Delegationsordning DATUM 2012-09-25 Bilaga 1 KONTAKTPERSON Ulla Ritzén Administrativa avdelningen 08-737 20 49 Delegationsordning för AB Familjebostäder med dotterbolag Delegation innebär att uppdrar år anställd vid bolaget att fatta beslut i ett visst ärende eller en viss typ av ärenden. Vid delegation överförs beslutanderätten helt och hållet från till delegaten. Ett beslut som fattas med stöd av delegation kan inte återtas eller omprövas av. Däremot kan återta delegationen. Under begreppet delegat anges lägsta beslutsnivå. Detta betyder att överordnad chef alltid har motsvarande beslutsrätt. Personliga omkostnader Oberoende av vad som anges i delegationsordningen ska personliga omkostnader, t ex resor och representation i tjänsten, alltid godkännas av överordnad chef. Personlig omkostnad definieras nedan. Inköp av mobiltelefon/ mobiltelefonräkningar Egna utlägg i tjänsten Representation Resekostnader Taxiresor Avtal om egen bil i tjänsten/ tjänstebil Kurser, utbildningar, konferenser Medlemskap i branschföreningar m.m. För anställd, som även är hyresgäst hos bolaget, ska alla beställningar samt attester av fakturor som avser t ex underhåll i den anställdes lägenhet, beställas och attesteras av distriktschef. Anmälan Beslut som fattas med stöd av delegation ska dokumenteras och det ska framgå ad beslutet handlar om, vem som fattat beslutet, befattning och datum för beslut. Delegationsbeslut ska anmälas till. Detta görs en gång per år genom listor över respektive beslutskategori. För tydlighetens skull har även vissa beslut av verkställande karaktär tagits med i delegationsordningen. Alla belopp är angivna exkl. moms. Bilagor 1. Befattningar som ingår i gruppen avdelnings- respektive enhetschef 2. Befattningar med beställningsrätt AB FAMILJEBOSTÄDER, Box 92100, 120 07 Stockholm, Tel 08-737 20 00, www.familjebostader.com
Allmänna ärenden Ärende Delegat Lagrum, mm Kommentar 01. Fastställa intern organisation för bolaget 02. Mindre omorganisation inom distrikt/ avdelning 03. Beslut att lämna ut allmän handling Handläggare TF 2 kap 14, SekrL Samråd ska ske med * se bilaga 1 Beslut om att lämna ut allmän handling fattas av den som har handlingen i sin vård. Samråd med jurist eller registrator 04. Beslut att inte Lämna ut allmän handling eller uppgift samt uppställande av förbehåll i samband med utlämnande till enskild Inköpschef Upphandlare Entreprenadupphandlare TF 2 kap 14, SekrL Om beslut fattas att handlingen inte kan lämnas ut måste ett skriftligt avslagsbeslut erbjudas, dvs upplysning om att överklagbart beslut med besvärshänvisning kan erhållas. 05. Utse arkivansvarig Arkivförordningen AB FAMILJEBOSTÄDER, Box 92100, 120 07 Stockholm, Tel 08-737 20 00, www.familjebostader.com 2 (12)
Ärende 06. Fastställa arkivorganisation och planer för arkivverksamheten Lägsta nivå delegat Arkivansvarig Lagrum mm Kommentar 07. Svara för formella framställningar om gallring till Stockholms stadsarkiv samt närvara vid inspektioner 08. Besluta om gallring av rutinmässig karaktär 09. Teckna avtal om leveranser till stadsarkivet Arkivansvarig Registrator/ Arkivarie Arkivnämndens allmänna bestämmelser 10. Fullgöra de uppgifter som ankommer på personuppgiftsansvarig Hyresjurist Personuppgiftslagen ( PuL) AB FAMILJEBOSTÄDER, Box 92100, 120 07 Stockholm, Tel 08-737 20 00, www.familjebostader.com 3 (12)
