Verksamheten 2006
Innehåll Året i korthet 1 Verksamheten 2 Ägarens riktlinjer 6 Vd har ordet 8 Marknad 10 Reportage Folke Bernadotteakademin 18 Reportage Hornö 20 Reportage Vårt Sätt att Arbeta 22 Miljö och kvalitet 26 Personal 28 Fastighetsbeståndet 30 Årsredovisning 36 Styrelseordförande har ordet 75 Bolagsstyrningsrapport 76 Styrelsen 80 Företagsledningen 82 Adresser 84 Specialfastigheter Sverige AB äger och förvaltar fastigheter som är byggda för speciella ändamål. Våra hyresgäster är bland annat Kriminalvården, Statens Institutionsstyrelse, Specialskolemyndigheten, Rikspolisstyrelsen och Försvarsmakten. Specialfastigheter har cirka 100 medarbetare och omsätter cirka en miljard kronor per år. Huvudkontoret ligger i Linköping och regionkontor finns i Lund, Borås, Örebro, Stockholm och Härnösand. Specialfastigheter ägs till 100 procent av svenska staten och förvaltas genom Näringsdepartementet. Bild omslag & innehåll: Kriminalvårdsanstalten Mariestad
Året i korthet Årets resultat Årets resultat ökade till 766 (640) Mkr. Nettoomsättningen Nettoomsättningen ökade till 1 168 (1 128) Mkr. Resultat före skatt Resultat före skatt ökade till 1 068 (891) Mkr, vilket i huvudsak beror på förbättrat finansnetto och fastighetsförsäljningar. Kassaflödet Kassaflödet från den löpande verksamheten uppgick till 532 (558) Mkr. Kriminalvården Kriminalvården och Specialfastigheter har kommit överens om 51 nya hyresavtal och ett gemensamt samarbetsavtal. FOI Ett nytt 20-årigt hyresavtal har tecknats med FOI Umeå. Den årliga hyresintäkten uppgår till ca 20 Mkr. Försäljning Försäljning har skett av fastigheterna Hällsboskolan 1 i Sigtuna, Gjutmästaren 8 och Induktorn 24, Stockholm samt Sundbyberg 2:77, Sundbyberg. Total köpeskilling uppgår till cirka 400 Mkr. Ekonomiska data 2006 2005 2004 2003 2002 Nettoomsättning, Mkr 1 168 1 128 1 078 1 058 997 Resultat före skatt, Mkr 1 068 891 148 158 111 Årets resultat, Mkr 766 640 106 112 80 Soliditet, % 44,0 41,0 20,3 21,9 22,3 Avkastning på eget kapital, % 17,8 16,5 8,5 8,8 6,7 Lokalarea, 1 000 kvm 978 1 004 968 980 977 Uthyrningsgrad, % 99,0 99,0 99,0 98,8 99,0 Investeringar inkl fastighetsförvärv, Mkr 591 613 774 524 316 Marknadsvärde förvaltningsfast., Mkr 10 975 10 473 Ovan angivna siffror för år 2005 och 2006 är enligt IFRS redovisning. specialfastigheter verksamheten 2006
Verksamheten Specialfastigheter äger via sina dotterbolag fastigheter som är byggda för speciella ändamål, till exempel kriminalvårdsfastigheter, polisfastigheter och ungdomsvårdshem. Våra fastigheter är anpassade för att långsiktigt stötta våra hyresgästers verksamhet. Specialfastigheter ägs till 100 procent av svenska staten och förvaltas genom Näringsdepartementet. Verksamheten bedrivs över hela Sverige och är uppdelad i fem regioner (se sidan 30). Fastighetsinnehavet har en lokalarea (LOA) på cirka en miljon kvadratmeter. Marknadsvärdet uppgår till cirka elva miljarder kronor. Uppdraget Specialfastigheter Sverige AB ska långsiktigt äga och förvalta specialfastigheter för offentlig verksamhet, med syfte att förränta det egna kapitalet enligt ägarens krav. Specialfastigheter Sverige AB:s verksamhet ska drivas på ett sådant sätt att de myndigheter som hyr och använder ändamålslokaler i sin verksamhet får sina behov tillgodosedda. Företaget ska sträva efter att ha en öppen och aktiv dialog med sina hyresgäster. Ett viktigt mål för bolaget är att optimera kundnyttan genom att till en given hyresnivå erbjuda maximal nytta. Koncernen Koncernens moderbolag är Specialfastigheter Sverige AB. Moderbolaget har fem dotterbolag. Förutom att verka som ägare tillhandahåller moderbolaget personal och finansiella resurser till koncernens dotterföretag. Medarbetarna i koncernen är därför anställda i moderbolaget. Kostnaderna för anställda och övrig administration fördelas helt och hållet ut till dotterbolagen enligt fastställda fördelningsprinciper. Moderbolaget svarar även för koncernens kort- och långfristiga finansiering. Det innebär att moderbolaget står som låntagare gentemot aktörerna på kreditmarknaden. Historik 1997 Specialfastigheter Sverige AB startade sin verksamhet i maj 1997. Förvärv av samtliga aktier i Kriminalvårdsfastigheter Sverige AB, Försvarsfastigheter Sverige AB, Fastighetsbolaget Räddningsskolor Sverige AB och Fastighetsbolaget Specialskolor Sverige AB. 1998 Fastighetsbeståndet ökade med 20 procent genom fastighetsförvärv, framförallt Kronobergskvarteret i Stockholm och Flygvapenmuseums lokaler i Linköping. Polisfastigheter Sverige AB bildades. Fastighetsdriften vid samtliga kriminalvårdsanstalter övertogs. 1999 Fastighetsbeståndet ökade med cirka 25 procent genom förvärvet av de fastigheter som hyrs av Statens Institutionsstyrelse (SiS). All finansiering upphandlades på kreditmarknaden. Specialfastigheter fick betyget AA av kreditvärderingsinstitutet Standard & Poor s. 2000 Beslut togs om att bolaget skulle komplettera finansieringen med lånefaciliteter som riktar sig mot den internationella marknaden. 2001 35 om- och tillbyggnader startades under året. En ny plattform för IT-verksamheten infördes. Styrelsen tog beslut om att företaget ska betraktas som en upphandlande enhet. En central inköpsfunktion bildades. 2002 Flera projekt startades för att lösa platsbristen inom kriminalvården. Samarbetsavtal tecknades med Statens Institutionsstyrelse (SiS). Fasadskylt på SiS Hornö, Enköping specialfastigheter verksamheten 2006
Ett 25-årigt hyresavtal tecknades med Rikspolisstyrelsen och ett 15-årigt avtal med Specialskolemyndigheten. Omfattande om- och tillbyggnad av kvarteret Kronoberg i Stockholm påbörjades. 2003 Ett 25-årigt avtal tecknades med Domstolsverket. Cirka 150 nya platser färdigställdes åt Kriminalvården. Beslut om byte av samtliga administrativa affärssystem. Balanserat styrkort infördes för att vidareutveckla företaget. 2004 Ett nytt IT-system för ekonomi, personalekonomi och portal implementerades och driftsattes. Diskussioner påbörjades om långsiktiga lösningar för Kriminalvårdens fortsatta kapacitetsutbyggnad. 2005 Förhandlingar med Kriminalvården att teckna nya hyresavtal och ett långsiktigt samarbetsavtal påbörjades. Poliskvarteret Kronoberg i Stockholm färdigställdes. Bostadspaviljongen Parkgården färdigställdes och invigdes vid kriminalvårdsanstalten Hinseberg. Utredningar och projekt genomfördes för att höja den fysiska säkerheten på några av Kriminalvårdens största anstalter. Specialfastigheter fick betyget AA+ av Standard & Poor s. Interiör från Vänerskolan, Vänersborg Juridisk struktur Ägare Näringsdepartementet Moderbolag Specialfastigheter Sverige AB Dotterbolag Kriminalvårdsfastigheter Sverige AB Försvarsfastigheter Sverige AB Fastighetsbolaget Räddningsskolor Sverige AB Fastighetsbolaget Specialskolor Sverige AB Polisfastigheter Sverige AB specialfastigheter verksamheten 2006
