Verksamhetsplan 2015 Norra DALARNAS Samordningsförbund FINSAM för Mora, Orsa, Älvdalen Denna verksamhetsplan gäller från och med 1 januari 2015 till och med 31 december 2015 Fastställd datum: 2014-11-13 Ansvarig: Styrelsen Denna plan bygger på en mall för verksamhetsplanering från Praxis AB MANAGEMENT KONSULTER
Innehållsförteckning Del I: FÖRUTSÄTTNINGAR Beskrivning, presentation av organisation... s.3 Organisationsschema... s.4 Förbundets målgrupper och förbundets uppdrag... s.5 Del II: NULÄGE, STYRNING, KRAV Del III FRAMTID Styrning av förbundets verksamhet... s.8 Krav och Prioriterade krav... s.9 Förbundets vision...... s.10 Strategiska mål.... s.10 Tider för planerings- och utvärderingsprocessen... s.11 Bilaga: Arbetsordning för Styrelsen, Finsamförbundet Norra dalarna 2
Del I: Förutsättningar Beskrivning, presentation av organisationen Norra Dalarnas Samordningsförbund Finsam, nedan kallad omväxlande Finsam och Förbundet, startade sin verksamhet 16 maj 2013. Bildandet grundar sig på lagen om finansiell samordning (SFS) av rehabiliteringsinsatser SFS 2003:1210. Motivet för denna lagstiftning är att ge de lokala aktörerna bättre möjligheter att prioritera gemensamma insatser. Syftet är att hindra att människor hamnar i en gråzon mellan de olika aktörernas ansvarsområden. Parternas avtalsmässiga förhållanden regleras i en särskild förbundsordning. Medlemmar i förbundet är: Älvdalens kommun Orsa kommun Mora kommun Landstinget Dalarna Försäkringskassan Arbetsförmedlingen Enligt förbundsordningen leds förbundets verksamhets av en styrelse som har att besluta om förvaltning och verkställighet. Mandatperioden är fyra år och räknas från och med den 1 januari efter det val av fullmäktige har ägt rum i hela landet. Styrelsen utser bland sina ledamöter ordförande och vice ordförande för mandatperioden. Styrelsen fastställer senast den 30 november en verksamhetsplan och en budget för kommande år. Förbundets tre grundpelare Förbundet bygger sin verksamhet på tre grundpelare, tre ben om man så vill. Dessa är: Samverkan/ kompetensspridning, Finsamteamet och Projektmedverkan. Samverkan är grunden för varje Finsamförbund. Det betyder för oss både en samverkan mellan de tre ingående kommunerna och samverkan Landstinget Dalarna, Försäkringskassan och Arbetsförmedlingen. Samverkan betyder även en samverkan och ett samarbete mellan de grupper, funktioner och individer som ingår i Förbundet. Såväl de som i sträng mening ingår i organisationen och de som fungerar som referensgrupper för förbundet. Kompetensspridning är en av de viktigaste nycklarna som både blir ett resultat av och en naturlig följd av samverkan. Med kompetensspridning ökar möjligheterna att uppfylla Förbundets övergripande uppdrag. Finsamteam Att organisera verksamheten med ett operativt Finsamteam har erfarenhetsmässigt visat sig vara en viktig framgångsfaktor. I Norra dalarnas Finsamförbund har vi knutit 4 medarbetare till teamet (sammanlagt 2,9 tjänster). Projektmedverkan Finsam Norra Dalarna har en öppen inställning till att hel- eller delfinansiera olika projekt som direkt eller indirekt rör verksamhetsplanens mål och som genomförs av en eller flera av förbundets parter. 3
Organisationsschema Organisation Finsam Norra Dalarna Formella referensgrupper till Finsam Norra Dalarna Styrelsen Lokal samverkansgrupp Beredningsgrupper Verkställande Tjänsteman Finsamteamet/Med arbetare Informella referensgrupper Näringslivet Sociala företag Arbetsgrupper Skolor Projektgrupper M-fl 4
