Riktlinjer för kommunens externa och interna webbplatser Detta dokument anger generella riktlinjer, målsättningar och organisation för kommunens externa och interna webbplatser samt riktlinjer för sociala medier Antagen av kommunstyrelsen 2012-12-18 1
Innehåll Riktlinjer för kommunens externa och interna webbplatser... 1 1. Styrdokument inom kommunikationsområdet... 3 2. Linköpings kommuns kommunikationspolicy... 3 3. Riktlinjer för Linköpings kommuns externa och interna webbplatser... 4 3.1 Inledning... 4 3.2 Intressenter och målsättningar... 4 3.3 Generella riktlinjer för publicering av information på kommunens webbplatser... 6 3.4 Riktlinjer för extern publicering av information om verksamhet som utförs på uppdrag... 6 3.5 Riktlinjer för extern publicering av information om ideella föreningar som utförs med stöd av Linköpings kommun... 6 3.6 Riktlinjer för externt domännamn... 7 3.7 Organisation och ansvarsfördelning för kommunens webbplatser... 7 3.7.1 Systemägare... 7 3.7.2 Systemägarombud... 8 3.7.3 Styrgrupp... 8 3.7.4 Infomaster... 8 3.7.5 Webmaster... 8 3.7.6 Strategisk chefsgrupp... 9 3.7.7 Webbråd... 9 3.7.8 Huvudansvariga redaktörer... 10 3.7.9 Redaktörer och författare... 10 3.7.10 Webbgrupper... 10 3.7.11 Systemansvarig... 10 4 Riktlinjer för användning av sociala medier... 10 4.1 Vad är sociala medier?... 10 4.2 Syfte med riktlinjerna... 11 4.3 Användning av sociala medier... 11
1. Styrdokument inom kommunikationsområdet Kommunikationspolicyn är ett kommunövergripande styrdokument som gäller för samtliga arbetsplatser inom Linköpings kommun. Den är ett verktyg för att vi ska kunna genomföra det som sägs i den strategiska planen, vägledande dokument och olika former av beslut. Policyn fastställs av kommunfullmäktige och styr samtliga riktlinjer och anvisningar för vår kommunikation. I policyn betonas vikten av att vår kommunikation alltid utgår från mottagarens behov. Kommunikationen måste också vara tydlig, så att mottagarna får kunskap om vilken service vi erbjuder och kännedom om att vår verksamhet står för kontinuitet och trygghet. Inom många områden konkurrerar vi med externa aktörer vilket gör att vår kommunikation måste vara kreativ och effektiv för att nå fram. Kommunens externa och interna webbplatser samt sociala medier utgör alla viktiga informations- och kommunikationskanaler. I detta dokument anges specifika målsättningar, organisation och ansvarsfördelning för dessa kanaler. Riktlinjerna fastställs av kommunstyrelsen. 2. Linköpings kommuns kommunikationspolicy Riktlinjer för kommunens externa och interna webbplatser samt sociala medier utgår från Linköpings kommuns kommunikationspolicy. Av kommunikationspolicyn framgår bland annat följande: Vår interna kommunikation ska styra och leda organisationen mot uppsatta mål och visioner skapa de bästa förutsättningarna för en öppen dialog på alla nivåer inom organisationen skapa delaktighet, engagemang, stolthet och arbetsglädje hos alla medarbetare skapa intern effektivitet för att vi ska kunna erbjuda våra medborgare en god service Tydliggöra medarbetarnas betydelse i det gemensamma välfärdsarbetet skapa ett förhållningssätt så att idéer kan bli verklighet bygga upp en beredskap som möjliggör snabba anpassningar till förändringar i omvärlden. 3
Vår externa kommunikation ska stödja och stimulera dialogen mellan medborgarna och kommunen och på så sätt bidra till den demokratiska processen i samhället informera medborgarna om möjligheten att ta del av den samhällsservice som Linköpings kommun erbjuder samt om deras rättigheter och skyldigheter underlätta genomförandet av, och skapa förståelse för, fattade beslut genom att informera om bakgrund, syfte och innehåll öka tillgängligheten till kommunen och på så sätt förenkla vardagen för kommuninvånarna stimulera till ett fördjupat samarbete och engagemang kring Linköpings utveckling attrahera nya kommuninvånare, näringsidkare och besökare sätta fokus på frågor som är viktiga för kommunens fortsatta tillväxt. 3. Riktlinjer för Linköpings kommuns externa och interna webbplatser 3.1 Inledning Kommunens webbplatser är prioriterade kommunikations- och informationskanaler för boende och verksamma samt medarbetare i Linköpings kommun. Våra ambitioner för webbplatserna är mycket höga. Det innebär att vi vill att såväl extern som intern webbplats ska tillhöra landets högst rankade. De ska också spegla kommunens kärnvärden; modiga, mänskliga och mångfasetterade. Medborgare och medarbetare ska enkelt kunna utföra sina ärenden med hjälp av externa och interna e-tjänster. I krissituationer är webbplatserna de främsta kommunikationskanalerna både externt och internt. 3.2 Intressenter och målsättningar Intressenter intern webbplats medarbetare förtroendevalda externa utförare av kommunal verksamhet (del av webbplatsen) samarbetspartners (del av webbplatsen) Intressenter extern webbplats medborgare och verksamma i Linköpings kommun förtroendevalda näringsliv 4