Verksamheten Vår vision Specialfastigheter Sverige AB ska uppfattas som det fastighetsförvaltningsföretag som bäst kan förutse och tillfredsställa kundernas behov av ändamålslokaler. Detta uppnås med konkurrenskraftiga hyresnivåer genom hög effektivitet samt kompetenta och serviceinriktade medarbetare. Affärsidé Specialfastigheter Sverige AB ska i ett långsiktigt förhållande, med effektiv fastighetsförvaltning över hela landet, erbjuda ändamålslokaler för offentlig verksamhet med därtill hörande kvalificerade tjänster. Strategi Strategin för att realisera vår affärsidé är: att utveckla långsiktiga relationer med våra hyresgäster att koncentrera vår verksamhet till hyresgäster med speciella krav på lokaler och behov av hög service- och kvalitetsnivå vad gäller säkerhet, tekniska installationer och miljö. att koncentrera vår basverksamhet på lokallösningar av specialkaraktär som vi erbjuder våra hyresgäster. Till detta knyts ett utbud av tjänster som formas efter hyresgästernas behov. Vår strategi både internt och externt kännetecknas av långsiktighet, samverkan och närhet. Långsiktighet innebär: långsiktighet i vårt fastighetsägande. långsiktiga hyresavtal. låg riskprofil. Samverkan når vi genom att: i samråd med hyresgästerna enas om hur samarbetet ska inriktas, organiseras och styras. arbeta enligt fastlagda kvalitetssystem och ekonomiska mål. medverka till att hyresgästerna kan utveckla sin verksamhet. Närhet når vi genom att: vi anpassar vår förvaltningsorganisation så att hyresgästen kan få tag i rätt person hos oss för varje fråga. en öppen dialog förs mellan hyresgäster och oss om båda parters verksamhetsplaner. regelbundna måldialoger och kundenkäter genomförs. Med hjälp av ett balanserat styrkort sätter vi upp mål och uppföljning av verksamheten utifrån fyra perspektiv: Kund Medarbetare Process Samhälle/ägare Styrkortet hjälper oss att balansera och belysa perspektiv både inom och utanför organisationen. Genom att mäta målen tvingas vi dels att identifiera vad som är viktigt, dels att balansera mellan olika intressenters önskemål. Kundperspektiv I ett nära och förtroendefyllt samarbete med våra hyresgäster ska vi uppfylla deras speciella behov av ändamålsenliga lokaler. Grunden för våra kundrelationer ska vara: närhet till kund specialkunnande miljömedvetenhet kvalitet energikompetens professionell teknisk fastighetsförvaltning affärsmässighet SiS ungdomsinstitution Hornö, Enköping specialfastigheter verksamheten 2006
Vid vår senaste NKI-undersökning 2005 fick vi resultatet 76. Under nästa undersökning av Nöjd Kund Index (NKI) som utförs under 2007 ska vi uppnå NKI 78 av maximala 100. Medarbetarperspektiv Alla medarbetare ska må bra, känna sig motiverade och vara villiga att ta ansvar för sina respektive arbetsområden. Det ska uppnås genom omsorg om de anställda och en bra arbetsmiljö. Ständig kvalitetsutveckling kan bara uppnås om alla medarbetare känner delaktighet. Vid vår senaste medarbetarenkät 2005 uppnådde vi 4,17 på en femgradig skala. Vid nästa undersökning av Nöjd Medarbetar Index (NMI) som genomförs år 2007 ska vi uppnå NMI 4,20. Processperspektiv Alla hyresgäster, medarbetare och ägare ska hela tiden bli mer nöjda med företagets interna effektivitet. Direktavkastning har valts som en övergripande faktor för att redovisa Specialfastigheters totala effektivitet. År 2006 var direktavkastningen 8,0 procent. Vi strävar efter att uppnå 8,5 procent år 2007. Samhälls- och ägarperspektiv Kvalitets- och miljörelaterade frågor, etiska och moraliska frågor och myndighetskrav ska visa att vi är en ansvarstagande aktör i samhället. På en övergripande nivå mäts företagets avkastning på eget kapital. År 2006 redovisades en avkastning på 17,8 procent, vilket uppfyller ägarens krav. Miljömål Vi ska minska vår förbrukning av el, värme, vatten och olja samt i övrigt arbeta för ständig förbättring inom miljö och miljöfrågor. Läs mer om våra miljömål på sidan 26. Utsmyckad trappa på Östervångsskolan, Lund Etiska mål Genom god etik ska vi upprätthålla hög trovärdighet, både inom företaget och ut mot hyresgäster och samhälle. Ett etiskt program har formulerats och är väl förankrat både internt och externt. Måltal Målbeskrivning Utfall 2004 Mål 2004 Utfall 2005 Mål 2005 Utfall 2006 Mål 2006 NKI Nöjdkundindex 78 79 76 79 76 79 Personlig service 82 80 82 83 82 83 NMI Nöjd medarbetarindex 4,1 4 4,17 4,5 4,17 4,5 Sjukfrånvaro 3 3 3,17 2,2 4,39 2,2 Operativa måltal, ej IFRS Direktavkastning, % 11,7 12 12,1 13 11,6 12 Driftöverskottsmarginal,% 58 60 61 60 62 60 Resultat före skatt, Mkr 148 140 187 198 366 165 Drift kr/kvm exkl media 101 98 93 100 92 95 Underhåll kr/kvm 220 219 197 214 207 202 specialfastigheter verksamheten 2006
Ägarens riktlinjer för Specialfastigheter Bakgrunden till bildandet av Specialfastigheter är att: den statliga fastighetsförvaltningen ska vara åtskild från brukandet av lokaler och mark. en rättvisande bild ska ges av mark- och lokalkostnaderna i statsbudgeten, både när det gäller fastighetsförvaltningens resultat- och balansräkningar och de brukande myndigheternas eller uppdragsgivarnas kostnader. fastighetsförvaltningen ska bedrivas med ett så långt som möjligt marknadsmässigt avkastningskrav. För förvaltning av ändamålsfastigheter ställs som ett minimum sådana krav på avkastning som inkluderar täckning av kapitalkostnader. Detta skapar utrymme för uppbyggnad av eget kapital motsvarande reinvesteringar så att värdet bevaras under fastighetens ekonomiska livslängd. Ekonomiska mål Specialfastigheters långsiktiga och övergripande ekonomiska mål är att skapa, vårda och realisera värden för ägaren. Avkastningen (resultat efter schablonskatt) på genomsnittligt eget kapital ska motsvara den 5-åriga statsobligationsräntan plus 2,5 procentenheter, över en konjunkturcykel. Koncernens utdelningsmål bör vara 50 procent av årets resultat efter skatt. Vid beslut om utdelning tas hänsyn till bolagets ekonomiska ställning. Bolagets soliditet bör uppgå till minst 20 procent. De ekonomiska målen är fastställda enligt tidigare redovisningsregler. Målen kommer att anpassas till gällande IFRS redovisning. Fastigheter för specialändamål Specialfastigheters uppdrag utgår från att bolaget ska tillgodose olika primärverksamheters behov av ändamålslokaler. Ett självklart mål är att