Missiv 1(1) Kommunstyrelsens förvaltning Datum Diarienummer 2015-09-22 KS/2015:295 Handläggare Eva Jansson Tfn 0142-850 63 Kommunstyrelsen Svar på granskning av bisyssla Bakgrund De förtroendevalda revisorerna i Mjölby kommun har låtit genomföra en granskning avseende kommunens rutiner för hantering av bisysslor. Sammanfattning Den sammanfattande bedömningen av revisionen är att styrelser och nämnder i huvudsak har ändamålsenliga system och rutiner för att hantera anställdas bisysslor. Däremot bedömer revisionen att anmälningar av förändringar i bisysslans karaktär eller upphörande inte är förankrad i alla verksamheter samt att rutiner saknas för att kontrollera att anställda följer reglerna för bisysslor. I granskningen ingick även analys av register från Bolagsverket. Revisionens bedömning stämmer väl med kommunens rutiner. En revidering av rutinen Anmälan om bisyssla genomfördes under tiden för granskningen och avser att utveckla och förtydliga rutinen ytterligare. Även underlaget för medarbetarsamtalet ska revideras och förtydligas. Uppföljningen av registeranalysen visar att samtliga har godkända bisysslor. Kommunstyrelsen föreslås besluta att godkänna svaret på granskning av bisyssla. Kommunstyrelsens förvaltning Yvonne Stolt Personalchef Postadress Besöksadress Telefon Internetadress Bankgironummer Mjölby kommun Burensköldsvägen 11-13 0142-850 00 www.mjolby.se 791-9848 Kommunstyrelsens förvaltning Telefax e-postadress 595 80 MJÖLBY 0142-851 20 kommunstyrelsen@mjolby.se

Rutin för anmälan om bisyssla Antagen av: Dokumentansvarig: Dag Segrell

Inledning Med bisyssla avses varje anställning, uppdrag eller annan verksamhet som en anställd har vid sidan om sin huvudanställning. Grundprincipen är att bisyssla är tillåten, om den inte är förtroendeskadlig, arbetshindrande eller konkurrerande. Enligt lagen om offentlig anställning (LOA) råder förbud mot förtroendeskadlig bisyssla, vilket innebär att sådana bisysslor aldrig är tillåtna. Arbetsgivaren har därför rätt att kräva att den otillåtna bisysslan upphör. Arbetsgivaren kan också förbjuda medarbetare att ha bisysslor som verkar hindrande på arbetet eller som innebär att medarbetaren konkurrerar med arbetsgivarens verksamhet (Allmänna bestämmelser, AB). Information om bisyssla till medarbetare ska ges i samband med anställningsbeslutet samt vid introduktionen, arbetsplatsträffar/personalmöten och följas upp i medarbetarsamtalet. Anmälan av bisyssla Medarbetare anställd i Mjölby kommun ska till arbetsgivaren anmäla bisyssla, det vill säga sådan sysselsättning/aktivitet som ligger utanför ramen för anställningsavtalet med kommunen och som kan anses innefattas i begreppet bisyssla. Om medarbetare har bisyssla, eller står i begrepp att inleda en aktivitet som kan betraktas som bisyssla, ska medarbetaren anmäla bisysslan med hjälp av en särskild anmälningsblankett. Uppgiftsskyldigheten omfattar alla slags bisysslor. Arbetsgivaren kan förbjuda bisysslan om tillräcklig grund för detta föreligger. Till stöd för bedömning av bisyssla finns en checklista. Beslut om otillåten bisyssla ska vara skriftlig och innehålla en motivering. Rutin Anmälan av bisyssla kan göras i samband med introduktion, medarbetarsamtal eller fortlöpande. I de fall medarbetare har bisyssla ska den följas upp i medarbetarsamtalet och tillfrågas om bisysslans karaktär har förändrats eller upphört. Blanketten kan användas som underlag för att beskriva betydande förändringar i bisysslans karaktär eller för att anmäla att bisysslan har upphört. Ifylld blankett lämnas till berörd förvaltningschef och förvaras därefter i personakten. Bisysslan ska också registreras i självservice under Anteckning, med datum och bisyssla. Med hjälp av den kan förvaltningarna ta ut rapport och följa upp medarbetare med bisyssla. För mer information eller hjälp vid bedömning av bisyssla, kontakta personalavdelningen. 2