besökare media presumtiva medarbetare regionala och statliga intressenter andra kommuner ideella organisationer externa utförare av kommunal verksamhet samarbetspartners Målsättningar intern webbplats Kommunens interna webbplats ska vara en mottagar- och individanpassad kommunikationskanal vara ett verktyg för medarbetaren och effektivisera det dagliga arbetet underlätta samarbeten och stärka känslan av samhörighet tillhandahålla e-tjänster som underlättar för medarbetare att utföra sina ärenden och som effektiviserar interna processer vara en informationskälla och ett verktyg för telefonväxel, medborgarkontor och övriga kommunala verksamheter stärka varumärket Linköpings kommun vara den främsta interna kommunikationskanalen vid en krissituation. Målsättningar extern webbplats Kommunens externa webbplats ska vara en mottagaranpassad kommunikations- och informationskanal med hög tillgänglighet visa alla kommunalt finansierade tjänster, oberoende av om utföraren är kommunal eller extern, på ett sätt som även underlättar jämförelser. tillhandahålla e-tjänster som underlättar för medborgare att utföra sina ärenden stödja delaktighet och demokrati genom att underlätta kontakter och dialog mellan medborgare och kommunens tjänstemän samt förtroendevalda marknadsföra Linköpings kommun och stärka varumärket vara en kunskapsplattform för telefonväxel, medborgarkontor samt övriga kommunala verksamheter vara den främsta externa kommunikationskanalen vid en krissituation. 5
3.3 Generella riktlinjer för publicering av information på kommunens webbplatser Viktigt för många o Information som är viktig för många och som har konsekvenser för många ska prioriteras. Offensivt och snabbt o Vi ska vara snabba med intern och extern information, samtidigt som informationen ska vara korrekt och sann. När informationen berör både interna och externa intressenter, ska den interna webbplatsen prioriteras först. Angeläget först o Det mest angelägna ska skrivas först och vara kortfattat formulerat. Nyheter ska ha en ingress som lyfter fram det mest angelägna och lockar till läsning. Trovärdighet o Informationen ska vara sann och relevant för publicering. Noggrannhet med avseende på sakuppgifter krävs. Informationen är noggrant, sakligt och objektivt skriven, med en tydlig avsändare. Språk o Språket ska vara enkelt och begripligt och anpassat till mottagaren. Värdeladdade ord eller begrepp ska undvikas, liksom fackuttryck och interna benämningar. Information ska finnas översatt till relevanta språkgrupper och viss information ska även finnas på lätt svenska. 3.4 Riktlinjer för extern publicering av information om verksamhet som utförs på uppdrag Enhetligt utformad information om verksamhet som utförs på uppdrag av eller med stöd av Linköpings kommun ska publiceras på kommunens externa webbplats. Kommunen (ansvarig nämnd) har ansvar för utformning och att informationen är aktuell och korrekt. Informationen ska vara övergripande och innefatta uppgift om vem som utför uppdraget, uppdragets karaktär och kvalitetskrav. Utvärderingar av verksamhet som utförs på uppdrag av eller med stöd av Linköpings kommun ska publiceras på kommunens externa webbplats. När det är aktuellt kan uppgift om adress till respektive uppdragstagares webbplats publiceras. Adressen ska då publiceras i ett format som möjliggör direkt åtkomst till webbplatsen. Direkt åtkomst ska markeras med särskild symbol - 3.5 Riktlinjer för extern publicering av information om ideella 6
föreningar som utförs med stöd av Linköpings kommun Enhetligt utformad information om ideella föreningar som erhåller stöd av Linköpings kommun ska publiceras på kommunens externa webbplats. Kommunen (ansvarig nämnd) har ansvar för utformning och att informationen är aktuell och korrekt. Informationen ska vara av övergripande karaktär. I förekommande fall kan uppgift om adress till respektive förenings webbplats publiceras. Adressen ska då publiceras i ett format som möjliggör direkt åtkomst till webbplatsen. Direkt åtkomst ska markeras med särskild symbol - 3.6 Riktlinjer för externt domännamn Linköpings kommuns externa domännamn är linkoping.se. Samtliga externa webbsidor med avsändare Linköpings kommun som juridisk person ska ingå i domänen linkoping.se. Avsteg från detta kan endast godkännas av kommundirektören. 