7.12.2012 Grundtvig besök och utbyten Ansökningsanvisning 2013 Syftet med denna ansökningsanvisning är att hjälpa de sökande med att fylla i ansökningsblanketten. Dessa anvisningar är avsedda att användas tillsammans med LLP-ansökningshandledningen och inbjudan att lämna förslag 2013. Båda återfinns på Europeiska kommissionens webbtjänst under adress: http://ec.europa.eu/education/llp/doc848_en.htm Bekanta dig först med målen och målgrupperna för Grundtvig besök och utbyten på CIMOs webbplats www.cimo.fi/grundtvig och kontrollera att du har rätt att söka och att det besök du planerar lämpar sig för Grundtvigprogrammet. I Ansökningstider Ansökningstiderna är fyra till antalet: 1.2.2013 (Besök kan börja tidigast 1.3.2013.) 1.5.2013 (Besök kan börja tidigast 1.6.2013.) 1.9.2013 (Besök kan börja tidigast 1.10.2013.) 1.12.2013 (Besök kan börja tidigast 1.1.2014.) Besöket måste börja senast 30.4.2014. För att ansökan ska anses ha inkommit inom ansökningstiden ska den vara poststämplad senast avslutningsdagen för ansökningstiden i fråga. Eftersom alla försändelser inte numera stämplas ska du hos posten kontrollera att ansökningskuvertet får en poststämpel då du sänder ansökningen precis innan ansökningstiden går ut. Endast ansökningar som postats inom utsatt tid godkänns. II Ansökningsblankett Ansökningsblanketten är på engelska. Blanketten kan fyllas i på finska, svenska eller engelska. Blanketten fylls i med ett textbehandlingsprogram och handskrivna ansökningar godkänns inte. Besvara alla punkter i ansökningsblanketten och kontrollera att giltighetskriterierna på sida 3 uppfylls. Bilagor till ansökan är: - en undertecknad inbjudan eller ett godkännandebrev från den mottagande organisationen, varav det framgår att organisationen är beredd att ta emot dig på det besök som beskrivs i ansökan. (Det räcker med en kopia av en inskannad inbjudan som skickats som bilaga till e- post.) - Om det rör sig om en konferens eller ett seminarium ska programmet, broschyren eller motsvarande bifogas. Ansökan ska undertecknas av dels den sökande själv, dels en person med namnteckningsrätt vid dennas organisation (t.ex. chef, rektor) (gäller inte studerande, arbetslösa eller andra sökande som inte jobbar vid någon organisation och endast själva undertecknar ansökan). Den undertecknade ansökan jämte bilagor postas i två exemplar till: CIMO, Grundtvig besök och utbyten, PB 343, 00531 HELSINGFORS. Ytterligare ska ansökan skickas som e-postbilaga till: grundtvig(at)cimo.fi
2(5) III Förtydliganden till ansökningsblanketten 2.1 Applicant person - Nationality: Välj endast ett alternativ. Den sökande ska antingen vara medborgare i ett land som deltar i LLP-programmet eller arbeta inom vuxenutbildning i ett LLP-programland eller vara bosatt i ett LLP-programland. Förutom finländare kan även medborgare från andra länder som arbetar inom vuxenutbildning i Finland eller är bosatta i Finland (uppehållstillstånd) ansöka om stipendium från CIMO. 2.2 Home organisation - alla som för närvarande arbetar inom vuxenutbildning ska fylla i uppgifterna om organisationen. Ansökan ska undertecknas av dels den sökande själv, dels en representant för organisationen med namnteckningsrätt. - Full legal name (national language): Använd här läroanstaltens namn på finska eller svenska och skriv om du vill det engelska namnet inom parentes - Full legal name (latin characters): Organisationens finsk- eller svenskspråkiga namn i en form som inte innehåller skandinaviska tecken, apostrofer eller andra extra tecken eller specialtecken. Byt t.ex. ut ö, ä, å, ü, é, à mot o, a, u, e. - Type of organisation: Här frågar man efter uppgifter för statistik av olika slag. Välj i tabellerna i bilaga 1 till blanketten den kod som närmast beskriver din egen organisation. - Commercial orientation: For profit (vinstdrivande)/not for profit (icke-vinstdrivande organisation) - Legal status: Public/Private. En organisation är offentlig om över 50 % av dess finansiering kommer från offentliga källor som t.ex. stat eller kommun. 2.3 Home institution of higher education - punkten ifylls endast av sökande som är vuxenutbildningsstuderande eller nyutexaminerade som inte ännu arbetar inom vuxenutbildning 2.4 Special needs of the applicant person - Med särksilda behov avses faktorer i anslutning till den sökandes fysiska, mentala eller annat hälsotillstånd, på grund av vilka den sökande inte har möjlighet att delta i besöket utan extra finansiellt stöd. Såsom särskilt behov betraktas rörelsehindring eller handikapp, som kräver att ett biträde följer med på resan. 