Revisionsplan 2012 Kommunrevisionen Karlskrona kommun
1. Inledning Revisionsplanen är revisionens verksamhetsplan för 2012. Den har tagits fram med stöd av den väsentlighets- och riskanalys som genomfördes i januari 2012 efter att ha träffat nämndspresidierna samt utifrån de samlade granskningserfarenheterna från mandatperioden. Revisionsplanen behandlar: Grundläggande granskning Fördjupade granskningar Fördelning av arvodet till sakkunniga 2. Grundläggande granskning 2.1 Löpande granskning av nämndernas interna styrning och kontroll förvaltningsrevision Revisionen följer löpande nämndernas arbete. Bevakningsansvaret är fördelat mellan revisorerna. träffar nämnderna under året. Vid träffarna när delårsbokslutet behandlas kommer nedanstående frågor tas upp. Nämnderna får information om vad revisorerna vill ha för information i god tid innan mötena så att de har förutsättningar att vara väl förberedda. Kommunstyrelsen o Följa arbetet med att göra Karlskrona till årets kvalitetskommun 2015 o Följa arbetet med Navigationscentrum o Följa arbetet med upprättande av nätverk för företag och näringsliv enligt modellen Expansiva Växjö, samt hur dubbelarbeten undviks med andra lokala och regionala aktörer o Följa arbetet med att göra Karlskrona Kommun mer tillgänglig för medborgarna genom dels E-tillgänglighet och dels genom fysisk närvaro o Följa arbetet med kommunens IT organisation och dess uppdrag Barn och ungdomsnämnden o Utredning och eventuellt införande av ett 10:e skolår för att öka behörighetsnivåer till gymnasiet o Utredning och eventuellt införande av modellskola inspirerad av professor Kroksmark där lärarna ges möjlighet att doktorera o Följa arbetet med framtagandet av en handlingsplan som ska leda till ökad psykisk hälsa för barn och ungdomar frågan åter återkommande för flera berörda nämnder Äldrenämnden o Följa arbetet med införandet av pargaranti för äldre med behov av särskilda boenden o Följa arbetet med användandet av EU bidrag för aktivitetsstöd 1
Idrott och Fritidsnämnden o Följa arbetet med att öka antalet besökare till sport, sim- och idrottshallar Socialnämnden o Följa arbetet med framtagandet av konkreta åtgärder för att nå en genusneutral missbruksvård. o Följa arbetet med att reducera minska ekonomiskt bistånd o Följa arbetet med framtagandet av en handlingsplan som ska leda till ökad psykisk hälsa för barn och ungdomar frågan åter återkommande för flera berörda nämnder Utbildningsnämnden o Följa arbetet med att öka andelen elever som fullföljer utbildningar i gymnasiet o Följa arbetet med att öka andelen elever med godkända betyg o Följa arbetet med framtagandet av en handlingsplan som ska leda till ökad psykisk hälsa för barn och ungdomar frågan åter återkommande för flera berörda nämnder Kulturnämnden o Följa arbetet med att reducera Kulturskolans kö o Regelverk kommunala bidrag Mötena ger, tillsammans med andra granskningsaktiviteter, underlag till ansvarsprövningen. De ger också underlag till att uppdatera väsentlighets- och riskanalysen och planeringen av revisionsarbetet kommande år. Ernst & Young svarar för dokumentation och sammanfattning av möten. 100 000 kronor 2.2 Information En viktig del i revisionens granskning är att följa verksamheten inom områden som bedöms väsentliga. Att bjuda in ansvariga tjänstemän för information är en del av den löpande granskningen. Under 2012 planeras följande punkter att behandlas på revisionssammanträdena: Utbildningsnämnden o Den nya gymnasiereformen samt reducerade statsbidrag ställer höga krav på effektivisering av verksamheten, hur arbetar verksamheten med denna utmaning? o Med bakgrund i gymnasiereformen och den nya Skollagen, hur arbetar verksamheten med den förändrade ansvarsfördelningen mellan rektorer och nämnd? Socialnämnden o Har nämnden upprättat ändamålsenliga kontroller för att säkerställa att verkställda beslut på ärendenivå följer normer och praxis? o Hur ser utgångspunkten ut för införandet av ett ledningssystem för kvalitet som är ett krav enligt ny förordning? Kommunstyrelsen o Upprättande av gemensamma kontaktcentra 2
