1(17) Datum Tid 09.00 15.45 Plats Beslutande A-salen, kommunhuset Sollefteå Enligt bifogad närvaro-/tjänstgöringslista Övriga Gert Persson, förvaltningschef Närvarande Björn Osberg, projektledare 1 Gun Melinder, delprojektledare 1 Marina Jones, vik. MAS 2 Jerry Mähler, äldreomsorgschef Lena Andersson, administrativ chef Leif Kårén, ekonom 5 Birgitta Nyström, sekreterare Justerare John Åberg, Åsa Nilsson Plats och tid för Vård- och äldrekontoret 2013-01-25, kl. 09.00 justering Underskrifter Sekreterare... 1-10 Birgitta Nyström Ordförande... John Åberg Justerare... Åsa Nilsson ANSLAG/BEVIS OM JUSTERING Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagetts genom anslag på kommunens anslagstavla, entréplanet i kommunhuset, Sollefteå Myndighet Anslaget - sätts upp 2013-01-25 tas ner 2013-02-16 Protokollets förvaringsplats Underskrift... Birgitta Nyström
2(17) Närvaro-/tjänstgöringslista Namn När- Tjänst RESERVATION OMRÖSTNING ANTECKNINGAR var- gör- ande ande ersättare Ja Nej Ja Nej Ledamöter John Åberg (S) Åsa Nilsson (S) Nils Michael Eriksson (S) Gudrun Svensson (S) Kjell-Åke Sjöström (V) Sven Olov Gradin (M) Folke Lindgren (M) Lars Jonasson (VISKB) Harriet Tänglander (C) Ersättare Rolf Granquist (S) Eva Nordin (S) Lars Karlsson (S) Helena Lidén (S) Stig-Göran Lindberg (V) Carina Eriksson (M) Ingvar Kristenssen Gun-Mari Pallin (FP) Göran Solsjö (KD)
3(17) Dagordning Ärende Paragraf 1. Projekt Så mycket bättre 1 4 2. Medicinskt ansvarig sjuksköterska (MAS) informerar 2 5 3. Utvärdering av fixartjänst, borttagande av åldersgräns 3 6 4. Verksamhetsplan 2013-2015 4 7 5. Nulägesanalys 5 9 6. Upphandling särskilt boende 6 11 7. Hyreskontrakt Graningebyn 7 13 8. Information om inkomna domar och beslut 8 15 9. Information om inkomna protokoll och skrivelser 9 16 10. Redovisning av delegeringsbeslut 10 17
4(17) 1 Dnr VÄN 11/2013 (2.7) Projekt Så mycket bättre tar del av informationen Ärendebeskrivning Björn Osberg, externt anlitad projektledare för Så mycket bättre och Gun Melinder, delprojektledare i Kramfors kommun, informerar om nämnda projekt. Projektet är ett samverkansprojekt mellan Sollefteå kommun, Kramfors kommun och Landstinget. Syftet är att utveckla ett arbetssätt som bidrar till att sjuka äldre upplever ett tryggt och säkert omhändertagande i sitt ordinära boende. Samtidigt som resurserna utnyttjas på ett effektivare sätt i vård- och omsorgsgivarnas verksamheter, så att onödig slutenvård och återinläggning på Sollefteå sjukhus kan förhindras. I projektet arbetar man med ett proaktivt synsätt och med bra vårdplaneringar i det egna boendet. Från början startade Sveriges kommuner och landsting projekt Ledningskraft och ur det har uppstått ett antal viktiga områden som det ska arbetas med, bland annat: Gott liv i livets slutskede Senior Alert Demensregister Sammanhållen vård i kommun och landsting. Jerry Mähler ingår i styrgruppen för projektet Så mycket bättre tillsammans med slutenvården och Kramfors kommun. Catrin Holm är delprojektledare i Sollefteå kommun. Kommunerna och landstinget samarbetar och ändrar arbetssätt allteftersom. Ett exempel är vårdplaneringsprocessen, som ligger utlagd på landstingets hemsida. Nu pågår datainsamling och när den är slutförd kommer det att göras en mer detaljerad planering gentemot hemtjänsten. Den innebär att en hemtjänstgrupp i Sollefteå tätort under våren ska prova på ett annorlunda arbetssätt med snabbare hemgång från sjukhuset.