optimera kundnyttan, det vill säga att till en given hyresnivå erbjuda maximal nytta i form av funktionella lokaler, hög standard och god service. Regeringen anser att bolag och verk som äger ändamålsfastigheter ska bedriva verksamheten på ett kostnadseffektivt sätt. Verksamheten ska generera avkastning på det av staten tillskjutna kapitalet, med hänsyn till risktagande, utan att högre hyror behöver tas ut än vad marknaden i övrigt betalar för jämförbara lokaler. Kundnyttan kan inte drivas dithän att det i fastigheterna investerade kapitalet inte genererar erforderlig avkastning och successivt urholkas i värde. En sådan utveckling skulle innebära att primärverksamheten subventioneras på bekostnad av fastighetsrörelsen och att hyressättningen inte sker korrekt. Det är rimligt att hyresvärd och hyresgäst i hyresförhandlingar enas om villkor som innebär att hyresgästen betalar en större del av investeringen under kontraktstiden ju mer speciellt utformad fastigheten är. I de fall där Exteriör från Vänerskolan, Vänersborg specialfastigheter verksamheten 2006
varken hyresvärd eller hyresgäst har några alternativ kan det vara affärsmässigt att vid en nyinvestering avtala om att hyresgästen förbinder sig att under kontraktstiden betala hela investeringen. I andra fall kan parterna enas om andra villkor för till exempel hur verksamhetsrisken ska fördelas mellan hyresvärd och hyresgäst. Bolaget ansvarar för att de finansiella riskerna hanteras på ett ändamålsenligt sätt. Neddragning av underhåll av fastigheterna ska inte ske för att frigöra medel för hyresgästen så att fastigheternas långsiktiga användning hotas. God etik och värdegrund I ett bolagsperspektiv är förtroendefrågor av strategisk betydelse. Det är styrelsens och ledningens ansvar att de företag där staten har ägarintressen sköts föredömligt väl inom de ramar lagstiftningen ger. Styrelsen bör besluta att det inom bolaget ska finnas en väl förankrad och gemensam etisk värdegrund. Handlingsprogram bör finnas för hur denna ska kommuniceras såväl externt som internt. Den externa rapporteringen ska öppet deklarera bolagets etiska värdegrund. Viktigt med miljöansvar Det är styrelsens ansvar att säkerställa att Specialfastigheter har en miljöpolicy samt att aktivt följa företagets insatser i frågor som rör ekologiskt hållbar utveckling. Miljöfrågorna är av affärsmässig och strategisk betydelse. Företag med statligt ägande bör därför, i likhet med näringslivet i övrigt, sträva mot en ekologiskt hållbar utveckling och bidra till att de nationella miljömålen uppfylls. Företag med miljöpåverkan behöver bedriva ett seriöst miljöarbete och ha en god miljökompetens för att undvika miljörelaterade risker och kostnader. Friskare arbetsplats Alla företag och arbetsplatser har en viktig roll i arbetet med att öka hälsan i arbetslivet. Det är regeringens förhoppning att de statligt ägda företagen kan bli föredömen när det gäller att reducera sjukfrånvaron. I regeringsförklaringen 2002 fastställde regeringen målet att halvera antalet sjukdagar till år 2008. Att företaget följer en strategi för att skapa arbetsplatser där människor kan arbeta, prestera och samtidigt må bra är en viktig fråga för företagsledningen. Interiör från Kriminalvårdsanstalten Mariestad > specialfastigheter verksamheten 2006
Vd har ordet Årets tema var delaktighet Årets strategiska tema: delaktighet, har kännetecknat vårt arbete under 2006. Ambitionen har varit att engagera all personal i att utveckla företagets verksamhet. Stort fokus har lagts på utvecklingen av ett nytt verksamhetsledningssystem. Kompetensutveckling genom delaktighet Delaktighet innebär för Specialfastigheter att vi utvecklar kompetensen hos våra medarbetare genom utbildning, information och ett nära samarbete. På så sätt skapas förståelse för affären, målet och uppgiften. Vi arbetar i en decentraliserad organisation med delegering av ansvar och befogenheter, målstyrning och ett gott ledarskap. Detta skapar förutsättningar för delaktighet, påverkan och bra relationer med våra hyresgäster. Bolaget ska aktivt, medvetet och långsiktigt utveckla en företagskultur där jämställdhetsfrågor och arbetet med att främja den etniska mångfalden är ett naturligt och obligatoriskt inslag i personalutvecklingsarbetet på alla nivåer. Inga barriärer ska finnas för erfarenhetsutbyte och samarbete. Ambitionen med vårt arbete är att uppnå engagerade och motiverade medarbetare, som aktivt deltar och bidrar till affären, trivseln och helheten i bolaget. Nytt verksamhetsledningssystem införs Arbetet med att införa ett nytt verksamhetsledningssystem VSA Vårt Sätt att Arbeta, fortskrider helt enligt planerna. Rutiner för ledningsprocesser, operativa processer och stödprocesser gås igenom och dokumenteras. Förutom det utarbetas de styrande och hjälpande dokument som krävs för att säkra att bolagets rutiner efterlevs. Revisionsplaner utformas och interna revisorer utses och dessa kommer att genomgå ett utbildningsprogram. Syftet med att införa ett nytt verksamhetsledningssystem är att vi ska kunna bemöta våra hyresgäster på ett likartat och korrekt sätt. På så vis kan vi tillfredsställa våra hyresgästers behov mer effektivt. Samtidigt ökas engagemanget och delaktigheten för våra anställda. Hot och möjligheter vår konkurrenssituation Under året har Kriminalvården och Specialfastigheter omförhandlat och förlängt ett stort antal hyresavtal. Ett samarbetsavtal har tecknats med Kriminalvården som reglerar villkoren för ett framtida samarbete. Detta skapar förutsättningar för att Specialfastigheter aktivt ska kunna delta i den mycket omfattande utbyggnaden som planeras inom Kriminalvården. Därutöver kommer Specialfastigheter att delta i ett antal större om- och nybyggnadsprojekt inom Specialfastigheters övriga kundsegment. Ett fastighetsbolag löper alltid risk för kraftiga resultatsvängningar. Det beror främst på en stor tillgångsmassa i kombination med risk för varierande inflation och marknadsräntor. Det gäller speciellt för Specialfastigheter som har mycket långa hyresavtal och fastigheter avsedda för hyresgäster med speciella krav. Ränterisken begränsas dock genom en långsiktigt inriktad finanspolicy. Inom marknaden för ändamålsfastigheter pågår en strukturförändring som innebär att våra traditionella hyresgäster av kostnadsskäl koncentrerar sig till större enheter. Det medför att risken för vakanser tenderar att öka de närmaste åren. Företaget bemöter tendensen genom att öka kapaciteten för att kunna förädla och sälja fastigheter i takt med att våra hyresgäster flyttar ut. Under det senaste året har konjunkturen inom byggbranschen tagit fart. Detta har inneburit att kostnadsutvecklingen har varit ogynnsam för företaget. Genom att utnyttja ramavtal och upphandling av delade entreprenader har vi minskat riskerna. Kostnaderna för el, värme och vatten har fortsatt att stiga. Vi har infört system för styrning och övervakning av el, värme och vatten och har på så sätt kunnat motverka kostnadsökningen. Medelåldern i företaget är fortsatt hög och vid nyrekryteringar strävar vi därför efter att anställa yngre medarbetare. När våra äldre medarbetare går i pension kommer det att ske via en viss överlappning med de nyanställda för att skapa kontinuitet och erfarenhetsutbyte i företaget. specialfastigheter verksamheten 2006
