Revisionsrapport* Granskning av rutiner för debitering av barn- samt äldreomsorgsavgifter Mjölby kommun 16 juni 2009 Matti Leskelä *connectedthinking
Innehållsförteckning 1 Bakgrund och syfte... 3 2 Metod... 3 3 Sammanfattande bedömning och rekommendation... 4 4 Granskningsresultat... 6 4.1 Processbeskrivning... 6 4.2 Äldreomsorgsavgifter... 6 4.3 Barnomsorgsavgifter... 7 4.4 Betalningsrutiner samt kravhantering... 9 2
1 Bakgrund och syfte Då kommunen fakturerar stora volymer tjänster är det väsentligt att rutinerna är välfungerande och säkra samt att det finns en inbyggd intern kontroll i hanteringen. Det är viktigt att kommunen säkerställer att den taxa som tas ut är korrekt. Rutinerna före fakturautskick måste säkerställa att fakturabeloppet är rättvisande. Syftet med granskningen är att kontrollera att: samtliga tjänster debiteras underlaget för fakturering baseras på överenskomna villkor och antagna taxor fakturering baseras på aktuella inkomstuppgifter rutiner finns för att kontrollera att fakturabetalning sker vid rätt tidpunkt ränte- och kravdebiteringar sker i enlighet med policy/antagna villkor. Ovanstående kontrollområden syftar till att besvara revisionsfrågan: Är debiteringsrutinerna för barn- respektive äldreomsorgen tillförlitliga och säkra? Med debiteringsrutin avses processen i form av det arbete och de kontroller som görs för att säkerställa att samtliga tjänster debiteras. I rutinen ingår också de kontroller som görs av att uppgifterna som ligger till grund för taxan är tillräckliga. Uppgifterna som ligger till grund för debiteringen utgör underlag till fakturabeloppet i debiteringsfilerna från försystemen för äldreomsorg (Sofia) samt barnomsorg (Procapita). Faktureringsrutinen omfattar utskick av faktura, förfallodagsbevakning, påminnelserutin samt kravrutin. 2 Metod Granskningen har skett genom stickprovsberäkningar av taxa för äldreomsorg samt barnomsorg. Debiterings- och faktureringsunderlag har uttagits för en månad under 2009. Detta underlag har kontrollerats mot angivna inkomstuppgifter från barn- resp. äldreomsorgsmottagarna. Tillförlitligheten i dessa inkomstuppgifter har bedömts utifrån hur frekvent inkomstuppgifterna uppdateras samt förekomsten av kontroll mot externa uppgifter gällande tidigare taxerade och nu gällande inkomster. 3
Kontroll har skett av till kommunen lämnade inkomstuppgifter som ligger till grund för uttagen taxa 2009 jämfört med taxerade inkomster föregående år. Intervjuer har skett med ansvariga handläggare för barnomsorgens resp. äldreomsorgens debiteringsrutin. Vidare har ansvarig handläggare för fakturering av äldre- och barnomsorgstaxorna samt betalningsbevakning och kravhantering intervjuats. Policy- och taxedokument samt rutinbeskrivningar har studerats. 3 Sammanfattande bedömning och rekommendation Svar på revisionsfrågan: Är debiteringsrutinerna för barn- respektive äldreomsorgen tillförlitliga och säkra? Debiteringsrutinen för äldreomsorgen bedöms i allt väsentligt som tillförlitlig och säker. Genomförda kontroller står i relation till risken i rutinen. Debiteringsrutinen för barnomsorgen bedöms som välfungerande såtillvida att använt försystem utifrån inmatade och lämnade uppgifter räknar ut taxan på ett korrekt vis. Kommunens hittillsvarande kontroller för att säkerställa att rätt inkomstuppgifter ligger till grund för barnomsorgstaxan bedöms som bristfälliga. Genomförd granskning visar att kommunens planerade kontroll av inkomstuppgifter är välbehövlig. Kommunens fakturerings-, betalningsbevaknings- och kravrutin bedöms som tillförlitliga och säkra. Genomförda kontroller står i relation till risken i rutinerna. Äldreomsorgens debiteringsrutiner bedöms vara välfungerande. Den rutin som görs för att säkerställa att rätt belopp debiteras omfattas av en god intern kontroll. Kontroller av inkomstuppgifter som ligger till grund för barnomsorgstaxan sker enligt uppgift bl.a. vid schemaändringar och omplaceringar. I vissa fall kan även kontroll ske då inkomständring inte inlämnats på länge. Genomförda stickprovskontroller av till kommunen anmälda inkomstuppgifter mot skatteverkets inkomstuppgifter visar att det i många fall finns betydande skillnader mellan fakturerade belopp och det belopp som rätteligen borde ha fakturerats. 4