Förbundets målgrupper och förbundets uppdrag Förbundet har åtagit sig att arbeta enligt Förbundsordning, Samordningsförbund Finsam för Mora, Orsa, Älvdalen. Förbundets uppgifter fastställs där: Besluta om mål och riktlinjer för den finansiella samordningen. Stödja samverkan mellan de i förbundet ingående parterna. Finansiera sådana insatser som ligger inom de samverkande parternas samlade ansvarsområde. Besluta om på vilket sätt de medel som står till förfogande för finansiell samordning skall användas. Upprätta verksamhetsplan, budget och årsredovisning för förbundet. Svara för att uppföljning och utvärdering av rehabiliteringsinsatserna genomförs. I tillägg till detta är Förbundets övergripande syfte att samhällets totala kostnader ska minska. Detta ska ske genom att tillse att den enskilde får rätt insats utifrån behov och att den enskilde upplever förbättrad hälsa och livskvalitet och därmed även kunna minska behovet av vård och/eller insatser från de olika huvudmännen i förbundet, samt underlätta för den enskilde att återfå eller förbättra sin förmåga till förvärvsarbete och egen försörjning. Utifrån förbundsordningen är Samordningsförbundets uppdrag att genom finansiell samordning främja samverkan inom rehabiliteringsområdet mellan aktörerna, vilket ska leda till att återställa den enskildes funktions- och arbetsförmåga. Det innebär att flera av de personer som kommer att bli aktuella i finansiell samverkan befinner sig längre från arbetsmarknaden än de individer som handläggs enskilt hos aktörerna eller i andra samarbeten/projekt. Genom att hitta nya arbetssätt för samverkan ska man förhindra att personer faller mellan stolarna och tidigt identifiera möjligheter och hinder för personen. Samordningsförbundet kallas i denna verksamhetsplan omväxlande för Förbundet, Samordningsförbundet eller Finsam. Det förebyggande arbetet inom ramen för Finsam ska utvecklas under det löpande arbetet för bästa möjliga gemensamma resultat. Målgruppen är personer som är i behov av samordnade rehabiliteringsinsatser och uppfyller följande kriterier: Personer som saknar fotfäste på arbetsmarknaden på grund av psykisk-, fysisk-, psykosocial ohälsa, tidigare missbruk och/eller långvarig smärta, med prioritering ungdomar och yngre vuxna (upp till 30 år). 5
Förbundets gruppers, befattningshavares, myndigheters uppdrag och ansvarsområden Uppdrag för förbundets styrelse Styrelsens ansvarsområden, i detalj vad gäller arbetsuppgifter, beslutsregler, ersättare, firmatecknare, sammanträden, protokoll och arbetsfördelning framgår av dokumentet Arbetsordning för styrelse, Finsamförbundet Norra dalarna. 2013-05-26. Detta dokument ligger som bilaga till denna Verksamhetsplan. Styrelsens uppdrag och uppgifter enligt Arbetsordningen. Fastställa förbundets strategiska inriktning Försäkra sig om att kontrollen över förvaltningen av förbundets angelägenheter är tillfredsställande Besluta om budget, inom av huvudmännens fastställda ekonomiska ram Varje tertial följa upp resultaten i verksamheten Godkänna ekonomiska åtaganden överstigande 50.000 kr. Utse firmatecknare Utse verkställande tjänsteman, fastställa arbetsordning för densamma samt fastställa tjänstemannens ersättning och förmåner. Uppdrag för verkställande tjänsteman Nedanstående uppdragsbeskrivning beslutades av styrelsen 2014-11-13 och ersätter dokumentet Arbetsordning för verkställande tjänsteman från 2013-05-26. För att planera och genomföra förbundets verksamhet, har