3.7 Organisation och ansvarsfördelning för kommunens webbplatser Schematiskt kan organisation och huvudsaklig ansvarsfördelning för kommunens externa och interna webbplatser beskrivas enligt följande: Systemägare Systemägarombud Styrgrupp Infomaster Webmaster Strategisk chefsgrupp Webbråd Huvudansvariga redaktörer Redaktörer och författare Webbgrupper Systemansvarig 3.7.1 Systemägare Som systemägare har kommunstyrelsen det övergripande ansvaret för kommunens externa och interna webbplatser. Systemägaren har ansvar för att avsätta resurser för utveckling, drift och säkerhet samt besluta om upphandling. Systemägaren beslutar också om avveckling av kommunens externa och interna webbplatser. Systemägaren utser systemägarombud. Rollen som systemägare kräver normalt inte någon stor tidsinsats men däremot beslutsförmåga på kvalificerad nivå och med verksamhetsmål som grund. 7
3.7.2 Systemägarombud Systemägarombudet arbetar på uppdrag av systemägaren med ansvar för att verkställa kommunövergripande och strategisk utveckling av kommunens externa och interna webbplatser inom avsatta resurser. Systemägarombudet ansvarar även för att det finns nödvändiga styrdokument för webbplatserna samt tecknar avtal med interna och externa leverantörer. Systemägarombudet är ordförande i webbrådet. Kommunikationsdirektören har uppdraget som systemägarombud. 3.7.3 Styrgrupp Enligt kommunens förvaltningsmodell ska alla förvaltningsobjekt ha en styrgrupp. Styrgruppen beslutar om mål och tilldelar resurser för den tekniska plattformen inom givna ramar från systemägaren. Systemägarombudet leder arbetet i styrgruppen, ansvarar för att beslut fattas, och fattar själv beslut om enighet ej kan nås i styrgruppen. Styrgruppen för kommunens externa och interna webbplatser består av kommunikationsdirektör (systemägarombud), it-strateg samt affärsområdeschef Lkdata. 3.7.4 Infomaster Infomaster har ett innehållsmässigt perspektiv. Uppdraget är följande: Strategiskt ansvar för utveckling av extern och intern webbplats utifrån struktur och innehåll. Ansvar för tillsyn av att styrdokument som gäller webbpublicering och arkivering efterlevs. Operativt ansvar för uppföljning av kostnader för utvecklings- och förvaltningsinsatser. Ansvar för att relevanta utbildningar erbjuds för att säkerställa en hög kompetens hos huvudansvariga redaktörer, redaktörer och författare. Operativt ansvar för stöd till huvudansvariga redaktörer. Operativt ansvar för startsidor på extern och intern webbplats i rollen som nyhetsredaktör. Operativt ansvar för á jourhållning av webbplatsernas huvudstartsidor, politiska sidor samt andra övergripande sidor. Sekreterare i webbrådet. 3.7.5 Webmaster Webmaster har ett tekniskt perspektiv. Uppdraget är följande: Ansvar för att säkerställa teknisk funktionalitet. Ansvar för tillsyn av att it-strategiska styrdokument efterlevs. Ansvar för tekniskt stöd till infomaster och huvudansvariga redaktörer 8
Ansvar för extern teknisk support kring extern och intern webbplats Operativt ansvar för samordning av de utvecklings- och förvaltningsinsatser som genomförs gentemot interna och externa konsulter. 3.7.6 Strategisk chefsgrupp Ledamöterna i strategisk chefsgrupp utser huvudansvariga redaktörer inom respektive förvaltning. Vidare har ledamöterna ansvar för att säkerställa att huvudansvariga redaktörer har den kompetens och den tid de behöver för uppdraget. 3.7.7 Webbråd Webbrådet har uppdraget att på övergripande nivå ansvara för insatser som rör webbplatsernas informationsstruktur och innehåll. Webbrådet har också ansvar för hantering av frågor av redaktionell karaktär. Webbrådet utgör beredningsorgan vid utformning och revidering av styrdokument och inför övergripande förändringar av kommunens externa eller interna webbplats. Strategisk chefsgrupp utser huvudansvariga redaktörer inom sina respektive ansvarsområden. Ansvarig huvudredaktör inom Leanlink (kommunala utförare) medverkar ej i webbrådet vid hantering av ärenden som kan leda till konkurrensmässiga fördelar för Leanlink. Webbrådet har följande sammansättning: kommunikationsdirektör tillika systemägarombud infomaster huvudansvariga redaktörer kommunikationsutvecklare Utöver detta kan webbrådet kompletteras med personer som har en aktiv roll inom arbetet med intern och/eller extern webbplats. Vid behov adjungeras sakkunniga inom följande områden: it-strategi juridik informationssäkerhet webmaster 9