I de fall där inkomstuppgift ej inkommer från föräldrar så måste förvaltningen tillse att rättvisande inkomstuppgift erhålls genom utsänd påminnelse etc. I flertalet kommuner debiteras maxtaxa tills vidare i de fall inkomstuppgift inte inlämnas efter påminnelse. Faktureringsrutinerna är välfungerande. Påminnelse- och kravrutinerna utförs i enlighet med antagna riktlinjer. Till följd av genomförd granskning lämnas följande rekommendation: Inom barnomsorgen bör inkomstuppgifter årligen inkrävas för hushåll med anmälda inkomster under maxtaxenivå för att en rättvisande taxa ska säkerställas. Vidare menar vi att förvaltningen kontinuerligt ska se till att kontrollera ett urval av inlämnade inkomstuppgifter. Kontrollerna kan ingå som moment i årlig internkontrollplan. I de fall inkomstuppgift för barnomsorgen ej inlämnas bör påminnelse skickas ut. Om uppgift trots detta ej lämnas in kan debitering i enlighet med maxtaxa övervägas tills inkomstuppgift har inkommit. Under granskningens gång har noterats att förvaltningen har för avsikt att genomföra en genomgripande kontroll av samtliga inkomstuppgifter. Genomförda stickprov pekar på att det finns starka skäl att utföra genomgripande kontrollåtgärder inom kort och sedan tillse att rutiner skapas för ovan rekommenderade punkter. De processer inom vilka den interna kontrollen behöver förbättras är inom såväl inhämtande samt i kontrollen av inkomstuppgifter inom barnomsorgen. Se även beskrivning under stycke 4.1. på nästa sida. 5
4 Granskningsresultat 4.1 Processbeskrivning Skissen nedan visar en schematisk bild av granskade processer med uppgiftsflöden samt de enheter som svarar för att utföra arbetsmomenten. 4.2 Äldreomsorgsavgifter Ett högkostnadsskydd infördes i socialtjänstlagen (2001:453) i form av en högsta avgift för insatser inom ramen för hemvård i ordinärt och särskilt boende, dagverksamhet och kommunal hälso- och sjukvård. Avgiften per månad får uppgå till en tolftedel av 48 % av prisbasbeloppet (42 800 kr), vilket motsvarar 1 712 kronor per månad i nuläget. För person som erhållit plats inom äldreomsorgen begärs inkomstuppgift in av Omsorgsoch socialförvaltningen. Enligt avgiftsbestämmelserna (beslutade av Omsorgs- och Socialnämnden 26 januari 2009) skall inkomstuppgifter för pågående ärenden inhämtas och uppdateras en gång per år eller vid behov. Nya inkomstuppgifter tas in en gång per år i samband med årlig taxeförändring. Imkomstförfrågan skickas ut till omsorgstagarna från omsorgskontoret. Om omsorgstagare ej lämnar uppgift om inkomst skickas en påminnelse ut. Kommunen har möjlighet att erhålla uppgift om pensionsinkomst från försäkringskassa eller försäkringsbolag. Denna typ av kontroller sker kontinuerligt från förvaltningens sida. Kontroll sker av lämnade uppgifter mot försäkringskassans inkomstuppgifter även om inkomstuppgift lämnats utan påminnelse. 6
I det fall misstanke föreligger om att platsinnehavare angivit felaktiga uppgifter avseende inkomster så kontaktas denne per telefon. Avgiftsunderlaget beräknas utifrån aktuella förvärvs- och kapitalinkomster. Beräkning av taxan sker utifrån makarnas genomsnittliga inkomst av tjänst och kapital. Då makars genomsnittsinkomst ligger till grund för taxan inhämtas uppgift även om ev. maka/makes inkomst. I debiteringsprogrammet finns en uträkningsmall för inkomster och taxor. Kontrollberäkning av taxan har genomförts för ett mindre stickprov. Dessa kontroller visar att taxan räknas ut rätt i Sofia Omfale. Rutinerna för äldreomsorgsdebitering bedöms som välfungerande såtillvida att det finns kontroller av att samtliga tjänster debiteras. Vidare sker kontroller av inkomstuppgifter hos försäkringskassan som säkerställer att framräknad taxa bygger på i allt väsentligt rättvisande inkomstuppgifter. 4.3 Barnomsorgsavgifter Barnomsorgstaxan bygger precis som äldreomsorgstaxan på hushållets inkomster. Till skillnad mot äldreomsorgstaxan ingår dock inte inkomst av kapital i underlaget för taxan. Maxtaxan innebär att det hushåll som barnet tillhör betalar en viss procentandel av inkomster upp till 42.000 kr för barnomsorgen. För det yngsta barnet betalas 3 % av inkomsten för en förskoleplats vilket innebär högst 1.260 kr i enlighet med maxtaxan. För det näst yngsta barnet i förskolan är priset 2 % av inkomsten och för ett eventuellt tredje barn betalas 1 %. Sammanboende/gifta föräldrar betalar vid inkomst om 20.000 kr vardera per månad totalt 40.000*3%=1200 kr för sitt yngsta barn i förskolan. Vid delad faktura och vårdnad beräknas istället halv avgift av båda föräldrarna. I exemplet ovan betalar föräldrarna 20000*3%*0,5=300 kr vardera dvs. 600 kr totalt. I det fall ena föräldern är ensam vårdnadshavare beräknas taxan utifrån den totala inkomsten i hushållet i enlighet med förordningen. Således skulle taxan i ovanstående exempel bli 600 kr även vid ensam vårdnad. Enligt förordningen är det hushållets avgiftsgrundande inkomst som ligger till grund för taxan. Detta är anledningen till att taxan blir olika beroende på familjesituation. 7