Upphandlingsärenden Ärende 101. Inriktnings- och genomförandebeslut investeringar upp till 30 mnkr Lägsta nivå delegat Lagrum mm LOU Stadens regler för upphandlingar. Beloppsgränser för direktupphandling Kommentar Uppdelning av investeringar får ej göras. Alla kostnader ska inräknas. 3 mnkr I enlighet med bolagets 1,5 mnkr Enhetschef fastighetsteknik, resp:e nybyggnation 102. Anskaffning av varor och tjänster, entreprenader för verksamhetens löpande behov LOU Stadens och FB s för inköp Uppdelning av inköp för att komma under angivna beloppsgränser får inte förekomma. Kända följdinvesteringar/ inköp ska inräknas 30 mnkr 3 mnkr Beloppsgränser avser hela avtalsperioden 500 tkr Enhetschef * Beställningsrätt enligt förteckning i bilaga 2 Förteckning över befattningshavare med beställningsrätt, bilaga 2 Upphandlingar uppgående till över 5 mnkr anmäls till Avrop är verkställighet och anmäls inte. AB FAMILJEBOSTÄDER, Box 92100, 120 07 Stockholm, Tel 08-737 20 00, www.familjebostader.com 4 (12)
Ärende 103. Försörjningsupphandling av varor och tjänster 104. Beslut om kassation och försäljning av lösöre, i varje enskilt fall intill ett belopp av 5 mnkr 100 tkr Lägsta nivå delegat Lagrum mm Kommentar LOU Avser gemensamma upphandlingar i staden AB FAMILJEBOSTÄDER, Box 92100, 120 07 Stockholm, Tel 08-737 20 00, www.familjebostader.com 5 (12)
Ekonomi Ärende Lägsta nivå delegat Lagrum mm 201 Fastställa internbudget a) Omfördelning Avd chef* inom distrikt-/ avdelning, samt omfördelning av budgetmedel mellan distrikt/avdelningar Kommentar 202. Fastställa antal årsanställningar 203. Utse attestanter 204. Återkallande av attesträtt 205. Makulering av utställd faktura som är felaktig 206. Beslut om erhållande av betalkort 207. Bevilja verksamhetsbidrag till personal- och pensionärsföreningar 50 tkr 208 Bevilja verksamhetsbidrag för hyresgästaktiviteter 1 mnkr 200 tkr Avdelningschef Enhetschef Distriktschef Beslutsunderlag lämnas till ekonomienheten AB FAMILJEBOSTÄDER, Box 92100, 120 07 Stockholm, Tel 08-737 20 00, www.familjebostader.com 6 (12)
Personalärenden Ärende 301. Beslut om återbesättande/ anställa på vakant tjänst eller inrätta en ny tjänst 302. Beslut om anställning, vikariat, samt ändrad sysselsättningsgrad på den anställdes egen begäran Lägsta nivå delegat Lagrum mm, Lagen om anställningsskydd Kommentar Efter samråd med personalchef Avdelningschef Personal direkt underställd avdelningschef Personal direkt underställd enhetschef* 303. Fastställande av lön vid nyanställning eller vid väsentligt förändrade arbetsuppgifter Enl gällande avtal och lönepolicy Avdelningschef Personal underställd avdelningschef* Efter samråd med personalchef Personal underställd enhetschef* 304. Uppsägning och avsked från arbetsgivarens sida för befattningar under avdelningschefsnivå, Lagen om anställningsskydd Efter samråd med personalchef AB FAMILJEBOSTÄDER, Box 92100, 120 07 Stockholm, Tel 08-737 20 00, www.familjebostader.com 7 (12)
Ärende 305.. Justering av lön vid ordinarie löneöversyn för: Avdelningschef D Lägsta nivå delegat Lagrum mm Kommentar Vid löneöversyn tillämpas farfarsprincipen. Närmaste chef samråder med högre chef. Personal underställd enhetschef 306. Disciplinpåföljd Personalchef avseende avdelningschef 307. Beslut om ledighet som regleras i lagar och 308. Beslut om ledighet som inte regleras i lag eller I samråd med personalchef 309. Deltagande i utbildning, kurs eller konferens som fullgörs i anställningen Inom Norden exkl. Island Utanför Norden, inkl. Island 310. Tecknande av enskilt bilersättningsavtal AB FAMILJEBOSTÄDER, Box 92100, 120 07 Stockholm, Tel 08-737 20 00, www.familjebostader.com 8 (12)