Checklista vid bedömning av bisyssla Syftet med denna checklista är att den ska kunna vara ett stöd för arbetsgivare och medarbetare när de ska bedöma om en bisyssla är förtroendeskadlig. Är verksamheten en bisyssla i lagens mening? 1. Är det fråga om en anställning vid sidan av huvudanställningen? 2. Är det fråga om ett uppdrag som lämnas av någon annan än huvudarbetsgivaren? 3. Är det fråga om något annat slag av verksamhet än sådant som nämns i fråga 1 och 2 och som bedrivs vid sidan av huvudanställningen? 4. Är det fråga om enbart medlemskap och inte uppdrag, till exempel som styrelseledamot, i en förening? 5. Är det fråga om en aktivitet som typiskt sett hör till privatlivet, till exempel att utöva en hobby eller att sköta sin och familjens egendom och privata angelägenheter? 6. Innebär aktiviteten, till exempel förvaltning av den egna förmögenheten, att arbetstagaren är engagerad i företag eller branscher som är föremål för hans verksamhet i tjänsten? Om svaret på någon av frågorna 1-3 och 6 är ja, talar det mesta för att det rör sig om en bisyssla i lagens mening. Om svaret på någon av frågorna 4 och 5 är ja, talar det mesta för att det inte handlar om en bisyssla i lagens mening. Ligger arbetsuppgifterna i huvudanställningen inom något av de områden där man bör vara särskilt försiktig med bisysslor som kan påverka allmänhetens förtroende för arbetstagarna eller myndigheten/förvaltningen? Har medarbetaren, eller den myndighet/förvaltning där han eller hon är anställd, arbetsuppgifter som innebär: rättskipning myndighetsutövning (beslut om förmåner, rättigheter och skyldigheter, tillstånd, bidrag med mera för enskilda personer och företag) upphandling (köp eller hyra av varor, tjänster eller byggentreprenader) tillsyn och kontroll över offentlig eller enskild verksamhet förvaltning av egendom ledning av myndigheter/förvaltningar eller verksamheter inom dessa Om svaret på frågan är ja, ökar risken för att en bisyssla skadar allmänhetens förtroende för arbetstagaren eller myndigheten. 3

Är bisysslan av sådan beskaffenhet att risken för förtroendeskada ökar? 1. Finns det någon beröring mellan å ena sidan arbetsuppgifterna i bisysslan eller verksamheten i det företag hos vilket bisysslan utförs och å andra sidan myndigheten/förvaltningens verksamhet? 2. Finns det någon beröring mellan arbetstagarens arbetsuppgifter i huvudanställningen och bisysslan? 3. Är arbetsuppgifterna i bisysslan av mera kvalificerat slag? 4. Är arbets- eller uppdragsgivaren för bisysslan ett privat företag? 5. Är bisysslan ett styrelseuppdrag i aktiebolag eller ekonomisk förening? 6. Gäller bisysslan egen kommersiellt inriktad verksamhet, t.ex. konsultverksamhet? 7. Är bisysslan ett politiskt, fackligt eller ideellt förtroendeuppdrag? 8. Är arbets- eller uppdragsgivaren för bisysslan en offentlig myndighet? 9. Är det ett allmänt intresse, t.ex. en myndighets behov av expertis, att arbetstagaren åtar sig bisysslan? Om svaret på någon av frågorna 1-6 är ja, ökar risken för att bisysslan skadar allmänhetens förtroende för arbetstagaren eller myndigheten. Om svaret på fråga 7, 8 eller 9 är ja, minskar risken. Har bisysslan sådan omfattning att risken för förtroendeskada ökar? 1. Är bisysslan tidskrävande? 2. Är bisysslan kortvarig eller av sporadisk art? 3. Får arbetstagaren eller någon anhörig till honom eller henne ekonomisk eller annan ersättning för bisysslan och är denna ersättning i så fall hög? Om svaret på fråga 1 och/eller 3 är ja, ökar risken för förtroendeskada. Om svaret på fråga 2 är ja, minskar risken. 4