Träffarna förbereds av och dokumenteras av det sakkunniga biträdet. 40 000 kronor. 2.3 Studiebesök Att genomföra studiebesök för att få ökad kunskap om verksamheters förutsättningar och specifika frågor är också en del i den löpande granskningen. Följande studiebesök planeras 2012: Blekinge Health Arena för redogörelse av arbetet med planen för folkhälsoarbetet BTH för fördjupade diskussioner av Hållbarhetsbegreppet (eventuellt inbjudan till Kommunstyrelsen att delta på studiebesöket) De förtroendevalda revisorerna tar initiativ till studiebesöken och det sakkunniga biträdet sammanfattar studiebesöken i kort dokumentation. 30 000 kronor. 2.4 Uppföljning av tidigare granskningar En väsentlig del i revisionens arbete är att följa upp tidigare granskningar för att se vilka resultat granskningarna givit. Under 2012 kommer följande granskningar som genomfördes 2010 att följas upp: FA-10 Basgranskning Serviceförvaltningen FB-10 Budgetprocess och ekonomistyrning FC-10 Projektstyrning i Karlskrona kommun FD-10 Hemmaplanslösningar FF-10 Granskning av inköp i Karlskrona kommun FG-10 Ekonomi i balans avseende Utbildningsnämnden FH -10 Kontanthantering Östersjöskolan 60 000 kronor. 2.5 Löpande granskning av nämndernas interna styrning och kontroll Granskningen av intern kontroll i redovisningsrevisionen syftar till att kontrollera om rutiner och kontroller finns som säkerställer att den löpande redovisningen och årsredovisningen inte innehåller väsentliga fel. I planeringsfasen sker en dokumenterad väsentlighets- och riskanalys avseende den ekonomiska redovisningen. Med hjälp av analysen inriktas revisionen mot de områden där risken för väsentliga fel är störst. Utvalda rutiner granskas genom intervjuer och stickprovskontroller. Utöver denna granskning sker ett antal andra granskningsinsatser t ex: 3
Kontroll av väsentliga förändringar i redovisningsprinciperna jämfört med tidigare år Översiktlig granskning av skatter och avgifter Analys av konton genom stickprov. Exempel på konton som granskas är: - konton med stora/oväntade budgetavvikelser eller där risken för fel kan vara stor t ex förbrukningsinventarier - känsliga konton (t ex konsultkostnader, representation, resor) - andra intressanta konton (t ex juridiska konsultationer) Granskning av att räkenskapsmaterialet uppfyller de krav som ställs i lagstiftningen 2.6 Granskning av delårsbokslut Från och med år 2005 riktas krav på revisionen att granska en delårsrapport omfattande minst 6 månader, högst 8 månader, enligt proposition 2003/04:105 God ekonomisk hushållning i kommuner och landsting. För kommunens del innebär de nya kraven att såväl finansiella som verksamhetsmässiga mål av betydelse för den ekonomiska hushållningen skall fastställas i budgeten. Granskningen inriktas på att bedöma om resultatet i delårsrapporten är förenligt med fullmäktiges mål för den ekonomiska förvaltningen. Granskningen innefattar även kontroller av att kommunens delårsrapport överensstämmer med anvisningarna i lagen om kommunal redovisning och rekommendationer från rådet för kommunal redovisning. Granskningsresultaten vid delårsbokslutet utgör en viktig information inför granskningen av årsbokslutet. Resultat från granskningen sammanfattas i skriftlig presentation och ett underlag för uttalande om delårsrapporten till fullmäktige. 2.7 Granskning av årsbokslut och koncernredovisning Granskning av årsredovisningen syftar till att pröva om årsredovisningen ger en rättvisande bild av verksamhetens resultat och ställning d v s att tillgångar och skulder existerar och avser kommunen tillgångar och skulder värderats och klassificerats rätt kommunens samtliga tillgångar och skulder redovisats inkomster och utgifter i allt väsentligt periodiserats korrekt och avser verksamhetsåret årsredovisningen är upprättad enligt lag om kommunal redovisning och god redovisningssed enligt de regler och anvisningar som finns för kommuner Granskningen syftar även till att bedöma om resultatet i årsredovisningen är förenligt med fullmäktiges beslutade mål med avseende god ekonomisk hushållning. Granskningen omfattar: Förvaltningsberättelse och nämndernas verksamhetsberättelser Resultaträkning Balansräkning 4