5(17) 2 Dnr VÄN 12/2013 (7) Medicinskt ansvarig sjuksköterska (MAS) informerar tackar för informationen. Ärendebeskrivning Marina Jones vikarierar för ordinarie MAS som är tjänstledig för att prova annat arbete. Tidigare har Marina bland annat varit MAS i Örnsköldsviks kommun under 11 år och även arbetat som verksamhetschef inom primärvården. Befattningen som MAS är direkt underställd nämnden med ansvar att tillse att den vård som bedrivs är säker, ändamålsenlig och av god kvalitet. Vidare ska MAS se till att det finns rutiner för kontakter med läkare, läkemedelshantering, journalföring enligt patientdatalagen, anmälningar om risker och skador, lex Maria med mera. Utvecklingsområden som kommer att prioriteras januari-mars 2013 är informationsöverföring, rehabilitering i särskilt boende, läkarmedverkan och läkemedelshantering.
6(17) 3 Dnr VÄN 185/2011 (19.3) Utvärdering av fixartjänst, borttagande av åldersgräns Åldersgränsen för tillgång till fixartjänsten tas bort stadigvarande. Det innebär att personer, yngre än 65 år, som har beslut om hemtjänstinsatser enligt socialtjänstlagen (SOL) eller som tillhör någon av personkretsarna enligt lag om stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS) kan nyttja fixartjänsten på samma sätt som personer 65 år och äldre. Ärendebeskrivning 2011-11-30 beslutade vård- och äldrenämnden att fixartjänsten skulle övergå till ordinarie verksamhet. Samtidigt togs åldersgränsen bort på försök under 2012. Det innebar att även personer under 65 år med beslut om hemtjänstinsatser enligt socialtjänstlagen eller som tillhör någon av personkretsarna enligt lag om stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS) har haft tillgång till fixartjänsten 2012. Vid arbetsutskottets sammanträde gör äldreomsorgschef Jerry Mähler en muntlig utvärdering av den borttagna åldersgränsen. Den pekar på att det inte märks någon skillnad på antalet efterfrågade tjänster på grund av den borttagna åldersgränsen. Antal utförda tjänster har ökat men inte för personer under 65 år. Jerry Mähler har fått synpunkter från kommunala handikapprådet (KHR) att det skulle informeras mera om fixartjänster för funktionshindrade. I nuläget finns informationen på kommunens hemsida samt på informationsblad som framförallt förmedlas av biståndhandläggarna vid hembesöken. Arbetsutskottets förslag till beslut Åldersgränsen för tillgång till fixartjänsten tas bort stadigvarande. Det innebär att personer, yngre än 65 år, som har beslut om hemtjänstinsatser enligt socialtjänstlagen (SOL) eller som tillhör någon av personkretsarna enligt lag om stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS) kan nyttja fixartjänsten på samma sätt som personer 65 år och äldre. Ärendets tidigare behandling s arbetsutskott 2011-11-09, 57. 2011-11-30, 83. s arbetsutskott 2012-12-12, 61.