3.7.8 Huvudansvariga redaktörer Huvudansvariga redaktörer har ett verksamhetsperspektiv. Uppdraget är följande: Ansvar för tillsyn av att styrdokument inom kommunikationsområdet efterlevs inom respektive verksamhetsområde. Ansvar för publicering och arkivering av verksamhetsspecifik information. Ansvar för att verksamhetsspecifik information som är av övergripande intresse extern och/eller internt överlämnas till infomaster för publicering. Ansvar för samordning av insatser som redaktörer och författare genomför inom respektive verksamhet. Ansvar för säkerställande av att redaktörer och författare inom respektive verksamhet har den kompetens som behövs. 3.7.9 Redaktörer och författare Verksamheternas redaktörer och författare har ansvar för att verksamhetsspecifik information publiceras i enlighet med fastställda styrdokument. När behörighet saknas för att placera sidor eller nyheter ska närmast behörig person kontaktas för godkännande. Redaktörer och författare ansvarar för att verksamhetsspecifika webbsidor arkiveras i enlighet med fastställda gallringsbeslut 3.7.10 Webbgrupper För att kunna genomföra samordnade insatser, utbyta erfarenheter och ha dialog kan webbgrupper som består av redaktörer och författare skapas. Respektive förvaltning fastställer sammansättningen av webbgrupper. 3.7.11 Systemansvarig Kommunens externa och interna webbplatser ska förvaltas i enlighet med den av kommunstyrelsen fastställda förvaltningsmodellen. Systemansvarig har en specifik roll i denna förvaltningsmodell. Uppdraget som systemansvarig för kommunens externa och interna webbplatser är uppdelat på infomaster och webmaster enligt ovanstående beskrivning. 4 Riktlinjer för användning av sociala medier 4.1 Vad är sociala medier? Sociala medier är ett nytt förhållningssätt till omgivningen, aktiviteter som kombinerar teknik och social interaktion; en kanal eller ett verktyg som används för kommunikation, dialog och omvärldsbevakning. Det handlar alltså inte bara om att läsa och sprida information utan även dela och skapa innehåll för andra att delta i. För detta kan olika verktyg användas, till exempel Facebook, Twitter, Youtube eller Flickr. 10
Arbetet med sociala medier i Linköpings kommun handlar om hur vi kan utöka vår service, skapa målgruppsanpassad medborgardialog och på andra sätt dra nytta av de möjligheter som sociala medier ger på ett sätt som är förenligt med kommunens värdegrunder, kommunens varumärke, tillämpliga policydokument samt gällande lagstiftning. 4.2 Syfte med riktlinjerna Riktlinjernas syfte är att tydligggöra vårt förhållningssätt för arbetet med sociala medier. Riktlinjerna, tillsammans med tillämpningsanvisningar, gäller då Linköpings kommun står som avsändare i mediet och användandet är en del av en kommunikationssatsning. De gäller både för individuella användare, i sina roller som kommunanställda, och för användare som har ansvar för en av kommunens officiella kanaler. Det är viktigt att riktlinjerna och anvisningarna följs för att kvalitetssäkra vårt varumärke i sociala medier. Kommunikationssatsningar via sociala medier måste därför förankras med närmaste chef och kommunikationsavdelningen, samt förberedas väl. För mer detaljerade instruktioner, se Tillämpningsanvisningar för sociala medier. 4.3 Användning av sociala medier Sociala medier ska hanteras på samma sätt som andra kommunikationskanaler. Det innebär att de omfattas av vår kommunikationspolicy. Sociala medier kan inte ersätta kommunens officiella webbplats www.linkoping.se, vars information är tillgänglighetsanpassad och kvalitetssäkrad. Alla förvaltningar ska presentera sin officiella information inom ramen för www.linkoping.se. Kommunikationsavdelningen ansvarar för Linköpings kommuns officiella konton på t.ex. Facebook och Twitter. Vid en kommunikationssatsning genom sociala medier för Linköpings kommuns räkning, exempelvis en Facebookgrupp för verksamheten, en blogg eller liknande, är det viktigt att skilja på yrkesrollen och den privata. Bedömningen av vem som ska använda sociala medier för Linköpings kommuns räkning sker av chefen för respektive verksamhet. Respektive chef ansvarar för att meddela kommunikationsavdelningen och förvaltningens huvudansvariga redaktör när sociala medier man planerar att använda för verksamhetens räkning. Formellt godkännande görs av systemägarombudet för kommunens webbplatser. Övrigt användande av sociala medier i rollen som kommunanställd, exempelvis att som lärare använda sin privata profil på Facebook för att kommunicera med elever, behöver endast meddelas överordnad chef, alltså inte kommunikationsavdelningen eller förvaltningens huvudansvariga redaktör. 11