Stickprov har genomförts på ett antal hushålls barnomsorgstaxa. Följande moment har kontrollerats och gett resultat enligt nedan. 1) Kontroll av om Procapita räknar ut rätt taxa utifrån de inkomstuppgifter som finns inlagda i försystemet. Granskningen visar att försystemet räknar ut rätt belopp utifrån de inlagda inkomstuppgifterna. 2) Kontroll av att fakturabeloppet stämmer överens med det belopp som försystemet framräknat. Granskningen visar att fakturerat belopp överensstämmer med av försystemet uträknat belopp. 3) Kontroll av överensstämmelsen mellan inkomstuppgifter som ligger till grund för en månads debitering under 2009 och av skatteverket redovisade tjänsteinkomster för år 2007 (taxering 2008). Granskningen visar att det finns betydande differenser mellan nuvarande anmälda inkomster till kommunen och faktisk inkomst av tjänst för år 2007. En del hushåll har naturligtvis minskat sina inkomster från 2007 till 2009. Differenserna är dock av sådan volym och frekvens att det med stor sannolikhet finns många felaktiga inkomstuppgifter som ger upphov till ett intäktsbortfall för kommunens del. Rekommendationen till kommunen är att genomföra den redan planerade kontrollen av inkomstuppgifterna snarast. Övriga kommentarer till granskningsmomentet följer nedan. Ett utökat stickprov har tagits för detta granskningsmoment jämfört med moment 1-2 ovan. Ett 40-tal stickprov har tagits med anledning av att risken för felaktigheter bedömts är hög inom området. Anledning till att kontrollinsatserna historiskt varit begränsade uppges bl.a. vara en hög arbetsbelastning. Vidare har man sannolikt inte heller varit medveten om hur stora felaktigheterna i lämnade inkomstuppgifter varit. När det gäller hantering och inkrävande av inkomstuppgifter så hanteras detta inte alltid på ett likartat vis inom kommunens rektorsområden. Ansvarsfördelningen mellan det centrala skolkontoret samt respektive rektorsområde bör klargöras i det fortsatta arbetet. Rutinerna måste göras upp så att frågan hanteras på likvärdigt vis inom samtliga rektorsområden. Internkontrollen skulle därigenom kunna stärkas. 8
Av ca 1500 hushåll har ungefär en tredjedel maxtaxa. Hushåll med inkomst över maxtaxa har exkluderats från stickprov. Detta eftersom dessa hushåll redan betalar högsta möjliga belopp. Ca 100 hushåll har anmäld nollinkomst till kommunen. Föräldrapenning, sjukpenning samt arbetslöshetsersättning ska räknas in i barnomsorgens taxegrundande inkomst. Av stickprovets 11 hushåll med anmäld nollinkomst till kommunen hade 10 hushåll år 2007 taxerade gemensamma månadsinkomster på i snitt över 30.000 kr per hushåll. 4 av dessa hushåll skulle rätteligen betalat maxtaxa sett till de taxerade inkomsterna. Några av hushållen har sannolikt fått sänkta inkomster 2009 jämfört med 2007 beroende på förändrad situation i form av exempelvis ny föräldraledighet eller arbetslöshet. Att det finns ett intäktsbortfall för kommunens del bland de ca 100 hushåll som anmält noll i inkomst står dock klart utifrån genomfört stickprov. Det 30-talet stickprov som gjorts på till kommunen anmälda inkomster över noll men under maxtaxenivå visar i 6 av fallen på större differenser såtillvida att taxerad inkomst är högre än anmäld inkomst. Av vikt att säkerställa i förvaltningens kommande genomgång av inkomstuppgifterna är även att hushållets sammanlagda inkomster ligger till grund för taxan. I det fall som ena föräldern har vårdnadsansvaret samt betalningsansvaret så är det ändå hushållets gemensamma inkomst som ligger till grund för taxan även om sammanboende maka/make ej är vårdnadshavare till barnet. 4.4 Betalningsrutiner samt kravhantering I kommunens riktlinjer för kravhantering fastställs bl.a. följande: Dröjsmålsränta (enligt räntelagen) tas ut från förfallodagen. I de fall dröjsmålsränta inte räknas fram på nästkommande faktura debiteras dröjsmålsränta som överstiger 100 kr. Betalningspåminnelse utsänds 2:a veckan efter förfallodagen Inkassokrav, så utformat som anges i 5 inkassolagen (1974:182) utsänds 4:e veckan efter förfallodagen Rutinerna för fakturerings- och betalningsbevakning fungerar i allt väsentligt i enlighet med riktlinjerna. Rutinbeskrivning finns och följs. Den interna kontrollen är i denna del av processen välfungerande. 9