Ärende 311.Förbud mot utövande av bisyssla 312. Tecknande av lokalt Lägsta nivå delegat Lagrum mm Kommentar Avseende arbetstid 313. Bevilja uppsägning från anställd, samt bevilja förkortning av uppsägningstid vid uppsägning från anställd 314. s ledigheter; semester, tjänsteresor 315. Förordna vikarie för vid semester, tjänsteresor och liknande upp till två månader/ år 316. Beslut om avgångsersättning Personalchef Styrelsens ordförande AB FAMILJEBOSTÄDER, Box 92100, 120 07 Stockholm, Tel 08-737 20 00, www.familjebostader.com 9 (12)
Hyresärenden Ärende Lägsta delegat Lagrum mm Kommentar 401. Godkännande av bostadssökande Bokonsulent som hyresgäst 402. Byten och överlåtelse av bostäder 403. Teckna bostäder Bokonsulent Bokonsulent och områdesförvaltare i förening Teckna hyresavtal för bostad för person anställd vid FB 404. Teckna bilplats och garage Distriktschef Bokonsulent Receptionist 405. Teckna bostäder nyproduktion 406. Säga upp bostäder och bilplatser 407. Driva hyrestvister i hyresnämnden 408. Driva hyrestvister i tingsrätt och hovrätt 409. Bifalla eller avslå framställan om andrahandsuthyrning Nybyggnadskonsulent och enhetschef i förening eller två nybyggnadskonsulenter i förening Bokonsulent Utredare olaga andrahand Störningssamordnare Utredare olaga andrahand Störningssamordnare Utredare olaga andra hand Störningssamordnare Bokonsulent AB FAMILJEBOSTÄDER, Box 92100, 120 07 Stockholm, Tel 08-737 20 00, www.familjebostader.com 10 (12)
Ärende Lägsta delegat Lagrum mm Kommentar 410. Teckna hyresavtal för uthyrning av lokaler Årshyra upp till 3 mnkr Lokaluthyrare och Distriktschef i förening Årshyra upp till 500 tkr 411. Uppsägning av a. kommersiella lokaler För avflyttning Lokaluthyrare och Områdesförvaltare i förening Områdesförvaltare och Lokaluthyrare i förening För villkorsändring b. Icke kommersiella lokaler 412. Godkänna byten och överlåtelse av lokaler Områdesförvaltare och Lokaluthyrare i förening Lokaluthyrare Områdesförvaltare och Lokaluthyrare i förening AB FAMILJEBOSTÄDER, Box 92100, 120 07 Stockholm, Tel 08-737 20 00, www.familjebostader.com 11 (12)
Inkassoärenden Ärende Lägsta delegat Lagrum mm Kommentar 501. Lämna anstånd med innevarande Hyresredovisare månadshyra 502. Lämna anstånd med hyresbetalning i övrigt 503. Godkänna amorteringsplan Efter samråd med: Över 3 månader / Administrativ chef Upp till 3 mån Enhetschef 1 månad 504. Uppsägning av hyresavtal pga obetald hyra 505. Ansöka om betalningsföreläggande 506. Begäran om handräckning 507. Stämningsansökan 508. Begäran om verkställighet av avhysning I fall där vi vet att det rör sig om en barnfamilj 509. Bevilja anstånd med verkställighet av avhysning 510. Varningsbrev vid sen hyresinbetalning 511. Uppsägning av hyresgäst pga upprepad sen betalning av hyra 512. Driva uppsägning i hyresnämnden 513. Acceptera kvarboende med prövotid (1+1 avtal eller liknande) AB FAMILJEBOSTÄDER, Box 92100, 120 07 Stockholm, Tel 08-737 20 00, www.familjebostader.com 12 (12)