arbetsordningen att: Ge styrelsearbetet kontinuitet Bedriva ett konsekvent styrelsearbete Underlätta förståelsen för hur styrelsearbetet bedrivs Underlätta styrelsearbetet. FINANSPOLICY BRF Värjans finanspolicy anger riktlinjer och regler för hur finansverksamheten i HSB BRF Värjan i Malmö skall bedrivas. Finanspolicyn fastställs årligen av styrelsen och anger hur de olika riskerna i finansverksamheten skall begränsas och vilka risker föreningen får ta. SKYDDSARBETE Målsättningen med säkerhetsarbetet är att skydda liv, egendom och miljö samt att underlätta räddningsarbetet vid skada och att vid skada skapa förutsättningar för att i möjligaste mån lindra konsekvenserna och hålla skador och kostnader på lägsta möjliga nivå. CALENDARIUM Vissa processer aktiveras via annan process, t.ex. överlåtelse aktiverar besiktning av en lägenhet, medan vissa är beroende på en händelse, t.ex. andrahandsuthyrning, medlemsbrev eller överlåtelse. Övriga processer, t.ex. budget, fastighetsbesiktning och årsmöte, aktiveras beroende på år, månad
eller visst datum. Dessa tidsaktiverade processer finns inlagda i det års-kalendarium som används av föreningens styrelse och som ingår som en del av BRF Värjans arbetsordning. PROCESSER Styrningen utgår ifrån fördefinierade processer som bygger på att: Definiera Fördela ansvar Utföra Utvärdera Förbättra Här nedan är en kort beskrivning av de processer som styrelsearbetet i BRF Värjan följer. För respektive process finns en detaljerad beskrivning över: Vad skall göras Hur skall det göras När skall det göras Andrahandsuthyrning I en liten förening som BRF Värjan, är det viktigt att andrahandsuthyrning inte blir av sådan omfattning att det är till olägenhet för föreningen. BRF Värjans policy följer regelverket för vad hyresnämnden bestämt. Sökande bostadsrättsinnehavare som önskar hyra ut sin lägenhet i andra hand skall söka tillstånd skriftligen. Arkivering Arkivering beskriver hur BRF Värjan skall förvara dokument. Pappersformat och/eller elektroniskt format, vad som skall sparas i brandsäkert skåp och praxis för backup-kopior. Avgiftsbevakning Process för avgiftsbevakning är en hjälp för styrelsen att hitta eventuella problem med betalning av årsavgift och för att på ett informellt sätt kunna informera BR-innehavaren om följderna av utebliven betalning. Betalningsbevakning, påminnelsehantering, kravhantering och andra åtgärder i samband med sen/utebliven betalning, hanteras av HSB. Processen är underställd process för Styrelsemöte.
Avtal I avtalsprocessen dokumenteras, arkiveras, bevakas & utvärderas BRF Värjans leverantörsavtal. Två gånger om året sker genomgång av befintliga avtal. Processen är underställd process för Styrelsemöte. Bluffaktura Här beskrivs här styrelsen skall agera om en så kallad bluffaktura skickas till föreningen. Processen är underställd process för Faktura. Brandskydd Brandskyddskontroll och brandskyddsinformation är viktig aktivitet för att minska risken för brand i fastigheten och för att minimera skadan vid en eventuell brand. Fastigheten brandskyddskontrolleras inför varje styrelsemöte, cirka var femte vecka. Processen är underställd process för Styrelsemöte. Budget I budgetprocessen bestäms kommande års budget. Budgetprocessen i en BRF är förhållandevis enkel. En prognos för kostnadssidan skall balanseras mot inkomstsidan med månadsavgifterna och föreningens ekonomiska status som enda verktyg. Etikett Processen beskriver vad som göras när nya medlemmar flyttar in i föreningen. Dörrskyltar, namntavlor och namnlistor skall uppdateras. Processen är underställd process för Överlåtelse. Faktura Här beskrivs rutinerna för att hantera BRF Värjans fakturor. Validering, attestering och uppföljning av fakturorna ingår i denna rutin. Fastighetsbesiktning Fastigheten skall besiktigas i slutet av varje verksamhetsår (innan augusti månads utgång). Vid besiktningen används underhållsplanen som underlag för att ge fokus på de punkter som står i tur för underhåll. Rutiner för uppdatering av underhållsplan, OVK-besiktning och TPF-besiktning ingår i denna process. Finansrapport I samband med att kommande års budget beslutas, samt en gång per kvartal, sker en genomgång av förenings samlade finanser - befintliga lån och aktuella räntor gås igenom. Beslut om villkor för kommande lånekonverteringar tas. Process för Finansrapport är en del av BRF Värjans finanspolicy som anger riktlinjer och regler för hur finansverksamheten i HSB BRF Värjan i Malmö skall bedrivas. Processen är underställd processer för Styrelsemöte och Budget. Förbrukningsbevakning På månadsbasis sker uppföljning av elförbrukning, fjärrvärme och vattenförbrukning. Resultatet redovisas på varje styrelsemöte. Processen är underställd process för Styrelsemöte. Föreningsinformation En gång i kvartalet skickas ett informationsblad, med aktuell information angående föreningen, ut till medlemmarna i föreningen. Informationsbladet är dessutom en av medlemmarnas kommunikationsvägar för synpunkter till styrelsen genom att alla medlemsblad innehåller en svarstalong där synpunkter kan redovisas till styrelsen. Enkäter som genomförs skickas alltid via informationsbladet. Hiss Processen för våra hissar säkerställer den årliga besiktningen av våra hissar och beskriver dessutom vilka åtgärder vi kan och får göra själva, t.ex. återstarta hissarna vid driftstopp, och när vi måste kontakta extern service.