Ägarens mål Verksamhetsåret 2006 blev resultatmässigt mycket tillfredsställande dels tack vare ett gynnsamt resultatbidrag från fastighetsdriften, dels genom att ett antal fastighetsförsäljningar har genererat realisationsvinster. Årets resultat uppgick till 766 (640) miljoner kronor. Avkastningen på eget kapital uppgick till 17,8 procent. Resultatutvecklingen påverkas i stor omfattning av värdestegringar på fastighetsmarknaden. Vi eftersträvar i enlighet med ägarens uppdrag att hålla en öppen och aktiv dialog i lokalfrågor med våra hyresgäster. Det är en förutsättning för att kunna bedriva fastighetsutveckling i enlighet med våra hyresgästers krav på funktionell anpassning. Vår främsta ambition att optimera kundnyttan når vi genom ömsesidig samverkan med våra hyresgäster. Inför nästa år är utmaningarna att klara kapacitetsförändringarna för både ny- och ombyggnader, att avyttra fastigheter för våra största kunder samt att uppnå våra högt ställda mål för medarbetarnas delaktighet i affärsprocessen. Curt Bylund Verkställande direktör specialfastigheter verksamheten 2006
Marknad År 2006 ett starkt fastighetsår Fastighetsmarknaden Sverige År 2006 blev ett intensivt år avseende fastighetstransaktioner i Sverige. Flera stora fastighetsaffärer genomfördes. God tillgång på investeringsvilligt kapital, stark ekonomisk tillväxt och ökad sysselsättning var några orsaker till transaktionsvolymen. Investerare har varit både svenska och utländska aktörer vilket har bidragit till ökad konkurrens om objekten. Trenden är att mycket kapital, framförallt från utlandet, fortfarande söker sig till fastighetsmarknaden i Sverige trots låga direktavkastningsnivåer. Detta tyder i dagsläget på en oförändrad marknadsaktivitet, men risk finns att marknaden kan komma att gå in i en lugnare fas. Vår marknad Specialfastigheter äger huvudsakligen ändamålsfastigheter. Det är fastigheter som våra hyresgäster har en särskilt stark anknytning till. Det kan också vara fastigheter där byggnaderna är specifikt anpassade för en viss verksamhet. Lokalerna kan därför inte användas för andra ändamål om de inte genomgår omfattande ombyggnader. Vi ser en ökad efterfrågan på ändamålsfastigheter med krav på långsiktigt ägande, ett nära samarbete med kunden och förståelse för kundens verksamhet. Detta ställer stora krav på samverkan och specialistkunskaper hos oss som företag. Ett motiv för staten att äga ändamålsfastigheter är att kunna erbjuda statlig verksamhet långsiktiga och stabila förutsättningar. Därför arbetar vi nära våra kunder och bedriver verksamheten i ett ömsesidigt samarbete med hyresgästerna. Totalt äger och förvaltar Specialfastigheter cirka en miljon kvadratmeter lokalyta. Vi har främst statliga hyresgäster, där vår största hyresgäst är Kriminalvården följt av Rikspolisstyrelsen, Statens Institutionsstyrelse och Försvarsmakten. Våra fastigheter är specialanpassade för respektive hyresgäst vilket ställer höga krav på flexibilitet och servicegrad. Vi håller en nära och öppen dialog med hyresgästerna, vilket innebär att vi på ett tidigt stadium får bättre vetskap om hur deras verksamhet ser ut. För att på ett överskådligt sätt beskriva vår marknad och dess förutsättningar följer här en mer detaljerad beskrivning av de största hyresgästernas verksamhet. Övriga hyresgäster är självklart lika viktiga för vår verksamhet och de verkar delvis med liknande förutsättningar. < Interiör Kriminalvårdsanstalten, Kumla specialfastigheter 0 verksamheten 2006
Våra största hyresgäster Kriminalvården 44 procent av Specialfastigheters hyresintäkter härrör från Kriminalvården (KV). Detta motsvarar ca 60 procent av KV:s totala hyreskostnad. KV är en del av det svenska rättsväsendet och ska tillsammans med polis, åklagare och domstolar minska brottsligheten och öka tryggheten i samhället. Det innebär att KV är beroende av de nämnda aktörernas förutsättningar och förmåga att hantera sina respektive delar av processen. De övriga rättsvårdande myndigheternas resurstillskott, minskade balanser samt införande av rationella och effektiva arbets- och organisationsformer förändrar direkt trycket på KV. Resultatet blir en förändrad tillströmning av klienter inom anstalts- och häktesorganisationen samt i frivården. Andra förändringar i lokalförsörjningen orsakas av betydligt strängare säkerhetskrav, en strävan att skapa färre och större anläggningar, ökad utbyggnad för intagna. Parallellt med detta har Kriminalvårdens ekonomiska förutsättningar stramats upp kraftigt. Rikspolisstyrelsen 23 procent av Specialfastigheters hyresintäkter härrör från Rikspolisstyrelsen (RPS). RPS är den centrala förvaltnings- och tillsynsmyndigheten för polisen. RPS huvuduppgifter är att utöva tillsyn över polisen och verka för planmässighet, samordning och rationalisering. RPS kan också, på regeringens uppdrag, leda polisverksamhet för att förebygga brott och avslöja brott mot rikets säkerhet. RPS strävar efter en kraftsamling och fokusering på att stödja polismyndigheterna i utvecklingen av metoder och system som gör att polisen kan arbeta så effektivt som möjligt i brottsbekämpningen. Statens Institutionsstyrelse 15 procent av Specialfastigheters hyresintäkter härrör från Statens Institutionsstyrelse (SiS). Detta motsvarar ca 86 procent av SiS:s totala hyreskostnad. SiS är en statlig myndighet som bedriver vård och behandling av ungdomar och vuxna missbrukare. Vården sker med stöd av Lagen om vård av unga (LVU), Lagen om vård av missbrukare (LVM) och Socialtjänstlagen (SoL). SiS ansvarar även för verkställighet av straff för ungdomar i åldern 15 till 17 år enligt Lagen om verkställighet av sluten ungdomsvård (LSU). Vården sker oftast utan den enskildes samtycke. En övergripande målsättning för SiS är att minska antalet avvikningar. En diskussion pågår om att höja säkerheten på vissa enheter. Socialtjänstens