www.pwc.se Revisionsrapport PerÅke Brunström Certifierad kommunal revisor Augusti månad 2014 pwc

www.pwc.se Revisionsrapport PerÅke Brunström Certifierad kommunal revisor Augusti månad 2014 pwc

f Innehållsförteckning i. Sammanfattning... i a. Inledning... 2 2.1. Bakgrund... 2 2.2. Syfte, revisionsfråga och avgränsning...2 2.3. Revisionskriterier...3 2.4. Metod...3 3. Resultat av granskningen...4 3.i. Anläggningsregister...4 3.2. Planer för investeringar och underhåll... 5 3.3. Budget för att klara behoven... 5 3.4. Kommunstyrelsens kontroll...6

1. Sammanfattning Haparanda Stads revisorer har uppdragit till att granska kommunens VAverksamhet vad avser vården av verksamhetens anläggningstillgångar. Syftet med granskningen har varit att bedöma om staden bedriver VA-verksamhet på ett ekonomiskt tillfredsställande sätt vad avser vården av verksamhetens tillgångar. Sammantaget visar granskningen att Staden saknar ett ändamålsenligt anläggningsregister samt planer och budget som säkerställer att VA-tillgångarna vårdas på ett ändamålsenligt sätt. Vidare är vår bedömning att kommunstyrelsens kontroll över eventuellt eftersatt underhåll och investeringsbehov inte är tillräckligt. Vi har noterat att det i förvaltningen, sedan en tid pågår ett utvecklingsarbete för att åtgärda flera av de brister vi konstaterat. Exempel på detta utvecklingsarbete är: framtagande av ett bättre anläggningsregister och beräkningar av hur höga investeringar som kan bäras av nuvarande VA-taxa. Utöver dessa åtgärder rekommenderar vi att Staden utvecklar sin redovisning och budgetering i verksamheten så att VA-lagens själkostnadsprincip kan efterlevas med ett jämnt avgiftsuttag över tiden. 1 av 6

2. Inledning 2.1. Bakgrund Svensk vatten- och avloppsverksamhet är ett kommunalt självkostnadsreglerat avgiftsmonopol. Kommunerna har en möjlighet att ta ut avgifter från brukarna motsvarande verksamhetens faktiska kostandsnivå. Haparanda stad har som mål att VA-verksamheten ska finansieras med avgifter från brukarna och därmed inte finansieras med skatt. En inte oväsentlig kostnad i verksamheten utgörs av de underhålls- kapitalkostander som följer av de investeringar som görs i verksamheten. Att vårda bl. a. dessa tillgångar utgör enligt kommunallagens förarbeten en del av att leva upp till begreppet "god ekonomisk hushållning". Det gör man genom att löpande underhålla och reinvestera i befintliga tillgångar samt nyinvestera i kapacitet som motsvarar förändrade behov. I och med införandet av den nya VA-lagen som gäller från 200 ställs krav på att huvudmannen för VA-verksamheten ska särredovisa verksamhetens utfall och ställning. Motivet till kravet är att säkerställa en kontroll av att avgiftsuttaget är rimligt i förhållande till kostnaderna. De skäl som legat till grund för valet av granskningsområde är: Nylagstiftning på området, att driften av VA-verksamheten nyligen har överförts från ett kommunalt bolag till-kommunen, relativt höga avgifter jämfört med andra kommuner samt att verksamhetens resultat inte varit av en sådan storlek att avsättningar till en investeringsfond kunnat ske. Sammantaget har kommunens revisorer bedömt att det finns risker för att VA-verksamhetens anläggningstillgångar inte vårdas på ett ändamålsenligt sätt. 2.2. Sie, revisionsfråga och avgränsning Syftet med granskningen är att bedöma om staden bedriver VA-verksamhet på ett ekonomiskt tillfredsställande sätt vad avser vården av verksamhetens tillgångar. Granskning riktar sig till kommunstyrelsen som är ansvarig för verksamheten. Inom ramen för huvudsyftet ska granskningen besvara följande revisionsfrågor: 3 Finns det ett aktuellt anläggningsregister där verksamhetens tillgångar (objekt och komponenter) har förtecknats på ett ändamålsenligt sätt? 3 Har staden planer med åtgärder (underhåll, renvesteringar och nyinvesteringar) för att bevara VA-tillgångarnas värde? 3 Täcker kommunens investeringsbudget behoven av re- och nyinvesteringar i verksamheten? 2av6