samordningsförbundet sedan 2013-09-01 anställt en verkställande tjänsteman/samordnare. Uppdraget är att: Se till att styrelsens beslut verkställs. Vara arbetsledare för Finsamteamet och ansvara för dess utveckling. Fortlöpande följa förbundets verksamhet och resultatutveckling samt vidta eller föreslå erforderliga åtgärder. Ansvara för beredning, föredragning och rapportering till styrelsen. Tillsammans med Finsamteam/medarbetare planera verksamhet utifrån gällande verksamhetsplan för förbundet. Följa upp och utvärdera denna planering. Inhämta styrelsens godkännande före beslut angående ekonomiska åtaganden överstigande 50.000 kr och rättslig tvist. Tjänstemannen har beslutanderätt i de administrativa frågorna som rör den löpande förvaltningen inom ramen för av styrelsen fastställt budget Delegation Den verkställande tjänstemannen har beslutanderätt i de administrativa frågorna som rör den löpande förvaltningen inom ramen för av styrelsen fastställd budget. 6
Uppdraget för Finsamteamet Individuell handledning/coachning Teamet ska tillsammans med individen upprätta en personlig rehabiliteringsplan och genom handledning/coachning hjälpa personen hitta sina egna inneboende resurser och stärka sin självkänsla. Förutom individuell coachning ska Finsamteamet stödja deltagarna att delta i: Social rehabilitering Friskvård Deltidsstudier Arbetsprövning/arbetsträning eller praktik Gruppverksamhet kring personlig utveckling och jobbsökaraktiviteter Grupphandledning, där så anses möjligt och lämpligt Handledare/coacherna ska också, utifrån individernas behov, lämna förslag till verkställande tjänsteman och beredningsgrupperna på lämpliga insatser, eftersträva att hitta passande platser för arbetsprövning, arbetsträning och praktik, samt handleda och stötta individen. De ska också, tillsammans med verkställande tjänsteman, jobba för utveckling av verksamheten och av samverkan. Samarbetet med de fristående grupperna lokala samverkansgruppen och beredningsgrupperna som fungerar som referensgrupper till Förbundet. Lokala samverkansgruppen Älvdalens, Moras och Orsas lokala samverkansgrupp består av chefer/representanter för Försäkringskassan, Arbetsförmedlingen, kommunerna, primärvården samt psykiatrin. De fungerar som referensgrupp till förbundet. Som sådan kan de vid behov vara rådgivare till förbundets verkställande tjänsteman. Det betyder att de kan lämna förslag till insatser, samt vara rådgivande vid planering av insatser och på det viset ge underlag för styrelsens beslut. Beredningsgrupperna De beredningsgrupper som finns i kommunerna består av handläggare från de i förbundet ingående parterna. De ska fungera som remissinstans och följa de remitteringsdirektiv som angivits styrelsen och i viss mån fungera som referensgrupp till Finsams verksamhet. Försäkringskassan har samordningsansvar. 7
Del II: Nuläge Styrning och uppföljning och utvärdering av förbundets verksamhet Styrningen i Finsam Norra Dalarna bygger på principer för resultatbaserad styrning. En grund i denna är att organisationer inom Finsam systematiskt använder PDCA i sitt utvecklingsarbete. Plan Do Check Act/Adjust. (På Svenska: Planera Genomföra - Utvärdera/ Följa upp Förbättra.) Verksamhetsplanen som ett styrverktyg Förbundets styrelse är ansvarig för denna verksamhetsplan. Uppdragen och målen i denna är övergripande styrande för förbundets verksamheter. Det betyder för Finsamteamets medarbetare att de ska uppfatta målen i denna VP som krav på dem själva som de har