efterfrågan på platser på de särskilda ungdomshemmen har präglats av kraftiga svängningar. En fortsatt minskning sker av LVM-vård. SiS genomför kontinuerligt åtgärder för att minska verksamhetens kostnader. Försvarsmakten Sju procent av Specialfastigheters hyresintäkter härrör från Försvarsmakten (FM). FM har som uppdrag att bland annat utveckla, vidmakthålla och avveckla krigsförband. Försvarsmakten har som uppgift att bidra till att hantera och förebygga kriser i vår omvärld, hävda vår territoriella integritet, försvara Sverige mot väpnat angrepp och i krissituationer säkerställa de viktigaste samhällsfunktionerna. Försvarsmakten genomgår stora omstruktureringar och håller på att omvandlas till ett mindre men mer aktivt insatsförband. Anslagen till Försvarsmakten förväntas minska när det nya försvaret har tagit form. 11 Diagrammet visar de största hyresgästerna och deras procentuella andel av hyran. Total hyresintäkt är 1 090 Mkr. 15 7 23 44 Specialfastigheter Sverige AB Årshyra % Kriminalvården 44 Rikspolisstyrelsen 23 Statens Institutionsstyrelse 15 Försvarsmakten 7 Övriga 11
Marknad
Fastighetsbeståndet Totalt äger Specialfastigheter 120 fastigheter uppdelade i fem regioner. Den sammanlagda hyresintäkten är 1 090 Mkr, vilket innebär en genomsnittlig hyra på 1 114 kronor per kvadratmeter. Den genomsnittliga återstående löptiden i hyresportföljen är ca 16,3 år. Årshyra Mkr Förfallostruktur av kontrakterad årshyra 400 300 200 100 2007 09 11 13 15 17 19 21 23 25 27 29 31 År Specialfastigheter och Kriminalvården kom i oktober 2006 överens om 51 nya hyresavtal. De nya hyresavtalen gäller från och med den 1 januari 2007 och ersätter i princip alla gällande avtal. Avtalen är tecknade på 6 år, 15 år eller 25 år vilket innebär en avtalsförlängning med i medeltal åtta år. < Interiör från Sandö Muren vid kriminalvårdsanstalten Kumla >
Marknad
Fastighetsutveckling Vi arbetar aktivt med att utveckla vårt fastighetsbestånd för att kunderna ska få maximal nytta av fastigheterna. Våra kunder kräver ofta lokaler som har hög service- och kvalitetsnivå. Det gäller framförallt säkerhet, tekniska installationer och miljö. Därför måste lokalerna vara flexibla och kunna anpassas till hyresgästernas behov. Under året har 43 investeringsprojekt påbörjats. Nedan beskrivs några av de större projekten. Kriminalvården För Kriminalvården pågår utbyggnad av 60 nya anstaltsplatser på Kumlaanstalten. Även en utbyggnation av Skänningeanstalten pågår med totalt 100 nya anstaltsplatser. Vid anstalten Tidaholm har en ny verkstad uppförts och vid anstalten Vä i Kristianstad kommun byggs en ny motionshall. Flera säkerhetsprojekt för Kriminalvården har startats i syfte att öka den fysiska säkerheten på några av de större anstalterna i landet. Rikspolisstyrelsen Ombyggnationen för Rikspolisstyrelsen i kvarteret Kronoberg i Stockholm pågår och beräknas vara färdig i början av 2007. Under 2006 påbörjades även flera följdprojekt som beräknas vara klara i början av 2007. Statens Institutionsstyrelse, SiS Ombyggnad/tillbyggnad för Statens Institutionsstyrelse (SIS) av ny avdelning på Hammargården, Ekerö samt nybyggnation av administrationsbyggnad på Hornö, Enköping har slutförts. Folke Bernadotteakademin Folke Bernadotteakademin på Sandö har genomgått en stor ombyggnad för 25 miljoner kronor. Lokalerna invigdes under högtidliga former av Kung Carl XVI Gustaf den 7 april 2006. Fastighetsförädling Sveriges äldsta i bruk varande fängelse, Norrköpingsanstalten, kommer att avflyttas av Kriminalvården. Specialfastigheter och Norrköpings kommun har påbörjat ett samarbete med syfte att ge idéer om möjligt framtida utnyttjande av fastigheten. Avyttringar Under året har Hällsboskolan 1 i Sigtuna sålts till Sigtuna kommun. Även försäljning av Gjutmästaren 8 och Induktorn 24, Stockholm och Sundbyberg 2:77, Sundbyberg har genomförts. Köpare var fastighetsbolaget Sagax AB respektive NCC Construction Sverige AB. Total köpeskilling för de försålda fastigheterna uppgick till cirka 400 Mkr. Nöjda kunder Den förändrade marknadsbild vi upplever kräver att vi är lyhörda och flexibla mot våra kunder i de utmaningar vi kan komma att ställas inför. Vi är noga med att arbeta nära våra kunder. Med hjälp av vår specialistkunskap vad gäller säkerhet och teknisk kompetens kan vi snabbt tillfredsställa våra hyresgästers önskemål och möta förändrade förutsättningar. För att så snabbt som möjligt kunna tillgodose våra kunders behov och undvika onödiga led i arbetet har vi ofta egna drifttekniker hos våra hyresgäster. Vartannat år genomförs en undersökning hos hyresgästerna, Nöjd Kund Index (NKI). Undersökningen är av stor vikt för oss, eftersom vi utifrån den ser vilka områden vi ska prioritera för att bli ännu bättre mot våra kunder. Den senaste undersökningen utfördes 2005. Bäst resultat i undersökningen fick personlig service. Medeltalet för Specialfastigheters samtliga regioner blev 81 på den hundragradiga skalan. Vi strävar efter att upprätthålla den personliga servicen på en fortsatt hög nivå. < Pågående utbyggnad av Kriminalvårdsanstalten Kumla
Marknad
Ändrade marknadsförutsättningar Vi verkar på en marknad som på lång sikt påverkas av befolkningsmässiga förändringar i Sverige. Invånarantalet ökar, samtidigt som brottsligheten är hög. Flera av Specialfastigheters hyresgäster påverkas av dessa faktorer, även om den enskilt högsta påverkansfaktorn är de ekonomiska förutsättningarna. Även om konjunkturen går upp är läget fortsatt svårt för våra hyresgäster som tvingas till kännbara förändringar, samtidigt som de måste hålla en fullgod service. De måste därför ofta göra hårda prioriteringar i sin verksamhet. Just nu sker en tydlig strukturförändring som innebär att vår största hyresgäst, Kriminalvården, är inne i en utvecklingsfas där nya anstalter ersätter gamla byggnader. Det innebär att risken för vakanser ökar på sikt. Specialfastigheter kommer att aktivt medverka i utvecklingsprocessen. Räddningsverkets framtida verksamhet är föremål för utredning. Utvecklingsbeslut ska tas under 2007. Beslutet berör dels en eventuell sammanslagning av tre statliga myndigheter (Räddningsverket, Krisberedskapsmyndigheten och Styrelsen för psykologiskt försvar), dels en nedskärning av antalet skolor i Räddningsverkets regi från dagens fyra till antingen två eller tre. Utvecklingsmöjligheter Vi står inför en period med nya arbetsmetoder och ett förnyat fastighetsbestånd. Gamla fastigheter kommer att förädlas eller försäljas. Försäljningar är ett naturligt steg i en större process för att förädla vårt fastighetsbestånd. Genom