Finansieringsanalys Investeringsredovisning Sammanställd redovisning Utgångspunkter är den väsentlighets- och riskanalys som upprättas i vid granskning av internkontroll. Resultat från granskningen sammanfattas i skriftlig rapport och i det slutliga uttalandet i den årliga revisionsberättelsen. för 2.5, 2.6, 2.7 280 000 kronor 3. Fördjupade granskningar 3.1 Målstyrning I budgeten för 2012 har målstrukturen förändrats. Tidigare formulerade kommunfullmäktige specifika mål för respektive nämnd. I år är målen sektorsövergripande vilket innebär att merparten av målen rör flera nämnder och ibland även bolagen. Syftet med denna granskning är att granska hur kommunstyrelsen säkerställer att de övergripande målen och verksamhetsmålen får en styreffekt. Granskningen belyser om nämnderna och bolagen har tydliga åtaganden i förhållande till målen samt att det står klart vad respektive nämnd och bolag ska bidra med för att målen ska uppfyllas. Denna granskning omfattar således samtliga nämnder och bolag. 130 000 kronor 3.2 Arena Rosenholm Arena Rosenholm är ett begrepp som ofta dyker upp i olika sammanhang, nämnder, Kommunstyrelsen och de kommunala bolagen. Syftet med granskningen är att klargöra hur de olika aktörerna samverkar med konceptet Arena Rosenholm. En genomgång av hur styrning, ledning och kontroll utförs för att säkerställa ett för kommunen ändamålsenligt utnyttjande av arenan och dess verksamhet. 130 000 kronor 3.3 Personalpolitik Karlskrona kommun har höga ambitioner som arbetsgivare. I budget 2012 finns nio verksamhetsmål som handlar om kommunen som arbetsgivare och dess personalpolitik. I denna granskning granskas hur kommunstyrelsen och förvaltningarna arbetar för att uppfylla dessa mål samt om arbetet sker systematiskt. 120 000 kronor 3.4 Kommunstyrelsens uppsikt I kommunallagen framgår att kommunstyrelsen ska leda och samordna förvaltningen av kommunens angelägenheter och ha uppsikt över övriga nämnders verksamhet samt över 5
kommunal verksamhet som bedrivs av kommunala företag. Styrelsen ska utöva sin kontrollfunktion även om det inte finns någon konkret anledning till granskning. Kommunstyrelsen bestämmer själv formerna för hur tillsynen ska gå till. Denna granskning belyser följande: kommunstyrelsens strategi för genomförandet av sin uppsikt gentemot nämnder och bolag, vilka direktiv kommunstyrelsen ger som bolagen och nämnderna har att följa, hur uppsikten genomförs i praktiken, om kommunstyrelsen uppsikt är tillräckligt och ändamålsenlig Uppskattad kostad 140 000 kronor 3.5 Strategi för att öka befolkningen Ett mål i budgeten 2012 är att kommunen under 2012-2014 ska öka sin befolkning med minst 500 personer per år. Syftet med denna granskning är att granska kommunens strategi för att uppnå detta mål och om det bedrivs ett strukturerat arbete i samverkan med andra aktörer såsom ALMI och BTH. 70 000 kronor 3.6 Efterlevnad av riktlinjer för investeringar Kommunfullmäktige tog 2009-05-28 beslut om Riktlinjer för investeringar i Karlskrona Kommun. Indikationer finns på att upprättade investeringsbudgetar är svagt underbyggda vilket dels leder till att investeringar fördröjs, skjuts upp eller inte genomförs. Dels innebär de svaga underlagen svårigheter för beslutsfattare att prioritera mellan olika investeringsprojekt med bakgrund i kommunens arbete mot ändamålsenlighet och kostnadseffektivitet. Granskningen syftar till att undersöka efterlevnaden av investeringspolicyn. 50 000 kronor 6
4. Fördelning av arvodet till sakkunniga Grundläggande granskning Lagstadgad revision av Karlskrona Kommuns bolag, inklusive granskning av räkenskaper, styrelsens förvaltning, intern kontroll, måluppfyllelse och granskning av delårsbokslut Kronor 300 000 Granskning av Karlskrona Kommun stiftelser 30 000 Förvaltningsrevision - Löpande granskning av nämndernas interna styrning och kontroll 100 000 Förvaltningsrevision information 40 000 Förvaltningsrevision studiebesök 40 000 Uppföljning av tidigare granskningar 60 000 Redovisningsrevision - Löpande granskning av nämndernas interna styrning och kontroll, granskning av delårsbokslut, granskning av årsbokslut 280 000 Granskning av Räddningstjänsten 50 000 900 000 Fördjupade granskningar Kronor Målstyrning 130 000 Arena Rosenholm 130 000 Personalpolitiskt program 120 000 KS uppsikt och policys 140 000 Strategi för befolkningsökning 70 000 Investeringsbudget 50 000 640 000 TOTAL UPPSKATTAD KOSTNAD 1 540 000 7