KAMMARKOLLEGIETS RESEFÖRSÄKRINGAR Goda råd på tjänsteresan Januari 2010
GENOM DIN ARBETSGIVARE/ uppdragsgivare är Du försäkrad hos Kammarkollegiet under din tjänsteresa. I denna broschyr har vi samlat en rad tips för att göra din resa säkrare. I slutet av broschyren finner Du telefonnummer till vår kundtjänst och Falck TravelCare som vi samarbetar med.
ATT TÄNKA PÅ FÖRE RESAN Vilket skydd har Du i din tjänsterese-försäkring? Läs om detta i villkoren för försäkringen på vår webbplats: www.kammarkollegiet.se Vad vet Du om resmålet? Ju mer Du vet om seder, klimat, religion, politiska läget och brottslighet desto lättare har Du att klara dig på egen hand och undvika riskabla situationer. Resan kommer med kunskap om detta också att bli en trevligare upplevelse. Förbered Dig exempelvis genom att studera res målet på Internet och Utrikesdepartementets webbplats www.ud.se för att få eventuella reserekommendationer samt aktuella telefonnummer etc. till ambassad eller konsulat. Har Din myndighet en säkerhetsavdelning? Kontakta säkerhetsavdelningen innan Du åker till ett okänt resmål. Där kan Du få allmän information om resande och hjälp med att skaffa information om specifika resmål. Även på Internet kan Du hitta mycket bra information, exempelvis på www.ud.se eller www.regeringen.se, läs mer under Ambassader, konsulat och reseråd. Behöver Du vaccinera dig? Kontakta Din företagshälsovård eller en vaccinationscentral. Tänk på att många vaccinationer, exempelvis kolera- och malariaprofylax, behöver tas i god tid för att uppnå fullgod effekt till avresan. På www.vaccination.nu kan Du få en god uppfattning om vilka vaccinationer som behövs i olika länder. Har Du giltigt pass och visum? Kontrollera i god tid att Du har giltigt pass och att det inte innehåller komprometterande stämplar från tidigare resor. Det tar cirka en vecka att få nytt pass hos polismyndigheten på din ort. Så kallat nödpass kan
erhållas på alla flygplatser i Sverige med internationell trafik, dessa är dock tidsbegränsade och dyra. Eventuellt visum får Du hos respektive lands ambassad eller konsulat och kan ta någon vecka. Det är bra att ha med pass även vid resa inom EU, det underlättar bland annat på hotell. Hur välja transportör (flygbolag etc.)? I första hand ska Du naturligtvis välja företag/bolag och deras samarbetspartners som staten har ramavtal med. Om inte detta går så försök välja företag/bolag från länder som inte befinner sig i konflikt med något annat land och är kända för ett högt säkerhetsmedvetande. Undvik om möjligt mellanlandningar, direktflyg är bättre. Hur väljer Du hotell? Också här bör Du om möjligt välja hotell i samma kedja som staten i Sverige har ramavtal med. Se till att Du inte bor högre upp än räddningstjänstens brandstegar når. Ett tips är att inte bo högre upp än våning 6. Undvik även markplanet till våning 1 på grund av inbrottsrisk. Är Du kvinna, så be om ett rum nära hissarna så slipper Du obehaget att gå i långa korridorer. Har Du meddelat din resplan? Meddela Din resplan till dina anhöriga, till hemmakontoret och dina kontaktpersoner på resmålet. Lämna gärna telefonnummer så att Du är anträffbar under resan. Gör Du ombokningar under resan så kom ihåg att meddela detta till dem Du tidigare informerat om Din resplan. Telefon Telefonsystemen fungerar olika bra i olika länder men för det mesta rätt bra. Betalning kan vara ett bekymmer så ett telefonaccesskort som de flesta teleoperatörer har är värdefullt. Mobiltelefonsystemen byggs ut alltmer i världen och många mobiltelefoner klarar idag flera olika frekvensband (dubbel- och trippelband). Fungerar inte din mobiltelefon på resmålet går det oftast att låna