i uppgift att bidra till att uppfylla. Allas delaktighet i planering bryta ned målen i en egen plan Utifrån de identifierade kraven i VP ska teamet formulera/konkretisera egna slut- och smartmål, som när de förverkligas, bidrar till att uppfylla VP:s mål. Det är också möjligt att identifiera andra/ ytterligare krav riktade till den egna verksamheten och sätta mål utifrån dessa krav. Finsamteamets dokument ska vara färdigdokumenterad och inlämnad till verkställande tjänsteman enligt datum som denne beslutar. Allas delaktighet i utvärdering Teamet ska, i enlighet med tidsplan för planerings- och utvärderingsprocessen, i en för detta ändamål förtryckt utvärderingsmall (i word-fil), genomföra en systematisk självutvärdering av den egna planens mål och arbetssätt. Självutvärderingen ska vara färdigdokumenterad och inlämnad till verkställande tjänsteman enligt tidplanen. Teamets dokumenterade självutvärdering bildar ett underlag för att utvärdera den gällande VP och skapa en ny reviderad VP för nästkommande verksamhetsår. Nedan en grafisk beskrivning av PDCA-processen Styrelsens PDCA 6.P. Utifrån identifierade förbättringsområden upprättar och reviderar styrelsen VP för Finsam Norra Dalarna. 5. C+A Med resultatet av teamets självutvärdering som utgångspunkt, bedömer styrelsen måluppfyllelse och analyserar det verkliga resultatet. A C P D 1.P. Styrelsen upprättar strategiska mål för Finsam Norra Dalarna Teamets PDCA 4. C+A Teamet genomför självutvärdering genom att bedöma måluppfyllelse och genom att analysera de verkliga resultatet. Därefter föreslås förbättringar. A C P D 2 P. Teamet uppfattar målen i VP som krav på teamet självt och upprättar utifrån kraven operativa mål och aktiviteter. 3.D. Teamet arbetar för att uppfylla sina mål och genomföra sina planerade aktiviteter. 8
I denna verksamhetsplan har styrelsen valt att identifiera följande övergripande krav som riktar sig till vårt förbund Krav kan i detta sammanhang förstås som krav från lagar och förordningar, krav i betydelse behov och underförstådda behov samt andra direkt krav som riktar mot FINSAMs verksamhet 2015. Från statliga styrdokument Lagen om finansiell samordning av rehabiliteringsinsatser SFS 2003:1210 Övriga styrande dokument Förbundsordningen för Norra Dalarnas samordningsförbund. Arbetsordning för Norra Dalarnas samordningsförbund styrelse. (Bilaga 1 i denna VP) Samtliga uppdragsbeskrivningar i denna verksamhetsplan ska uppfattas som krav på att uppfylla uppdraget. Övriga krav Kraven som styrelsen identifierat för 2015 är a) Skattade krav från deltagarna, b) skattade krav på Finsamteamet c) Krav på styrelseledamöterna själva. a) Skattade krav från deltagarna Kontinuitet, kontaktperson, bli lyssnad på, flexibilitet, bra bemötande, respekt, individuell hjälp och hjälp till självhjälp, rättigheter och skyldigheter, tid för att få stöd, förståelse. Efter avslut i Finsam tillhöra arbetskraften, vara i egenförsörjning eller utredda på ett sådant sätt att de kan få rätt stöd hos rätt myndighet eller institution. b) Skattade krav på Finsamteamet Kompetens som kan innehålla: Vilja/ empati, lyhördhet/social kompetens, vara inspirerande, vara tydliga, ha respekt för människan samt ha lokal kännedom. c) Krav på styrelseledamöterna själva Kompetens om Finsam som organisation. Här ingår: - Översiktlig kunskap om, i Finsam förekommande, funktionsnedsättningar. - Förståelse för samverkan, vad som kan samverkas, med vem och hur. - Styrelsekompetens. Insikt om hur