Delegationsordning för AB Familjebostäder med dotterbolag, fr o m

Transkript

1 Delegationsordning DATUM Bilaga 1 KONTAKTPERSON Ulla Ritzén Administrativa avdelningen Delegationsordning för AB Familjebostäder med dotterbolag, fr o m Delegation innebär att uppdrar åt anställd vid bolaget att fatta beslut i ett visst ärende eller en viss typ av ärenden. Vid delegation överförs beslutanderätten helt och hållet från till delegaten. Ett beslut som fattas med stöd av delegation kan inte återtas eller omprövas av. Däremot kan återta delegationen. Under begreppet delegat anges lägsta beslutsnivå. Detta betyder att överordnad chef alltid har motsvarande beslutsrätt. Personliga omkostnader Oberoende av vad som anges i delegationsordningen ska personliga omkostnader, t ex resor och representation i tjänsten, alltid godkännas av överordnad chef. Personlig omkostnad definieras nedan. Inköp av mobiltelefon/ mobiltelefonräkningar Egna utlägg i tjänsten Representation Resekostnader Taxiresor Avtal om egen bil i tjänsten/ tjänstebil Kurser, utbildningar, konferenser Medlemskap i branschföreningar m.m. För anställd, som även är hyresgäst hos bolaget, ska alla beställningar samt attester av fakturor som avser t ex underhåll i den anställdes lägenhet, beställas och attesteras av avdelningschef. Anmälan Beslut som fattas med stöd av delegation ska dokumenteras och det ska framgå vad beslutet handlar om, vem som fattat beslutet, befattning och datum för beslut. Delegationsbeslut ska anmälas till. Detta görs en gång per år genom listor över respektive beslutskategori. För tydlighetens skull har även vissa beslut av verkställande karaktär tagits med i delegationsordningen. Alla belopp är angivna exkl. moms. Bilagor 2. Befattningar som ingår i gruppen avdelnings- respektive enhetschef 3. Befattningar med beställningsrätt AB FAMILJEBOSTÄDER, Box 92100, Stockholm, Tel ,

2 Allmänna ärenden Ärende Delegat Lagrum, mm 01. Fastställa intern organisation för bolaget 02. Mindre omorganisation inom avdelning 03. Beslut att lämna ut allmän handling Handläggare TF 2 kap 14, SekrL Samråd ska ske med * se bilaga 2 Beslut om att lämna ut allmän handling fattas av den som har handlingen i sin vård. Samråd med jurist eller registrator 04. Beslut att inte Lämna ut allmän handling eller uppgift samt uppställande av förbehåll i samband med utlämnande till enskild Adm chef Upphandlingschef TF 2 kap 14, SekrL Om beslut fattas att handlingen inte kan lämnas ut måste ett skriftligt avslagsbeslut erbjudas, dvs upplysning om att överklagbart beslut med besvärshänvisning kan erhållas. 05. Utse arkivansvarig Arkivförordningen AB FAMILJEBOSTÄDER, Box 92100, Stockholm, Tel , 2 (12)

3 Ärende 06. Fastställa arkivorganisation och planer för arkivverksamheten 07. Svara för formella framställningar om gallring till Stockholms stadsarkiv samt närvara vid inspektioner 08. Besluta om gallring av rutinmässig karaktär 09. Teckna avtal om leveranser till stadsarkivet 10. Fullgöra ärenden enligt personuppgiftslagen Lägsta nivå delegat Arkivansvarig Arkivansvarig Registrator/ Arkivarie Lagrum mm Arkivnämndens allmänna bestämmelser Personuppgiftslagen ( PuL) Bolagets ombud är hyresjuristen som följer upp att PUL efterlevs inom bolaget 11.Teckna avtal som inte ingår i löpande verksamhet upp till 10 mnkr (exkl moms) 12. Ansöka om bygglov Projektledare PuA Enligt arbetsordning för m.m. 13. Ansöka om markanvisningar Enhetschef Fast avd Lokaluthyrare Fast avd Projektledare PuA AB FAMILJEBOSTÄDER, Box 92100, Stockholm, Tel , 3 (12)