7(17) 4 Dnr VÄN 86/2012 (4.11) Verksamhetsplan 2013-2015 godkänner verksamhetsplan 2013-2015. Det innebär att: 1. Korttids- och växelboende överflyttas från Aspen till Skärvstagården under första kvartalet 2013. 1. Sammanhållet korttids- och växelvårdsboende för brukare med demensdiagnos ska erbjudas på demenscentrum i Sollefteå. 2. Uppföljning av hur korttids- och växelboendet för personer med demenssjukdom vid Skärvstagården fungerar och hur boendeplatserna hålls samman, ska göras kontinuerligt. 3. Antal disponibla boendeplatser minskas med minst 10 platser under 2013. Ärendebeskrivning Verksamhetsplan 2013-2015 innehåller kostnadssänkande åtgärder för att klara av verksamheten inom tilldelad budgetram. Den har vidare tagit sikte på 2014 genom att de åtgärder som genomförs kommer att få full effekt under det året. Den förebyggande verksamheten som ska minska trycket på särskilda boenden ska även fortsättningsvis utvecklas. En fortsatt satsning och en förstärkning när det gäller sociala aktiviteter för brukarna ska genomföras, både inom särskilt boende och ordinärt boende. Åtgärderna för kostnadssänkningen är i första hand koncentrerade till tre stora huvudspår i avsikt att bibehålla kvalitén för verksamheten närmast brukaren. Arbetet med förändrat arbetssätt i hemtjänsten tillsammans med bland annat arbetsterapeut bedöms på sikt minska hemtjänsttimmar och undvika slutenvård. Verksamheten kommer att ställa stora krav på ledningen och ledningsstrukturen inom äldreomsorgen. Verkställighet och uppföljning tillsammans med snabba insatser av åtgärder ska genomföras och därför kommer stödet till ledningsorganisationen inom äldreomsorgen att förstärkas. Följande åtgärder är inplanerade att genomföras under 2013: Överflytta korttids och växelvårdsboende vid Aspen till Skärvstagården våning 2 samt genomföra avveckling av Aspens lokaler under första kvartalet 2013. Nattbemaningen inom äldreomsorgen organiseras genom att förstärka de särskilda boendena med bredduppgift att ombesörja uppdrag i ordinärt boende. Personalbemanningen/täthet inom särskilt boende och hemtjänsten anpassas till behovet utifrån beviljade insatser.
4 forts 8(17) Förvaltningens bedömning är att redovisade åtgärder tillsammans med en kostnadseffektiv verksamhetsledning ger vård- och äldrenämnden möjligheter att innehålla 2013 års budgetram. Vidare innebär åtgärderna att ett steg är taget mot att klara budgetramen 2014. För att kunna genomföra åtgärderna enligt ovan ska varje åtgärd föregås av konsekvensanalys med riskbedömning och handlingsplan inom respektive område samt sedvanlig förhandling. Detta ska fortlöpande rapporteras till nämnden. Ovan beskrivna åtgärder medför en risk med anledning av att antalet boendeplatser minskar. Om vård- och äldrenämnden beslutar att inte minska antal särskilda boendeplatser krävs att nämnden äskar medel i motsvarande volym hos kommunfullmäktige så att verksamheten kan bedrivas oförändrad. Utökade kostnader för eventuell sammanhållen hemsjukvård är inte upptagen i verksamhetsplanen annat än som projektkostnader under 2013. Förvaltningens förslag till beslut godkänner verksamhetsplan 2013-2015. Det innebär att: 1. Korttids- och växelboende överflyttas från Aspen till Skärvstagården under första kvartalet 2013. 2. Korttids- och växelvårdsboende för brukare med demensdiagnos ska erbjudas på demenscentrum i Sollefteå. 3. Antal disponibla boendeplatser minskas med minst 10 platser under 2013. Förslag till beslut under sammanträdet Åsa Nilsson (S) tillstyrker vård- och äldreförvaltningens förslag till beslut. Sven Olov Gradin (M) yrkar på att det ska framgå i beslutet att man strävar efter att hålla ihop korttids- och växelboendeplatserna för personer med demenssjukdom och att detta ska följas upp kontinuerligt. Rolf Granquist (S) och Åsa Nilsson (S) tillstyrker Sven Olov Gradins (M) yrkande om tillägg till föreslaget beslut. Ärendets tidigare behandling s arbetsutskott 2012-04-19, 21. 2012-05-03, 36. s arbetsutskott 2012-12-12, 62. Beslutsunderlag Förvaltningsyttrande 2013-01-10.