eller hyra en som ditt SIM-kort passar i, så fungerar det ändå och räkningen kommer hem. Det kan vara praktiskt att förse alla telefonnummer i telefonboken, som Du tror Du kommer att använda utomlands, i telefonboken på mobilen med landsprefix så sköter tekniken med automatik att klä på rätt antal 0:or. Exempelvis lägger Du in följande för ett telefonnummer i Stockholm +46 (Sveriges landsnummer) 8 (Stockholms riktnummer utan 0:an) samt abonnentnumret 123 45 67 vilket Du då lägger in i en följd +4681234567. Falck TravelCare blir då +46 8 587 717 49. På din teleoperatörs webbplats ska Du kunna få hjälp med upplysningar om hur det fungerar på resmålet. Hur spärrar Du kreditkort och resecheckar? Skriv upp kontokortsnummer och nummer på resecheckar, dessa kan också eventuellt sparas i mobiltelefonen men Du bör ha dem uppskrivet på papper också. Förvara informationen på ett annat ställe än i plånboken. Se till att ha telefonnumret Du ska ringa för att spärra med tillgängligt på ett antal olika ställen. Utnyttja gärna den spärrservice som flera betalkortsföretag erbjuder. Använder Du receptbelagd medicin? Om Du lider av någon sjukdom eller regelbundet använder receptbelagd medicin bör Du ta med intyg på engelska som visar vilken sjukdom Du lider av och vilka mediciner som Du använder. Intyget kan vara bra att kunna visa upp vid tullkontroll och naturligtvis underlätta om Du blir sjuk under resan. Ha alltid eventuell medicin i handbagaget. Vad ska Du packa i handbagaget? Medicin enligt punkten ovan. Stöldbegärlig egendom, t.ex. resehandlingar, kamera, smycken, datorer, ömtåliga föremål och viktiga arbetsdokument packar Du också i handbagaget. Det kan också vara bra med lättare ombyteskläder och lite toalettartiklar om ditt incheckade bagage kommer på avvägar. Överväg att ha krypterad hårddisk på eventuell dator om Du har känslig information på den.
Det finns utmärkta programvaror för detta som nu för tiden inte är särskilt kostsamma, ta kontakt med er IT-ansvarige för mer information. Hur ska Du märka ditt bagage? Märk bagaget med din vistelseadress och telefonnummer på resmålet. Inuti bagaget fäster Du en tydlig lapp med namn och övriga uppgifter till Sverige. Skylta aldrig med myndighetslogotyper på bagaget och se alltid till att ha ett bra lås. ATT TÄNKA PÅ UNDER RESAN Var extra vaksam på flygplatsen och vid incheckning på hotellet! Tjuvar passar ofta på när Du är upptagen med annat, t.ex. med att handla på tax-free eller vid incheckningen på hotellet.
Försök att smälta in! Försök att smälta in i gatubilden. Var försiktig i ditt uppträdande. Ta hänsyn till resmålets seder och bruk. Se upp för sexuella och politiska provokationer. Tänk på alkoholkonsumtionen. Att tänka på vid promenader? Undvik skumma ökända platser, som Du naturligtvis i Dina förberedelser tagit reda på. Gå inte nära körbanan då stöldrisken, s.k. grabbing, är störst där. Bär inte heller bagage ut mot körbanan. Ha alltid legitimation eller pass med dig. Bara dagskassan! Bär inte med dig mer pengar än Du behöver under dagen, ha gärna lite i reserv på annat ställe än i plånboken. Du kan också ha ett så kallat rånläder dvs. en plånbok på det vanligaste stället innehållande en mindre summa pengar och lite annat som Du kan avvara. Ficktjuven nöjer sig ofta med att få med sig något. Dina huvudsakliga tillgångar förvarar Du på annat ställe. Midjeväska är inte att rekommendera då spännet ofta ger med sig vid ett kraftigt ryck eller i värsta fall kan Du skadas då tjuven skär av remmen. Var ska Du förvara dina värdesaker? Använd hotellets säkerhetsbox eller kassaskåp. Om Du förvarar värdesaker på hotellrummet så tänk på principen med s.k. dubbel inlåsning dvs. låst bagage och låst rum. Var försiktig med vad Du äter! Var särskilt försiktig med glass, majonnäs, skaldjur, rå fisk och rått kött. Undvik kranvatten, is i drinken och juice. Drick mineralvatten eller annan buteljerad dryck. I vissa länder är det till och med klokt att borsta tänderna i mineralvatten. Var extra noga med hygienen över huvudtaget.