4 Upphandlingsärenden Ärende 101. Inriktnings- och genomförandebeslut investeringar (belopp exkl moms) upp till 30 mnkr Lägsta nivå delegat Lagrum mm Stadens och bolagets regler för investeringar Uppdelning av investeringar får ej göras. Alla kostnader ska inräknas. 7 mnkr Avdelningschef Projektutvecklingsoch Fastighetsavdelningen 3 mnkr 1,5 mnkr 102. Anskaffning av varor och tjänster, entreprenader för verksamhetens löpande behov (belopp exkl moms) 30 mnkr 7 mnkr Enhetschef Förvaltning och Projektenheten Avdelningschef Projektutvecklingsoch Fastighetsavdelningen LOU, Stadens och FB s för inköp och upphandling Beloppsgränser för direktupphandling Investeringar över 7 mnkr anmäls till Uppdelning av inköp för att underskrida beloppsgränser får inte förekomma. Kända följdinvesteringar/ inköp ska inräknas. Beloppsgränser avser hela avtalsperioden 3 mnkr 1,5 mnkr 1 mnkr 500 tkr Beställningsrätt enligt förteckning i bilaga 2 Enhetschef Förvaltning Enhetschef * Förteckning över befattningshavare med beställningsrätt, bilaga 2 Upphandlingar uppgående till över 7 mnkr anmäls till. Avrop är verkställighet och anmäls inte AB FAMILJEBOSTÄDER, Box 92100, Stockholm, Tel , 4 (12)

5 Ärende 103. Försörjningsupphandling av varor och tjänster 104. Beslut om kassation och försäljning av lösöre, i varje enskilt fall intill ett belopp av 5 mnkr 100 tkr Lägsta nivå delegat Lagrum mm LOU Avser gemensamma upphandlingar i staden samt HBV Beslut om försäljning efter samråd med administrativ chef, ekonomichef eller internrevisor 105. Teckna avtal/ abonnemang för : El Gas Fjärrvärde Vatten Sophämtning Avd chef Fast avd Avd chef PuA AB FAMILJEBOSTÄDER, Box 92100, Stockholm, Tel , 5 (12)

6 Ekonomi Ärende Lägsta nivå delegat Lagrum mm 201 Fastställa internbudget a) Omfördelning inom avdelning Omfördelning inom enhet Avd chef* Enhetschef Omfördelning av budgetmedel mellan avdelningar 202. Fastställa antal årsanställningar 203. Utse attestanter 204. Återkalla attesträtt 205. Makulering av utställd faktura som är felaktig 206. Beslut om erhållande av betalkort 207. Bevilja verksamhetsbidrag till personal- och pensionärsföreningar 50 tkr 208 Bevilja verksamhetsbidrag för hyresgästaktiviteter 1 mnkr 200 tkr Avdelningschef Fastighetsavdelningen Beslutsunderlag lämnas till ekonomienheten AB FAMILJEBOSTÄDER, Box 92100, Stockholm, Tel , 6 (12)

7 Personalärenden Ärende 301. Beslut om återbesättande/ anställa på vakant tjänst eller inrätta en ny tjänst 302. Beslut om anställning, vikariat, samt ändrad sysselsättningsgrad på den anställdes egen begäran Lägsta nivå delegat Lagrum mm, Lagen om anställningsskydd Efter samråd med personalchef Avdelningschef Personal direkt underställd avdelningschef Anmäls vid nästkommande styrelsesammanträde Personal direkt underställd enhetschef* 303. Fastställande av lön vid nyanställning eller vid väsentligt förändrade arbetsuppgifter Enl gällande avtal och lönepolicy Avdelningschef Personal underställd avdelningschef* Efter samråd med personalchef Personal underställd enhetschef* 304. Uppsägning och avsked från arbetsgivarens sida för befattningar under avdelningschefsnivå, Lagen om anställningsskydd Efter samråd med personalchef AB FAMILJEBOSTÄDER, Box 92100, Stockholm, Tel , 7 (12)

8 Ärende 305. Justering av lön vid ordinarie löneöversyn för: Avdelningschef * Lägsta nivå delegat Lagrum mm Vid löneöversyn tillämpas farfarsprincipen. Närmaste chef samråder med högre chef. Personal underställd enhetschef 306. Disciplinpåföljd Personalchef avseende avdelningschef 307. Beslut om ledighet som regleras i lagar och 308. Beslut om ledighet som inte regleras i lag eller I samråd med personalchef 309. Deltagande i utbildning, kurs eller konferens som fullgörs i anställningen Inom Norden exkl. Island Utanför Norden, inkl. Island 310. Tecknande av enskilt bilersättningsavtal AB FAMILJEBOSTÄDER, Box 92100, Stockholm, Tel , 8 (12)