att avyttra fastigheter som inte längre ligger inom vårt huvudsakliga verksamhetsområde frigör vi kapital som kan investeras i andra delar av verksamheten. Vår ambition är att bibehålla och utöka vårt fastighetsbestånd med liknande verksamhetsinriktning som Specialfastigheter har idag. Detta kan ske genom nybyggnation eller fastighetsförvärv. Under 2006 har Specialfastigheter och Kriminalvården gemensamt upprättat ett samarbetsavtal som ska syfta till att upprätthålla en öppen och aktiv dialog i lokalfrågor samt tydliggöra och renodla båda parters roller. Avtalet ska bland annat lägga grunden till högsta möjliga kostnadseffektivitet genom att tillvarata och anpassa arbetssätt, standardiseringar och funktionella anpassningar. Statens Institutionsstyrelse (SiS) planerar att utöka sin verksamhet med en ny institution i Kristinehamn. Institutionen byggs med hög säkerhetsnivå för att möta de nya kraven. Vidare har SiS framfört önskemål om att omförhandla befintliga hyresavtal. Konkurrenssituation Specialfastigheter har konkurrenter över hela landet, både regionalt och rikstäckande. Vi ser stora fördelar med att arbeta långsiktigt och att ha ett bra och nära samarbete med kunden för att stärka vår konkurrenskraft. Att inneha och bibehålla specialistkunskaper om ändamålsfastigheter och om kundens verksamhet är en viktig faktor ur konkurrenssynpunkt. < Gamla polishuset i kvarteret Kronoberg, Stockholm
Reportage Folke Bernadotteakademin Specialfastigheter har en mycket speciell och viktig hyresgäst Folke Bernadotteakademin. I en naturnära miljö på Sandö utbildas och samtränas personer inom internationell krishantering. Vi har projekterat och byggt parallellt som verksamheten har tagit form, det har varit en spännande process, förklarar Stig Söderström, regionchef på Specialfastigheter. Folke Bernadotteakademin är en liten myndighet med en stor uppgift att utbilda människor inom fredsinsatser och internationell krishantering. Internationella fredsinsatser är breda, komplicerade och multifunktionella. Ofta är de sammansatta av civila och militära funktioner. Vårt arbete består av att agera plattform för samarbete mellan svenska myndigheter, organisationer och deras utländska partners, förklarar Michael Sahlin, generaldirektör på Folke Bernadotteakademin med en gedigen bakgrund av krishantering världen över, bland annat som ambassadör i Belgrad. Ett exempel på uppdrag som Folke Bernadotteakademin kan ställas inför är om den svenska regeringen bestämmer sig för att skicka regeringskanslifolk eller annan kompetens till ett krisdrabbat område någonstans i världen. Då utbildas personerna på Folke Bernadotteakademin. Utbildningen är internationell. Samtidigt är naturen så svensk den kan bli, med den mäktiga Ångermanälven utanför fönstren och böljande skogar som ramar in lokalerna. Vid en fredsinsats behövs kompetent folk som är insatta och har en gedigen kompetens i religion, stadskunskap, sociologi, jämställdhet och bra, konkret information om uppdraget. Det krävs en lugn och vacker miljö för att kunna koncentrera sig på utbildningen. Vi behövde den bästa konferensbyggnaden som går att bygga idag, säger Michael Sahlin. Lokalerna är uppbyggda för att på ett effektivt sätt träna upp delegater i verkliga situationer. Michael Sahlin betonar hur viktig Räddningsverkets fortsatta verksamhet är för akademin. De har faciliteter vi kan använda i vår utbildning som vi själva aldrig skulle kunna utveckla. Här kan vi skapa iscensatta realistiska situationer för katastrofinsatser. Räddningsverkets fortsatta verksamhet är oerhört viktig för vår fortlevnad på Sandö. För Specialfastigheter har bygget varit en utmaning. Projektet har kännetecknats av en lång handläggningstid. Vi började år 2002, då myndigheten startade sin verksamhet och lokalerna invigdes först år 2006, säger Stig Söderström. En helt ny verksamhet skulle definieras av våra hyresgäster och till en början var det svårt att veta vilka lokaler som krävdes. Det gjorde projektet ganska komplext. Vi anlitade en arkitekt som utförde lokalprojektering. Med tecknade ramavtal som grund upphandlades entreprenörer och konsulter som hade erfarenhet av Sandö. Bygget genomfördes parallellt med att Folke Bernadotteakademins behov blev tydligare, förklarar Stig Söderström. Arkitekt Göran Nyfors har lyckats ta vara på den fantastiska utsikten och skapat en modern och inspirerande miljö att bedriva verksamheten i. Lokalerna invigdes den 7 april 2006 av Kung Carl XVI Gustaf. Lokalerna är inte dimensionerade för mer än en verksamhet åt gången, det innebär också att vi inte har möjlighet till större konferenser. Men vi känner stor tillfredsställelse med lokalanpassningen så som den ser ut nu. Våra besökare är också väldigt nöjda, säger Michael Sahlin. < Michael Sahlin, generaldirektör på Folke Bernadotteakademin Räddningsskolan Sandö >
Reportage Behandlingshemmet på Hornö Den 18 september invigdes den nya huvudbyggnaden på Hornö, 13 kilometer utanför Enköping. Behandlingshemmet på Hornö hyrs av Statens Institutionsstyrelse för behandling av unga män med missbruksproblem. Specialfastigheters uppdrag var att riva befintlig byggnad och bygga en ny, mer flexibel och säker huvudbyggnad. Landskapet är fantastiskt. Med Mälaren som närmaste granne och rådjuren som betar på ängen bredvid är Hornö ett naturskönt område. Miljön är väldigt viktig för klienternas återhämtning, säger Anders Hågeby, institutionschef på Hornö. Här behandlas unga män med alkohol-, narkotikaeller blandmissbruk och institutionen tar även hand om män som bedöms som våldsbenägna och de med svåra psykiska störningar. Självklart ställer det höga krav på fastigheten, säger Bo Gelin, regionchef på Specialfastigheter. Specialfastigheters uppdrag var att riva den befintliga herrgården och ersätta med en ny, mer funktionsduglig huvudbyggnad. Anders Hågeby förklarar varför: Vi behövde låsa några avdelningar för att enklare kontrollera utbrytningarna och bygga så att vi klarade brand- och ventilationskrav. I projekteringsfasen stötte vi på mögel. Kostnaden för att renovera herrgården var inte försvarbar och vi beslutade oss för ett nybygge. Det blev en känsloladdad rivning. Den gamla herrgården var omtyckt av både klienter och personal. Nya Storgård ger en signal till dem som kommer hit att det är en statlig institution, inte ett behandlingshem på landet. Samtidigt är det viktigt att det känns ombonat och trivsamt att bo här, säger Anders Hågeby. I Nya Storgård, som byggnaden kallas, vårdas de intagna på en öppen avdelning. Den är anpassad för att kunna bli en sluten