9(17) 5 Dnr VÄN 7/2012 (2.2) Nulägesanalys Arbetsutskottet tar del av informationen. Ärendebeskrivning Preliminärt ekonomiskt resultat för 2012 är ett minus på ca 5 800 tkr. Prognos har varit minus 6 000 tkr. Resultatet är ännu inte analyserat men det kan konstateras att största delen av underskottet är kostnader för personal inom särskilt boende och hemtjänst samt stora kostnader i början av året för utskrivningsklara. Projekt hemsjukvård har startat efter att beslut är fattat om övertagande av hemsjukvården från 2014. Organisationsstruktur för verksamheten ska vara klar vid utgången av mars månad för att berörd personal ska veta vad de har att ta ställning till och det kan finnas behov av rekrytering. I styrgruppen för projektet ingår förvaltningschef Gert Persson, äldreomsorgschef Jerry Mähler, MAS Marina Jones och verksamhetschef funktionsstöd Ann-Katrin Lundin. Kostnad för projekt Så mycket bättre är drygt 1 000 tkr. Ansökan om medel för projektet har gjorts och är beviljat i form av statliga stimulansmedel. Kommunen får ersättning för deltagande i olika typer av register, det kräver dock att man får effekt av det som rapporterats. Ett problem med ersättning för deltagande kan vara att vissa register hanteras tillsammans med landstinget och brister det då i rapporteringen från någon av parterna får man mindre ersättning. Fixartjänsten ingår nu i bemanningsenheten. Det gäller även för en nyanställd verksamhetsvaktmästare som har uppdrag att utföra vaktmästararbete i äldreomsorgens lokaler. Anledning till den anställningen är att det ofta varit svårt och tagit lång tid att få hjälp med att åtgärda brister, vilket kan innebära en risk. Avveckling av Nipgården steg 2 har inletts. Det innebär andra omgången för personalen att välja tjänster inom Ramsele, Näsåker och Edsele. Steg 3 kommer innebära att personalen får tjänster i andra kommundelar. Så gott som alla brukare på Nipgården bor nu tillsammans på två avdelningar. I de lokaler som lämnats pågår inflyttning till trygghetsboende. Varefter Nipgården avvecklas och när ytterligare minst 10 särskilda boendeplatser tas bort kan personal från de verksamheterna gå in på tjänster som upprätthålls av så kallade 2:5or. De kan i sin tur gå in som vikarier, vilket innebär att antal vikarier kan minskas.
5 forts 10(17) Nämnden efterfrågar redovisning av hur vikarier bokas respektive avbokas. Hemtjänsten i Ramsele mäter temperaturen på matlåder, efter uppmaning från samhällsbyggnadsnämnden eftersom det varit problem med att ha rätt temperatur både på kalla och varma matlådor. Kommunstyrelseförvaltningen ansvarar för produktionsköken i Västra men det är socialförvaltningen som ansvarar för varm- respektive kallhållning av matlådor. Översyn av den nya äldreomsorgsorganisationen håller på att färdigställas, den kommer att redovisas för nämnden. Lena Andersson är nytillträdd administrativ chef för socialförvaltningens övergripande förvaltningskontor. Leif Kårén, ekonom individ- och omsorgsnämnden, presenteras.
11(17) 6 Dnr VÄN 150/2012 (16) Upphandling särskilt boende Ärendet återremitteras för ytterligare utredning. Ärendebeskrivning Med anledning av att avtalet med Rådomsgården AB löper ut 2014-07-31 bör nämnden överväga hur behovet av boendeplatser ska tillgodoses. Vård- och äldreförvaltningen har fått i uppdrag att ta fram underlag för att nämnden ska kunna ta ställning till om en upphandling ska genomföras. En mycket viktig aspekt på en eventuell upphandling är att Lag (2007:1091) om offentlig upphandling (LOU) följs så att upphandlingen blir korrekt och inte drabbas av förseningar och fördyringar. beslutar 2012-12-05, 84, att återremittera ärendet till arbetsutskottet för att utreda behov av antal platser och förtydliga inriktning av förfrågningsunderlaget. Arbetsutskottet uppdrar 2012-12-12, 64, till förvaltningen att ta fram ny inriktning för upphandling av särskilt boende med flera intervaller för antal boendeplatser. Förvaltningens förslag till beslut beslutar att förvaltningen tar fram förfrågningsunderlag enligt nedanstående inriktning för beslut i nämnden 2013-04-10. Inriktning av förfrågningsunderlaget Upphandlingen avser boendeplatser för korttidsboende eller särskilt boende, i intervallerna 15, 20, 25 och/eller 30 boendeplatser. Pris och bemanningsuppgifter med mera kan lämnas separat för respektive boendeform. Upphandlingen avser driftentreprenad. Entreprenör svarar själv för lokaler Upphandlingen avser ett boende i Helgums, Långsele eller Sollefteå församlingar. Anbud ska vara inne före 2013-05-31 Avtalstiden sätts till 9 år med 4 års förlängning. I förfrågningsunderlaget ska kvalitetsaspekterna särskilt beaktas Upphandlingen kan avbrytas om nämndens ekonomiska ramar inte medger att den genomförs.