arbetet i Finsams styrelse skiljer sig från arbetet/ uppdraget på myndigheten eller i politiken vad gäller ansvar, befogenheter, roll och funktion. Av ovanstående krav prioriterar styrelsen för 2015 a) Krav från deltagarna Bra bemötande, Respekt, Individuell hjälp, Efter avslut i Finsam tillhöra arbetskraften, vara i egenförsörjning eller utredda på ett sådant sätt att de kan få rätt stöd hos rätt myndighet eller institution. b) Krav på Finsamteamet Ökad kompetens kring bemötande, respekt, Individuellt hjälpbehov samt ökade kunskaper kring deltagarnas diagnoser/problemställningar. c) Krav på styrelsen Kompetens om Finsam enligt ovanstående beskrivning. 9
Del III: FRAMTID Förbundets vision Vi vill bidra till ökad livskvalitet och skapa förutsättningar för egen försörjning, genom att se till hela människan och dess livssituation. Övergripande strategiska mål för Finsam Norra Dalarna Följande målbegrepp används i denna plan. Slutmål= Ett önskat framtida resultat eller ett tillstånd. SMART mål = Ett önskat resultat eller tillstånd som är specifikt, mätbart, accepterat, realistiskt, tidsatt. Om målet inte är tidsatt gäller sluttid för denna VP. VP:s Prioriterade krav: Krav från deltagarna: Bra bemötande, Respekt, Individuell hjälp VPs eget slutmål 1 Deltagaren ska uppleva en förbättring av bra bemötande, respekt, individuell hjälp samt upplevd förbättrad livssituation. VP:s eget SMART mål 1a Utifrån sammanslagning av mätmetoderna ORS/SRS uppnå ett genomsnittligt ökat värde för deltagarna för tidsperioden 2015-01-01 2015-09-30. Ansvariga för förverkligande av målet: Teamet VP:s prioriterade krav: Krav på Finsamteamet: Ökad kompetens kring bemötande, respekt, Individuellt hjälpbehov samt ökade kunskaper kring deltagarnas diagnoser/problemställningar. VP:s eget Slutmål 2 Säkerställa kompetensförsörjning för teamets medarbetare. VP:s SMART mål 2a Samtliga teammedarbetare ska ha en individuell utvecklingsplan som dokumenteras i Individuellt Kompetenskort (ID-kort). Ansvariga för förverkligande av målet: Teamet samt verkställande tjänsteman. VP:s prioriterade krav: När deltagaren kommer till avslut hos Finsam ska de tillhöra arbetskraften, vara i egenförsörjning eller utredda på ett sådant sätt att de kan få rätt stöd hos rätt myndighet eller institution. VP:s eget Slutmål 3 När deltagarens kommer till avslut hos Finsam ska de tillhöra arbetskraften, vara i egenförsörjning eller utredda på ett sådant sätt att de kan få rätt stöd hos rätt myndighet eller institution. VP:s SMART mål 3a Den genomsnittliga inskrivningstiden för deltagare i Finsam ska inte överstiga 18 månader. Då referensmaterial inte finns att tillgå under 2015 görs en uppföljning/analys av aktuellt läge 2015-10-31. Ansvariga för förverkligande av målet: Teamet 10
VP:s prioriterade krav: Styrelsekompetens (enligt ovanstående definition) VP:s eget Slutmål 4 Ökad styrelsekompetens om Finsam. VP:s SMART mål 4a Översiktlig kunskap om, i Finsam förekommande, funktionsnedsättningar. VP:s SMART mål 4b Förståelse för samverkan, vad som kan samverkas, med vem och hur. VP:s SMART mål 4c Styrelsekompetens. Insikt om hur arbetet i Finsams styrelse skiljer sig från arbetet/ uppdraget på myndigheten eller i politiken vad gäller ansvar, befogenheter, roll och funktion. SMART-mål 4a, 4b, 4c mäts med självskattningsenkät 2 gånger per år (årets första och sista styrelsemöte) och skall visa ett högre medelvärde, för varje enskilt SMART-mål, vid årets andra mätning. Enkäten mäts