Handläggare Eva Jansson Tfn 0142-850 63 Kommunstyrelsens förvaltning 1(2) Svar Datum Diarienummer 2015-09-18 KS/2015:295 /Adressat/ Svar på granskning av bisysslor De förtroendevalda revisorerna i Mjölby kommun har låtit genomföra en granskning avseende kommunens rutiner för hantering av bisysslor. Granskningen avser att besvara revisionsfrågan: har styrelser och nämnder ändamålsenliga system och rutiner för att hantera anställdas bisysslor? Den sammanfattande bedömningen av revisionen är att styrelser och nämnder i huvudsak har ändamålsenliga system och rutiner för att hantera anställdas bisysslor. Det finns skriftliga rutiner, blankett och checklista för att bedöma bisysslor. Bisysslor finns med i checklistor vid introduktion och medarbetarsamtal. Rutinen är i huvudsak förankrade i verksamheterna och systematisk och återkommande information till medarbetarna om anmälan om bisyssla förekommer. Däremot bedömer revisionen att anmälningar av förändringar i bisysslans karaktär eller upphörande inte är förankrad i alla verksamheter samt att rutiner saknas för att kontrollera att anställda följer reglerna för bisysslor. Revisionen hämtade även en registeranalys från Bolagsverket för att få en uppfattning om anställdas bisysslor. Granskningen genomfördes i kommunstyrelsen, tekniska nämnden och utbildningsnämnden. Kommunstyrelsens svar på rapporten Revisionens bedömning stämmer väl med kommunens rutin kring anmälning av bisyssla. Det finns skriftlig information om anmälan av bisyssla: I anställningsavtalets information till medarbetare På checklista inför introduktion av nya medarbetare På kommunens Intranät, i personalhandboken och på särskild sida för nya medarbetare I underlag till medarbetarsamtal Däremot kan uppföljningen, som granskningen påpekar, av bisysslor utvecklas. Vid tiden för granskningen pågick en revidering av rutinen Anmälan om bisyssla, som avser att utveckla och förtydliga rutinen. Förslag på åtgärder Rutinen Anmälan om bisyssla och anmälningsblankett revideras. I rutinen ska framgå: Definition av bisyssla Beskrivning av otillåten bisyssla Postadress Besöksadress Telefon Internetadress Bankgironummer Mjölby kommun Burensköldsvägen 11-13 0142-850 00 www.mjolby.se 791-9848 Kommunstyrelsens förvaltning Telefax e-postadress 595 80 MJÖLBY 0142-851 20 kommunstyrelsen@mjolby.se

2(2) Datum Diarienummer Hur information till medarbetare ges Hur anmälning av bisyssla går till Var anmälningsblanketten förvaras Hur bisyssla kan följas upp i självservice (Personec P) samt Checklista för bedömning av bisyssla. Underlaget till medarbetarsamtalet kommer också att revideras med uppföljningsfrågor om bisyssla gällande förändring av bisysslans karaktär eller om bisysslan har upphört. Vidare har dokumenthanteringsplanen kompletterats med ett avsnitt om hur bisyssla ska dokumenteras och hanteras. I samband med granskningen hämtades även en registeranalys från Bolagsverket som visade 11 träffar inom kommunstyrelsens förvaltning. Vid uppföljningen visas att samtliga är godkända bisysslor. Kommunstyrelsens förvaltning Yvonne Stolt Personalchef C:\Windows\TEMP\1wxwvq0s.vrs\uqi3pfm0.yig.rtf Postadress Besöksadress Telefon Internetadress Bankgironummer Mjölby kommun Burensköldsvägen 11-13 0142-850 00 www.mjolby.se 791-9848 Kommunstyrelsens förvaltning Telefax e-postadress 595 80 MJÖLBY 0142-851 20 kommunstyrelsen@mjolby.se

Mjölby Kommun PROTOKOLLSUTDRAG Sammanträdesdatum Arbetsutskott 2015-09-28 1 (1) Sida 169 KS/2015:295 Granskning av bisysslor Bakgrund De förtroendevalda revisorerna i Mjölby kommun har låtit genomföra en granskning avseende kommunens rutiner för hantering av bisysslor. Sammanfattning Den sammanfattande bedömningen av revisionen är att styrelser och nämnder i huvudsak har ändamålsenliga system och rutiner för att hantera anställdas bisysslor. Däremot bedömer revisionen att anmälningar av förändringar i bisysslans karaktär eller upphörande inte är förankrad i alla verksamheter samt att rutiner saknas för att kontrollera att anställda följer reglerna för bisysslor. I granskningen ingick även analys av register från Bolagsverket. Revisionens bedömning stämmer väl med kommunens rutiner. En revidering av rutinen Anmälan om bisyssla genomfördes under tiden för granskningen och avser att utveckla och förtydliga rutinen ytterligare. Även underlaget för medarbetarsamtalet ska revideras och förtydligas. Uppföljningen av registeranalysen visar att samtliga har godkända bisysslor. Arbetsutskottet beslutar föreslå kommunstyrelsen besluta att godkänna kommunstyrelseförvaltningens svar på granskning av bisyssla. Beslutet skickas till: Kommunstyrelsen Akten Justerandes sign Utdragsbestyrkande