12(17) 6 forts Vid dagens sammanträde med vård- och äldrenämnden informerar förvaltningschef Gert Persson om skillnaden mellan drifts- respektive ramavtal samt att det är viktigt att kommunens mål med upphandlingen är tydlig. Förslag till beslut under sammanträdet Rolf Granquist (S) yrkar på att ärendet återremitteras för ytterligare utredning. Ärendets tidigare behandling s arbetsutskott 2012-08-13, 39. s arbetsutskott 2012-10-10, 47. s arbetsutskott 2012-11-21, 59. 2012-12-05, 84. s arbetsutskott 2012-12-12, 64. Beslutsunderlag Förvaltningsyttrande 2013-01-10.
13(17) 7 Dnr VÄN 204/2012 (4.2) Hyreskontrakt Graningebyn hemställer till kommunfullmäktige: Att justera budgetramen för Graningebyns intraprenad 2012 med en utökning om 634 tkr för att täcka omläggning av hyreskontrakt samt ombyggnation. Att justera budgetramen för Graningebyns intraprenad 2013 med en utökning om 1 443 tkr för att täcka omläggning av hyreskontrakt samt ombyggnation. godkänner redovisade hyreskontrakt 1201-001-01-2002 och uppdrar till förvaltningschefen att underteckna det. Ärendebeskrivning beslutar 2011-04-11, 32, att om det beslutas om ombyggnation av tomma före detta skollokaler vid Graningebyn, ska vård- och äldrenämnden förhyra den ombyggda delen för inriktning särskilt boende. För att beslutet ska gälla förutsätts att blockförhyrningsavtal avseende äldreboendet Graningebyn upphör att gälla och att nämnden inte belastas med extra kostnader i samband med detta. Vidare förutsetts att äldreboendet övergår till trygghetsbostäder. I samband med att ombyggnationen blivit klar har nytt hyreskontrakt tagits fram. Hyreskontraktet har två delar, ett för lokaler och ett för blockförhyrningskontrakt. Denna konstruktion av kontrakt är den mest gynnsamma för Sollefteå kommun i och med att 274 500 kronor får lyftas i särskilt bidrag. Det nya kontraktet innebär en kostnadsökning för Graningebyns verksamhet om 1 675 tkr på helår och 1 148 tkr för perioden 2012-07- 01 2012-12-31. Förvaltningen bedömer att en omdisposition av budget bör göras från kommunstyrelseförvaltningen till Graningebyns intraprenad om 634 tkr för 2012 samt 1 443 tkr för kommande år. Arbetsutskottets förslag till beslut hemställer till kommunfullmäktige: Att justera budgetramen för Graningebyns intraprenad 2012 med en utökning om 634 tkr för att täcka omläggning av hyreskontrakt samt ombyggnation. Att justera budgetramen för Graningebyns intraprenad 2013 med en utökning om 1 443 tkr för att täcka omläggning av hyreskontrakt samt ombyggnation. godkänner redovisade hyreskontrakt 1201-001-01-2002 och uppdrar till förvaltningschefen att underteckna det.
14(17) 7 forts Ärendets tidigare behandling s arbetsutskott 2011-02-16, 13. s arbetsutskott 2011-03-23, 21. 2011-04-11, 32. s arbetsutskott 2012-12-12, 65. Beslutsunderlag Förvaltningsyttrande 2012-12-06.