avdelning redan nu. Vi kan dela upp den i en öppen och en sluten avdelning om vi får in stökiga klienter. Byggnaden är flexibel nog att klara olika framtida utmaningar, förklarar Bo Gelin. Flera av klienterna är utåtagerande. Det ställer krav på att lokalerna är slitstarka och att personalen har möjlighet att backa ut om det blir för oroligt. Byggnaden måste också vara brandsäker. Vi har effektiviserat driften genom att införa bergvärme. Här ute på landet blir det ofta strömavbrott och det kan ge stora konsekvenser, därför har vi installerat ett reservkraftsaggregat, förklarar Bo. Vi har ett nytt ventilations- och fläktsystem med kyla- och värmeåtervinning. Allt är datastyrt, säger Bo Gelin. Samarbetet med Specialfastigheter har fungerat bra under byggprocessen. Det är nyttigt med ett fungerande samarbete. Våra fastigheter är specialanpassade för våra hyresgäster och det är självklart att de måste vara med i dialogen. Anders Hågeby håller med: Vi har en bra relation med Specialfastigheter. De kan vår verksamhet och förstår problemen och har också hjälpt oss att ställa krav på entreprenörerna utifrån verksamhetens krav. Nu har vi öppna ytor, flera sektioneringsmöjligheter, högre säkerhet och en mer energieffektiv byggnad. FAKTA HORNÖ Hornö är ett LVM-hem för behandling av unga män med alkohol-, narkotika- eller blandmissbruk. Institutionen tar även hand om män som bedöms som våldsbenägna och de med svåra psykiska störningar. Hornö har idag 35 platser. Under år 2007 utökas antalet platser till 38. Specialfastigheters uppdrag var att riva befintlig byggnad och uppföra en ny med bättre säkerhet, större flexibilitet, mer energieffektiv och brandsäker byggnad. Bygget har pågått under ett års tid, från september 2005 till september 2006. Den officiella invigningen hölls den 18 september. specialfastigheter 0 verksamheten 2006 Anders Hågeby, institutionschef SiS (tv) och Bo Gelin, regionchef Specialfastigheter i glatt samspråk vid Hornö >
Den gamla byggnaden hade charm, men den var till för dåtiden. Den nya är mer modern och funktionell och den är byggd för framtiden. Anders Hågeby, institutionschef
Reportage Vårt Sätt att Arbeta Specialfastigheter arbetar över ett stort geografiskt område. Det innebär att det är av stor vikt att vi har ett väl fungerande verksamhetsledningssystem med samma rutiner över hela landet. Våra kunder ska bli bemötta på samma sätt oavsett var de har sin verksamhet. Det skapar en ökad trygghet hos våra hyresgäster, och tydligare rutiner för oss som gör att vi kommer att bli än mer effektiva i vårt arbete, säger Elisabet Francke, projektledare för Vårt Sätt att Arbeta (VSA) och kvalitets- och miljöchef på Specialfastigheter. Delaktighet har under året varit ett viktigt tema för Specialfastigheter. Att utveckla kompetensen hos våra medarbetare genom utbildning, information och ett nära samarbete skapar en bättre förståelse för både verksamheten och varje medarbetares uppgifter. En stor del av projektet har varit uppstartandet av vårt nya verksamhetsledningssystem VSA. Genom att införa ett nytt verksamhetsledningssystem minimerar vi felen och blir ett mer lönsamt företag, det stärker både vår yrkesstolthet och skicklighet, säger Elisabet Francke. Rutiner för effektivitet och lönsamhet Just nu pågår arbetet med att se över rutiner och styrande dokument för ledningsprocesser, operativa processer och stödprocesser. Vi behöver försäkra oss om att bolagets rutiner verkligen fungerar. Det blir en kvalitetssäkring för hela företaget som kommer att göra oss mer effektiva och lönsamma, något som gynnar såväl oss som företag som våra hyresgäster och ägare. Att dokumentera och säkerställa rutinerna leder i sin tur till att nyanställda lättare kan sätta sig in i sin roll och får en uppfattning om vad som är styrande och vad som är stödjande dokument. Delaktighet för alla anställda är en förutsättning för att kunna förankra och levandegöra VSA i organisationen. Det gäller också ledningen. Utan deras engagemang och fulla stöd hade vi inte kunnat genomföra ett så omfattande system. VSA står på agendan vid alla ledningsgruppsmöten och regionmöten, och under året har två konferenser genomförts där alla medarbetare har fått diskutera kring rutiner. Elisabet Francke, kvalitets- och miljöchef på Specialfastigheter Alla medarbetare har varit engagerade i diskussionerna vi har haft under våra Specialdagar. Det är viktigt att vi får ta del av allas tankar och idéer kring vårt arbetssätt. I arbetet med alla delprocesser som har pågått under året har cirka 75 procent av alla anställda varit engagerade för översyn av rutiner och annan dokumentation. Pågår till 2008 Nästa steg sker i början av 2007 då vi fastställer vårt verksamhetsledningssystem. Under våren presenteras en revisionsplan, efter det ser vi ut vilka medarbetare vi ska utbilda till interna revisorer. Under hösten 2007 lanseras VSA i regionerna. Då tar vi även upp frågan om vi ska certifieras enligt kvalitetssystemet ISO 9001, förklarar Elisabet Francke. Projektet ska vara klart i slutet av år 2008. VSA kommer att leva kvar som ett dynamiskt system som ständigt förändras och påverkar organisationen positivt under en lång tid framöver. < Utsikt från Folke Bernadotteakademin
Reportage Vårt Sätt att Arbeta Vi fångade några medarbetare under Specialdagarna och frågade vad de tycker om arbetet med VSA. < Ulf Bohman Region Nord, drifttekniker Att få diskutera igenom rutiner och viktiga frågor utan tidspress med så många inblandade är mycket bra. För mig som drifttekniker är det framförallt drift och underhåll som är viktigt att få en mer strukturerad och tydlig linje på. Att arbeta likadant i hela landet är viktigt; hyresgästerna blir tryggare när de vet vad de får oavsett var i landet de har sina fastigheter. Göran Malmkvist > Region Mitt, förvaltare Vi behöver en samstämmighet i företaget. Genom att arbeta i grupper med många diskussioner höjer vi kompetensen och får en ökad förståelse för varandras arbete inom företaget. Vårt Sätt att Arbeta är ett levande system som inte ska ha ett slutdatum. Det är ett kontinuerligt arbete med att bli bättre som organisation och det ska aldrig bli riktigt klart. < Eva Wiberg Huvudkontoret, redovisningschef Vårt Sätt att Arbeta är en god idé för att försöka hitta rutiner som gör att företaget kan arbeta så effektivt som möjligt. Vi har ett stort och krävande arbete framför oss för att hitta enhetliga rutiner. Att arbeta på ett likartat sätt är mycket viktigt, inte minst för våra hyresgäster som ska bli bemötta på samma sätt oavsett var i landet vi träffar dem.