med 1: svag eller ingen kompetens, 2: kompetens i någon mån, 3: ganska god kompetens, 4: mycket god kompetens. Ansvariga för förverkligande av målet: Styrelsen Ansvarig för mätning: Verkställande tjänsteman Tid för Finsam Norra Dalarnas planerings-, utvärderings- och förbättringsprocess (Om organisationen har dokumenterat sin planerings- och utvärderingsprocess i t.ex. ett planeringshjul behövs givetvis inte nedanstående.) Färdigdokumenterad och beslutad VP: Senast 2014-11 13 Färdig dokumenterat och beslutat Teamkontrakt våren 2015 Utvärdering av Teamkontrakt: Senast 2015-10-15 Utvärdering av VP Senast 2015-10-31 Ny reviderad VP: Senast 2015-11-30 Nytt reviderat Teamkontrakt: Senast 2015-12-30 11
Norra DALARNAS Samordningsförbund FINSAM för Mora, Orsa, Älvdalen Arbetsordning för styrelsen, Finsamförbundet Norra dalarna Bilaga 1 1 Ansvarsområde Styrelsen ansvarar enligt förbundsordningen för förbundets verksamhet, organisation och förvaltning. Denna arbetsorganisation är komplement till förbundsordningen. 2 Arbetsuppgifter Styrelsen uppgifter är att Fastställa förbundets strategiska inriktning. Försäkra sig om att kontrollen över förvaltningen av förbundets angelägenheter är tillfredsställande. Besluta om budget, inom av huvudmännens fastställda ekonomiska ram. Varje tertial följa upp resultaten i verksamheten. Godkänna ekonomiska åtaganden överstigande 50 000 kr. Utse firmatecknare. Utse administrativ tjänsteman, fastställa arbetsordning för densamma samt fastställa tjänstemannens ersättningar och förmåner. 3 Beslutsregler Som styrelsens beslut gäller den mening, för vilken mer än hälften av de närvarande röstar. Vid lika röstetal gäller den mening som ordförande biträder. Styrelsen ska, så långt som möjligt, sträva efter samförståndslösningar. Styrelsen är beslutsför om minst tre ledamöter är närvarande, varav en måste utgöras av antingen ordförande eller vice ordförande. Styrelseledamot är skyldig att informera styrelsen om eget jäv. 4 Ersättare Ersättare har rätt att närvara vid samtliga sammanträden och ersätts enligt landstingets reglemente. I ordinarie ledamots frånvaro (vilken snarast ska meddelas ersättaren) har ersättaren rösträtt. Respektive ersättare kan endast tjänstgöra på uppdrag av den förbundsmedlem, vilken utsett ersättaren. 5 Firmatecknare Förbundets firma tecknas av styrelsen eller två i föreningen av ordförande, vice ordförande och administrative tjänsteman. Administrativ tjänsteman har rätt att teckna firman beträffande den löpande förvaltningen. 6 Sammanträden Styrelsen sammanträder, utöver konstituerande möte, minst tre gånger per år. Därutöver kan styrelsen sammanträda på kallelse av ordförande eller på begäran av styrelseledamot eller administrativ tjänsteman. När anledning finns kan styrelsemöte hållas per telefon. 12
7 Protokoll Protokoll skall föras över styrelsens beslut och justeras av ordförande tillsammans med annan utsedd ledamot. Kopia på justerat protokoll ska tillställas samtliga styrelseledamöter och ersättare, huvudmännen, verksamhetschefer hos huvudmännen samt revisorer. 8 Arbetsfördelning Ordförande ska leda styrelsens arbete, bevaka att styrelsen fullgör sina arbetsuppgifter samt att se till att styrelsen sammanträder när behov föreligger. Ordförande ska tillsammans med administrativa tjänstemannens förbereda styrelsens sammanträden. Ordförande kan vid behov fördela vissa preciserade arbetsuppgifter på en eller flera styrelseledamöter. Sådan arbetsfördelning protokollförs. 13