15(17) 8 Dnr VÄN 8/2013 (2.2) Information om inkomna domar och beslut tar del av inkommet beslut. Följande beslut har inkommit till vård- och äldrenämnden: Från Sveriges kommuner och landsting: Dnr: VÄN 208/2012 (4.8) Ärende: Överenskommelse mellan staten och SKL om sammanhållen vård och omsorg om de mest sjuka äldre 2013. Sveriges Kommuner och Landstings styrelse har den 14 december 2012 beslutat att godkänna överenskommelse mellan staten och Sveriges Kommuner och Landsting om sammanhållen vård och omsorg om de mest sjuka äldre för 2013. Överenskommelsen är giltig under förutsättning av regeringens beslut. Från Socialstyrelsen: Dnr: VÄN 90/2012 (4.8) Ärende: Prestationsersättning för att utforma lokala värdighetsgarantier 2012. Socialstyrelsen har beslutat tilldela Sollefteå kommun 313 208 kronor i prestationsersättning för utformandet av lokala värdighetsgarantier.
16(17) 9 Dnr VÄN 9/2013 (2.2) Information om inkomna protokoll och skrivelser tar del av inkomna protokoll och skrivelser. informeras om följande protokoll och skrivelser: Kostnämnden protokoll 15-22/2012. KF 182/2012: Reglemente för riksfärdtjänst och färdtjänst inom Sollefteå kommun samt taxa för arbetsresor. KF 181/2012: Motion-Behåll Vallänge servicehus i Grillom. KS 207/2012: Uppföljning av motionen Parboende då enbart den ena parten beviljats särskilt boende. KS 198/2012: Kommunstyrelsens verksamhetsplan med budget 2013-2015. KS 218/2012: Nya budgetramar för 2014 och 2015. Kommunstyrelseförvaltningen: Ekonomiska förutsättningar för budget 2014 och plan 2015-2016. KF 202/2012: Övertagande av hemsjukvård och skatteväxling. KF 198/2012: Medborgarförslag Vårdplatser för yngre dementa. Samhällsbyggnadsnämnden delegeringsbeslut D 1 2013-01-02: Avgift för extra offentlig kontroll. Samhällsbyggnadsnämnden kontrollrapport 2013-01-02; Uppföljning föreläggande mätning av temperaturer. Samhällsbyggnadsnämnden delegeringsbeslut D 7 2013-01-04: Avgift för extra offentlig kontroll. Samhällsbyggnadsnämnden kontrollrapport 2013-01-02; Uppföljning mätresultat hemtjänsten exklusive Ramsele. KF 200/2012: Attestreglemente. KF 201/2012: Styrdokument. Handikapprådet protokoll 2012-12-05. Pensionärsrådet protokoll 2012-12-10.
17(17) 10 Dnr VÄN 10/2013 (1.3) Redovisning av delegeringsbeslut tar del av redovisade delegeringsbeslut och lägger dem till handlingarna. Följande delegeringsbeslut redovisas för vård- och äldrenämnden: Ordförande vård- och äldrenämnden John Åberg: 1/2013 Ansökan om statsbidrag för ytterligare insatser för utveckling av värdegrundsarbetet. Verksamhetschef myndighetsutövning Lena Andersson: 1/2013 Rapportering av ej verkställda beslut enligt 16 kap. 6f socialtjänstlagen till KF. 2/2013 Rapportering av ej verkställda beslut enligt 16 kap. 6f socialtjänstlagen till kommunens revisorer. 3/2013 Rapportering av ej verkställda beslut enligt 16 kap. 6f socialtjänstlagen till socialstyrelsen. Förteckningar över delegeringsbeslut: Hemtjänst november och december 2012 Särskilt boende november och december 2012 Korttidsboende - november och december 2012 Växelboende - november och december 2012 Dagverksamhet - november och december 2012 Trygghetslarm - november och december 2012 Färdtjänst - november och december 2012 Riksfärdtjänst - november och december 2012 Avgifter - november och december 2012