3.1. Purpose of the visit, activities to be carried out - 3.1.1 Type of visit: flera alternativ kan väljas. Besöket ska ha klar anknytning till vuxenutbildning och utveckling av den. Besökets innehåll kan inte fokusera på yrkesinriktad utbildning, t.ex. att utveckla substanskunskaperna i yrkesinriktade ämnen eller skaffa platser för inlärning i arbetet. - 3.1.3 Job shadowing or other form of non-formal training: gäller endast sökande vars besök går ut på s.k. job shadowing (Job shadowing, jobbskuggning, är icke-formell fortbildning och innebär att man följer en kollega i hans eller hennes arbete och på det sättet bekantar sig med vuxenutbildningen och vuxenutbildningsorganisationens verksamhet i ett annat land.) - 3.1.4 Conference or seminar: gäller endast sökande som tänkt besöka en europeisk konferens eller ett europeiskt seminarium. Dessa sökande behöver inte fylla i punkterna 3.1.3, 3.1.5, 3.6, 4.3, 6.1 6.4 i ansökningsblanketten. 3.3 Provisional dates for the visit
3(5) - Ange start- och slutdatum för resan. - Besökets längd räknas i dagar (inte övernattningar). Vid beräkningen av vistelsekostnaden godkänns högst 2 resdagar utöver besöksdagarna. 3.5 Individual or group visit - kryssa för om det är fråga om ett individuellt besök eller ett gruppbesök. - Om man ansöker om besök i grupp ska var och en fylla i och motivera sin ansökan individuellt. Då ska man utreda uppgiftsfördelningen mellan personerna under besöket och motivera varför flera personer deltar. Det här är särskilt viktigt om fler än en person från samma organisation söker. - Varje ansökan ska åtföljas av alla erforderliga bilagor, eftersom ansökningarna behandlas och arkiveras separat. 3.4, 4.1 4.5, 5.5, 6.3 6.4 - Frågorna är öppna frågor, som hör till de viktigaste vid bedömningen. Sätt dig omsorgsfullt in i frågorna och formulera dina svar så exakt och konkret som möjligt. - Om du lämnar frågor obesvarade leder det oundvikligen till att ansökan bedöms med ett lägre poängtal, eftersom det då inte alls ges poäng för dessa punkter. - Om skrivna punkter är identiska med en annan sökandes blankett halveras poängen. - Endast de uppgifter som lämnats i ansökningsblanketten kan beaktas, och därför ska du inte betrakta någon som helst information som självklar. - Om din organisation inte är en vuxenutbildningsanstalt utan du t.ex. arbetar vid en yrkesläroanstalt, yrkeshögskola eller ett universitet ska det framgå av ansökan på vilket sätt du arbetar inom vuxenutbildning. Du kan förtydliga detta i punkt 5.5 i ansökningsblanketten. - Bland personalen vid högskolorna är de personer ansökningsdugliga som jobbar inom fortbildningen. Högskolornas övriga vuxenutbildningspersonal, de som jobbar till exempel inom yrkeshögskolornas examensinriktade vuxenutbildning, kan ansöka om stipendium endast ifall besökets tema eller mål är knutna speciellt till vuxenstudier eller specialfrågor i anslutning till inlärning bland vuxna. - De öppna frågorna 4.3, 6.3 och 6.4 gäller inte personer som söker till en konferens eller ett seminarium. 7. Budget Kostnader som berättigar till stöd är: - resekostnaderna för en tur- och returresa från den sökandes hemort till besöksorten enligt billigaste färdsätt - kostnader för kost och logi (se ersättningsbeloppet för vistelse i olika länder i bilaga 2 till ansökningsblanketten) - konferens- eller seminarieavgiften (högst 150 euro/dag) - språk-, kultur- eller annan träning före kursen (högst 100 euro). Träningen kan ske antingen på en (språk)kurs eller i form av självstudier. - utgifter som härrör av speciella behov (t.ex. biträdets reskostnader) Stipendiets maximibelopp är 1 200 euro för en veckas besök och 1 600 euro för två veckors besök. För längre besök beräknas stipendiet separat från fall till fall. Det är bra att göra upp en realistisk budget. Stipendier beviljas maximalt till det ansökta beloppet och tillägg kan inte beviljas i efterskott. Det är inte möjligt att överföra stödpengar mellan olika kostnadsslag senare. Observera att stipendiet inte nödvändigtvis täcker kostnaderna till 100 %.