9 Ärende 311.Förbud mot utövande av bisyssla 312. Tecknande av lokalt Lägsta nivå delegat Lagrum mm Avseende arbetstid 313. Bevilja uppsägning från anställd, samt bevilja förkortning av uppsägningstid vid uppsägning från anställd 314. s ledigheter; semester, tjänsteresor 315. Förordna vikarie för vid semester, tjänsteresor och liknande upp till två månader/ år 316. Beslut om avgångsersättning Personalchef Styrelsens ordförande avseende avd chef AB FAMILJEBOSTÄDER, Box 92100, Stockholm, Tel , 9 (12)

10 Hyresärenden Ärende Lägsta delegat Lagrum mm 401. Godkännande Bokonsulent/projektassistent/ av bostadssökande uthyrare som hyresgäst 402. Byten och överlåtelse av hyresavtal för bostäder 403. Teckna hyresavtal för bostäder Teckna hyresavtal för bostad för person anställd vid FB 404. Teckna hyresavtal för bilplats och garage Teckna hyresavtal för anställd vid FB 405. Säga upp hyresavtal för bostäder och bilplatser 406. Driva hyrestvister i hyresnämnden 407. Driva hyrestvister i domstol 408. Bifalla eller avslå framställan om andrahandsuthyrning Bokonsulent/Uthyrare Hyresjurist Bokonsulent/uthyrare/ projektassistent och / Enhetschef förvaltning i förening Avdelningschef Fastighetsavdelningen Bokonsulent/Uthyrare/ Projektassitent Receptionist/Kundservicehandläggare Avdelningschef Fast avd Bokonsulent /uthyrare Utredare olaga andrahand Utredare störning Hyresjurist Utredare olaga andrahand Störningssamordnare Hyresjurist Hyresjurist Bokonsulent/Uthyrare Hyresjurist Efter samråd med bolagsjurist AB FAMILJEBOSTÄDER, Box 92100, Stockholm, Tel , 10 (12)

11 Ärende Lägsta delegat Lagrum mm 409. Teckna hyresavtal för uthyrning av lokaler Årshyra upp till 3 mnkr Lokalförvaltare/ centrumförvaltare och Avdelningschef Fastavd i förening Årshyra upp till 500 tkr 410. Uppsägning av hyresavtal för lokaler Lokalförvaltare/ Centrumförvaltare och i förening För avflyttning och villkorsändring 411. Godkänna överlåtelse av hyresavtal för lokaler 412 Beslut om hyresreducering pg skada i lägenheten 413 Träffa överenskommelser med Hyresgästföreningen i Region Stockholm om årliga hyresjusteringar Lokalförvaltare Centrumförvaltare Lokalförvaltare/ Centrumförvaltare i förening Skadereglerare I samråd med Enligt gällande förhandlingsordning Träffa andra överenskommelser med hyresgästföreningen Chef - stab I samråd med styreslen Teckna överenskommelser om ny- och ombyggnader Chef - stab I samråd med AB FAMILJEBOSTÄDER, Box 92100, Stockholm, Tel , 11 (12)

12 Inkassoärenden Ärende Lägsta delegat Lagrum mm 501. Lämna anstånd med innevarande Hyresredovisare månadshyra 502. Lämna anstånd med hyresbetalning i övrigt 503. Godkänna amorteringsplan Efter samråd med: Över 3 månader / Administrativ chef Upp till 3 mån Ekonomichef 1 månad 504. Uppsägning av hyresavtal pga obetald hyra 505. Ansöka om betalningsföreläggande 506. Begäran om handräckning 507. Stämningsansökan 508. Begäran om verkställighet av avhysning I fall där vi vet att det rör sig om en barnfamilj 509. Bevilja anstånd med verkställighet av avhysning 510. Varningsbrev vid sen hyresinbetalning 511. Uppsägning av hyresgäst pga upprepad sen betalning av hyra 512. Driva uppsägning i hyresnämnden 513. Acceptera kvarboende med prövotid (1+1 avtal eller liknande) AB FAMILJEBOSTÄDER, Box 92100, Stockholm, Tel , 12 (12)