3 Har kommunstyrelsen kontroll över ev. eftersatt underhåll och investeringsbehov? Granskningen avgränsas till att göra bedömningar om underhåll och investeringar i verksamheten samt att ge rekommendationer till åtgärder. 2.,^. IZevlaåon lcriterie'9 Utgångspunkter för bedömning utgörs av kommunallagens bestämmelser om god ekonomisk hushållning, lag om kommunal redovisning samt VA-lagens bestämmelser. 2.4. Metod Revisionsfrågorna har besvarats med dokumentanalyser av planer, budgetar och redovisning samt räkenskapsmaterial. Intervjuer har gjort med ansvarig tjänsteman och stadens ekonomichef. 3av6

3 Resultat av granskningen 3.1 Nyckeltalför VA-verksamheten Nyckeltal, tkr 2oi3 20 12 2011 2010 2009 Intäkter 20 254 21 296 19 192 19 lg2 lg 487 Varav: överuttag (-)/underuttag (+) 1 792 629-1 518-301 964 Kostnader 18 047 19160 17 057 17 362 16 918 Varav underhåll 8 863 9 862 8 077 7 687 7 325 Avskrivningar 2 207 2135 2 135 2 u6 2 221 Investeringar 3 bio 1 528 472 1712 228 Anskaffningsvärden lol 361 97 751 96 222 95 750 94 038 Bokförda värden 60 303 58 900 59 506 61168 61573 3.2. Anläggningsregister En viktig förutsättning för att Staden ska kunna vårda sina anläggningstillgångar på ett effektivt är att det ajourhålls ett register med information som underlättar planering och genomförande av åtgärder för att vidmakthålla/öka tillgångarnas värde. Kommunen har i sitt ekonomisystem ett anläggningsregister där ekonomisk information (anskaffningsvärden och avskrivningar) om tillgångarna finns förtecknade. Totalt innehåller registret 66 olika objekt: 12 st VA-verk, 32 pumpstationer, 12 vatten- och avloppsnät samt lo övriga objekt. En del av posterna är inte förtecknade så att de i anläggningsregistret kan hänföras till ett identifierbart objekt. Till exempel finns det ett objekt med beteckningen "Diverse VA-verk" vars anskaffningsvärde uppgår till 1,4 mkr. Vidare finns det två poster med beteckningarna : "Ej spec vattenledning " och "Ej spec avloppsledning". Deras sammalagda anskaffningsvärde uppgår ti1136,5 mkr. För att klara kraven på att i bokföringen redovisa underhållskostander, avskrivningar, utrangeringar och investeringsutgifter på ett korrekt sätt är inte anläggningsregisteret idetta avseende tillräckligt. Avskrivningarna ska spegla hur tillgångars värde och/eller servicepotential successivt förbrukas över tiden. Därför måste komponenter i ett objekt som har olika nyttjandeperioder och utgör ett väsentligt värde redovisas och skrivas av som separata enheter. De olika objekten i anläggningsregistret är inte indelade i komponenter vilket innebär att Haparanda ännu inte kan övergå till sk. komponentavskrivning. 4av6