Vad ska Du inte prata om? Prata inte om konfidentiella saker i okända personers närvaro. Var noga med att ingen obehörig kan läsa dina handlingar över axeln även om de är på svenska. På restauranger och nöjesställen! Lämna inga värdesaker i garderoben inte ens om den är bevakad. Tänk också på att en kavaj eller handväska som hänger på stolsryggen är lätt att stjäla eller själa ur. Se upp med nya trevliga bekanta. SPELA INTE HJÄLTE! Försök uppträda lugnt i nödsituationer som exempelvis ett rån. Gör som Du blir tillsagd, lämna utan protest ifrån dig pengar och andra värdesaker. Har Du följt råden ovan i denna broschyr så är det inte så mycket som försvinner. Skriva på handlingar? Skriv aldrig under en handling som Du inte förstår, inte ens en polisanmälan på ett främmande språk. Här kan det vara lämpligt att begära hjälp av ambassad eller konsulat. Kontakta ambassad eller konsulat! Om Du blir bestulen eller råkar i klammeri med rättvisan kontakta ambassaden eller konsulatet omedelbart. Som nämnts ovan bör Du ha med dig telefonnummer och adress till ambassad eller konsulat, som Du hittar på Utrikesdepartementets webbplats www.ud.se.
PÅ HOTELLET Är hotellrummet tomt? Gå gärna, om möjligt tillsammans med en kollega till respektive hotellrum första gången varje dag och kontrollera att det är tomt. En resebrandvarnare och ett enkelt dörrlarm kan öka tryggheten. Vem är det som knackar på hotellrumsdörren? Om Du inte beställt roomservice eller väntar besök av någon känd person, kontrollera med receptionen innan Du öppnar om Du inte på annat sätt kan identifiera den som knackar på. Vilka rumsnummer har dina kollegor som är med på resan? Skriv gärna upp vilka rumsnummer och telefonnummer dina kollegor har. Försök om möjligt få rum nära varann. Vid olyckstillbud är det tryggare och säkrare att hålla ihop. Var finns närmaste nödutgång? Memorera var Du har närmaste nödutgång och kontrollera att den inte är låst eller blockerad. Häng upp din resebrandvarnare så Du blir varnad för de giftiga brandoch rökgaserna vid en eventuell brand. Om möjlighet till säker evakuering saknas och det inte finns möjlighet att byta hotell så stanna om möjligt på ditt rum och avvakta tills Du har information. Stäng fönster och dörrar. Tänk på att en ficklampa är bra att ha vid t.ex. elavbrott eller brand. Undvik att åka hiss.
VID BILKÖRNING Ska Du köra själv eller anlita chaufför? I många länder är det klokt att inte köra själv. Kontrollera lagstiftningen för framförande av motorfordon på resmålet. Kanske måste Du ha ett internationellt körkort med dig, detta ordnar Du hos Motormännen, www.motormannen.se, i Sverige före resan. Ska Du hyra bil? Anlita kända hyrbilsfirmor, exempelvis dem staten har ramavtal med i Sverige. Följ Din myndighets policy om hyrbilsförsäkring. Har myndigheten ingen policy om hyrbilsförsäkring får Du själv avgöra vilka tillläggsförsäkringar som kan behövas. Det kan då vara bra att känna till att myndighetens tjänstereseförsäkring även omfattar skadeståndskrav som riktas mot Dig som förare av en bil hyrd i utlandet, om kravet kommer från någon annan än biluthyraren. Tjänstereseförsäkringen ersätter även skadat eller förlorat bagage samt sjukvård utomlands vid olycksfall. Försäkringen ersätter däremot inte skador på själva hyrbilen, så självriskeliminering eller självriskreducering kan vara bra att teckna. För fullständiga villkor se tjänstereseförsäkringsvillkoret. Säkerhetstips vid bilkörning! Följ trafikreglerna, stanna inte för liftare och olyckshändelser vid sidan av vägen. Kontrollera att baksätet är tomt innan Du kliver in i bilen. I många länder är det klokt att köra med låsta dörrar och fönster. Håll dig till stora vägar. Se till att alltid ha minst halv tank i bilen. Var ska Du parkera bilen? Parkera bilen på väl belysta parkeringsplatser. Töm själv bilen på dina värdesaker annars är det risk att någon annan gör det.