< Torbjörn Blücher Huvudkontoret, fastighets- och marknadschef Det är oerhört viktigt att vi arbetar på ett strukturerat och likartat sätt med våra hyresgäster i hela landet. Genom att vi nu får möjlighet att diskutera olika ämnen i mixade yrkesgrupper kan vi fånga upp goda tips på rutiner från flera nivåer i företaget. Arbetar vi mer samspelt, effektivt och rationellt så genererar det i slutändan minskade kostnader för alla parter. Tidplan VSA Beslut i ledningsgruppen om att genomföra ett eget verksamhetsledningssystem som följer kraven enligt kvalitetssystemet ISO 9001. I början av 2007 sätter ledningsgruppen en given struktur för arbetet. Under våren presenteras en revisionsplan. Hösten 2007 kommer internrevisorer att utses och utbildas. 2005 2006 2007 2008 Arbetet påbörjas inom de operativa processerna den 1 januari. Den 1 augusti påbörjas arbetet med stödprocesser och ledningsprocesser. Under våra två årliga medarbetarkonferenser har huvudtemat varit VSA. Samtliga medarbetare från alla regioner och yrkeskategorier har varit delaktiga i diskussioner kring hur rutinerna ska effektiviseras och implementeras i hela organisationen. År 2008 beräknas projektet vara infört i hela organisationen.
Miljö och kvalitet Kostnaden för miljöunderhåll och miljöinvesteringar har under året uppgått till 30 miljoner kronor. Investeringarna har skett i ett fortsatt utbyte av våra oljepannor till mer miljöanpassade alternativ. Vi har även genomfört kompletteringar av våra styr- och regleranläggningar, skaffat ny ventilation, bytt fönster och sanerat sjuka hus. Dessutom har vi investerat i ett nytt uppföljningssystem av el, värme och vatten. Specialfastigheter arbetar aktivt för att minska företagets negativa miljöpåverkan. Fastigheter påverkar miljön på grund av stora koldioxidutsläpp, som i sin tur bidrar till klimatförändringar. Därför prioriterar vi vår energiförbrukning i miljöarbetet. Under året har vi driftsatt en ny funktion i vårt uppföljningssystem av vatten, el och värme. Funktionen innebär att vi mer noggrant kan föra statistik över elförbrukningen i respektive fastighet. Det hjälper oss i vårt arbete att optimera energiförbrukningen. Under året har vi investerat 22 miljoner kronor i byte av oljepannor till mer miljöanpassade alternativ. Vi har ansökt om att få medel för fortsatt konvertering. Under senare år har energipriserna stigit kraftigt. Specialfastigheter arbetar aktivt för att reducera energikostnaderna. Energikartläggningen som utfördes under 2005 visar att vi har stora möjligheter att minska vår energiförbrukning. Genom att minska vår förbrukning når vi ett bättre resultat på våra fastigheter. Vårt miljöarbete pågår ständigt och vi är noga med att våra hyresgäster känner sig trygga i att vi arbetar för en bättre miljö. Vi är tydliga med våra miljömål både inom företaget och i dialog med våra hyresgäster. Vid alla om- och tillbyggnader använder vi oss av våra högt ställda miljökrav. Miljöpolicy Specialfastigheter arbetar i enlighet med de nationella miljömålen för att minska den negativa miljöpåverkan. Tillsammans med våra hyresgäster verkar vi för en ständig förbättring inom miljöområdet. Våra fyra mest prioriterade områden avseende miljöåtgärder är: Media (el, värme, vatten) Material och produkter Avfall och källsortering Verksamhetspåverkan För att minska vår miljöpåverkan ställer vi tydliga krav vid upphandling och inköp av varor och tjänster. Då miljöanpassade lösningar av ekonomiska eller andra skäl inte väljs använder vi det alternativ som bäst uppfyller våra miljökrav. Vi arbetar enligt gällande miljölagar, krav och förordningar och medverkar till att de nationella miljömål som berör företaget uppnås. Våra miljömål är: att fortsätta arbetet att minska koldioxidutsläppen med 40 procent till år 2010 jämfört med utsläppsnivån år 2001. att fortsätta optimera energianvändningen och minska beroendet av fossila bränslen. att våra fem regioner fortsätter arbetet med sina femåriga handlingsplaner för att minska förbrukningen av el, värme och vatten till överenskomna mål innan slutet av år 2010. Målen jämförs med 2001 års förbrukning av el, värme och vatten. Arbetet ska följa statens energidirektiv som trädde i kraft den 1 januari 2006. att öka användningen av grön el och, om hyresgästen önskar, bistå med (utöver elcertifikaten) el av typen Bra miljöval. milj kg/år Total miljöpåverkan (CO 2 ) kwh/m 2 Värmeförbrukning 20 180 18 170 16 14 12 Procentuell minskning från år 2001-11,6-20,5-22,6-34,1-39,2 160 150 140 Procentuell minskning från år 2001-11,2-14,5-14,1-24,2-26,3 10 130 2001 2002 2003 2004 2005 2006 2001 2002 2003 2004 2005 2006