4(5) Personer som behöver särskilt stöd kan av välgrundade skäl beviljas ett högre stipendium än det genomsnittliga. I ansökningsblanketten är budgeten indelad i delar: 1. Travel (resekostnader) - Beräkna de kostnader som uppkommer av resorna hemifrån/från arbetsplatsen till inkvarteringen i mållandet tur och retur enligt billigaste färdsätt. De lokala resekostnader som under kursen uppkommer i mållandet utgör kostnader för uppehälle (subsistence). Användning av egen bil ersätts enligt taxan för allmänna kommunikationsmedel. Användning av taxi ersätts endast i motiverade undantagsfall. - Det belopp som beviljas för resekostnader bestäms enligt övervägande så att det ansökta beloppet utgör det maximala beloppet. - Resekostnaderna redovisas enligt de faktiska kostnaderna, varför kvittorna ska sparas. 2. Subsistence (uppehälle) - Subsistence-kostnaderna omfattar kostnader för logi, kost och försäkring samt lokala resor i mållandet. - Maximibeloppen för subsistence-ersättningen i olika länder finns i bilaga 2 till ansökningsblanketten. - Resans längd anges i dagar (inte övernattningar). Utöver de egentliga besöksdagarna beaktas en resdag före och en resdag efter besöket. (Exempel: kursen hålls under tiden 2-6.5: resan inleds 1.5 och avslutas 7.5 som längd för resan anges 7 dagar). - Subsistence-kostnaden utgör en s.k. lump sum, d.v.s. standardsumma, som redovisas enligt de förverkligade dagarna. För subsistence-kostnaderna behöver verifikat inte bifogas slutrapporten. 3. Fee for conference/seminar (konferens- eller seminarieavgift) - Ange bara den del som utgör egentlig konferens- eller seminarieavgift. - Om kursarrangören erbjuder ett logipaket ska logikostnaderna avskiljas från konferens- eller seminarieavgiften. (Logikostnaderna hör till subsistence-kostnaderna.) 4. Linguistic, cultural and pedagogical preparation (språk- eller annan träning): det stöd som beviljas för språkträning uppgår till högst 100 euro. Stödet kan sökas antingen för deltagande i en språkkurs eller för anskaffning av självstudiematerial. Över träning som är nödvändig ska ges en utredning i punkten 3.4. Preparation for the Visit. 5. Special needs of the participant (den sökandes specialbehov): specialbehov ska specificeras i punkt 2.4. IV Hur man går till väga när man ansöker om besök eller utbyte 1. När du har hittat en lämplig värdorganisation ska ni komma överens om besökets detaljer och innehåll. Be att få en undertecknad inbjudan eller ett godkännandebrev från den mottagande organisationen att lägga med som bilaga till ansökan. Mållandet för besöket ska vara ett land som är med i LLP-programmet. 2. Boka flygbiljetter först när du fått ett positivt stipendiebeslut. 3. Kontakta CIMO omedelbart om besöket skjuts upp eller ställs in. 4. Om deltagandet i besöket ställs in (av någon annan orsak än force majeure) när stipendiet redan beviljats, kan det beviljade stipendiet inte användas för att täcka eventuella kostnader för inställandet. Den sökande måste då själv stå för de uppkomna kostnaderna.
5(5) 5. Lämna en rapport till CIMO om besöket och stipendiet senast en månad efter avslutat besök. V Urvalsprocessen När ansökan inkommit till CIMO genomgår den en giltighetskontroll (eligibility check). Ansökan ska uppfylla samtliga giltighetskriterier för att gå vidare till kvalitativ bedömning. Endast ansökningar som postats inom utsatt tid godkänns (poststämpelns datum). De ansökningar som är formellt giltiga bedöms utifrån bestämda kvalitetskriterier. Vid den kvalitativa bedömningen beaktas bl.a. besökets innehåll och lämplighet för sökanden, den effekt och nytta som kursen antas medföra för den sökande, dennas egen organisation och den mottagande organisationen samt för besökets europeiska dimension. Ansökan bör innehålla motiveringar för den sökandes deltagande och där bör framgå hur den sökande i sitt eget arbete och på sin arbetsplats ämnar utnyttja de kunskaper och färdigheter han eller hon inhämtat under besöket. Med giltighets- och bedömningskriterierna kan man bekanta sig på adressen: www.cimo.fi/program/grundtvig Mobilitetsstipendier för vuxenutbildningspersonal Besök och utbyten Till sökande. Besöket kan också genomföras i en liten grupp, men varje deltagare måste fylla i ansökningsblanketten individuellt. Det nationella kontoret kan inte garantera att flera sökande beviljas stipendium. Det lönar sig inte att sända in en ansökningsblankett som är identisk med en annan sökandes blankett. Poäng som getts för identiskt skrivna punkter halveras. Detta kan leda till att ingendera ansökan blir godkänd. Vid urvalet har de sökande företräde som inte har fått Grundtvig-mobilitetsstipendium (fortbildningsstipendium, besök eller utbyte, expertutbyte) under de senaste två åren. Detta innebär, att det går att få stipendium på nytt endast, om det finns tillräcklig finansiering kvar i ansökningsomgången sedan de övriga ansökningarna av tillräckligt hög kvalitet har godkänts. Besked om stipendiebeslutet sänds till den e-postadress som den sökande uppgivit inom några veckor efter att ansökan inkommit. Mer information Riika Väliahde, tfn 0295 338 584 Päivi Korkea-aho, tfn 0295 338 578 förnamn.efternamn(at)cimo.fi, grundtvig(at)cimo.fi www.cimo.fi/grundtvig Mobilitetsstipendier för vuxenutbildningspersonal Besök och utbyten