Förutom ett anläggningsregister för den ekonomiska redovisingen är ett register med teknisk information under framtagande. Detta register som är långt ifrån färdigställt innehåller bl a information objektens ålder, funktion och behov av åtgärder men ingen ekonomisk information. Någon koppling mellan objekten i det ekonomiska registret och det tekniska finns ej. Iakttagelser och bedömning-: Kommunen bedöms inte ha en registerhållning av VAverksamhetens anläggningstillgångar som underlättar de åtgärder som måste genomföras för att vidmakthålla/öka tillgånganas värde. Vidare har kommunen inte övergått till komponentavskrivning vilket är ett kravidet kommunala regelverket för redovisning. En utveckling av registerhållningen pågår dock i kommunen. Vi rekomederar att kommunen i detta utvecklingsarbete beaktar både behoven av teknisk och ekonomisk information samt att om möjligt använda samma objektsindelning i debåda registren. 3.3 Planer för investeringar och underhåll För att vidmakthålla tillgångarnas kapacitet och funktion fordras underhåll och reinvesteringar. För att klara nya/förändrade behov krävs nyinvesteringar. Granskningen visar att de ramanslag som fullmäktige beslutar om för investeringar i VA-verksamheten bryts ner till specifika åtgärder som anslaget ska användas till. Åtgärderna för kommande perioder bedöms i huvudsak bestå av reinvesteringar och ombyggnationer. Det går dock inom ramen för granskningen inte bedöma om de planerade åtgärderna vidmakthåller tillgångarnas värde eller om de ökar kapaciteten/servicepotentialen. Intrycket är dock att åtgärderna till delar kan betraktas som underhåll som finansieras med investeringsmedel. Planerna omfattar bara det investeringsanslagen räcker till. Det innebär att det i dagsläget saknas information om eftersatt underhåll/behov av reinvesteringar. Iakttagelser och bedömning; Det finns planer för investeringar och underhåll av tillgångarna men de är otillräckliga i den mening att de inte visar behoven utan endast vad resurserna räcker till. Staden rekommenderas ta fram information om hela behovet, inte enbart det som finansieras med anslag från fullmäktige. 3.4 Budget för att klara behoven VA-verksamheten har de senaste åren investerat något mindre värden än vad som avskrivs planenligt och betydligt mindre än de årliga underhållskostnaderna. Under de kommande åren planeras investeringsvolymerna ökas kraftigt, från ca i,5 mkr till ca. 4 - ^ mkr. Om de planerade utökade investeringsvolymerna ärtillräckligt för att täcka behoven av reinvesteringar och nyinvesteringar går inte besvara inom ramen för denna granskning. För att bedöma detta krävs ett mer utvecklat anläggningsregister som ger information om tillgångarnas skick och verksamhetens behov. 5av6

De framtida investeringarna kommer att leda till ökade avskrivningskostnader. De bör också leda till minskade underhållskostnader. Vad effekten blir på verksamhetens nettokostnader och om det kommer att leda till krav på ökade intäkter och taxehöjningar kan ej besvaras inom ramen för granskningen. Beräkningar för att bedöma vilka investeringar man klarar med nuvarande taxa är under framtagande vilket är positivt. Enligt nya VA-lagen kan VA-huvudmannen, inom ramen för självkostnadsprincipen göra överuttag av avgifter under en tid för att klara framtida nyinvesteringar. Dessa överuttag ska redovisas i en investeringsfond. Att göra överuttag som läggs i en fond kräver dock att dock att det sker planenligt och att man skiljer på nyinvesteringar och reinvesteringar iplaner och redovisningen. Haparanda har ingen investeringsfond. Iakttagelser och bedömning_ Om kommunens budget är tillräcklig för att möta framtida behov är inte möjligt att bedöma. Vi tidpunkten för granskningen var det heller inte möjligt att bedöma om investeringarna kan klaras med nuvarande VAtaxor. Vi rekommenderar kommunen att färdigställa sina beräkningar för nödvändiga nyinvesteringar och reinvesteringarsarnt utveckla redovisningen med över- och underuttag av avgifter så att enjämn taxeutveckling ka erhållas. 3.5 Kommunstyrelsens kontroll Kommunstyrelsens kontroll över VA-verksamhetens ekonomi erhålls av budgetoch redovisningsinformation i fullmäktigedokumenteten: Budget- och strategiplan, Årsredovisning och Delårsrapport. En kortare muntlig information har också lämnats till kommunstyrelsen av verksamhetsansvarig under ett sammanträde i januari. Iakttagelser och bedömning: Vår Bedömning och är att den informationen som kommunstyrelsen erhållit inte varit tillräcklig för att den ge kontroll över eventuellt eftersatt underhåll och investeringsbehov. Vi rekommenderar kommunstyrelsen att efterfråga information som ger kontroll och förslag för att vårda VA-tillgångarna på ett ändamålsenligt sätt. PerÅke Brunström Uppdragsledare 6av6