HSB Webb Processen säkerställer att föreningens hemsida kontinuerligt hålls uppdaterad. Processen är underställd processerna för Årsmöte, Föreningsinformation, Process, Konstituerande, Brandskydd och Skyddsarbete. Konstituerande Vid det konstituerande styrelsemötet fastställs, förutom styrelsens arbetsordning, hur styrelsearbetet skall fördelas roller inom styrelsen, attesträtt, anmälan till Bolagsverket och till HSB (styrelsens sammansättning). Namnlistor i trapphus, fördelning av nycklar och namnteckningsprov är andra aktiviteter som skall klaras av. Processen för konstituerande styrelsemöte säkerställer att allt blir gjort och att det sker på ett korrekt sätt. Lånekonvertering Här beskrivs rutinerna för konvertering av BRF Värjans lån avseende, val av långivare, räntebindning, fast/rörlig ränta, amortering. Process för lånekonvertering är en del av BRF Värjans finanspolicy som anger riktlinjer och regler för hur finansverksamheten i HSB BRF Värjan i Malmö skall bedrivas. Processen är underställd process för Finansrapport. MedlemsBrev Processen för medlemsbrev säkerställer beslutsgången och kommunikationen vid skriftliga frågor och påpekanden från medlemmarna i föreningen. Ny Styrelsemedlem Denna process beskriver vilken dokumentation som är relevant för nya styrelsemedlemmar och som nya styrelsmedlemar i BRF Värjan s styrelse förväntas ta del av. Här inkluderas BRF Värjans arbetsordning, policy och arbetsprocesser. Processen är underställd process för Konstituerande Styrelsemöte. Nyckeltal På månadsbasis sker uppföljning av föreningens soliditet, likviditet och resultat. Resultatet redovisas på varje styrelsemöte. Process för nyckeltal är en del av BRF Värjans finanspolicy som anger riktlinjer och regler för hur finansverksamheten i HSB BRF Värjan i Malmö skall bedrivas. Processen är underställd process för Styrelsemöte. Nycklar Här beskrivs vem som skall ha vilka, av fastighetens, nycklar samt förfarande för utkvittering och återlämnande av nycklar. Processen är underställd process för Konstituerande styrelsemöte. Pantförskrivning Processen beskriver handhavandet av medlemmars pantförskrivningar. Processen är underställd process för Överlåtelse. Process I denna process beskriver förfarandet vid uppdatering av befintlig process eller dokumentationen av en ny process. Processen är underställd process för Styrelsemöte. Renovering Här beskrivs rutinerna då BRF-innehavare "Begär tillstånd till ändring i lägenhet". Processen är en handledning för styrelsen medan tillhörande dokument, "Renovering & Ombyggnadspolicy", tjänar som handledning för BRF-innehavaren. Processen är underställd process för Styrelsemöte. Revision Här beskrivs hur underlaget för revisorernas arbete tas fram och hur informationen skall sammanställas så att de får tillgång till allt material, intern dokumentation såväl som all ekonomisk information som finns hos HSB. Processen är underställd process för Årsmöte.
Skyddsarbete BRF Värjans skyddsarbete har som mål att vidta förebyggande åtgärder för att begränsa skadorna vid t.ex. Brand, åsknedslag, vattenskada, storm, stöld eller skadegörelse vid inbrott. Grundläggande för en god säkerhet är att verksamheten präglas av ordning och reda. Genomarbetade rutiner som är väl kända, accepterade och som följs upp och anpassas efter omständigheternas krav är en förutsättning för ett väl fungerande säkerhetsarbete. Processen är underställd processerna Avtal, Etikett, Konstituerande styrelsemöte samt Överlåtelse. Styrelsearvode Här beskriv rutinerna för utbetalning av styrelsearvode. Styrelsemöte Processen beskriver regelverket för föreningens styrelsemöten. Kallelse, genomförande, dokumentation och kommunikation av protokoll. Agendans innehåll och obligatoriska punkter ingår också i beskrivningen. Tidur Fastigheten innehåller ett antal klockor och tidur, t.ex. klocka för vinter/sommartid, ytterbelysning gård, postöppning ytterdörrar, el i tvättstuga. Här beskrivs regelverket och hanteringen av dessa. Tillsyn Besiktningsprocessen beskriver rutinerna för tillsyn av en lägenhet i samband med överlåtelse. Processen är underställd process för Överlåtelse. Valberedning Detta är ett hjälpmedel för föreningens valberedning och innehåller idéer om hur valberedningen kan arbeta och vilka fokus som kan vara viktiga. Värmesystem Innehåller instruktioner för kontroll och tillsyn av fjärrvärmesystem. (Underhåll och mer professionell tillsyn sker via T.A.C.) Årsmöte Processen för årsmöte beskriver förberedelser, genomförande och dokumentation av föreningens årsmöten. Överlåtelse Här beskrivs rutinerna för överlåtelse av en lägenhet. Förfarandet vid kontakt med mäklare, kreditupplysning, godkännande av ny medlem samt hantering och dokumentation av överlåtelsehandlingar beskrivs i denna process.