INFÖR HEMRESAN Vad får Du ta med dig hem? I vissa länder kan Du köpa mediciner som i Sverige klassas som narkotika. Kontrollera att införsel är tilllåten eller be en läkare utfärda ett intyg på medicinen Du avser ta med dig. Kontrollera även ranson av alkoholhaltiga drycker samt hur mycket kapitalvaror Du får inhandla och ta med hem. Du kan hitta detta på Tullverkets webbplats www.tullverket.se. Packa på samma sätt! Det är lätt att slappna av och koppla bort säkerhetstänkandet på hemväg då allt gått bra hittills. Det är dock lika viktigt nu att göra på samma sätt som när Du åkte iväg. ÅTGÄRDER VID SKADA På kontorstid går det bra att kontakta oss på Kammarkollegiet om Du har några frågor eller om Du har råkat ut för en skada även om Du befinner dig i utlandet. Vårt telefonnummer är +46 54 103 880, e-post: forsakring@ kammarkollegiet.se. Utanför kontorstid eller om Du inte får kontakt med oss kontaktar Du Falck TravelCare på telefon +46 8 587 717 49 eller fax +46 8 505 939 13 eller e-post: assistance@falcktravelcare.com Vid sjukdom och olycksfall Kom ihåg att: snarast uppsöka läkare och/eller sjukhus se till att få läkarintyg och spar kvitton på egna utlägg vid allvarlig sjukdom eller olycksfallsskada kontakta Falck TravelCare för att få hjälp med exempelvis betalningsgarantier till sjukhus utomlands, hemtransport om detta behövs m.m. Lämna, så snart Du kan, in skadeanmälan till Kammarkollegiet VIA Er egen myndighet som skall intyga att skadan inträffat under en tjänsteresa. Detta gör att Du får dina ersättningar snabbare.
Vid stöld, rån och överfall Kom ihåg att genast anmäla stöld, rån och överfall till polisen på orten och begär ett intyg/kopia av polisanmälan. Vid överfall är det viktigt att Du också uppsöker en läkare för bedömning av personskadan. Spar alla kvitton på eventuella utlägg i samband med skadan. Vid bagageförsening eller transportskada Kom ihåg att anmäla händelsen till transportören och begär ett förseningsintyg eller intyg om skadat bagage (PIR-rapport). Kräv ersättning direkt av flyg bolaget. Ofta lämnar flygbolag viss ersättning för dylika hän delser. Gör nödvändiga inköp på plats och spar kvittona. Högsta ersättningsbelopp i tjänstereseförsäkringen för bagageförsening framgår av myndighetens försäkringsbrev eller läs villkoren på www.kammarkollegiet.se, under rubriken försäkringar. Vid ansvarsskada eller om Du behöver använda rättsskyddet i försäkringen Kontakta omedelbart Kammarkollegiet eller Falck TravelCare.
ATT TÄNKA PÅ EFTER RESAN Dela med dig av dina erfarenheter! Dina kollegor/säkerhetsavdelning och vi på Kammarkollegiet kan dra lärdom av dina erfarenheter. Tänk på att dela med dig av dina erfarenheter, både positiva och negativa. Har Du varit sjuk under utlandsvistelsen kan det vara klokt att genomgå en läkarundersökning för att undvika följdskador senare i livet. Skadeanmälan gör Du efter hemkomsten till: Kammarkollegiet 651 80 Karlstad
CHECKLISTA Kontrollerat omfattningen på försäkringen Meddela resplan och flightnummer Notera och meddela telefonnummer till hotell, ambassad, konsulat etc. Bekräftelser på hotellreservationer Färdbiljetter Swedish state Business travel insurance certificate Extra legitimation, körkort och eventuellt internationellt körkort Valuta kontanter, resecheckar, bankkort, teleaccesskort Ordna hämtning och transport Vaccination och vaccinationsintyg Medicin, reseapotek och eventuella intyg Travel Security Kit med sjukvårdsartiklar, resebrandvarnare, eventuellt dörrlarm och ficklampa Anteckna blodgrupp i bagage och plånbok Giltigt pass, visum med kopior Extra passfoton Karta och resmålsbeskrivning Studera tillämpliga websidor Viktiga telefonnummer hemma: Viktiga telefonnummer borta:
Ta alltid med dig kortet på utlandsresan! Det är särskilt viktigt att ha kortet med sig på resor utanför Norden och EU. Se alltid till att kortet, som skrivs ut av din myndighet, är giltigt. Vid behov av sjukvård inom EU underlättar det att ha med sig Europeiska sjukförsäkringskortet från Försäkringskassan. Mer information finns på www.fk.se där du även kan beställa kortet.
Kammarkollegiet SE-651 80 Karlstad Telefon kundtjänst: +46 54 10 38 80 Fax: +46 54 10 37 55 E-post: forsakring@kammarkollegiet.se Webbplats: www.kammarkollegiet.se/forsakring Falk TravelCare Telefonnummer: +46 8 587 717 49 Fax: +46 8 505 939 13 E-post: assistance@falcktravelcare.com